KOFA 2010/30 – Bardu kommune: forutberegnelighet og tildeling

2010/30 Bardu kommune

Innklaget: Bardu kommune

Klager: KontorDesign AS

Avgjørelse: Brudd på regelverket

Type sak: Rådgivende sak

Klagenemnda for offentlige anskaffelser Klager hadde deltatt i en åpen anbudskonkurranse vedrørende leie av kopimaskiner med serviceavtale i tre år. Klagenemnda fant at innklagede hadde brutt kravet til forutberegnelighet ved ikke å medregne utgiftene for serviceavtale i tre år ved evaluering av tilbudene. Klagenemnda fant at innklagede hadde brutt forskriften § 13-3 andre ledd ved å endre tildelingsevalueringen uten at den var i strid med regelverket. Klagers øvrige anførsel førte ikke frem. Klagenemndas avgjørelse 7. juni 2010 i sak 2010/30 Klager: KontorDesign AS Innklaget: Bardu kommune Klagenemndas medlemmer: Tone Kleven, Kai Krüger og Siri Teigum Saken gjelder: Forutberegnelighet. Endring av tildelingsevaluering.

Bakgrunn

(1)Bardu kommune (heretter kalt innklagede) kunngjorde 26. november 2009 en åpen anbudskonkurranse om leie av kopimaskiner til kommunens skoler og administrasjon.

(2)Av konkurransegrunnlagets punkt 4 fremgår det at innklagede ønsker tilbud på leie og serviceavtale for syv kopimaskiner, med opsjon på ytterligere tre maskiner. Leieperioden er oppgitt å være tre år fra 1. februar 2010, med opsjon på forlengelse i ett pluss ett år.

(3)Av punkt 4 i konkurransegrunnlaget fremgår videre anskaffelsens kravspesifikasjoner: ”Beskrivelse av behov Bardu kommune ønsker tilbud på følgende kopimaskiner: 1 stor hurtig maskin som skal erstatt dagens hovedmaskin i 1. etg. Maskinen skal i hovedsak brukes til større hefteproduksjoner som sakspapirer til politiske utvalg og andre store dokumenter, men også til mindre daglig kopiering/print. I tillegg ønsker en å bruke skannerfunksjonen på maskinen til å skanne inngående post, for siden å knytte dette til kommunens saksbehandlersystem EDB Sak og Arkiv. Funksjonelle krav til hovedkopimaskin for kommunehusets 1.etg.:  Ulike valg for levering (sortert/usortert, stiftet)

 Ulike valg for 2 sidig kopi (1-1,1-2, 2-2, 2-1)  Mulighet for forstørring/forminsking  Min. 5 papirmagasiner (Flere A4, A4Liggende, A3, manuell mating)  Mulighet for justering av kopikvalitet (normal, tekst, foto, lysere, mørkere, bakgrunnsfjerning)  Mulighet for hefteproduksjon  Originalskanner skal kunne ta bunker.  Mulighet for mating av originaler både fra plate og skanner.  Kopiering av transparenter  Mulighet for hefteproduksjon  Mulighet for å bygge jobber og få prøvetrykk  "Follow me" print eller tilsvarende funksjonalitet  Norsk språk på software  Forbruksartikkeladministrasjon— påminning om tid for skifte  Mulighet for kontering (mange kontoer) + mulighet for utskrift av rapport av kontering 2 store maskiner som skal brukes ved de 2 største skolene som hovedkopimaskin/nettverksskriver. På grunn av plassering må disse maskinene ikke ta større plass enn; 1500mm x 700mm x 900 med mer (lxbxh). Funksjonelle krav til 2 store kopimaskiner på skolene:  Ulike valg for levering (sortert/usortert, stiftet)  Ulike valg for 2-sidig kopi (1-1,1-2, 2-2, 2-1)  Mulighet for forstørring/forminsking  Min. 3 papirmagasiner (A4, A4Liggende, A3, manuell mating)  Mulighet for justering av kopikvalitet (normal, tekst, foto, lysere, mørkere, bakgrunnsfjerning)  Mulighet for hefteproduksjon  Originalskanner skal kunne ta bunker.  Mulighet for mating av originaler både fra plate og skanner.  Kopiering av transparenter  Mulighet for hefteproduksjon  "Follow me" print eller tilsvarende funksjonalitet  Norsk språk på software  Forbruksartikkeladministrasjon — påminning om tid for skifte  Det er også ønskelig med mulighet for hulling

