KOFA-AVGJØRELSE
KOFA 2005/108: For kort deltakerfrist – Arendal kommune
Faktum
Arendal kommune kunngjorde 21. mars 2005 – mandag i påskeuken – en konkurranse med forhandling for arkitektarbeid og prosjektering knyttet til bygging av en skole. Fristen for å fremsette forespørsel om å motta konkurransegrunnlag ble satt til 30. mars 2005, onsdagen etter påske. Forespørselen krevde ingen vedlagt dokumentasjon og kunne fremsettes per telefon, telefaks, e-post eller post. Med fratrekk av helligdager og lørdag utgjorde fristen fire virkedager totalt, men bare tirsdag 29. mars og onsdag 30. mars falt utenfor påskeuken. NPA – Norges Praktiserende Arkitekter – brakte saken inn for KOFA med anførsel om at fristen var for kort og potensielt favoriserte lokale tilbydere. Innklagede anførte at fristen ikke krevde forberedelse fra leverandørenes side, og at regelverket ikke oppstiller minstefrister for slike forespørsler for anskaffelser etter forskriftens del III. Anskaffelsen ble lagt til grunn å reguleres av forskrift om offentlige anskaffelser (FOA 2001) del I og III.
KOFAs vurdering
1. Rettslig utgangspunkt og tolkningsramme. Rettsregelen er at FOA 2001 §§ 7-2 og 7-3 fastsetter en minstefrist på 37 dager for forespørsel om deltakelse i anskaffelser regulert av del II, og 15 dager i hastetilfeller etter § 7-4. For anskaffelser etter del III gjelder ingen tilsvarende minstefrister. KOFA tolket dette slik at oppdragsgiver i utgangspunktet har frihet ved fristfastsettelsen, men at friheten begrenses av de grunnleggende krav til konkurranse i LOA 1999 § 5 og FOA 2001 § 3-1, samt et alminnelig krav om at konkurransevilkår skal være saklig begrunnet. Med henvisning til KOFA-sak 2003/108 la nemnda til grunn at vurderingen av fristens tilstrekkelighet må gjøres konkret. Delkonklusjon: fire virkedagers frist representerer et grensetilfelle som krever konkret helhetsvurdering.
2. Påskeferiens betydning og fraværet av saklig begrunnelse. KOFA la avgjørende vekt på at fristen delvis løp i påskeuken, en periode da «det er påregnelig at mange bedrifter avvikler ferie.» Av de fire virkedagene var bare to reelt tilgjengelige for potensielle tilbydere som ikke hadde redusert drift i påskeuken. Til forskjell fra KOFA-sak 2003/108, der oppdragsgiver hadde anført sesongmessige og planleggingsmessige hensyn som saklig grunn for en tilsvarende kort frist, ga Arendal kommune «ingen forklaring på hvorfor fristen ble satt så kort.» Fraværet av en saklig begrunnelse ble tillagt avgjørende vekt ved den konkrete vurderingen. Delkonklusjon: kombinasjonen av påskeuke og manglende saklig begrunnelse trakk fristen under terskelen for det forsvarlige.
3. Samlet vurdering og konklusjon om konkurransebegrensning. KOFA vurderte at den formelle enkelheten ved å fremsette en forespørsel – ingen dokumentasjon krevet, elektronisk innlevering mulig – ikke var tilstrekkelig til å avhjelpe den praktiske begrensningen som den korte fristen medførte. Det avgjørende var om fristen var egnet til å begrense deltakelsen, og det ble besvart bekreftende. KOFA konkluderte med at «en frist på totalt fire dager, hvorav bare to utenfor påskeuken,» i dette tilfellet var i strid med kravet til konkurranse. Delkonklusjon: brudd på LOA 1999 § 5 og FOA 2001 § 3-1.
Konklusjon
KOFA konkluderte med at Arendal kommune hadde brutt LOA 1999 § 5 og FOA 2001 § 3-1 ved å sette en utilstrekkelig frist for forespørsel om deltakelse. Det avgjørende var at fristen delvis løp i påskeuken, og at innklagede ikke hadde fremlagt noen saklig begrunnelse for den korte fristlengden. Avgjørelsen ble truffet enstemmig av nemndas tre medlemmer.
