KOFA 2024/1469: Ettersending og begrunnelsesplikt – Åseral

Saken gjelder:

Avklaring eller retting av tilbud, Avvisning av leverandør, Avvisning av tilbud, Begrunnelse, Tilbudsevaluering

Innklagede gjennomførte en åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av ventilasjonsarbeider. Klager anførte at innklagede hadde brutt anskaffelsesregelverket ved ikke å avvise valgte leverandør fra konkurransen på grunn av manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskrav. Videre anførte klager at innklagede hadde brutt regelverket ved ettersending av dokumentasjon, at tilbudet til valgte leverandør skulle vært avvist fordi det ikke kan anses bindende, at evalueringen var vilkårlig og at begrunnelsesplikten var brutt. Ingen av klagers anførsler førte frem. Klagenemndas avgjørelse 6. november 2024 i sak 2024/1469 Klager:

Agder Ventilasjon AS

Innklaget:

Åseral kommune

Klagenemndas medlemmer:

Bjørn Berg, Kjersti Holum Karlstrøm og Hanne Torkelsen

Bakgrunn:

Åseral kommune (heretter innklagede) kunngjorde 18. juni 2024 en åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av ventilasjonsarbeider. Anskaffelsens maksimalverdi var estimert til 6 millioner kroner. Tilbudsfrist var 22. juli 2024.

Det fulgte av konkurransegrunnlagets punkt 3.2 at innklagede skulle inngå en rammeavtale med inntil tre leverandører, forutsatt at det forelå tilstrekkelig antall akseptable tilbud.

Det fulgte av kontraktbestemmelsene at det skulle etableres parallelle rammeavtaler etter fossefallsmetoden for avrop med verdi under eller lik 200 000 kroner ekskl. mva. og tildeling etter gjenåpning av konkurransen (minikonkurranser) for avrop med estimert verdi over 200 000 kroner ekskl. mva. Det ble videre tatt forbehold om gjennomføring av ny konkurranse for oppdrag med verdi over 500 000 kroner ekskl. mva.

Det fulgte av konkurransegrunnlagets punkt 8.2 at: «Som en foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav, at det ikke foreligger avvisningsgrunner og eventuelt oppfyllelse av utvelgelseskriterier skal leverandøren fylle ut ESPD-skjema i KGV. Når skjemaet er ferdig fylt ut må leverandøren generere en ny fil og innlevere dette som en del av tilbudet. Skjemaet skal leveres sammen med tilbudet. Den leverandøren som blir innstilt til avtaleinngåelse må før avtale inngås dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskravene i henhold til de opplyste dokumentasjonskrav. Oppdragsgiver

forbeholder seg retten til å, på ethvert tidspunkt i konkurransen, be om at leverandøren dokumenterer oppfyllelse av kvalifikasjonskravene».

I konkurransegrunnlagets punkt 8.5 var det stilt følgende kvalifikasjonskrav til leverandørenes økonomiske og finansielle kapasitet: «Leverandør skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten. Påkrevd kapasitet vurderes i forhold til avtalens verdi, ytelser, risiko og varighet.»

Det var stilt følgende dokumentasjonskrav til kvalifikasjonskravet: «Kredittvurdering fra et anerkjent kredittvurderingsselskap basert på siste kjente regnskapstall. Nøkkeltallene i regnskapet må fremgå sammen med en vurdering av leverandørens betalingserfaring.»

Tildelingskriteriene i saken var oppstilt på følgende måte: TILDELINGSKRITERIUM

DOKUMENTASJON

Ferdig utfylt prisskjema, jf. Bilag 4a

Tilbyder skal gi en forpliktende beskrivelse av hvordan oppdrag og henvendelser under rammeavtalen vil bli løst. Dette bør minst inneholde en beskrivelse av følgende punkter:

Under dette kriteriet vurderes: •

Timespriser

Påslag materiell

Påslag underleverandør

Oppdragsforståelse

Hvordan mottak av avrop skjer

Hvordan tilbyder vil sikre at krav til responstider vil overholdes

Hvordan tilbyder sikrer korrekt kompetanse til den enkelte jobb

Dokumentasjonsbehandling arbeid.

Beskrivelsen skal begrenses til maksimalt 2 A4-sider med skriftstørrelse Calibri 11 og inntas i bilag 2

Forpliktende tidspunkt for bruk av arbeidsbiler med nullutslippsteknologi, jf. Bilag 1 krav 3.1.

