KOFA 2003/65: Konkurranse med forhandlinger – Haram kommune

2003/65 Haram kommune

Innklaget: Haram kommune

Klager: Selmer SKanska AS, Ålesund

Avgjørelse: Ikke brudd på regelverket

Type sak: Rådgivende sak

Klagenemnda for offentlige anskaffelser Klagenemndas avgjørelse 15. mai 2003 i sak 2003/65 Klager: Selmer Skanska AS Prosessfullmektig: adv. firm. Schjødt AS Adv. Trygve Olavson Laake Pb. 2444 Solli

Innklaget: Haram kommune Storgt. 19 6290 Brattvåg Prosessfullmektig: adv. firma Larhammer & Aarseth ANS Adv. Odd Larhammer Pb. 248 6401 Molde Klagenemndas medlemmer: Jens Bugge, Inger Marie Dons Jensen, Bjørg Ven. Saken gjelder: Invitasjon til å delta i forhandlinger etter § 4-3 a). Kvalifikasjonskrav. Plikt til å avvise et forhandlingsutspill som for sent levert. Krav på å bli invitert til å delta i forhandlinger, jf. § 9-3(3).

Bakgrunn

Haram kommune (heretter kalt ”innklagede”) kunngjorde i løpet av januar 2002 en begrenset anbudskonkurranse. Konkurransen gjaldt en totalentreprise for prosjektering og oppføring av sykehjem/omsorgsboliger og næringsareal. I forbindelse med prosjektet inngikk innklagede en samarbeidsavtale med Veidekke Eiendom AS, som eide den aktuelle tomten. Avtalen gikk ut på at Veidekke Eiendom AS skulle bistå kommunen som fagkyndig under anbudskonkurransen og fungere som byggherre. Hensikten var også at Veidekke Eiendom AS skulle overta næringsdelen av prosjektet når dette ble ferdigstilt. I kunngjøringen var det stilt som betingelse for deltakelse i konkurransen at leverandørene hadde ”Sentral eller lokal godkjenning iht. plan og bygningsloven”. Konkurransegrunnlaget ble sendt ut den 10.5.2002, og fristen til å levere inn tilbud ble fastsatt til 5.7.2002. Konkurransegrunnlaget oppstilte følgende tildelingskriterier: ” Funksjonalitet og driftsøkonomi Pris Kvalitet og teknisk standard mv Tilbyders faglige og administrative opplegg mv, herunder kvalitetssikringn(KS) og HMS, fremdriftsoppfølging samt tilbudt nøkkelpersonells erfaring fra tilsvarende arbeidsoppgaver. Byggherren vil velge det tilbud som etter en samlet vurdering av ovennevnte vurderingskriterier fremstår som det økonomisk mest fordelaktige …” Tre leverandører leverte inn tilbud, blant disse var Selmer Skanska AS (heretter kalt ”klager”) og Rolf Olset AS. Samtlige tilbud ble avvist; Rolf Olset AS’ tilbud fordi firmaet ikke oppfylte

