foa
Forum
for offentlige anskaffelser

HjemKOFA-basenKOFA 2011/276

KOFA-AVGJØRELSE

KOFA 2011/276: Deltilbud må evalueres samlet

Saksnummer
2011/276
Avgjort
2011-12-19
Kunngjort
2010-12-09
Innklaget
BTV Innkjøp
Klager
Servicegrossisten AS
Regelverk
FOA 2006
Sakstype
Klage på tildelingsevaluering og avklaringsplikt
Anskaffelsens verdi
665 millioner kroner (angitt i kunngjøringen punkt II.1.4)
Art
Vare
Prosedyre
Åpen anbudskonkurranse
Terskelverdi
Over EØS-terskel
KOFA fant at BTV Innkjøp brøt forskrift om offentlige anskaffelser § 22-2 (1) ved å evaluere deltilbud gruppe for gruppe i stedet for å vurdere hvilken kombinasjon av tilbud som totalt sett var det økonomisk mest fordelaktige. Klagers anførsler om avklaringsplikt og utilstrekkelig hensyntaking av rabattsystem førte ikke frem.
Hovedspørsmål
Har oppdragsgiver plikt til å evaluere deltilbud samlet for å finne den totalt sett mest økonomisk fordelaktige kombinasjonen, og forelå det i dette tilfellet en plikt til å avklare et forbehold i tilbudet?

Faktum

BTV Innkjøp kunngjorde 9. desember 2010 en åpen anbudskonkurranse for rammeavtale om levering av næringsmidler til Buskerud, Telemark og Vestfold fylkeskommuner samt en rekke kommuner i de tre fylkene. Anskaffelsens estimerte verdi var 665 millioner kroner. Konkurransen var delt inn i ti varegrupper, og tilbyderne kunne gi tilbud på én eller flere grupper. Servicegrossisten AS leverte tilbud på alle grupper unntatt gruppe 9, men med forbehold om at tilbudet kun ble akseptert dersom selskapet ble valgt som leverandør i både gruppe 1 (kolonialvarer) og gruppe 3 (frosne grønnsaker og bær). Innklagede valgte klager som vinner i gruppe 1, men ikke i gruppe 3. Som konsekvens av forbeholdet ble klager ikke vurdert i noen av de øvrige gruppene. Innklagede hadde evaluert hver varegruppe isolert og tildelt kontrakt til det beste tilbudet per gruppe, uten å vurdere hvilken samlet kombinasjon av deltilbud som ga den mest økonomisk fordelaktige løsningen for oppdragsgiver.

KOFAs vurdering

1. Avklaringsplikt. Rettsregel: FOA 2006 § 21-1 (1) oppstiller forhandlingsforbud i åpne anbudskonkurranser, men § 21-1 (2) bokstav a tillater avklaring av «uklarheter og ufullstendigheter» i tilbudene. KOFAs tolkning: Adgangen til avklaring forutsetter at det faktisk foreligger uklarheter; der tilbudet er klart formulert, foreligger det verken rett eller plikt til avklaring – tvert imot vil kontakt med tilbyder i slike tilfeller utgjøre brudd på forhandlingsforbudet, jf. KOFA 2010/200. Avgjørende faktum: Forbeholdet ble av nemnda objektivt tolket som en klar betingelse om at klager kun leverte deltilbud dersom selskapet ble valgt i begge de nevnte varegruppene. Innklagede hadde heller ikke selv oppfattet forbeholdet som uklart. Det klager reelt ønsket avklart, var ikke forståelsen av ordlyden, men om forbeholdet ville bli opprettholdt når utfallet viste seg uheldig for klager – noe som ikke er en «uklarhet» i forskriftens forstand. Delkonklusjon: Ingen avklaringsplikt forelå, og klagen på dette punkt førte ikke frem.

2. Tildelingsevaluering – helhetsvurdering av deltilbud. Rettsregel: FOA 2006 § 22-2 (1) krever at tildeling skjer til det «økonomisk mest fordelaktige» tilbudet. KOFAs tolkning: Når oppdragsgiver åpner for deltilbud, oppstår en plikt til å vurdere «den løsning som er økonomisk mest fordelaktig, uavhengig av om dette medfører at det inngås kontrakt med en eller flere leverandører», jf. KOFA 2007/144 premiss (21). Dette innebærer at oppdragsgiver må sammenligne enkeltvis tildeling og alle aktuelle kombinasjoner av leverandører. Avgjørende faktum: Innklagede evaluerte utelukkende hvert deltilbud isolert per varegruppe, og tildelte kontrakt til den som ble vurdert best i den aktuelle gruppen, uten å analysere hvilken kombinasjon av tilbud som ga lavest totalkostnad for oppdragsgiver. Det forelå ingen informasjon i konkurransegrunnlaget om at gruppene skulle evalueres utelukkende separat. Delkonklusjon: Brudd på FOA 2006 § 22-2 (1).

