KOFA 2018/232: Tildelingsevaluering av servicekriterium

Saken gjelder: Tildelingsevaluering. Innklagede gjennomførte en åpen anbudskonkurranse i forbindelse med inngåelse av en rammeavtale for levering av VA-materiell på vegne av seg selv og Ski kommune. Klager anførte at innklagede har brutt regelverket ved evalueringen under tildelingskriteriet «Service». Klagers anførsel førte ikke frem. Klagenemndas avgjørelse 21. november 2019 i sak 2018/232 Klager: Ahlsell Norge AS Innklaget: Oppegård kommune Klagenemndas medlemmer: Finn Arnesen, Sverre Nyhus og Elisabeth Wiik

Bakgrunn

(1)Oppegård kommune (heretter innklagede) kunngjorde 15. desember 2017 en åpen anbudskonkurranse i forbindelse med inngåelse av en rammeavtale for levering av vannog avløpsmateriell på vegne av seg selv og Ski kommune. Anskaffelsens samlede verdi var 20 millioner kroner. Rammeavtalen ble i kunngjøringen oppgitt å skulle ha en varighet på to år, med opsjon på forlengelse i ytterligere ett pluss ett år, til sammen maksimalt fire år. Tilbudsfristen var 22. januar 2018.

(2)Tildelingen av rammeavtalen skulle skje basert på følgende tildelingskriterier: Type kriterium Vekt Krav/vurderingsgrunnlag Pris og kostnader 40 % Ferdig utfylt prisskjema Kvalitet, herunder Se vedlegg 2 Tilbudsmal for besvarelse av tildelingskriteriene  Service 20 %  Produktkvalitet 30 %  Miljø 10 %

(3)Tildelingskriteriet «Pris og kostnader» var beskrevet slik: Postadresse Besøksadresse

«Evaluering av pris: Det benyttes en skala fra 0-100 hvor laveste pris gis 100 poeng. Poengene for priser og kostnader er satt ut fra en forholdsmessig prisforskjell omregnet i poeng i forhold til laveste pris, etter følgende formel: (laveste pris / tilbudspris) x makspoeng (100 poeng). Hver enkelt produktgruppe vil bli evaluert for seg. Det velges en vinner i hver produktgruppe.»

(4)Evalueringen av de øvrige kriteriene var beskrevet slik: «Evalueringen av kriteriene baseres på en helhetsvurdering hvor de momenter som er spesifisert i konkurransegrunnlaget i del 3 legges til grunn. Det gis poeng på en skala fra 0 til 100, der 100 er best. Det tilbud som vurderes som best for hvert kriterium oppnår 100 poeng. De øvrige tilbud får poeng ut i fra et skjønn som er basert på hvordan det enkelte tilbud fremstår i forhold til det beste tilbudet.»

(5)I tilbudsmalen vedlagt konkurransegrunnlaget, skulle leverandørene besvare to spørsmål som gjaldt tildelingskriteriet «Service»: «Spørsmål: Tilbyder skal beskrive hvordan kundeservice fungerer (Svartid, åpningstid, produktkompetanse etc) utover minstekrav. Spørsmål: Det er viktig for oppdragsgiver å kunne hente ut varer raskt fra lager/utsalg. Tilbyder skal redegjøre for lagerets plassering og tilgang til varer som ikke er lagerført.»

(6)Anskaffelsen var beskrevet slik i kravspesifikasjonen: «Oppdragsgiver har til hensikt å inngå rammeavtale med en -1- leverandør for levering av VA-materiell og deler i forhold til reparasjoner og utbedringer på kommunalt ledningsnett med tilhørende private stikkledninger.»

(7)I kravspesifikasjonen var det blant annet angitt: «Det er et krav at leverandøren har de fleste (mer enn 80 %) av de beskrevne produkter fra prisskjema (Bilag 7 Tabell 1) A‐sortimentet som lagervare til enhver tid. Unntak fra dette kan være produkter som er spesielt store og tunge. Unntak må avtales med oppdragsgiver.»

(8)Det fulgte videre av kravspesifikasjonen: «Da oppdragsgiver ønsker å ha mulighet til å hente varer selv, er det et krav at leverandøren har utsalgssted/lager i, eller i umiddelbar nærhet av Oppegård og Ski kommuner. Krav til avstand til utsalgssted/lager er maks 40 minutter én vei med utgangspunkt i Sofiemyrveien 8, 1412 Sofiemyr og Idrettsveien 8, 1402 Ski.

(9)Det var også stilt følgende krav: «Det er krav om 24 timers vakttelefon på hverdager, lørdager, søndager og helligdager. Det må være mulighet for å få levert/hentet varer ved akutt behov 24 timer i døgnet på hverdager, lørdager, søndager og helligdager.»