Kjøreavstand fra oppdragstaker til oppgitt adresse i Åseral kommune, jf. bilag 1 krav 3.2

Miljøsertifisering, jf. bilag 1 krav 3.3

Innklagede mottok tilbud fra tre leverandører innen tilbudsfristen, herunder Agder Ventilasjon AS (heretter klager) og ERV Teknikk AS (heretter valgte leverandør).

Valgte leverandør hadde i ESPD-skjemaets Del IV: Kvalifikasjonskrav krysset av for at «Leverandøren oppfyller de angitte kvalifikasjonskravene». Videre la valgte leverandør i sitt tilbud ved kredittvurderinger fra regnskapsårene 2018, 2019, 2020 og 2021.

(10) Det fulgte av klagers tilbud bilag 2 «Leverandørs løsningsbeskrivelse» at: «Vårt forslag er at drift i Åseral Kommune får direkte telefonnummer til servicetekniker som bor i Åseral for akutte henvendelser. Hvis han skulle være opptatt i telefonen, være på ferie eller på annen måte ikke være

henvendelser. For normale henvendelser kan arbeid bestilles på post@agdervent.no. Dette er en postboks som blir lest av fleire personer for å sikre minst mulig responstid og at den avtalte responstiden med Åseral Kommune blir opprettholdt. […] For å spare mest mulig drivstoff og kunne utføre oppdragene mest miljøvennlige, vil vi benytte oss personellet som bor nærmest Åseral kommune. Vi har en servicetekniker som bor i Daleveien 1095 4544 Fossdal. Han er del av en gruppe som med serviceteknikere som jobber med feilsøking og service hvor blant annet kompetanseheving er viktig.»

(11) I tildelingsbrev datert 22. august 2024 ble kontrakt tildelt alle de tre leverandørene rangert i følgende rekkefølge: «1. ERV Teknikk AS 2. Agder Ventilasjon AS 3. GK Norge AS».

(12) Det fulgte av tildelingsbrevet punkt 2.2 «Evalueringsmetodikk» at evalueringen av tildelingskriteriene «Oppdragsforståelse» og «Miljø» etter følgende relative modell: Poeng

Det beste tilbudet.

Tett opp mot det beste tilbudet, men med enkelte svakheter.

Svakere enn det beste tilbudet.

Mye svakere enn det beste tilbudet.

Svært mye svakere enn det beste tilbudet.

Såvidt oppfylt minimum for å oppnå karakter.

Tilbudets innhold er uakseptabelt, eller er ikke mulig å evaluere

(13) På tildelingskriteriet «Oppdragsforståelse» fikk valgte leverandør 10 poeng og klager 8 poeng. Det ble gitt følgende begrunnelse for evalueringen av de to leverandørene under tildelingskriteriet: «ERV Teknikk AS leverer tilbudene som scorer best på tildelingskriteriet. De leverer en meget god beskrivelse av alle sider av avropene, og skriver også godt om FDV-system og hvordan dette følges opp dersom tilbyder ønsker. Tilbyder fremstår profesjonell med en god beskrivelse av hvordan det formelle i avropene utføres, responstid på oppdragene og sikre riktig kompetanse til de aktuelle oppdragene. Agder Ventilasjon AS har levert god dokumentasjon på utførelsen og tildeling av oppdragene. De scorer tett opp mot det beste tilbudet, men har enkelte mangler i tilbudet sitt vurdert opp mot det beste tilbudet.»

(14) På tildelingskriteriet «Miljø» fikk klager 10 poeng og valgte leverandør 9,35 poeng, med følgende begrunnelse for de to leverandørene: «Agder Ventilasjon AS scorer best på tildelingskriteriet. De forplikter seg til å benytte nullutslippsteknologi på kjøretøy tilknyttet avtalen fra kontraktsoppstart, og har i tillegg beskrevet den korteste avstanden fra oppdragsgivers adresse til oppbevaring av kjøretøy. Tilbyder kan også vise til sertifiseringsordning innen miljø. […] ERV Teknikk AS scorer tett opp mot det beste tilbudet. Det er små forskjeller mellom tilbudene, men tilbyder trekkes noe mot det beste tilbudet for å ha nest lengst vei til oppbevaring av kjøretøy, samt at de ikke viser til noen sertifiseringsordning.»

(15) Klager påklaget tildelingen til innklagede ved klage datert 4. september 2024.

