KOFA 2025/1530: Ulovlig lang kontraktsperiode – avlysningsplikt

Saken gjelder: De generelle kravene i § 4. Innsyn/taushetsplikt. Miljøbestemmelsen § 7-9. Innklagede gjennomførte en åpen tilbudskonkurranse for anskaffelse av teknisk arrangør av Jernbaneforum. Klager anførte at det ikke var adgang til å gjøre unntak fra plikten til å oppstille krav eller kriterier knyttet til klima og miljø, at innklagede hadde fastsatt en uforholdsmessig lang kontrakt uten tilstrekkelig begrunnelse, at den protokollførte kontraktsverdien var feil og at innklagede hadde brutt sin taushetsplikt knyttet til forretningssensitiv informasjon. På denne bakgrunn mente klager at konkurransen skulle vært avlyst. Innklagede erkjente at taushetsbelagte opplysninger urettmessig hadde blitt offentliggjort. Klagenemnda kom til at innklagede hadde protokollført feil kontraktsverdi og fastsatt en ulovlig lang kontraktsperiode. Bruddene medførte avlysningsplikt. Klagenemndas avgjørelse 23. mars 2026 i sak 2025/1530 Klager: Just Cruzin’ Production AS Innklaget: Anskaffelser i Akershus, Buskerud og Østfold KO Klagenemndas medlemmer: Sverre Nyhus, Wenche Sædal og Hanne S. Torkelsen Bakgrunn:

(1) Anskaffelser i Akershus, Buskerud og Østfold KO (heretter innklagede) kunngjorde 27. august 2025 en åpen tilbudskonkurranse for anskaffelse av teknisk arrangør av Jernbaneforum på vegne av Østfold fylkeskommune. Tilbudsfrist var 16. september 2025.

(2) Det fremgikk av «Bilag 1 spesielle kontraktsbestemmelser» punkt 4 at avtalen skulle vare fra kontraktsignering frem til og med juni 2026, og at innklagede hadde opsjon til å forlenge avtalen med ett år av gangen frem til juni 2035. Videre fulgte det av punkt 5 at avtalens verdi var estimert til mellom 400 000 og 600 000 kroner per år.

(3) Konkurransen gjaldt anskaffelse av teknisk arrangør til gjennomføring av konferansen Jernbaneforum. Det fremgikk av kunngjøringen at leverandøren ville få «totalansvar for teknisk produksjon, deltakerhåndtering, markedsføring, økonomi og samarbeid med programkomiteen».

(4) Kontrakt skulle tildeles basert på kriteriene «Pris» vektet 70 prosent, og «Kvalitet» vektet 30 prosent. Kvalitetskriteriet bestod av de to underkriteriene «Kvalitet og gjennomføringsevne» og «Kompetanse og erfaring» vektet 15 prosent hver.

(5) I konkurransegrunnlaget var følgende inntatt under overskriften «1.11 Klima og Miljø»: «Avtalen omfatter kun konsulenttjenester og tjenesten har etter sin art uvesentlig klimaavtrykk og miljøbelastning, da hovedytelsen er konsulentens arbeidsinnsats. For å kartlegge klimaavtrykket og andre former for miljøbelastning fra arten konsulenttjeneste, Postadresse: Besøksadresse:

antar Anska at en konsulents klimaavtrykk og miljøbelastning vil være lik belastningen fra en gjennomsnittlig fast ansatt. Noe som vil være det den ansattes behov for kontorplass og utstyr, energiforbruket i bygget hen jobber i, reisevirksomhet i jobbsammenheng, og avfallsgenerering som bidrar til den ansattes klimaavtrykk og miljøbelastning. Anska vil på bakgrunn av sin vurdering benytte unntaksbestemmelsen i anskaffelsesforskriftens § 7- 9 femte ledd, da anskaffelsen etter sin art begrunnes å ha et klimaavtrykk og en miljøbelastning som er uvesentlig. Anska er derfor unntatt forpliktelsene om å vekte miljø 30 % eller å prioritere miljø blant de tre høyest prioriterte tildelingskriteriene.»

(6) I kravspesifikasjonen fremgikk følgende behovsbeskrivelse og krav: «Leverandøren skal ha totalansvar for gjennomføring av konferansen i 2026, og fremtidige konferanser, i tråd med oppdragsgivers intensjon. Dette inkluderer følgende hovedområder: 1. Teknisk gjennomføring - Teknisk arrangøransvar, inkludert fysisk teknisk leveranse. (v/evt. behov/ønske om digital gjennomføring eller kombinasjon, skal dette også være inkludert) - Kontaktpunkt for konferanselokaler (oppsett, utstyr, dekorasjon, bespisning mv.) - Ansvar for underleverandører, inkludert påmeldingssystem og betalingsløsning - Produksjon og tilrettelegging av konferansemateriell (tidligere har dette vært løst med en navnelapp til hver konferansedeltaker, med program trykket på baksiden) 2. Kommunikasjon og markedsføring - Aktiv rekruttering av nye deltakere gjennom publisering av program og markedsføring

- Holde invitasjonslister og utstillerlister oppdatert - Aktiv rekruttering av nye sponsorer og utstillere

personvern og informasjonssikkerhet.