3. Tildelingsevaluering – rabattsystem. Rettsregel: KOFAs overprøving av innkjøpsfaglig skjønn er begrenset til om vurderingen er «uforsvarlig, usaklig, vilkårlig eller bygd på feil faktum», jf. KOFA 2011/201. KOFAs tolkning: Oppdragsgiver kan legge til grunn realistiske ordrestørrelser ved beregning av rabatter, og nemnda overprøver ikke valg av snittpris så lenge det er saklig begrunnet. Avgjørende faktum: Innklagede begrunnet valget av 7 % rabattsats med at en høyere ordrestørrelse ville kreve en samordning av bestillinger utover det systemet la til rette for, og simulerte i tillegg høyere rabatter under klagebehandlingen uten at resultatet endret seg. Delkonklusjon: Evalueringen under dette kriteriet var forsvarlig; klagen på dette punkt førte ikke frem.

Konklusjon

KOFA konkluderte med at BTV Innkjøp brøt FOA 2006 § 22-2 (1) ved å evaluere deltilbud gruppe for gruppe i stedet for å vurdere den totalt sett mest økonomisk fordelaktige kombinasjonen av tilbud. Anførselen om avklaringsplikt og utilstrekkelig vektlegging av rabattsystemet førte ikke frem. Vilkårene for erstatning var ikke oppfylt ettersom kontrakt ennå ikke var inngått og ny evaluering kunne gjennomføres.

Praktisk betydning

Avgjørelsen presiserer en viktig plikt ved konkurranser som åpner for deltilbud: oppdragsgiver kan ikke nøye seg med å kåre en vinner per delkontrakt isolert, men må gjennomføre en helhetlig analyse av hvilken kombinasjon av tilbud som gir den totalt sett laveste kostnaden eller det beste utfallet målt mot samtlige tildelingskriterier. Plikten gjelder uavhengig av om dette medfører at det inngås kontrakt med flere leverandører. Avgjørelsen klargjør videre grensen for avklaringsadgangen: der et forbehold er klart formulert, foreligger verken rett eller plikt til avklaring – og en slik kontakt ville i stedet utgjort et brudd på forhandlingsforbudet.

Hele KOFA-avgj\u00f8relsen (klikk for \u00e5 skjule)

2011/276 BTV Innkjøp

Innklaget: BTV Innkjøp

Klager: Servicegrossisten AS

Avgjørelse: Brudd på regelverket

Type sak: Prioritert rådgivende sak

Klagenemnda for offentlige anskaffelser Innklagede har gjennomført en åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av rammeavtaler for levering av næringsmidler. I tillegg til lov om offentlige anskaffelser følger anskaffelsen etter sin opplyste art og verdi forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og III, jf. forskriftens §§ 2-1 (4) og 2-2. Klagenemnda fant at innklagede hadde brutt forskriften § 22-2 (1) ved ikke å vurdere hvilke tilbud som totalt sett var det økonomisk mest fordelaktige. Klagers øvrige anførsler førte ikke fram. Klagenemndas avgjørelse 19. desember 2011 i sak 2011/276 Klager: Servicegrossistene AS Innklaget: BTV Innkjøp Klagenemndas Magni Elsheim, Andreas Wahl og Jakob Wahl medlemmer: Saken gjelder: Avklaringsplikt. Tildelingsevaluering. Bakgrunn:

(1) BTV Innkjøp (heretter kalt innklagede) kunngjorde 9. desember 2010 en åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av rammeavtale for levering av næringsmidler (matvarer) til "Buskerud, Telemark og Vestfold fylkeskommuner, samt de fleste kommuner i de tre fylkene". Anskaffelsens verdi er i kunngjøringen punkt II.1.4) angitt til å være 665 millioner kroner. I samme punkt var det angitt at rammeavtalen maks skulle ha 10 leverandører. Tilbudsfrist var i kunngjøringen punkt IV.3.8) angitt til å være 15. februar 2011.

(2) I konkurransegrunnlaget punkt 2.1 "Anskaffelsens omfang" fremkom følgende vedrørende oppdeling av grupper i konkurransen: "Næringsmidler er delt opp i følgende grupper: Gr.1 Kolonialvarer Gr.2 Frukt, bær, grønnsaker og poteter, ferske og bearbeidede (også sousvide) Gr.3 Grønnsaker og bær, frossen Gr.4 Egg og fjørfe Gr.5 Kjøttprodukter, ferske Gr.6 Kjøttprodukter, frosset

Gr.7 Fisk, frossen Gr.8 Meieriprodukter faste Gr.9 Meieriprodukter flytende Gr.10 Småkunder […] Oppdragsgiver vil inngå avtale med en eller flere leverandører. Det vil ikke bli inngått parallelle rammeavtaler i gruppene. Avtaler med flere leverandører vil bli inngått iht. de oppsatte gruppene og/eller geografisk."

(3) I konkurransegrunnlaget punkt 2.2 "Anskaffelsesprosedyre" var det gitt følgende beskrivelse: "Åpen anbudskonkurranse: Etter at tilbudene har kommet inn vil det bli vurdert om leverandørene tilfredsstiller kvalifiseringskriteriene i konkurransegrunnlaget. De leverandørene som ikke tilfredsstiller kvalifiseringskriteriene vil ikke komme videre i konkurransen. Det blir deretter foretatt en evaluering av tilbudene til de leverandørene som blir kvalifisert. Ved denne anskaffelsesformen, kan det ikke gjennomføres forhandlinger om tilbudene. Det kan kun gjennomføres samtaler for å oppklare eventuelle uklarheter eller for å få tilleggsinformasjon."

