foa
Forum
for offentlige anskaffelser

HjemKOFA-basenKOFA 2008/80

KOFA-AVGJØRELSE

KOFA 2008/80: Uforpliktende prisestimater i prisevaluering

Saksnummer
2008/80
Avgjort
2008-08-11
Kunngjort
2008-03-13
Innklaget
Kommunene Songdalen, Søgne og Lillesand
Klager
Verditakst AS
Regelverk
FOA 2006
Sakstype
Klage på tildeling
Anskaffelsens verdi
ikke spesifisert i avgjørelsen
Art
Tjeneste
Prosedyre
Konkurranse med forhandling
Terskelverdi
Under nasjonal terskel
Kommunene Songdalen, Søgne og Lillesand brukte uforpliktende prisestimater som grunnlag for prisevaluering i en konkurranse med forhandling om konsulenttjenester til eiendomsskattetaksering. KOFA fant at vektlegging av ikke-bindende estimater i tildelingsevalueringen brøt kravet til forutberegnelighet.
Hovedspørsmål
Kan en oppdragsgiver vektlegge tilbydernes uforpliktende prisestimater ved evaluering av tildelingskriteriet pris? Hvilke krav stilles til at evalueringsgrunnlaget er kontraktsrettslig bindende?

Faktum

Den 13. mars 2008 kunngjorde kommunene Songdalen, Søgne og Lillesand en konkurranse med forhandling for anskaffelse av konsulenttjenester til innføring av eiendomsskatt. Tildelingskriteriene var pris (30 %), erfaring og kompetanse (35 %) og fremdrift og gjennomføringsevne (35 %). Konkurransegrunnlaget ba tilbyderne oppgi timepriser. I forhandlingsinvitasjonen ble samtlige tre gjenværende tilbydere bedt om å gi estimat over total kostnad for oppdraget. Verditakst AS innga en bindende fastpris, mens valgte leverandør Verditaksering Kjell Larsen AS og Geoservice AS kun ga uforpliktende estimater. I anskaffelsesprotokollen ble valgte leverandørs estimat lagt til grunn som grunnlag for prisevalueringen, og valgte leverandør ble tildelt kontrakten. Innklagede erkjente i etterfølgende korrespondanse at de øvrige tilbydernes priser ikke var bindende, men hevdet at estimatene likevel var relevante i prisevalueringen etter å ha blitt validert mot referansesjekk. Kontrakt ble inngått 20. mai 2008.

KOFAs vurdering

1. Rettsregel for prisevaluering: FOA 2006 § 22-2 (FOR-2006-04-07-402) fastsetter at tilbudsevalueringen utelukkende skal skje på basis av de tildelingskriterier som er opplyst i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget. KOFA tolker dette slik at det ved evaluering av priskriteriet utelukkende kan legges vekt på omstendigheter tilbyderne har tilbudt «med bindende virkning». Nemnda slår fast som en generell rettssetning at «opplysninger fra tilbyderne om forhold som de ikke vil være kontraktsrettslig forpliktet av, må anses irrelevant å legge vekt på i prisevalueringen». Delkonklusjon: Prisestimater som tilbyderne ikke er kontraktsrettslig bundet av, faller prinsipielt utenfor det evalueringsgrunnlaget § 22-2 tillater.

2. Vurdering av de konkrete forholdene: KOFA konstaterer at innklagede i tilbudsevalueringen la vekt på estimater som tilbyderne ikke var kontraktsrettslig bundet av. Dette fremgår av anskaffelsesprotokollen, av innklagedes e-postkorrespondanse der det eksplisitt bekreftes at «ingen av de andre har inngitt fastpris», og av innklagedes begrunnelse om at estimatene var validert mot referanser. KOFA skjerper vurderingen ytterligere ved å påpeke at innklagede heller ikke hadde «oppgitt hvilke forutsetninger tilbydernes prisestimater skulle bygge på», noe som forsterket mangelen på forutberegnelighet. Delkonklusjon: Begge elementene — manglende bindende karakter og manglende spesifikasjon av forutsetninger — bidrar til at estimeringene ikke kan danne gyldig evalueringsgrunnlag.

3. Konsekvens og rettmessig fremgangsmåte: KOFA fastslår at innklagedes opptreden utgjør et brudd på kravet til forutberegnelighet i LOA 1999 § 5, sammenholdt med FOA 2006 § 22-2. Nemnda presiserer at innklagede «utelukkende [skulle] basert sin evaluering av priskriteriet på de tilbudte timepriser da det var disse som var kontraktsrettslig bindende for tilbyderne». Øvrige anførsler, herunder spørsmålet om avvisning av valgte leverandørs reviderte tilbud, ble ikke behandlet etter at bruddet var konstatert. Delkonklusjon: Brudd på LOA 1999 § 5 og FOA 2006 § 22-2 er slått fast.