(16) Innklagede fikk på etterspørsel ettersendt en oppdatert kredittvurdering av valgte leverandør per e-post 8. september 2024. Denne viste at valgte leverandør har kredittrating AAA «Høyeste kredittverdighet».

(17) Innklagede svarte på klagen i brev datert 16. september 2024. Klagers anførsel om manglende begrunnelse ble tatt til følge, og innklagede kom med en utvidet begrunnelse for evalueringen. For tildelingskriteriet «Miljø», utdypet innklagede følgende: «For tildelingskriteriet miljø har Agder Ventilasjon AS fått 10 poeng for alle dei tre underkriteria. Når det gjeld underkriteriet «Kjøreavstand fra oppdragstaker til oppgitt adresse i Åseral kommune» er det gitt relative trekk til ERV Teknikk AS og GK Norge AS. Alle tilbydarane ligg i regionen, og ingen er plassert særskilt langt unna oppgitt adresse

i Åseral kommune. Det er gitt relative trekk ut frå avstand, med utgangspunkt i kortaste avstand. For underkriteriet «Miljøsertifisering» vert det vist til pkt. 5.1 over.»

(18) Om miljøsertifisering ble det vist til at: «Her har Agder Ventilasjon AS fått score 10, medan ERV Teknikk AS har fått score 5. Score 5 tilseier at tilbodet er «mye svakere enn det beste tilbudet», jf. evalueringsmodellen som er reiegjort for i tildelingsbrevet. ERV Teknikk AS har ikkje miljøsertifiseringsbevis, men har i tilbodet dokumentert eit miljøstyringssystem og gode, konkrete og forpliktande interne målsetjingar og tiltak på miljøområdet.»

(19) For evalueringen av klager under tildelingskriteriet «Oppdragsforståelse» konkretiserte innklagede at: «For å nå opp på poengscore til det beste tilbudet kunne tilbudet hatt en tydeligere beskrivelse av faktureringsrutiner, og hvordan man utelukker feil som potensielt kommer til kunden. Ved avrop/bestilling fra oppdragsgiver har tilbudet også en dårligere beskrivelse av hvordan et avrop håndteres internt hos leverandøren, dette medfører blant annet en trygghet i utførelsen av hasteoppdrag. Vurdert mot det beste tilbudet er tilbudet også trukket i poeng da det ikke beskriver noe rundt benyttelse av utstyr og materialer i utførelsen av oppdragene.»

(20) Saken ble brakt inn for klagenemnda for offentlige anskaffelser ved klage datert 26. september 2024.

(21) Innklagede har bekreftet at de avventer kontraktsinngåelse til saken er behandlet av klagenemnda.

(22) Nemndsmøte i saken ble avholdt 4. november 2024. Anførsler: Klager har i det vesentlige anført:

(23) Innklagede har brutt regelverket ved ikke å avvise valgte leverandør fra konkurransen idet valgte leverandør ikke hadde dokumentert oppfyllelse av kvalifikasjonskravet til «tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet» i henhold til dokumentasjonskravet. Regnskapstallene for 2021 er ikke «siste kjente regnskapstall» når tilbudsfristen er 2. august 2024. Både regnskapstall for 2022 og 2023 forelå for valgte leverandør da tilbudsfristen utløp, og de oppfylte dermed ikke dokumentasjonskravet. Valgte leverandør har heller ikke dokumentert at kravet er oppfylt på annen måte innen tilbudsfristen, og skulle vært avvist.

(24) Innklagede har i alle tilfeller brutt kravet til etterprøvbarhet i forbindelse med kvalifikasjonsvurderingen. Det er ikke dokumentert hvilke vurderinger av kvalifikasjonskravet innklagede har foretatt av valgte leverandør sin økonomiske og finansielle kapasitet, eller dokumentert at dokumentasjonen ble ettersendt på forespørsel fra innklagede.

(25) Innklagede har brutt regelverket ved å anmode valgte leverandør om å ettersende en oppdatert kredittvurdering etter tilbudsfristens utløp. Innklagede har også brutt kravet til skriftlighet for en slik etterspørsel.

(26) Innklagede plikter å avvise valgte leverandørs tilbud da det ikke er rettslig bindende. Valgte leverandørs tilbud var ikke signert av noen som kunne binde selskapet, men kun av en ansatt serviceleder. I henhold til den fremlagte firmaattesten ligger signaturretten for selskapet hos styrets leder og ett styremedlem i fellesskap. Den ettersendte fullmakten er ikke gyldig, og innklagede har ikke oppfylt skriftlighetskravet ved anmodningen om ettersending av fullmakt.