(4) I konkurransegrunnlaget punkt 2.4 "Forbehold" var det angitt at tilbud som inneholdt vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget ville bli avvist. Videre fremkom det at: "Eventuelle andre forbehold til konkurransegrunnlaget, skal være presise og entydige, og beskrives i et eget punkt i tilbudsbesvarelsen. Eventuelle forbehold skal prissettes dersom de har en prismessig konsekvens."

(5) I konkurransegrunnlaget vedlegg 1 "Utkast til rammeavtale" var det vedlagt et utkast til kontrakt. I punkt "Generelt" underpunkt K002 fremkom det at "Tilbyder skal oppgi hvilke grupper det gis tilbud i".

(6) I konkurransegrunnlaget vedlegg 1 "Utkast til rammeavtale" punkt "Tildelingskriterier" var det angitt at kriteriene var "Priser og kostnader (Vekt 40 %)", "Levering (Vekt 15 %)", "Kundeservice (Vekt 5 %)", "Løsningsforslag (Vekt 20 %)", "Produktkvalitet (Vekt 5 %)" og "Miljø (Vekt 15 %)". Kriteriet "Priser og kostnader" var beskrevet på følgende måte: "T002 Priser og kostnader veier 40 % av tildelingskriteriene. Leverandør skal fylle ut vedlagte prisskjemaer. Prisene skal oppgis eksklusive mva., men inkludert alle leverandørens øvrige kostnader (gebyr, levering, godtgjørelser og alle andre kostnadselementer). T003 Prisskjemaene gir detaljert oversikt over varegrupper og produkter som det ønskes tilbud på. Det skal fylles ut prisskjema i de gruppene som det gis tilbud på. Tilbydere i gruppe 10 må fylle ut prisskjema for de andre 9 gruppene, og beskrive en

enkel modell for eventuelle tillegg i pris for denne gruppen. Prisskjema skal lastes opp som regneark i "Mine dokumenter". Det er viktig at alle prisene fylles ut. Det er ikke tillat å legge til varelinjer. T004 Det skal oppgis en generell rabatt på veiledende prisliste på øvrige produkter i gruppen. Dette for at oppdragsgiver skal danne seg et inntrykk av øvrig sortiment. Spørsmålet vil ikke bli evaluert."

(7) Innen tilbudsfristens utløp var det innkommet tilbud fra 11 leverandører, herunder fra Servicegrossisten AS (heretter kalt klager). Klager er et selskap som eies av 23 frittstående grossistfirmaer. Siden det var 2 grossistfirmaer i klagers selskap som ønsket å levere tilbud, Bjørnulfs Engros AS og Willys Agentur Engros AS, ble tilbudet levert i klagers navn.

(8) I klagers tilbud var det angitt følgende forbehold: "Servicegrossistene AS inngir tilbud på alle varegrupper med unntak av gruppe 9 – meieriprodukter flytende. Vi aksepterer at vårt tilbud kun antas på deler av de tilbudte varegrupper men det er en forutsetning for vårt tilbud at vi blir antatt i varegruppe 1 – kolonialvarer og 3 – Grønnsaker og bær frosset. Utover dette har vi ingen forbehold til anbudet."

(9) I klagers tilbud var det under kontraktpunkt T004 oppgitt et rabattsystem, hvor rabatten økte i takt med ordrens størrelse.

(10) Fra innklagedes tildelingsmeddelelse av 8. september 2011 hitsettes følgende: "Bjørnulfs Engros AS [klager] hadde følgende forbehold i sitt tilbud: "Servicegrossistene AS inngir tilbud på alle varegrupper med unntak av gruppe 9 – meieriprodukter flytende. Vi aksepterer at vårt tilbud kun antas på deler av de tilbudte varegrupper, men det er en forutsetning for vårt tilbud at vi blir antatt i varegruppe 1 – kolonialvarer og 3 – Grønnsaker og bær frosset. Utover dette har vi ingen forbehold til anbudet." Bjørnulfs Engros AS ble valgt som vinner i gruppe 1, men ikke i gruppe 3. Dette medfører at oppdragsgiver ikke kan velge Bjørnulfs Engros som vinner i noen av gruppene på grunn av forbeholdet som er tatt. Bjørnulfs Engros AS er dermed ikke vurdert i de andre gruppene. Gruppe 3, Grønnsaker og bær, frossen: Det var kommet inn 5 tilbud i denne gruppen. 1 av tilbudene var ikke fullstendig, og ble avvist. Etter en totalvurdering i henhold til de tildelingskriteriene som fremkom i konkurransegrunnlaget er Odd Langdalen Frukt og Grønt Engros AS valgt som vinner av gruppe 3. Begrunnelse for at dere ikke er valgt: Priser og kostnader (Vekt 40 %)

Poengene for priser og kostnader er satt ut fra en forholdsmessig prisforskjell omregnet i prosentpoeng i forhold til laveste tilbud. Laveste tilbud er gitt karakter 100. Deres tilbud fikk 89,86 poeng, mens vinnerens tilbud fikk 100 poeng."

