KOFA-AVGJØRELSE
KOFA 2023/517: Ulovlig direkte anskaffelse – utløpt rammeavtale
Faktum
Vefsn kommune kunngjorde 14. februar 2017 en åpen anbudskonkurranse for rammeavtale om vaskeritjenester med varighet fire år og ett års opsjon. Kvikk Administrasjon AS ble tildelt avtalen, som med utløst opsjon løp til 1. mai 2022. En ny konkurranse kunngjort 9. desember 2021 resulterte i tildeling til Helgeland Industrier AS, men ble avlyst etter at KOFA i sak 2022/587 konstaterte at tildelingskriteriet «Leveringssikkerhet» var ulovlig. En påfølgende konkurranse kunngjort 5. oktober 2022 endte med at valgte leverandør Kvikk Administrasjon AS ble avvist i sak 2023/1643 for manglende oppfyllelse av et kvalifikasjonskrav om kvalitetssikringssystem; kommunen stod igjen med ett tilbud og avlyste konkurransen 23. mars 2023. I mellomtiden forlenget kommunen den utløpte rammeavtalen fra 2017 gjentatte ganger. Avrop etter utløpet utgjorde 3 586 494 kroner og ble dels fakturert av underleverandøren Mosjøen Vask og Rens AS, som kommunen ikke var kjent med hadde levert tjenester under avtalen. Helgeland Industrier AS brakte saken inn for KOFA 30. juni 2023 med påstand om ulovlig direkte anskaffelse.
KOFAs vurdering
1. Fristkontroll og avgrensning av klagepunktene. Rettsregel: Fristen for å fremsette påstand om ulovlig direkte anskaffelse er to år fra kontrakt er inngått, jf. klagenemndsforskriften § 13 andre ledd; hvert avrop under en rammeavtale anses som en selvstendig kontraktsinngåelse, jf. KOFA 2022/247. KOFAs tolkning: Opsjonsutløsningen måtte ha skjedd senest 1. mai 2021, mens klagepunktet om rammeavtalens varighet ble fremsatt 11. august 2023 – over to år etter hendelsen. Avgjørende faktum: Klagepunktet om lovligheten av det femte opsjonsåret var dermed foreldet. Delkonklusjon: Bare forlengelsene etter 30. april 2022 og avropene etter 8. september 2021 (knyttet til Mosjøen Vask og Rens AS) var rettidig fremsatt.
2. Vesentlig endring – manglende kontraktsoppfølging overfor Mosjøen Vask og Rens AS. Rettsregel: Manglende håndhevelse ved mislighold kan likestilles med vesentlig endring av kontrakten, jf. FOA 2017 § 28-2 og KOFA 2021/1431. KOFAs tolkning: En forutsetning er at det faktisk foreligger mislighold; manglende dokumentasjon ved tilbudsinngivelse er ikke det samme som fremtidig mislighold av kontrakten. Avgjørende faktum: Kommunen var ikke kjent med Mosjøen Vask og Rens AS' leveranser, og det fremkom ingen opplysninger om at selskapet hadde brutt bransjestandarden – kun at det manglet NVK-medlemskap, som ikke i seg selv var kontraktskravet. Delkonklusjon: Nemnda hadde ikke holdepunkter for å fastslå vesentlig mislighold, og dette klagepunktet førte ikke frem.
3. Ulovlig direkte anskaffelse ved forlengelse av utløpt rammeavtale. Rettsregel: En endring er alltid vesentlig dersom den «utvider kontraktens omfang betydelig», jf. FOA 2017 § 28-2 bokstav c; dette likestilles med en ny anskaffelse som skulle vært kunngjort, jf. C-454/06 Pressetext og KOFA 2017/344. KOFAs tolkning: Avrop etter utløp av rammeavtalen er per definisjon utenfor avtalens omfang, og når samlede avrop i tillegg utgjorde ca. 65 prosent av estimert maksimalverdi, var utvidelsen betydelig. Avgjørende faktum: Avrop på 3 586 494 kroner etter 1. mai 2022; innkjøp over terskelverdien i hver løpende tolv-månedersperiode. Delkonklusjon: Ulovlig direkte anskaffelse konstatert.
