KOFA-AVGJØRELSE
KOFA 2003/22: For kort frist i konkurranse med forhandling
Faktum
Hadsel kommune kunngjorde i DOFFIN-databasen en anskaffelse av arkitekttjenester tilknyttet rehabilitering av en paviljong på Stokmarknes Torg. Kunngjøringen ble registrert torsdag 30. januar 2003 kl. 09:54, og fristen for å levere forespørsel om å delta i konkurransen med forhandling var satt til onsdag 5. februar 2003 – fem virkedager etter publisering. Innenfor fristen krevde kunngjøringen innsending av skatteattester og HMS-erklæring. Kunngjøringen stod på trykk i Norsk Lysingsblad 4. februar – én dag før fristen – og 7. februar, da fristen allerede var utløpt. Innklagede mottok 12 forespørsler om å delta og mottok tilbud fra ni leverandører. Norske Arkitekters Landsforbund (NPA/NAL) klaget inn forholdet og anførte at fristen var så kort at den reelt sett hindret kvalifiserte leverandører i å delta. Kommunen bestred bruddet og viste til at kunngjøringen var sendt til Norsk Lysingsblad den 30. januar, slik at det fortsatt gjensto fem dager.
KOFAs vurdering
1. Klageinteresse: Rettsregelen er at klager må ha saklig klageinteresse, jf. FOA 2001 § 6. KOFA tolket bestemmelsen slik at bransjeorganisasjoner kan opptre som klager når anskaffelsen retter seg direkte mot den yrkesgruppen organisasjonen representerer. De avgjørende faktiske forholdene er at NPA/NAL er bransjeorganisasjoner for arkitekter, og at den aktuelle anskaffelsen nettopp etterspurte arkitekttjenester. Delkonklusjon: Klageinteresse ble funnet å foreligge, og klagen ble ansett rettidig.
2. Rettslig grunnlag for fristfastsettelsen: Rettsregelen er at konkurransen skal gjennomføres på en forsvarlig måte og i samsvar med god anbuds- og forretningsskikk, jf. FOA 2001 § 3-1 (2). KOFA tolket dette som det primære vurderingsgrunnlaget, siden FOA 2001 del III ikke inneholder eksplisitte minimumsfrister for forespørsel om deltakelse. Som kontekstuell referanse fremhevet nemnda at del II opererer med en minimumsfrist på 37 dager ved konkurranse med forhandling, jf. § 7-3 (1), og 15 dager i hastetilfeller, jf. § 7-4. KOFA presiserte at anskaffelser etter del III etter omstendighetene kan ha kortere frister enn dette, men at en kortere frist krever saklig begrunnelse – typisk et dokumentert behov for rask gjennomføring. Innklagede hadde ikke anført noe hastetilfelle. Delkonklusjon: § 3-1 (2) utgjorde det rettslige grunnlaget for vurderingen, og det forelå ingen begrunnelse for en kortere frist enn normalt.
3. Fristens tilstrekkelighet – konkret vurdering: Rettsregelen er at fristen må gi potensielle leverandører rimelig anledning til å delta, slik at konkurransen i størst mulig grad baseres på reell konkurranse. KOFA tolket dette slik at relevante momenter er oppdragsgivers behov for rask gjennomføring, nøyaktigheten av anskaffelsesbeskrivelsen og omfanget av kvalifikasjonsdokumentasjonen som kreves. De avgjørende faktiske forholdene er at leverandørene innenfor fem virkedager måtte vurdere anskaffelsens relevans, innhente HMS-erklæring og skatteattester og oversende forespørselen. Fristen var dessuten utløpt allerede første gang kunngjøringen stod på trykk i Norsk Lysingsblad. KOFA avviste eksplisitt at antall mottatte forespørsler (12 stykker) var relevant i denne vurderingen. Nemnda konkluderte med at fristen "kan ha medført at kvalifiserte leverandører ikke har fått rimelig anledning til å delta i konkurransen", og at dette strider mot intensjonen om at anskaffelser så langt mulig skal baseres på konkurranse. Delkonklusjon: En frist på fem virkedager uten begrunnelse var i strid med FOA 2001 § 3-1 (2).