3. Administrasjon og økonomi - Administrasjon av påmelding - Oppfølging av deltakere og sponsorer i forhold til praktisk informasjon og tilrettelegging, inkludert fakturering

- Ansvar for konferansens e-postkonto og sosiale medier, samt besvarelse av henvendelser - Utarbeidelse av budsjett og regnskap, med årlig avregning mot konferansens fond hos Østfold fylkeskommune - Presentere regnskap for oppdragsgiver etter konferansen - Evaluering av konferansen, inkludert deltakerundersøkelse og rapportering til oppdragsgiver 4. Program og innhold - Invitasjon og oppfølging av innledere i samarbeid med leder av programkomiteen/konsulent/rådgiver - Sikre at presentasjoner er tilgjengelige på konferansedagen - Referatskriving fra møter i programkomiteen og oppfølging av beslutninger - Reservasjon av konferanselokaler etter programkomiteens ønsker - Reservasjon/avtale med konferansier etter programkomiteens ønske 5. Samarbeid og utvikling - Deltakelse i møter i programkomiteen, som består av representanter fra jernbaneforumene og Jernbanedirektoratet. Møtene holdes primært digitalt. - Bidra aktivt til videreutvikling av konferansen i samarbeid med Jernbaneforum Øst, Jernbanedirektoratet og øvrige jernbaneforumer - Oppdragsgiver er fra offentlig sektor, og har blant annet ansvar for videregående opplæring. Innenfor videregående opplæring er det mange fag, som for eksempel blomsterbinding, kokk, servitør, service og samferdsel, og droneflyging. Både elever og lærere innenfor videregående opplæring kan tenkes å dra nytte av å kunne delta i utviklingen og gjennomføringen av konferansen. Det er et ønske og en intensjon om at teknisk arrangør, gjennom et samarbeid med oppdragsgiver, på sikt kan innpasse disse ressursene ved planlegging og gjennomføring av konferansen.»

(7) Videre fremgikk det av kravspesifikasjonen under punktet «Økonomisk og juridisk ansvar» at: «Jernbaneforumene og Jernbanedirektoratet har økonomisk beslutningsmyndighet og ansvar for det faglige programmet. Teknisk arrangør er fakturamottaker og avtalepart på vegne av konferansen Jernbaneforum.»

(8) Leverandørene skulle fylle ut og levere et tilbudsskjema. I tilbudsskjemaet skulle leverandørene opplyse om totalpris, og det var denne totalprisen som skulle ligge til grunn for evalueringen av priskriteriet. Totalsummen skulle bestå av «Antall timer per år», «Timepris», «Årlige kostnader for å gjennomføre konferanse, jfr kravspesifikasjon og løsningsbeskrivelse» og «Andre kostnader per år».

(9) Før tilbudsfristens utløp mottok innklagede tilbud fra åtte leverandører, herunder fra Unite Event AS (heretter klager) og Reise og Konferanseservice AS.

(10) Den 15. oktober 2025 ble leverandørene informert om at kontrakten var tildelt Reise og Konferanseservice AS (heretter valgte leverandør).

(11) I tildelingsbrevet ble leverandørenes delpoengsummer og totale poengsum angitt i følgende tabell: Poeng Poeng kvalitet Total vektet pris/kostnad (30 %) poengsum Leverandør 70% All Entertainment AS 3,6 7,2 4,7 Atlantic MICE AS 3,3 4,8 3,8 Gyro Conference AS 3,9 7,2 4,9 Holi Norge AS 4,3 9,1 5,8 Just Cruzin Production 4,0 10,0 5,8 Kompanjongene AS 4,1 5,7 4,5 Reise og Konferanseservice AS 10,0 7,8 9,3 Unite Event AS 4,3 9,5 5,8

(12) Om evalueringen av «Pris» fremgikk det av tildelingsbrevet at valgte leverandørs pris var 156 472 kroner per år, og at dette var utslagsgivende i konkurransen fordi denne prisen var «klart lavere» enn øvrige leverandørers pris.