4. Skyldgrad og spørsmålet om overtredelsesgebyr. Rettsregel: Gebyr er obligatorisk ved forsettlig eller grovt uaktsom overtredelse, og fakultativt ved simpel uaktsomhet, jf. LOA 2017 § 12 første og andre ledd; grov uaktsomhet forutsetter «et markert avvik fra forsvarlig innkjøpspraksis», jf. KOFA 2022/1039. KOFAs tolkning: Skyldvurderingen kan ikke begrenses til avropstidspunktet alene, men må bygge på en bredere vurdering av planlegging, progresjon og bruk av handlingsalternativer, jf. C-549/14 Finn Frogne. Avgjørende faktum: Kommunen kunngjorde første ny konkurranse i forsvarlig tid; de to påfølgende avlysningene skyldtes et ulovlig tildelingskriterium og et utfordrende avvisningsspørsmål avgjort under dissens – forhold som ikke i seg selv representerer et markert avvik. Kommunen hadde ikke til hensikt å omgå regelverket og forsøkte gjentatte ganger å inngå lovlig kontrakt. Delkonklusjon: Overtredelsen karakteriseres som uaktsom, ikke grovt uaktsom; etter en samlet vurdering av bruddets grovhet, preventiv virkning og fraværet av omgåelseshensikt ilegges ikke overtredelsesgebyr.
Konklusjon
KOFA konkluderte med at Vefsn kommunes gjentatte avrop på den utløpte rammeavtalen utgjorde en ulovlig direkte anskaffelse i strid med kunngjøringsplikten. Overtredelsen ble karakterisert som uaktsom, men ikke grovt uaktsom. Etter en samlet vurdering ble det ikke ilagt overtredelsesgebyr, idet kommunen hadde forsøkt å gjennomføre lovlige konkurranser og ikke hadde til hensikt å omgå regelverket.
Praktisk betydning
Avgjørelsen tydeliggjør at avrop på en utløpt rammeavtale etter sin art vil utgjøre en vesentlig endring i henhold til FOA 2017 § 28-2 bokstav c, uavhengig av årsaken til at ny kontrakt ikke er inngått. Videre viser saken at skyldvurderingen ved akutte dekningskjøp ikke begrenses til hva oppdragsgiver visste på avropstidspunktet, men at nemnda foretar en helhetsvurdering av planlegging og progresjon i forkant. Avgjørelsen illustrerer også at manglende kontraktsoppfølging bare kan likestilles med vesentlig endring dersom det kan påvises faktisk mislighold – utilstrekkelig dokumentasjon ved tilbudsinngivelse er ikke tilstrekkelig. For gebyrvurderingen bekrefter saken at gjentatte, dokumenterte forsøk på å gjennomføre lovlige anskaffelser er et sentralt moment i kommunens favør ved simpel uaktsomhet.
Hele KOFA-avgj\u00f8relsen (klikk for \u00e5 skjule)
Saken gjelder:
Ulovlig direkte anskaffelse
Klagenemnda kom til at Vefsn kommune hadde gjennomført en ulovlig direkte anskaffelse av vaskeritjenester. Nemnda kom til at innklagede hadde opptrådt uaktsomt, men at det etter en samlet vurdering ikke skulle ilegges overtredelsesgebyr. Klagenemndas avgjørelse 19. desember 2023 i sak 2023/517 Klager:
Helgeland Industrier AS
Innklaget:
Vefsn kommune
Klagenemndas medlemmer:
Tarjei Bekkedal, Bjørn Berg og Alf Amund Gulsvik
Bakgrunn:
Innklagede kunngjorde 14. februar 2017 en åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av rammeavtale for vaskeritjenester. Rammeavtalens varighet var angitt til fire år med opsjon på ett års forlengelse. Anskaffelsens verdi var angitt til 4 500 000 – 5 500 000 kroner over en femårsperiode.
I kravspesifikasjonen punkt 4.1 fremgikk følgende krav: «Leverandør skal kunne dokumentere at vask av tekstiler til helseforetak skjer i henhold til vedlagt bransjestandard. Dersom leverandøren er medlem i NVK er det tilstrekkelig å vedlegge medlemsbevis. Rapport som dokumenterer tilstand, ikke eldre enn 6 måneder, skal legges ved.»
Innen tilbudsfristen kom det inn tilbud fra Kvikk Administrasjon AS og klager.
I tilbudet fra Kvikk Administrasjon AS ble det bekreftet at kravet i punkt 4.1 var oppfylt. I tillegg ble det vedlagt medlemsbevis og tilsynsbevis som bekreftet at Kvikk Vask og Rens AS var medlem i Norske Vaskeriers Kvalitetstilsyn.
I tilbudet fra Kvikk Administrasjon AS fremgikk også følgende: «Vi har 2 vaskerier som vi vil bruke til oppdraget. Mosjøen vil ta seg av pasientenes gangtøy og alt av kjemisk rensing. De tar seg også av alle 15 plasser som har med hjemmetjenesten- legekontor. […]
I Mosjøen har vi inngått avtale med Shmil og opprettet de som mottaker av vårt avfall i Altinn.»
