Elektronisk tilbudslevering gjør mye enklere. Men én ting har ikke endret seg: Hvis innsendingen ikke er fullført innen fristen, kan konsekvensen bli full avvisning. Nettopp derfor er det interessant at både Borgarting lagmannsrett og Mercells egne råd peker i samme retning: Tilbydere bør ha god margin.
Hva Borgarting-saken egentlig viser
I Borgarting-saken LB-2017-194440-2 hadde tilbyderen lastet opp hele tilbudet i Mercell-portalen innen fristen, men fikk ikke aktivert funksjonen for å sende tilbudet. Tilbyderen mente problemet lå i portalens håndtering av ESPD og i en misvisende feilmelding. Tilbudet ble deretter sendt per e-post 29 minutter for sent og ble avvist.
Det rettslig interessante i saken er derfor ikke bare at tilbudet kom inn for sent. Spørsmålet var hvem som skulle tåle følgene av at innsendingen stoppet opp i portalens sluttfase.
Når det sies at tilbyderen bærer risikoen, betyr det i denne sammenhengen at det er tilbyderen som må ta de rettslige konsekvensene dersom tilbudet ikke faktisk blir levert innen fristen, selv om problemet oppstår i portalens siste steg. Konsekvensen blir da at oppdragsgiver kan avvise tilbudet, og at tilbyderen ikke får medhold i at tilbudet likevel skulle vært vurdert.
Flertallet i lagmannsretten kom i realiteten til nettopp dette: Risikoen for at innsendingen ikke ble fullført i tide, ble liggende hos tilbyderen. Det er den viktigste rettslige lærdommen fra saken.
Hvorfor dette fortsatt er viktig
Dommen viser at det ikke er nok at tilbudet er ferdig skrevet. Det er heller ikke nok at dokumentene er lastet opp. Det avgjørende er at innsendingen faktisk er fullført innen fristen.
Det er nettopp i sluttfasen mange problemer kan oppstå:
- vedlegg er ikke riktig lastet opp
- skjemaer er ikke fylt ut slik portalen forventer
- feilmeldinger er uklare
- interne godkjenninger trekker ut
- det oppstår tekniske eller praktiske problemer i siste liten
Når slike problemer oppstår tett opp mot fristen, kan resultatet bli at tilbyderen mister hele konkurransen.
Mercells eget råd peker i samme retning
Det er derfor verdt å merke seg at Mercell selv anbefaler buffer. I en veiledning om tilbudsfrister skriver Mercell at tilbydere bør sikte mot å være ferdige minst 48 timer før den offisielle fristen, nettopp for å få tid til kontroll, forbedringer og feilsøking.
Mercell understreker også at fristen er absolutt, og at tilbudet må være sendt innen fristen for i det hele tatt å kunne vurderes.
Det gjør 48-timersrådet mer enn bare et praktisk tips. Det er også et råd som tar høyde for den rettslige risikoen Borgarting-saken illustrerer.
Praktisk lærdom for tilbydere
Den praktiske lærdommen er enkel:
- Ikke legg selve innsendingen til siste time.
- Ha tilbudet faglig ferdig i god tid.
- Bruk siste døgn på kontroll, ikke produksjon.
- Legg inn reell buffer for opplasting, kontroll og innsending.
Det betyr ikke at alle må levere to døgn før fristen. Men det betyr at tilbydere bør organisere arbeidet som om den reelle interne fristen ligger tidligere enn den formelle fristen.
Konklusjon
Borgarting-saken viser hvor hardt utslaget kan bli når innsendingen stopper opp i sluttfasen. Den rettslige hovedlærdommen er at tilbyderen i praksis kan bli sittende med konsekvensen dersom tilbudet ikke faktisk er levert i tide. Når Mercell samtidig anbefaler å være ferdig minst 48 timer før fristen, peker rettspraksis og plattformens egne råd i samme retning: Den tryggeste strategien er å planlegge for margin, ikke for siste minutt.