(13) Klager sendte en henvendelse til innklagede 15. oktober 2025. I henvendelsen ba klager om innsyn i og en nærmere redegjørelse for en rekke forhold knyttet til gjennomføringen av konkurransen. Klager ba om innsyn i valgte leverandørs utfylte prisskjema, og i denne sammenheng viste klager til egen timepris og timeestimat.

(14) Innklagede besvarte klagers henvendelse 23. oktober 2025. Etter at innklagede var blitt gjort oppmerksom på at klagers henvendelse var gjort tilgjengelig for øvrige leverandører, sendte innklagede 24. oktober 2025 følgende melding til klager: «Her kan vi ikke annet enn å beklage det som har skjedd, vi hadde 9 tilfeller av korrespondanse i konkurransen på torsdag 23.10.2025, dessverre skjedde det en menneskelig feil på den ene korrespondansen med dere. Vi kan bekrefte at ingen annen dialog med dere eller andre er offentliggjort. Vi kontaktet Tendsign support umiddelbart etter at vi ble oppmerksomme på saken, og tekniker hos Tendsign er på saken. Dette kan ha kommet til de andre leverandørene i konkurransen, vi har ingen mulighet for å se hvem som faktisk har lest saken. Spørsmålet angående klage og innsyn ble sendt ut: 23.10.2025 15:45 Avslutningsvis vil igjen beklage det inntreffende.»

(15) Klagen ble brakt inn for Klagenemnda for offentlige anskaffelser den 24. oktober 2025. Klagebehandling startet 24. november 2025, jf. forskrift 15. november 2002 nr. 1288 om klagenemnd for offentlige anskaffelser (heretter klagenemndsforskriften) § 13 siste punktum.

(16) Kontrakten med valgte leverandør ble inngått 29. oktober 2025.

(17) Nemndsmøte i saken ble avholdt 18. mars 2026. Anførsler: Klager har i det vesentlige anført:

(18) Innklagede har brutt anskaffelsesforskriften § 7-9. Vilkårene for å benytte unntaket i bestemmelsens femte ledd er ikke oppfylt, da anskaffelsen ikke har et uvesentlig klimaavtrykk og miljøbelastning. Innklagede har feilaktig lagt til grunn at anskaffelsen gjelder en administrativ konsulenttjeneste med uvesentlig klima- og miljøavtrykk. Når leverandøren er fakturamottaker og avtalepart på vegne av konferansen, innebærer det reell beslutningsmyndighet og direkte påvirkning på miljøforhold gjennom valg av underleverandører, produksjon, transport, materialbruk og energi. I tillegg fremgår det av kunngjøringen at leverandør får totalansvar for planlegging og gjennomføring av konferansen. Totalansvaret innebærer i denne anskaffelsen og tidligere anskaffelser at leverandøren får ansvar for blant annet valg av tekniske løsninger, leverandører, scenografi, logistikk, rigg, materialbruk og gjennomføringsform, som alle forhold med betydelig klima- og miljøpåvirkning.

(19) Innklagede har ikke fremlagt dokumentasjon som viser at det faktisk er gjort en vurdering av klima- og miljøpåvirkning. Manglende dokumentasjon utgjør et brudd på regelverket.

(20) Innklagede har fastsatt en uforholdsmessig lang kontraktsperiode uten tilstrekkelig begrunnelse. Kontrakten åpner for en varighet frem til juni 2026 med opsjon på årlige forlengelser i inntil ni år (totalt ti år). For en tjeneste av denne typen – et årlig arrangement uten vesentlige investeringer – er dette uforholdsmessig langt. Varigheten på kontrakten er konkurransebegrensende og svekker insentiv til innovasjon og miljøforbedring. Konkurransen i 2021 ble kunngjort mens event- og arrangementsbransjen lå nede under koronapandemien. En stor andel av bransjeaktørene hadde da permittert ansatte, redusert kapasitet, eller midlertidig stanset virksomheten. Den lave tilbudsdeltakelsen i 2021 kan derfor ikke brukes som indikator for kontraktens attraktivitet. Økningen i antall tilbud skyldes derfor markedets gjenåpning og styrkede konkurransesituasjon, ikke kontraktens lengde.

(21) Det foreligger et tydelig avvik mellom tilbudsprisen til vinner og den protokollførte kontraktsverdien. I tildelingsbrevet fremgår det at Reise og Konferanseservice AS vant konkurransen med en tilbudspris på 156 472 kroner. I anskaffelsesprotokollen har innklagede imidlertid angitt kontraktsverdien til å være 627 000 kroner. Dette er en vesentlig forskjell som ikke er forklart, og som ikke samsvarer med prisopplysningene i tilbudet. Feil i protokollført kontraktsverdi svekker etterprøvbarheten og er i strid med forskriftens krav om korrekt og fullstendig protokoll.