kravene til sentral eller lokal godkjenning, og de to andre fordi byggetiden avvek fra konkurransegrunnlaget. Innklagede besluttet etter dette å videreføre prosedyren som en konkurranse med forhandlinger. Hjemmelen er forskrift 15.6.2001 om offentlige anskaffelser § 4-3 a). Alle deltakerne i den mislykkede anbudskonkurransen ble invitert til å delta i konkurransen med forhandlinger. Ny frist for å levere inn reviderte tilbud ble satt til 30.8.2002. Anbudsåpningen fant sted 30.8.2002. Prosjektet ble behandlet i kommunestyret den 19.9.2002. I denne forbindelse ble en rekke detaljer i tilbudene gjort offentlig kjent, herunder priser, byggetid og tegninger. På dette tidspunktet ble det klart at kostnadene forbundet med prosjektet oversteg kommunens budsjettramme. Tilbudsprisene varierte fra 123 til 137 millioner kroner. Kommunestyret fastsatte den 19.9.2002 budsjettrammen for prosjektet til 118 millioner kroner. Som en konsekvens av dette vedtaket trakk kommunens samarbeidspartner og fagkyndige byggherre, Veidekke Eiendom AS, seg fra prosjektet. Det samme gjorde en av deltakerne i konkurransen. Innklagede ønsket å videreføre prosjektet, og inngikk avtale med en ny samarbeidspartner, Coop Møre/Nordvestlandet Eiendom AS. For å tilpasse prosjektet den nye samarbeidspartnerens behov, ble det gjort enkelte endringer i prosjektet. På bakgrunn av disse endringene fikk de gjenværende deltakerne i konkurransen, klager og Rolf Olset AS, utlevert atter et nytt revidert konkurransegrunnlag den 7.1.2003. Klagenemnda har fått opplyst av innklagede at formålet med revisjonen ikke bare var å gjennomføre de tekniske endringene, men også å forsøke å presse tilbudsprisene inn under kommunens budsjettramme. Av konkurransegrunnlaget av 7.1.2003 fremgikk at ny frist for å levere inn tilbud var 28.1.2003. Deltakerne i konkurransen leverte inn nye tilbud innen fristen den 28.1.2003. Den 17.2.2003 inviterte innklagede pr. e-post leverandørene til nye forhandlingsmøter den 19.2.2003. Målet med møtet ble opplyst å være ”å komme innanfor den økonomiske ramma og velje eit prosjekt / entreprenør som det skal inngåast avtale med”. Temaet for møtene med leverandørene ble oppgitt å være ” – Presentasjon. Evt forslag til vurdering. ((tilbyder) - Innspel til endringar og forbetringar. (byggherre)”

I referatene fra møtene fremgår det at leverandørene fikk frist til 27.2.2003 til å innlevere ”svar på sonderingsrunden”. Rolf Olset AS skulle levere sitt svar i møte kl. 8.30, mens klager skulle levere sitt svar i møte kl. 12. Det fremgår videre at på møtene 27.2.2003 skulle ”Revidert utkast presenterast med høve til spørsmål og avklaringar”. Klager hevder å ha fått opplyst fra innklagede at den endelige tilbudsprisen skulle leveres i møtet den 27.2.2003. Innklagede hevder at Rolf Olset AS etter en direkte forespørsel fikk opplyst fra kommunen at firmaet ikke trengte å levere justert pris i møtet. Innklagede opplyser videre at ”Dette ble meddelt Selmer da kommunen senere på dagen hadde møte med denne entreprenøren, men Selmer ønsket likevel å inngi pris”. Så vidt klagenemnda kan se av klagers annet innlegg, bestrides dette ikke. Klager leverte sitt svar 27.2.2003 kl 12. Svaret omfattet både nye tekniske løsninger og justert tilbudspris. Svaret ble straks åpnet. Klager fikk opplyst at Rolf Olset AS’ svar kun omfattet forslag til tekniske løsninger, og ikke justert tilbudspris. Innklagede har opplyst at Rolf Olset AS leverte sin justerte pris senere samme dag. I brev av 5.3.2003 meddelte innklagede deltakerne i konkurransen at Rolf Olset AS’ tilbud var vurdert som det mest økonomisk fordelaktige. Senere har innklagede i brev av 3.4.2003 til klager opplyst at ”Skulle forhandlingene med Olset vise at tilbudet fra Olset er mindre gunstig enn hva man foreløpig har lagt til grunn, er kommunen både åpen og interessert i å innlede forhandlinger med Selmer”. I tilsvaret, som er datert 25.4.2003 avviser innklagede videre å gi klager innsyn i de evalueringene som hittil er gjort, fordi ”forhandlingene med entreprenørene ikke er avsluttet”.

