KOFA 2016/2: Rakkestad – tildelingsevaluering og forhandling

2016/2 Rakkestad kommune

Innklaget: Rakkestad kommune

Klager: Omar Schevik Arkitektkontor AS

Avgjørelse: Ikke brudd på regelverket

Type sak: Rådgivende sak

Klagenemnda for offentlige anskaffelser Saken gjelder: Tildelingsevaluering, evaluerings- eller prismodell, reelle forhandlinger Innklagede gjennomførte en konkurranse med forhandling om arkitekttjenester. Klager anførte at evalueringen av tilbudt kompetanse var uriktig, at priskriteriet ikke var egnet til å identifisere det beste tilbudet, og at det ikke var ført reelle forhandlinger med klager. Klagers anførsler førte ikke frem. Klagenemndas avgjørelse 9. mai 2016 i sak 2016/2 Klager: Omar Schevik Arkitektkontor AS Innklaget: Rakkestad kommune Klagenemndas medlemmer: Karin Fløistad, Kristian Jåtog Trygstad og Jakob Wahl

(1)Rakkestad kommune (heretter innklagede) kunngjorde 29. mai 2015 en konkurranse med forhandling om arkitekttjenester for tilbygg til Os skole i kommunen. Anskaffelsens verdi var i kunngjøringen estimert til å utgjøre kr 800 000. Tilbudsfristen var 26. juni 2015.

(2)I konkurransegrunnlaget var det oppstilt flere kvalifikasjonskrav. Et av dem var krav til "tilstrekkelig kapasitet, og erfaring innen prosjektering av barneskole og ha utført oppdrag av samme omfang/størrelse." Dette skulle dokumenteres gjennom en organisasjonsplan "som viser at det er satt av minimum 2 arkitekter til prosjektet. Tilbyder må dokumentere prosjektering (skisseprosjekt og forprosjekt) av 2 nye barneskoler på tilsvarende størrelse siste 10 år. Minst en av arkitektene må ha deltatt i oppgitte referanseprosjekter."

(3)Tildeling av kontrakt skulle skje ut fra hvilket tilbud som var det økonomisk mest fordelaktige, basert på kriteriene pris (80%) og "Kompetanse/gjennomføringsevne hos tilbudte nøkkelpersoner" (20%).

(4)Innklagede mottok 16 tilbud i konkurransen, herunder fra Omar Schevik Arkitektkontor AS (heretter klager) og Østre Linje Arkitektur og Landskap AS (heretter valgte leverandør). Både klager og valgte leverandør ble innkalt til forhandlinger, i tillegg til en tredje tilbyder.

(5)Ved e-post av 7. september 2015 meddelte innklagede at kontrakt var tildelt valgte leverandør. Kontrakt ble inngått 4. november 2015.

(6)Saken ble brakt inn for Klagenemnda for offentlige anskaffelser ved brev datert 31. desember 2015.

(7)Nemndsmøte i saken ble avholdt 2. mai 2016.

Anførsler

Klager har i det vesentlige anført

(8)Ved vurderingen av "Kompetanse/gjennomføringsevne hos tilbudte nøkkelpersoner" har innklagede vektlagt forhold som ikke fremgår av konkurransegrunnlaget. Innklagede har også trukket inn forhold som allerede er vurdert i kvalifikasjonsvurderingen.

(9)Evalueringen av tildelingskriteriet pris er ikke egnet til å identifisere hvilke ilbud som reelt sett er det økonomisk mest fordelaktige.

(10)Det er ikke gjennomført reelle forhandlinger med klager.

Innklagede har i det vesentlige anført

(11)Det er ikke riktig at det er andre forhold enn det som fremgår av konkurransegrunnlaget som er vurdert ved evalueringen av "Kompetanse/gjennomføringsevne hos tilbudte nøkkelpersoner". Tildelingskriteriet er evaluert nettopp slik konkurransegrunnlaget legger opp til. At det ble lagt noe negativ vekt på at klager ikke stilte med to personer på forhandlingsmøtet, innebærer heller ikke at innklagede har vektlagt samme forhold som allerede ble evaluert i kvalifikasjonsvurderingen. Tildelingskriteriet legger opp til at evalueringen av kriteriet delvis skal baseres på intervju med de tilbudte ressurser i forhandlingsmøtet. Dette var ikke mulig å gjennomføre all den tid klager kun stilte med en av de tilbudte personene på møtet.