(10)Innen tilbudsfristen mottok innklagede tre tilbud, herunder fra Ahlsell Norge AS (heretter klager) og Brødrene Dahl AS (heretter valgte leverandør).

(11)I klagers tilbud var spørsmål to under tildelingskriteriet «Service», besvart slik: «Ahlsell bekrefter å oppfylle kravene vedrørende varetilgang og mulighet for rask uthenting slik dette er definert i kravspesifikasjonen. Ahlsell sin butikk i Ski (Nordbyveien 96,1406 Ski) ligger 12 minutters kjøring fra oppdragsgivers adresse (Sofiemyrveien 8) og gir oppdragsgiver mulighet til å raskt hente ut varer selv. Åpningstider i butikken er 06:30 – 16:00 mandag til fredag med mulighet for uthenting utover dette ved akutte situasjoner (se nærmere redegjørelse for dette nedenfor). Ahlsell bekrefter at vi har mer enn 80% av de beskrevne produkter fra prisskjemaet Asortiment som lagervare til enhver tid, med unntak av spesielt store og tunge varer slik dette er akseptert unntak for. Fordeling av lagerhold i butikken på Ski og Ahlsell Sentrallager på Gardermoen er gjenstand for tilpasning etter oppdragsgivers behov. Ahlsell har raske leveringstider som medfører at dersom kunden ikke selv ønsker å hente produktene vil Ahlsell levere raskt og kostnadsfritt. Levering av varer fra Ahlsell skjer fra vårt sentrallager på Gardermoen, Bonntjennsvegen 14, 2055 Nordkisa. Til postnummer 1412 Sofiemyr har Ahlsell to kjøreruter, en dag og en natt. Dette medfører at bestillinger gjort innen ordre-frist klokken 18:00 vil ankomme oppdragsgiver klar for mottak enten innen klokken 07:00 eller klokken 13:00, avhengig av om varen leveres med nattransport eller dagtransport. Begge ruter valgfritt tilgjengelig for oppdragsgiver. Utover disse ordinære rutene tilbyr Ahlsell VIP levering, det vil si levering av varer med dedikert bil for raskest mulig levering fra bestillingstidspunkt. Slike leveringer vil være tilgjengelig hele døgnet, for eksempel ved akutte situasjoner utover ordinære åpningstider. For akutte situasjoner stiller Ahlsell seg til rådighet for oppdragsgiver 24/7/365. Alle våre butikker har vakttelefon, herunder også butikken i Ski, og Ahlsell kan følgelig nås utenom ordinære åpningstider i helg og på helligdager. Ved behov for uthenting av varer fra lokal butikk utenom ordinær åpningstid har Ahlsell avtale med Securitas som medfører at butikken kan låses opp og varer hentes ut. Også Ahlsell sentrallager på Gardermoen har vakttelefon og vaktordning 24/7/365. Vakten har full opplæring i Ahlsellordresystem og kan skrive ordre umiddelbart slik at varer kan sendes direkte med dedikert bil. Tilgang til varer som ikke er lagerført For varer som ikke er lagerført har Ahlsell normal leveringstid på 1-2 dager. Det kan forekomme avvik fra normal leveringstid på ikke lagerførte varer avhengig av produsentenes leveringsevne og geografiske avstand til oppdragsgiver. Ikke lagerførte varer er i all hovedsak spesielt store produkter og i tråd med Oppegård Kommunes administrative bestemmelser slik det fremgår av punkt 3, vil Ahlsell holde seg godt innenfor makskravet for levering innen 7 dager. Ahlsell vil til enhver tid bestrebe raskest

mulig leveringstid på skaffevarer; Enten via Transitt på vårt sentrallager eller ved direkteleveranse til kunde. Som en av markedslederne innenfor VVS og VA er Ahlsell til enhver tid i tett dialog med alle de ledende leverandører innen fagfeltet. Dette medfører at vi har stor tilgang på ikke lagerførte varer og stor mulighet til å fremskaffe de varer Oppdragsgiver har behov for utenom A og B sortimentet. Særlig er Ahlsell tett på i utviklingen av nye produkter og vil sørge for å holde oppdragsgiver orientert om nye innovative løsninger og produkter utenom det etterspurte sortimentet.»

