KOFA 2008/123: Forhandlingsplikt – hasteleveranser ikke påpekt

2008/123 Sør-Trøndelag fylkeskommune

Innklaget: Sør-Trøndelag fylkeskommune

Klager: Asko Midt-Norge AS

Avgjørelse: Brudd på regelverket

Type sak: Prioritert rådgivende sak

Klagenemnda for offentlige anskaffelser Innklagede gjennomførte en åpen anbudskonkurranse for inngåelse av rammeavtaler for næringsmidler. Prosedyren ble senere omgjort til kjøp etter forhandlinger for to av næringsgruppene. Klagenemnda fant at innklagede brøt kravet til god forretningsskikk i forskriftens § 20-11 (5) og lovens § 5, ved ikke å påpeke klagers manglende beskrivelse av underkriteriet ”bestilling hasteleveranser” i forhandlingsmøtet. Klagers øvrige anførsler førte ikke frem. Klagenemndas avgjørelse 8. september 2008 i sak 2008/123 Klager: ASKO Midt-Norge AS Innklaget: Sør-Trøndelag fylkeskommune Klagenemndas medlemmer: Per Christiansen, Kai Krüger, Bjørg Ven Saken gjelder: Evaluering av tildelingskriterier.

Bakgrunn

(1)Sør-Trøndelag fylkeskommune (heretter kalt innklagede) kunngjorde 28. januar 2008 en åpen anbudskonkurranse for inngåelse av rammeavtaler for næringsmidler. Tilbyderne kunne inngi tilbud på nærmere angitte deler av oppdraget. Denne klagen gjelder varegruppene kolonialvarer og meierivarer – faste produkter.

(2)Fra konkurransegrunnlaget hitsettes følgende om tildelingskriterier: ”Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på de kriteriene som er beskrevet under. Hver produktgruppe evalueres separat. Produktgruppe Produktgruppe 6 1,2,3,4,5 og 7 Fersk fisk/skalldyr  Pris 30 % 10 %  Kvalitet 30 % 40 %  Leveringsevne/Service. 30 % 40 %  Miljø 10 % 10 % Hvert kriterie fylles ut fra en skala fra 1-10 hvor 10 er høyeste score. […] LEVERINGSEVNE/SERVICE

Tilbyder skal oppgi normal bestillingsfrist med klokkeslett og tidsperiode (antall timer) fram til levering vil finne sted. Videre bes tilbyder beskrive sine rutiner og muligheter for hasteleveranser og eventuelle hastehentinger; oppgi tid i timer fra bestilling til levering. Likeledes tid fra bestilling til varen er klar for eventuell henting hos leverandøren. […] Sortiment: Tilbyders produktspekter vil bli vektlagt, det er viktig at tilbyder kan tilby mest mulig komplett utvalg av etterspurte (eller tilsvarende) produkter. Kundebehandling: Tilbyder bes beskrive sin plan for implementering av avtalen og kundeoppfølging av brukersteder i avtaleperioden (kontraktfrekvens og form) som framgår av vedlegg 5. […] MILJØ 10 % Vedlegg 1 skal fylles ut. Vurdering vil bli foretatt ifht. opplysninger gitt av tilbyder i miljøerklæringen øvrige varegrupper (vedlegg 1). Minstekravet er at alle produkter som tilbys tilfredsstiller kravene i nivå 1. Innfridde krav utover dette vil gi høyere score ved evalueringen.”

(3)I konkurransegrunnlagets vedlegg 1 forelå en generell miljø- og HMS-erklæring. Under miljøkriterier fremgikk følgende: Nivå 2: Produkter som inneholder følgende bør ikke kjøpes inn: Inngår angitte produkter/stoffer 2a. Produkter som er fremstilt gjennom dyrking med lettløselig mineralgjødsel og sprøytemidler Ja Nei […] Emballasjen for produktene 4b. Består emballasjen av resirkulerbart materiale? Ja Nei Ja Nei Hvis ja, hvilke materialer? 4c. Inngår emballasjen i et innsamlings-, gjenbruks- og/eller gjenvinningssystem? Ja Nei Hvis ja, hvordan?