(22) Innklagede har brutt taushetsplikten etter forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 2 ved å offentliggjøre klagers konfidensielle prisopplysninger og timeestimater i konkurranseportalen. Opplysningene er åpenbart forretningshemmeligheter som skulle vært skjermet etter offentleglova § 13. Tilgjengeliggjøringen utgjør også et brudd på de grunnleggende prinsippene om likebehandling og gjennomsiktighet ved å anvende ulike standarder for beskyttelse av informasjon mellom leverandører. KOFA-praksis viser at publisering av konkurransesensitive og taushetsbelagte opplysninger er en alvorlig feil som ikke kan repareres, og som utløser plikt til å avlyse konkurransen.

(23) Gjennom anskaffelsesprosessen har innklagede utvist en manglende intern kontroll og forsvarlighet i saksbehandlingen, som samlet sett har medført vesentlige feil ved gjennomføringen av konkurransen. Konkurransen skulle vært avlyst og kunngjort på nytt. Innklagede har i det vesentlige anført:

(24) Vilkårene for å benytte unntaket i forskriften § 7-9 femte ledd, er oppfylt. Avtalen omfatter kun konsulenttjenester, og tjenesten har etter sin art uvesentlig klimaavtrykk og miljøbelastning, da hovedytelsen er konsulentens arbeidsinnsats. Det at tjenesten vil innebære noe reisevirksomhet, medfører ikke at den skiller seg fra en typisk konsulenttjeneste. Videre vil ikke det at leverandøren skal være «fakturamottaker og avtalepart på vegne av konferansen», innebære at leverandøren vil få reell beslutningsmyndighet og påvirkning på miljøforhold. Det fremgår av konkurransegrunnlaget at leverandøren har en administrativ og koordinerende rolle, mens beslutningsmyndigheten ligger til jernbaneforumene og Jernbanedirektoratet. Eventuelle krav eller kriterier til klimaavtrykk eller miljøbelastning vil ikke ha tilstrekkelig tilknytning til leveransen etter §§ 8-5 annet ledd og 8-11 annet ledd.

(25) Varighet på løpende avtaler er ikke direkte regulert i anskaffelsesregelverket. Langvarige kontrakter kan virke konkurransebegrensende, dersom det ikke tas høyde for at markedet kan utvikle seg i løpet av kontraktsperioden. Dette er et hensyn innklagede har vært bevisst på ved utformingen av kontrakten. Innklagede skal foreta reelle vurderinger av kontrakten sett opp mot markedet, før det tas beslutning om å utløse opsjon på forlengelse, hvilket vil skje årlig. Kontraktens varighet er begrunnet i et behov for stabilitet og kontinuitet og tidligere gjennomførte anskaffelser viser at årlige konkurranser både er ressurskrevende og lite attraktive for markedet. Innklagede mener at kontraktens struktur balanserer behovet for langsiktighet og effektivitet med hensynet til konkurranse og markedstilgang. Kontraktens varighet er i tråd med de grunnleggende prinsippene i lovens § 4.

(26) Innklagede erkjenner at taushetsbelagte opplysninger er blitt offentliggjort i strid med forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 2, men bestrider at det er anvendt ulike standarder for beskyttelse av informasjon fra de ulike leverandørene. Ved en feil ble klagers «Anmodning om innsyn og vurdering», datert 15. oktober 2025, publisert offentlig gjennom TendSign. Feilen skjedde i forbindelse med innklagedes innvilgelse av klagers begjæring om innsyn i valgte leverandørs tilbud. Feilen ble rettet straks innklagede ble oppmerksom på den. Det er ikke anvendt ulike standarder for beskyttelse av informasjon mellom leverandørene. Innklagede anser at klagers prisopplysninger, i likhet med prisopplysninger i øvrige tilbud, er underlagt taushetsplikt etter forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 2.

(27) Innklagede har fulgt lov og forskrift ved å ikke oppstille krav eller kriterier til anskaffelsens klima- og miljøavtrykk. Innklagede har fulgt lov og forskrift ved fastsettelse av kontraktens varighet. Det foreligger ikke feil ved konkurransen som gir innklagede en plikt til å avlyse konkurransen. Klagenemndas vurdering:

(28) Klager har deltatt i konkurransen, og har saklig klageinteresse, jf. klagenemndforskriften § 6. Klagen er rettidig. Konkurransen gjelder anskaffelse av teknisk arrangør til konferansen Jernbaneforum som er en særlig tjeneste. Anskaffelsens verdi er estimert til 400 000 til 600 000 kroner ekskl. mva. i året. I tillegg til lov om offentlige anskaffelser

17. juni 2016 nr. 73 følger anskaffelsen etter det opplyste forskrift om offentlige anskaffelser 12. august 2016 nr. 974 del I og II jf. forskriften §§ 5-1 annet ledd bokstav b og 5-3 annet ledd jf. § 4-1 bokstav f. Miljøbestemmelsen § 7-9

(29) Klagenemnda tar i det følgende stilling til om innklagede har brutt plikten i forskriften § 7-9 til å stille krav eller kriterier om klima- og miljø.

