KOFA 2023/794: Evaluering i del I-anskaffelse – OUS

Saken gjelder: De generelle kravene i anskaffelsesloven § 4. Innklagede gjennomførte en anskaffelse etter anskaffelsesforskriftens del 1 for anskaffelse av åtte ortopedi sag og driller til Oslo storbylegevakt. Klagenemnda konkluderte med at innklagede ikke hadde brutt prinsippene i anskaffelsesloven ved gjennomføringen av anskaffelsen. Klagenemndas avgjørelse 23. januar 2024 i sak 2023/0794 Klager: Stryker Norge Norsk avdeling av utenlandsk foretak Innklaget: Oslo Universitetssykehus HF Klagenemndas medlemmer: Alf Amund Gulsvik, Hanne S. Torkelsen og Elisabeth Wiik.

Bakgrunn

(1)Oslo Universitetssykehus HF (heretter innklagede) sendte ut en tilbudsforespørsel til fem leverandører 5. juni 2023. Konkurransen gjaldt anskaffelse av åtte ortopedi sager og driller til Oslo storbylegevakt. Anskaffelsens anslåtte verdi var 1 million kroner. Tilbudsfrist var opprinnelig 16. juni 2023, men fristen ble utsatt til 23. juni 2023.

(2)Tildeling ville skje på bakgrunn av hvilket tilbud som hadde det beste forholdet mellom kvalitet og kostnad. Det fulgte videre av tilbudsforespørselen at: «Disse forhold vil bli evaluert på bakgrunn av tilbyders besvarelse/oppfyllelse av kravspesifikasjonen, samt fagpersonenes vurdering av produktene, basert på opplysninger om produktene i tilbudet, utprøving av produktene og oppgitte referanser».

(3)For besvarelse av kravspesifikasjonen skulle leverandørene fylle ut en tabell. I tabellen skulle leverandørene svare «Ja» eller «Nei» på spørsmål om de oppfylte de enkelte kravene, i tillegg til å gi en utfyllende beskrivelse.

(4)Kravspesifikasjonen var inndelt i en fane kalt «Kravspesifikasjon» med absolutte krav merket med «A», og en fane kalt «Kvalitet» merket med «B» som skulle evalueres.

(5)I kravspesifikasjonens del med absolutte krav fulgte det av punkt 1.1.11 at: «Batterilader skal følge apparatet og prisen må oppgis i vedlegg 2.3 prisskjema».

(6)Det fulgte videre av kravspesifikasjonen punkt I.16 under «Kvalitet» (B krav) at «Apparatet bør ha et lavt støynivå. Beskriv».

(7)Av kravspesifikasjonens punkt 2.2.1 under «Kvalitet» (B krav) fremgikk følgende: «Det er ønskelig med lavest mulig tidsbruk og lange intervaller for vedlikehold. Beskriv intervall og tidsbruk for vedlikehold». Postadresse: Besøksadresse:

(8)Videre fulgte det av kravspesifikasjonens punkt 2.2.3 under «Kvalitet» (B krav): «Teknisk vedlikehold: Beskriv kort prosedyre for medisinsk-teknisk ingeniørs/leverandørs utførelse av forebyggende vedlikehold. Legg ved protokoll/skjema for gjennomføring av forebyggende vedlikehold, og gi informasjon om frekvens/intervall samt normal tidsbruk for gjennomføring».

(9)Leverandørene skulle også fylle ut et skjema for besvarelse av enhetspriser og totalpriser for utstyr og varer samt timepriser for servicetjenester.

(10)Det fulgte av prisskjemaet at det skulle oppgis pris for åtte stykk «Universal Batterilader».

(11)Den 8. juni 2023 stilte Stryker Norge Norsk avdeling av utenlandsk foretak (heretter klager) spørsmål til innklagede om: «Linje 9: Kunde ønsker pris på 8 stk. batteriladere. En batterilader kan lade flere batteri om gangen og det skal derfor ikke behov for 8 stk. batteriladere. Kan leverandørene endre antall batteriladere i linje 9, kolonne B?».

(12)Innklagede svarte følgende: «Vi har dessverre ikke anledning til å endre prisskjemaet. Vi ønsker enhetspris og pris på 8 stk. batteriladere uavhengig av hvor mange ladeplasser hver batterilader har. Vi ønsker i tillegg informasjon om hvor mange batterier kan lades samtidig av deres tilbudte batterilader.».

(13)Alle spørsmål og svar som kom inn før tilbudsfristens utløp ble sendt til samtlige tilbydere.

(14)Ved tilbudsfristens utløp hadde innklagede mottatt tilbud fra fire leverandører, herunder klager og Ortomedic AS (heretter valgte leverandør).

(15)Klager svarte i sitt tilbud følgende på kravspesifikasjonens punkt 2.2.1 under «Kvalitet» (B krav) om vedlikehold: «Utover brukervedlikehold/funksjonskontroll som er beskrevet i punkt 2.2.2 og teknisk vedlikehold beskrevet i punkt 2.2.3 er det ikke krav til utførelse av vedlikehold av apparatet og tilbehør».

