KOFA 2008/191: Vekting av underkriterier og stikkprøvekontroll

2008/191 Alta, Kvalsund, Hasvik, Hammerfest, Nordkapp, Porsanger, Berlevåg, Tana og Sør-Varanger kommuner

Innklaget: Alta, Kvalsund, Hasvik, Hammerfest, Nordkapp, Porsanger, Berlevåg, Tana og Sør-Varanger kommuner

Klager: Kontorspar Finnmark ANS

Avgjørelse: Ikke brudd på regelverket

Type sak: Rådgivende sak

Klagenemnda for offentlige anskaffelser Innklagede gjennomførte en åpen anbudskonkurranse for inngåelse av rammeavtale(r) på levering av kontorrekvisita, skolemateriell og kontormøbler. Klagenemnda slo fast at regelverket ikke oppstiller noen plikt til å vekte underkriterier til tildelingskriteriene, og at det også til en viss grad er akseptabelt å foreta deler av tilbudsevalueringen gjennom stikkprøvekontroll. Nemnda konstaterte derfor ingen brudd i denne saken. Klagenemndas avgjørelse 20. april 2009 i sak 2008/191 Klager: Kontorspar Finmark ANS Innklaget: Kommunene Alta, Kvalsund, Hasvik, Hammerfest, Nordkapp, Porsanger, Berlevåg, Tana og Sør-Varanger Klagenemndas medlemmer: Kai Krüger, Siri Teigum og Jakob Wahl. Saken gjelder: Vekting av underkriterier. Tilbudsevaluering gjennom stikkprøvekontroll.

Bakgrunn

(1)Kommunene Alta, Kvalsund, Hasvik, Hammerfest, Nordkapp, Porsanger, Berlevåg, Tana og Sør-Varanger (heretter kalt innklagede) kunngjorde 28. mars 2008 en åpen anbudskonkurranse for inngåelse av rammeavtale(r) på levering av kontorrekvisita, skolemateriell og kontormøbler. (Berlevåg skulle ikke delta i rammeavtalen på kontormøbler).

(2)I konkurransegrunnlagets punkt 4 og 5 var det gitt følgende opplysninger om hvordan tilbudet skulle bygges opp, dets innhold, samt en spesifikasjon over hvilke produkter som skulle anskaffes: ”4. Innhold i anbudet 4.1 Generelt […] 4.2 Anbudets oppbygging Komplett anbud skal bestå av følgende: […] 2) Utfylt skjema for utfylling av priser og leveringsbetingelser. […]. 3) Prisliste over hele det tilbudte sortiment 4) Brosjyrer/varekatalog/produktark som beskriver det tilbudte materiellet. Det skal være klare og utvetydige henvisninger fra prisutfyllingsskjema/prislister til varekatalog/produktark/brosjyrer (for eksempel ved varenr, sidehenvisning eller lignende). […]

5. Spesifikasjon av produkter Kommunene ønsker anbud på kontorrekvisita, skolemateriell og kontormøbler til bruk i kommunens virksomheter. 5.1 Kontorrekvisita og skolemateriell Rammeavtalen skal omfatte kontorrekvisita til bruk i kommunenes virksomheter og fritt skolemateriell. Følgende varegrupper skal omfattes av rammeavtalen(e): Kopipapir. Skriveredskaper. Fritt skolemateriell (kladdebøker, skrivebøker). Arkiverings- og sorteringsprodukter. Diverse kontorrekvisita. Enklere datarekvisita (CD-rom, DVD-plater og lignende). Tonere og blekk (for skrivere og kopimaskiner hvor dette ikke inngår i serviceavtaler). Det er ønskelig med et godt sortiment slik at kommunen kan velge ulike varianter, kvalitetsnivåer, pakningsstørrelser osv, og kommunene bør ha mulighet til å velge miljømerkede produkter. Kopipapir, saksmapper og arkivbokser må oppfylle krav i Arkivforskriften og Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver. 5.2 Møbler Rammeavtalen på møbler er ment å dekke løpende anskaffelser innen denne varegruppen. Anskaffelsen omfatter kontormøbler til samtlige av kommunenes institusjoner, herunder også institusjonsmøbler til skoler. Det er ønskelig med et godt sortiment slik at kommunene kan velge ulike kvaliteter og gjøre tilpasninger til egne lokaler og eksisterende møbler.”

