KOFA 2021/123: Ulovlig tilbudsendring etter tilbudsfrist

Saken gjelder:

Avklaring eller retting av tilbud, De generelle kravene i § 4

Innklagede gjennomførte en åpen anbudskonkurranse for vintervedlikehold av veiene i kommunen. Klagenemnda kom til at innklagede hadde brutt regelverket ved å tillate en endring i valgte leverandørs tilbud etter tilbudsfristen. Klagenemndas avgjørelse 30. juni 2021 i sak 2021/123 Klager:

Songdalen Pyrmosenter Tor Wikne

Innklaget:

Kristiansand kommune

Klagenemndas medlemmer:

Bjørn Berg, Arnt Skjefstad og Alf Amund Gulsvik

Bakgrunn:

Kristiansand kommune (heretter innklagede) kunngjorde 1. april 2020 en åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av vintervedlikehold av veiene i kommunen. Avtalene ville gjelde for to år med opsjon på forlengelse i inntil to år.

Anskaffelsen var i konkurransegrunnlaget beskrevet som en avtale om «vintervedlikehold; brøyting, strøing, salting og rydding av snø og is på kommunale veier og plasser». Innklagede ville inngå avtale med flere leverandører om fordeling av «i overkant av 100 roder». Leverandørene skulle ikke inngi tilbud på spesifikke roder, men det var mulig å «fremme ønske» eller «ta forbehold» om et område. Tilbudsfrist var 21. mai 2020.

Det var satt opp to tildelingskriterier, «Pris» og «Utstyr», som skulle telle 50 prosent hver. Under priskriteriet var det opplyst at fastgodtgjørelse ville telle 50 prosent, og gjennomsnittlig timepris ville telle 50 prosent. Under utstyrskriteriet ville innklagede «evaluere utstyret på egnethet opp mot rodene, etter vår oppfatning».

I prisskjemaet vedlagt konkurransegrunnlaget, skulle leverandørene oppgi en timepris for brøyting, timepris m/fres, timepris for strøing og timepris for salting. I tillegg skulle det oppgis en pris for fast godtgjørelse.

I konkurransegrunnlaget punkt 1.4.1 sto det at oppdragsgiver ikke hadde anledning til å be om ettersendelse av tilbudsdokumenter. Av punkt 2.1 fulgte det at oppdragsgiver mest sannsynlig ville ha behov for å foreta avklaringer knyttet til de innleverte tilbudene, og det ble vist til at dette var fordi kompleksiteten av fordelingen av rodene var svært usikker før tilbudene var mottatt.

www.klagenemndssekretariatet.no

Songdalen Pyrmosenter Tor Wikne (heretter klager) og Terje Haraldstad var blant leverandørene som leverte tilbud. I klagers tilbud var det tatt forbehold om at tilbudet kun gjaldt for området Finsland.

I slutten av august 2020 ble klager og Terje Haraldstad (heretter valgte leverandør) tildelt vintervedlikeholdsavtale for hver sin rode i Finsland. Klagers avtale gjaldt både brøyting og strøing.

I valgte leverandørs tilbud var det ikke oppgitt timepris for strøing.

I forbindelse med kontraktsmøtet mellom innklagede og valgte leverandør, ble det avtalt at valgte leverandør også skulle strø roden han var tildelt, for en tilsvarende timepris som for brøyting. Det ble samtidig avtalt at valgte leverandør skulle leie nødvendig utstyr til strøingen av innklagede.

(10) Innklagede og valgte leverandør inngikk kontrakt om vintervedlikehold som inkluderte brøyting og strøing 14. september 2020.

(11) Saken ble bragt inn for Klagenemnda for offentlige anskaffelser 28. januar 2021.

(12) Nemndsmøte i saken ble avholdt 28. juni 2021. Anførsler: Klager har i det vesentlige anført:

(13) Innklagede har brutt anskaffelsesregelverket ved å gå i forhandlinger med valgte leverandør etter tilbudsfristen, og deretter akseptere et endret tilbud som inkluderte strøing. Ved tilbudsfristen hadde valgte leverandør, i motsetning til flere andre leverandører, ikke levert et tilbud som inkluderte strøing. Valgte leverandør hadde i utgangspunktet ikke tenkt å levere strøtjenester, og fikk i realiteten en utvidet tilbudsfrist.