(11) Ved brev av 22. september 2011 påklaget klager tildelingsbeslutningen. Det ble i hovedsak fremsatt de samme anførsler som nå er fremmet i klagen til Klagenemnda for offentlige anskaffelser (heretter kalt klagenemnda). I tillegg ble det hevdet at det ikke var anledning til å innstille Odd Langdalen Frukt og Grønt Engros (heretter kalt valgte leverandør) som leverandør for gruppe 3 "Grønnsaker og bær, frosset", da klager var kjent med at valgte leverandør ikke hadde biler som kunne tilfredsstille Mattilsynets krav.

(12) Innklagede opprettholdt tildelingsbeslutningen ved brev 3. oktober 2011. Det ble vist til at valgte leverandør hadde levert et tilbud i overenstemmelse med konkurransegrunnlaget. Hva gjelder klagers anførsel om at det tilbudte rabattsystemet ikke var tilstrekkelig hensyntatt ved evalueringen, viste innklagede til at det, for å imøtekomme klager, var blitt foretatt en ny evaluering hvor det var simulert med en rabatt på 8 og 9 %. Dette endret imidlertid ikke resultatet av evalueringen. Videre fremkom følgende: "Etter vår mening hadde vi ikke grunnlag for å avklare SG sitt forbehold. Ut fra en objektiv språklig forståelse av forbeholdet, var det liten tvil om hva som lå i forbeholdet. Vi kan ikke se at det kan påligge oppdragsgiver å avklare klart formulerte forbehold. Vi mener at eventuelle feil ved formulering av forbehold er tilbyders risiko."

(13) Klager brakte saken inn for klagenemnda ved brev 7. oktober 2011.

(14) Innklagede har i e-post av 14. oktober 2011 akseptert å avvente kontraktsinngåelse i påvente av at klagenemnda behandler saken. Anførsler: Klagers anførsler: Avklaringsplikt

(15) Klager anfører at innklagede har brutt kravene til konkurranse og god forretningsskikk ved ikke å avklare forbeholdet i klagers tilbud, noe som har medført at innklagede ikke har valgt det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Klager forstod det slik at innklagede ville velge det økonomisk mest fordelaktige tilbudet samlet sett, og ga derfor svært gode priser i gruppe 1 (kolonialvarer), som var den desidert største varegruppen. Da det sjeldent er økonomisk gunstig å kjøre frosne bær og grønnsaker alene (gruppe 3), ble det tatt forbehold om at klager måtte velges som leverandør for både gruppe 1 og 3. Når de relative størrelsene for hver varegruppe ses hver for seg, er størrelsen på leveranser i gruppe 1 om lag 25,41 ganger så stor som størrelsen på leveranser i gruppe 3. Det har da formodningen mot seg at klager ville frasagt seg retten til levering til alle de andre varegruppene dersom selskapet ikke ble valgt som vinner i gruppe 3, som er den klart

minste varegruppen. Uklarhetens art – at det var knyttet til den klart minste varegruppen, som ofte er en del av varegruppe 1 – fører til at innklagede hadde en avklaringsplikt i foreliggende sak. Klagers forbehold hadde også vært gjenstand for diskusjoner internt. I henhold til konkurransegrunnlaget punkt 2.2. var det anledning til å gjennomføre samtaler for å oppklare eventuelle uklarheter, eller for å få tilleggsinformasjon. Innklagede kunne ved en enkelt henvendelse til klager avklart forståelsen av forbeholdet. En slik avklaring ville ikke endret de tilbudte prisene, og ville heller ikke vært i strid med forhandlingsforbudet eller kravet til likebehandling. Klagenemnda har også i flere saker konstatert at det foreligger en plikt for oppdragsgiver til å avklare uklarheter og ufullstendigheter som ikke har noen konkurransebetydning, se særlig sak 2009/83, som har paralleller til denne saken. Tildelingsevaluering

(16) Klager anfører at innklagede har brutt regelverket ved å foreta en feilaktig tildelingsevaluering.

(17) Det vises for det første til at innklagede har vurdert hver varegruppe for seg, og derfor ikke har valgt det økonomisk mest fordelaktige tilbudet ut fra et helhetsperspektiv. I følge klager burde innklagede vurdert flere varegrupper samlet. Det forelå heller ikke noen klar informasjon i konkurransegrunnlaget om at hver av varegruppene skulle evalueres isolert. Det var utlyst én anbudskonkurranse, noe som tilsier at gruppene skulle evalueres samlet. Selv om det var åpnet for at tilbyderne kunne gi tilbud på deler av anbudsmaterialet, har oppdragsgiver både en rett og en plikt til å analysere hvilke tilbud som samlet sett gir den beste løsning. Om vinneren av gruppe 3 isolert sett ble vurdert å ha det beste tilbudet, var denne gruppen så liten at det ville vært mer økonomisk fordelaktig å utpeke klager som vinner fordi innklagede tilbød det beste tilbudet i gruppe 1, som var en 25 ganger så stor gruppe.