(4)Vedlegg 2 til konkurransegrunnlaget inneholdt et utkast til rammeavtale. I punkt 3 om leveringstider fremgikk:

”3.1. Spesifikasjon av leveringstider. Punktet utarbeides i samarbeid med valgt leverandør.”

(5)Vedlegg 3 til konkurransegrunnlaget inneholdt standard avtalevilkår, og i punkt 11 om leveringstider fremgikk: ”11.1 Leveringstid og leveringsfrekvens avtales nærmere mellom Leverandør og Kunde, og er bindende.”

(6)Innen tilbudsfristens utløp 11. mars 2008 mottok innklagede 8 tilbud, herunder fra ASKO Midt-Norge AS (heretter kalt klager) og Nor engros Trondheim AS.

(7)Fra klagers tilbud hitsettes følgende om levering: ”Frister for bestilling og leveringstidspunkt, etc. avtales direkte med det enkelte brukersted etter behov og beliggenhet på distribusjonsrutene. Vi viser til nåværende ruteplan til STFK’s brukersteder.”

(8)I den generelle miljø- og HMS-erklæringen hadde klager krysset av for alternativet ”ja” under spørsmål 2a, om det inngikk produkter/stoffer som var fremstilt gjennom dyrking med lettløselig mineralgjødsel og sprøytemidler. Nor engros Trondheim AS hadde krysset av for alternativet ”nei”.

(9)I den samme erklæringen hadde klager krysset av for ”nei” under spørsmål 4b, om emballasjen bestod av resirkulerbart materiale. Klager hadde videre krysset av for ”ja” under spørsmål 4c, om emballasjen inngikk i et innsamlings-, gjenbruks- og/eller gjenvinningssystem. Nor engros Trondheim AS hadde krysset av for ”ja” under begge disse spørsmålene.

(10)I brev av 11. april 2008 ble klager informert om at prosedyren for varegruppen kolonialvarer ble endret fra åpen anbudskonkurranse til kjøp etter forhandling. Fra brevet hitsettes følgende: ” […] Det er i Deres tilbud mange uklarheter på innlevert prisskjema og vi ber om at de til møtet kvalitetssikrer dette. Videre er det forhold i tilbudsbrevet vi ønsker å avklare og vi ønsker også svar på en del ubesvarte momenter i konkurransegrunnlaget. […] Vi vil komme nærmere tilbake til varegruppen meierivarer.”

(11)Den 16. april 2008 ble det gjennomført forhandlinger om kolonialvarer mellom innklagede og klager, og disse ble dokumentert som følger: ”Samme konkurransegrunnlag som åpen anbudskonkurranse legges til grunn. Leverandøren har anledning til å forbedre alle forhold i sitt tilbud.

Oppretting prisskjema, ca 21 varelinjer.!!! Trolig feil? For det meste grunnet feil prisenhet!? Det er tatt forbehold vedr. event. omregnings- eller skrivefeil!?? Prisskjema ikke korrekt utfylt!! Kolonnene ”listepris” og ”rabatt” ikke utfylt.!! Priser oppgitt på prisskjema: Er oppgitt tilbudspris fratrukket rabatten oppgitt i tilbudsbrevet? (Ordrerabatt (…)?) Rabattskala:(…) til alle kunder med uttak over 200 000 pr. år. (33 kunder = 80 % av varekjøpet!.) 54 kunder vil kun få (…) ordrerabatt. Dette ønsker vi endret, samme betingelser til alle!! Anbrekkstillegg på kvantum mindre enn hele kartonger; (…) pr. prisenhet. Totalkostnad for STFK? Emballasje; kundens ansvar (Paller, rullecontainere og Gilde-kasser.) Kvittering ved varemottak!!! Kan vi påvirke noe her?? Leveringsgrad; hva tilbys konkret? AMN’s mål: 97 % Levering/service: Viser til ”nåværende ruteplan”. ?? Vi vil ha framlagt den ruteplan ANM tilbyr for kommende anbudsperiode. Dokumentene vil være en del av en eventuell avtale og da er det ikke godt nok å vise til dagens. Frister for bestilling og leveringstidspunkt ikke oppgitt som forespurt i konkurransegrunnlaget, det vises til: ”avtales direkte med det enkelte brukersted etter behov og beliggenhet på distribusjonsrutene”. Hvordan skal vi kunne evaluere på dette?? Forbehold mot konvensjonalbot, hvorfor? Bør trekkes tilbake!! I hvilken grad vedstås tilbudet ved tildeling av en eller flere varegrupper? Ikke opplyst som forespurt i k.grunnlaget!? Annet? Frist for innlevering av tilleggsopplysninger: mandag 21. april kl 1500.”