(30) Det følger av § 7-9 at oppdragsgiver er forpliktet til å vekte et tildelingskriterium om klima og miljø med minimum tretti prosent, eller til å stille klima- og miljøkrav i kravspesifikasjonen dersom det er klart at dette vil gi bedre klima- og miljøeffekt, jf. andre og fjerde ledd.

(31) Siden § 7-9 er plassert i del I, gjelder den for alle anskaffelser som gjennomføres etter forskriften. For anskaffelser som gjennomføres etter del II, følger det av § 8-11 første ledd at oppdragsgiver skal velge tilbud basert på «objektive tildelingskriterier som skal angis i prioritert rekkefølge i anskaffelsesdokumentene». I anskaffelser som følger forskriften del II, har oppdragsgiver i utgangspunktet bare plikt til å angi kriteriene i prioritert rekkefølge. Dersom oppdragsgiver likevel velger å vekte tildelingskriteriene, slik innklagede har gjort her, så gjelder § 7-9 andre ledd, se klagenemndas avgjørelse i sak 2025/0801, avsnitt 27 med videre henvisninger.

(32) Plikten til å vekte tildelingskriterium om klima og miljø gjelder imidlertid ikke dersom anskaffelsen «etter sin art har et klimaavtrykk og en miljøbelastning som er uvesentlig og dette begrunnes i anskaffelsesdokumentene», jf. § 7-9 femte ledd.

(33) Ordlyden tilsier at det ikke er den helt konkrete anskaffelsens klimaavtrykk og miljøbelastning som er relevant, men om klimaavtrykket og miljøbelastningen til arten av det som anskaffes, normalt sett er «uvesentlig».

(34) Spørsmålet for klagenemnda er hva som er anskaffelsens «art», og om anskaffelser av denne arten normalt har et klimaavtrykk og en miljøbelastning som er «uvesentlig». Klagenemnda tar først stilling til hva som utgjør denne anskaffelsens «art».

(35) Ordlyden «art» tilsier at det må vurderes hvilken type vare, tjeneste eller bygge- og anleggsarbeid som skal anskaffes, se klagenemndas avgjørelse i sak 2024/1422, avsnitt 34.

(36) I DFØs veileder datert 3. juli 2025 er det gitt en liste over kategorier av anskaffelser som DFØ har vurdert at etter sin art har uvesentlig klimaavtrykk og miljøbelastning, herunder konsulenttjenester. Etter opplistingen er det gitt et eksempel på en vurdering av om «anskaffelsen kan anses å ha et klimaavtrykk og miljøbelastning som er uvesentlig». Eksempelet gjelder en konsulenttjeneste der det inngår betydelig reisevirksomhet som del av anskaffelsen, fordi tjenesteytelsene skal foregå på gitte geografiske lokasjoner. DFØ skriver at det da vil «være rimelig å vurdere at anskaffelsen ikke faller innunder en typisk konsulentanskaffelse», og at det derfor «bør vurderes om arten av denne anskaffelsen er en konsulentanskaffelse med innslag av betydelig reisevirksomhet», og at vilkårene i § 79 femte ledd derfor ikke er oppfylt. Eksempelet viser at anskaffelsens «art» skal vurderes nokså konkret.

(37) Vurderingen av anskaffelsen «art» må ta utgangspunkt i behovsbeskrivelsen og de krav som fremgår av kravspesifikasjonens, inntatt i sakens bakgrunn avsnitt 6 og 7. Innklagede mener at innholdet i leveransen kan sidestilles med en typisk konsulenttjeneste, fordi hovedytelsen er konsulentens arbeidsinnsats.

(38) Tjenesten som skal anskaffes, er teknisk arrangør av konferansen Jernbaneforum. Det fremgår at «leverandøren skal ha totalansvar for gjennomføring av konferansen […] i tråd med oppdragsgivers intensjon». Leverandøren skal ikke stille med utstyr, materiale, lokale, mat og lignende, men det skal benyttes underleverandører for å dekke slike behov. Dette understøttes av prispostene i tilbudsskjemaet som leverandørene skulle fylle ut og levere i konkurransen.

