KOFA 2008/133: Avvisning – feil beregning av honorarramme

2008/133 Hamar kommune

Innklaget: Hamar kommune

Klager: Reinertsen AS

Avgjørelse: Ikke brudd på regelverket

Type sak: Rådgivende sak

) ) Klagenemnda for offentlige anskaffelser Innklagede giennomførte enåpen anbudskonkurransef or anskaffelse av prosjekteringsyenester tilknyttet nytt kulturhus i kommunen.Innklagede avviste klagers tilbud på bakgrunn av at klager ikke hadde oppgittp risen somI brutsatt i konkurransegrunnlaget. Klagers anførsel om at tilbudene var vurdertp å feil grunnlag i forhold til konkurransegrunnlagetb le ikke tatt til følge. Klagenemndas avgjørelse 26. januar 2009 i sak 2008/133 Klager: Reinertsen AS Innklaget: Hamar kommune Klagenemndas medlemmer: Tone Kleven, Kai Krilger og Andreas Wahl. Saken gjelder: Påstand om uklart konkurransegrunnlag. Avvisning av klagers tilbud.

Bakgrunn

(1)Hamar kommune (heretter ka1t innklagede) kunngjorde 9. mai 2008 en åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av prosjekteringstjenester tilknyttet nytt kulturhus i kommunen. Prosjekteringen omfattet fagene byggeteknikk, VVS, elektro, akustikk, brann og sceneteknikk. Arkitekt var allerede kontrahert.

(2)Av anskaffelsesprotokollen fremgikk følgende: "3 Beskrivelse av anskaffelsen 3.1 Type kjøp reneste Vare B lanle Annet X 3.2 Kort beskrivelse av oppdraget Prosjektering av nytt kuiturhus på Hamar. Prosjekteringen gjelder fagene byggeteknikk VVS, elektro, brann og sceneteknikk. Arkitekt er kontrahert. 4Anslått verdi på anskaffelsen Samlet sum for alle kontraktene antas: kr. 16.000.000,-eks.mva 5 Kort beskrivelse av anskaffelsesprosessen (saksgangen) 5.1 Beskrivelse ifritekst Åpen anbudskonkurranse over terskelverdien. Annonse publisert på Doffin 9.5.2008."

(3)Av konkurransegrunnlaget del I, side 1, fremgikk det følgende:

Postboks4 39 Sentrum Olav Kyrresgate8 postmottak@kofa.no

"Konkurransegrunnlaget består av: I. Anbudsinnbydelse (denne) II Anbudsskjema Ill Kontraktsvilkår (NS 8402, ikke vedlagt) IV. Ytelsesbeskrivelse Vedlegg: tegninger/presentasjon"

(4)Av konkurransegrunnIagets del I punkt 1.2 fremgikk det følgende om kontraktsvilkårene som skulle gjelde for anskaffelsen: "1.2 Kontraktsbestemmelser For oppdraget gjelder kontraktsvilkår NS 8401, med følgende endringer: 10.2 Sikkerhet ved pålegg om omtvistet endring. Hamar kommune stiller ikke sikkerhet. 12.2 Reaksjon ved forsinkelse Følgende frister er dagmulktsbelagte: Utsendelse av tilbudsdokumenter. Ferdigstillelse av arbeidstegninger (etappeinndelt) For øvrig gjelder standardens bestemmelser om erstatning ved forsinkelse. 15.3.2 Sikkerhet ved tilbakeholdelse og stansing Hamar kommune stiller ikke sikkerhet. 16. Avbestilling. Tilføyelse, 1. avsnitt, etter 3. setning; 'Erstatning settes lik foregående to måneders fakturering, dog ikke mindre enn kr 50.000,-, og ikke mer enn kr 200.000,- "

(5)Av konkurransegrunnlagets del I, punkt 6.2.1, fremgikk det at tildelingskriteriene var kvalitet 15 %, kompetanse 25 %, og pris 60 %. Om priskriteriet fremgikk det følgende: "Nr Kriterium Beskrivelse Dokumentasjon Vekting [...] 3 Pris Anbudsskjema Uilt 60 %" o Øvre anbudsskjema honorarramme og anbudsbrev o Timepris o Pris r møte

