Via leverandørmarkedet har ryktene begynt å gå: Norges eldste virksomhet – snart 380 år gammel – har begynt å gjennomføre anskaffelser på en helt ny måte. En måte som kan snu opp ned på hvordan leverandører leverer tilbud, og hvordan oppdragsgivere evaluerer dem. Vi tok derfor en prat med primus motor bak endringen, kategoriansvarlig innkjøper i Konserninnkjøp i Posten Bring AS: Kristian von Aphelen.
Robert: Kristian, dette høres nesten for godt ut til å være sant. Påstår du virkelig at det er mulig å revolusjonere offentlige anskaffelser? Du må nesten forklare – hva er det egentlig dere har gjort?
Kristian: Ja, det gjør jeg gjerne. Frem til nå har Posten – som de fleste andre oppdragsgivere – gjennomført anskaffelser der leverandører blir bedt om å beskrive løsningene sine i fritekst, ofte i Excel-skjemaer med lange tekster og mange vedlegg. Det høres kanskje greit ut, men i praksis skaper dette store utfordringer – både for leverandører og for oss som oppdragsgiver.
Utfordringene med fritekst
Robert: Hvilke utfordringer snakker vi om?
Kristian: La meg begynne hos leverandørene. De må bruke mye tid på å formulere tekster som «treffer» kravene riktig. Lange tekster, korte tekster, riktig språk og riktig detaljeringsnivå – hele tiden med en underliggende usikkerhet: Har vi skrevet nok? Har vi skrevet for mye? Har vi vektlagt det oppdragsgiver faktisk etterlyser?
Når tilbudene kommer inn til oss, sitter prosjektgrupper og vurderer hvert eneste ord, før besvarelsene oversettes til et skåringstall fra 0 til 10. Og det er her utfordringene virkelig begynner.
Robert: På hvilken måte?
Kristian: En lang besvarelse er ikke nødvendigvis bedre enn en kort. En tekst kan også være formulert slik at leverandøren i praksis fritas for ansvar eller skyver nye forpliktelser over på oss som oppdragsgiver uten at det er lett å oppdage. I tillegg mottar vi ofte store mengder vedlegg som vi faktisk er forpliktet til å lese og vurdere. Ikke alle er like gode til å formulere seg skriftlig, men dårlig språk betyr jo ikke dårlig leveranse. Samtidig er vi bare mennesker, og vi blir påvirket – selv om vi gjør alt vi kan for å være objektive.
Alt dette gjør prosessen ekstremt tidkrevende. Jeg har selv vært involvert i en anskaffelse som tok halvannet år å gjennomføre. Videre ser vi jo at leverandører kan komme med nye momenter som kan være relevante, men som vi ikke kan hensynta fordi det ville innebære en forskjellsbehandling i forhold til andre leverandører. Og det utløser typisk en diskusjon i evalueringsgruppen som forsinker prosessen ytterligere. Og så ser vi jo at stadig flere leverandører bruker KI til å utforme sine svar, og det er fort gjort å forbedre en tekst gjennom KI-bruk uten at den underliggende leveransen bedres.
Fra fritekst til svarskjema
Robert: Dette er jo problemstillinger mange vil kjenne seg igjen i. Men er det faktisk mulig å gjøre noe med dette?
Kristian: Ja – og det er nettopp det vi nå har fått til. I stedet for fritekst benytter vi det som teknisk sett er spørreskjemafunksjonalitet. Men siden vi egentlig ikke stiller spørsmål, foretrekker vi å kalle det svarskjemaer.
Vi formulerer kravene våre og lager konkrete svaralternativer til hvert krav. Det kan være så enkelt som ja eller nei, men det kan også være mer nyansert. Til hvert svaralternativ knytter vi som regel en poengsum. Og dermed oppstår muligheten for å automatisere store deler av innkjøpsprosessen.
Robert: Betyr det at tilbudet er ferdig evaluert idet leverandøren trykker «send inn»?
Kristian: Ja, faktisk. Når leverandøren har valgt de svaralternativene som best representerer den planlagte leveransen, er tilbudet ferdig evaluert i det øyeblikket vi mottar det.
Det gir maksimal likebehandling, ikke-diskriminering, forutberegnelighet og etterprøvbarhet.
Absolutte krav og evalueringskrav
Robert: Kan du gi et konkret eksempel?
Kristian: Vi har fortsatt absolutte krav – minimumskrav som må være oppfylt. Dersom leverandøren ikke svarer ja på alle, blir de automatisk merket som ekskludert. For evalueringskravene har vi svaralternativer som dekker hele eller deler av poengskalaen fra 0 til 10.
Robert: Men risikerer dere ikke at leverandørene bare velger alternativet som gir høyest poeng?
Kristian: Leverandørene må velge det alternativet som faktisk gjenspeiler den planlagte leveransen. De ser ikke poengene, men kan naturligvis resonnere seg frem til hva som gir høy score. Hele besvarelsen tas inn i kontrakt og følges opp i leveransen. Avvik håndteres gjennom vanlige misligholdsbeføyelser, og svarene vektes slik det er opplyst om i konkurransen.