(3)I grunnlagets punkt 6 fremgikk det følgende tildelingskriterier og informasjon om disse: ”6. EVALUERING AV INNKOMNE ANBUD Varegruppene møbler og kontorrekvisita/skolemateriell vil i utgangspunktet bli vurdert hver for seg og det er mulig å levere anbud bare på kontorrekvisita og skolemateriell eller bare på møbler. Det kan også bli aktuelt å dele leveransen kommunevis mellom flere leverandører. Dersom anbyder har forbehold mot deling mellom flere leverandører, eller tilbyr ekstra rabatt dersom hele leveransen går til én leverandør, må dette presiseres og spesifiseres. Dersom forbehold ikke er beskrevet, anses oppgitte priser og betingelser å gjelde uavhengig av fordeling kommunevis eller i varegrupper. 6.1 Kriterier for valg Kommunene vil velge det økonomisk mest fordelaktige anbudet vurdert ut fra kriteriene: Pris og sortiment (50 %) Leveringsforhold (50 %) 6.2 Nærmere om vurderingen av kriteriene 6.2.1 Generelt Anbyder må påse at det gis tilstrekkelig informasjon til at vi kan vurdere anbudet i henhold til kriteriene.

6.2.2 Pris og sortiment Det lar seg vanskelig gjøre å angi et standardisert sortiment på både møbler og kontorrekvisita som alle kommunene vil benytte. Erfaringsmessig kjøper kommunene mange ulike typer, kvalitetsnivå og varianter av produktene, og ved vurdering av anbudene vil det premieres leverandører som har et bredt utvalg til gode priser. Ved vurdering av dette kriteriet vil vi derfor gjøre følgende operasjoner: 1) Vurdering av produktpriser på prisutfyllingsskjemaet ved utregning av totalsum basert på anslåtte forbrukstall (forbrukstall er oppgitt i prisutfyllingsskjemaet). 2) Vurdering av bredde og hensiktsmessighet på sortimentet (Tilbys det ulike kvalitetsnivåer, varianter og pakningsstørrelser av de aktuelle produktene?) (Spesielt for møbler; gir sortimentet gode muligheter for estetiske tilpasninger?). Andel produkter med miljømerking vil også bli premiert under vurderingen av dette kriteriet. 3) Vurdering av pris- og rabattnivå på øvrig sortiment ved stikkprøver av et utvalg produktpriser fra øvrig sortiment. 6.2.3 Leveringsforhold Dette kriteriet er en samlet vurdering av leverandørenes tjenestetilbud gjennom hele prosessen fra bestilling til varen er levert, og følgende momenter vil bli vurdert: - Bestillingsløsninger, tilgjengelighet på produktinformasjon og rådgivning ved valg av produkter. - Leveringstid, dvs maks tid leverandøren forplikter seg til fra bestilling til varen ankommer bestillende virksomhet og bestillingshyppighet, dvs hvor mange leveringer pr uke som kan tilbys. - Om det stilles krav til minimumskvanta for fraktfri levering. - Om det tilbys salg fra brutte pakninger eller om det må bestilles større kvanta av hvert produkt. - Løsninger for ekspressleveringer. - Lagerløsninger og tiltak for å øke leveringssikkerhet (for eksempel uthenting fra butikk lokalt, etterfylling av internlagre av leverandør eller lignende). - Leveringsmåte, for eksempel om det tilbys bæring av leveransen inn på virksomhetenes eget lager, og for møbler; om det tilbys montering og utplassering av møbler på anvist sted.”

(4)I grunnlagets punkt 7 var det angitt volumtall for hhv møbler og kontorekvisita og skolemateriell fordelt på hver enkelt kommune.

(5)Vedlagt konkurransegrunnlaget fulgte det også et prisutfyllingsskjema. I dette hadde innklagede angitt en rekke produkter tilbyderne skulle prise, samt opplyst tidligere forbrukstall for disse.