Konklusjon

KOFA konkluderte med at kommunene Songdalen, Søgne og Lillesand hadde brutt kravet til forutberegnelighet i LOA 1999 § 5 ved å vektlegge tilbydernes uforpliktende prisestimater i evalueringen av tildelingskriteriet pris. Kun bindende prisopplysninger — i dette tilfellet de oppgitte timeprisene — kunne lovlig danne grunnlag for prisevalueringen.

Praktisk betydning

Avgjørelsen presiserer en viktig grense for hva som kan inngå i prisevalueringen: kun opplysninger som er kontraktsrettslig bindende for tilbyderen er relevante. Oppdragsgivere som innhenter prisestimater, omfangsanslag eller liknende ikke-bindende opplysninger under forhandlinger, kan ikke benytte disse som evalueringsgrunnlag for priskriteriet. Avgjørelsen illustrerer også at forutberegnelighetssvikt forsterkes dersom oppdragsgiver ikke på forhånd har definert hvilke forutsetninger slike anslag skal bygge på. Videre viser saken at det ikke er tilstrekkelig å validere estimater mot referansesjekk — den manglende bindingseffekten består uansett.

Hele KOFA-avgj\u00f8relsen (klikk for \u00e5 skjule)

2008/80 Kommunene Songdalen, Søgne og Lillesand

Innklaget: Kommunene Songdalen, Søgne og Lillesand

Klager: Verditakst AS

Avgjørelse: Brudd på regelverket

Type sak: Rådgivende sak

Klagenemnda for offentligea nskaffelser Innklagede glennomførte en konkurranse med forhandling for anskaffelse av diverse konsulenttjenester i forbindelse med innføring av eiendomsskatt. Klagenemnda fant at innklagede hadde brutt kravet til forutberegnelighet i lovens § 5 ved at det i evalueringen av tildelingskriteriet pris var blitt vektlagt prisestimater fra tilbyderne som disse ikke var kontraktsrettslig bundet av. Klagenemndas avgjørelse 11. august 2008 1 sak 2008/80 Klager: Verditakst AS Innklaget: Kommunene Songdalen, Søgne og Lillesand. Klagenemndas medlemmer: Siri Teigum, Andreas Wahl og Jakob Wahl. Saken gjelder: Prisevaluering. Bakgrunn:

(1) Den 13. mars 2008 kunngjorde kommunene Songdalen, Søgne og Lillesand (heretter kalt innklagede) en konkurranse med forhandling for anskaffelse av diverse konsulenttjenester i forbindelse med innføring av eiendomsskatt i kommunene.

(2) I konkurransegrunnlagets punkt 1.16 fremgikk det følgende tildelingskriterier: "Kriterier for tildeling av kontrakt vil være det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på følgende kriterier: Kriterier Vekting Pris 30 % Dokumentert erfaring og kompetanse 35 % relevant for oppdraget Fremdrift og gjennomføringsevne 35 % Under kriteriene elfaring/kompetanse og fremdritt/gjennomføringsevne kreves det at leverandøren dokumenterer: (cid:127) Kompetanse og erfaring i relevant prosjektledelse. (cid:127) Kjennskap til aktuelle prinsipper for eiendomsskattetaksering. (cid:127) Kompetanse innen taksering av alle objekttyper omfattet av oppdraget. (cid:127) Kjennskap til takstverdier i det distriktet som skal takseres. Som dokumentasjon skal fremlegges: (cid:127) CVer for personer som tilbys.

(cid:127) Referanser for personer som tilbys. (cid:127) Referanseliste for viktigste sammenlignbare oppdrag siste 3 år."

(3) Innen tilbudsfristens utløp mottok innklagede 4 tilbud, deriblant fra Verditakst AS (heretter kalt klager) og Verditaksering Kjell Larsen AS (heretter kalt valgte leverandør).

(4) Under punktet om priser fremgikk det følgende i klagers tilbud: "Priser Verditakst AS tilbyr timepriser som følger: (cid:127) Timepris (Prosjektleder, takstmenn / økonom) kr [ + mva. (cid:127) Timepris (takstassistent I besiktigelsesmann / kontormedarbeider) kr [...] + mva. (cid:127) Dersom vårt firma blir invitert til forhandlinger vil vi dersom oppdragsgiver ønsker kunne gi en fastpris på hele oppdraget."