(6)Av konkurransegrunnlagets del II, anbudsskjemaets punkt 2, fremgikk det følgende om total honorarramme: "Oppdrag %-andel av samlet Total honorarramme eks. honorar ltiva. %-sats av

entre risekostnad R1B —F ase 1 Fo ros-ekt RIB —F ase 2 Detar ros'ekt R1B —F ase3 U ørelse R1V—F ase 1 Fo os'ekt RIV— Fase 2 Detar rosekt RIV—Fase3 U ørelse RIE Fase 1 For ros'ekt RIE Fase 2 Detat ros'ekt R1E Fase3 U ørelse" Oppdrag %-andel av samlet Total honorarramme eks. honorar niva. Stipidert omfang timer RIAICK—F ase I For ros'ekt RIAICK—F ase 2 Detat ros'ekt RIA.KK Fase3 Ut ørelse RIAKK —t imer til sammen 1.500 RIBR —F ase 1 For ros'ekt RIBR —F ase 2 Detal" ros'ekt R1BR —F ase3 U ørelse RIBR timer til sammen 600 Sceneteknikk — Fase 1 For ros'ekt Sceneteknikk— Fase 2 Detal" ros»ekt Sceneteknikk— Fase3 U ørelse" Sceneteknildc— t imer til sammen 1.500 For fagene akustikk brannrådgivning og sceneteknikk har oppdragsgiver stipulert det samlede omfang. Tilbyder fordeler stipulert tidsforbruk mellom fasene og kategori medarbeidere. Honoraret skal inneholde alle kostnader, slik som lønn, køregodtgjørelse og andre bikostnader. Kopieringskostnaderf aktureres separat og uten påslag. Timehonorar skal vcere fast til 01.07.2009. Prisregulering etter reglene i NS 3405, totalindeksmetoden, byggekostnadsindeksf or boligblokk. Med entreprisekostnad forstås entreprenørkostnad for det/de fag som prosjekteres og beskrives av vedkommende rådgiver, basert på kalkyle før anbud er innhentet og kontraktssum når denne er kjent. Rammenjusteres ikkef or endringer i byggeperioden. Dersom prosjekt blir stoppet etter forprosjekt, blir prosjekteringsarbeidene oppidort etter medgått tid "

(7)Innklagede mottok innen tilbudsfristen den 23. juni 2008 kl 12.00 fiorten tilbud, hvorav Reinertsen AS (heretter kalt klager) var en av tilbyderne. Ved brev datert 27. juni 2008 sendte innklagede fedgendeb rev til klager: "Vi viser til Deres anbud av 20.06.2008. I fig. anbudsgrunnlaget skal anbyder oppgi total honorarramme som en %-sats av entreprisekostnad. Entreprisekostnadf orstås som entreprenørkostnadfo r det/de fag som prosjekteres og besb.ives av vedkommende rådgiver. Dere har oppgitt en honorarrammep å % (RIB), % (RBO og % (RIE). Dette virker unormalt lavt i forhold til ytelsen. Under henvisning til forskrift om offentlige anskaffelse § 20-14 ber vi om en redegj ørelse for hvordan oppgaven tenkes løst innenfor oppgitt ramme, og om det er spesielle forhold eller forutsetninger som er lagt til grunn, herunder hvorvidt Deres firma mottar offentlig støtte som påvirker prissettingen. " Redegjørelsen bes oversendes innen onsdag 2. juli 2008 kl. 1200.

(8)Klager besvarte brevet ved brev datert 30. juni 2008: "Det vises til Deres brev datert 27.06.08 hvor det etterlyses en avldaring vår tilbudte honorarbudsjett som % sats av entreprisekostnad I vårt tilbud har vi tatt utgangspunkt i våre erfaringstallf or fagrådgivernes generelle kostnader sett i forhold til entreprisekostna4 kto. 1-7 i bygningsdelstabellenN S 3451. Vi erfaxer at total prosjekteringskostnad, alle fagrådgivere, for denne type bygg bør ligge i størrelsesorden % av entreprisekostnad hvorav ARK og Sceneteknikk utgjør ca. halve kostnaden. Vårt tilbud omfatter alle fag eksklusive ARK og Sceneteknikk I vårt tilbud er derfor de resterende ca. % av entreprisekostnadf ordelt ut fra våre elfaringstall for de enkelte fagrådgivernes andel. Prosjekteringsgruppen vil ved en eventuell kontrakt løse oppgaven som angitt i vår redegjørelsef or oppgaveforståelse,j fr. tilbudets vedlegg 4.3, og vi mottar ikke offentlig støtte som påvirker vårt tilbud Vi håper vår redegjørelse er ffilestgjørende, og oppfatter at forskryil om offentlig anskaffelse § 20- 14 ikke kommer til anvendelse på dette grunnlag. Vi ber om at Dere tar kontakt snarest dersomy tterligere opplysninger er nødvendig "