Kvikk Administrasjon AS ble tildelt rammeavtale i april 2017. Avtalen ble inngått 1. mai 2017. Rammeavtalen ble forlenget 1. mai 2021 i tråd med kontraktens bestemmelser om ett års forlengelse. Rammeavtalen var utløpt 1. mai 2022.
Før ovennevnte rammeavtale var løpt ut, kunngjorde innklagede en ny konkurranse 9. desember 2021 for anskaffelse av rammeavtale for vaskeritjenester. Kontrakt skulle tildeles basert på tildelingskriteriene «Pris» vektet 50 prosent, «Miljø» vektet 20 prosent og «Leveringssikkerhet» vektet 30 prosent. Sistnevnte kriterium var beskrevet slik: «Leveringssikkerhet - Leverandørens beskrivelse av leveringssikkerhet og leveringsbetingelser iht. krav i konkurransen. Evalueres på bakgrunn av evalueringsmetode i pkt. 4.1, kvalitative kriterier.»
Innen tilbudsfristen kom det inn tilbud fra Kvikk Administrasjon AS og klager. Klager ble tildelt rammeavtale 1. februar 2022. Kvikk Administrasjon AS begjærte midlertidig forføyning 16. februar 2022, partene inngikk rettsforlik om at kontraktsinngåelse utsettes i påvente av klagenemndas behandling.
Kvikk Administrasjon AS brakte saken inn for klagenemnda, og anførte at tildelingskriteriet «Leveringssikkerhet» var ulovlig. Den 27. mai 2022 kom nemnda i sak 2022/587 til at tildelingskriteriet var ulovlig, og at konkurransen måtte avlyses. Innklagede avlyste konkurransen 2. juni 2022.
(10) Innklagede kunngjorde på ny en konkurranse for inngåelse av rammeavtale for vaskeritjenester 5. oktober 2022. Et av kvalifikasjonskravene for å delta i konkurransen gjaldt leverandørens oppfyllelse av «de angitte kvalitetssikringsstandardene». Leverandørene skulle dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskravet gjennom «ISO 9001 sertifisering, eller tilsvarende dokumentasjon på kvalitetsledelsessystem».
(11) Innen tilbudsfristen kom det inn tilbud fra Kvikk Administrasjon AS og klager. Kvikk Administrasjon AS ble tildelt rammeavtale 8. november 2022.
(12) Klager brakte saken inn for klagenemnda før kontraktsinngåelse, og anførte blant annet at valgte leverandør skulle vært avvist som følge av manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskravet om kvalitetssikringssystem. Den 14. mars 2023 kom nemndas flertall til at valgte leverandør ikke oppfylte kvalifikasjonskravet om kvalitetssikringssystem, og at valgte leverandør dermed skulle vært avvist fra konkurransen.
(13) Som en følge av klagenemndas avgjørelse, avviste innklagede Kvikk Administrasjon AS fra konkurransen. Ettersom innklagede stod igjen med ett tilbud, valgte innklagede å avlyse konkurransen 23. mars 2023. I avvisningsbrevet fremgikk blant annet: «Siden vi bare står igjen med ett tilbud vurderer Vefsn kommune at det er saklig grunn til å avlyse konkurransen. Tilbudet er i tillegg betydelig dyrere enn tilbudet til den avviste tilbyderen. Det foreligger derfor også økonomiske og forretningsmessige grunner til å avlyse konkurransen.»
(14) Innklagede benyttet seg av opsjonen på ett års forlengelse av rammeavtalen inngått i 2017. Opsjonen løp ut i april 2022. Rammeavtalen har deretter blitt forlenget i flere omganger, seneste gang frem til 30. september 2023.
(15) Klagen med påstand om ulovlig direkte anskaffelse ble brakt inn for Klagenemnda for offentlige anskaffelser 30. juni 2023.
(16) Innklagede har opplyst at Kvikk Administrasjon AS har fakturert for 1 776 732 kroner i perioden fra april 2022 til mai 2023, og at gjennomsnittlig månedlig kontraktsverdi har vært 126 909 kroner. Innklagede har i anledning klagebehandlingen blitt gjort oppmerksom på at det det også er fakturert fra selskapet Mosjøen Vask og Rens AS. Innklagede har fremlagt en fakturaoversikt som viser at Kvikk Administrasjon AS og Mosjøen Vask og Rens AS har fakturert for 3 586 494 kroner i perioden fra april 2022 til mai 2023. Av samme oversikt fremgår det at Mosjøen Vask og Rens AS har utført tjenester under rammeavtalen siden oppstart i 2017.