(5) I valgte leverandørs tilbud var det opplyst følgende om priser: "Prisspesifikasjoner Vi differensierer timesprisene på takstpersonell og kontorpersonell. Timepriser er inklusive alle utgifter dersom ikke annet er spesifisert. Prosjektleder: kr [ pr. time. Takstpersonell: kr [...] pr. time. Takstpersonell i båt: kr [...] pr. time. Kontorpersonell: Kr [ ...] pr. time. Møtevirksomhet: kr [...] pr. time + kjøregodtgjørelse etter Statens regulativ. Kurs/opplæring: kr [...] pr. dag. Boutgifter: kr [...] pr. mnd. Takstarbeid som foregår på kontoret faktureres med timepris for takspersonell. Takstpersonell som, før takseringen starter, jobber med gabbing og annet forarbeid på kontoret defineres som kontorpersonell og har timepris deretter. I forbindelse med møtevirksomhet/kurs utenfor prosjektperioden, dvs, perioder da vi ikke har personell i kommunene, faktureres det pr. time også for reisevei. I tillegg kommer kjøregodtgjørelse etter Statens regulativ, og eventuelle andre dokumenterte utgifter. Dersom det skulle vise seg at boutgifter blir lavere enn antatt, justeres prisen deretter. Prisen på kurs/opplæring gjelder der hvor det foregår ren undervisning i grupper og lignende. Veiledning gjennom prosjektet gis kontinuerlig og regnes ikke som kursing. I tillegg kommer eventuelt utgifter til kopiering, porto etc. ved utsendelse av brev, som vi regner med kommunen vil holde. Datamaskiner etc. kan vi selv holde om ønskelig. Eventuelle ugifter til ny programvare for behandling av GAB informasjon kommer tillegg."

(6) I brev av 16. april 2008 ble tre av tilbyderne invitert til forhandlinger. Dette var klager, valgte leverandør og Geoservice AS. I brevet til klager fremgikk det følgende: "Etter en foreløpig gjennomgang av tilbudet, er det særlig følgende forhold vi ønsker belyst i forhandlingsmøtet: - Utdyping av metode for beregning og taksering, samt politisk forankring av metode. - Plan for kommunikasjon til eiendomsbesittere. - Sammensetning av team fra leverandøren, fordeling av roller i prosjektet. - Referanser på tilbudt personell bes oppgitt. - Utdyping av forventninger til kompetanse og innsats fra kommunene, gjerne estimert timeanslag. - Utdyping av plan for samordning mellom kommunene. - Forslag til rapportering av totaløkonomi. - Prisnivå. - Pris på opplæring bes oppgitt. - Er reise- og oppholdsutgifter inkludert i timeprisen? - Estimat av total leveranse, herunder fordeling av innsats (timeverk) mellom produksjon og konsulent. - Angivelse av de 3 mest relevante referansene, med kontaktinformasjon."

(7) I brevet til valgte leverandør fremgikk det følgende: "Etter en foreløpig gjennomgang av tilbudet, er det særlig følgende forhold vi ønsker belyst i forhandlingsmøtet: - Utdyping av metode for beregning og taksering, samt politisk forankring av metode. - Plan for kommunikasjon til eiendomsbesittere. - Sammensetning av team fra leverandøren, fordeling av roller i prosjektet. - Fullstendige CV'er for tilbudt personell bes overlevert. - Utdyping av forventninger til kompetanse og innsats fra kommunene, glerne estimert timeanslag. - Utdyping av plan for samordning mellom kommunene. - Forslag til rapportering av totaløkonomi. - Tidsplan for gjennomføring av prosjektet. - Utdyping av opplæring. - Utdyping av forvaltning og drif t. - Prisnivå. - Estimat av total leveranse, herunder fordeling av innsats (timeverk) mellom produksjon og konsulent. - Angivelse av de 3 mest relevante referansene, med kontaktinformasjon."

(8) I brevet til Geoservice AS fremgikk det følgende: "Etter en foreløpig gjennomgang av tilbudet, er det særlig følgende forhold vi ønsker belyst i forhandlingsmøtet: - Utdyping av metode for beregning og taksering, samt politisk forankring av metode. - Sammensetning av team fra leverandøren, fordeling av roller i prosjektet. - Utdyping av forventninger til kompetanse og innsats fra kommunene, glerne estimert timeanslag.

- Forslag til rapportering av totaløkonomi, og fordeling av kostnader til felles aktiviteter mellom kommunene. - Prisnivå. - Er reise- og oppholdsutgifter inkludert i modulprisen på opplæring? - Estimat av total leveranse, herunder fordeling av innsats (timeverk) mellom produksjon og konsulent. - Angivelse av de 3 mest relevante referansene, med kontaktinformasjon."