(12)Valgte leverandør besvarte spørsmål to under tildelingskriteriet «Service», slik: «Servicesenter: Brødrene Dahl har 10 servicesentre i Oslo og Akershus, med nærmeste lokasjon for Oppegård kommune – Bryn, Langhus (eget servicesenter samt utlevering av varer fra sentrallageret) og Ski servicesenter. Servicesenter Bryn ligger i Brynsengveien 5 og tilbyr et fyldig sortiment. Her sitter VMT avdelingen for Oslo/ Akershus, som kan bistå ved bestillinger eller problem- løsninger. Beliggenheten er innenfor 40 minutter reisevei for oppdragsgiverne. Servicesenter Ski ligger i Haugenveien 5, 1400 Ski og tilbyr et fyldig sortiment. Åpningstiden er fra kl. 06.30 til 16.00 mandag til fredag. Beliggenheten er innenfor 40 minutter reisevei for oppdragsgiverne. Servicesenter Langhus ligger i Snipetjernveien 8, 1405 Langhus, og ligger i tilknytning til sentrallageret som har et bredt sortiment innen VMT varer. Servicesenterleder har gjennomført VMT akademiet som er en intern opplæring for å kunne betjene entreprenører og kommuner med å veilede til å velge de riktige produktene. Åpningstiden er fra kl. 06.30 til 16.00 mandag til fredag. Beliggenheten er innenfor 40 minutter reisevei for oppdragsgiverne. Døgnvakt ordning i Brødrene Dahl AS Vi bistår etter beste evne ved akutte hendelser eller behov med vår døgnvakt ordning. Brødrene Dahl har døgnvakt utenom ordinær arbeidstid på hverdager og lørdag/søndag - samt helligdager 24 timer. Ved henvendelse til vakttelefon (mobil 91550034) er oppmøte på service senter i Brynsengveien 5. Hvis varen/varene ikke befinner seg der, kan Oppegård og Ski Kommunes representant hente varen på vårt sentrallager Langhus. Utrykkningsgebyr er i henhold til tariff. Ved behov vil vi også kontakte underleverandører for å bistå Oppegård og Ski Kommune. De ligger maksimalt 50 minutters kjøring fra Oslo grense med vaktordning/beredskap for utlevering av varer mot tariff. Ikke lagerførte varer Er det behov for varer som ikke er lagerført på vårt sentrallager på Langhus eller andre servicesentre har vi gode rutiner for bestillinger og henting med egne biler hos våre under- leverandører, og leverer etter avtale på oppgitt adresse. Er det hast kan Oppegård og Ski Kommune hente selv hos våre underleverandører etter at de har fått et bestillingsnummer fra vårt ordrekontor. Flere av leverandørene har lager innenfor 50

minutters kjøring fra Oppegård og Ski Kommune. De har også vaktordninger utenfor ordinær arbeidstid hvis det skulle være behov.»

(13)Ved brev av 25. januar 2018 opplyste innklagede å ha til hensikt å inngå kontrakt med valgte leverandør.

(14)I evalueringen av tildelingskriteriet «Pris og kostnader» fikk valgte leverandør 92 av 100 mulige poeng, mens klager fikk 100 poeng. Både valgte leverandør og klager fikk full uttelling på 100 poeng under tildelingskriteriene «Produktkvalitet» og «Miljø». Valgte leverandør fikk full uttelling på 100 poeng under tildelingskriteriet «Service», mens klager fikk 75 poeng på dette kriteriet.

(15)Etter en vekting av tildelingskriteriene, fikk valgte leverandør en total score på 97 vektede poeng, mens klager fikk 95 vektede poeng.

(16)I tillegg til tildelingsmeddelelsen, ble klager tilsendt en resultatrapport. Her fremgikk følgende om evalueringen av klagers tilbud under tildelingskriteriet «Service»: Vekt Score Begrunnelse Service 20 % 75 Tilbyder skal beskrive hvordan Tilbyder redegjør for kundeservice kundeservice fungerer på en godt og forpliktende måte. (Svartid, åpningstid, produktkompetanse etc) Det er viktig for oppdragsgiver Tilbyder redegjør for sitt opplegg for - 25 å kunne hente ut varer raskt fra uthenting av varer både i og utenfor lager/utsalg. Tilbyder skal åpningstid. Beste besvarelse dekker redegjøre for lagerets behovet for rask tilgang til varer på plassering og tilgang til varer en bedre måte. Beste besvarelse har som ikke er lagerført. kortere vei til hovedlager og redegjør bedre for rask tilgang på varer som ikke er lagret på servicelager/butikk (-15p). I tillegg redegjør beste besvarelse bedre for opplegg for tilgang på varer som ikke er lagerført (-10p).