(12)I revidert tilbud fra klager av 21. april 2008 bekreftet klager følgende: ”3. Ruteplan som gjelder p.t. oversendes sammen med dette brev. Bestillings/leveringsdager og tider kan etter nye behov for begge parter avtales nærmere.”

(13)I ruteplanen som lå ved det reviderte tilbudet var det angitt bestillingsdag/tid (f.eks fredag innen 09.30), og leveringsdag (f.eks mandag).

(14)I brev av 2. mai 2008 ble klager innstilt til kontraktstildeling for varegruppene kolonialvarer og meierivarer – faste produkter. Det fremgikk følgende om evalueringen av tilbudene:

”[..…] Etter evaluering iht. oppgitte kriterier og deres innbyrdes vekting for de 2 varegruppene oppnådde De følgende poeng: Matrise for Kolonial- Meierivarer, helhetsvurdering varer faste produkter TILDELINGSKRITERIER Pris 3,00 3,00 Kvalitet 3,00 3,00 Leveringsevne/service 2,94 2,94 Miljø 1,00 1,00 Total score 9,94 9,94

(15)I brev av 15. mai 2008 klaget Nær engros Trondheim AS på beslutningen om tildeling av kontrakt.

(16)I brev av 18. juni 2008 ble klager meddelt at beslutningen var annullert, og at Nær engros Trondheim AS (heretter kalt valgte leverandør) var innstilt til kontraktstildeling for varegruppene kolonialvarer og meierivarer – faste produkter. Fra brevet hitsettes: ”[…] Fornyet evaluering medfører endring i valg av tilbyder for varegruppene kolonialvarer og meierivarer. Etter fornyet evaluering er Nær engros Trondheim AS` tilbud vurdert som det økonomisk mest fordelaktige for begge disse varegruppene. Nedenstående tabell gir oversikt over poengfordeling og begrunnelse for hvert underkriterie. For varegruppen KOLONIALVARER foreligger etter dette følgende resultat: […] Tildelingskriterier/ Vekt i Score Score Begrunnelse underkriterier % valgt AMN tilbyder Pris 30 10 10 Kvalitet 30 10 10 Anerkjente merkevarer med god kvalitet hos begge tilbydere Leveringsevne/ 30 service Underkriterier lev.evne/service Bestilling normal 7 10 8 Bestillingsfrister ikke beskrevet som krevd i konkurransegrunnlaget. Dårligere dekning i distriktet enn valgt tilbyder. Bestilling 1 10 1 Ikke beskrevet hasteleveranser

Leveringsgrad/ordre- 7 10 10 Godt beskrevet hos begge system tilbydere. Sortiment 5 10 10 Alle etterspurte produkter tilbys. Kundebehandling 6 8 4 Dårligere beskrivelse av kundeoppfølging og manglende beskrivelse av besøksfrekvens. Kurs/opplæring 2 8 10 Valgt leverandør har i mindre grad skreddersydde kurstilbud Distribusjon 2 9 10 Valgt tilbyder benytter i større grad leietransport. Miljø 10 Underkriterier miljø (miljøskjema) Krav nivå 2a 4 10 1 Produkter med lettløselige mineralgjødsler og mineraler inngår Krav nivå 3a 1 10 10 Kravet oppfylles hos begge tilbydere Krav nivå 3b 1 10 10 Alle tilbydere gis full score da miljøskjemaets pkt.3b kan misforstås Krav nivå 3c 1 3 10 Valgt tilbyder har færre tilbudte økologiske produkter Krav nivå 4a 1 10 10 Kravet oppfylles hos begge tilbydere Krav nivå 4b 1 10 1 Emballasje av ikke resirkulerbart materiale Krav nivå 4c 1 10 10 Kravet oppfylles hos begge tilbydere Ovennevnte karakterer gir følgende vektet resultat omregnet i poeng: Firmanavn Pris- Kvalitet Leverings- Miljø Totalpoeng poeng evne/ service Nærengros 3 3 2,82 0,93 9,75 Trondheim AS Asko Midt-Norge AS 3 3 2,41 0,55 8,96 For varegruppen MEIERIVARER har vi lagt til grunn samme karaktergivning på kriteriene kvalitet, leveringsevne/service og miljø. Resultatet for denne varegruppen er etter det følgende: Firmanavn Pris- Kvalitet Leverings- Miljø Totalpoeng poeng evne/ service Nærengros 2,83 3 2,82 0,93 9,58 Trondheim

