KOFA 2003/108: Frist for deltakelse – Oslo kommune

2003/108 Oslo kommune

Innklaget: Oslo kommune

Klager: Topaas og Haug Entreprenørforretning

Avgjørelse: Ikke brudd på regelverket

Type sak: Rådgivende sak

---U I JUI av. tbôs i $ak: .,,, Klagenemnda for offentlige anskeffels er Klagenemndas avgiørelse 26- juni 2003 i sak 2003/108 Klager; Topaas og Haug Entreprerørforretning AS lnnklaget Oslo kommune v/friluftsetaten Klagenemndas medlemmen Jens Bugge, Morten Goller, Siri Teigum. Saken gjelder: Frist for deltakelse i konkunansen. Krav til konkurranse

Bakgrunn

Oslo kommune (heretter kalt "innklagede") kunngjorde i Norsk lysingsblads elektroniske database (DOFFIN) 13.5.2003 en konkurranse med forhandling for grunnarbeid på kunstgressbanene pä Vestli, Løren og Valle Hovirt- Anskaffelsen ble kururgjort etter reglene i forslcrift 15.6.2001 om offentlige anskaffelser del III. Innklagede ssndte kunngjøring til Norsk lysingsblad 12.5.2003, og det var i dcnne satt "Frist for forespørsel om deltakelse" til 19.5.2003. Topaas og Haug Entreprenørforretning AS (heretter kalt "lclager") sendte innklagede eri e-post med forespørsçl om å få utlevert konkurransegrunnlaget ðen2l-5.2003 kl. 13.44. Forespørselen ble avvist under henvisning til at fristen for å få utlevert konkurra¡rsegrunnlaget gikk ut 19.5.2003. Partenes anførsler:

Klagers anførsler

Klager anfører at fristen 19.5.2003 for forespørsel om deltagelse - ba¡e fire virkedager - var så kort at de¡r må ansees for å være i strid med regelverket for offentlige anskaffelser. til Det vises klagenemndas avgjørelse i sak 2003/22, som i ìikhet med dsn foreliggende sak glaldt frist fastsatt av oppdragsgiver for å levere forespørsel om å få delta i konkurransen. Fristeu var i sak 2003/22 fem virkedagør. At det der også var tale om å levere irut skatteattest og HMS-erklæring kan ikke medføre at vurderingen av kravene til tidsfristenes lengde kan bli

Þet er ikke relevant at klager tidligere har meldt sin interesse for å delta i andre konkurra¡rser innsnfor fastsattp frister. Heller ikke er det relevant at andre markedsaktører har levert inn forespørsel om å delta i dcn foreliggende konkurransen innenfor f¡isten, I vurderingen av om fristens lengde var for kort, må det iegges vekt på at anskaffelsen i kunng¡øringen ikke var nøyaktig og presist beskrsvet. Err he¡rvendelse fta firmast Brende i Trøndelag ble a¡¡vist da den ble registrert mottatt etter normal arbeidstid, mm før kl. 24.00, den 19. mai 2003. Det er således ikke riktig at fristen varte til kl. 24.00 Innklagedes anførs ler : Innklagede anfører at dçn angitte fristen ikke var for kort i forhold til kravene i regelverket for offentlige arrskaffelser, I følge Norsk lysingsblad skal kururgjøringen med sikkerhet ha blitt lagt irrrr i DOFFIN ssnsst 12.5.2003 kl. 24. Med frist for å få utlevert konkurransegrunnlaget til den 19.5.2003 kl.24 er fristen på fem hele virkedager. Det var av herrsyn tiì likebehandling av andre potensielle leverandører ikke mulig å etterkomme leverandørens ønske om å få utlevert konktrrransegrunnlaget etter fristen. A¡bcidet som skal utføres cr scsongarbeid svært væravhengig. Det var derfor holler ikke mulig å utsette fristen, siden det var viktig å komme i gatg med arbeidene. Innklagede har ved flere anledninger brukt én uke som füst til å melde seg i anskaffelser hvor kjøp etter forhandlirrger i ett trinn er brukt. Bransjen er irmeforstâtt med innholdet i prosedyren og dennes frister Det var ikke anledning til å avlyse konkurransen, idçt den korte fristen ikke kun¡e sies å utgjøro en saklig grunn for dette. En urettmessig avlysning kunne pådratt innklagede erstatrrrngsànsvarI sak 2003/22 var det nødvendig for leverandørone å irurhente HMS-erklæring og skatteattest, for deretter å sende dette irur samrnen med forespørselen om å delta i konkunansen. I den foreliggonde sak va¡ det imidlertid ikke krav om armet erur å ta kontakt med irrnklagede for å fã tilsendt konkurransegrunnlaget. Qppdragsgivere må kunne forutsette at en potørsiell leverandør, som profesjonell part, holder seg løpende orientert om nye kunngiøringer i DOFFlN-databasen. Ert frist på fem virkedager er derfor forsvarlig. Leverandører tar ofte kontakt med oppdragsgivere, herunder inrrklagede, med ønske om utsatt tilbudsfrist dersom fristen for å fã utlevert konkurransegrunnlaget settes for nær fristen for innlevering av tilbud. Fristen ble i denne saken satt for å unngå slike arrmodninger om fristutsettelser, En frist på sn uke er for øvrig i samsvar med de anbefalinger Norsk lysingsblad gir på direkte forespørsel lra oppdragsgivere. Anskaffels en var til stckkeli g beskrevet i kurrngj ørin gen