(6)Etter utsendelse av konkurransegrunnlaget mottok innklagede en rekke spørsmål fra tilbyderne. Disse ble besvart i et felles brev fra innklagede til alle tilbyderne av 29. april 2008. Fra brevet hitsettes følgende spørsmål og svar: ”Kommentar 2: Tildelingskriterier Under pkt. 6 EVALUERING AV INNKOMNE ANBUD mener vi at pkt. 6.1 Kriterier for valg ikke er i samsvar med Lov om offentlig anskaffelser som sier i § 5 Grunnleggende krav. Av de to tildelingskriteriene Pris og sortiment og Leveringsforhold er viktige

kriterier blandet sammen uten at det fremkommer hvordan man skal skille de ulike anbydere. Beskrivelsene for hvordan man vil vektlegge er også uklare og gir betydelig rom for usikkerhet om hva som er viktig for sluttbruker. I pkt 6.2.2 Pris og sortiment står det at leverandører som har et bredt utvalg til gode priser vil bli premiert, men ikke hvordan vektingen skal foregå. Videre står det i avsnitt 2 at andel produkter med miljømerking vil bli premiert, men ikke hvordan dette er tenkt løst. Svar: Når det gjelder pris og sortiment, vektlegger kommunene pris på standardsortiment (produkter på prisutfyllingsskjemaet), bredde og hensiktsmessighet på sortiment, samt pris på øvrig sortiment. For å få et helhetsperspektiv på pris og sortiment vil det i tildelingsevalueringen bli foretatt 3 operasjoner som beskrevet i 6.2.2. Hver av de tre operasjonene vil telle like mye. Vurdering av andel miljømerkede produkter inngår under vurderingen av bredde og hensiktsmessighet på sortiment og vil foregå ved at det telles antall produkter i de relevante produktgruppene som er miljømerket (med anerkjente, produsentnøytrale miljøstandarder). Når det gjelder kriteriet leveringsforhold, vil det i tildelingsvurderingen bli gjort en totalvurdering av det opplegget for bestilling og levering som tilbys til kommunene. Det er altså totalvurderingen som vil bli lagt til grunn ved sammenligningen av anbyderne. Vi gir ikke sterke føringer på detaljene i leveringsopplegget, men påpeker at det viktige for kommunene er at hver bestillende virksomhet har et fleksibelt opplegg som skaper minst mulig arbeid og kostnad for bestilleren og med mulighet til å få varer på kort tid og uten å måtte bestille store kvanta hver gang.”

(7)Innen tilbudsfristens utløp mottok innklagede 4 tilbud, hvorav to av disse omfattet hele leveransen, mens de to andre kun gjaldt hhv kontorrekvisita og skolemateriell og møbler. Tilbudene som omfattet hele leveransen var fra Kontorspar Finmark ANS (heretter kalt klager) og Finmark Kontorservice AS (heretter kalt valgte leverandør).

(8)I brev av 1. juli 2008 ble tilbyderne meddelt tildelingsbeslutningen. Fra brevet hitsettes følgende: ”Anbudene er nå gjennomgått og kommunene vil inngå avtale med Finnmark Kontorservice, for levering av møbler. For levering av kontorrekvisita og skolemateriell vil kommunene Sør-Varanger og Tana inngå avtale med Kontorspar Finmark, mens de øvrige kommunene vil inngå avtale med Finmark kontorservice. Begrunnelse for valget og redegjørelse for vurderingen Tildelingskriteriene var 1) pris og sortiment, og 2) leveringsforhold. Kriteriene er vektet likt. Kontorrekvisita og skolemateriell Under vurderingen av pris og sortiment har vi vurdert totalpris for produktene på prisutfyllingsskjemaet basert på de oppgitte forbrukstallene. Her var Finnmark Kontorservice best. Videre har vi vurdert hensiktsmessighet og bredde på sortiment og vurdert det slik at leverandørene her er tilnærmet likeverdige, men at Finnmark

Kontorservice har en noe større andel miljømerkede produkter. Vi har også vurdert prisnivå på det øvrige sortimentet og her er Kontorspar vurdert å være best. Når det gjelder leveringsforhold var det noe forskjell i tilbudt leveringsopplegg fra kommune til kommune, og vi har derfor gjennomgått leveringsforholdene kommunevis. I kommunene Alta, Hammerfest, Kvalsund, Hasvik, Porsanger, Nordkapp og Berlevåg er Finnmark Kontorservice rangert høyest pga kortest leveringstid og for enkelte kommuner hyppigere leveringer. I kommunene Tana og Sør-Varanger har Kontorspar det beste leveringsopplegget. Totalt sett var det liten forskjell mellom FK og Kontorspar på kriteriet pris og sortiment og det ble dermed hvilket leveringsopplegg som ble tilbudt i den enkelte kommune som ble avgjørende for valget av leverandør. Møbler Det er gjort tilsvarende vurderinger som for kontorrekvisita og skolemateriell. For produktene på prisutfyllingsskjemaet hadde Kontorspar best totalpris, mens FK er vurdert å ha bedre pris på øvrig sortiment. Når det gjelder bredde og hensiktsmessighet på sortiment, er leverandørene vurdert som likeverdige. Når det gjelder leveringsforhold er FK rangert foran Kontorspar i alle kommunene pga at denne leverandøren tilbyr kortest leveringstid.”