(17) Innklagede gjennomførte en ny konkurranse for anskaffelse av rammeavtale for vaskeritjenester i 2023, og kontrakt ble tildelt Kvikk Administrasjon AS 19. september 2023.
(18) Nemndsmøte i saken ble avholdt 20. november 2023. Anførsler: Klagers anførsler:
(19) Innklagede har foretatt en ulovlig direkte anskaffelse. Innklagede har forlenget en rammeavtale med utløp 30. april 2022 ut over dens varighet. En forlengelse utover det som er hjemlet i rammeavtalen vil som hovedregel utgjøre en vesentlig endring. Det foreligger ikke forhold i denne saken som gjør at forlengelsene kan unntas kunngjøringsplikt. Behovet for forlengelsene skyldes oppdragsgivers forfeilede forsøk på å gjennomføre to anskaffelser. Avlysningene skyldes innklagedes manglende regelforståelse og en unødvendig avlysning 23. mars 2023.
(20) I tillegg til forlengelsene ut over dens kunngjorte løpetid hadde rammeavtalen også en ulovlig lang varighet på fire år med mulighet for forlengelse med et år, i strid med forskriften § 26-1 fjerde ledd. Utløsningen av opsjonsåret utgjør en ulovlig direkteanskaffelse.
(21) Innklagedes fremlagte fakturaoversikt viser at deler av rammeavtalen (vask av pasienttøy og arbeidstøy) er blitt utført av Mosjøen Vask og Rens AS. Mosjøen Vask og Rens AS oppfyller ikke det absolutte kravet som ble stilt til kvalitet. Innklagede har vesentlig endret rammeavtalen ved å ikke håndheve at deler av tjenesten er blitt utført av et vaskeri som ikke oppfyller kontraktens krav. Innklagedes anførsler:
(22) Innklagedes avlysninger av to konkurranser skyldes forhold oppdragsgiver ikke kan klandres for.
(23) Klagenemnda blir i sin avgjørelse nødt til å ta stilling til om innklagede hadde rett til å avlyse den andre konkurransen etter at nemnda under dissens kom frem til at valgte leverandør måtte avvises. Innklagede mener at det forelå saklig grunn til å avlyse
konkurransen, og viser til at klagers tilbud i begge konkurransene har ligget betydelig over Kvikk Administrasjon AS’ tilbud.
(24) Innklagedes første forsøk på konkurranse skjedde i god tid før utløpet av rammeavtalen. I denne konkurransen oppnådde klager høyeste poengsum grunnet høy score på tildelingskriteriet «leveringssikkerhet». Klagers tilbud vant selv om det var tilbudt en høyere pris enn Kvikk Administrasjon AS. I senere forføyingssak og sak for klagenemnda forsvarte innklagede tildelingen. Anskaffelsen måtte avlyses da nemnda i sak 2022/587 kom til at tildelingskriteriet «leveringssikkerhet» var ulovlig. Avgjørelsen fra nemnda innebar en skjerping av praksis og innklagede kan ikke klandres for ikke å ha tatt høyde for en slik innskjerping.
(25) For den andre anskaffelsen kom klagenemnda med dissens til at valgte leverandør skulle vært avvist. Da det andre gjenstående tilbudet lå betydelig over i pris forelå det saklig grunn til å avlyse konkurransen. Det er ikke grovt uaktsomt å avlyse konkurransen i en slik situasjon.
(26) Dersom klagenemnda kommer til at innklagede uaktsomt har foretatt en ulovlig direkte anskaffelse, må utmålingen ta hensyn til den utviste grad av skyld. Innklagede må ansvarsfritt kunne foreta dekningstransaksjoner i perioden den første konkurransen ble forsinket grunnet midlertidig forføyningssak og klagesak i klagenemnda. Dersom ansvar skal regnes fra denne klagesaken var avgjort, vises det til at innklagede lyste ut og gjennomførte ny konkurranse så raskt det lot seg gjøre.
(27) Uansett må ansvar for en direkte anskaffelse basere seg på den utviste grad av skyld. Det var dissens ved klagenemndas andre behandling av saken, og det er vanskelig å karakterisere innklagedes rettsforståelse som uaktsom når et av klagenemndas medlemmer var enig med innklagede. I tillegg avventet innklagede en avgjørelse fra klagenemnda i deler av den anførte perioden det er aktuelt å ilegge gebyr.