4 mellomstore kopimaskiner til bruk på 3 mindre skoler og i 2.etg. på kommunehuset. Funksjonelle krav til 4 mellomstore kopimaskiner:  Ulike valg for levering (sortert/usortert, stiftet)  Ulike valg for 2-sidig kopi (1-1,1-2, 2-2, 2-1)  Mulighet for forstørring/forminsking  Min. 3 papirmagasiner (A4, A4Liggende, A3, manuell mating)  Mulighet for justering av kopikvalitet (normal, tekst, foto, lysere, mørkere, bakgrunnsfjerning)  Mulighet for hefteproduksjon  Originalskanner skal kunne ta bunker.  Mulighet for mating av originaler både fra plate og skanner.  Kopiering av transparenter  Mulighet for hefteproduksjon  "Follow me" print eller tilsvarende funksjonalitet  Norsk språk på software  Forbruksartikkeladministrasjon — påminning om tid for skifte […] Serviceavtale  Det må gis tilbud på serviceavtale hvor forbruksartikler og feilretting er inkludert i fast pris.  Responstid ved behov for assistanse: innen 4 timer”

(4)I konkurransegrunnlagets punkt 9 står følgende om tildelingskriteriene: ”Tildelingskriterier Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Tildeling Max poeng oppnålig Anmerkning (av 100 oppnålige) Pris 70 Se anmerkning 1 Funksjonalitet 20 Service 10 Anmerkning 1: På de punktene der det er en kvantitativ vurdering, vil beste tilbud på et kriterium få full score. De andre tilbudene får færre poeng, og trekkes forholdsvis like mange poeng som deres tilbud er dårligere enn det beste. Det vil si at hvis et tilbud er 50% dårligere/dyrere/lengre, så får det 50% av mulig poengscore.

Der det er kvalitativ vurdering, vil tilbudene gis en score etter vurdering. Poengtildeling vil gis etter vurdering av avstand mellom tilbudene.”

(5)Det ble to ganger, 30. november og 7. desember 2009, gitt tilleggsopplysninger til konkurransegrunnlaget. Fra den siste tilleggsopplysningen hitsettes: ”• Krav til Hovedkopimaskin for kommunehusets Min. 65 s/m hurtighet: 1.etg.: 2 store kopimaskiner på skolene: Min. 40 s/m 4 mellomstore kopimaskiner: Min. 30 s/m Felles for alle er at hastighet for fargeutskrifter skal være høyest mulig i forhold til sort kopi/print. Hastighet vil kunne bli tillagt vekt ved tildeling (underkriteriet funksjonalitet).”

(6)Tilbudsfristen var 18. desember 2009. Innen fristen mottok innklagede syv tilbud, hvorav to av tilbudene var fra KontorDesign AS (heretter kalt klager). Denne sak gjelder det første tilbudet fra klager, betegnet ”KontorDesign 1” (heretter kalt tilbud 1).

(7)Av klagers tilbud 1 fremkommer det at alle de oppstilte kravspesifikasjoner er oppfylt, ved at kravsoppstillingen fra konkurransegrunnlaget er gjengitt og huket av som ”etterfulgt”. Om totalpris og servicekostnad hitsettes fra klagers tilbud 1: ”Sammendrag priser Anbud 03-2009 Anbudspriser for anbudet totalt Priser eks. mva. Alt 1[…] Leiepris totalt. 3 år: 427 752,Leiepris pr. år opsjonsår 4 og 5 38 364,Servicepris uansett maskin sort. Sum 3,2 øre Service avhenger av reelt volum: Servicepris uansett maskin farge. Sum 33 øre Service avhenger av reelt volum: Service: Vi har i dag 2 serviceteknikere stasjonert på Bardufoss som er ca. 25 km fra kommunehuset. Vi garanterer en responstid på maks. 4 timer. Vi har i dag alle maskiner tilhørende hæren og FLO sine avdelinger på Setermoen. Så vi mener derfor å kunne serve Bardu kommune særlig godt. Avtalen inkluderer kjøring, arbeid, deler og rekvisita (toner)”

(8)Ved innklagedes brev 4. januar 2010 ble klager meddelte at kontrakten ble tildelt Konica Minolta AS (heretter kalt valgte leverandør). Om begrunnelsen for tildelingen hitsettes fra brevet: ”Alle tilbudene har tilfredstilt kravene satt i vår kravspesifikasjon. I henhold til våre tildelingskriterier er det lite som skiller de ulike tilbudene.

