I en konkurranse med forhandling kan oppdragsgiver begrense antallet deltakere på to ulike tidspunkt: ved utvelgelse før tilbud, og ved nedvalg etter at første tilbud er mottatt. De to grepene ser kanskje like ut, men de gjør ikke det samme.
To ulike mekanismer
Prekvalifisering etter § 16-12 er et valg mellom leverandører. Du vurderer hvem som har den erfaringen, kapasiteten og kompetansen som trengs for å få levere tilbud. Minimumsantallet er tre, forutsatt at det finnes nok kvalifiserte søkere.
Nedvalg etter første tilbud etter § 23-7 er noe annet. Da vurderer du de konkrete tilbudene opp mot tildelingskriteriene og velger hvem du vil forhandle videre med. Du ser ikke bare hvem leverandøren er – du ser hva de faktisk tilbyr.
Forskjellen er praktisk viktig.
Tidlig siling: billigere, men blindere
Velger du tidlig, sparer du tid og ressurser. Færre leverandører lager tilbud, færre tilbud å evaluere, lavere transaksjonskostnader for alle. Men du velger på grunnlag av leverandøren, ikke løsningen. En mindre aktør med svakere referanser kan ha en bedre løsning enn en stor og erfaren aktør. Det ser du aldri, fordi de aldri fikk inngi tilbud.
Sen siling: bedre treffsikkerhet, høyere kostnad
Venter du til etter første tilbud, ser du de faktiske løsningene før du bestemmer deg. Det gir bedre treffsikkerhet. Men det koster mer – både for deg og leverandørene. Det kan også virke konkurransehemmende hvis det er dyrt å levere første tilbud.
Tenk gjennom risikoen for frafall
Uansett modell bør du tenke gjennom risikoen for frafall. Hva hvis én leverandør trekker seg? Hva hvis ett tilbud har vesentlige avvik og må avvises? Legger du deg helt på minimumsantallet, kan du ende opp med for lite konkurranse. Å velge ut med en viss margin gir deg sikkerhet.
Prekvalifisering er smartest når du først og fremst vil sikre at bare de mest egnede leverandørene bruker tid på konkurransen. Nedvalg etter første tilbud er smartest når du er mer opptatt av å se de faktiske løsningene før du bestemmer hvem som skal videre.
Kurset Konkurranse med forhandlinger 24. mars går i detalj gjennom begge modellene – med fersk KOFA-praksis og konkrete eksempler på hva som fungerer og hva som går galt.