(28) Mosjøen Vask og Rens AS oppfyller kravet om å følge bransjestandard. Denne del av klagen er uansett for sent fremsatt. Klagenemndas vurdering:
(29) Saken gjelder påstand om ulovlig direkte anskaffelse. I slike saker gjelder det ikke noe krav om saklig klageinteresse, jf. forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser (klagenemndsforskriften) § 13a første ledd. Fristen for å fremsette en påstand om ulovlig direkte anskaffelse er to år fra kontrakt er inngått, jf. klagenemndsforskriften § 13 andre ledd.
(30) Rammeavtalen for vaskeritjenester hadde oppstart 1. mai 2017 med varighet fire år med opsjon på forlengelse med et år. Opsjonsåret ble utløst slik at rammeavtalen hadde varighet frem til 30. april 2022. Klager har anført at rammeavtalen hadde ulovlig lang varighet på mer enn fire år og at det derfor utgjorde en ulovlig direkte anskaffelse å utløse det femte opsjonsåret. Klagenemnda har ikke opplysninger om når det femte opsjonsåret ble utløst, men det må ha skjedd før 1. mai 2021. Klagen til nemnda er registrert inn 30. juni 2023. Klagepunktet om varighet på rammeavtalen ble inngitt til nemnda 11. august 2023. Anførselen om at det var ulovlig å utløse opsjonen er dermed fremsatt for sent.
(31) Forlengelsen av rammeavtalen på grunn av behov for vaskeritjenester grunnet avlysningene av de to anskaffelsene skjedde i flere omganger, der den første forlengelsen
skjedde 18. mars 2022. Klagen med påstand om at disse forlengelsene utgjør en ulovlig direkte anskaffelse ble sendt til klagenemnda 30. juni 2023. Klagens del om at forlengelsene utgjør en ulovlig direkte anskaffelse er derfor rettidig.
(32) Klager har også anført at rammeavtalen inngått i 2017 er vesentlig endret ved at innklagede ikke har fulgt opp om vaskeriet Mosjøen Vask og Rens AS oppfylte kontraktens krav om vasking i henhold til Norske Vaskeriers Kvalitetstilsyns standard for tekstiler til helseinstitusjoner. Klagepunktet ble fremsatt i prosesskriv 8. september 2023. Klagenemnda har i tidligere saker lagt til grunn at hvert avrop under en rammeavtale skal anses som inngåelse av en kontrakt, se klagenemndas avgjørelse i sak 2022-247 med videre henvisninger. Klagen er dermed rettidig for de avropene som er foretatt etter 8. september 2021. Hvorvidt det foreligger en ulovlig direkte anskaffelse
(33) En ulovlig direkte anskaffelse er «en anskaffelse som ikke er kunngjort, selv om det foreligger en kunngjøringsplikt», se blant annet merknadene til anskaffelsesloven § 12 i Prop. 51 L (2015-2016). Når en kontrakt er inngått etter en kunngjort konkurranse, er utgangspunktet at det videre forholdet mellom partene reguleres av kontraktsretten. Unntak fra dette er dersom avtalen endres på en slik måte at man reelt sett står overfor en ny kontrakt som oppdragsgiver skulle ha kunngjort i henhold til regelverket, se eksempelvis klagenemndas sak 2017/344, avsnitt 32 med videre henvisning til EUdomstolens sak C-454/06 Pressetext. For at endringer i kontrakten skal likestilles med at det er inngått en ny kontrakt, må de være vesentlige, jf. forskriften §§ 28-1 og 28-2.
(34) Det følger av forskriften § 28-2 bokstav c at en endring er alltid vesentlig dersom den «utvider kontraktens omfang betydelig».
(35) Klagenemnda tar først stilling til klagers anførsel om at rammeavtalen inngått i 2017 er vesentlig endret ved at innklagede ikke har fulgt opp om vaskeriet Mosjøen Vask og Rens AS oppfylte kontraktens krav om vasking i henhold til Norske Vaskeriers Kvalitetstilsyns standard for tekstiler til helseinstitusjoner.
(36) Dersom kontrakten blir endret vesentlig, skal dette anses som en ny anskaffelse som skulle vært kunngjort i henhold til regelverket, jf. forskriften § 28-2. Tilsvarende vil manglende håndhevelse ved mislighold av en kontrakt etter omstendighetene kunne bli likestilt med at kontrakten er vesentlig endret, se eksempelvis sak 2021/1431 premiss 49 med videre henvisninger.
(37) Kravet i konkurransen fra 2017 var at leverandør skulle dokumentere at vask av tekstiler skjedde i henhold til bransjestandard fra Norske Vaskeriers Kvalitetstilsyn. Slik denne saken er opplyst legger klagenemnda til grunn at valgte leverandør ikke dokumenterte oppfyllelse av kravspesifikasjonens punkt 4.1 for leveranser fra selskapet Mosjøen Vask og Rens AS i anskaffelsen fra 2017.