AS Asko Midt-Norge AS 3,0 3 2,41 0,55 8,96 […]”

(17)Ved prisevalueringen benyttet innklagede priser som gjaldt for ett år. Klagers pris for kolonialvarer var på kr 7 221 393, og valgte leverandørs på kr 7 223 270. Begge tilbyderne fikk 3 prispoeng.

(18)Klager påklaget den nye tildelingsbeslutningen i e-post til innklagede av 25. juni 2008.

(19)I brev av 25. juni 2008 opprettholdt innklagede sitt valg av leverandør.

(20)Saken ble brakt inn for klagenemnda i brev av 3. juli 2008. Kontrakt med valgte leverandør avventes inntil klagenemndas avgjørelse foreligger.

Anførsler

Klagers anførsler

(21)Det var feil av innklagede å ikke gi klagefrist i den nye innstillingen.

(22)Videre er det flere faktiske feil som ligger bak den nye tildelingsevalueringen, hvor klager fikk redusert sin poengsum i forhold til den opprinnelige evalueringen.

(23)Det vises til at valgte leverandør må ha krysset av feil under miljøkrav 2a. Valgte leverandør tilbyr 90 % av de samme varene som klager, og det er klart at disse produktene inneholder lettløselige mineralgjødsler (vanlig kunstgjødsel). Hvis valgte leverandørs produkter ikke hadde inneholdt dette, skulle han utelukkende ha levert økologiske produkter, noe det er klager som har mest av. Når det var så tett mellom tilbyderne, burde innklagede ha sjekket ut de få punktene som ble trukket.

(24)Klager misforstod punkt 4b under miljøkrav, der spørsmålet var om emballasjen bestod av resirkulerbart materiale, og krysset derfor av feil. Kravet går ikke ut på at emballasjen skal bestå av materiale som er resirkulert, men at emballasjen skal være resirkulerbar. Oppdragsgiver, som etter forhandling trakk klager under punkt 4b, måtte se at klagers avkryssing ikke var i samsvar med avkryssingen ”ja” under punkt 4c. Klager og valgte leverandør benytter samme emballasje, og bør bedømmes likt på dette punktet, noe som medfører at trekket må tas bort.

(25)Etter endring til kjøp etter forhandlinger, kunne oppdragsgiver fritt vurdere forhold utover det som stod i konkurransegrunnlaget for den åpne anbudskonkurransen. Under forhandlingene ble innklagede informert om at klager hadde BRC sertifisering, og om klagers miljøtiltak for reduserte CO2-utslipp, uten at dette synes vektlagt i tildelingsvurderingen.

(26)Klager ble trukket i poeng fordi bestillingsfrister ved normal bestilling ikke var beskrevet som krevd i konkurransegrunnlaget. Etter forhandlinger ble imidlertid bestillings- og leveringsfrister beskrevet med bestillingsdag og tid, samt leveringsdag. Når det gjelder tid på leveringsdag, avhenger dette av rute og plassering. I

konkurransegrunnlaget står det både i rammeavtaleutkast og i standardvilkår at ”leveringstid avtales nærmere mellom partene” og ”i samarbeid med valgt leverandør”. Klagers transportressurser og leveringsvolum tilsier at man kan dekke alle distrikter bedre enn valgte leverandør. Innklagede vet at klagers ruteplan og leveringsfrekvens fungerer i den nåværende avtalen, og oppdragsgiver har både rett og plikt til å vektlegge annen kunnskap som man måtte ha om den enkelte tilbyder, blant annet fra tidligere/nåværende avtaleforhold.

