KOFA-AVGJØRELSE
KOFA 2021/121: Avklaring og tildelingsevaluering av AV-utstyr
Faktum
Bufetat Senter for administrasjon og utvikling kunngjorde 16. september 2020 en konkurranse om IKT audiovisuelt utstyr. Tilbudsfristen var 20. oktober 2020. Tildelingskriteriene var Pris (60 prosent) og Kvalitet (40 prosent), der Kvalitet besto av tre underkriterier knyttet til blant annet helpdesk/servicesenter og melding av saker via telefon, e-post og webportal. Klager, Audiens Norge AS, sendte inn to prisskjemaer – ett i oppdragsgivers mal og ett selvutformet. Kvalitetshåndboken, som det ble vist til i tilbudet, ble ikke lagt ved innen fristen. Innklagede ba 23. oktober 2020 om avklaring av returadressen. Klager benyttet anledningen til å oversende kvalitetshåndboken, og sendte 30. oktober 2020 i tillegg ny informasjon om en SWAP-forsikring for LG-skjermer. Kontrakten ble tildelt Atea AS 26. november 2020 og inngått 22. desember 2020. Klager påklaget tildelingen og anførte feil ved evalueringen av Kvalitet, uklart tildelingskriterium og ulovlig direkteanskaffelse.
KOFAs vurdering
1. Tildelingskriteriet Kvalitets klarhet. Rettsregelen er at tildelingskriterier skal utformes slik at tilbyderne har et forsvarlig grunnlag for å innrette tilbudene sine, og at det må fremgå hva som vil bli vektlagt. KOFA tolket regelen slik at oppdragsgiver ikke trenger å beskrive uttømmende alle momenter som kan bli vektlagt, men at konkurransegrunnlaget må gi tilstrekkelig informasjon om hva som premieres. De avgjørende faktiske forholdene var at underkriteriene inneholdt beskrivelser av minstekrav, og at det fremgikk hva som ville gi merverdi utover disse. Klagenemnda konkluderte med at tildelingskriteriet Kvalitet var utformet tilstrekkelig klart, og at konkurransegrunnlagets utforming ikke favoriserte innklagedes egne behov på en urimelig måte.
2. Informasjon sendt etter tilbudsfristen – kvalitetshåndbok og SWAP-forsikring. Rettsregelen i FOA 2017 § 23-5 er at oppdragsgiver kan be om avklaringer, men at ny informasjon som ikke fremkom av det opprinnelige tilbudet ikke kan vektlegges. KOFA tolket bestemmelsen slik at avklaringsadgangen er en rett for oppdragsgiver, og at det kun unntaksvis foreligger plikt til å benytte den. Innklagede hadde vurdert at kvalitetshåndboken inneholdt ny informasjon om hvordan klager ville oppfylle leveransen, og at det ikke forelå en slik unntakssituasjon som utløste avklaringsplikt. Klagenemnda hadde «ingen rettslige innvendinger mot at innklagede» så bort fra håndboken. Hva gjaldt SWAP-forsikringen oversendt 30. oktober 2020, ble det slått fast at dette utgjorde «ny informasjon som innklagede ikke kunne vektlegge». Delkonklusjon: ingen brudd på FOA 2017 § 23-5.
3. Prisskjema og evalueringen av underkriteriene under Kvalitet. Rettsregelen er at tildelingsevalueringen skal skje i tråd med de kriteriene og metodene som er kunngjort. Tildelingskriteriet Pris var knyttet til utfylt prisskjema i oppdragsgivers mal. Klager hadde fylt ut dette skjemaet, men for enkelte poster vist til et eget, selvutformet skjema. Klagenemnda fant at siden oppdragsgivers prisskjema var fullstendig utfylt og det var dette som skulle evalueres, var det adgang til å se bort fra klagers egne tillegg. Vedrørende underkriteriene under Kvalitet hadde klager ikke konkretisert hvilke feil som var begått, og innklagede hadde i tildelingsbrev og klagesvar redegjort for konkrete forhold som trakk ned. Klagenemnda fant ikke holdepunkter for feil ved evalueringen. Begrunnelsen i tildelingsbrevet viste til konkrete forskjeller mellom tilbudene, og kravene i FOA 2017 § 25-1 om begrunnelsesplikt var overholdt. Delkonklusjon: ingen brudd.