(9) Under forhandlingsmøtet opplyste klager følgende i forhold til oppdragsgivers etterspurte estimat over total leveranse: "* Mange usikre parametre. * Ved mer spesifikasjon av disse vil vi kunne tilby fastpris på hele oppdraget."

(10) Fra referatet fra forhandlingsmøtet med klager hitsettes følgende: "Samtlige tilbydere er bedt om å gi ytterligere informasjon om metode for beregning og taksering, sammensetning av team fra leverandøren, forventninger til kompetanse og innsats fra kommunene, rapportering av totaløkonomi og fordeling av kostnader til felles aktiviteter mellom kommunene, samt estimat av total leveranse. VT gjentok tilbudet om å gi fastpris til hver kommune, samt et estimat. Dette vil bli ettersendt i revidert tilbud. Reisetid- og kostnader, samt oppholdsutgifter er inkludert i timeprisen. Opplæring og besiktigelse prises til kr [...] ,-.

(11) Fra referatet fra forhandlingsmøtet med valgte leverandør hitsettes følgende: "Basert på den aktuelle status for GAB i hver kommune, og den informasjon som er gitt i konkurransegrunnlaget om hvor langt kommunene er kommet i prosessen mht innføring av eiendomsskatt, har VKL utarbeidet et estimat over medgått tid ved hjelp av deres egenutviklede program for gjennomføring av takseringsoppdrag. VKL estimerer ,, at samlede kostnader for gjennomføring av oppdraget for alle tre kommunene er [...] ,-.

(12) Fra referatet fra forhandlingsmøtet med Geoservice AS hitsettes følgende: "Ifi timepris er det produktivitet som er den sentrale driveren. GS har på bakgrunn av forventet tidsbruk og tilbudt timepris estimert at totale kostnader for oppdraget vil beløpe seg til ca [...] . Det vises til den detaljerte oversikten i det utdelte materialet, som også viser samordningsgevinster og forslag til fordeling av felleskostnader mellom kommunene."

(13) I klagers reviderte tilbud ble det så inngitt en fastpris på hele oppdraget for alle kommunene på kr [...], idet klager la til grunn at: "På møtet 22.04. 2008 ble det ytret ønske om at Verditakst AS kunne utarbeide en fastpris pr oppdrag pr kommune. Alternativt kan arbeidet utføres etter de timesatser som er oppgitt i tilbud datert 11.04. 2008, med ovennevnte priser som estimat."

(14) I valgte leverandørs reviderte tilbud fremgikk det at tilbyderen ikke hadde anledning til å redusere sine opprinnelige priser. I tillegg var det uttalt følgende:

"Vi vet at vi ikke er billigst av anbyderne, men vi mener vi har en effektivitet som gjør prosjektet billigere samlet sett. Gode rutiner, smarte løsninger etc. som vi tidligere har skrytt av. Vi lever av gode referanser, og håper kommunene vil ha et godt inntrykk av oss etter kontraktsslutt."

(15) I anskaffelsesprotokollenf remgård et så følgende evaluering av tilbudene: Erfaring/kompetanse Gjennomføringsevne Pris 30 % 35 % 35 % Verditaksering Gode referanser. Gode referanser. Nest lavest Kjell Larsen God erfaring med Ryddige. Mindre timepris. AS taksering av detaljert Estimat kystkommuner. fremdriftsplan. Godt samlet Lavere formell verktøy for styring leveranse: kompetanse på av fremdrift, med nøkkelpersonell. gode Forventinger Karakter: 4 oppfølgingsmulighet til ressurser Vektet:1 . 4 er for fra oppdragsgiver. kommunene: Karakter: 4,5 årsverk Vektet: 1,575 pr kommune i perioder. Noe ekstra kostnader til IKT krav mot kommunene (Citrix løsning forventes ikke å bli en vesentlig kostnad). Referansene påpeker at leverandørens estimater har stemt meget godt overens med sluttsummene. Karakter: 4,5 Vektet: 1,35 Verditakst AS Gode referanser, Grei aktivitetsliste Laveste men minus for og faseinndeling. timepris. manglende Lite detaljert Tilbyr fastpris dokumentasjon på fremdriftsplan, og på til sammen skjønnsmessige har i mindre grad takseringer. Lite tatt høyde . for (tilsvarende erfaring med samordning mellom estimat ritidseiendom lan s kommunene. Gode dersom