(9)I brev av 7. juli 2008 ba klager om en nærmere begrunnelse for tildelingsbeslutningen. I brev av 15. juli 2008 ble det i tillegg også fremmet en klage på tildelingen.

(10)I brev av 1. august 2008 ga innklagede en nærmere begrunnelse for sin tildelingsbeslutning. Fra brevet hitsettes følgende: ”Pris og sortiment Vurderingen av tildelingskriteriet pris og sortiment er delt opp i tre operasjoner og hvert av underkriteriene skal vektes likt. For det første vurderes prisen på standardsortimentet som er satt opp av anbyderne på prisutfyllingsskjemaet. Vi har regnet ut en totalpris som er basert på stykkprisen på de enkelte produktene ganget opp med forbrukstall (oppgitt i konkurransegrunnlaget) fra tidligere rammeavtale. For det andre skal det gjøres en vurdering av bredde og hensiktsmessighet på sortimentet, herunder hvilken tilrettelegging som er gjort for valg av miljømerkede produkter. For det tredje skal det gjøres en vurdering av prisnivået på det øvrige sortimentet, dvs produkter som ikke er satt opp på prisutfyllingsskjemaet, men som fremkommer av leverandørenes egne prislister som er lagt ved anbudsbesvarelsene. Ved vurdering av priser har vi lagt opp til følgende poengskala: […] Underkriterium 1: Priser standardsortiment

FK Kontorspar Totalpris 1 118 637 1 154 148 %-vis forskjell Beste pris 3,2 % Poeng 10 9 Underkriterium 2:Bredde og hensiktsmessighet på sortiment Både FK og Kontorspar er meget velassorterte leverandører som er spesialisert på levering til storforbrukere. Begge leverandørene har et meget bredt sortiment der man kan finne ulike kvalitetsnivåer på produktene, kjente merkevarer og mange varianter av de ulike produktene. Selv om FK har litt flere produkter i sin prisliste (ca 10 000 mot Kontorspars ca 7 000) anser vi at forskjellen i praksis er ubetydelig. Når det gjelder miljømerkede produkter har FK anmerket produktene i prisutfyllingsskjemaet som er miljømerket (48 produkter) herunder skrive/arbeidsbøker. FKs produktkatalog angir også hvilke produkter som er miljømerket og hvilke produkter som er laget av resirkulert materiale. Kontorspar har ikke gitt informasjon om miljømerking på produktnivå på prisutfyllingsskjemaet. Katalogen inneholder informasjon på produktnivå og det tilbys for eksempel mange varianter av svanemerket skrivepapir og blokker. Vi merker oss at skrive-/arbeidsbøker for skolebruk fra Kontorspar ikke er miljømerket (Paper profile er en standard for deklarasjoner og inneholder ikke spesifikke krav og kan dermed ikke regnes som miljømerket). Vi legger til grunn følgende poenggivning på underkriteriet bredde og hensiktsmessighet på sortiment (10 poeng totalt hvorav opptil 3 poeng går til andel miljømerkede produkter): FK Kontorspar Sortiment 7 7 Miljømerking 3 2 Totalt 10 9 Underkriterium 3: Priser øvrig sortiment For å få et bilde på prisnivået på øvrig sortiment har vi tatt ca 10 tilfeldige produkter fra prisutfyllingskjemaet og byttet ut med et annet tilsvarende (for eksempel i et kjent merkenavn) fra øvrige prislister. For en del produkter er det identiske produkter hos FK og Kontorspar. Også her er enhetsprisene ganget opp med forbrukstall. Her fikk vi følgende summer (her hadde Maskegruppen beste pris og prosenter og poeng er relatert til dette): FK Kontorspar Totalpris 128 935 112 626 % vis forskjell 26,2 % dyrere 10.2 % dyrere Poeng 5 8 Leveringsforhold