Konklusjon
Klagenemnda konkluderte enstemmig med at Bufetat Senter for administrasjon og utvikling ikke hadde brutt reglene for offentlige anskaffelser. Samtlige anførsler fra klager – om ulovlig tildelingskriterium, feilaktig avvisning av ettersendt dokumentasjon, uriktig prisskjemaevaluering og mangelfull begrunnelse – ble ikke tatt til følge.
Praktisk betydning
Avgjørelsen illustrerer at informasjon og dokumentasjon som ikke er innlevert innen tilbudsfristen, som utgangspunkt faller utenfor det innklagede kan vektlegge ved evalueringen, selv om leverandøren hevder utelatelsen skyldes en inkurie. Videre tydeliggjør avgjørelsen at oppdragsgiver kan avgrense prisevalueringen til eget prisskjema når dette er kunngjort som evalueringsgrunnlag. Avgjørelsen viser også at tildelingskriterier ikke nødvendigvis må beskrive alle mulige evalueringsmomenter uttømmende – det er tilstrekkelig at konkurransegrunnlaget angir hva som gir merverdi utover minstekravene. Tilbydere som ønsker å vedlegge supplerende dokumentasjon bør sikre at all relevant dokumentasjon er komplett ved tilbudsfristen.
Hele KOFA-avgjørelsen (klikk for å skjule)
Avklaring eller retting av tilbud, tildelingsevaluering, feil i/uklart konkurransegrunnlag
Saken gjelder:
audiovisuelt utstyr. at innklagede hadde brutt anskaffelsesreglene ved tildelingsevalueringen og hevdet
14. oktober 2021 i sak 2021/121 Klager:
Audiens Norge AS
Innklaget:
Bufetat Senter for administrasjon og utvikling
Klagenemndas medlemmer:
Dragsten
Bakgrunn
Bufetat Senter for administrasjon og utvikling (heretter innklagede) kunngjorde 16. september 2020 en Tilbudsfristen var 20. oktober 2020.
Det fremgikk av konkurransegrunnlaget at innklagede ville velge tilbudet med det beste Pris (vektet 60 prosent) og Kvalitet (vektet 40 prosent).
Tildelingskriteriet Kvalitet var inndelt i tre underkriterier, som var beskrevet slik: 5.3 5.4 faktura, ordrestatus og reparasjonsstatus. Servicesenteret 5.5
Oppdragsgiver skal kunne melde saker via telefon, dedikert e-post og webport
(4)tildelingskriteriet
var beskrevet slik:
Utfylt prisark er vedlagt
iens Norge AS (heretter klager).
(6)oppdragsgivers mal, og det andre et eget prisskjema hvor opsjoner var lagt inn.
(7)var imidlertid ikke sendt inn som en del av tilbudet. Den 23. oktober 2020 sendte innklagede : Fast mottakspunkt for retur og de. tilbakemelding innen mandag 26.10.20 kl. 12.
Klager svarte samme dag, og sendte da inn Den 30. oktober 2020 lager la til at en SWAP-forsikring for LG-skjermene var inkludert i prisen, som blant annet innebar at
(9)webadressen.
(10)I tildelingsbrev av 26. november 2020 orienterte innklagede om at Atea AS (heretter ) hadde levert det beste tilbudet. Av tildelingsbrevet fulgte det at klager hadde levert et tilbud
297 valgte leverand
(11)For tildelings Kvalitet skrev innklagede at det i klagers tilbud var flere aspekter som ikke ble godt nok belyst. Innklagede skrev at det ikke var beskrevet hvordan hos klager i helpdesk/servicesenter, samt at per telefon.
(12)Klager klaget de opplyste at
r henvendelser
tildelingen 30. november 2020. Innklagede svarte 3. desember 2020, der .