kyst. referanser. Noe timepris Karakter: 4 variert takstnivå ble velges). Vektet: 1,4 bemerket fra Forventinger referansene, men til ressurser stort sett veldig fra greit. kommunene: Karakter: 4 uklart, men Vektet: 1,4 forventer å motta fra kommunen komplett oversikt over skattyters kontaktdata, anslag ressurser fra kommunene: [...] årsverk pr kommune. Referansene sier at leverandørens estimater har stemt godt overens med sluttsum. En av referansene påpeker at estimat har blitt oversteget, men dette opplyses å være kommunens egen feil. Karakter: 3,5 Vektet: 1,05 Geoservice AS Solid formell Klart mest detaljert Vesentlig erfaring. Flest fremdriftsplan. dyrere gjennomførte Referanser oppgir at timepris enn oppdrag. Mulig mer det kreves mye de øvrige omfattende opplegg ressurser fra tilbyderne. enn kommunens kommunen. Gode Estimat: [...] behov tilsier. referanser på Forventninger Karakter: 4,5 gjennomføring av til ressurser Vektet: 1,575 tidskritiske oppdrag. fra Karakter: 4,5 kommunene: Vektet: 1,575 [...] dagsverk

samlet for alle kommunene. Referansene påpeker at leverandøren har truffet for lavt med estimatene. Karakter: 3 Vektet: 0,9

(16) I brev av 6. mai 2008 ble tilbyderne meddelt at kontrakten var tildelt Verditaksering Kjell Larsen AS. Det var gitt følgende begrunnelse: "Evalueringen av tilbudene viser at firmaet Verditaksering Kjell Larsen AS samlet har fått best score. Firmaet har dokumentert god erfaring fra relevante oppdrag, kjennskap til prinsipper for eiendomsskattetaksering, og har også fremlagt gode planar og opplegg for fremdrifi. Firmaets referanser gir gode tilbakemeldinger både på erfaring, kompetanse og gjennomføringsevne. I forhold til kriteriene erfaring/kompetanse og gjennomføringsevne/fremdrifi, er de tre tilbudene vurdert å være tilnærmet like. I forhold til pris har Verditaksering Kjell Larsen fått best score ev tilbyderne. Verditaksering Kjell Larsen AS vil dermed bli tildelt kontrakt for oppdraget." I e-post av 6. mai 2008 fra klager til innklagede spurte klager om det hadde vært stor prisforskjell mellom tilbyderne. Dette ble besvart på følgende måte av innklagde i epost av 8. mai 2008: "Det var ganske stor forskjell både i timepris og prisestimat mellom tilbudene. Selv om det var størst forskjell mellom deres timepris og GeoservIce AS' sin timepris, var estimatet for samlet leveranse relativt likt. Verditaksering Kjell Larsen AS hadde en timepris som lå noe over deres, men estimatet for samlet leveranse var en del under. Både timepris og estimater oppfattes som konkurransesensitiv informasjon, så vi kan ikke oppgi konkret hva disse er."

(17) I e-post av samme dag stilte så klager følgende spørsmål: "Vil det si at de andre ikke har inngitt en fast pris, men et estimat? Vår pris var en fastpris, et estimat er jo ikke bindende og kan da godt havne over vår fastpris. Stemmer dette?"

(18) Klagers spørsmål ble i e-post av samme dag besvart på følgende måte: "Det stemmer at ingen av de andre har inngitt fastpris. Vi har tatt høvde for at estimat ikke er bindende, og kan havne over fastpris. Estimatet fra Verditaksering Kjell Larsen AS ble likevel vurdert å være et bedre tilbud enn deres fastpristilbud."

(19) Senere på dagen meddelte klager at han ville vurdere å klage på innIdagedes tildelingsevaluering, og uttalte følgende:

"Anbudet var utformet som timepris. Det er jo opplagt at det er lett å legge et estimat under fastprisen da det ikke er noen binding."