Konklusjon
KOFA konkluderte med at Hadsel kommune hadde brutt FOA 2001 § 3-1 (2) ved å fastsette en frist på fem virkedager for forespørsel om å delta i konkurransen om arkitekttjenester til paviljong på Stokmarknes Torg. Fristfastsettelsen ble ansett å stride mot kravet til forsvarlig gjennomføring og god anbuds- og forretningsskikk, og konkurransen sikret ikke i tilstrekkelig grad reell deltakelse fra kvalifiserte leverandører.
Praktisk betydning
Avgjørelsen klargjør at FOA 2001 § 3-1 (2) om forsvarlig gjennomføring og god anbuds- og forretningsskikk setter en nedre grense for frister også i anskaffelser etter del III, selv om denne forskriftsdelen ikke inneholder eksplisitte minimumsfrister for forespørsel om deltakelse. Fem virkedager ble i denne saken ansett utilstrekkelig. KOFA foretar en konkret helhetsvurdering der momenter som oppdragsgivers behov for fremdrift, kravene til kvalifikasjonsdokumentasjon og anskaffelsesbeskrivelsens presisjonsnivå alle tillegges vekt. Avgjørelsen viser videre at faktisk høy deltakelse ikke er et relevant motargument – det er muligheten for at kvalifiserte leverandører ble avskåret fra deltakelse som er avgjørende. Bransjeorganisasjoner bekreftes å kunne ha selvstendig klageinteresse.
Hele KOFA-avgj\u00f8relsen (klikk for \u00e5 skjule)
2003/22 Hadsel kommune
Innklaget: Hadsel kommune
Klager: Norges Praktiserende Arkitekter/ Norske Arkitekters Landsforbund (NPA/NAL)
Avgjørelse: Brudd på regelverket
Type sak: Rådgivende sak
Klagenemnda for offentlige anskaffelser Klagenemndas avgjørelse 10. mars 2003 i sak 2003/22 Innklagede kunngjorde en konkurranse med forhandling av arkitekttjenester i DOFFIN. Anskaffelsen gikk etter reglene i forskriften del III, og det ble satt en frist på fem virkedager for å levere forespørsel om å delta i konkurransen. Klagenemnda kom etter en konkret vurdering til at fristen var for kort og dermed i strid med regelverket. Klager: Norske Arkitekters Landsforbund Innklaget: Hadsel kommune Klagenemndas medlemmer: Per Christiansen, Inger Marie Dons Jensen, Andreas Wahl Saken gjelder: Frist for forespørsel om deltakelse i en konkurranse med forhandling. Bakgrunn: Hadsel kommune (heretter kalt ”innklagede”) kunngjorde i Norsk Lysingsblads elektroniske database (DOFFIN) en anskaffelse av arkitekttjenester i forbindelse med utforming og beskrivelse av tiltak for rehabilitering av paviljong på Stokmarknes Torg. Anskaffelsen ble kunngjort som konkurranse med forhandling. Kunngjøringen ble registrert i DOFFIN torsdag 30. januar 2003 kl. 9.54, og i kunngjøringen var det opplyst at siste frist for mottak av forespørsel om deltakelse i konkurransen var onsdag 5. februar 2003. Kunngjøringen sto også på trykk i Norsk Lysingsblad tirsdag 4. og fredag 7. f ebruar 2003. I kunngjøringen ble det stilt krav om at skatteattester og HMS-erklæring skulle være innlevert innen fristen for forespørsel om å delta i konkurransen. Innklagede mottok 12 forespørsler om å delta i konkurransen, og ni leverte inn tilbud.
