KOFA 2016/166: Saklig grunn til avlysning – uklarhet i tilbudsskjema

2016/166 Eidsberg kommune

Innklaget: Eidsberg kommune

Klager: Konica Minolta Business Solution AS

Avgjørelse: Ikke brudd på regelverket

Type sak: Rådgivende sak

Klagenemnda for offentlige anskaffelser Saken gjelder: Saklig grunn til avlysning Innklagede gjennomførte en åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av kopi- og multifunksjonsmaskiner. Klagenemnda konkluderte med at innklagede hadde saklig grunn til å avlyse konkurransen som følge av uklarheter i konkurransegrunnlaget. Klagenemndas avgjørelse 18. august 2017 i sak 2016/166 Klager: Konica Minolta Innklaget: Eidsberg kommune Klagenemndas medlemmer: Arve Rosvold Alver, Marianne Dragsten, Karin Fløistad Bakgrunn:

(1) Eidsberg kommune (innklagede) kunngjorde 6. august 2016 en åpen anbudskonkurranse for inngåelse av rammeavtale for anskaffelse av kopi- og multifunksjonsmaskiner. Anskaffelsen omfattet både kjøp og operasjonell leasing. Rammeavtalens varighet var angitt til 2 år + (1 + 1). Tilbudsfristen var 14. september 2016.

(2) I konkurransegrunnlaget punkt 1.2 fremgikk det at rammeavtalen omfattet "kjøp og/eller leie av kopi- og multifunksjonsmaskiner samt serviceavtale knyttet til disse med levering til Eidsberg, Hobøl, Marker, Rakkestad, Ramskog, Skiptvet, Spydeberg og Trøgstad kommuner."

(3) Tildelingskriteriene var angitt i konkurransegrunnlaget punkt 5.2 hvor det fremgikk: "Pris/anskaffelseskostnad 60 %" og "Kvalitet/funksjonalitet 40 %". Videre var det presisert følgende under kriteriet "Kvalitet/funksjonalitet": "Under dette tildelingskriteriet vil oppdragsgiver vurdere tilbyders beskrivelse av service, kundeoppfølging, opplæring, rådgivning etc. (jf. Pkt. 3.5) Kvalitet ut over minimumskrav, vedr. oppvåkningstid fra dvalemodus og kaldstart til utskrift blir vektlagt. (Jf. oppstartstid i bilag 1). Tilbakemeldinger fra oppgitte referanser vektlegges også under dette punktet."

(4) I dokumentet benevnt "Bilag 1 – Kravspesifikasjon" var det blant annet angitt følgende under punktet "minimumskrav til alle maskiner": "Standard utskriftsfarge": Alle maskiner skal ha sort/hvitt som standard utskriftsfarge." […] "Oppstartstid: Maskinene skal ikke bruke mer enn maksimalt 60 sekunder på oppvåkningstid fra dvalemodus og maksimalt 90 sekunder på oppstart fra avslått modus (kaldstart). Gjelder ikke for produksjonsmaskiner, som heller ikke er etterspurt. Maskiner raskere enn 96spm."

(5) I dokumentet benevnt "Bilag 2 – Veiledning til utfylling av tilbudsskjema/prisskjema" fremgikk det at "[d]et skal oppgis antall sekunder oppvåkningstid fra dvalemodus og antall sekunder oppvåkningstid fra kaldstart. Kvalitet ut over minimumskrav vil bli vektlagt under tildelingskriteriet kvalitet/funksjonalitet." Postadresse Besøksadresse

(6) Tilbudsskjemaet som inneholdt spesifikasjonskrav for multifunksjonsmaskiner, utskriftsog kopiløsninger og prisskjema skulle fylles ut av tilbyderne. Tilbyderne skulle besvare ja/nei eller angi den etterspurte informasjonen under hvert punkt. Under punktet "Funksjonalitet" skulle tilbyderne fylle inn informasjon om følgende: "Hastighet (spm) ensidig A4-ark fargeutskrift ferdig oppvarmet. Tid for første ensidig A4-ark (fargeutskrift) ferdig oppvarmet (sek.) (…) Oppvåkningstid fra dvalemodus, ant. Sekunder (Minimum 60 sekunder) Oppvåkningstid fra dvalemodus, ant. Sekunder (Minimum 90 sekunder) (…) Skannefunksjonalitet: Innebygget støtte for 2-sidig skanning av A4 (sort og farge) Innebygget støtte for skanning fra A5 til A3 (sort og farge) Priser: (…) Klikkpris pr sort utskrift Klikkpris pr. fargeutskrift […]"

(7) Innen tilbudsfristen mottok innklagede fire tilbud herunder fra Konica Minolta Business Solutions AS (Klager) som ble innstilt som vinner av konkurransen. På bakgrunn av en klage fra en av de øvrige tilbyderne, avlyste innklagede konkurransen 20. oktober 2016.

