I en konkurranse med forhandling kan oppdragsgiver i utgangspunktet forhandle om alle sider av tilbudet. Det betyr ikke at man alltid må forhandle om alt. Spørsmålet er ikke bare hva som er lovlig, men hva som gir reelle forbedringer i tilbudene.
NRK-saken: Begrensning til pris ble godtatt
KOFA 2025/0976 – NRK-saken om det nye hovedkvarteret – viser at det kan være adgang til å begrense forhandlingene til bare pris, når det er klart varslet i konkurransegrunnlaget og leverandørene har akseptert det. NRK begrenset forhandlingene til pris, som utgjorde 40 prosent av tildelingen. Løsningsforslagene ble evaluert av en anonym fagjury og ble ikke forhandlet om. KOFA godtok opplegget.
Men saken illustrerer også hvor spesiell en slik modell ofte er. Den fungerte fordi en anonym fagjury evaluerte løsningsforslagene. Hvis NRK hadde forhandlet om løsningene, ville anonymiteten vært brutt. Der ga begrensningen mening.
Hva skjer når du bare forhandler om pris?
I de fleste andre anskaffelser er bildet annerledes.
Hva skjer egentlig når du bare forhandler om pris? Du sitter i forhandlingsmøtet og skal forbedre prisene. Men du kan ikke røpe hva konkurrenten har priset – det er forretningshemmeligheter etter § 23-10. Du kan si «du er dyrere», men det visste leverandøren sannsynligvis allerede. Du kan ikke si hvor mye dyrere. Du kan ikke gi retning.
Du ender i praksis med å be leverandøren levere ny pris – uten kontekst og uten dialog om hva som driver prisen. Det er ikke forhandling. Det er en ny prisrunde.
Brede forhandlinger gir en helt annen dynamikk
Sammenlign med brede forhandlinger der du tar opp pris, kvalitet og kontraktsvilkår i sammenheng. Da kan du si: «gjennomføringsplanen er svak her, og prisen gjenspeiler ikke risikoen vi ser der.» Da forhandler du om pris i kontekst – og det gir en helt annen dynamikk.
Og det er et poeng til. Begrenser du forhandlingene, står de øvrige elementene slik de ble levert i første tilbud. Ser du en svakhet i gjennomføringsplanen, kan du ikke ta den opp. Du vet at leverandøren sannsynligvis ville forbedret den hvis du hadde pekt på den – men det har du valgt bort.
Hva er utgangspunktet?
Har du ikke varslet noen begrensning i konkurransegrunnlaget, er utgangspunktet at forhandlingene må gjennomføres reelt og innenfor rammene av likebehandling. I praksis vil det ofte innebære at du må ta opp de svakhetene og forbedringspunktene som er relevante for den enkelte leverandør.
I de fleste anskaffelser vil det være klokest å holde forhandlingene åpne for flere sider av tilbudet. Det er da oppdragsgiver får utnyttet handlingsrommet i prosedyren best. Begrensning bør reserveres for situasjoner der det er en reell grunn – som fagjury-evaluering der anonymiteten må beskyttes.
Men uansett: vil du begrense, må det stå i konkurransegrunnlaget. Det er et valg som må tas før konkurransen kunngjøres.
Vi går gjennom NRK-saken og strategiske forhandlingsvalg i detalj på kurset Konkurranse med forhandlinger 24. mars.