Partenes anførsler: Klagers anførsler: Klager anfører at innklagede har brutt regelverket for offentlige anskaffelser ved å sette for kort frist for forespørsler om å delta i konkurransen. Klager viser til at fra tidspunket kunngjøringen sto på trykk i Norsk Lysingsblad første gang, var det én dag igjen av fristen, og at andre gang den sto på trykk var fristen allerede utløpt. At så mange som 12 leverandører meldte sin interesse for å delta i konkurransen er ikke relevant i vurderingen. Selv om det ble opplyst at bare HMS-erklæring og skatteattester skulle leveres inn, vil mange leverandører oppfatte kunngjøringen slik at det må sendes inn dokumentasjon på egnetheten til å påta seg oppdraget. I fristfastsettelsen må det tas høyde for at det tar tid å fremskaffe og redigere slik informasjon. Innklagedes anførsler: Innklagede bestrider at det ble gitt for kort tid. Kunngjøringen ble sendt til Norsk Lysingsblad den 30. januar, og det var da fortsatt fem dager igjen av tidsfristen. Dette må være tilstrekkelig. Klagenemndas vurdering: Klageinteresse og klagenemndas kompetanse: Den aktuelle anskaffelsen retter seg mot yrkesgruppen arkitekter. Som bransjeorganisasjoner for arkitekter, finner klagenemnda at Norske Arkitekters Landsforbund har saklig klageinteresse, jf. forskrift om offentlige anskaffelser § 6. Klagen er rettidig. Regelverket: Klagenemnda legger til grunn at anskaffelsen skal følge reglene i forskrift om offentlige anskaffelser del I og del III, jf. forskriften § 2-1 (2). Dette er ikke omstridt. Det er i forskriftens del III ingen regler som direkte regulerer lengden på tidsfristen for å levere inn forespørsler om å delta i en konkurranse. Utgangspunktet for vurderingen må derfor tas i de generelle regler for konkurransen og i forskriften § 3-1. Klagenemndas vurdering: Utgangspunktet for vurderingen er at konkurransen skal gjennomføres på en forsvarlig måte og for øvrig i samsvar med god anbuds- og forretningsskikk jf. forskriften § 3-1 (2).
Forskriften del II har regler om minimumsfrister i kap. 7. Ved konkurranse med forhandling er minimumsfristen 37 dager, jf. § 7-3 (1), mens det etter § 7-4 i hastetilfeller kan settes kortere frist (15 dager). Det er rimelig at fristen for anskaffelser etter forskriften del III etter omstendighetene må kunne være kortere enn etter del II. Men det er i dette tilfellet ikke anført fra innklagede at det dreier seg om noe hastetilfelle. Utover oppdragsgivers mulige behov for en rask gjennomføring av en anskaffelse vil det kunne være særlig relevant hvor nøyaktig og presist anskaffelsen er beskrevet i kunngjøringen og hvor omfattende dokumentasjon som kreves for leverandørenes kvalifikasjoner. Fra kunngjøringen ble tatt inn i DOFFIN-databasen og frem til fristens utløp legger klagenemnda til grunn at det var fem virkedager disponibelt for potensielle leverandører. Innenfor denne fristen måtte leverandørene vurdere om anskaffelsen var av interesse, innhente HMS-erklæring og skatteattester og sende inn dette sammen med forespørselen om å delta. Etter klagenemndas mening var fristen på denne bakgrunn så kort, at dette kan ha medført at kvalifiserte leverandører ikke har fått rimelig anledning til å delta i konkurransen. Dette er i strid med intensjonene i regelverket om at anskaffelser så langt det er mulig skal baseres på konkurranse. Innklagede har heller ikke gitt noen begrunnelse for en kort frist. Klagenemnda finner etter en konkret vurdering at fristfastsettelsen var i strid med kravet til at konkurransen skal gjennomføres på en forsvarlig måte og for øvrig i samsvar med god anbuds- og forretningsskikk, jf. forskrift om offentlige anskaffelser § 3-1 (2). Konklusjon: Hadsel kommune har brutt kravene i forskrift om offentlige anskaffelser § 3-1 (2) ved å sette en frist på fem virkedager for å levere inn forespørsel om å delta i konkurranse om levering av arkitekttjenester til paviljong på Stokmarknes torg. For klagenemnda, Per Christiansen 10/3 -03
Refererte rettskilder
- FOA 2001 § 3-1 — Krav til forsvarlig gjennomføring og god anbuds- og forretningsskikk – brutt ved for kort frist
- FOA 2001 § 6 — Klageinteresse – bransjeorganisasjoner for arkitekter funnet berettiget
- FOA 2001 § 2-1 — Anvendelsesområde – anskaffelsen underlagt del I og del III
- FOA 2001 § 7-3 — Del II minimumsfrist 37 dager ved konkurranse med forhandling – brukt som kontekstuell referanse
- FOA 2001 § 7-4 — Del II minimumsfrist 15 dager i hastetilfeller – brukt som kontekstuell referanse; ikke påberopt av innklagede