Ved vurderingen av dette tildelingskriteriet er det totalløsningen som skal legges til grunn. Det betyr at det er totalvurderingen av leveringshyppighet, leveringstider, fleksibilitet i løsninger for levering, og hensiktsmessighet for kommunens brukere som skal vurderes og poengsettes. Både FK og Kontorspar har noe forskjellige løsninger i de enkelte kommunene og det avhenger bl.a. av hvor de er lokalisert med egne filialer. I vår vurdering har vi derfor gått gjennom hver kommune enkeltvis. Begge leverandørene er representert i Alta, Hammerfest og Nordkapp. Det er kun Kontorspar som er representert i Tana og Kirkenes. Det er kun FK som er representert i Lakselv. I kommunene der begge er representert er det kun små forskjeller i tilbudt løsning for levering, men FK har noe kortere leveringstid, både på normalordrer og hasteordrer. I de kommunene hvor det bare er en av leverandørene som er representert, er den andre ikke konkurransedyktig på leveringsforhold. Det betyr at FK er klart best i Porsanger, mens Kontorspar er klart best i Tana og Sør-Varanger. I de øvrige kommunene der ingen av leverandørene er representert (Kvalsund, Hasvik og Berlevåg) er FK jevnt over best. I følgende oversikt fremkommer poenggivning for leveringsforhold og totalpoengsum for hver enkelt kommune: FK Kontorspar Pris og Leverings- Totalt Pris og Leverings- Totalt sortiment forhold sortiment forhold Alta 25 30 55 26 27 53 Hammerfest 25 30 55 26 27 53 Hasvik 25 20 45 26 15 41 Kvalsund 25 25 50 26 20 46 Nordkapp 25 30 55 26 27 53 Porsanger 25 30 55 26 20 46 Berlevåg 25 20 45 26 10 36 Tana 25 25 50 26 30 56 Sør-Varanger 25 25 50 26 30 56 Oppsummering Oppsummert har FK best priser på standardsortimentet mens Kontorspar har best priser på øvrig sortiment. FK har miljømerket en del sentrale produkter der Kontorspar kun har miljødeklarasjon. FK har detaljer i leveringsforhold som er bedre enn Kontorspar.”

(11)I brev av 20. august 2008 ble klagen på tildelingsbeslutningen avslått. Klager ba da i brev av 27. august 2008 om innsyn i følgende: ”A. Vi krever derfor å få framlagt listen av de produktene dere har sammenlignet fra våre prislister og fra konkurrentens. Vurdering av "Leveringsforhold" er avgjørende for valg av leverandør for rekvisita og delvis også for møbler. I deres svar på vårt krav om

utvidet begrunnelse og vår klage finner vi ingen faktiske dokumentasjoner av hva disse differansene er og hvordan differansen i vektingen framkommer. B. Vi krever derfor å få framlagt dokumentasjon på hva disse differansene er og hvordan dere har vektet disse. Vi er svært nysgjerrige på hvordan en som er lokalisert 17 mil unna Sør-Varanger, med en liten avdeling, kan oppnå bedre score på leveringsforhold enn et større foretak som er lokalisert på stedet. Det samme for Hammerfest, mens Kontorspar i Alta skulle ha akkurat samme utgangspunkt som FK?”

(12)I brev av 1. september 2008 ble anmodningen om innsyn fra klager avslått under henvisning til at innklagede mente at anmodningen rettet seg mot ”detaljer i konkurrentens anbud som vi unntar offentlighet.” Det ble også uttalt at innklagede mente at de tilbakemeldinger som tidligere var gitt måtte anses som en tilstrekkelig begrunnelse for valg av tilbud.

(13)I brev av 8. september 2008 fastholdt klager anmodningen om innsyn, og presiserte at denne gjaldt innsyn i hvilke produkter innklagede hadde sammenlignet ved vurderingen av annet sortiment. I e-post av 19.september fastholdt innklagede sin tidligere beslutning om å ikke gi ytterligere innsyn, og uttalte videre at ”Vår vurdering er også den at forskjellen i prisnivå her var såpass tydelig og entydig og omfanget/bredden av stikkprøver utelukker vilkårlighet.”

(14)Saken ble brakt inn for klagenemnda i brev mottatt av klagenemndas sekretariat den 10. november 2008. Kontrakt med valgte leverandør ble inngått i uke 36 i 2008.

Anførsler

Klagers anførsler

(15)Innklagede har brutt kravet til forutberegnelighet i lovens § 5 ved å ikke vekte underkriteriene til tildelingskriteriene i anbudsforespørselen.

