KOFA-AVGJØRELSE
KOFA 2004/223: Avvisning ved tilbudsfrist og postboks
Faktum
Rikstrygdeverket kunngjorde 7. juli 2004 en konkurranse med forhandling for spesialisthelsetjenester. Konkurransegrunnlaget oppga både en kontoradresse og en postboksadresse i Nydalen som innleveringssteder, og slo fast at tilbud er avgitt til rett tid dersom det er kommet mottaker i hende innen fristutløpet, også ved postforsendelse. Tilbudsfristen var 23. august 2004 kl. 13:00. Mjøs-Kirurgene AS sendte sitt tilbud per post fredag 20. august 2004. Rikstrygdeverket hentet ikke selv posten på postkontoret, men hadde avtale med Posten om utkjøring til kontoradressen hver arbeidsdag mellom kl. 08:00 og kl. 08:20. Posten ble ikke tidsstemplet ved postkontoret i Nydalen, men først ved ankomst til kontoradressen. Klagers konvolutt ble stemplet «mottatt 24.08.04» ved utkjøringen om morgenen denne dagen. Rikstrygdeverket avviste tilbudet som for sent innkommet. Innklagede undersøkte ikke postboksen ved fristutløpet kl. 13:00 den 23. august.
KOFAs vurdering
1. Rettsregel og saklig ramme: Helse- og sosialtjenester er uprioriterte tjenester etter forskrift om offentlige anskaffelser (FOA 2001) § 2-5, og anskaffelsen var derfor underlagt del III-reglene, jf. § 2-1 tredje ledd. Hjemmelen for avvisning av for sent innkomne tilbud er § 15-10 første ledd bokstav a. Bestemmelsen forutsetter at tilbudet faktisk er kommet inn etter fristutløpet. KOFA tolket dette slik at oppdragsgiver som avviser et tilbud på dette grunnlaget, må kunne godtgjøre at vilkåret er oppfylt.
2. Hvilket tidspunkt og sted er avgjørende: KOFA fastslo at når postboksadressen er oppgitt som alternativ postadresse i konkurransegrunnlaget, er tilbudet «i hende» allerede når det har nådd postboksen — ikke først ved utkjøring til kontoradressen. Det avgjørende spørsmålet var derfor om klagers tilbud hadde nådd postboksen ved Nydalen postkontor innen 23. august 2004 kl. 13:00. Tidsstempelet «mottatt 24.08.04 kl. 0800» refererte seg til ankomst ved kontoradressen etter utkjøring neste morgen, og ga ikke informasjon om når forsendelsen hadde kommet inn til postboksen.
3. Bevisbyrde — avgjørende faktiske forhold og delkonklusjon: KOFA konstaterte at nemnda «har ingen forutsetninger for selv å fastslå om klagers tilbud nådde postboksen i Nydalen før eller etter fristen», men understreket at bevisbyrden for at vilkårene for avvisning foreligger, påhviler oppdragsgiver. Utkjøringen skjedde flere timer før tilbudsfristens utløp kl. 13:00. Dersom tilbudet hadde nådd postkontoret i Nydalen mellom utkjøringstidspunktet og kl. 13:00, var fristen overholdt. Rikstrygdeverket hadde ikke undersøkt postboksen ved fristutløpet og hadde ikke på annen måte vist at tilbudet ikke var innkommet rettidig. Avvisningen var derfor i strid med § 15-10 første ledd bokstav a i FOA 2001.
Konklusjon
Klagenemnda konkluderte med at Rikstrygdeverket hadde brutt forskrift om offentlige anskaffelser (FOA 2001) ved å avvise Mjøs-Kirurgene AS sitt tilbud uten å ha godtgjort at vilkårene for avvisning etter § 15-10 første ledd bokstav a forelå. Avvisningen var ugyldig.
Praktisk betydning
Avgjørelsen klargjør to poenger med varig relevans: For det første at et tilbud er «kommet mottaker i hende» allerede ved ankomst til postboksen som er oppgitt i konkurransegrunnlaget — ikke først ved videreformidling til kontoradressen. For det andre at bevisbyrden for at et tilbud er for sent, påhviler oppdragsgiver. Dersom oppdragsgiver ikke kontrollerer postboksen ved fristens utløp, og posten kun tidsstemples ved utkjøring som skjer langt tidligere på dagen, kan oppdragsgiver ikke legge utkjøringstidspunktet til grunn som bevis for forsinkelse. Avgjørelsen ble avsagt under FOA 2001, men det underliggende prinsippet om at avvisningsgrunnlag må dokumenteres av oppdragsgiver, er videreført i etterfølgende regelverk.