Konica Minolta AS er valgt fordi de oppfyller tildelingskriteriene på best måte i forhold til kommunens behov.”

(9)Vedlagt brevet var to matriser som viste hvordan innklagede hadde karaktersatt tildelingskriteriene i tilbudene, og hvordan karakterene så var vektet for å komme frem til endelig poengscore for hver tilbyder.

(10)Klagers tilbud 2 hadde laveste pris, og de øvrige tilbudene fikk karakter fastsatt ut fra avviket i denne pris. Fra matrisen ”Karakterberegning” fremgår om klagers tilbud 1 og valgte leverandørs tilbud: ”Pris Priser Avvik i kr. Avvik i % Karakter Klagers 409 140 - 0 % 10 tilbud 2 Klagers 427 752 18 612 4,5 % 9,5 tilbud 1 Valgte 430 128 20 988 5,1 % 9,5 leverandør Funksjonalitet Karakter Klagers tilbud 1 9 Valgte leverandør 10 Service Karakter Klagers tilbud 1 7 Valgte leverandør 6”

(11)Fra matrisen ”Vekting og tilbudsevaluering” hitsettes om klagers tilbud 1 og valgte leverandørs tilbud: ”Kriterier Vekt Klagers tilbud 1 Valgte leverandør Karakter Vekt Karakter Vekt Funksjonalitet 20 % 9 1,8 10 2 Pris 70 % 9,55 3,34 9,49 3,32 Service 10 % 7 0,7 6 0,6 Totalt 100 % 5,84 5,92 ”

(12)I e-post 7. januar 2010 til innklagede etterspurte klager en nærmere begrunnelse av hvorfor deres tilbud 1 ikke fikk høyeste karakter på tildelingskriteriene ”Funksjonalitet” og ”Service”. Klager påpekte videre at karakteren på kriteriet ”Pris” syntes å være feil vektet.

(13)I e-post 8. januar 2010 besvarte innklagede klagers spørsmål. Fra e-posten hitsettes:

”Det er oppstått feil i regnearket, men det forandrer ikke resultatet. Vi burde selvsagt ha oppdaget denne feilen tidligere, og tar selvkritikk for det. Regneark er rettet og kommer som vedlegg til dette svar. Når det gjelder "service" var dette satt opp som et eget kriterie i utlysningen og skal således vektes selvstendig. Pris er ikke medregnet som et kriterie på service. At dere fikk skår 7, og bedre enn KonicaMinolta, er deres nærhet til Bardu kommune. Både Kjell Arnesen [en annen tilbyder - Nemndas merknad] og Konica Minolta har direktevarsling fra maskin til leverandør og feil rettes derfra. Det er vel i hovedsak dette som har vektet bl.a. Kjell Arnesen høyest. I utgangspunktet skulle vel KonicaMinolta hatt større skår, men etter en vurdering hos oss har vi kommet frem til vedlagt resultat. Når det gjelder funksjonalitet hos KonicaMinolta er det stor stiftekapasitet (kan stifte 100 ark på den største maskinen og 50 på de andre), mulighet for hulling (2 og 4 hull) på alle maskinene, flere valg for 2-sidig kopiering (2 i 1 tom 16 i 1) som her har vært avgjørende. Det er slik at det alltid skal være en som er høyest karakter og de andre rangeres deretter ut fra vår vurdering av tilbudet.”

(14)Fra den vedlagte, rettede matrisen ”Vekting og tilbudsevaluering” hitsettes om klagers tilbud 1 og valgte leverandørs tilbud: ”Kriterier Vekt Klagers tilbud 1 Valgte leverandør Karakter Vekt Karakter Vekt Funksjonalitet 20 % 9 1,8 10 2 Pris 70 % 9,55 6,68 9,49 6,641 Service 10 % 7 0,7 6 0,6 Totalt 100 % 9,18 9,24”