(39) Videre skal leverandøren være fakturamottaker og avtalepart på vegne av konferansen, men det er jernbaneforumet og Jernbanedirektoratet som har «økonomisk beslutningsmyndighet og ansvar for det faglige programmet». Leverandøren har dermed en rådgivende rolle. Klagenemnda bemerker at leverandørens vurderinger og faglige anbefalinger – dersom de blir tatt til følge – riktignok vil kunne ha påvirkning på konferansens klimatrykk og miljøbelastning. Det er imidlertid ikke det samme som å ha den reelle beslutningsmyndigheten eller ansvaret for klimatrykk og miljøbelastning som følge av rådene. Vurderingen av anskaffelsen «art» må som nevnt ta utgangspunkt i de faktiske arbeidsoppgavene som etter behovsbeskrivelsen og kravspesifikasjonen tilkommer leverandøren.

(40) Leverandøren skal være fysisk til stede på konferansedagen og delta i møter i programkomiteen. Disse møtene skal primært holdes digitalt. Anskaffelsen innebærer dermed noe, men typisk begrenset reisevirksomhet. Det er klart nok ikke tale om «betydelig» reisevirksomhet slik eksempelet i DFØs veileder omtaler, se avsnitt 34 over.

(41) Etter klagenemndas syn beror gjennomføringen av kontrakten i all hovedsak på arbeidsinnsats fra leverandørens personell, og anskaffelsen gjelder menneskelig arbeidskraft med faglig kompetanse om gjennomføring av konferanser. Nemnda er enig med innklagede i at anskaffelsen dermed har klare likhetstrekk med konsulenttjenester.

(42) Klagenemnda legger etter dette til grunn at anskaffelsen art er menneskelig arbeidskraft med faglig kompetanse om å gjennomføre konferanser.

(43) Spørsmålet er videre om anskaffelsen etter sin art har «et klimaavtrykk og en miljøbelastning som er uvesentlig».

(44) Bruken av begrepet «uvesentlig» tilsier at det er en svært høy terskel for å anvende unntaket i forskriften § 7-9 femte ledd. Formuleringen «og» viser at terskelen knytter seg til både klimaavtrykket og miljøbelastningen. Klimaavtrykket omfatter både direkte utslipp og indirekte utslipp knyttet til hele verdikjeden, se klagenemndas avgjørelse i sak 2025/0801 avsnitt 31. I DFØs veileder er det trukket frem at vurderingen må «gjøres på et generelt grunnlag for kategorien og den aktuelle vare eller tjeneste.» Videre presiseres det at vurderingen av uvesentlighet «påvirkes altså ikke av de faktiske forholdene eller volumet» på den konkrete anskaffelsen.

(45) Ut ifra arbeidsoppgavene som leveransen omfatter, vil klimatrykk og miljøbelastning hovedsakelig følge av leverandørens personell sin bruk av kontorplass og utstyr,

energiforbruk i bygget vedkommende jobber, reisevirksomhet i jobbsammenheng, avfallsgenerering også lignende.

(46) Utførelsen av de aktuelle arbeidsoppgavene gir dermed lite klimatrykk og miljøbelastning, og klagenemnda har kommet til at anskaffelsen etter sin art har «et klimaavtrykk og en miljøbelastning som er uvesentlig».

(47) Unntaket i forskriften § 7-9 femte ledd krever videre at bruken av unntaksbestemmelsen skal begrunnes i anskaffelsesdokumentene. Innklagedes begrunnelse er gjengitt i avsnitt 4, og var inntatt i konkurransegrunnlaget. Etter klagenemndas syn viser begrunnelsen at innklagede har sett på den potensielle klimaeffekten av anskaffelsens art, basert på de oppgavene som skal gjennomføres. Innklagede har først gjort en vurdering av anskaffelsens art, før det er vurdert hvilken klimaeffekt anskaffelsen har etter sin art. Begrunnelsen fremstår som saklig og etterprøvbar.

(48) Klagenemnda er etter dette kommet til at vilkårene i § 7-9 femte ledd er oppfylt. Klagers anførsel fører ikke frem. Kontraktens varighet

(49) Det neste spørsmålet klagenemnda skal ta stilling til er om innklagede har fastsatt en ulovlig lang kontraktsperiode.

(50) I tilfeller hvor det ikke er tale om en rammeavtale eller en dynamisk innkjøpsordning, oppstiller regelverket i utgangspunktet ingen begrensninger for hvilken varighet en avtale kan ha. Klagenemnda har i tidligere saker lagt til grunn at varigheten som hovedregel er underlagt oppdragsgivers innkjøpsfaglige skjønn, se klagenemndas avgjørelse i forente saker 2023/474 og 2023/724 avsnitt 69 med videre henvisninger. Nemnda la i saken også til grunn at konkurranseprinsippet i loven § 4 likevel setter begrensning mot å inngå kontrakter av meget lang varighet når oppdragets art eller innhold ikke tilsier det, og hvor en slik varighet vil innebære en svekkelse av konkurranseelementet. I vurderingen er det relevant å legge vekt på de samme momentene som kan begrunne unntak fra tidsbegrensningen for rammeavtaler, jf. forskriften § 26-1 fjerde ledd.