(27) Poengsettingen i tildelingsbrevet er vilkårlig. Valgte leverandør fikk 9,35 poeng på tildelingskriteriet «Miljø» til tross for at de ikke har noen miljøsertifisering. Valgte leverandør har videre den lengste reiseveien, noe de bare blir trukket 0,65 poeng for. På tildelingskriteriet oppdragsforståelse er klager trukket med hele 2 poeng, mens valgte leverandør får full score. Dette fremstår som vilkårlig, særlig sett i lys av den mangelfulle begrunnelsen, som i seg selv innebærer et brudd på forskriften.

(28) Innklagede har ikke overholdt begrunnelsesplikten ovenfor klager. Innklagede kan ikke reparere en manglende begrunnelse med en etterfølgende utdypende begrunnelse, og den nye begrunnelsen gjør uansett ikke klager i stand til å vurdere om anskaffelsen er gjennomført i samsvar med regelverket. Det må stilles strengere krav til begrunnelsen når klager har levert det beste tilbudet på tildelingskriteriene pris og miljø, og konkurransen blir avgjort på tildelingskriteriet oppdragsforståelse som skulle vektes med 20 prosent. Innklagede har i det vesentlige anført:

(29) Det er korrekt at det i valgte leverandørs tilbud var vedlagt en kredittvurdering som baserer seg på regnskapstall fra 2021. Når innklagede oppdaget dette ble det gjort en vurdering av økonomien i selskapet basert på den offentlig tilgjengelige regnskapsinformasjonen gjennom Proff.no. Denne viste at valgte leverandør klart oppfyller kvalifikasjonskravet. Leverandøren er senere bedt om å ettersende oppdatert kredittvurdering i samsvar med dokumentasjonskravet. Dette er ettersendt, og viser at valgte leverandør har «tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten».

(30) Det er ikke korrekt at det er stilt absolutt krav i konkurransereglene om levering av all dokumentasjon av kvalifikasjonskravene innen tilbudsfristen. Det er ikke stilt krav som stenger for ettersending jf. anskaffelsesforskriften § 17-1 (3) jf. også § 23-5 (1). Klager virker å ha blandet sammen det absolutte kvalifikasjonskravet, og krav til hvordan og når dette skal dokumenteres. Det er ikke åpnet for ettersending i strid med verken § 17-1 (3) eller § 23-5.

(31) Det er ingen forhold ved tilbudet som tilsier at det ikke er bindende. Det er levert elektronisk for bruker som er tilknyttet valgte leverandør i KGV. Feil eller manglende underskrift i seg selv er ikke nok til å konkludere med at et tilbud ikke er bindende. For ordens skyld er det senere bekreftet gjennom skriftlig ettersending per e-post 8. september 2024 at den ansatte hadde intern fullmakt til å levere tilbud på vegne av valgte leverandør gjeldende fra 1. januar 2022.

(32) Evalueringen under tildelingskriteriet «Miljø» er ikke vilkårlig. Når det gjelder miljøsertifiseringsbevis er dette vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Her har klager fått ti poeng, mens valgte leverandør har fått fem poeng. En score på fem tilsier at tilbudet er «mye svakere enn det beste tilbudet» jf. evalueringsmodellen som er redegjort for i tildelingsbrevet. Valgte leverandør har ikke miljøsertifiseringsbevis, men har i tilbudet

dokumentert et miljøstyringssystem og gode, konkrete og forpliktende interne målsetninger og tiltak på miljøområdet.

(33) Når det gjelder kjøreavstand har klager oppgitt at deres kjørevei «kun utgjør 11,4 km». Dette gir ikke et korrekt bilde. Klager har oppgitt adressen Daleveien 1095, 4544 Fossdal, som ifølge Google Maps er 11,4 km i kjøreavstand fra oppgitt adresse i Åseral. Dette er ikke forretningsadressen til klager eller adressen der «tilbyder oppbevarer kjøretøyene som skal benyttes under rammeavtalen», men den private hjemmeadressen til den av serviceteknikerne som bor nærmest Åseral. Klager har på ingen måte forpliktet seg til bare å benytte denne serviceteknikeren i oppdrag. Hovedkontoret til klager er lokalisert i Kristiansand, og korteste kjøreavstand til forretningsadressen er 80,1 km ifølge Google Maps. Klager er gitt uttelling for at de for en del av oppdragene vil kunne utføre dette med kort kjørevei, men det er også tatt hensyn for at vedkommende servicetekniker ikke er den eneste som vil benyttes under rammeavtalen. Det er 40 anlegg som er underlagt avtalen, og det kan tenkes at det må utføres parallelle oppdrag under avtalen. Klager har likevel fått beste score på dette punktet. Valgte leverandør, med en kjøreavstand på 38 km fra hovedkontoret, har fått et relativt trekk på 0,5 poeng. Dette er ikke vilkårlig.