(8) I meddelelsen om avlysning av konkurransen fremgikk følgende: "Vedrørende anbudskonkurranse kopi- og multifunksjonsmaskiner for levering til Eidsberg, Hobøl, Marker, Rakkestad, Rømskog, Skiptvet, Spydeberg og Trøgstad kommuner utlyst på Doffin den 4.august 2016. Oppdragsgiver avlyser konkurransen i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser § 22-1 (1). «Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger saklig grunn». Bakgrunnen for avlysning er at det er oppdaget feil/uklarheter i oppdragsgivers konkurransegrunnlag vedrørende oppvåkningstider fra kaldstart og dvalemodus. Feilen eller uklarheten er av en slik karakter at den kan ha betydning for utfallet av konkurransen. Oppdragsgiver har dermed plikt til å avlyse konkurransen. Til orientering vil konkurransegrunnlaget bli noe omarbeidet og ny konkurranse lyses ut i løpet av kort tid."

(9) Saken ble brakt inn for Klagenemnda for offentlige anskaffelser 8. november 2016.

(10) Nemndsmøte i saken ble avholdt 14. august 2017.

Anførsler: Klager har i det vesentlige anført:

(11) Klager anfører at innklagede ikke hadde saklig grunn til å avlyse konkurransen, jf. forskriften § 22-1 (1). Konkurransegrunnlaget var ikke uklart utformet mht. hvilke verdier som skulle oppgis under punktet "oppvåkningstider". Det var opplyst i kravspesifikasjonen at standard konfigurasjon skulle være svart/hvitt, og det eneste naturlige er at man da fyller ut verdier i prisskjemaet basert på standard konfigurasjon. Frem til nå har den generelle bransjestandarden vært at det ikke skilles mellom oppstartstid for farge og sort/hvitt. Klager hevder å være eneste leverandør som har utviklet tekniske løsninger som muliggjør en hurtigere oppstartstid for sort/hvitt enn for farge. Innklagede har i det vesentlige anført:

(12) Innklagede bestrider klagers anførsel og hevder det forelå saklig grunn til å avlyse konkurransen. Innklagede har vist til at det i tilbudsskjemaet var klart og tydelig etterspurt enten sort/hvitt eller farge under kategoriene funksjonalitet, hastighet, klikkpris og skannefunksjon. Dette var imidlertid ikke spesifisert for "oppvåkningstid" og det var dermed uklart hvorvidt tilbyderne skulle opplyse om hastigheten under "oppvåkningstid" for farge eller sort/hvitt. Klager leverte sitt tilbud med opplysninger om hastigheten for oppvåkningstid basert på sort/hvitt-utskriftsmodus, mens de øvrige tilbyderne leverte informasjon om oppvåkningstid basert på hurtighet ved fargeutskrift. Dette kan altså forstås på forskjellige måter, og av denne grunn forelå det saklig grunn til å avlyse konkurransen. Klagenemndas vurdering:

(13) Klager har deltatt i konkurransen, og har saklig klageinteresse, jf. forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser § 6. Klagen er rettidig. Konkurransen gjelder anskaffelse av kopi- og multifunksjonsmaskiner som er en vareanskaffelse. I tillegg til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 følger anskaffelsen etter sin (opplyste) art og verdi forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og III, jf. forskriften §§ 2-1 og 2-2.

(14) I foreliggende sak ble klager først tildelt kontrakten. Tildelingsbeslutningen ble imidlertid påklaget og innklagede avlyste konkurransen med den begrunnelse at det ble oppdaget uklarheter i oppdragsgivers konkurransegrunnlag vedrørende oppvåkningstider fra kaldstart og dvalemodus.