(27)Vedrørende poengtrekket under bestilling av hasteleveranser, nevnte ikke innklagede i forhandlingsmøtet at dette forhold måtte beskrives bedre for ikke å bli vurdert som mangelfullt i henhold til konkurransegrunnlaget. Forhandlingene skal avholdes nettopp for å avklare detaljer. Det tilføyes at innklagede kjente til at klager praktiserte samme rutine som den andre tilbyder ved hastelevering, ettersom klager har vist dette gjennom praksis. Klager skulle således fått 10 poeng.

(28)Heller ikke beskrivelsen av kundeoppfølging og besøksfrekvens fra salgskonsulent ble av innklagede nevnt som mangelfullt under forhandlingene. Dette kunne blitt tatt opp i nytt forhandlingsmøte eller besvart per e-post. Klager har for øvrig 3 salgskonsulenter.

(29)Videre var det feil å bedømme klager og valgte leverandør likt på bestillingssystem og sortiment. Klager har bransjens desidert beste integrerte netthandelssystem. I dag benyttes denne ved 60 % av avtalens innkjøp, og er av stor nytteverdi. Klagers sortiment er mer enn 3 ganger så stort som valgte leverandørs, og likevel bedømt likt.

(30)Hovedbegrunnelsen for valg av leverandør er oppgitt å være ”det økonomisk mest fordelaktige for begge disse varegruppene”. Prisene tilsier da at klager velges. Selv om sammenligningsgrunnlaget (som er 1/3 av totalkjøpet) er liten prisdifferanse totalt, bør oppdragsgiver også ha en formening om prisnivå på ikke forespurte varer og fremtidig utvikling. Her bør NorgesGruppens innkjøpsstørrelse veie tungt med hensyn til å kunne holde konkurransedyktige priser i hele innkjøpsperioden. Det kan også spørres om prisdifferansen var så liten at den ikke skulle gi utslag i poengscoreoppsettet.

(31)Til sist anføres det at prosessen kjøp etter forhandlinger ikke er blitt gjennomført grundig nok etter at klage kom inn, og hvor innklagede etter nye vurderinger endret score uten å sjekke flere leverandøropplysninger.

Innklagedes anførsler

(32)Innklagede bestrider at det var feil å ikke gi klagefrist i den nye innstillingen. I den opprinnelige innstillingen ble det gitt klagefrist i samsvar med forskriftens § 22-3 (1), og av forskriften følger det ikke noe krav til klagefrist på klagebehandling. Innklagede besvarte likevel klagen på den nye innstillingen, og utsatte planlagt tidspunkt for kontraktssignering.

(33)Evalueringen av miljøkravene på nivå 2a og 4b, er basert på opplysningene som fremgikk av tilbydernes utfylte miljøskjema. Oppdragsgiver har små muligheter til å etterprøve leverandørenes opplysninger i tilbudet, og må i utgangspunktet kunne stole på de opplysninger som er gitt. Dersom det i avtaleperioden blir avdekket at det er gitt uriktige opplysninger, vil dette bli behandlet i forhold til manglende oppfyllelse av avtalen. Når det gjelder klagers uriktige avkryssing under punkt 4b, er den enkelte

leverandør ansvarlig for at tilbudet blir korrekt utfylt, og for at besvarelsen samsvarer med det som er etterspurt i konkurransegrunnlaget. Selv om det muligens hefter enkelte svakheter ved miljøskjemaet, blir dette benyttet av en rekke offentlige oppdragsgivere, og ingen av tilbyderne har stilt spørsmål til de enkelte punkter i skjemaet. For øvrig ville en full score til klager på miljøkriteriene 2a og 4b, ikke hatt betydning for valg av leverandør.