(51) Hensynet til konkurranse kan i noen tilfeller tilsi lange avtaleperioder. Dette vil særlig være tilfellet der det er tale om investeringskrevende varer og tjenester, jf. NOU 2014: 4 s. 134. Lengre avtaleperioder vil kunne bidra til en større grad av forutsigbarhet, som kan være nødvendig for at nye aktører skal kunne forsvare store investeringer. En lengre avtaleperiode vil også kunne være fordelaktig for oppdragsgivere, som følge av at det er ressurskrevende å gjennomføre offentlige anskaffelser. Inngås svært langvarige kontrakter, skjerpes imidlertid kravene til begrunnelse og dokumentasjon fra oppdragsgivers vurderinger.

(52) Den aktuelle kontrakten har en lengde på ett år, med opsjoner til å forlenge avtalen med inntil ni år. Avtalen kan kun forlegnes med ett år om gangen. Den totale kontraktsperioden, inkludert opsjoner, er dermed ti år. Anskaffelsen gjelder menneskelig arbeidskraft med faglig kompetanse til å gjennomføre den årlige konferansen Jernbaneforum.

(53) Innklagede har vist til flere forhold som begrunnelse for kontraktens varighet. Det er for det første pekt på at en stabil leverandørrelasjon gir bedre mulighet for langsiktig planlegging, effektiv samhandling og gradvis forbedring av arrangementets kvalitet og

gjennomføring. Innklagede viser også til at det på sikt er ønskelig å inkludere ressurser fra videregående skoler i planleggingen og gjennomføringen av konferansen, og at kontinuitet i samarbeidet rundt konferansen vil bidra til dette. For det tredje peker innklagde på at en lengre kontraktsvarighet gjør kontrakten mer attraktiv. Det vises til at tjenesten har begrenset omfang og verdi, og at det ved den forrige konkurransen i 2021 bare kom inn to tilbud. Endelig er varigheten begrunnet med å redusere administrasjonskostnader ved å slippe å gjennomføre konkurranser for et årlig arrangement.

(54) Etter klagenemndas oppfatninger har innklagede verken begrunnet eller dokumentert at en leverandørrelasjon over ti år vil gi bedre mulighet for langsiktig planlegging, effektiv samhandling og gradvis forbedring av arrangementets kvalitet og gjennomføring. Dette er mål som også kan oppnås ved kortere kontraktsperioder og ved å sørge for god erfaringsutveksling ved kontraktens slutt. Nemnda kan heller se at innklagede har begrunnet hvordan den lange kontraktsperioden vil bidra til å realisere ønsket om å på sikt inkludere ressurser fra videregående skoler i planleggingen og gjennomføringen av konferansen. Målet om å inkludere ressurser fra videregående skoler, kan også oppnås ved å stille krav om dette i fremtidige anskaffelser.

(55) Videre har klagenemnda forståelse for at det vil være ressurskrevende å gjennomføre konkurranser for å anskaffe teknisk arrangør til konferansen hvert år. Sammenlignet med å gjennomføre årlig konkurranse, vil imidlertid utgifter og ressursbruk kunne reduseres ved en kortere kontraktsperiode enn ti år. Når det gjelder begrunnelsen om å gjøre kontrakten mer attraktiv, må det antas at kontrakten også ville være attraktiv selv om kontraktsperioden var kortere enn ti år, men fortsatt lengre enn tidligere. Nemnda viser også til klagers forklaring om at markedssituasjonen var svært spesiell da den forrige konkurransen ble gjennomført i 2021, ettersom event- og arrangementsbransjen i stor grad var preget av koronapandemien.

(56) Etter klagenemndas syn har innklagede ikke gitt en tilfredsstillende begrunnelse eller dokumentasjon for å fastsette kontraktsperioden på totalt ti år. Anskaffelsen er ikke særlig kompleks, og det ikke er tale om tjenester som krever nevneverdige investeringer. Sett i lys av kontraktens art og innhold, må kontraktsperioden på totalt ti år anses som meget lang, og vil være i strid med det grunnleggende prinsippet om konkurranse.

(57) Klagenemnda har etter dette kommet til at innklagede har fastsatt en ulovlig lang kontraktsperiode. Innsyn/taushetsplikt

(58) Innklagede erkjenner at de har brutt taushetsplikten i forskriften § 7-4 første ledd jf. forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 2 ved å offentliggjøre klagers prisopplysninger og timesestimater i konkurransegjennomføringsverktøyet.