(13)Innklagede inngikk
22. desember 2020.
(14)Klagen ble brakt inn for Klagenemnda for offentlige anskaffelser 4. februar 2021.
11. oktober 2021.
nnklagede har brutt anskaffelsesregelverket ved evalueringen av tildelingskriteriet Kvalitet ved at sentrale forhold ved klagers tilbud ikke ble vurdert, vektlagt.
t konkurransen. at d
nneholder en rekke beskrivelser og rutiner av relevans for . Det var flere steder i klagers tilbud vist til boken, og det var klart en inkurie at den ikke var lagt ved det opprinnelige tilbudet. uriktig sett vekk fra informasjonen om SWAP-forsikringen som ble oversendt 30. oktober. Videre skulle innklagede sett hen til begge prisskjemaene som klager hadde inntatt i tilbudet. evaluering, da vesentlig informasjon fra tilbudet ikke er medtatt i evalueringen. evalueringen
(18)fungerte.
gjeldende at det hefter feil ved vurderingen av tildelingskriteriet Kvalitet underkriterium 5.4 og 5.5 om helpdesk/servicesenter og melding av saker via telefon, eunder ett ved evalueringen, og at besvarelsen under de absolutte kravene var relevant for besvarelsen under tildelingskriteriene. Lest i sammenheng har klager levert et tilbud som oppfyller underkriteriene.
(20)I tillegg hevdes det at innklagede i tildelingsbrevet ikke har -1.
at tildelingskriteriet
Kvalitet , sett i sammenheng med
klarhet og forutberegnelighet.
(22)Klager mener alle tre underkriterier mangler forankring i en beskrivelse av oppdragsgivers behov og kravspesifikasjon. kun et minimum av informasjon, noe om hva oppdragsgiver ville vektlegge i vurderingen. Dette gjaldt blant annet oppdragsgivers behov ved reparasjoner. Utformingen av tildelingskriter oppdragsgivers behov i konkurransegrunnlaget leve forskjellig. Det ga tidligere er en urimelig konkurransefordel som innklagede skulle ha utjevnet. Dette bryter med kravet til likebehandling.
ner klager at tildelingskriteriet Kvalitet konkurransen
var ulovlig, og at n av kontrakt med
ovlig direkte anskaffelse.
s at innklagede ikke har brutt reglene for offentlige anskaffelser. Innklagede er
ikke gjort feil ved evalueringen.
ttersom kvalitetsh om SWAPforsikringen ikke var innlevert som en del av tilbudet innen tilbudsfristen, tte innklagede se bort fra dette ved evalueringen. Ettersendingen innebar en forbedring av -5 (2).
(26)Innklagede skriver at de opplysningene i konkurransegrunnlaget. Det andre prisskjemaet, som klager selv hadde utformet, s innklagede bort ifra.
ilbudet klager hadde sendt inn innen fristen, generelt ble oppfattet som et uklart og vanskelig under tildelingskriteriet Kvalitet og skillet der mellom hva som ble tilbudt innenfor den oppgitte prisen og hva . adskillig es hva en reparasjon ville koste.
(28)Innklagede skriver at de ba om en bekreftelse av at lenken til netthandelen var korrekt, men at lenken heller ikke fungerte etter klagers bekreftelse. ikke en slik dynamisk lenke kunne vurderes som en del av tilbudet, og klager burde skrevet ut produktkatalogen og lagt den ved tilbudet.
(29)Innklagede mener videre at tildelingskriteriet Kvalitet og konkurransegrunnlaget for
(30)Til slutt hevdes at det i alle tilfelle ikke er
Klagenemndas vurdering
(31)Klager har deltatt i konkurransen, og har saklig klageinteresse, jf. forskrift om k Konkurransen gjelder av IKT audiovisuelt utstyr, som er en vareanskaffelse. I tillegg til lov om offentlige anskaffelser 12. august 2016 nr. 974 del I og III -1 og 5-3. Ulovlig tildelingskriterium
at tildelingskriteriet
Kvalitet , sett i sammenheng med ller kravet til
klarhet og forutberegnelighet.