(18) Det vises for det andre til at innklagede ikke har tatt tilstrekkelig hensyn til klagers rabattsystem ved evalueringen av gruppe 3. Innklagede hadde trolig fått en rabatt i ethvert tilfelle, da innklagedes bestillinger sannsynligvis ville oversteget 5000 kroner. De fleste bestillingene ville trolig vært på over 10 000 kroner, noe som innebærer en enda høyere rabatt, noe som igjen skulle vært hensyntatt. Erstatning

(19) Klager ber klagenemnda ta stilling til hvorvidt vilkårene for erstatning er oppfylt. Innklagedes anførsler: Avklaringsplikt

(20) Innklagede bestrider at det foreligger noe brudd på avklaringsplikten da det verken forelå rett eller plikt til å avklare forbeholdet i klagers tilbud. Evalueringen viste at klagers tilbud var det økonomisk mest fordelaktige i gruppe 1, men ikke i gruppe 3. Ettersom klagers tilbud på de øvrige gruppene var betinget av tildeling i både gruppe 1 og 3, ble ikke klagers tilbud innen de øvrige gruppene evaluert ferdig. Forbeholdet var riktignok gjenstand for diskusjon hos innklagede fordi innklagede mente det var tatt et svært beklagelig forbehold. Selv om forbeholdet ikke ble vurdert til å være av en slik art at det måtte føre til avvisning etter forskriften, medførte forbeholdet at klagers tilbud ikke kunne velges. Forbeholdet var etter innklagedes mening så klart at det ikke kunne

sies å foreligge ufullstendigheter eller uklarheter i tilbudet. Det var derfor heller ikke adgang til å foreta avklaringer. Innklagede kan heller ikke se at tilbudet for øvrig inneholder formuleringer som kan tilsi at forbeholdet var ment på en annen måte enn det var skrevet. Uansett ville en eventuell avklaring medført en endring av ordlyden i forbeholdet. En avklaring ville også virke konkurransevridende fordi det er snakk om et forbehold som har avgjørende betydning for hvem som vinner konkurransen. Tildelingsevaluering

(21) Innklagede bestrider at regelverket er brutt da det ikke er foretatt noen feilaktig tilbudsevaluering.

(22) Innklagede viser til at det som følge av forbeholdet i klagers tilbud, ikke var grunn til å evaluere det totale tilbudet. Innklagede hadde åpnet for deltilbud av hensyn til markedet, slik at også mindre leverandører kunne delta i konkurransen, og ha mulighet til å få tildelt kontrakt. På den bakgrunn ble det i konkurransegrunnlaget etterspurt tilbud på én eller flere grupper av totalt 10 grupper med konkret angitte næringsmidler. Prisskjemaene gir også detaljert oversikt over varegrupper og produkter som det ønskes tilbud på. I konkurransegrunnlaget bes tilbyder angi hvilke grupper det gis tilbud på, og fylle ut prisskjema for disse gruppene. Ved evalueringen har innklagede følgelig lagt til grunn de tilbudte priser per gruppe for å finne hvilken kombinasjon av deltilbud som ga den laveste totalsummen. Innklagede ser det slik at når det åpnes for deltilbud, foreligger det en plikt til å foreta en evaluering av tilbud gruppe for gruppe, og velge den løsning som er økonomisk mest fordelaktig, selv om dette medfører at det inngås kontrakt med flere leverandører. Dette er også er bekreftet i klagenemndas sak 2007/144.

(23) Innklagede har ikke etterspurt eventuelle rabattsatser utover nettopriser i prisskjema. Det er kun klager om har tilbudt en rabattstige som vil gi ulik rabatt avhengig av størrelsen på hver enkelt bestilling. De øvrige tilbyderne har eventuelt gitt rabatt ved å oppgi en redusert pris for varer direkte i prisskjemaet. Klagers tilbud ble i utgangspunktet evaluert ferdig i gruppe 1 og 3. Ved denne evalueringen ble en rabattsats på 7 % lagt til grunn, da innklagede fant at det ikke var realistisk å kalkulere med en ordre for mer enn 7500 kroner i snitt. For å kunne legge til grunn en høyere rabatt kreves en høyere samordning av bestillinger enn det i dag ligger til rette for, da bestillerne er av ulik størrelse med ulik kompetanse og behov. I forbindelse med klagebehandlingen har innklagede likevel imøtekommet klager ved å simulere opp rabatten i gruppe 2, 3 og 4, uten at dette endret resultat for disse gruppene. Erstatning

(24) Innklagede har ikke kommentert denne anførselen. Klagenemndas vurdering:

(25) Klager har deltatt i konkurransen, og har saklig klageinteresse, jf. forskrift om Klagenemnd for offentlige anskaffelser § 6. Klagen er også rettidig. Anskaffelsen gjelder en vareanskaffelse. Anskaffelsens verdi er i kunngjøringen punkt II.1.4) estimert til 665 millioner kroner. I tillegg til lov om offentlige anskaffelser følger anskaffelsen

etter sin opplyste art og verdi forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og III, jf. forskriftens §§ 2-1 (4) og 2-2. Avklaringsplikt

(26) Det første spørsmålet for klagenemnda er om innklagede, ved å unnlate å avklare forbeholdet i klagers tilbud, har brutt regelverket.