(16)Videre har innklagede også brutt kravet til forutberegnelighet i lovens § 5 ved at det ikke var gitt opplysninger om alle møblene og rekvisitaene som ville bli sammenlignet ved vurderingen av tilbudenes pris. I løpet av prosessen er det kommet frem at det var prisen på de tilfeldig valgte møblene som ble avgjørende for valget av møbelleverandør.

Innklagedes anførsler

(17)I konkurransegrunnlagets punkt 6.1. fremgikk det at hvert av de to tildelingskriteriene, ”pris og sortiment” og ”leveringsforhold”, var vektet med 50 % hver. Videre var det gitt en utfyllende beskrivelse av hvilke momenter som ville ha betydning ved vurderingen av hvert av kriteriene. For priskriteriet var det angitt at det ville bli foretatt tre delvurderinger, mens det for leveringsforhold var angitt at det totalt var 7 momenter som ville ha betydning. Videre var tildelingskriteriene ytterligere presisert i innklagedes brev av 29. april 2008, som ble sendt alle de interesserte tilbyderne. I brevet fremgikk det at underkriteriene tilknyttet priskriteriet ville ”telle like mye”, og at oppdragsgiver ikke ønsket å gi for sterke føringer når det gjaldt underkriteriene tilknyttet leveringsforhold. Det var derfor den samlede virkningen av tilbudt leveringsløsning som ville bli utslagsgivende under kriteriet leveringsforhold.

(18)Det er feil at det ikke er gitt opplysninger om hvilke møbler og rekvisita som ville bli sammenlignet ved vurdering av tilbudenes pris. Prisutfyllingsskjemaet, som var et

vedlegg til konkurransegrunnlaget, gir en generisk beskrivelse av de produktene innklagede ønsket å bruke i prissammenligningen, og det var knyttet et forbrukstall til hvert produkt som det var opplyst ville bli brukt som grunnlag for å sammenligne pris. Prisutfyllingsskjemaet omfatter imidlertid ikke alle produktene som forventes vil bli kjøpt inn på en slik rammeavtale og anbyderne skulle derfor legge ved prisliste på hele sortimentet som ble tilbudt. Det er ikke praktisk mulig å sammenligne alle produktene i et så bredt sortiment som tilbys av de aktuelle leverandørene. Samtidig er det et ønske å oppnå best mulig betingelser på et bredest mulig sortiment. En praktisk tilnærming til dette var, som det ble opplyst om i konkurransegrunnlagets punkt 6.2, å vurdere stikkprøver fra det øvrige sortimentet. Da kunne det ikke opplyses om hvilke produkter fra øvrig sortiment som ville bli vurdert fordi poenget med stikkprøver da ville bli borte.

Klagenemndas vurdering

(19)Klager har deltatt i konkurransen og har saklig klageinteresse, jf. forskrift om Klagenemnd for offentlige anskaffelser § 6. Klagen er rettidig. Anskaffelsen følger etter sin opplyste verdi forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr 402 del I og del III, jf forskriftens §§ 2-1 og 2-2. Manglende vekting av underkriteriene til tildelingskriteriene

(20)Klager har anført at innklagede har brutt kravet til forutberegnelighet i lovens § 5 ved ikke å vekte underkriteriene til tildelingskriteriene i anbudsforespørselen.

(21)Etter klagenemndas oppfatning, oppstiller ikke anskaffelsesregelverket noen plikt til å vekte eventuelle underkriterier til tildelingskriteriene. Etter forskriftens § 22-2 (2) er det kun selve tildelingskriteriene som skal vektes (evt. prioriteres), og dette må etter nemndas oppfatning også i tilstrekkelig grad ivareta tilbydernes behov for forutberegnelighet på tidspunktet forut for tilbudsinnleveringen. Hvordan hvert av de oppgitte tildelingskriterier skal vurderes for rangering hører under oppdragsgivers innkjøpsfaglige skjønn så langt slike vurderinger ikke bryter med kunngjøringen og konkurransegrunnlagets opplysningsunderlag. Når oppdragsgiver har truffet sin beslutning om tildeling er leverandørenes interesser ivaretatt gjennom regelverkets krav til begrunnet tildeling, her forskriftens § 20-16 (1) og (4) sammenholdt med § 22-3 (1). Angivelsen av hvilke produkter som ville bli vurdert i prisevalueringen

(22)Klager har videre anført at innklagede har brutt kravet til forutberegnelighet i lovens § 5 ved å ikke opplyse i konkurransegrunnlaget alle produktene prissammenligningen skulle baseres på.