Praktisk betydning
Avgjørelsen illustrerer at vurderingen av fristlengde for forespørsel om deltakelse i anskaffelser etter FOA 2001 del III er konkret og kontekstsensitiv. Selv der regelverket ikke oppstiller en eksplisitt minstefrist, kan en tilsynelatende kort men formelt nøytral frist bli underkjent dersom den faller i perioder der markedet er påregnelig utilgjengelig – slik som påskeuken. Fraværet av en saklig begrunnelse fra oppdragsgivers side ble i seg selv avgjørende for utfallet, sett i lys av at det i KOFA-sak 2003/108 ble akseptert en like kort frist nettopp fordi oppdragsgiver hadde gitt en slik begrunnelse. Avgjørelsen tydeliggjør dessuten at bransjeorganisasjoner som representerer aktuelle leverandører kan ha saklig klageinteresse for KOFA.
Hele KOFA-avgj\u00f8relsen (klikk for \u00e5 skjule)
2005/108 Arendal kommune
Innklaget: Arendal kommune
Klager: Norges Praktiserende Arkitekter
Avgjørelse: Brudd på regelverket
Type sak: Rådgivende sak
(cid:1)(cid:2)(cid:3)(cid:4)(cid:5)(cid:6)(cid:5)(cid:7)(cid:6)(cid:8)(cid:3)(cid:9)(cid:9) (cid:10)(cid:11)(cid:12)(cid:9)(cid:11)(cid:10)(cid:10)(cid:5)(cid:6)(cid:13)(cid:2)(cid:14)(cid:4)(cid:5)(cid:9)(cid:3)(cid:6)(cid:15)(cid:16)(cid:3)(cid:10)(cid:10)(cid:5)(cid:2)(cid:15)(cid:5)(cid:12) I utlysningen av en konkurranse med forhandling var det satt fire virkedagers frist for forespørsel om deltakelse, hvorav bare to virkedager utenom påskeuken. Konkurransen gjaldt anskaffelse som reguleres av forskriftens del I og III. Innklagede ga ingen forklaring på hvorfor fristen var så kort, og klagenemnda fant etter en konkret vurdering at fristen var i strid med kravet til konkurranse i lovens § 5 og forskriftens § 3-1. Klagenemndas avgjørelse 20. juni 2005 i sak 2005/108 Klager: NPA - Norges Praktiserende Arkitekter Innklaget: Arendal kommune Klagenemndas medlemmer: Jens Bugge, Per Christiansen, Andreas Wahl Saken gjelder: Frist for forespørsel om deltakelse. Kravet til konkurranse Bakgrunn:
(1) Arendal kommune (heretter kalt innklagede) kunngjorde 21. mars 2005 en konkurranse med forhandling for arkitektarbeid og prosjektering for totalentreprise ved bygging av en skole. Frist for forespørsel om deltakelse var satt til 30. mars 2005, som var onsdagen etter påske. Det var tilstrekkelig med en henvendelse til innklagede for å få utlevert konkurransegrunnlag. Innklagede hadde ført opp
forespørsel om deltakelse.
(2) Norges praktiserende arkitekter (heretter kalt klager) har brakt saken inn for klagenemnda. Anførsler:
(3) Klager anfører at fristen for forespørsel om deltakelse var for kort. Den 21. mars var mandag i påskeuken. Med fratrekk av fire helligdager og én lørdag, var fristen dermed bare fire virkedager. I tillegg må det tas i betraktning at mange bedrifter holder stengt hele påskeuken, slik at det i praksis bare var tirsdag 29. mars og onsdag 30. mars som var reelle virkedager. Klager har en mistanke om at offentlige oppdragsgivere spekulerer i korte tidsfrister i for å kunne tilgodese lokale tilbydere. Så korte frister er etter klagers mening i strid med kravet til konkurranse i lovens § 5.
(4) Innklagede bestrider klagers anførsler og anfører at den tidsfristen som påklages, utelukkende er en frist for forespørsel om deltakelse for å få tilsendt
konkurransegrunnlag. Dette krevde ingen forberedelse fra tilbyderne, og forespørsel
konkrete krav til frister i dette tilfellet, og innklagede bestrider at denne fristen skal ha vært i strid med kravet til konkurranse. Innklagede kan heller ikke se at dette kan ha favorisert lokaleleverandører. Klagenemndas vurdering:
(5) Klager er en bransjeorganisasjon som representerer aktuelle leverandører, og har saklig klageinteresse. Klagen er rettidig. Partene synes enige om at anskaffelsen reguleres av forskrift om offentlige anskaffelser del I og III, og klagenemnda legger dette til grunn.