(34) På tildelingskriteriet «Oppdragsforståelse» har valgte leverandør fått ti poeng, mens klager har fått åtte poeng. Klager kunne hatt en tydeligere beskrivelse av faktureringsrutiner, og hvordan man utelukker feil som potensielt kommer til kunden. Ved avrop/bestilling fra oppdragsgiver hadde tilbudet også en dårligere beskrivelse av hvordan et avrop håndteres internt hos leverandøren. Vurdert mot det beste tilbudet er klager også trukket i poeng da de ikke beskriver noe rundt utstyr og materialer i utførelsen av oppdragene. Dette er ikke vilkårlige trekk, men et relativt trekk i samsvar med svakhetene i tilbudet.

(35) Innklagede har tidligere erkjent at begrunnelsen i tildelingsbrevet under kriteriet oppdragsforståelse er for knapp og det er gitt en mer utfyllende begrunnelse for dette i brev datert 16. september 2024. Klagenemndas vurdering:

(36) Klager har deltatt i konkurransen, og har saklig klageinteresse, jf. forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser § 6. Klagen er rettidig. Konkurransen gjelder ventilasjonsarbeider som er en tjenesteanskaffelse. Anskaffelsens verdi er estimert til 6 millioner kroner. I tillegg til lov om offentlige anskaffelser 17. juni 2016 nr. 73 følger anskaffelsen forskrift om offentlige anskaffelser 12. august 2016 nr. 974 del I og III, jf. forskriften §§ 5-1 og 5-3. Avvisning av leverandør

(37) Klagenemnda vil i det følgende vurdere om valgte leverandør skulle vært avvist på grunn av manglende dokumentasjon for oppfyllelse av kvalifikasjonskravet til finansiell og økonomisk kapasitet.

(38) Det følger av anskaffelsesforskriften § 24-2 (1) bokstav a at oppdragsgiver «skal» avvise en leverandør som «ikke oppfyller kvalifikasjonskravene».

(39) Hvorvidt en leverandør oppfyller kvalifikasjonskravene, beror på en tolking av kravet og tilbudet. Manglende oppfyllelse av et dokumentasjonskrav gir kun avvisningsplikt dersom fraværet av den etterspurte dokumentasjonen gjør at leverandøren ikke kan anses

å oppfylle det tilhørende kvalifikasjonskravet, se Lagmannsrettens avgjørelse i LB-2020122884. Der det ikke er levert den etterspurte dokumentasjonen, må det foretas en konkret vurdering av om leverandøren på annen måte har sannsynliggjort, og om det er forsvarlig å legge til grunn, at det aktuelle kravet vil bli oppfylt jf. 2023/236 avsnitt 68 med videre henvisning.

(40) Det fulgte av kvalifikasjonskravet «Økonomisk og finansiell kapasitet» at «Leverandør skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten. Påkrevd kapasitet vurderes i forhold til avtalens verdi, ytelser, risiko og varighet».

(41) Kravet skulle dokumenteres ved «Kredittvurdering fra et anerkjent kredittvurderingsselskap basert på siste kjente regnskapstall». Nøkkeltall fra regnskapet og betalingserfaring måtte komme frem av dokumentasjonen.

(42) Det fulgte av konkurransegrunnlaget punkt 8.2.1 at leverandørene skulle fylle ut ESPDskjema som foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav. Videre fulgte det at «Den leverandøren som blir innstilt til avtaleinngåelse må før avtale inngås dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskravene i henhold til de opplyste dokumentasjonskrav», og at «Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å, på ethvert tidspunkt i konkurransen, be om at leverandøren dokumenterer oppfyllelse av kvalifikasjonskravene». Konkurransegrunnlaget la derved opp til at dokumentasjon for kvalifikasjonskravene ikke skulle sendes inn sammen med tilbudet, og at dette skulle innhentes på et senere tidspunkt.