Vedleggsuvesenet
Robert: Hvilke andre erfaringer har dere gjort dere?
Kristian: Vi ser at leverandører ofte ønsker å legge ved dokumenter «for sikkerhets skyld». Jeg er usikker på om leverandører forstår hvor krevende det er å evaluere vedlegg som tradisjonelt blir liggende ustrukturert i en mappe. Jeg har for eksempel mottatt et vedlegg der det først på side 148 stod at dette ikke var et tilbud, og at alle priser kun var eksempler. Det kom fra et velkjent konsulentfirma som jeg velger å ikke navngi.
Derfor er vi nå svært restriktive på vedlegg og ber kun om dem der det faktisk er nødvendig, som sertifikater. Og gjennom den nye funksjonaliteten blir alle svar presentert i en matrise med opplastet vedlegg der dette er etterspurt.
Reaksjonene fra leverandørene
Robert: Hvordan reagerer leverandørene?
Kristian: Veldig positivt. Tilbudsarbeidet blir langt mer effektivt – i stor grad er det bare å klikke seg gjennom besvarelsen. De slipper bekymringer rundt formulering, lengde, formalfeil og risiko for avvisning på teknikaliteter. Behovet for nye runder forsvinner nesten helt, fordi svaralternativene gjør misforståelser nesten umulige. Dette er rett og slett vinn-vinn.
Men den største overraskelsen har kanskje vært intern.
Den interne overraskelsen: bedre kravformuleringer
Robert: På hvilken måte?
Kristian: Når vi lager svaralternativer, blir vi tvunget til å være ekstremt presise i kravformuleringen. Krav vi tidligere trodde var entydige, viser seg ofte å kunne tolkes i flere retninger. Svaralternativene fungerer derfor som en effektiv intern kvalitetskontroll. Resultatet er bedre krav, færre misforståelser og langt mindre behov for nye runder med leverandørene.
Robert: Har det vært andre interne overraskelser?
Kristian vrir seg litt i stolen som om han ikke helt har lyst å svare – før han svarer:
Kristian: Vel, vi legger jo merke til at enkelte fagmiljøer trenger litt «dytting» fordi de er så vant til å evaluere fritekster. Og videre har jeg jo møtt argumentet: «Vi kan ikke utforme svaralternativer når vi ikke vet hvordan kravet skal formuleres for noe som er ukjent for oss.» Men da er jo svaret tilbake at det her må jobbes mer med å forstå og definere eget behov, og så kommer jeg med et eksempel som jeg pleier å bruke.
Månelandingen som retorisk grep
Robert: Hvilket eksempel er det?
Kristian kremter før han liksom tar fart og sier:
Vi dro til månen kun ved hjelp av binæritet – altså ja- og nei-svar fra en PC – så jeg stiller meg uforstående til at vi ikke skal kunne kjøpe inn absolutt alle type varer og tjenester med en kombinasjon av ja- og nei-svar kombinert med evalueringskrav.
Og topper vi dette med manuell evaluering av kun et utvalg av de mest kritiske krav, så er jeg av den bestemte oppfatning at vi har den beste evalueringsprosessen som tenkes kan. Men det er mulig jeg må revurdere månelandingseksempelet mitt, sier han og ler.
Barnesykdommer
Robert: Hvilke andre utfordringer har du opplevd?
Kristian: Den største utfordringen er overgangen. Men jeg innrømmer jo at vi for eksempel har skrevet «velg svaralternativ og bruk kommentarfeltet», og så har kommentarfeltet manglet. Litt pinlig ja, men dette er det heldigvis lett å rette opp i. Vi har nå etablert arbeidsprosesser for å fange opp slike feil tidlig. Det samme gjelder bruk av forgrening av krav – dette må gjøres bevisst, særlig når det gjelder poengoppnåelse og vekting.
Stafettpinnen til Doffin
Robert: Avslutningsvis – vil du anbefale andre oppdragsgivere å gjøre dette?
Kristian: Absolutt. Jeg vil gå så langt som å si at manuelle fritekstprosesser allerede er på vei ut. Svarskjemaer ivaretar de grunnleggende prinsippene for offentlige anskaffelser langt bedre enn fritekst noen gang kan. Mitt råd er enkelt: hopp på, test og bygg erfaring.
Og så vil jeg sende stafettpinnen videre til Doffin – begynn å merke anskaffelser med høy grad av svaralternativer med et tydelig symbol, slik at denne funksjonaliteten blir synlig i markedet.
Og når anskaffelsesprosessen blir heldigitalisert, så oppstår det andre gevinster som man «får med på kjøpet».
Fra tre uker til tre klikk
Robert: Javel – forklar?
Kristian: Vi ser nå i et testprosjekt vi gjennomfører at vi reduserer tiden det tar med å sammenstille en kontrakt fra to–tre uker til to–tre klikk, og det er en formidabel effektiviseringsgevinst som vi straks skal i gang å høste – men det får vi snakke nærmere om en annen gang.
Robert: Ja, det vil jeg gjerne høre mer om, Kristian – takk for praten!
Toppbilde: Posten Norge-bil om bord på en ferge. Foto: Daehnicke / Wikimedia Commons / CC BY-SA 4.0.