Når oppdragsgiver stiller krav om miljøledelsessystem, er det lett å stoppe ved sertifikatet. Tilbyderen legger frem ISO 14001, EMAS, Miljøfyrtårn eller tilsvarende dokumentasjon. Da kan det se ut som kvalifikasjonskravet er oppfylt.
Men det avgjørende spørsmålet er ikke bare om tilbyderen har et system. Spørsmålet er hvem som faktisk skal utføre arbeidet.
Systemet gjelder selskapet – ikke nødvendigvis utførelsen
Et miljøledelsessystem gjelder normalt virksomheten som er sertifisert. Hvis den samme juridiske enheten utfører kontrakten selv, er dette normalt uproblematisk. Det spiller vanligvis ingen rolle om arbeidet utføres av én avdeling eller en annen innenfor samme selskap.
Problemet oppstår når tilbudet bygger på et system hos ett selskap, mens arbeidet helt eller delvis skal utføres av et annet selskap.
KOFA-sak 2022/1643 – Vefsn kommune
I KOFA-sak 2022/1643, Vefsn kommune, var problemstillingen knyttet til kvalitetssystem, ikke miljøledelsessystem. Leverandøren dokumenterte et kvalitetssystem i tråd med ISO 9001. KOFA aksepterte dokumentasjonstypen.
Likevel skulle leverandøren vært avvist. Grunnen var at arbeidet ikke skulle utføres av selskapet som hadde dokumentert systemet, men av et annet selskap i konsernet.
Det er denne læresetningen som er interessant også for miljøledelse:
«Et system hos ett selskap dokumenterer ikke uten videre at et annet selskap arbeider etter samme system.»
Konsekvenser for miljøkrav i anskaffelser
Dette kan få betydning i anskaffelser hvor hovedleverandøren er miljøsertifisert, men hvor miljøbelastende deler av oppdraget utføres av datterselskaper eller underleverandører.
Da bør oppdragsgiver ikke bare spørre: Har tilbyderen et miljøledelsessystem?
Oppdragsgiver bør også spørre: Hvem skal utføre de delene av kontrakten hvor miljøledelse faktisk har betydning?
Dersom hovedleverandøren selv utfører oppdraget, er saken normalt enkel. Dersom arbeidet settes ut, må oppdragsgiver vurdere om miljøledelsessystemet faktisk omfatter eller styrer den utførelsen som skjer hos det andre selskapet.
Det svake punktet i mange konkurranser
Det er her mange konkurranser kan ha et svakt punkt. Kravet formuleres slik: leverandøren skal ha miljøledelsessystem. Leverandøren dokumenterer dette. Men hvis store deler av arbeidet utføres av underleverandører uten tilsvarende system, kan kravet få mindre praktisk betydning enn oppdragsgiver forutsatte.
Poenget er derfor enkelt:
Et miljøsertifikat hos hovedleverandøren er ikke alltid nok. Det avgjørende er om systemet faktisk følger det arbeidet som skal utføres.
Min vurdering
Vefsn-saken handlet riktignok om kvalitetssystem etter ISO 9001, ikke direkte om miljøledelse. Men læresetningen lar seg overføre. Det avgjørende er ikke hvilken type system det dreier seg om, men koblingen mellom dokumentasjon og utførelse.
Når den som dokumenterer systemet er en annen enn den som faktisk skal utføre arbeidet, må oppdragsgiver gjøre en konkret vurdering. Det holder ikke å konstatere at noen i konsernet har et sertifikat. Sertifikatet må gjelde der arbeidet skjer.
Kilder
KOFA-sak 2022/1643, Vefsn kommune, om kvalitetssystem etter ISO 9001 i konsernforhold. Tilsvarende metodisk poeng er aktuelt for miljøledelsessystemer som ISO 14001, EMAS og Miljøfyrtårn. Anskaffelsesforskriften §§ 16-7 og 17-7 om miljøledelse som kvalifikasjonskrav.