(17)Klager påklaget tildelingsbeslutningen 5. februar 2018. Innklagede besvarte klagen i brev av 7. februar 2018, hvor det blant annet var angitt: «Vinner har redegjort både for plasseringen til servicelager/butikk, samt for tilgangen til varer som ikke er lagerført på servicelager/butikk på en god og forpliktende måte (kort vei til hovedlager med gode rutiner for uttak av varer hele døgnet). Deres besvarelse ble sett opp mot beste besvarelse og vurdert dithen at det ikke ivaretok samme grad av service, slik at dere fikk trekk på dette punktet.

Poengtrekket på 10 poeng er gitt fordi beste besvarelse har en bedre løsning for tilgang på varer som ikke er lagerført hverken på servicelager/butikk eller hovedlager. Beste besvarelse har redegjort for tilgang til varer fra flere produsenter dersom de ikke skulle ha varene på lager/hovedlager selv. Oppdragsgiver har begrunnet i tråd med anskaffelsesregelverket. 2.2) Som det fremgår av oppdragsgivers svar i punkt 2.1 innehar tildelingskriteriet to elementer som innkomne besvarelse har vært vurdert opp mot. Evalueringen må sees i lys av kravspesifikasjonen krav nr. 4, 6 og 7 der fremgikk følgende: […] Av kravspesifikasjonens krav nr. 4 skal minst 80 % av de beskrevne produkter i prisskjemaet være lagervare på servicelager/butikk til enhver tid. Alle øvrige produkter vil være såkalte skaffevarer som leverandøren enten må levere fra hovedlager eller fra sine produsenter. Tilbyderne skulle derfor redegjøre for oppdragsgivers behov for å få utlevert/hentet varer ved akutt behov, herunder ikke-lagerførte varer. Beste besvarelse oppgir en konkret løsning for rask levering fra produsenter med leveringstid på maksimalt 50 minutters kjøreavstand for flere produsenter, altså innen samme dag, mot deres 1-2 dager eller 7 maksimalt. I tillegg har beste besvarelse oppgitt vaktordninger hos sine underleverandører utenfor ordinær åpningstid, noe som dekker oppdragsgivers behov dersom det foreligger akutte behov for utlevering/henting. Dere har således forstått spørsmålet i tildelingskriteriet og besvart det som er etterspurt, dog noe mindre forpliktende enn beste besvarelse.»

(18)Kontrakt mellom innklagede og valgte leverandør ble inngått 9. februar 2018.

(19)Klagen ble brakt inn for Klagenemnda for offentlige anskaffelser 6. mars 2018.

(20)Nemndsmøte i saken ble avholdt 18. november 2019.

Anførsler

Klager har i det vesentlige anført

(21)Innklagede har brutt regelverket for offentlige anskaffelser ved å evaluere tildelingskriteriet «Service» i strid med kravet til forutberegnelighet og likebehandling, jf. loven § 4.

Innklagede har i det vesentlige anført

(22)Innklagede har ikke brutt kravet til forutberegnelighet og likebehandling ved evalueringen.

Klagenemndas vurdering

(23)Klager har deltatt i konkurransen, og har saklig klageinteresse, jf. forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser § 6. Klagen er rettidig. Konkurransen gjelder inngåelse av en rammeavtale for levering av vann- og avløpsmateriell, som er en vareanskaffelse. Anskaffelsens verdi er estimert til over EØS-terskelverdi. I tillegg til lov

om offentlige anskaffelser 17. juni 2016 nr. 73 følger anskaffelsen forskrift om offentlige anskaffelser 12. august 2016 nr. 974 del I og III, jf. forskriften §§ 5-1 og 5-3.

(24)Klager anfører at innklagede har brutt regelverket ved evalueringen under tildelingskriteriet «Service».

(25)Tildelingskriteriet «Service» skulle evalueres basert på tilbydernes besvarelse av to spørsmål i tilbudsmalen vedlagt konkurransegrunnlaget. Klagers anførsler gjelder evalueringen av besvarelsen under det andre spørsmålet: «Spørsmål: Det er viktig for oppdragsgiver å kunne hente ut varer raskt fra lager/utsalg. Tilbyder skal redegjøre for lagerets plassering og tilgang til varer som ikke er lagerført.»

(26)Tildelingskriteriet «Service» la opp til en skjønnsmessig vurdering av tilbydernes redegjørelser. Slike innkjøpsfaglige vurderinger kan bare i begrenset grad overprøves rettslig. For at en skjønnsmessig vurdering skal være i strid med regelverket, må det påvises at den er basert på feil faktum, vilkårlig eller sterkt urimelig, eller på andre måter i strid med de grunnleggende prinsippene i anskaffelsesloven § 4. I første rekke beror dette på om skjønnet er utøvd i tråd med det som den rimelig opplyste og normalt påpasselige tilbyder har grunn til å forvente.