(16)Klager svarte i sitt tilbud følgende på kravspesifikasjonens punkt 2.2.3 om teknisk vedlikehold: «Gjennomføring av teknisk vedlikehold vil ta ca 2-10 minutter per maskin, vedlegger eksempel på test protokoll for S9 maskin. Forebyggende vedlikehold går ut på å kontrollere at maskinen klarar de specifikasjonene som en ny maskin skal ha. Med SEM (Smart Equipment Managment) kan man proaktivit utføre forebyggende vedlikehold løpende gjennom å sende inn maskinene når service statusen går over til rødt. Protokoll/skjema for gjennomføring av forebyggende vedlikehold, se vedlegg 4605 rev AF.».

(17)Ved tildelingsbeslutning 16. august 2023 ble valgte leverandør tildelt kontrakten.

(18)Den 25. august 2023 sendte klager en e-post til innklagede med spørsmål og innvendinger mot tildelingen. Innklagede svarte 31. august 2023, og meddelte at de fastholdt beslutningen.

(19)Kontrakt ble inngått mellom innklagede og valgte leverandør 6. september 2023.

(20)Saken ble brakt inn for klagenemnda for offentlige anskaffelser ved klage datert 14. september 2023. Klagegebyr ble betalt 19. desember 2023.

(21)Nemndsmøte i saken ble avholdt 22. januar 2024.

Anførsler

Klager har i det vesentlige anført

(22)Anskaffelsen har ikke skjedd i henhold til prinsippene om likebehandling, forutberegnelighet og etterprøvbarhet i anskaffelsesloven § 4.

(23)Det er uklart hva formålet med kravet om åtte batteriladere er. Det er også uklart om antall batteriladere er nødvendig for at de skal være spredt på åtte forskjellige steder eller om intensjonen er at de skal brukes til å lade åtte batterier parallelt, eller en kombinasjon av disse to oppgavene.

(24)For kravet «Apparatet bør ha lavt støynivå» er det uklart om og hvordan vekting vil skje, hvilken standard som skal nyttes for støymålingen og med hvilket tilbehør støymålingen skal skje.

(25)Det var feil av innklagede å tolke klagers tilbud som at teknisk vedlikehold skal utføres, og gi trekk for dette i evalueringen. Det er valgfritt for innklagede om slikt vedlikehold skal utføres på produktene.

Innklagede har i det vesentlige anført

(26)Innklagede har fulgt de grunnleggende prinsipper om likebehandling, forutsigbarhet og etterprøvbarhet i denne anskaffelsen.

(27)Det ligger innenfor oppdragsgivers innkjøpsfaglige skjønn å definere hvilket behov sykehuset har. I gjeldende anskaffelse har man definert et behov på åtte batteriladere.

(28)Tilbudene er evaluert i tråd med de forutsetninger som fremgår av konkurransegrunnlaget med vedlegg.

(29)Kravet om at apparatet bør ha lavt støynivå er ikke et absolutt krav, men et av kriteriene som skal evalueres under kvalitet. Dette innebærer at det tilbudte apparat med lavest støynivå vil få høyest score.

(30)Kravet om teknisk vedlikehold skal evalueres under kvalitet. Klagers tilbud kan vanskelig forstås på annen måte enn at det må gjennomføres teknisk vedlikehold på klagers tilbudte apparat. Dette trakk ned på klagers tilbud i evalueringen, sammenlignet med de andre leverandørene som ikke stilte krav til teknisk vedlikehold.

Klagenemndas vurdering

(31)Klager har deltatt i konkurransen, og har saklig klageinteresse, jf. forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser § 6. Klagen er rettidig. Konkurransen gjelder anskaffelse av åtte ortopedi sager og driller til Oslo storbylegevakt, som er en vareanskaffelse. Anskaffelsens verdi er estimert til 1 million kroner. I tillegg til lov om offentlige anskaffelser 17. juni 2016 nr. 73 følger anskaffelsen forskrift om offentlige anskaffelser 12. august 2016 nr. 974 del I, jf. forskriften §§ 5-1 og 5-3.

(32)Loven og forskriften oppstiller få konkrete krav for gjennomføringen av anskaffelser etter forskriften del I. I denne delen av forskriften finnes det ikke særskilte bestemmelser om utforming av konkurransegrunnlag, herunder tildelingskriterier og kontraktsvilkår. Konkurransen må likevel gjennomføres i tråd med prinsippene i lovens § 4.

(33)Klagenemnda tar først stilling til om kravet til åtte batteriladere i prisskjemaet er utformet i strid med prinsippet om forutberegnelighet.

(34)Klager viser for det første til at det er uklart hva formålet med antallet batteriladere er.

(35)Det følger av kravspesifikasjonens punkt 1.1.11 at batterilader skal følge apparatet og prisen må oppgis i prisskjema. Videre fremgår det av prisskjemaet som leverandørene skulle fylle ut at det skulle oppgis pris for åtte stykk «Universal Batterilader».