(20) I e-post av 9. mai 2008 besvarte innklagede dette slik: "Vi tar til etterretning at dere ønsker å få dette vurdert av deres advokat. Etter vår mening er det ikke grunnlag for noen klage. Iht konkurransegrunnlaget er kriterier for tildeling av kontrakt det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på følgende kriterier: Pris 30 %, Erfaring og kompetanse 35 %, Fremdrifi og gjennomføring 35 %. Tilbyderne ble bedt om å oppgi timepris for løpende tjenester fordelt på personellkategorier. Fremdrifts- og aktivitetsplan skulle også vedlegges. Sammenhengen mellom timepris, fremdriftplan og forventninger til kommunenes egeninnsats vil gi grunnlag for å kunne vurdere hvilket tilbud som er økonomisk mest fordelaktig, sammen med erfaring og kompetanse til tilbyder. Hvis vi utelukkende hadde lagt vekt på timepris, uten å hensynta forventet timeforbruk, kunne vi endt opp med et tilbud som ikke var det økonomisk mest fordelaktige. En samlet vurdering av timepris og estimat for totale kostnader har derfor vært avgjørende ift kriteriet pris. Samtlige tilbydere ble i forhandlingene bedt om å gi estimat for totale kostnader for oppdragsgivere. Samtlige ble også bedt om å gi en utdyping av forventninger til kompetanse og innsats fra kommunene. Dette har samtlige tilbydere gjort. Estimatene er basert på tilbudt timepris sett i forhold til den innleverte fremdrifts- og aktivitetsplan. Samtlige tilbydere ble også i forhandlingsmøtene gitt anledning til å inngi fastpris, men det var bare dere som valgte å gjøre dette. Dere oppgir i det reviderte tilbudet at dere kan jobbe etter timesatser gitt i tilbudet med overnevnte priser som estimat. Deres estimat er dermed vurdert som [ ...] (summen av pris tilbudt for hver kommune). Estimatene fra samtlige leverandører ble nøye vurdert iht relevante referanser og treffsikkerhet på estimatanslag (gyldigheten av estimatet), i tidligere leveranser før det ble glort en evaluering av tilbudt pris. Vår konklusjon er altså at prisen skal vurderes opp mot hva som er det økonomisk mest fordelaktige basert på referansesjekk mot treffsikkerhet på estimater,"

(21) I brev av 13. mai 2008 påklaget klager tilbudsevalueringen. I brev av 16. mai 2008 avslo innklagede klagen. I brevet fremgikk det at innklagedes prisevaluering både hadde vært basert på prisestimatene og på timeprisene. I tillegg ble det uttalt følgende om innklagedes kontroll av troverdigheten av estimatene: "For å kunne vurdere om det omfang som er lagt til grunn ved beregningen av estimatene er troverdig, er samtlige oppgitte referanser kontaktet og forespurt om dette. Referansene til VKL gir meget gode tilbakemeldinger på at det estimerte omfang og totalt prisestimat har vært overholdt. Sammenligningsgrunnlaget for de ulike tilbudene er dermed likt, og forventes å gi et representativt bilde av faktiske kostnader ved anskaffelsen.

Geoservice AS har vesentlig høyere timepris, men kommer til omtrent likt estimat for samlet leveranse. Med så mye lavere timepris, og nesten samme estimat, er det vurdert slik at Verditakst AS (VT) har lagt seg for høyt på vurderingen av tidsbruk."

(22) Saken ble brakt inn for klagenemnda i brev av 19. mai 2008. Kontrakt med valgte leverandør ble inngått 20. mai 2008. Anførsler: Klagers anførsler:

(23) Innklagedes vektlegging av tilbydernes prisestimater i prisevalueringen er i strid med regelverket, da det ikke var opplyst på forhånd at estimatene skulle bli vektlagt i evalueringen. Slik det oppgitte priskriteriet var formulert, var det heller ikke mulig å utlede av dette at et prisestimat skulle være relevant i vurderingen av kriteriet. I tillegg er det fastlått av EF-domstolen at tildelingskriteriene ikke kan endres i løpet av anskaffelsesprosessen, jf domstolens avgjørelse i sak C-448/01 (Wienstrom).

(24) Prisestimatene er også avgitt på ulike forutsetninger. Klager innga, etter et uforpliktende spørsmål fra innklagede, en bindende opsjon på fastpristilbud, mens valgte leverandør kun innga et uforpliktende muntlig prisestimat. Også Geoservice AS' prisestimat var muntlig og av uforpliktende art. Innklagede definerte heller aldri skriftlig hvilket innhold som skulle hensyntas ved fastsettelsen av estimatene. Dette utgjør et brudd på de grunnleggende kravene i regelverket, jf klagenemndas sak 2003/236.

(25) Valgte leverandør innga heller ikke sitt estimat innenfor den fristen som var satt for å inngi det reviderte tilbudet. Dette innebærer at leverandørens reviderte tilbud ikke var komplett ved tilbudsfristens utløp, og dermed skulle vært avvist, jf forskriftens § 11-2 og 11-11 (1).

(26) Etter klagers oppfatning, skulle kontrakten vært tildelt klager. Klagenemnda bes om mulig å stadfeste dette.