(43) Valgte leverandør hadde i ESPD-skjemaet krysset av for at de oppfylte alle kvalifikasjonskravene i konkurransen.

(44) Etter tildeling ba innklagede valgte leverandør om å ettersende en oppdatert kredittvurdering i samsvar med dokumentasjonskravet, og de fikk tilsendt dette per e-post 8. september 2024.

(45) Innklagede har dermed opptrådd i tråd med konkurransegrunnlaget, og det foreligger ikke en ulovlig ettersending.

(46) Basert på den ettersendte kredittvurderingen, der valgte leverandør har fått AAA som er «Høyeste kredittverdighet», er det klart at valgte leverandør har «tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten».

(47) Innklagede har ikke brutt anskaffelsesregelverket ved ikke å avvise valgte leverandør, og klagers anførsel på dette punktet har dermed ikke ført frem. Avvisning av tilbud

(48) Klager anfører at innklagede plikter å avvise valgte leverandørs tilbud da det ikke er rettslig bindende, fordi det ikke var signert av noen som kunne binde selskapet.

(49) Det følger av anskaffelsesforskriften § 24-8 (1) bokstav a at oppdragsgiveren skal avvise et tilbud som «ikke kan anses bindende».

(50) Det følger av NOU 2014: 4 punkt 25.4.9.2 at det avgjørende ikke nødvendigvis er om et tilbud er signert, men om det faktisk er rettslig bindende, og at dette må avgjøres «ut i fra alminnelige avtalerettslige regler».

(51) Valgte leverandørs tilbud var levert elektronisk i konkurransegjennomføringsverktøyet av en bruker tilknyttet valgte leverandør. Tilbudet var signert av en serviceleder hos valgte leverandør. Det har i etterkant av tildelingen, på bakgrunn av klagen, blitt ettersendt en fullmakt utstedt av daglig leder og styreleder i selskapet for den aktuelle servicelederen som gjelder fra 1. januar 2022. Klagenemnda legger til grunn at servicelederen i kraft av sin stilling og den ettersendte fullmakten har anledning til å binde selskapet avtalerettslig. Valgte leverandør har dermed levert et bindende tilbud i konkurransen. Tilbudsevalueringen

(52) Klagenemnda skal i det følgende vurdere om innklagede har brutt regelverket ved evalueringen av tilbudene i konkurransen.

(53) Klagenemnda skal ikke foreta en ny evaluering av tilbudene, men prøve om evalueringen er gjort innenfor rammene av tildelingskriteriene, bygger på riktig faktum, og om evalueringen er vilkårlig, sterkt urimelig eller i strid med de grunnleggende prinsippene i loven § 4, jf. blant annet Rt. 2007 s. 1783 avsnitt 44.

(54) Klager viser til at valgte leverandør er gitt 9,35 av 10 poeng for tildelingskriteriet «Miljø», til tross for at de ikke har noen miljøsertifisering og har den nest lengste kjøreveien til Åseral.

(55) Ordlyden «Miljø» er vidt formulert. Dokumentasjonskravet gir ytterligere veiledning for hvilke punkter som skulle inngå i vurderingen under tildelingskriteriet. Det som skulle dokumenteres var «Forpliktede tidspunkt for bruk av arbeidsbiler med nullutslippsteknologi, jf. Bilag 1 krav 3.1», «Kjøreavstand fra oppdragstaker til oppgitt adresse i Åseral kommune, jf. bilag 1 krav 3.2» og «Miljøsertifisering, jf. bilag 1 krav 3.3».

(56) Når det gjelder miljøsertifisering fulgte det av kravspesifikasjonen i bilag 1 punkt 3.3 at «Tilbyder bør inneha miljøsertifiseringsbevis f.eks. Miljøfyrtårn, ISO 14001 og EMAS, eller tilsvarende sertifiseringsordning».

(57) Det fulgte av tildelingsbrevet at klager scoret best på tildelingskriteriet «Miljø» med 10 poeng. Dette ble begrunnet med at «De forplikter seg til å benytte nullutslippsteknologi på kjøretøy tilknyttet avtalen fra kontraktsoppstart, og har i tillegg beskrevet den korteste avstanden fra oppdragsgivers adresse til oppbevaring av kjøretøy. Tilbyder kan også vise til sertifiseringsordning innen miljø».