(15)Det var ytterligere korrespondanse mellom klager og innklagede. Fra innklagedes e-post til klager 15. januar 2010 hitsettes: ”Når det gjelder servicepris er denne, som jeg tidligere har opplyst, regnet ut for den enkelte tilbyder ut fra det stipulerte forbruket vi har oppgitt i konkurransegrunnlaget, ca. 825000 årlig forbruk. For fargekopier har vi stipulert en årlig forbruk på 60000. Serviceprisen var regnet ut tidligere, men ved en feil er den ikke tatt med i totalprisen i regnearket vårt. Dette beklager vi. Etter at serviceprisen er lagt inn i vektingen endres likevel ikke rangeringen mellom dere som tilbydere. Legger ved regnearket som viser rangeringen på nytt. […] Som jeg skrev til deg i forrige mail, så forholder vi oss til det som er beskrevet i de mottatte tilbudene. I tilbudet fra Konica Minolta er det beskrevet at alle maskiner har 1800 DPI. Det er også beskrevet at den store maskinen (kommunehuset) har en stiftekapasitet på 100 ark. Når det gjelder falsing har jeg ikke skrevet noe om det i mitt svar til deg. Kan imidlertid opplyse om at det er oppgitt i tilbudet fra Konica Minolta at maskinen har mulighet for hefteproduksjon med stift i rygg og falsing.

Hvordan dere har valgt å utforme tilbudet til oss, er jo deres valg. Vi mener imidlertid at det er nyttig å få vite mest mulig om funksjonaliteten på de tilbudte maskinene, og den funksjonalitet som går utover våre krav er vurdert som et pluss for de aktuelle maskinene.”

(16)Fra den vedlagte, for annen gang rettede, matrisen ”Vekting og tilbudsevaluering”, der også servicepris for ett år var tatt inn, hitsettes om klagers tilbud 1 og valgte leverandørs tilbud: ”Kriterier Vekt Klagers tilbud 1 Valgte leverandør Karakter Vekt Karakter Vekt Funksjonalitet 20 % 9 1,8 10 2 Pris 70 % 9,59 6,71 9,48 6,64 Service 10 % 7 0,7 6 0,6 Totalt 100 % 9,21 9,24”

(17)Ved brev 18. januar 2010 til innklagede påklaget klager tildelingsbeslutningen. I klagen anføres at det ved evalueringen av tildelingskriteriet ”Pris” feilaktig kun er lagt inn serviceutgifter for ett år, selv om anskaffelsen gjelder leie og serviceavtale i tre år. Videre anføres at klagers tilbud 1 skulle hatt full score på tildelingskriteriene ”Funksjonalitet” og ”Service” siden tilbudet oppfylte alle spesifikasjonskrav som var oppstilt i konkurransegrunnlaget.

(18)Ved brev 22. januar 2010 fastholdt innklagede tildelingen til valgte leverandør.

(19)Saken ble 2. februar 2010 klaget inn for Klagenemnda for offentlige anskaffelser. Innklagede har i brev 9. februar 2010 opplyst at kontrakt med valgte leverandør ble inngått 26. januar 2010.

(20)Innklagede inngav tilsvar 18. februar 2010. Vedlagt tilsvaret var to nye matriser for karaktersetting og vekting av tildelingskriteriene. Fra den nye matrisen ”Karakterberegning” hitsettes om klagers tilbud 1 og valgte leverandørs tilbud: ”Pris Priser Avvik i kr. Avvik i % Karakter Klagers 567 352 18 612 3,4 % 9,7 tilbud 1 Valgte 576 828 20 988 5,1 % 9,5 leverandør Funksjonalitet Karakter Tidl. karakter Klagers tilbud 1 8 9 Valgte leverandør 10 10 Service Karakter [Tidl. Karakter] Klagers tilbud 1 9 7

Valgte leverandør 9 7”

(21)Fra den nye matrisen ”Vekting og evaluering 2 (etter klagebehandling)” hitsettes om klagers tilbud 1 og valgte leverandørs tilbud: ”Kriterier Vekt Klagers tilbud 1 Valgte leverandør Karakter Vekt Karakter Vekt Funksjonalitet 20 % 8 1,6 10 2 Pris 70 % 9,66 6,76 9,49 6,64 Service 10 % 9 0,9 9 0,9 Totalt 100 % 9,26 9,54”

Anførsler

Klagers anførsler

(22)Klager anfører at innklagede gjorde feil når utgifter for service kun ble medregnet for ett år ved karaktersettingen av tildelingskriteriet ”Pris”. Det er i konkurransegrunnlaget etterspurt tilbud for leie og serviceavtale i tre år, og utgifter for service skulle da vært medregnet for tre år. Klager registrer at innklagede har rettet opp dette i den nye matrisen som var vedlagt tilsvaret til klagenemnda, der utgiftene for service er medregnet for tre år.

