TEMA
Vesentlig endring av konkurransegrunnlaget
Kort forklart
Oppdragsgiver kan gjøre endringer i konkurransegrunnlaget før tilbudsfristens utløp, men bare dersom endringen ikke er vesentlig. En endring er særlig problematisk hvis den gjør at leverandørene ville priset annerledes, tilbudt en annen løsning, eller vurdert deltakelse annerledes.
Det avgjørende er ikke hva oppdragsgiver kaller endringen. En “presisering” kan i realiteten være en vesentlig endring hvis den definerer ytelsen på nytt eller endrer risikofordelingen.
Dersom endringen er lovlig, men leverandørene trenger mer tid til å innarbeide den i tilbudet, må tilbudsfristen forlenges forholdsmessig. Hvis feilen først oppdages etter tilbudsfristen, er avlysning ofte eneste lovlige løsning.
Regelen i dag
FOA § 14-2 gir oppdragsgiver adgang til å foreta endringer i konkurransegrunnlaget før tilbudsfristen, men bare endringer som ikke er vesentlige.
FOA § 20-1 pålegger oppdragsgiver å forlenge tilbudsfristen forholdsmessig dersom endringer eller tilleggsopplysninger gjør at leverandørene trenger mer tid til å utarbeide tilbud.
LOA § 4 setter rammen: leverandørene skal behandles likt, og konkurransen skal være forutberegnelig. En endring som skjer sent, uklart eller ulikt, kan derfor være ulovlig selv om den fremstår praktisk for oppdragsgiver.
Hva er en vesentlig endring?
En endring er vesentlig når den kan ha betydning for konkurransen. Typiske tegn er at endringen gjelder hovedytelsen, prisformatet, kontraktsrisikoen, kvalifikasjonskrav, tildelingskriterier eller krav som kan påvirke hvilke leverandører som deltar.
Man må spørre: Ville noen leverandører vurdert deltakelse annerledes? Ville tilbudene blitt utformet annerledes? Ville prisene, risikoen eller rangeringen kunne bli påvirket? Hvis svaret er ja, er endringen farlig.
Det er ikke nødvendig å bevise at utfallet faktisk ble annerledes. Det er nok at endringen kan ha hatt betydning.
Presisering eller endring?
En lovlig presisering forklarer noe som allerede ligger i konkurransegrunnlaget. Den gjør kravene tydeligere uten å endre hva leverandørene skal levere eller hvordan tilbudene skal vurderes.
En ulovlig endring tilfører derimot et nytt element, fjerner et krav, endrer ytelsen, forskyver risiko eller gjør at prisingen må gjøres på et annet grunnlag.
I KOFA 2024/365 ble en opplysning om at kurs skulle prises med én måneds varighet gitt fem dager før tilbudsfristen. KOFA mente dette ikke bare var en beregningsteknisk presisering. Opplysningen definerte hva selve hovedytelsen var, og konkurransen måtte avlyses.
Pris og prisskjema
Endringer i prisskjema er særlig risikable. Pris er ofte et sentralt tildelingskriterium, og selv små endringer i prisformatet kan påvirke tilbudsutformingen.
Hvis leverandørene ikke vet hvilke poster som skal prises, om det skal gis enhetspris eller totalpris, hvordan opsjoner skal behandles, eller om rabatter skal fordeles på bestemte ytelser, kan tilbudene bli usammenlignbare.
Jo nærmere tilbudsfristen en prisendring kommer, desto større er behovet for fristforlengelse. Hvis endringen er vesentlig, holder det ikke å forlenge fristen; konkurransen må i utgangspunktet lyses ut på nytt.
Fristforlengelse
Oppdragsgiver må forlenge tilbudsfristen når en endring eller tilleggsopplysning gjør at leverandørene trenger mer tid. Fristforlengelsen må være reell og forholdsmessig.
Det er ikke nok å spørre om leverandørene teknisk sett kan levere innen fristen. Spørsmålet er om de får tilstrekkelig tid til å forstå endringen, vurdere konsekvensene, innhente underleverandørpriser, justere risiko og kvalitetssikre tilbudet.
Hvis endringen kommer sent og gjelder et sentralt forhold, vil en kort restfrist ofte være utilstrekkelig.
Avlysningsplikt
Avlysningsplikt oppstår når feilen ikke kan rettes på annen måte, og feilen kan ha påvirket deltakerinteressen eller konkurranseutfallet.
Ved ulovlige endringer er dette ofte tilfellet. Når leverandørene allerede har levert tilbud på feil eller uklart grunnlag, kan oppdragsgiver normalt ikke reparere konkurransen ved å forklare etterpå hvordan tilbudene skulle vært utformet.
Avlysning er derfor ikke nødvendigvis et nederlag. Det er ofte den eneste måten å gjenopprette likebehandling og forutberegnelighet på.
Praktisk sjekkliste
- Avklar om endringen bare forklarer eksisterende krav, eller om den endrer ytelse, risiko eller evaluering.
- Vurder om endringen kunne påvirket leverandørenes interesse for å delta.
- Vurder om tilbudene må prises eller utformes annerledes.
- Forleng tilbudsfristen hvis leverandørene trenger mer tid.
- Dokumenter hvorfor endringen ikke er vesentlig.
- Avlys hvis endringen ikke lovlig kan gjennomføres innenfor den opprinnelige konkurransen.
Sentrale rettskilder
KOFA 2024/365 er en god nyere hovedsak om grensen mellom presisering og vesentlig endring, og om plikten til å forlenge tilbudsfristen.
KOFA 2023/1195, KOFA 2023/1084 og KOFA 2022/1660 er nyttige eksempler på den konkrete vurderingen av endringer i konkurransegrunnlag.