(15) Klager anfører at konkurransegrunnlaget var tilstrekkelig klart mht. hvilke verdier som skulle oppgis under oppvåkningstider og at det dermed ikke forelå saklig grunn til å avlyse konkurransen.

(16) Det følger av forskriften § 22-1 (1) at oppdragsgiver "kan avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger en saklig grunn". Hvorvidt kravet til saklig grunn er oppfylt, beror på en helhetsvurdering, hvor det blant annet skal legges vekt på tidspunktet for når avlysningen skjer, hvilke omstendigheter som utløste avlysningen og hva oppdragsgiver ønsket å oppnå med den jf. Rt. 2001 side 473, Rt. 2007 side 983, og sml. klagenemndas saker 2008/60 premiss (29) og 2008/216 premiss (34). Avlysning kan skje frem til kontrakt er inngått. I tråd med Rt. 2001 s. 473 har klagenemnda i praksis lagt til grunn at det er en lav terskel for hva som kan være saklig grunn til å avlyse en

konkurranse. Saklig grunn til avlysning i relasjon til forskriften § 22-1 (1) fordrer en objektiv vurdering, som er av en annen karakter enn spørsmålet om hvorvidt avlysningen vil utløse erstatningsansvar.

(17) Slik tilbudsskjemaet var lagt opp skulle tilbyderne besvare de tomme feltene under hver av overskriftene. Når det gjaldt "oppvåkningstid" var det presisert at "[d]et skal oppgis antall sekunder oppvåkningstid fra dvalemodus og antall sekunder oppvåkningstid fra kaldstart. Kvalitet ut over minimumskrav vil bli vektlagt under tildelingskriteriet kvalitet/funksjonalitet."

(18) I tilbudsskjemaet var det under overskriftene funksjonalitet, hastighet, klikkpris og skannefunksjon, spesifikt angitt om informasjonen som var etterspurt skulle gis ut i fra hvorvidt maskinen var programmert på farge eller sort/hvitt. Under "oppvåkningstid" var det ikke opplyst om hastigheten skulle oppgis for fargeutskrift eller for sort/hvitt utskrift.

(19) Det fremgikk i kravspesifikasjonen Bilag 1 under punktet "Minimumskrav til alle maskiner" at "alle maskiner skal ha sort/hvitt som standard utskriftsfarge". Klager leverte sitt tilbud med opplysninger om hastigheten for oppvåkningstid basert på sort/hvittutskriftsmodus, mens de øvrige tilbyderne leverte informasjon om oppvåkningstid basert på hurtighet ved fargeutskrift. Klager har vist til at konkurransegrunnlaget ikke er uklart utformet på dette punktet, fordi den generelle bransjestandarden frem til nå har vært er at det ikke skilles mellom oppstartstid for farge og sort/hvitt. Klager hevder å være eneste leverandør som har utviklet tekniske løsninger som muliggjør en hurtigere oppstartstid for sort/hvitt enn for farge.

(20) Klagenemnda er ikke enig med klager i at sort/hvitt som standard utskriftsfarge i konkurransegrunnlaget, utvilsomt måtte bety at maskinens oppstartstid fra kaldstart til oppvåkning også skulle opplyses ut fra sort/hvitt som utskriftsmodus. At det var spesifisert utskriftsmodus for de øvrige punktene som skulle fylles ut i tilbudsskjemaet, men ikke for oppvåkningstiden, representerer derfor en uklarhet. Ettersom det skilte 0,14 poeng mellom beste og nest beste tilbud, er uklarheten av en karakter som kunne påvirket resultatet av konkurransen. At innklagede i en slik situasjon hadde saklig grunn til å avlyse konkurransen kan heller ikke endres av at klager er den eneste leverandøren som kan tilby en løsning som gir mulighet for kortere oppstartstid fra sort/hvitt som utskriftsmodus.

(21) Innklagede har etter dette saklig grunn til å avlyse konkurransen jf. forskriften § 22-1 (1). Innklagede har ikke brutt regelverket for offentlige anskaffelser ved å avlyse konkurransen som følge av uklarheten i konkurransegrunnlaget. Konklusjon: Eidsberg kommune har ikke brutt regelverket for offentlige anskaffelser ved å avlyse konkurransen. For Klagenemnda for offentlige anskaffelser,

Karin Fløistad