(23)Klager anfører at innklagede, ved karaktersettingen av tildelingskriteriet ”funksjonalitet”, ikke hadde anledning til å legge vekt på andre funksjoner enn de som var listet opp i kravspesifikasjonen i konkurransegrunnlaget. Når innklagede i så stor grad spesifiserte de ønskede funksjoner, strider det mot likebehandlingsprinsippet å legge vekt på funksjoner utover dette. Det samme anføres for tildelingskriteriet ”Service”, der det i konkurransegrunnlaget fremgikk hva som ble krevet.

(24)Klager anfører at innklagede har utarbeidet nye matriser for karaktersetting og vekting, etter at saken ble brakt inn for klagenemnda. I brev fra innklagede 22. januar 2010, der tildelingen av kontrakt ble opprettholdt, skrev innklagede at de hadde gjort en korrekt vurdering. Det ble ikke mottatt noen nye vurderinger eller matriser. De matriser som nå er vedlagt tilsvaret har klager aldri sett før.

(25)Klager anfører at endringene av evalueringen av tildelingskriteriene ”Funksjonalitet” og ”Service” synes å være gjort for stadig å opprettholde tildelingen av kontrakten til valgte leverandør, etter at tildelingskriteriet ”Pris” ble korrigert til klagers fordel. Dette anføres å utgjøre brudd på kravene til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og likebehandling.

(26)Klager anfører at det er klart at de skulle vært tildelt kontrakten. Klager ber klagenemnda uttale seg om vilkårene for å kreve erstatning er til stede.

Innklagedes anførsler

(27)Innklagede anfører at det ved utsendelse av tildelingsbrevet 4. januar 2010 var vedlagt to matriser som inneholdt feil. Etter oppfordring fra klager ble disse rettet ved at utgifter til service ble tatt med ved evaluering av tildelingskriteriet ”Pris”.

(28)Innklagede anfører at det kun er lagt vekt på de kriterier som var med i konkurransegrunnlaget. Funksjonaliteten på maskinene i valgte leverandørs tilbud var bedre enn maskinene i klagers tilbud 1.

Klagenemndas vurdering

(29)Klager har deltatt i konkurransen og har saklig klageinteresse, jf. forskrift 15. november 2002 nr. 1288 om Klagenemnd for offentlige anskaffelser § 6 annet ledd. Klagen er rettidig.

(30)Anskaffelsen gjelder leie av kopimaskiner, og er således en vareanskaffelse, jf. forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser § 4-1 bokstav b. Anskaffelsen har en verdi over 500 000 kroner, men under terskelverdien på 1,65 millioner kroner, og følger da lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskriften del I og II, jf. forskriften § 2-1 annet ledd, jf. § 2-2 første ledd.

(31)Klager anfører at da det i konkurransegrunnlaget var bedt om pris på leie av maskin og serviceavtale i tre år, hadde innklagede, ved evaluering av tilbudene, plikt til å legge til grunn den tilbudte leiepris og servicekostnad for alle tre årene.

(32)Det følger av kravet til forutberegnelighet, jf. loven § 5, at tilbudene skal vurderes i overensstemmelse med det som fremkommer av konkurransegrunnlaget. Når en oppdragsgiver ber om tilbud på leie av kopimaskiner og service i tre år, må således den samlede sum for både leie og stipulert service i alle tre årene legges til grunn ved evaluering av tilbudene.

(33)Klagenemnda viser til innklagedes e-post 15. januar 2010 der det erkjennes at stipulerte servicekostnadene ikke var medregnet ved den første tilbudsevalueringen. Partene synes videre omforent om at innklagede ved sin reviderte evaluering, som var vedlagt den eposten, kun medregnet servicekostnadene for ett år. Klagenemnda legger etter dette til grunn at innklagede, ved evaluering av tildelingskriteriet ”Pris”, først kun hadde medregnet leieprisen for tre år, men unnlatt å medregne de stipulerte servicekostnadene. Etter å ha blitt kontaktet av klager utarbeidet innklagede en ny evalueringsmatrise, der servicekostnader for ett år var medregnet. Klager påpekte igjen at det skulle vært medregnet servicekostnader for tre år. Innklagede fastholdt imidlertid, ved sitt brev 22. januar 2010, sin nye evaluering av tildelingskriteriet ”Pris”, der servicekostnader for kun ett år var medregnet. Dette utgjør da brudd på kravet til forutberegnelighet, jf. loven § 5.