(27) Klager ber også om at nemnda merker seg den opptreden innklagede utviste da klager begjærte midlertidig forføyning i saken for Kristiansand tingrett. Om morgenen den 20. mai 2008 opplyste innklagede at kontraktinngåelse ville bli avventet til det var avholdt muntlige forhandlinger i forføyningssaken, hvilket medførte at tingretten helt riktig ikke avsa kjennelse uten muntlige forhandlinger. Senere samme dag, opplyste innklagede så at kontrakt var blitt inngått likevel. Dette etter råd fra kommuneadvokaten i Kristiansand. Klager finner denne opptreden svært grov. Innklagedes anførsler:

(28) I tilbudsevalueringen ble tilbydernes prisestimat kun benyttet som et moment i vurderingen av tildelingskriteriet pris, sammen med den tilbudte timepris. Klager opplyste selv at det inngitte fastpristilbud kunne benyttes som estimat.

(29) I en konkurranse med forhandling er det tillatt å presisere tildelingskriterienes innhold etter tilbudsfristens utløp, så lenge dette gjøres på en forutberegnelig og klar måte. Det er tilfelle i denne saken, da det i invitasjonen til forhandlingene ble presisert at tilbyderne skulle inngi et prisestimat, som dermed skulle vektlegges i den etterfølgende prisevalueringen. Alle filbyderne fikk den samme informasjonen, og det fremstår som uforståelig for innklagede at klager ikke forstod at prisestimatet skulle være relevant i evalueringen av priskriteriet. For øvrig er ikke kriteriet "pris" synonymt med "timepris", slik klager synes å legge til grunn. Videre er opplysningene om timepris i konkurransegrunnlaget angitt i en generell del i grunnlaget, og ikke i direkte tilknytning til tildelingskriteriet pris.

(30) Når det gjelder anførselen om at estimatene ikke er mulig å sammenligne, vises det til at tilbyderen er blitt evaluert i forhold til tidligere gitte estimater, jf evalueringsrapporten.

(31) Valgte leverandørs estimat ble gitt under forhandlingsmøtet med tilbyderen, og senere bekreftet muntlig i en telefonsamtale. Estimatet ble ikke gitt skriftlig da det ikke er kontraktsrettslig bindende. Når det gjelder det tredje selskapet, Geoservice AS avga også dette selskapet sitt estimat under forhandlingene. Ingen av disse to tilbyderne ga uttrykk for at det var vanskelig å oppgi et prisestimat.

(32) Innklagede bestrider at kontrakten skulle vært tildelt klager. Klagers timepris for kontorpersonell var høyere enn valgte leverandørs, og dette arbeidet utgjør ca 50 % av det totale oppdragets omfang. Klagenemndas vurdering:

(33) Klager har deltatt i konkurransen og har saklig klageinteresse, jf forskrift om Klagenenmd for offentlige anskaffelser § 6. Klagen er rettidig. Anskaffelsen følger etter sin verdi forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr 402 del I og jf forskriftens §§ 2-1 og 2-2. Innklagedes vektlegging av tilbydernes prisestimat i evalueringen av tildelingskriteriet pris

(34) Av forskriftens § 22-2 fremgår det at oppdragsgivers tilbudsevaluering utelukkende skal skje på basis av de tildelingskriterier som er opplyst i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget. Ved evalueringen av de opplyste kriterier, er det utelukkende omstendigheter som er relevante i forhold til disse, det kan legges vekt på. Når det direkte gjelder hvilke omstendigheter det kan legges vekt på i en prisevaluering, kan dette utelukkende være forhold som tilbyderne har tilbudt med bindende virkning Opplysninger fra tilbyderne om forhold som de ikke vil være kontraktsrettslig forpliktet av, må således anses irrelevant å legge vekt på i prisevalueringen.

(35) Av innsendt dokumentasjon fremgår det at innklagede i tilbudsevalueringen av priskriteriet la vekt på tilbydernes uforpliktende estimater over total kostnad for oppdraget. Dette var altså estimater som tilbyderne ikke var kontraktsrettslig bundet av. Klagenemnda finner derfor at innklagede ikke kunne vektlegge disse i evalueringen av priskriteriet. Dette må særlig gjelde i dette tilfellet når innklagede ikke hadde oppgitt hvilke forutsetninger tilbydernes prisestimater skulle bygge på. Innklagedes opptreden i motstrid med dette må anses som et brudd på kravet til forutberegnelighet i lovens § 5, jf forskriftens § 22-2. Etter klagenemndas

oppfatning, skulle innklagede i dette tilfellet utelukkende basert sin evaluering av priskriteriet på de tilbudte timepriser da det var disse som var kontraktsrettslig bindende for filbyderne.