Anførsler

Klagers anførsler

Klager anfører for det første at innklagede har brutt forskrift 15.6.2001 om offentlige anskaffelser § 4-3 a) jf. § 3-1 ved å invitere Rolf Olset AS til å forhandle til tross for at firmaet ikke oppfylte de fastsatte kvalifikasjonskriteriene ved utløpet av tilbudsfristen i den opprinnelige, mislykkede anbudskonkurransen. Klager anfører for det andre at innklagede har brutt forskriftens § 8-12(1) a) ved ikke å avvise Rolf Olset AS’ tilbud av 30.8.2002 i den etterfølgende konkurransen med forhandlinger. Klager begrunner dette med at Rolf Olset AS på dette tidspunktet ikke oppfylte kravene til sentral og lokal godkjenning.

Klager anfører for det tredje at innklagede har brutt forskriftens § 8-10(1) a) ved ikke å avvise det tilbud Rolf Olset AS leverte den 27.2.2003. Rolf Olset AS overholdt ikke den frist som var satt med hensyn til å levere inn justert tilbudspris. For det fjerde anfører klager at innklagede plikter å forhandle videre med klager, ettersom alle som har en reell mulighet til å få tildelt kontrakten skal inviteres til forhandlinger, jf. forskriftens § 9-3(3). At klager hadde og fortsatt har en reell mulighet til å få tildelt kontrakten, begrunner klager med at innklagede har foretatt en uriktig anvendelse av tildelingskriteriene.

Innklagedes anførsler

Innklagede bestrider å ha brutt regelverket om offentlige anskaffelser. Innklagede anfører for det første at en korrekt tolkning av § 4-3 a) åpner for å invitere til forhandlinger leverandører som har blitt avvist fordi de ikke oppfyller de opprinnelige kvalifikasjonskravene. Innklagede anfører videre at Rolf Olset AS ikke oversatt fristen for å levere justert tilbudspris, og at innklagede derfor verken har rett eller plikt til å avvise tilbudet på dette grunnlaget, jf. § 8-10(1) a). En naturlig forståelse av referatet fra møtet avholdt den 19.2.2003 innebar at tilbudsprisen kunne leveres i etterkant av møtet. Innklagede hadde dessuten overfor Rolf Olset AS bekreftet at det ikke var nødvendig å levere den justerte tilbudsprisen på møtet. Innklagede avviser i tillegg å ha anvendt tildelingskriteriene uriktig, og anfører at klager ikke hadde noen reell mulighet til å få tildelt kontrakten.

Klagenemndas vurdering

Klager har deltatt i den aktuelle konkurransen, og har derfor saklig klageinteresse, jf. forskrift 15.11.2002 om klagenemnd for offentlige anskaffelser § 6. Klagen er rettidig. Innklagede har beregnet prosjektets kostnader til ca. 120 millioner kroner. Det er således klart at kontrakten reguleres av forskrift om offentlige anskaffelser del II, jf. § 2-2(1). 1. Handlet innklagede i strid med § 4-3 a) ved å invitere Rolf Olset AS til forhandlinger på tross av at firmaet ikke tilfredsstilte fastsatte kvalifikasjonskriterier ved utløpet av tilbudsfristen i den opprinnelige anbudskonkurransen?