(34)Klagenemnda bemerker imidlertid at vedlagt innklagedes tilsvar til klagenemnda var ytterligere en ny matrise, der det ved evalueringen av tildelingskriteriet ”Pris” korrekt lagt til grunn både leiepris og servicekostnad for tre år. Dette medførte at klagers totale poeng økte med 0,05.

(35)Klager anfører videre at da det i konkurransegrunnlaget var stilt opp detaljerte kravspesifikasjoner, hadde innklagede ikke anledning til å vektlegge andre tilbudte funksjoner ved evaluering av tilbudene. Klager anfører på samme måte at det ikke var adgang til å vektlegge tilbudt service utover hva det var stilt krav til i konkurransegrunnlaget.

(36)Det følger av forskriften § 8-3 første ledd at ”Anskaffelsen bør spesifiseres ved en behovsspesifikasjon eller angivelse av funksjonskrav.” En slik kravspesifikasjon inneholder en opplisting av de krav oppdragsgiver stiller til de produkter som tilbys. Dersom en tilbyder tilbyr produkter som ikke møter disse krav, skal tilbudet i utgangspunktet avvises, dersom avviket er vesentlig, jf. § 11-11 første ledd bokstav e.

(37)Det følger videre av forskriften § 13-2 annet ledd at dersom kontrakt skal tildeles det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, skal dette skje på grunnlag av tildelingskriterier som har tilknytning til kontraktsgjenstanden. Som eksempler på slike tildelingskriterier lister § 13-2 annet ledd annet punktum blant annet opp ”funksjonsmessige egenskaper” og ”kundeservice”.

(38)Det følger av dette at det er lovlig for en oppdragsgiver å stille visse krav som de tilbudte produkter må oppfylle, samtidig som det ved evalueringen av tilbudene er adgang til å premiere ytelser som kvalitativt sett var bedre enn de minimumskrav som var stilt. Dette er også lagt til grunn av klagenemnda i sak 2008/171 premiss (40).

(39)I denne konkurransen hadde innklagede i konkurransegrunnlagets punkt 4 ”Beskrivelse av behov” listet opp krav for de kopimaskinene de ønsket å leie. Samtidig var ett av tildelingskriteriene ”Funksjonalitet”, jf. konkurransegrunnlagets punkt 9. Leverandørenes tilbudte maskiner måtte da oppfylle kravene i kravspesifikasjonene for i det hele tatt å komme i betraktning. Ved evalueringen av tilbudene under tildelingskriteriet ”Funksjonalitet” fikk tilbyderne således karakter med bakgrunn i at kravene listet opp i kravspesifikasjonen var oppfylt, herunder slik at man ved karaktersettingen også tok hensyn til merkvaliteter utover de krav som var stilt. Dette er en lovlig fremgangsmåte.

(40)Det samme gjør seg gjeldende hva gjelder tildelingskriteriet ”Service”. Det var i konkurransegrunnlagets punkt 4 ”Serviceavtale”, stillet krav om at tilbudet måtte inneholde en ”serviceavtale hvor forbruksartikler og feilretting er inkludert i fast pris”, og at responstid ved behov for assistanse ikke måtte overstige 4 timer. Samtidig var ett annet av tildelingskriteriene ”Service”, jf. konkurransegrunnlagets punkt 9. Det var da lovlig av innklagede å fastsette karakter for dette tildelingskriteriet med bakgrunn i at kravene listet opp i kravspesifikasjonen var oppfylt, og samtidig gi uttelling for tilbudt service som gikk utover de krav som var stilt.

(41)Klagenemnda kan etter dette ikke se at innklagede har brutt regelverket da det ved tildelingsevalueringen ble gitt uttelling for merkvalitet utover de krav som var stilt i kravspesifikasjonen.

(42)Klager anfører videre at innklagede ikke hadde anledning til å endre karaktersettingen av tildelingskriteriene ”Funksjonalitet” og ”Service” etter å ha opprettholdt sin tildeling ved brev 22. januar 2010.

(43)Det følger av forskriften § 13-3 annet ledd at: ”Dersom oppdragsgiver finner at beslutningen om å tildele kontrakt ikke er i samsvar med § 13-2 (kriterier for valg av tilbud) kan beslutningen annulleres frem til kontrakt er inngått.”