(9)Ved brev datert 4. juli 2008 meddelte innklagede at klagers tilbud var avvist: "I flg. anbudsgrunnlaget skal anbyder oppgi total honorarramme som en %-sats av entreprisekostnad.E ntreprisekostnadf orstås som entreprenørkostnadf or det/de fag som prosjekteres og beskrives av vedkommende rådgiver.

Det framgår av Deres brev av 30.06.2008 at Reinertsen AS har tatt utgangspunkt i samlet entreprisekostnad, dvs konto 1-7 i bygningsdelstabellen etter NS 3451. Dette utgjør således et avvik i forhold til tilbudsgrunnlagetsfo rutsetninger. Fordelingen mellom entreprisekostnadf or de arbeider som R1B beskriver (del av konto 1, 2 og 7 i bygningsdelstabellen)o g samlet entreprisekostnad (konto 1-7) er ikke kjent, verken for oppdragsgiver eller tilbydere. De øvrige tilbydere har forholdt seg til tilbudsgrunnlaget og gitt tilbud på prosentandel entreprisekostnadf or de arbeider som R1B beskriver. Vi har kommet til at Deres tilbud må bli å avvise ut fra følgende forhold, med henvisninger til lov ogf orskrift om offentlige anskaffelser; 1. Det framgår, etter den forklaring som er gitt i brev av 30.06.2008 at Reinertsens tilbud er avgitt på en annet grunnlag enn det som er forutsatt i tilbudsgrunnlaget, og som de øvrige filbydere har avgitt sine tilbudpå. Godtagelse av Reinertsens tilbud vurderes derfor å stride mot lovens krav om forutberegnlighet (§5) og forskriftens krav om likebehandling (§3.1.4). 2. Tilbudet inneholder avvik som medforer tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til øvrige tilbud. Tilbudet skal da avvises etterf orskriflens 11.11.(1)fl Prosjektledelsens vedtak om avvisning kan påklages. Likeledes kan anbyder be om en ncermereb egrunnelsef or avvisningen,j fforskriftens § 20- 16 (4)."

(10)Ved brev datert 18. juli 2008 sendte klager følgende brev til innldagede: "Vi meddeler med dette at vi vil klage deres avvisning inn for KOFA. Grunnlagetf or klagen er at anbudsgrunnlaget er uklart og misvisende og åpner for flere tolkninger av konkurransebestemmelsene.V i begrunner dette medf ølgende: 1. På forsiden av anbudsinnbydelsen henvises det NS8402 "Alminnelige kontraktsbestemmelserfo r rådgivningsoppdragh onorert etter medgått tid". 2. Det er ikke gjennomførtf orprosjekt slik at valgt konsept og løsninger for de ulike fagene ikke er bestemt. Dette kan influere vesentligp å prosjekteringskostnaden. 3. Entreprisemodell er ikke bestemt. Dette vil influere vesentlig på fordelingen av prosjekteringsarbeidet. Dette er ikke ivaretatt i anbudsgrunnlageto g vil influere på en eventuellf asqyriskontrakt. 4. 1 Deres brev med spørsmål om avklaring datert 27.06.08, bruker Dere uttrykket "honorarramme".D ette mener vi henviser til NS8402. Alle ovennevntef orhold medfører at vi har oppfattet konkurransen som en konkurranse på et oppdrag honorert etter medgått tid og ikke en fasriskontrakt. Deres priskonkurranse er på timepris på de tilbudte medarbeiderne og ikke på honorarbudsjettet. Vår avklaring av 30.06 viser også dette. Her presiserer vi hvordan vi Den riktigeh envisningene r forskriftens § 20-13 (1)f.