(38) Klagenemnda vil imidlertid bemerke at manglende dokumentasjon for oppfyllelse av et absolutt krav ikke kan likestilles med et fremtidig mislighold av kontrakten. Nemnda vil i den forbindelse vise til at kravet var at vask av tekstiler til helseforetak skjedde i henhold til bransjestandard, og ikke et krav om medlemskap i Norske Vaskeriers Kvalitetstilsyn. En forutsetning for å vurdere om det foreligger en vesentlig endring, er at Mosjøen Vask
og Rens AS gjennom sin leveranse, har misligholdt rammeavtalens krav om vask av tekstiler i henhold til bransjestandard.
Mosjøen Vask og Rens AS er ikke medlem i Norske Vaskeriers Kvalitetstilsyn. I anledning klagebehandlingen har innklagede kontaktet valgte leverandør og bedt om en redegjørelse for om kvalitetskravene i kontrakten var oppfylt. Valgte leverandør bekreftet at kvalitetskravene var oppfylt.
(40) Det er i anledning denne klagesaken innklagede har blitt kjent med at Mosjøen Vask og Rens AS leverte vaskeritjenester under rammeavtalen. Klagenemnda legger dermed til grunn at innklagede ikke har vurdert kvaliteten på leveransen fra Mosjøen Vask og Rens AS. Innklagedes kontraktsoppfølging er derfor mangelfull. Likevel fremgår det ingen informasjon om at Mosjøen Vask og Rens AS har vesentlig misligholdt kontrakten.
(41) Slik denne saken er opplyst, kan ikke klagenemnda legge til grunn at valgte leverandør har misligholdt rammeavtalen. Nemnda har ikke holdepunkter for at rammeavtalen er vesentlig endret ved at innklagede ikke har fulgt opp om Mosjøen Vask og Rens AS oppfylte kontraktens krav om vasking i henhold til Norske Vaskeriers Kvalitetstilsyns standard.
(42) Klagenemnda går etter dette over til å vurdere om innklagedes forlengelser av rammeavtalen utgjør en ulovlig direkte anskaffelse. Innklagedes forlengelser av rammeavtalen
(43) Rammeavtalen inngått i 2017 løp ut 1. mai 2022. Etter dette har innklagede foretatt avrop på 3 586 494 kroner frem til mai 2023. Summen av avropene utgjør ca. 65 prosent av rammeavtalens maksimalt estimerte verdi over en femårsperiode. Selv om estimert verdi er før kostnadsindeksjustering, er det dermed klart at rammeavtalens omfang er utvidet betydelig, og det foreligger en vesentlig endring av rammeavtalen inngått i 2017. Oppdragsgiver har i alle tilfeller kjøpt vaskeritjenester over terskelverdien hver løpende 12 måneders periode, det foreligger dermed i alle tilfeller kunngjøringsplikt. Klagenemnda har dermed kommet til at innklagedes avrop på den utløpte rammeavtalen i utgangspunktet utgjør en ulovlig direkte anskaffelse.
(44) Det er uklart for klagenemnda om innklagede anfører at unntaksbestemmelsen i forskriften § 13-3 første ledd bokstav e er oppfylt, eller om innklagede anfører at den utviste grad av skyld under enhver omstendighet er så lav at det ikke skal ilegges gebyr. Nemnda har imidlertid kommet til at innklagede, ved å foreta avrop på utløpt rammeavtale, uaktsomt har foretatt en ulovlig direkte anskaffelse, men at det etter en samlet vurdering ikke skal ilegges gebyr. Det er dermed ikke nødvendig å vurdere hvorvidt unntaksbestemmelsen i § 13-3 første ledd bokstav e, er oppfylt. Hvorvidt det skal ilegges gebyr
(45) Det fremgår av anskaffelsesloven § 12 første ledd første punktum, at klagenemnda «skal» ilegge overtredelsesgebyr på inntil 15 prosent av anskaffelses verdi dersom «oppdragsgiveren eller noen som handler på dennes vegne forsettlig eller grovt uaktsomt har foretatt en ulovlig direkte anskaffelse». Av andre punktum fremgår det at klagenemnda «kan» ilegge gebyr dersom «oppdragsgiveren eller noen som handler på dennes vegne uaktsomt har foretatt en ulovlig direkte anskaffelse».
(46) Skyldkravet gjelder både det faktiske og rettslige grunnlaget for overtredelsen, se merknadene til § 7 b i den tidligere anskaffelsesloven i Ot.prp. nr. 62 (2005-2006) på side 26. Tilsvarende må gjelde etter dagens lov.