(34)Til klagers anførsel om at han ikke skulle vært trukket under normal bestilling, vises det til at evalueringen er basert på ruteplanen som klager fremla etter forhandlingsmøtet, og som viste en klart dårligere dekning enn det valgte leverandør tilbød. Innklagede har ikke vektlagt kunnskap om klager fra tidligere avtaleforhold. Bakgrunnen for at det i konkurransegrunnlaget er opplyst at leveringsbestemmelser avtales nærmere mellom partene, er at løsningene tilbyder gir i tilbudsdokumentene danner grunnlag for avtalens leveringsbestemmelser.

(35)Klager har anført at innklagede på forhandlingsmøtet burde etterspurt opplysninger om bestilling hasteleveranser og kundeoppfølging. I et forhandlingsmøte er det etter innklagedes oppfatning ikke mulig å gi tilbakemelding på alle detaljer i den enkelte leverandørs tilbud. Innklagede fokuserte på enkelte svake punkter i tilbudet, men klager ble oppfordret til å kvalitetssikre hele tilbudet.

(36)Klager har videre anført at han skulle fått bedre score enn valgte leverandør på netthandelssystem og sortiment. Etter innklagedes oppfatning var klagers og valgte leverandørs løsninger for netthandel likestilte i forhold til forespørselen, og det ble ikke lagt vekt på tidligere erfaringer med klagers løsning. Både klager og valgte leverandør dekket fullt ut det etterspurte sortiment innen storhusholdning, og fikk derfor full score. Det er ikke tatt hensyn til at klager har større sortiment på dagligvarer da dette ikke inngår i innklagedes forbruk.

(37)Valg av tilbyder har skjedd på grunnlag av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet ut fra kriteriene pris, kvalitet, leveringsevne/service og miljø, med oppgitte underkriterier på hvert av punktene. Begrunnelsen i brev av 18. juni 2008 viser at evalueringen ved klagebehandlingen er foretatt i samsvar med dette.

(38)Klager anfører at prosessen kjøp etter forhandling ikke er gjennomført grundig nok etter at klage kom inn. Etter innklagedes vurdering gir ikke klagebehandling muligheter til å gjenoppta forhandlingene, men klagebehandlingen må gjennomføres og vurderingene foretas i henhold til de opplysninger som opprinnelig er gitt i tilbud og i forbindelse med forhandlingene.

Klagenemndas vurdering

(39)Klager har deltatt i konkurransen og har saklig klageinteresse, jf forskrift om Klagenemnd for offentlige anskaffelser § 6. Klagen er rettidig. Anskaffelsen følger etter sin verdi forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr 402 del I og III, jf forskriftens §§ 2-1 og 2-2. Klagefrist etter ny innstilling

(40)Klager anfører at det var feil av innklagede å ikke gi klagefrist i den nye innstillingen. I forskriftens § 22-3 (1) er det oppstilt krav om at det sammen med meddelelse om

tildelingen, skal gis en frist for leverandører til å klage over beslutningen. Hensynet til effektiv klagebehandling tilsier at klagefrist også gjelder i de tilfeller innklagede kommer med en ny tildelingsbeslutning etter annullering av den forrige. Manglende klagefrist har imidlertid ikke hatt betydning for klager siden innklagede behandlet klagen og utsatte kontraktsinngåelse som følge av klagen. Tildelingsevalueringen

(41)Klager anfører at innklagede har begått flere feil under evalueringen av tildelingskriteriene ”miljø” og ”leveringsevne/service”. Klagenemnda har myndighet til å prøve om innklagedes vurdering er i samsvar med regelverkets grunnleggende krav, samt om evalueringen er basert på korrekt faktum og ellers er saklig og forsvarlig.

(42)Klager viser for det første til at valgte leverandør må ha krysset av feil under miljøkrav 2a.