(36)Det er dermed klart at leverandørene skal tilby og oppgi pris for åtte batteriladere, og at de ville bli evaluert basert på denne prisen. Samtidig fremgår det at formålet med antall batteriladere er at det skal være en batterilader som følger hvert apparat. Klagenemnda kan dermed ikke se at det foreligger noen uklarhet knyttet til batteriladere i anskaffelsesdokumentene som innebærer brudd på forutberegnelighetsprinsippet.

(37)Klager gjør gjeldende at innklagede stilte opp et tilleggskrav i spørsmål og svarrunden om at leverandørene skulle oppgi hvor mange batterier laderen kan lade samtidig, jf. avsnitt 12 over.

(38)Innklagede har forklart at dette ikke var ment som et tilleggskrav, men som tilleggsinformasjon, og at informasjonen ikke er hensyntatt i evalueringen av tilbudene under tildelingskriteriet pris. Klagenemnda har ikke holdepunkter for at dette ikke stemmer. Siden det uansett var prisen på åtte ladere som skulle inngå i evalueringen av tilbudets pris, finner ikke klagenemnda grunnlag for at tilleggsinformasjonen har påvirket evalueringen.

(39)Basert på informasjonen som er fremlagt for klagenemnda fremstår det dermed som at evalueringen av prisskjemaene ble gjort på likt grunnlag og i tråd med informasjonen i anskaffelsesdokumentene.

(40)Klagenemnda vil videre ta stilling til om det er uklart hvordan kravet i punkt I.16 om at «Apparatet bør ha et lavt støynivå» skal besvares og evalueres.

(41)Det følger av konkurransegrunnlaget at tildeling vil skje på bakgrunn av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom kvalitet og kostnad. Videre følger det at disse forholdene vil bli evaluert på bakgrunn av leverandørenes besvarelse og oppfyllelse av kravspesifikasjonen, i tillegg til fagpersoners vurdering av produktene.

(42)I kravspesifikasjonens del om kvalitet punkt I.16 er det stilt krav om at «Apparatet bør ha et lavt støynivå. Beskriv».

(43)Innklagede har forklart at kravet innebærer at det tilbudte apparatet med lavest støynivå vil få høyest score.

(44)Klagenemnda kan ikke se at det strider mot prinsippet om forutberegnelighet at støynivået blir vurdert under kvalitet og at apparatet med lavest støynivå får høyest score. Når samtlige av leverandørene oppga apparatets støynivå i desibel og det ikke ble stilt spørsmål om hvordan dette skulle måles, virker det heller ikke å være uklart hvordan støynivået skulle oppgis.

(45)Klagenemnda vil til slutt ta stilling til om det var feil og lite forutsigbart av innklagede å tolke klagers tilbud som at teknisk vedlikehold skal utføres, og gi trekk for dette i evalueringen under kvalitet.

(46)Kravene til teknisk vedlikehold fremgår av kravspesifikasjonens del 2 om kvalitet, og det er dermed klart at innklagede skal evaluere leverandørene på dette punktet.

(47)Det følger av kravspesifikasjonens punkt 2.2.1 at det er ønskelig med lavest mulig tidsbruk samt lange intervaller for vedlikehold, og at intervall og tidsbruk for vedlikehold skal beskrives.

(48)Videre følger det av punkt 2.2.3 at leverandørene skal beskrive kort prosedyre for «medisinsk-teknisk ingeniørs/leverandørs utførelse av forebyggende vedlikehold», og at det skal legges ved protokoll/skjema for gjennomføring av forebyggende vedlikehold og gis informasjon om frekvens/intervall og normal tidsbruk for gjennomføring av vedlikeholdet.

(49)En naturlig forståelse av dette er at lav tidsbruk på vedlikehold med lange intervaller vil gi høy score, mens høyere tidsbruk med kortere intervaller vil trekke ned.

(50)Det fremgår av klagers besvarelse av kravspesifikasjonens punkt 2.2.1 at «Utover brukervedlikehold/funksjonskontroll som er beskrevet i punkt 2.2.2 og teknisk vedlikehold beskrevet i punkt 2.2.3 er det ikke krav til utførelse av vedlikehold av apparatet og tilbehør.». I besvarelsen av punkt 2.2.3 fremgår det at gjennomføring av teknisk vedlikehold vil ta cirka 2-10 minutter per maskin, og at man kan utføre forebyggende vedlikehold løpende gjennom å sende inn maskinene når service statusen går over til rødt.

(51)Klagenemnda forstår klagers formuleringer som at vedlikehold ikke er valgfritt for de tilbudte produktene. Nemnda kan dermed ikke se at innklagede har opptrådd i strid med de grunnleggende prinsippene i loven ved å tolke klagers tilbud som at produktene krever vedlikehold.

(52)Det fremstår heller ikke i strid med forutberegnelighetsprinsippet å gi høyest uttelling for produkter som ikke behøver vedlikehold, da det fremgår av anskaffelsesdokumentene at det vil gis uttelling for lav tidsbruk og sjeldent behov for vedlikehold av produktene.

Konklusjon

Innklagede har ikke brutt de grunnleggende prinsippene i anskaffelsesloven ved gjennomføringen av anskaffelsen.

For Klagenemnda for offentlige anskaffelser, Hanne S. Torkelsen