(27) I forskriften § 21-1 (1) er det fastsatt et forhandlingsforbud i åpne anbudskonkurranser: "Ved åpen og begrenset anbudskonkurranse er det ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger. Det er herunder ikke tillatt å endre pris, leveringstid eller andre forutsetninger som har betydning for konkurranseforholdet."

(28) I forskriften § 21-1 (2) er det angitt unntak fra dette utgangspunktet. I henhold til bokstav a kan oppdragsgiver "innhente nærmere opplysninger hos leverandørene for å få klarlagt uklarheter og ufullstendigheter i tilbudene".

(29) I klagenemndas sak 2010/200 konstaterte nemnda at innklagede hadde brutt forhandlingsforbudet ved å foreta avklaringer når det ikke forelå uklarheter i valgte leverandørs tilbud. I premiss (42) ble det vist til følgende: "Det vises til det som er redegjort for over om at det da ikke forelå noen uklarheter eller ufullstendighet ved tilbudene, hva gjelder timeprisene. Når det ikke foreligger noen uklarheter har oppdragsgiver heller ikke anledning til å foreta avklaringer etter § 21-1 annet ledd bokstav a. Når innklagede likevel kontaktet valgte leverandør for å be dem presisere om prisene var inklusive eller eksklusive merverdiavgift, utgjør dette da et brudd på forhandlingsforbudet i forskriften § 21-1 første ledd."

(30) I klagers tilbud var det et forbehold om at: "Servicegrossistene AS inngir tilbud på alle varegrupper med unntak av gruppe 9 – meieriprodukter flytende. Vi aksepterer at vårt tilbud kun antas på deler av de tilbudte varegrupper men det er en forutsetning for vårt tilbud at vi blir antatt i varegruppe 1 – kolonialvarer og 3 – Grønnsaker og bær frosset. Utover dette har vi ingen forbehold i anbudet."

(31) Slik klagenemnda ser det, tilsier en objektiv fortolkning av forbeholdet at det kun tilbys deltilbud dersom klager blir antatt som leverandør både for varegruppene 1 og 3, og nemnda kan ikke se at forbeholdet er uklart. Videre er det på det rene at innklagede ikke tolket forbeholdet som uklart, jf. innklagedes brev av 3. oktober 2011. Klager synes heller ikke å mene at forbeholdet i tilbudet i seg selv skal tolkes på en annen måte enn det innklagede har lagt til grunn, men at innklagede hadde plikt til å avklare om klager faktisk ønsket å opprettholde forbeholdet da det viste seg å gi et uheldig utfall for klager i evalueringen. Da det i dette tilfellet ikke foreligger "uklarheter og ufullstendigheter" i det inngitte tilbudet, er det ikke anledning til å foreta avklaringer, jf. forskriften § 21-1 (2) bokstav a, jf. (1). Tvert imot ville en avklaring av et forbehold som ikke var uklart utgjort et brudd på regelverket, jf. sak 2010/200. Klagers anførsel om at innklagede har brutt regelverket ved ikke å avklare forbeholdet i klagers tilbud fører følgelig ikke fram.

Tildelingsevaluering

(32) Det neste spørsmålet for klagenemnda, er om innklagede har foretatt en feilaktig tildelingsevaluering, og med dette har brutt regelverket. Klager viser både til at innklagede skulle evaluert alle varegruppene samlet istedenfor hver for seg, og at klagers tilbudte rabattordning ikke er vektlagt i tilstrekkelig grad ved evalueringen.

(33) Ved tildelingsevalueringen har den offentlige oppdragsgiveren et relativt vidt innkjøpsfaglig skjønn, som bare i begrenset grad kan overprøves rettslig av klagenemnda. Nemnda kan imidlertid prøve om vurderingen er i strid med de grunnleggende kravene i loven § 5 eller på annen måte er uforsvarlig, usaklig, vilkårlig eller bygd på feil faktum, jf. blant annet sak 2011/201 premiss (105).

(34) Klagenemnda tar først stilling til hvorvidt innklagede har brutt regelverket ved ikke å evaluere alle varegruppene samlet.

(35) Av forskriften § 22-2 (1) følger det at "Tildelingen skal skje enten på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, eller utelukkende ut fra hvilket tilbud som har den laveste prisen."

(36) I konkurransegrunnlaget var det angitt at det var anledning til å levere tilbud på én eller flere varegrupper. Det var ikke angitt om varegruppene skulle evalueres samlet eller separat. Det er på det rene at innklagede ikke har foretatt en evaluering av hvilken kombinasjon av de inngitte tilbud som totalt sett vil gi den økonomisk mest fordelaktige løsning basert på de oppgitte tildelingskriteriene, men utelukkende har vurdert hvilket tilbud som var best for hver enkelt gruppe isolert sett, og tildelt kontrakt i henhold til dette.