(27)I tildelingsmeddelelsen var det angitt følgende om evalueringen av klagers tilbud: «Beste besvarelse har kortere vei til hovedlager og redegjør bedre for rask tilgang til varer som ikke er lagret på servicelager/butikk (-15p). I tillegg redegjør beste besvarelse bedre for opplegg for tilgang til varer som ikke er lagerført (-10p).»

(28)Klager fremholder for det første at innklagede i evalueringen ikke har tatt hensyn til tilgang på varene lagret på servicelager/butikk. Det fremholdes at innklagede kun har vektlagt avstanden til hovedlager.

(29)Innklagedes redegjørelse for evalueringen gitt i klagerunden, gjør det klart at klagers og valgte leverandørs tilbud ble vurdert som like gode når det gjaldt avstanden fra servicelager/butikk til oppdragsgivers lokasjoner. Nemnda har derfor ikke holdepunkter for at det er rettslige mangler ved innklagedes evaluering på dette punktet.

(30)Klagenemnda forstår det slik at klager også anfører at tilgang til varer på hovedlager ikke skulle evalueres under tildelingskriteriet.

(31)Det spørsmålet tilbyderne skulle besvare, var innledet med at det var viktig for oppdragsgiver å kunne hente ut varer raskt fra «lager/utsalg». Tilbyder skulle redegjøre for «lagerets plassering». Det var derfor naturlig at både lager og utsalg ville inngå ved oppdragsgivers vurdering av muligheten til å hente ut varer raskt. Både klager og valgte leverandørs besvarelse beskrev hvordan varene var lagret, både at de var lagret på servicelager/butikk, og på hovedlager. Valgte leverandørs hovedlager er plassert nærmest oppdragsgivers to oppførte lokasjoner, med en avstand på 8 og 13 minutter. Klagers hovedlager ligger ca. 40 minutter unna oppdragsgivers lokasjoner. Klagenemnda kan på denne bakgrunn ikke se at det er rettslige mangler ved innklagedes evaluering på dette punktet.

(32)Klager anfører videre at det ikke var forutberegnelig at innklagede ga klagers tilbud 10 poeng trekk fordi valgte leverandørs besvarelse redegjorde «bedre for opplegg for tilgang på varer som ikke er lagerført».

(33)Klager fremholder at innklagede har lagt til grunn at varer som befinner seg på hovedlager, må anses som varer som ikke er lagerført. Klager begrunner dette ved å vise til en formulering i innklagedes svar på klage av 7. februar 2018.

(34)Som nevnt var det angitt følgende om evalueringen av klagers tilbud i tildelingsmeddelelsen: «Beste besvarelse har kortere vei til hovedlager og redegjør bedre for rask tilgang til varer som ikke er lagret på servicelager/butikk (-15p). I tillegg redegjør beste besvarelse bedre for opplegg for tilgang til varer som ikke er lagerført (-10p).»

(35)Begrunnelsen gitt i tildelingsmeddelelsen gjør det uklart hva innklagede har ansett som ikke-lagerførte varer.

(36)Klagenemnda er imidlertid av den oppfatning at dette ble klargjort i svaret på klagen av 7. februar 2018, hvor det fremgår at «beste besvarelse har en bedre løsning for tilgang på varer som ikke er lagerført hverken på servicelager/butikk eller hovedlager». Klagenemnda er på denne bakgrunn ikke enig i at innklagede har lagt til grunn at varer som ikke er lagerført, må forstås som varer som befinner seg på hovedlager.

(37)Innklagede har forklart at klager har blitt trukket i poeng fordi valgte leverandør tilbød et bedre opplegg for utleveringen av ikke-lagerførte varer. Klager har angitt en «normal leveringstid» på 1-2 dager for varer som ikke er lagerført. I tillegg er det angitt at klager «vil til enhver tid bestrebe raskest mulig leveringstid på skaffevarer; Enten via Transitt på vårt sentrallager eller ved direkteleveranse til kunde». Innklagede viser til at valgte leverandør blant annet har skissert raskere leveringstider fra produsenter, og bestillingsopplegg med vaktordninger direkte hos aktuelle produsenter. Klagenemnda kan ikke se at det er rettslige mangler ved innklagedes evaluering på dette punktet. Nemnda overprøver ikke innklagedes konkrete poenggivning.

(38)Klagers anførsler fører ikke frem.

Konklusjon

Oppegård kommune har ikke brutt regelverket for offentlige anskaffelser.

For Klagenemnda for offentlige anskaffelser, Elisabeth Wiik