(47) Offentlige oppdragsgivere forutsettes å ha inngående kjennskap til regelverket for offentlige anskaffelser. Det må derfor generelt stilles relativt strenge krav til oppdragsgivers aktsomhet.
(48) Forlengelsene av rammeavtalene skyldes at innklagede to ganger har avlyst konkurranser om ny rammeavtale for vaskeritjenester. Innklagede anfører at disse avlysningene ikke skyldes forhold innklagede kan klandres for.
(49) Den ulovlige direkte anskaffelsen i denne saken skyldes at innklagede har foretatt flere avrop under en utgått rammeavtale for å få dekket sitt behov for vaskeritjenester. Avropene har vært forsettlige i den forstand at innklagede visste at den gamle rammeavtalen var utløpt. Klagenemnda viser imidlertid til at innklagedes behov for vaskeritjenester var akutt, og ikke noe som kunne utsettes. I slike tilfeller kan ikke skyldvurderingen begrenses til hva innklagede visste på avropstidspunktet, men må bygge på en bredere vurdering av hvorvidt innklagede har planlagt, og satt av tilstrekkelig tid til, og forsvarlig gjennomført anskaffelse av ny rammeavtale. Spørsmålet blir dermed om innklagede har gjort det som kan forventes når det gjelder planlegging, progresjon og bruk av handlingsalternativer.
(50) Klagenemnda viser til at det generelle utgangspunktet er at oppdragsgiver må ta høyde for usikkerhet og kompleksitet ved valget av prosedyre og utformingen av anskaffelsesdokumentene, jf. EU-domstolens avgjørelse i sak C-549/14 Finn Frogne og klagenemndas avgjørelse i sak 2019/29 avsnitt 79.
(51) Klagenemnda har i sak 2022/1039 lagt til grunn overtredelsen er grovt uaktsom dersom det foreligger et markert avvik fra forsvarlig innkjøpspraksis.
(52) Foranledningen til at innklagede foretok ulovlige direkte anskaffelser, var at innklagede avlyste to kunngjorte konkurranser i 2022 og 2023. Konkurransen som ble avlyst i 2022, ble avlyst som en følge av at klagenemnda i sak 2022/587 konstaterte avlysningsplikt grunnet et ulovlig tildelingskriterium. Innklagede tildelte opprinnelig kontrakt 1. februar 2022, ca. tre måneder før rammeavtalen fra 2017 var utløpt. Etter nemndas oppfatning kunngjorde innklagede en ny anskaffelse i forsvarlig tid før utløpet av rammeavtalen fra 2017.
(53) Anskaffelsen fra 2022 måtte avlyses etter at klagenemnda kom til at et av tildelingskriteriene var ulovlig og at denne feilen ikke kunne rettes på annen måte enn ved avlysning av anskaffelsen. Spørsmålet i saken var om tildelingskriteriet «Leveringssikkerhet» var utformet slik at det ga en normalt påpasselig leverandør tilstrekkelig informasjon om hvilke egenskaper som var relevante i bedømmelsen av kriteriet. Etter en konkret vurdering kom klagenemnda til at det ikke var tilfelle. Innklagede hadde dermed ikke noe annet handlingsalternativ enn å avlyse konkurransen. Etter nemndas syn var det ikke et markert avvik fra forsvarlig innkjøpspraksis å foreta dekningskjøp fordi man måtte gjennomføre en ny anskaffelse.
(54) Anskaffelsen fra 2023 ble avlyst etter at klagenemnda i sak 2023/1643 kom til at Kvikk Administrasjon AS skulle vært avvist grunnet manglende oppfyllelse av et
kvalifikasjonskrav. Innklagede avviste tilbudet, og stod dermed igjen med ett tilbud. Innklagede har opplyst at gjenværende tilbud var betydelig dyrere, og valgte derfor å avlyse konkurransen. Klagenemnda viser til at når innklagede mottar to tilbud, og det ene må avvises, vil en avlysning ikke være et markert avvik fra forsvarlig innkjøpspraksis.
(55) Etter klagenemndas syn var det dermed ikke grovt uaktsomt av innklagede å foreta dekningskjøp fordi man måtte gjennomføre nye anskaffelser grunnet avlysning av anskaffelsene fra 2022 og 2023. Nemnda legger imidlertid til grunn at det i utgangspunktet er oppdragsgivers ansvar å utforme lovlige konkurransegrunnlag, og sette av tilstrekkelig tid til å gjennomføre anskaffelser. Ettersom det stilles strenge krav til oppdragsgiveres aktsomhet, mener nemnda at innklagedes opptreden må karakteriseres som uaktsom.