(59) Innklagede har forklart at offentliggjøringen i konkurransegjennomføringsverktøyet skyldes en menneskelig feil. Basert på partenes forklaringer finner nemnda det ikke sannsynliggjort at innklagede har anvendt ulike standarder for beskyttelse av informasjon fra de ulike leverandørene. Protokollføring

(60) Det neste spørsmålet klagenemnda skal ta stilling til, er om innklagede har brutt regelverket ved å protokollføre en kontraktsverdi pålydende 627 000 kroner. Forskriften § 10-5 første ledd fastsetter at oppdragsgiver «skal» føre protokoll for gjennomføringen av anskaffelsen. Protokollen «skal» inneholde navnet på den valgte leverandøren, begrunnelsen for valget og «kontraktens verdi», jf. forskriften § 10-5 annet ledd bokstav k. Innklagede har vist til at kontraktsverdien angitt i anskaffelsesprotokollen er beregnet med grunnlag i forskriften § 5-4 tolvte ledd bokstav b.

(61) Forskriften § 5-4 tolvte ledd gjelder ved tjenestekontrakter «uten en fastsatt samlet pris». Slik saken er opplyst for klagenemnda, var det imidlertid fastsatt en samlet pris for kontrakten. Det vises i den forbindelse til at leverandørene i tilbudsskjemaet skulle opplyse om sin totalpris, og det var denne totalprisen som skulle ligge til grunn for evalueringen av tildelingskriteriet pris, se sakens bakgrunn avsnitt 8. Innklagede kunne dermed ikke beregne kontraktsverdien ut ifra fremgangsmåten som angitt i forskriften § 5-4 tolvte ledd bokstav b, og den protokollførte kontraktsverdien er dermed feil. Avlysning/totalforkastelse

(62) Klagenemnda tar så stilling til om innklagede pliktet å avlyse konkurransen på grunn av at kontraktsperioden var ulovlig lang, brudd på taushetsplikten knyttet til forretningsforhold og feil i den protokollførte kontraktsverdien.

(63) Avlysningsplikt foreligger der det er begått en feil, og denne feilen ikke kan rettes på annen måte enn ved avlysning av konkurransen. I tillegg må det være en nærliggende faktisk mulighet for at feilen kan ha påvirket utfallet av konkurransen eller deltakelsen, se blant annet Underretten (General Court) sin dom i sak T-345/03, premiss 147 og klagenemndas avgjørelse i sak 2023/346, avsnitt 31. En teoretisk mulighet for at feilen har virket inn, er ikke tilstrekkelig for å konstatere avlysningsplikt, se blant annet klagenemndas avgjørelse i sak 2023/460, avsnitt 31.

(64) Klagers forretningssensitive informasjon ble tilgjengeliggjort etter kontraktstildelingen. Dermed hadde ingen av de øvrige leverandørene tilgang til den aktuelle informasjonen når de utformet sine tilbud. Det er dermed ikke sannsynliggjort at denne feilen kan ha påvirket utfallet av konkurransen eller deltakerinteressen. Når det gjelder feilen ved innklagedes protokollføring av kontraktsverdien, er dette en formalfeil som kan rettes.

(65) Spørsmålet er så om innklagede hadde avlysningsplikt som følge av at det var fastsatt en ulovlig lang kontraktsperiode. Kontraktens varighet er av sentral betydning både for om potensielle leverandører ønsker å delta i konkurransen og ved utformingen av de konkrete tilbudene. Det er derfor en nærliggende faktisk mulighet for at feilen kan ha påvirket utfallet av konkurransen eller deltakelsen. Innklagede har ikke argumentert for at denne feilen var uten betydning for deltakerinteressen eller leverandørenes utforming av tilbudene.

(66) Klagenemnda kan etter dette ikke se at feilen kunne rettes på annen måte enn ved avlysning og ny kunngjøring. Innklagede hadde dermed avlysningsplikt. Klagers anførsel fører frem.

(67) Bruddene klagenemnda har konstatert, «kan» ha påvirket resultatet av konkurransen. Klagegebyret skal derfor tilbakebetales, jf. klagenemndsforskriften § 13.

Konklusjon: Anskaffelser i Akershus, Buskerud og Østfold KO har brutt regelverket for offentlige anskaffelser ved å protokollføre feil kontraktsverdi. Anskaffelser i Akershus, Buskerud og Østfold KO har brutt regelverket for offentlige anskaffelser ved å og fastsette en ulovlig lang kontraktsperiode. For Klagenemnda for offentlige anskaffelser, Wenche Sædal