(14) Kontakten mellom valgte leverandør og innklagede er ikke å regne som en avklaring av tilbud. Dialogen og kontraktsinngåelsen med valgte leverandør er i strid med prinsippene om likebehandling og forutberegnelighet. Innklagede har i det vesentlige anført:

(15) Innklagede har ikke brutt anskaffelsesreglene ved inngåelsen av kontrakt med valgte leverandør. Leverandørene leverte tilbud for vintervedlikehold – ikke for brøyting eller strøing. Valgte leverandør hadde ikke oppgitt timepris for strøing, og i forbindelse med kontraktsmøtet ble det derfor foretatt en avklaring av om han også kunne tilby strøing, og det til samme timepris som oppført for brøyting. Dette var å regne som en avklaring – ikke et nytt tilbud. Enigheten mellom innklagede og valgte leverandør ble ansett å være uproblematisk, ettersom det opprinnelige tilbudet kunne omfatte alle delene av de etterspurte vintervedlikeholdstjenestene.

(16) Det fulgte av konkurransegrunnlaget at det mest sannsynlig ville bli behov for å avklare forhold ved tilbudene.

(17) Avklaringen har ikke hatt betydning for klager. I utkantområder av kommunen vil det ikke være aktuelt å tildele alle rodene i et område til én leverandør. Klager ville derfor

ikke fått tildelt strøing av den aktuelle roden dersom valgte leverandør ikke hadde fått den. Klagenemndas vurdering:

(18) Klager har deltatt i konkurransen, og har saklig klageinteresse, jf. forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser § 6. Klagen er rettidig. Konkurransen gjelder vedlikehold av veistrekninger vinterstid, som er en tjenesteanskaffelse.

(19) Anskaffelsens verdi er ikke opplyst. Konkurransen er kunngjort etter forskrift om offentlige anskaffelser del III.

(20) Klager har anført at valgte leverandør etter tilbudsfristen er gitt anledning til å tilby strøing, og at dette innebærer en ulovlig endring av tilbudet.

(21) Det er ubestridt at valgte leverandør ikke hadde oppgitt pris på strøing i tilbudet sitt.

(22) Innklagede tildelte allikevel kontrakt om vintervedlikehold til valgte leverandør før innklagede visste om denne leverandøren kunne levere strøtjenester og eventuelt til hvilken pris. Når det videre ble inngått kontrakt om også strøing etter at innklagede hadde tilbudt valgte leverandør å få låne utstyr for strøing, og partene hadde avtalt at samme pris skulle gjelde for brøyting som for strøing, utgjorde det klart en endring av tilbudet og ikke en avklaring.

(23) Slik konkurransegrunnlaget er utformet, kan det stilles spørsmål ved om det overhodet var mulig å få inn sammenlignbare tilbud i konkurransen. Det kan her vises til manglende opplysninger i konkurransegrunnlaget både om hvilke roder anskaffelsen ville bli inndelt i, og om hvordan tildelingen ville finne sted. Priskriteriet la også opp til at leverandørene skulle oppgi en pris for fast godtgjørelse, uten at leverandørene visste hvilke roder de kunne få tildelt. Tildelingskriteriet utstyr som skulle vurderes ut fra «vi vil evaluere utstyret på egnethet opp mot rodene, etter vår oppfatning» var vektet 50 %. Samtidig kunne leverandørene låne utstyr fra kommunen for å utføre kontrakten. Ifølge innklagede var det mange som lånte utstyr. Hvilket utstyr som ble utlevert fra kommunen til den enkelte leverandør ble i hvert fall for valgte leverandør fastsatt etter tildeling av kontrakt. Hvorvidt denne måten å gjennomføre konkurransen på er i tråd med regelverket, ligger imidlertid utenfor klagers anførsler. Klagenemnda går derfor ikke nærmere inn på dette.

(24) Bruddet klagenemnda har konstatert kan ha påvirket resultatet av konkurransen, og gir følgelig grunnlag for tilbakebetaling av klagegebyret, jf. klagenemndsforskriften § 13.

(25) Klagenemnda har ikke kompetanse til å ilegge saksomkostninger.

Konklusjon: Kristiansand kommune har brutt regelverket for offentlige anskaffelser ved å tillate en endring i valgte leverandørs tilbud etter tilbudsfristen. For Klagenemnda for offentlige anskaffelser,

Alf Amund Gulsvik

────────────────────────────────────────────────────────────