(37) I klagenemndas sak 2007/144 fastslo nemnda følgende i premiss (21): "(21) Når det åpnes for å inngi deltilbud, som i foreliggende tilfelle, må oppdragsgiver velge den løsning som er økonomisk mest fordelaktig, uavhengig av om dette medfører at det inngås kontrakt med en eller flere leverandører."

(38) Av dette kan det utledes at det foreligger en plikt til å vurdere alle aktuelle alternativer; altså både enkeltvis tildeling og kombinasjoner av flere leverandører, hvor det avgjørende er hva som totalt sett er den økonomisk mest fordelaktige løsningen for innklagede. Sak 2007/144 gjaldt en åpen anbudskonkurranse om vintervedlikehold av veier og plasser i Gratangen kommune. Konkurransen var inndelt i 6 roder, og det var anledning til å inngi tilbud på en eller flere roder. Klager leverte tilbud på 3 roder, mens valgte leverandør innga tilbud på samtlige roder. Valgte leverandør ble valgt som leverandør for alle rodene til tross for at det økonomisk mest fordelaktige alternativet for innklagede ville vært å tildele kontrakt både til klager og valgte leverandør. Tilsvarende resonnement er også lagt til grunn i eldre klagenemndspraksis, jf. klagenemndas saker 2004/79 premiss (58) og 2004/180 premiss (53), samt i Dragsten/Lindalen, Offentlige anskaffelser, kommentarutgave s. 1801.

(39) Tilsvarende må legges til grunn i herværende sak. Innklagede må vurdere hvilke tilbud som totalt sett er det økonomisk mest fordelaktige, uansett om dette innebærer at det inngås kontrakt med en eller flere leverandører. Klagenemnda finner etter dette at

innklagede har brutt forskriften § 22-2 (1) ved ikke å foreta en vurdering av hvilke tilbud som samlet sett var det økonomisk mest fordelaktige.

(40) Videre må klagenemnda ta stilling til om innklagede, ikke har tatt tilstrekkelig hensyn til klagers rabattsystem ved evalueringen av varegruppe 3 og med dette brutt regelverket.

(41) Klagenemnda kan kun i begrenset grad overprøve innklagedes skjønn ved tildelingsevalueringen, jf. premiss (33).

(42) Klager tilbød et rabattsystem hvor større innkjøp innebar større rabatter. I følge klager skulle innklagede lagt til grunn en høyere snittpris ved innkjøp, og derved også en høyere rabatt ved evalueringen av klagers tilbud.

(43) Innklagede har vist til at det ikke var realistisk å kalkulere med en ordre for mer enn 7500 kroner i snitt, og la derfor til grunn en rabattsats på 7 %. Bakgrunnen for at det ikke ble kalkulert med en høyere snittpris, er at dette ville krevd en høyere grad av samordning av bestillinger enn det i dag er lagt til rette for. I forbindelse med klageomgangen la innklagede en noe høyere prosentsats til grunn, uten at dette endret utfallet av evalueringen. Slik nemnda ser det, må det anses forsvarlig at innklagede la til grunn den aktuelle rabatten ved evalueringen av tilbudet, da dette var basert på ordrestørrelser som det var lagt til rette for i innklagedes system. Klagenemnda finner etter dette at innklagedes tildelingsevaluering under dette kriteriet var forsvarlig. Klagers anførsel fører ikke fram på dette punkt. Erstatning

(44) Idet innklagede ikke har inngått kontrakt, og således har anledning til å foreta en ny tildelingsevaluering i samsvar med klagenemndas uttalelse i foreliggende sak, kan nemnda ikke se at vilkårene for erstatning for klager p.t. er oppfylt, jf. klagenemndforskriften § 12. Konklusjon: BTV Innkjøp har brutt forskriften § 22-2 (1) ved ikke å foreta en vurdering av hvilke tilbud som samlet sett var det økonomisk mest fordelaktige. Klagers øvrige anførsler førte ikke fram. Bergen, 19. desember 2011 For Klagenemnda for offentlige anskaffelser, Jakob Wahl

Refererte rettskilder

  • FOA 2006 § 2-1 — Fastsettelse av terskelverdi og anvendelig del av forskriften (del I og III)
  • FOA 2006 § 2-2 — Fastsettelse av terskelverdi og anvendelig del av forskriften
  • FOA 2006 § 21-1 — Forhandlingsforbud i åpen anbudskonkurranse og unntaket for avklaring av uklarheter og ufullstendigheter
  • FOA 2006 § 22-2 — Tildelingskriterium – plikt til å velge det økonomisk mest fordelaktige tilbudet; brudd konstatert
  • LOA 1999 § 5 — Grunnleggende krav til konkurranse, likebehandling og forutberegnelighet; ramme for overprøving av skjønn
  • Klagenemndforskriften § 6 — Saklig klageinteresse
  • Klagenemndforskriften § 12 — Vilkår for erstatning
  • KOFA 2007/144 — Presedensavgjørelse om plikt til helhetlig evaluering ved deltilbud – vintervedlikehold Gratangen kommune
  • KOFA 2010/200 — Avklaring av klare tilbud utgjør brudd på forhandlingsforbudet
  • KOFA 2011/201 — Rammen for KOFAs overprøving av innkjøpsfaglig skjønn ved tildelingsevaluering
  • KOFA 2004/79 — Eldre praksis om helhetlig evaluering ved deltilbud
  • KOFA 2004/180 — Eldre praksis om helhetlig evaluering ved deltilbud
  • Dragsten/Lindalen, Offentlige anskaffelser – kommentarutgave, s. 1801 — Støtte for plikt til helhetlig evaluering ved deltilbud