-19/00 SIAC
tilbyderne har et forsvarlig grunnl
(34)som skal vurderes under hvert underkriterium eller moment, se eksempelvis /589.
tildelingskriteriet
beskrivelse sningen for melding av saker via telefon, e-post og webportal.
(36)runnlaget ga nok premieres ved evalueringen.
(37)Klagenemnda mener videre at konkurransegrunnlagets utforming ikke favoriserte innklagedes behov. Innklagede hadde i tildelingskriteriet gitt informasjon om minstekrav det var klart hva som ville gi merverdi.
e bakgrunn utformet tilstrekkelig klart. -forsikring
(39)Klagenemnda skal ta en om SWAP-forsikring, som klager sendte inn etter tilbudsfristen.
(40)feil at denne ikke var lagt ved tilbudet.
-5 dokumenta dersom bestemte opplysninger eller do I dette ligger blant annet at det ikke kan vektlegges ny informasjon som ikke fremkommer av det opprinnelige tilbudet.
(42)Avklaringsadgangen er en rett oppdragsgiver har. I spesielle tilfeller kan likevel oppdragsgiver ha en plikt til
det slik at innklagede vurderte det slik at inneholdt informasjon om reparasjoner og rutiner som ikke fremkom av det innleverte tilbudet ny informasjon om hvordan klager vil oppfylle leveransen. I en slik situasjo denne informasjonen. Klagenemnda har derfor ingen rettslige innvendinger mot at innklagede
(44)23-5
(45)Det er klart at klagers melding om SWAP-forsikringen som ble oversendt 30. oktober 2020, var ny informasjon som innklagede ikke kunne vektlegge.
(46)Klager hevder videre at innklagede klagers netthandel ikke fungerte.
(47)I ikke brutt Prisskjema
(48)Klagenemnda skal videre ta prisskjemaene som klager sendte inn, eller om innklagede kunne se bort fra prisskjemaet som klager selv hadde utformet.
(49)Tildel Pris tfra utfylt prisskjema som medfulgte konkurransegrunnlaget. Dette prisskjemaet har kla For enkelte poster har klager vist et ett hen til at prisskj r fullstendig, og innklagede hadde oppgitt at det var dette som skulle evalueres, var d Evalueringen av underkriteriene
(50)Kvalitet
(51)Klager fremholder at innklagede ikke har sett tilbudet under ett, og ikke sett hen til I tillegg fremholder klager at det er vektlagt forhold som ligger utenfor tildelingskriteriet.
(52)Klager har ikke konkretisert Innklagede har i tildelingsbrevet og klagesvar redegjort for konkrete forhold ved klagers tilbud som trakk ned ved evalueringen. Klagenemnda har ikke holdepunkter for at innklagede Kvalitet
(53)Begrunnelsen gitt i tildelingsbrevet viser til konkrete forskjeller mellom tilbudene. Klagenemnda kan derfor ikke se at innklagede har brutt begrunnelsesplikten i forskriften 25-1.
Bufetat Senter for administrasjon og utvikling har ikke brutt reglene for offentlige anskaffelser.
For Klagenemnda for offentlige anskaffelser, Marianne Dragsten
────────────────────────────────────────────────────────────
Refererte rettskilder
- FOA 2017 § 23-5 — Avklaring og retting av tilbud – adgang og grenser for hva oppdragsgiver kan vektlegge etter tilbudsfristen
- FOA 2017 § 25-1 — Begrunnelsesplikt ved tildeling av kontrakt
- FOA 2017 § 5-3 — Anskaffelsens gjenstand og saklig klageinteresse
- LOA 2017 § 4 — Grunnleggende prinsipper, herunder likebehandling og forutberegnelighet
- KOFA ikke spesifisert i avgjørelsen – delvis gjengitt som '/589' — Brukt som eksempel på krav til beskrivelse av hva som skal vurderes under hvert underkriterium