(58) Valgte leverandørs 9,35 poenger ble i tildelingsbrevet begrunnet med at de scoret tett opp mot det beste tilbudet, og at «Det er små forskjeller mellom tilbudene, men tilbyder trekkes noe mot det beste tilbudet for å ha nest lengst vei til oppbevaring av kjøretøy, samt at de ikke viser til noen sertifiseringsordning».

(59) Innklagede utdypet begrunnelsen for evalueringen av tildelingskriteriet «Miljø» 16. september 2024. Innklagede viste til at det ble gitt relative trekk til valgte leverandør og GK Norge AS når det gjaldt kjøreavstand, og at alle leverandørene befinner seg i regionen og ingen er plassert særskilt langt unna oppgitt adresse. Vedrørende miljøsertifisering viste innklagede til at «Her har Agder Ventilasjon AS fått score 10, medan ERV Teknikk AS har fått score 5. Score 5 tilseier at tilbodet er «mye svakere enn det beste tilbudet», jf.

evalueringsmodellen som er reiegjort for i tildelingsbrevet. ERV Teknikk AS har ikkje miljøsertifiseringsbevis, men har i tilbodet dokumentert eit miljøstyringssystem og gode, konkrete og forpliktande interne målsetjingar og tiltak på miljøområdet.».

(60) Når det gjelder klagers kjørevei har innklagede også påpekt at klager har fått uttelling for at de for en del av oppdraget vil kunne utføre det med kort kjørevei for en servicetekniker som er bosatt nærme Åseral, men det er også tatt hensyn til at vedkommende ikke er eneste tekniker som vil benyttes under avtalen, og at hovedkontoret er i Kristiansand med kjørevei på 80,1 km. Slik klagenemnda ser det blir dermed ikke forskjellen i kjøreavstand særlig stor, og det er naturlig at dette ikke har fått særlig utslag i poenggivningen.

(61) Når det gjelder miljøsertifisering er dette et av flere momenter som skulle evalueres under tildelingskriteriet. Klager har fått bedre uttelling enn valgte leverandør fordi de har en av de etterspurte miljøsertifiseringene. Innklagede har likevel lagt vekt på at valgte leverandør har et miljøstyringssystem og har beskrevet forpliktende målsetninger og tiltak.

(62) Klagenemnda kan ikke se at det strider med konkurransegrunnlagets beskrivelse av tildelingskriteriet «Miljø» at valgte leverandør har fått noe uttelling for dette.

(63) Det kan stilles spørsmål ved lovligheten av å oppstille miljøsertifisering som et tildelingskriterium. Klagenemnda vil bemerke at miljøsertifiseringer i utgangspunktet knytter seg til forhold ved leverandøren jf. eksempelvis klagenemndas avgjørelse i sak 2022/277. Slike kriterier kan likevel være lovlige dersom de legger opp til å vurdere de underliggende punktene i sertifiseringen opp mot det som skal anskaffes. Klager har ikke anført at kriteriet er ulovlig, og klagenemnda har ikke faktisk grunnlag for å ta stilling til dette i denne saken.

(64) Klagenemnda kan etter dette ikke se at innklagede har brutt anskaffelsesregelverket ved evalueringen av tildelingskriteriet «Miljø».

(65) Klager viser videre til at det fremstår vilkårlig at de er trukket med to poeng på tildelingskriteriet «Oppdragsforståelse».

(66) Formuleringen «Oppdragsforståelse» taler for hvordan leverandørene forstår oppdraget og hvordan det på best måte kan bli løst.

(67) Det fulgte av tilhørende dokumentasjonskrav at tilbyder skulle gi en forpliktende beskrivelse av hvordan oppdrag og henvendelser under rammeavtalen ville bli løst, og at dette minst burde inneholde en beskrivelse av hvordan mottak av avrop skjer, hvordan tilbyder vil sikre at krav til responstider overholdes, hvordan tilbyder sikrer korrekt kompetanse til den enkelte jobb og dokumentasjonsbehandling etter utført arbeid.

(68) Valgte leverandør fikk 10 poeng på tildelingskriteriet og klager fikk 8 poeng.

(69) Det fulgte av tildelingsbrevet at valgte leverandør leverer en meget god beskrivelse av alle sider av avropene, og skriver godt om FDV-system og hvordan dette følges opp dersom tilbyder ønsker, og at leverandøren fremstår profesjonell med en god beskrivelse av hvordan det formelle i avropene utføres, responstid på oppdragene og sikre riktig kompetanse til de aktuelle oppdragene.