(56) Klagenemnda har etter dette kommet til at innklagede «uaktsomt» har foretatt en ulovlig direkte anskaffelse.
(57) Ved uaktsomme overtredelser følger det av anskaffelsesloven § 12 tredje ledd at det ved vurderingen om det skal ilegges overtredelsesgebyr, skal særlig legges vekt på «bruddets grovhet, størrelsen på anskaffelsen, om oppdragsgiveren har foretatt gjentatte ulovlige direkte anskaffelser og den preventive virkningen».
(58) Klagenemnda vektlegger at innklagede i flere omganger har forsøkt å gjennomføre en anskaffelse for å inngå rammeavtale om kjøp av vaskeritjenester, både i forkant og etter oppstart av den ulovlige direkte anskaffelsen. Nemnda viser også til at det fremstår som klart at innklagede ikke har hatt til hensikt å omgå regelverket. Nemnda har på denne bakgrunn kommet til at det ikke skal ilegges overtredelsesgebyr.
Konkusjon: Vefsn kommune har foretatt en ulovlig direkte anskaffelse. Klagenemnda for offentlige anskaffelser ilegger ikke Vefsn kommune et overtredelsesgebyr.
For Klagenemnda for offentlige anskaffelser Alf Amund Gulsvik
────────────────────────────────────────────────────────────
Refererte rettskilder
- LOA 2017 § 12 — Hjemmel for overtredelsesgebyr ved ulovlig direkte anskaffelse; skillet mellom obligatorisk gebyr (forsett/grov uaktsomhet) og fakultativt gebyr (uaktsomhet)
- FOA 2017 § 28-1 — Generell bestemmelse om vesentlig endring av kontrakter
- FOA 2017 § 28-2 — Bokstav c: endring er alltid vesentlig dersom den utvider kontraktens omfang betydelig; grunnlag for å konstatere ulovlig direkte anskaffelse ved avrop på utløpt rammeavtale
- FOA 2017 § 13-3 — Unntak fra kunngjøringsplikt, bokstav e; nemnda fant det ikke nødvendig å ta stilling til om unntaket var oppfylt
- FOA 2017 § 26-1 — Fjerde ledd: rammeavtalers maksimale varighet; klagepunktet om ulovlig lang varighet ble avvist som for sent fremsatt
- FOA 2017 § 13a — Klagenemndsforskriften § 13a første ledd: intet krav om saklig klageinteresse ved påstand om ulovlig direkte anskaffelse
- FOA 2017 § 13 — Klagenemndsforskriften § 13 andre ledd: toårsfrist for påstand om ulovlig direkte anskaffelse regnet fra kontraktsinngåelse
- C-454/06 (Pressetext) — Grunnleggende prejudikat om når kontraktsendringer er så vesentlige at de reelt sett utgjør en ny kontrakt som utløser kunngjøringsplikt
- C-549/14 (Finn Frogne) — Oppdragsgiver må ta høyde for usikkerhet og kompleksitet ved valg av prosedyre og utforming av anskaffelsesdokumenter; relevant for skyldvurderingen
- KOFA 2022/587 — Konstaterte at tildelingskriteriet Leveringssikkerhet var ulovlig og at konkurransen måtte avlyses; foranledning til kommunens første dekningskjøp
- KOFA 2023/1643 — Konstaterte under dissens at Kvikk Administrasjon AS skulle vært avvist grunnet manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskrav om kvalitetssikringssystem; foranledning til kommunens andre avlysning
- KOFA 2022/247 — Lagt til grunn at hvert avrop under en rammeavtale anses som inngåelse av en selvstendig kontrakt, med betydning for fristberegning
- KOFA 2021/1431 — Manglende håndhevelse ved mislighold av kontrakt kan etter omstendighetene likestilles med vesentlig endring
- KOFA 2017/344 — Vesentlig endring av kontrakt likestilles med inngåelse av ny kontrakt som utløser kunngjøringsplikt
- KOFA 2019/29 — Avsnitt 79: oppdragsgiver må ta høyde for usikkerhet og kompleksitet ved planlegging av anskaffelser
- KOFA 2022/1039 — Grov uaktsomhet foreligger dersom det er et markert avvik fra forsvarlig innkjøpspraksis
- Prop. 51 L (2015-2016) — Merknader til anskaffelsesloven § 12: definisjon av ulovlig direkte anskaffelse som anskaffelse som ikke er kunngjort selv om kunngjøringsplikt foreligger
- Ot.prp. nr. 62 (2005-2006) — Side 26: skyldkravet ved overtredelsesgebyr gjelder både det faktiske og rettslige grunnlaget for overtredelsen