(6) Det påklagede forhold gjelder en frist for å fremsette forespørsel om utlevering av
eller post, og det skulle ikke gis noen dokumentasjon sammen med forespørselen. Forespørselen bestod dermed utelukkende i en henvendelse til innklagede.
(7) For anskaffelser som reguleres av del II i forskrift om offentlige anskaffelser er det satt en minstefrist på 37 dager for forespørsel om å delta i en konkurranse, jf §§ 7-2 og 7-3, mens fristen er 15 dager i hastetilfeller, jf § 7-4. Slike minstefrister er ikke fastsatt for anskaffelser som følger forskriftens del III. Utgangspunktet er da at oppdragsgiver må stå fritt ved fristfastsettelsen, innenfor de grunnleggende krav til konkurransen, jf lov om offentlige anskaffelser § 5, forskriftens § 3-1 og det alminnelige krav om at konkurransevilkår som fastsettes av oppdragsgiver skal være saklig begrunnet.
(8) I klagenemndas sak 2003/108 var fristen for forespørsel om deltakelse i en tilsvarende konkurranse fire dager, slik som i vår sak. Klagenemnda uttalte: ”Klagenemnda vil når noe bestemt krav til fristen lengde ikke følger av regelverket, være tilbakeholden med å overprøve oppdragsgivers skjønn med hensyn til hvilken frist som i den foreliggende situasjon måtte anses nødvendig og hensiktsmessig. Innklagede har pekt på at arbeidet er sesongbetont og væravhengig, og at det derfor er et ønske om å unngå anmodninger fra leverandører om utsettelser av tilbudsfristen som følge av at de har mottatt konkurransegrunnlage sent. Det er således gitt en saklig grunn for fristfastsettelsen. Klager har ikke anført noen grunn til at han ikke kunne rekke å overholde fristen. Det er heller ikke vist til at andre leverandører ikke har deltatt i konkurransen på grunn av for kort frist. Fristen antas derfor, basert på de fremlagte opplysninger, ikke å ha vært egnet til å virke begrensende på konkurransen.”
(9) Klagenemnda la således i sak 2003/108 opp til en konkret vurdering av fristens lengde. Klagenemnda finner at en frist på fire virkedager for å fremme en forespørsel om deltakelse må sies å representere et grensetilfelle. I den foreliggende sak må det tas i betraktning at fristen delvis løp i påskeuken, når det er påregnelig at mange bedrifter avvikler ferie. Innklagede har ikke gitt noen forklaring på hvorfor fristen ble satt så kort, og klagenemnda finner at en frist på totalt fire dager, hvorav bare to
utenfor påskeuken, i dette tilfellet var i strid med kravet til konkurranse, jf lovens § 5 og forskriftens § 3-1. Konklusjon: Arendal kommune har brutt lov om offentlige anskaffelser § 5 og forskrift om offentlige anskaffelser § 3-1 ved å sette utilstrekkelig frist for forespørsel om deltakelse i en konkurranse. For klagenemnda, 20. juni 2005 Jens Bugge
Refererte rettskilder
- LOA 1999 § 5 — Grunnleggende krav til konkurranse – hjemmelsgrunnlag for å underkjenne utilstrekkelig frist
- FOA 2001 § 3-1 — Grunnleggende krav til konkurranse i forskriften – parallelt med LOA § 5
- FOA 2001 § 7-2 — Minstefrist 37 dager for forespørsel om deltakelse i anskaffelser etter del II – kontrastert med del III
- FOA 2001 § 7-3 — Minstefrist for forespørsel om deltakelse, del II – kontrastert med del III
- FOA 2001 § 7-4 — Hasteprosedyre minstefrist 15 dager, del II – kontrastert med del III
- KOFA 2003/108 — Presedensavgjørelse om fire dagers frist for forespørsel om deltakelse – akseptert fordi oppdragsgiver ga saklig begrunnelse; danner grunnlag for konkret vurderingsmetode