(70) Videre fulgte det av innklagedes utdypede begrunnelse av 16. september 2024 at klagers tilbud, sammenlignet med det beste tilbudet, kunne hatt en tydeligere beskrivelse av faktureringsrutiner, og hvordan man utelukker potensielle feil. Det fremgikk også at ved avrop/bestilling fra oppdragsgiver har klagers tilbud en dårligere beskrivelse av hvordan et avrop håndteres internt hos leverandøren, som medfører blant annet en trygghet i utførelsen av hasteoppdrag. Vurdert mot det beste tilbudet er klager også trukket i poeng da de ikke beskriver noe rundt benyttelse av utstyr og materialer i utførelsen av oppdragene.

(71) Klagenemnda kan ikke se at innklagede har brutt med anskaffelsesregelverket ved evalueringen under tildelingskriteriet «Oppdragsforståelse». Momentene som begrunner forskjell i poeng er saklige og i tråd med det som skulle dokumenteres under tildelingskriteriet.

(72) Klagenemnda kan etter dette ikke se at innklagede har gått utenfor anskaffelsesregelverket ved å gi klager to poeng mindre enn valgte leverandør på tildelingskriteriet oppdragsforståelse. Begrunnelsesplikten

(73) Klager anfører at innklagede ikke har overholdt begrunnelsesplikten for evalueringen av tildelingskriteriet «Oppdragsforståelse». Videre viser de til at innklagede ikke kan reparere en manglende begrunnelse med en etterfølgende utdypende begrunnelse, og at den nye begrunnelsen uansett ikke gjør klager i stand til å vurdere om anskaffelsen er gjennomført i samsvar med regelverket.

(74) Det følger av anskaffelsesforskriften § 25-1 (1) og (2) at oppdragsgiver skal gi en begrunnelse for valget av leverandør, og at begrunnelsen skal inneholde «en redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med tildelingskriteriene».

(75) Innklagede har erkjent at begrunnelsen som ble gitt i tildelingsbrevet for kriteriet «Oppdragsforståelse» var for knapp, og har gitt en mer utfyllende begrunnelse for evalueringen i brev datert 16. september 2024.

(76) Klagenemnda har tidligere lagt til grunn at oppdragsgiver i utgangspunktet kan rette en mangelfull begrunnelse ved å gi en ny, tilstrekkelig, begrunnelse jf. blant annet klagenemndas avgjørelse i sak 2024/66 avsnitt 63.

(77) Spørsmålet blir om den nye begrunnelsen for evalueringen av tildelingskriteriet oppdragsforståelse av 16. september 2024 oppfyller forskriftens krav til begrunnelse.

(78) For å overholde begrunnelsesplikten må oppdragsgiver beskrive det valgte tilbudets egenskaper, hvordan egenskapene ble evaluert under det enkelte tildelingskriterium, og hvorfor disse egenskapene skilte valgte leverandørs tilbud fra de øvrige tilbudene, se Prop. 12 L (2011-2012) s. 60 og LG-2017-28938.

(79) I den nye begrunnelsen fremgikk det at: «For å nå opp på poengscore til det beste tilbudet kunne tilbudet hatt en tydeligere beskrivelse av faktureringsrutiner, og hvordan man utelukker feil som potensielt kommer til kunden. Ved avrop/bestilling fra oppdragsgiver har tilbudet også en dårligere

beskrivelse av hvordan et avrop håndteres internt hos leverandøren, dette medfører blant annet en trygghet i utførelsen av hasteoppdrag. Vurdert mot det beste tilbudet er tilbudet også trukket i poeng da det ikke beskriver noe rundt benyttelse av utstyr og materialer i utførelsen av oppdragene.»

(80) Begrunnelsen viser til relative fordeler ved det beste tilbudet, og trekker frem konkrete egenskaper ved dette sammenlignet med klagers tilbud for å forklare hvorfor de fikk to poeng mindre enn det beste tilbudet på dette punktet. Den nye begrunnelsen for evalueringen av tildelingskriteriet oppdragsforståelse oppfyller dermed forskriftens krav, og klagers anførsel har ikke ført frem. Konklusjon: Innklagede har ikke brutt anskaffelsesregelverket i saken.

For Klagenemnda for offentlige anskaffelser, Kjersti Holum Karlstrøm

────────────────────────────────────────────────────────────