(12)Evalueringen av tildelingskriteriet pris er skjedd nøyaktig slik konkurransegrunnlaget foreskriver.

(13)Det er gjennomført reelle forhandlinger med klager.

Klagenemndas vurdering

(14)Klager har deltatt i konkurransen, og har saklig klageinteresse, jf. forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser § 6. Klagen er rettidig. Konkurransen gjelder arkitekttjenester. I tillegg til lov om offentlige anskaffelser følger anskaffelsen etter sin opplyste verdi forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og II, jf. forskriften § 2-1 (5). Evalueringen av Kompetanse/gjennomføringsevne hos tilbudte nøkkelpersoner

(15)Klager anfører at innklagede har brutt regelverket ved evalueringen av "Kompetanse/gjennomføringsevne hos tilbudte nøkkelpersoner". Innklagede bestrider klagers anførsel.

(16)Ved tildelingsevalueringen utøver oppdragsgiver et innkjøpsfaglig skjønn som i begrenset grad kan overprøves rettslig. Klagenemnda kan prøve om oppdragsgivers evaluering er saklig, forsvarlig og i samsvar med de grunnleggende kravene i loven § 5, herunder hvorvidt evalueringen samsvarer med de angitte tildelingskriteriene.

(17)Tildelingskriteriet om Kompetanse/gjennomføringsevne var nærmere utdypet i konkurransegrunnlaget. Det var angitt tre kulepunkter, "Gode løsninger", "Samarbeide" og "Fremdrift". Grunnlaget for vurderingen var: "CV med utdannelse, yrkeserfaring, stilling og referanseprosjekter med oppgitt kontaktperson", samt "Intervju".

(18)Klagers tilbud fikk fem av ti mulige poeng på dette kriteriet. Til sammenligning fikk valgte leverandør ni av ti mulige poeng.

(19)Tildelingskriteriet gir anvisning på en rekke forhold som ville bli vurdert. Så vidt klagenemnda kan se, er klagers tilbud vurdert nettopp basert på de forhold som konkurransegrunnlaget foreskriver. I tillegg til at gode løsninger var angitt i konkurransegrunnlaget, fremgikk det av møteinnkallingen til forhandlingsmøtet at forberedte innlegg fra arkitekt på valg av plassering av nybygget ville bli vektlagt. I den grad slike forslag ble presentert fra klagers side, må nemnda slik saken er opplyst legge til grunn at de ikke ble ansett tilstrekkelig gjennomarbeidet. Det kan heller ikke anses som en feil ved tildelingsevalueringen at klager fikk lavere uttelling som følge av at kun hadde ansatt to arkitekter hvor den ene var ansatt i en 50 % stilling, og at de kun stilte med én person på forhandlingsmøtet. Tildelingskriteriet la opp til at den konkrete gjennomføringsevnen ville vurderes, og klager har ikke bestridt lovligheten av dette kriteriet. Kriteriet la også opp til at kompetansen til de tilbudte "nøkkelpersoner" skulle vurderes, og som grunnlag for vurderingen var det angitt "Intervju". Ettersom klager kun stilte med én arkitekt på forhandlingsmøtet begrenset dette innklagedes mulighet til å danne seg inntrykk av den andre tilbudte arkitektens kompetanse. Klagers anførsel fører derfor ikke frem. Evalueringen av tilbudt pris

(20)I konkurransegrunnlaget punkt 8 "Tilbudsskjema" var det angitt hvilke priser som skulle oppgis, og en oversikt som illustrerte hvordan evalueringen ville skje. Konkurransegrunnlaget la opp til at leverandørene skulle angi antall timer og timepris for de forskjellige fasene i prosjektet (Skisseprosjekt/Forprosjekt/Gjennomføring). Det var også lagt inn at leverandørene skulle fylle ut en timepris for femti tilleggstimer samt pris for ti ekstra møter. Prisene skulle multipliseres med angitte volum, og summen utgjorde grunnlaget for vurderingen av tilbudt pris (Tilbudssum). Konkurransegrunnlaget gjorde det altså i utgangspunktet klart hvordan prisene ville evalueres.

(21)Klager anfører evalueringen av priskriteriet ikke er egnet til å identifisere det økonomisk mest fordelaktige tilbud. Konkurransegrunnlaget legger opp til at tilbyderne selv skal stipulere antallet timer for de forskjellige fasene i prosjektet. Ettersom tilbudssummen er basert på et estimat binder ikke dette tilbyderne. Det riktige ville derfor være å kun basere evalueringen på tilbudt timepris, og her er klagers pris så mye lavere enn valgte leverandørs at klager skulle vært tildelt kontrakt.