" ia' r-rl.: Klagenemnd as vu rdering! Klager har hatt til hensikt å delta i den aktuelle anskaffelsen, og ha¡ såledEs saklig klageinteresse, jf. forskrift 15.1 1.2002 om kiagenemnd for offentlige anskaffelser $ 6. Klagen er rettidig Dçt er enighet mçllom partene om at anskaffclscns verdÍ ikke overstiger terskelvsrdiene i forsknft 15.6,2001 om offentlige anskaflelsçr $ 2-2, og således følger reglene i forskriften del III^ I fo¡skriften 15.6.2001 del II er det gitt minstefüster for hvor lang tid leverandørene skal ha for å melde sin interesse for å delta i konkurransen. Fristen skal væ¡e 37 dager, men kan i hastetilfeller reduseres til 15 dager, jf. forsknftens $$ 7-3 og7-4 I forskriftens del III er det derimot ikke gitt noen regler for dctte. Utgangspunktet er da at oppdragsgìver må stå ffitt ved fristfastsettelsar" innenfor de grurmieggende krav til konkurransen, jf. lov om offentlige anskaffelser $ 5, forskriftens $ 3-1 og det alminnelige krav om at konkurransevilkår som fastsettes av oppdragsgiver skal være saklig bogrunnet. Klagenemnda vit når noe bestemt krav til fristen lengde ikke følger av regelverket, være tilbakeholden med å overprøve oppdragsgivers skjørur med hensyn til hvilken frist som i den foreliggende situasjon måtte ansees nødvendig og hensiktsmessig. Innklagede harpekt på at arbeidet er sesongbetont og væravhengig, og at det derfor er et ønske om å unngå anmodninger fra leverandører om utsettelser av tilbudsfristen som fiølge zv at de ha¡ rnottatt konkurransegrunnlage sent. Det er således gitt en saklig grunn for fristfastsettelsen. Klager har ikke anførl noen gmnn til at han ikke kunne rekke å overholde fristçn. Det er heller ikke vist til at andre leverandører ikke har deltatt i konkurransen på grunn av for kort frist. Fristen antas derfor, basert på de fremlagte opplysninger, ikke å ha vært egnet til å virke begrensande p å korrkurransen. Saken skiller seg fra klagenemndas sak 2003/22.I den saken var det nødvendig for levera¡rdørene å innhente HMS-erklæring og skatteattest, for deretter å vedlegge dette i forespørselen om å, delta i konkurransen. Noc slikt krav var ikke oppstilt i den foreliggende sak, idet en henvendelse på telefon eller e-post ville vært tilstrekkelig. Konklusjou: Oslo kommune har ikke brutt regelverket for offentlige anskaffelser ved fastsettelse av frist for forespørsler om å delta i konkunanse om utførelse av grunnarbeid på kunstglessbane på Vestli, Løren og Valle Hovirt. For klagenemnda, Morten Goller 26. juni 2003. )1