(36) Basert på det resultat klagenemnda er kommet til, finner nemnda ikke grunn til å gå inn på klagers øvrige anførsler. Konklusjon: Kommunene Songdalen, Søgne og Lillesand har brutt kravet til forutberegnelighet i lovens § 5 ved å vektlegge tilbydernes uforpliktende prisestirnater i evalueringen av tiklelingskriteriet pris. For klagenemnda,

Refererte rettskilder

  • LOA 1999 § 5 — Grunnleggende krav til forutberegnelighet; brutt ved vektlegging av ikke-bindende prisestimater
  • FOA 2006 § 22-2 — Krav om at tilbudsevaluering utelukkende skjer på basis av opplyste tildelingskriterier; hjemmel for bindingskravet i prisevaluering
  • FOA 2006 § 2-1 — Regelverkets virkeområde; grunnlag for å fastslå at anskaffelsen følger del I
  • FOA 2006 § 2-2 — Terskelverdi; grunnlag for at anskaffelsen følger del I

Lignende saker

KOFA 2013/93
KOFA 2013/93: Lokal tilhørighet i tildelingskriterier – lovlig?
Klagenemnda fant at Meldal kommune ikke hadde brutt kravene til forutberegnelighet eller likebehandling da lokal tilstedeværelse ble...
KOFA 2020/229
KOFA 2020/229 – Uopplyst prismodell endret vektingen av pris
Bane NOR SF brukte en medianbasert prismodell i en konkurranse om forberedende jernbanearbeider verdt 60 millioner kroner, uten å opplyse om...
KOFA 2025/0876
KOFA 2025/0876: Ulovlig vektingsintervall for tildelingskriterier
Troms fylkeskommune kunngjorde i desember 2024 en konkurranse med forhandling for anskaffelse av sikkerhetsberedskapstjeneste (MDR) til en...
KOFA 2024/2030
KOFA 2024/2030: Ulovlig prisevaluering Os skole-totalentreprise
Os kommune brøt anskaffelsesregelverket ved å utelate byggetrinn 2 fra evalueringen av tildelingskriteriet «Priser» i en...
KOFA 2025/0650
KOFA 2025/0650: Begrunnelsesplikt – tilbudspris ikke forretningshemmelighet
Bergen kommune gjennomførte en begrenset anbudskonkurranse om konsulenttjenester for kommunedelplan og konsekvensutredning for bybane. KOFA...
KOFA 2023/1169
KOFA 2023/1169 – Vekting av underkriterier og skal-krav
Holmestrand kommune brøt anskaffelsesregelverket på to punkter ved konkurranse med forhandling om leie av arbeidslokaler: ved å fastsette...
KOFA 2025/0641
KOFA 2025/0641: Avlysningsrett – Os kommune (totalentreprise)
Os kommune avlyste en konkurranse om totalentreprise for ombygging av Os skole etter at KOFA i sak 2024/2030 hadde slått fast at...
KOFA 2024/902
KOFA 2024/902: Ulovlig vekting av underkriterier – Nittedal
Klagenemnda for offentlige anskaffelser ga Nordby Maskin AS medhold i at Nittedal kommunes vekting av underkriterier til tildelingskriteriet...

Ofte stilte spørsmål

Kan oppdragsgiver bruke uforpliktende prisestimater som grunnlag for prisevaluering?
Nei, ifølge KOFA 2008/80 kan oppdragsgiver i prisevalueringen kun vektlegge opplysninger tilbyderne er kontraktsrettslig bundet av. Estimater som ikke er bindende for tilbyderen, er etter FOA 2006 § 22-2 irrelevante som evalueringsgrunnlag, uavhengig av om de valideres mot referanser.
Hva skjer dersom en konkurranse med forhandling ikke spesifiserer hvilke forutsetninger prisestimater skal bygge på?
KOFA fremhevet i sak 2008/80 at fraværet av definerte forutsetninger forsterker bruddet på forutberegnelighet. Når tilbyderne ikke får vite hvilke forutsetninger estimatene skal bygge på, er estimatene hverken sammenlignbare eller egnet som grunnlag for prisevaluering etter LOA 1999 § 5.
Hva kan oppdragsgiver evaluere under priskriteriet i en konkurranse med forhandling der timepriser er oppgitt?
Ifølge KOFA 2008/80 skal prisevalueringen i en slik situasjon baseres på de bindende timeprisene som tilbyderne har oppgitt. Dersom oppdragsgiver ønsker å evaluere totaløkonomi, må dette gjøres på grunnlag av elementer tilbyderne er kontraktsrettslig forpliktet av, og dette må fremgå klart av konkurransegrunnlaget på forhånd.
Dette er et søkeverktøy for å finne og forstå KOFA-praksis. Sammendraget er AI-generert på grunnlag av KOFAs egen avgjørelsestekst (gjengitt i sin helhet over). Det erstatter ikke juridisk vurdering av konkrete saker.
Laster...