(22)Oppdragsgivere har i utgangspunktet en vid skjønnsmargin ved valget av hvilke tildelingskriterier som vil utpeke det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Dette gjelder også for metoden for evaluering av pris, når denne fremkommer av konkurransegrunnlaget.

(23)Konkurransegrunnlaget etterspurte "pris på komplett arkitektoppdrag frem til ferdig overtatt bygg". Selv om det for så vidt er riktig at det er en risiko for at prosjektet kan utvikle seg på en måte som gjør at anslaget vil overskrides, er det derfor ikke riktig at tilbyderne kun er bundet av tilbudt timepris. Klagers anførsel om at evalueringen av priskriteriet ikke er egnet til å identifisere det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, fører derfor ikke frem.

(24)Klager har også anført at konkurransegrunnlaget er uklart utformet når det gjelder hvor mange timer tilbyderne skulle legge til grunn for de ti ekstra prosjekteringsmøtene.

(25)I konkurransegrunnlaget punkt 8 "Tilbudsskjema" skulle som nevnt tilbyderne oppgi prisene. En av prisene som skulle oppgis gjaldt "10 Prosjekteringsmøter utover angitte 15 stk". Denne posten ble presisert til å gjelde deltakelse pr. møte pr. person i tre timer (inkludert reisekostnader, kost og losji).

(26)Konkurransegrunnlaget inneholdt også en oversikt som skulle benyttes for å finne tilbudssummen. Til tross for at det i posten om de 10 ekstra prosjekteringsmøtene var angitt at prisen for tre timer skulle oppgis, inneholdt oversikten en kolonne for timepris også for de ti ekstra møtene. I høye kolonne i oversikten var det imidlertid presisert "Enhetspris fra tilbudsskjema". Ut fra sammenhengen var det altså meningen at prisen for posten "10 Prosjekteringsmøter utover angitte 15 stk" skulle overføres til oversikten. For denne posten var det som nevnt klart angitt at tre timer skulle legges til grunn. At dette var meningen kunne gjerne ha fremgått enda klarere, og det er mulig som klager anfører at tilbyderne har forstått konkurransegrunnlaget forskjellig på dette punkt. Innklagede synes imidlertid ikke å ha vært oppmerksom på at valgte leverandørs pris kan ha vært basert på en misforståelse av konkurransegrunnlaget. Det er for øvrig også mulig at valgte leverandør bevisst har valgt å gi en sterkt rabatert pris for den aktuelle posten.

(27)Slik saken er opplyst har klagenemnda ikke derfor grunnlag for å konstatere at innklagede har brutt regelverket i denne forbindelse. Klagers anførsel fører derfor ikke frem. Reelle forhandlinger

(28)Klager anfører at innklagede har brutt regelverket ved ikke å gjennomføre reelle forhandlinger med klager.

(29)Klager har fremholdt at innklagede skulle ha gjort klager kjent med at antall ansatte og konkrete løsningsforslag ville bli avgjørende for utfallet av konkurransen. Klager ble imidlertid allerede i møteinnkallelsen gjort kjent med at forberedte innlegg fra arkitekt på valg av plassering av nybygget ville bli vektlagt. Når kompetansen og gjennomføringsevnen til de tilbudte nøkkelpersoner var et tildelingskriterium kan det heller ikke komme uventet på klager at selskapet fikk lavere uttelling som følge av at selskapet kun hadde ansatt to arkitekter hvor den ene var ansatt i en 50 % stilling, og at de kun stilte med en person på forhandlingsmøtet. Innklagede kunne heller ikke anses å ha en plikt til å påpeke disse forhold på forhandlingsmøtet.

(30)Klager har også påpekt at tilbyderne ikke ble gitt mulighet til å inngi reviderte tilbud. Oppdragsgivere har i utgangspunktet frihet til selv å bestemme hvordan forhandlingene skal gjennomføres, og tilbyderne ble verken i konkurransegrunnlaget eller på annen måte ble gitt noen forventninger om at det var lagt opp til innlevering av reviderte tilbud. Klagers anførsel kan derfor ikke føre frem.

Konklusjon

Rakkestad kommune har ikke brutt regelverket om offentlige anskaffelser.

For Klagenemnda for offentlige anskaffelser, Jakob Wahl