har forstått prosentfordelingen ift. entreprisekostnad og ment at dette var tilstrekkelig for Deres budsjettarbeid Vi begrunner videre vår klage med forordene til standardene 8401 og 8402. Her er bruken av standarden oppgitt. 1 forordet til NS8402 står følgende: "Standarden retter seg først og fremst mot oppdrag hvor rådgiveren har en omsorgsforpliktelsed er det ikke er presist definerte rammerf or prosjektet." Vi mener at prosjektet ikke på noen måte er presist definert slik at det kan konkurreres på fastpris. I tillegg henviser dere, som nevnt over, til NS8402 både på forsiden av innbydelsen og i brevet med spørsmål om avklaring. Vi vil også tilføye at ved å avtale fastpris på grunnlag av entreprisekostnadf or hvert enkelt fag, vil grensesnittene mellom ulike rådgivere influere på honoraret til den enkelte. Grensesnittene er avhengig av hvilke løsninger som velges. I tillegg kan kostnadsoptimale løsninger med tanke på entreprisekostnadv ære mer ressurskrevende å prosjektere enn løsninger med høy entreprisekostnad Alle disse forhold sannsynliggjør vår forståelse om at vi i tilbudet skulle anslå et budsjett, og konkurransen evalueres på grunnlag av innbydelsensp kt. 6.2.1 hvor pris er tilbudt timepris."

(11)Saken ble brakt inn for klagenemnda i brev av 18. juli 2008. Innklagede inngikk kontrakt med Norconsult AS 13. november 2008.

Anførsler

Klagers anførsler

(12)Innklagede har henvist til to ulike kontraktsstandarder, NS 8401 og NS 8402. Dette gjør anbudsgrunnlaget uklart.

(13)Innklagede har også evaluert tilbudene på fei1 grunnIag i forhold til konkurransegrunnlaget. Tildelingskriteriet "pris" er feilaktig evaluert på grunnlag av et honorarbudsjett, og ikke på grunnlag av tilbudt timepris. I tiIlegg vil innidagede inngå en fastpriskontrakt på grunn1ag av et budsjett det etter klagers oppfatning finnes grunnlag for å fastsette på tilbudsstadiet. NS 8402, som innklagede har opplyst utgjør kontraktsgrunnlaget for denne anskaffelsen, gjelder også "Alminnelige kontraktsbestemmelserfo r rådgivningsoppdragh onorert etter medgått tid." Innklagedes anførsler

(14)Innklagede bekrefter at NS 8402 utgjør kontraktsgrunnlaget for denne konkurransen. Det er riktig at det også finnes en henvisning til NS 8401 i tilbudsgrunnlaget, men innklagede kan ikke se at dette har hatt noen betydning for tilbudsgivningen og mener at en eventuell uklarhet omkring hvilken standard som gjaldt uansett er uten relevans i forhold til avvisningen av klagers tilbud.

(15)Innklagede fant det hensiktsmessig å gjennomføre en anbudskonkurranse hvor det konkurreres på kvalitet, kompetanse, og pris i form av timerater, honorarramme, og møteutgifter. De rådgivere som blir valgt skal selv være med å utarbeide konsept og løsninger. Gjennom å honorere rådgivere etter medgått tid, innenfor en ramme som er en prosentsats av prosjekterte og beskrevne arbeider, balanseres risiko mellom

oppdragsgiver og rådgiver. Det bemerkes at denne formen for honorering er kjent både fra den tidligere ingeniørnormen fra RIF og arkitektnormenf ra NAL.

(16)At oppdragsgiver etterspurte, og således naturligvis også ville legge vekt på, honorarramme fremgår av tilbudsskjemaet, tildelingskriteriene, samt brevet av 27. juni 2008. Dette ble dermed tilstrekkelig klargjort for tilbydeme på forhånd. At NS 8402 gjelder oppdrag hvor det ikke er noen defmerte rammer er ikke til hinder for å operere med et tak for rådgiverens kostnader, angitt som en prosentandel av entreprisekostnaden for de tjenester den enkelte rådgiver tilbyr, og kan dermed ikke medføre at uttrykket honorarramme må forstås på en annen måteel111det som fremgår av tilbudsgrunnlaget. Tilbudene skulle bestå både av en prosentramme og av timepriser.