Hele KOFA-avgj\u00f8relsen (klikk for \u00e5 skjule)
2004/223 Rikstrygdeverket
Innklaget: Rikstrygdeverket
Klager: Mjøs-Kirurgene AS
Avgjørelse: Brudd på regelverket
Type sak: Rådgivende sak
Klagenemnda for offentlige anskaffelser Innklagede avviste klagers tilbud som for sent innkommet uten å vise at tilbudet ikke var blitt innlevert før fristutløp til innklagedes postkasse, som var oppgitt som innklagedes postadresse i konkurransegrunnlaget. Dette var et brudd på forskriftens § 15-10 (1) bokstav a). Klagenemndas avgjørelse 12. oktober 2004 i sak 2004/223. Klager: Mjøs-Kirurgene AS Innklaget: Rikstrygdeverket Klagenemndas medlemmer: Kai Krüger, Siri Teigum, Andreas Wahl Saken gjelder: Tilbudsfrist. Avvisning. Bakgrunn:
(1) Rikstrygdeverket (heretter kalt innklagede) kunngjorde 7. juli 2004 en konkurranse med forhandling for spesialisthelsetjenester. I konkurransegrunnlaget stod følgende om innlevering av tilbud: ”
4.3 Krav til innlevering av tilbud Innleveringsfrist: 23. august 2004 kl. 13:00 Innleveringssted: Rikstrygdeverket Kontoradresse: Sannergata 2
Postadresse: Postboks 5200 Nydalen
[…] Tilbud er avgitt til rett tid dersom tilbudet er kommet mottaker i hende innen leveringsfristens utløp. Dette gjelder også for tilbud som er sendt pr. post.”
(2) Innklagede henter ikke selv posten på postkontoret, men får den brakt ut av Posten. I henhold til avtalen mellom innklagede og Posten, blir post levert til innklagede hver arbeidsdag mellom kl 0800 og kl 0820. Posten blir ikke stemplet inn på postkontoret i Nydalen, men først når den er kommet frem til innklagedes kontoradresse. Innklagede undersøkte ikke postboksen kl 1300.
(3) Mjøs-Kirurgene AS (heretter kalt klager) sendte tilbud per post fredag 20. august 2004. Klagers brev ble levert til innklagedes kontoradresse 24. august 2004, der det ble stemplet kl 0800.
Anførsler:
(4) Klager anfører at tilbudet er levert innen tilbudsfristen. Innklagede anfører at tilbudet kom inn etter tilbudsfristens utløp, og at innklagede derfor var forpliktet til å avvise det. Klagenemndas vurdering:
(5) Klager har deltatt i konkurransen og har saklig klageinteresse, jf forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser § 6. Klagen er rettidig. I henhold til forskrift om offentlige anskaffelser § 2-5 er helseog sosialtjenester uprioriterte tjenester, og anskaffelsen er derfor underlagt reglene i forskriftens del III, jf. § 2-1 (3).
(6) Spørsmålet i saken er om klagers tilbud var kommet innklagede i hende innen utløpet av tilbudsfristen, dvs. 23. august 2004 kl 1300. Når innklagedes postboks er oppgitt som alternativ postadresse ved siden av innklagedes kontoradresse, er et tilbud ” i hende” når det er kommet frem til postboksen. Det relevante spørsmålet er derfor om klagers tilbud var kommet frem til innklagedes postboks ved Nydalen postkontor innen fristens utløp.
(7) Innklagde har gitt klagerens konvolutt som påtegning ” mottatt 24.08.04” med tilføyelsen ” for sent” . Men dette henspiller på den tid da posten ankom kontoradressen ved utkjøring om morgenen tirsdag 24.8. Klagenemnda har ingen forutsetninger for selv å fastslå om klagers tilbud nådde postboksen i Nydalen før eller etter fristen, men mener at det i et tilfelle som dette må bli innklagedes sak å vise at tilbudet ikke hadde nådd – eller kunnet nå - postboksen i tiden senere enn den postutkjøring som fant sted om morgenen, flere timer før tilbudsfristens utløp kl 13.00. Hvis tilbud rekker frem til postkontoret i Nydalen før kl 1300, men senere enn utkjøring, er fristen overholdt. Innklagede har etter dette ikke vist at klagerens tilbud var for sent innkommet og har ved dette brutt forskriftens ved å avvise tilbudet uten å kunne vise at vilkårene etter forskriftens § 15-10 (1) bokstav a)forelå. Konklusjon: Rikstrygdeverket har brutt forskrift om offentlige anskaffelser ved å avvise klagerens tilbud uten at vilkårene for dette forelå etter forskriftens § 15-10 (1) bokstav a). For klagenemnda,
12. oktober 2004 Kai Krüger
Refererte rettskilder
- FOA 2001 § 15-10 — Hjemmel for avvisning av for sent innkomne tilbud; vilkårene i første ledd bokstav a må være oppfylt og dokumentert av oppdragsgiver
- FOA 2001 § 2-5 — Helse- og sosialtjenester klassifisert som uprioriterte tjenester
- FOA 2001 § 2-1 — Anskaffelsen underlagt del III-reglene som følge av uprioritert tjenestekategori, jf. tredje ledd
- FOA 2001 § 6 — Saklig klageinteresse for klager som deltaker i konkurransen