(44)Klagenemnda har i flere tidligere saker er lagt til grunn at bestemmelsen i § 13-3 annet ledd innebærer at en tildelingsbeslutning bare kan endres eller annulleres dersom den er foretatt i strid med regelverket, jf. klagenemndas sak 2005/294 premiss (18). Oppdragsgiver kan derfor ikke annullere en lovlig tildelingsbeslutning ut fra en endret skjønnsmessig vurdering, jf. klagenemndas saker 2007/80 premiss (16) og 2009/242 premiss (31).

(45)Etter den første tildelingsmeddelelsen 4. januar 2010, kontaktet klager innklagede og stilte flere spørsmål om tildelingsevalueringen. Dette ble besvart av innklagede 8. januar 2010, der tildelingsevalueringen hva gjaldt tildelingskriteriet ”Pris” var rettet. Etter ytterligere en henvendelse fra klager rettet innklagede, ved brev 15. januar 2010, nok en gang tildelingsevalueringen hva gjaldt tildelingskriteriet ”Pris”. Etter denne andre rettingen hadde klager fått 1,8 poeng på tildelingskriteriet ”Funksjonalitet”, 0,7

poeng på ”Service” og 6,71 poeng på ”Pris”, totalt 9,21 poeng. Valgte leverandør hadde fått totalt 9,24 poeng.

(46)Ved brev 18. januar 2010 påklaget klager tildelingsevalueringen. I klagen ble det anført at ved evalueringen av tildelingskriteriet ”Pris” skulle utgiftene til service for tre år vært medregnet. Det ble videre anført at innklagede hadde gjort feil ved karaktersetting av tildelingskriteriene ”Funksjonalitet” og ”Service”.

(47)I sitt svarbrev 22. januar 2010 opprettholdt innklagede tildelingen. I brevet skriver innklagede: ”Bardu kommune har gjennomgått saken på nytt og mener at vi har gjort en korrekt vurdering og at Konica Minolta har det økonomiske mest fordelaktige tilbudet basert på funksjonalitet, pris, og service.”.

(48)Ved sitt tilsvar 18. februar 2010 til klagenemnda fremla innklagede en ny tildelingsevaluering. Denne tildelingsevalueringen er ikke datert, og innklagede har heller ikke pretendert at den ble utarbeidet før kontraktsinngåelse. I denne nye tildelingsevalueringen var karaktersettingen av flere tildelingskriterier endret både for klagers tilbud 1 og for valgte leverandørs tilbud. I tillegg til at kriteriet ”Pris” var korrigert som nevnt i premiss (34) over, var klagers tilbud 1 trukket i karakter på de to andre tildelingskriteriene, og valgte leverandørs karakter på kriteriet ”Service” var øket. Da innklagede ved sitt brev 22. januar 2010 opprettholdt sin tildelingsevaluering av 15. januar 2010, og kontrakt ble inngått 26. januar 2010, det vil si fire dager etter, legger klagenemnda til grunn at denne tredje og siste endringen av tildelingsevalueringen må være skjedd etter at kontrakt ble inngått.

(49)I denne saken er tildelingskriteriene ”Funksjonalitet” og ”Service” basert på en skjønnsmessig vurdering. Selv om den siste endringen av tildelingsevalueringen hadde skjedd før kontrakt ble inngått, har innklagede ikke påvist feil eller mangler ved evalueringen av tildelingskriteriene ”Funksjonalitet” og ”Service”, og har således ikke godtgjort at vilkårene for å endre evalueringen hadde vært til stede.

(50)Innklagede har etter dette brutt forskriften § 13-3 annet ledd ved å endre tildelingsevalueringen uten at den var i strid med regelverket.

(51)Klagenemnda finner ikke grunn til å uttale seg om hvorvidt vilkårene for erstatning foreligger, jf. klagenemndsforskriften § 12 annet ledd.

Konklusjon

Bardu kommune har brutt kravet til forutberegnelighet, jf. loven § 5, ved ikke å medregne utgiftene til service i tre år selv om dette var etterspurt i konkurransegrunnlaget. Bardu kommune har brutt forskriften § 13-3 annet ledd ved å endre tildelingsevalueringen uten at den var i strid med regelverket. Klagers øvrige anførsel har ikke ført fram.

For klagenemnda for offentlige anskaffelser 7. juni 2010 Siri Teigum