(17)Klager synes å mene at prosentrammen må oppfattes som et budsjettalL InnkIagede kan ikke se at det er grunnlag for en slik forståelse. Det ble heller ikke presisert i 1dagers tilbud at en slik forståelse lå til grunn for selskapets tilbud, og ingen av de øvrige tilbydeme har tolket konkurransegrunnlagets lik. Grunnen til at klagers tilbud ble avvist var at selskapet la en avvikende forutsetning til grunn for sitt tilbud. Dette ved at selskapet har brukt entreprisekostnad for hele prosjektet, og ikke bare for egne arbeider, slik konkurransegrunnlaget etterspurte, jf anbudsskjemaet punkt 2 nest siste avsnitt. Forholdet mellom entreprisekostnad for de forskjellige fag og tota1entreprisekostnade r ikke kjent, og klagers tilbud lot seg derfor ikke evaluere i forhold til de øvrige tilbudene. Tilbudet bIe følgelig avvist med hjemmel i forskriftens § 20-13 (1) bokstav f.

Klagenemndas vurdering

(18)Klager imileverte tilbud i konkurransen og har saklig klageinteresse, jf forskrift om Klagenemnd for offentlige anskaffelser § 6. Klagen er rettidig. Anskaffelsen følger etter sin opplyste verdi forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr 402 del I og ffl,jfforskriftens §§ 2-1 og 2-2. Henvisningen til NS 8401 og NS8402

(19)Klager har anført at henvisningen til to ulike kontraktsstandarder i anbudsgrunnlaget, NS 8401 og NS 8402, gjør anbudsgrunnlaget uklart. De to standardene gjelder henholdsvis prosjekteringsoppdrag og rådgivningsoppdrag, men har reelt sett samme slags bestemmelser om honorar/pris for tjenestene NS 8401 pkt. 15 og NS 8402 pkt. 12. Det saken gjelder, er konkurransegrunnlagets konkrete forutsetninger om oppdeling mellom timepriser, møtegodtgjørelse og øvre honorarrammer. Valget av standard har derfor ingen betydning og klagers anførsel om at anbudsgrunnlaget er uklart kan på denne bakgrunn ikke føre frem. InnIdagedesa vvisning av klagers tilbud

(20)Innklagede har ayvist klagers tilbud under henyisning til at klagers tilbud er avgitt på et annet grunnlag enn det som var forutsatt i konkurransegrunnlaget. Klagers tilbud har timepriser på de enkelte fag, men den øvre honorarrammen er satt i forhold til sam1et entreprisekostnad og ikke i forhold til de beskrevne R1B arbeider under bygningsdelstabellen.K lager har anført at tilbudene feilaktig er evaluert på grunnlag av et honorarbudsjett, og ikke på grunn1aga v tilbudt timepris.

(21)Klagenemnda bemerker at det av konkurransegrunnlagetsd el I, punkt 6.2.1, fremgår at tildelingskriteriet "ptis" ville bli evaluert ut fra henholdsvis øvre honorarramme, timepris, og pris per møte. Innklagede har også forholdt seg til dette i vurderingen av

tilbudene. Av anbudsskjemaet punkt 2 fremgikk det for øvrig at entreprisekostnad, som tilbyder skulle oppgi en prosentramme av, ble definert som "entreprenørkostnadf or det/de fag som prosjekteres og beskrives av vedkommender ådgiver, basert på kalkyle før anbud er innhentet og kontraktssumn år denne er kjent. Rammenj usteres ikke for endringer i byggeperioden."I klagers tilbud var prosentrammen oppgitt ut fra den samlede entreprisekostnaden,h vilket avviker fra konkurransegrunnlagetsf orutsetninger. Som innkIagede bemerker, innebar dette at klagers honorarrammer ikke kunne sammenlignes med de øvrige tilbudene, og tilbudet ble derfor rettmessig avvist, jf forskrifiens § 11-11 (1) bokstav f.

Konklusjon

Hamar kommune har ikke brutt regelverket om offentlige anskaffelser. For 26 2 9 dreas ahl