(23)Det er på det rene at konkurransegrunnlaget var vedlagt et prisutfyllingsskjema som inneholdt alle produktene som ville bli sammenlignet under punkt 1 i prisevalueringen. Det er videre på det rene at innklagede også ville legge vekt på leverandørenes ”øvrige sortiment”. Her ville man både se på bredde/hensiktsmessighet/miljø, samt ta stikkprøvekontroller på pris. Dette for å sikre et bredest mulig utvalg til best mulig pris. Som følge av dette opplyste innklagede heller ikke om hvilke produkter man ville foreta stikkprøvekontrollen på. Spørsmålet i det følgende blir derfor om det er i strid med kravet til forutberegnelighet at innklagede vurderer deler av leverandørenes priser ved stikkprøvekontroll på prisene på ”øvrig sortiment” når man etterspør en rammeavtale på en mengde ulike varer av en på forhånd definert type.

(24)I klagenemndas sak 2004/238 aksepterte klagenemnda at deler av tilbudsevalueringen (her kvalitetsvurderingen) ble foretatt på basis av en stikkprøvekontroll på et utvalg av de produkter tilbyderne hadde tilbudt. Det avgjørende i denne saken var at det utvalg oppdragsgiver hadde gjort representerte en vesentlig del av det totale tilbud.

(25)I klagenemndas sak 2005/116 uttalte nemnda følgende med henvisning til klagenemndas tidligere sak 2005/17: ”I klagenemndas sak 2005/17 premiss 49 uttales det at ”[k]ravet til forutberegnelighet pålegger oppdragsgiver å gi leverandørene tilgang til relevante opplysninger som er tilgjengelige før tilbudsfristens utløp”. Dette kravet kan ikke gjelde fullt ut, og må i alle fall avgrenses mot tilfeller der innklagede har en saklig grunn til å hemmeligholde informasjon, for eksempel for å unngå taktisk prising.”

(26)Dette innebærer at selv om hovedregelen er at tilbyderne skal gis fullstendige opplysninger om alle relevante forhold, så må det til en viss grad kunne gjøres unntak fra dette ved at for eksempel enkelte deler av tilbudsevalueringen kan foretas ved stikkprøvekontroll. Dette i alle fall når det er nødvendig for å unngå taktisk prising og såfremt oppdragsgiver totalt sett får evaluert det vesentlige av tilbydernes tilbud. Dette innebærer at oppdragsgiver ikke er forpliktet til å opplyse hvilke konkrete produkter som vil bli evaluert gjennom stikkprøvekontroll.

(27)Av innsendt dokumentasjon og innklagedes forklaringer i tilsvaret for klagenemnda, fremgår det at hensikten med å evaluere deler av tilbydernes priser gjennom stikkprøvekontroll på øvrig sortiment, var å unngå taktisk prising på den delen av sortimentet som ikke var priset direkte i prisutfyllingsskjemaet. Videre er det på det rene at stikkprøvekontrollen kun refererte seg til et utvalg på ca 10 enkeltprodukter, slik at antallet her må anses klart beskjedent i forhold til det antallet produkter som ble evaluert gjennom prisene i prisutfyllingsskjemaet. For øvrig viser også tildelingsmeddelelsen at klager og valgte leverandør var best på pris på ”øvrig sortiment” i hver sin produktgruppe, klager i produktgruppen kontorrekvisita og skolemateriell, og valgte leverandør i produktgruppen møbler.

(28)Basert på ovennevnte kan klagenemnda ikke se at innklagede i dette tilfellet skulle vært forpliktet til å la være å foreta deler av prisevalueringen på basis av en stikkprøvekontroll. Klagers anførsel kan derfor ikke føre frem. Etter klagenemndas oppfatning vil det imidlertid nå etter at kontrakt er inngått være i strid med kravene til etterprøvbarhet og gjennomsiktighet i lovens § 5 å ikke opplyse hvilke produkter man har foretatt stikkprøvekontrollen på basis av, jf klagers anmodning om dette i blant annet brevet av 27. august 2008 til innklagede.

Konklusjon

Kommunene Alta, Kvalsund, Hasvik, Hammerfest, Nordkapp, Porsanger, Berlevåg, Tana og Sør-Varanger har ikke brutt regelverket for offentlige anskaffelser. For klagenemnda, 20. april 2009 Jakob Wahl