(43)I utgangspunktet må oppdragsgiver legge tilbyders opplysninger til grunn under tilbudsevalueringen. Det kan ikke oppstilles noe alminnelig krav om at oppdragsgiver skal kontrollere de opplysninger leverandørene gir i sine tilbud, med mindre det foreligger forhold som gir spesiell foranledning til det. Dersom det i ettertid viser seg at valgte leverandør ikke kan oppfylle i henhold til opplysningene i tilbudet, vil oppdragsgiver være beskyttet av kontraktsbruddsreglene, jf klagenemndas sak 2007/62 premiss 48, med videre henvisninger til klagenemndas praksis. Innklagede har dermed ikke brutt regelverket ved å legge til grunn valgte leverandørs opplysninger i evalueringen.

(44)Klager viser videre til at han selv krysset av feil under spørsmål 4b, og til at innklagede på forhandlingsmøtet burde ha etterspurt opplysninger om hasteleveranser og kundeoppfølging.

(45)Ettersom anskaffelsen ble gjennomført som en konkurranse med forhandling, hadde innklagede adgang til å avklare disse forholdene, jf forskriftens § 20-11 (4). Spørsmålet for klagenemnda er om innklagede også hadde plikt til avklaring.

(46)I utgangspunktet er det tilbyder som har ansvar for å gi korrekte opplysninger i tilbudet. Oppdragsgiver kan eventuelt sørge for avklaring ved tvil om hvordan et punkt skal forstås. I en konkurranse med forhandling har oppdragsgiver plikt til å føre reelle forhandlinger med leverandørene. Av dette kan det imidlertid ikke utledes noen plikt for oppdragsgiver til å påpeke alle sider av leverandørenes tilbud som kan forbedres, jf klagenemndas sak 2003/105 og Veileder FAD s 182. Klagenemnda har likevel tidligere kommet til at det kan foreligge plikt til å påpeke et forhold dersom det vil bli tillagt vesentlig eller avgjørende betydning i den etterfølgende tildelingsevalueringen, jf klagenemndas sak 2005/218 premiss 33.

(47)Dokumentasjonen fra forhandlingsmøtet viser at innklagede tok opp flere forhold ved klagers tilbud, som enten var uklare eller som burde forbedres. Av evalueringsskjemaet fremgår det at avgjørende for at valgte leverandør ble innstilt, var at han fikk bedre uttelling på fem av underkriteriene under tildelingskriteriene ”leveringsevne/service” og ”miljø”. Av disse ble ett av underkriteriene påpekt på forhandlingsmøtet, mens de fire andre ikke ble tatt opp. Selv om klagers svar under spørsmål 4b stod i dårlig sammenheng med svaret under spørsmål 4c, så har ikke oppdragsgiver plikt til å

kontrollere tilbudene for interne motsetninger. Det kan således ikke kreves at innklagede skulle ha tatt dette opp på forhandlingsmøtet. Klagenemnda finner imidlertid at innklagede i alle fall hadde plikt til å ta opp klagers tilbud vedrørende underkriteriet ”bestilling hasteleveranser” hvor klager bare fikk ett poeng. Dette fordi bestilling av hasteleveranser, i følge den fremlagte dokumentasjon, ikke var beskrevet i det hele tatt i klagers tilbud, og fordi innklagede uansett tok opp den mangelfulle beskrivelsen av underkriteriet ”bestilling normal”. At innklagede unnlot å påpeke forhold som i den etterfølgende tildelingsevaluering var av betydning i disfavør av klager, spesielt når de to aktuelle tilbyderne ellers lå svært likt og forholdet dermed kunne blitt utslagsgivende, utgjør et brudd på kravet til god forretningsskikk i forskriftens § 20-11 (5) og lovens § 5.

(48)Klager anfører videre at han burde fått 10 poeng under hasteleveranser, ettersom innklagede var kjent med at han praktiserte de samme rutiner som valgte leverandør. Oppdragsgiver må som hovedregel basere sin evaluering på de opplysninger som fremkommer i tilbudet, jf premiss 42, og klager kan ikke høres med denne anførselen.

(49)Spørsmålet er så om innklagede skulle ha vektlagt klagers BRC sertifisering og hans miljøtiltak for reduserte CO2-utslipp. Klagenemnda viser til dokumentasjon fra forhandlingsmøtet med klager, hvor det er presisert at konkurransegrunnlaget som legges til grunn er det samme som for den åpne anbudskonkurransen. Innklagede har ikke etterspurt de opplysningene som klager mener skulle vært vektlagt, og har dermed heller ikke plikt til å vektlegge dette. Klagers anførsel fører ikke frem.