Klagenemnda bemerker at grunnen til at Rolf Olset AS’ tilbud i den opprinnelige anbudskonkurransen ble avvist, var at firmaet ikke oppfylte kravet til Sentral eller lokal godkjenning iht. plan og bygningsloven, slik innklagede hadde stilt krav om i kunngjøringen. Forskrift om offentlige anskaffelser § 5-11(1) litra a), e) og f) stiller opp en uttømmende liste over hvilken dokumentasjon av leverandørenes tekniske kvalifikasjoner oppdragsgiver kan kreve for bygge- og anleggskontrakter. Sentral eller lokal godkjenning som gis i henhold til plan- og bygningsloven er ikke nevnt i disse bestemmelsene. Det kan etter klagenemndas oppfatning derfor reises spørsmål ved om oppdragsgiver har adgang til å stille kvalifikasjonskrav i denne form, av hensyn til at leverandører fra hele EØS-området skal kunne delta i konkurransen. Klagenemnda går ikke nærmere inn på dette, da det etter det opplyste må legges til grunn at Rolf Olset AS faktisk oppfylte de kvalifikasjonskrav som stilles for slik godkjenning etter plan- og bygningsloven. Klagenemnda finner etter dette at innklagede ikke har handlet i strid med § 4-3 a) ved å invitere Rolf Olset AS til forhandlinger. 2. Plikt til å avvise Rolf Olset AS’ tilbud av 27.2.2003 fordi det ble levert for sent, jf. § 8-10(1) a) Under forhandlingsmøtene som ble avholdt den 19.2.2003, ble det bestemt at leverandørene skulle presentere ”reviderte prosjekt” i møte med innklagede den 27.2.2003. Møtet med Rolf Olset AS begynte kl. 8.30, mens møtet med klager begynte kl. 12. Innklagede har opplyst at Rolf Olset AS fikk frist ut dagen med å levere sin justerte tilbudspris, og at klager ble tilbudt samme fristforlengelse. Klager har som nevnt ikke bestridt dette. Klagenemnda finner det ikke nødvendig å ta stilling til om en naturlig forståelse av referatet fra møtet avholdt den 19.2.2003 åpnet for at justert tilbudspris kunne leveres i etterkant av møtet. Det legges til grunn at både Rolf Olset AS og klager fikk tilbud om utsettelse av fristen for innlevering av justert tilbudspris ut dagen 27.2.2003. Hensynet til likebehandling er dermed ivaretatt, og klagenemnda kan ikke se at innklagede handlet i strid med regelverket ved å gi den aktuelle fristutsettelsen. Det må i den forbindelse bemerkes at det gjelder en konkurranse med forhandlinger, og ikke en anbudskonkurranse. At klager takket nei til innklagedes tilbud, kan ikke endre klagenemndas syn på dette punktet. Klagenemnda finner på denne bakgrunn at Rolf Olset AS ikke leverte sitt justerte tilbud for sent. Det følger av dette at innklagede ikke hadde plikt til å avvise Rolf Olset AS’ tilbud av 27.2.2003.

3. Plikt til å invitere klager til forhandlinger, jf. § 9-3(3) Innklagede har i tilsvaret til klagenemnda anført at ”Kommunen har ikke ment å utelukke Selmer fra videre forhandlinger så fremt det skulle vise seg at det er reell mulighet for at Selmer vil bli valgt som entreprenør”. Videre har innklagede anført i brev til klager datert 3.4.2003 at ”Skulle forhandlingene med Olset vise at tilbudet fra Olset er mindre gunstig enn hva man foreløpig har lagt til grunn, er kommunen både åpen og interessert i å innlede forhandlinger med Selmer”. På den annen side har klagenemnda fått tilsendt presseklipp som viser at Rolf Olset AS allerede er engasjert for visse grunnarbeider som er startet opp. På bakgrunn av materialet i saken finner klagenemnda det uklart om de materielle forhandlingene faktisk er avsluttet eller ikke. Dersom det er slik at forhandlingene ikke er avsluttet, forutsetter klagenemnda at innklagede praktiserer kravet til likebehandling frem til forhandlingene er avsluttet og kontrakt er tildelt.

Konklusjon

Innklagede brøt ikke forskrift om offentlige anskaffelser § 4-3 a) ved å invitere Rolf Olset AS til forhandlinger. Innklagede handlet i samsvar med regelverket ved ikke å avvise Rolf Olset AS’ tilbud av 27.2.2003, da dette ikke var levert for sent. Dersom forhandlingene ikke er avsluttet, plikter kommunen å praktisere likebehandling frem til forhandlingene er avsluttet og kontrakt er tildelt. For klagenemnda, Bjørg Ven, 16.5.2003