Lignende saker

KOFA 2014/83
KOFA 2014/83: Retting av åpenbar feil i tilbud – FOA 2006
KOFA fant at Akershus fylkeskommune Eiendom FKF lovlig rettet en åpenbar regnefeil i Expandia Moduler AS sitt tilbud om leie av...
KOFA 2012/62
KOFA 2012/62: Plikt til å etterprøve tilbudsopplysninger i karensperioden
KOFA fant at NAV økonomi brøt anskaffelsesloven § 5 ved ikke å etterprøve opplysningene om setehøyden i Hepros tilbud etter at klager,...
KOFA 2015/38
KOFA 2015/38: Tildelingsevaluering og P-merking av filter
KOFA fant at Sunnhordland Interkommunale Innkjøpsforum ikke brøt kravet til klarhet i konkurransegrunnlaget ved omtalen av P-merking, men...
KOFA 2014/135
KOFA 2014/135: Kystverket – avvisning og prisevaluering
Klagenemnda fant ikke at Kystverket hadde plikt til å avvise valgte leverandørs tilbud, selv om prisene i standardoppdraget avvek fra...
KOFA 2013/18
KOFA 2013/18: Kvalifikasjonskrav og avklaringsplikt
KOFA fant at Oslo kommune ikke hadde plikt til å avvise vinnende leverandør til tross for at referanseoppdragene var av langt lavere verdi...
KOFA 2012/191
KOFA 2012/191: Tildelingsevaluering rammeavtale rådgivning
KOFA fant at Helse Sør-Øst RHF avd. Sykehuspartner ikke hadde brutt regelverket ved evalueringen av tildelingskriteriene «Kvalitet på...
KOFA 2022/1678
KOFA 2022/1678: Absolutt evalueringsmetode ikke ulovlig
Klagenemnda for offentlige anskaffelser fant at Innlandet fylkeskommune ikke brøt regelverket da fylkeskommunen ved evaluering av...
KOFA 2013/139
KOFA 2013/139: Vesentlig avvik fra minstekrav i kravspesifikasjon
Sandnes kommune gjennomførte en åpen anbudskonkurranse for rammeavtale om medisinskteknisk utstyr. KOFA vurderte om valgte leverandørs...

Ofte stilte spørsmål

Hva innebærer plikten til helhetlig evaluering når en konkurranse åpner for deltilbud?
KOFA fastslo i sak 2011/276, med henvisning til KOFA 2007/144, at oppdragsgiver ikke kan nøye seg med å velge det beste tilbudet per delkontrakt isolert. Oppdragsgiver må i tillegg analysere alle aktuelle kombinasjoner av leverandører og velge den løsningen som totalt sett er det økonomisk mest fordelaktige alternativet, selv om dette innebærer at kontrakt inngås med flere leverandører. Dette er en plikt som følger av FOA 2006 § 22-2 (1).
Når foreligger det en plikt til å avklare et forbehold i et tilbud?
Etter FOA 2006 § 21-1 (2) bokstav a kan oppdragsgiver innhente opplysninger for å klarlegge «uklarheter og ufullstendigheter» i tilbud. KOFA presiserte i sak 2011/276 at denne adgangen forutsetter at det faktisk foreligger en uklarhet. Der forbeholdet er objektivt klart formulert, foreligger verken rett eller plikt til avklaring. Å kontakte tilbyder om et klart forbehold vil tvert imot utgjøre brudd på forhandlingsforbudet i § 21-1 (1), jf. KOFA 2010/200.
Kan KOFA overprøve oppdragsgivers valg av beregningsgrunnlag ved evaluering av rabattsystemer?
KOFAs overprøvingsadgang er begrenset når det gjelder innkjøpsfaglig skjønn ved tildelingsevaluering. I sak 2011/276 fant KOFA at innklagedes valg av en bestemt gjennomsnittlig ordrestørrelse som grunnlag for beregning av rabatt var forsvarlig, ettersom det var saklig begrunnet i hva innklagedes innkjøpssystem realistisk la til rette for. KOFA overprøver ikke skjønnsutøvelsen med mindre den er uforsvarlig, usaklig, vilkårlig eller bygd på feil faktum.
Dette er et søkeverktøy for å finne og forstå KOFA-praksis. Sammendraget er AI-generert på grunnlag av KOFAs egen avgjørelsestekst (gjengitt i sin helhet over). Det erstatter ikke juridisk vurdering av konkrete saker.
Laster...