(50)Klager er videre uenig i poengtrekket under underkriteriet ”bestilling normal”.

(51)Klagenemnda forstår denne anførselen som at klager mener konkurransegrunnlaget ikke kan tolkes slik at leveringstidspunkt på leveringsdagen skal oppgis, og at oppdragsgivers tidligere positive erfaringer med ruteplanen burde vært vektlagt i evalueringen av denne.

(52)I konkurransegrunnlaget var det oppgitt at tilbyder skulle oppgi normal bestillingsfrist med klokkeslett og tidsperiode (antall timer) fram til levering ville finne sted. En naturlig forståelse av dette er etter klagenemndas oppfatning at også leveringstidspunkt på leveringsdagen skal oppgis. Når det gjelder formuleringene i rammeavtalens punkt 3.1 og standardvilkårenes punkt 11.1, viser disse etter nemndas oppfatning bare at de nærmere leveringstidene senere skulle avtales innenfor det leverandør hadde tilbudt. Klagenemnda kan derfor ikke se at det var feil av innklagede å gi klager trekk for at ”bestilling normal” ikke var beskrevet som krevd i konkurransegrunnlaget.

(53)Oppdragsgiver skal basere sin evaluering på de opplysninger som fremkommer i tilbudet, jf premiss 42, og hadde under evalueringen av klagers ruteplan ikke plikt til å vektlegge egen erfaring med denne. Klagenemnda kan ikke se at innklagede har brutt regelverket ved evalueringen av underkriteriet ”bestilling normal”.

(54)Klager har anført at han skulle fått bedre score enn valgte leverandør på netthandelssystem og sortiment. Klagenemnda har ikke grunnlag for å overprøve innklagedes vurdering av at de tilbudte netthandelssystemene var like gode i forhold til forespørselen. Når det gjelder sortiment, forstår klagenemnda konkurransegrunnlaget slik at det er tilbyders dekning av de etterspurte produkter som er avgjørende, og ikke tilbyders sortiment i sin helhet. Ettersom begge tilbydere fullt ut dekket det etterspurte sortiment, kan ikke klagenemnda se at poenggivningen er i strid med regelverket.

(55)Klager har anført at når hovedbegrunnelsen for valg av leverandør er oppgitt å være ”det økonomisk mest fordelaktige for begge disse varegruppene”, tilsier prisene at klager velges. Selv om prisdifferansen er liten, bør oppdragsgiver også ha en formening om prisnivå på ikke forespurte varer og fremtidig utvikling. Til dette vil klagenemnda bemerke at oppdragsgiver bare kan legge vekt på de priser som er etterspurt i konkurransegrunnlaget. Når det gjelder anførselen om at klager skulle fått bedre prispoeng enn valgte leverandør for kolonialvarer, var prisdifferansen på i underkant av kr (…) av en samlet tilbudspris på over kr (…). Klagenemnda kan ikke se at det var noen feil å gi samme poengsum ved en så marginal prisdifferanse. Klagers anførsel fører ikke frem.

(56)Til sist blir det anført at prosessen kjøp etter forhandlinger ikke er gjennomført grundig nok etter at klage kom inn, og hvor innklagede etter nye vurderinger endret score uten å sjekke flere leverandøropplysninger. Klagenemnda kan ikke se at innklagede har plikt til å sjekke flere leverandøropplysninger, da klagebehandlingen skal basere seg på de opplysninger som er fremkommet i tilbudet og under forhandlingene. Anførselen er for øvrig for vag til at klagenemnda kan ta stilling til den.

Konklusjon

Sør-Trøndelag fylkeskommune har brutt kravet til god forretningsskikk i forskriftens § 20-11

(5)og lovens § 5 ved å ikke påpeke klagers manglende beskrivelse av underkriteriet ”bestilling hasteleveranser” i forhandlingsmøte. Klagers øvrige anførsler har ikke ført frem. For klagenemnda, 8. september 2008 Bjørg Ven