foa
Forum
for offentlige anskaffelser

HjemKOFA-basenKOFA 2008/93

KOFA-AVGJØRELSE

KOFA 2008/93: Kopimaskin – kravspesifikasjon og forhandlingsplikt

Saksnummer
2008/93
Avgjort
2008-11-24
Kunngjort
2008-01-03
Innklaget
Sametinget
Klager
Finnmark Kontorservice AS
Regelverk
FOA 2006
Sakstype
Klage på tildeling
Anskaffelsens verdi
ca. kr 220 000
Art
Blandet
Prosedyre
Konkurranse med forhandling
Terskelverdi
Under nasjonal terskel
Sametinget kunngjorde konkurranse med forhandling for anskaffelse av kopimaskin med drifts- og vedlikeholdsavtale til en verdi av ca. kr 220 000. KOFA fant at innklagede ikke hadde brutt regelverket hva gjaldt tolkning av kravspesifikasjonen, gjennomføring av forhandlinger eller begrunnelsesplikt.
Hovedspørsmål
Hadde innklagede brutt regelverket ved å ikke gjennomføre reelle forhandlinger med klager, tolke kravspesifikasjonen til å kreve kopieringskapasitet på 90 sider per minutt, og gi utilstrekkelig begrunnelse for tildelingsbeslutningen?

Faktum

Sametinget kunngjorde 3. januar 2008 en forenklet kunngjøring for konkurranse med forhandling om anskaffelse av én kopimaskin med drifts- og vedlikeholdsavtale. Anskaffelsens verdi var ca. kr 220 000, under nasjonal terskelverdi, og kun del I av FOA 2006 kom til anvendelse. Kravspesifikasjonens punkt 4.1 angav «inntil 90 sider per minutt» som ett av flere minimumskrav, mens punkt 4 generelt fastslo at ny maskin måtte «minimum tilsvare» eksisterende Canon GP 605, som kopierte ca. 60 sider per minutt. Klager inngav tilbud på tre maskinalternativer, ingen med høyere kapasitet enn 70 sider per minutt. Innklagede gjennomførte 5. mars 2008 en telefonsamtale med en tekniker hos klager, og tildelte deretter kontrakt til Kontor og Grafisk AS, som hadde tilbudt en Ricoh Aficio MP9000 med kapasitet på 90–95 sider per minutt. Kontrakt ble inngått 17. april 2008. Klager anførte at kravspesifikasjonen var uklar, at det ikke var ført reelle forhandlinger, og at begrunnelsen for tildelingsbeslutningen var utilstrekkelig.

KOFAs vurdering

1. Tolkning av kravspesifikasjonen (kopieringskapasitet). Rettsregel: Etter FOA 2006 § 3-1 skal anskaffelsen gjennomføres på en måte som gir leverandørene mulighet til å bli kjent med de forhold som vil vektlegges ved tildeling. KOFAs tolkning: Konkurransegrunnlagets punkt 4.1 fastsatte «inntil 90 sider per minutt» som minimumskrav, og punkt 5 listet «oppfyllelse av pkt. 4» som tildelingskriterium. KOFA erkjente at dette skapte «en viss uklarhet» om det var krav til minst 90 sider per minutt, eller om et intervall på 60–90 sider per minutt var akseptabelt. Avgjørende faktum: To av tre tilbydere hadde levert tilbud på maskiner med kapasitet opp til 90–95 sider per minutt. KOFA la til grunn at innklagede ved evalueringen konsekvent hadde foretrukket maskiner med høy kopieringskapasitet, i samsvar med tildelingskriteriene. Delkonklusjon: Kravspesifikasjonen var ikke tolket i strid med regelverket; klager kunne dessuten ha avgitt tilbud på maskiner med tilstrekkelig kapasitet.

2. Forhandlingsplikt. Rettsregel: FOA 2006 del I, jf. § 3-1, stiller krav til likebehandling og forholdsmessig gjennomføring av konkurransen, men oppstiller ikke de detaljerte forhandlingsreglene i del II og III. KOFAs tolkning: Under del I var det ikke påkrevet å gjennomføre forhandlinger utover det som var nødvendig for å avklare tilbudenes innhold. KOFA understreket at det «ikke var påkrevet av innklagede å foreta ytterligere avklaringer/forhandlinger» når klagers tilbud ikke oppfylte kapasitetskravet. Avgjørende faktum: Innklagede tok 5. mars 2008 telefonisk kontakt med klager via daglig leder i Karasjok, som videreformidlet henvendelsen til en tekniker. Referatet fra samtalen viste at de tekniske spesifikasjonene ble gjennomgått. Klager tok ikke selv kontakt med innklagede før etter tildelingsbeslutningen. Delkonklusjon: Innklagede hadde ikke brutt regelverkets krav til forhandlinger.

3. Begrunnelsesplikt. Rettsregel: FOA 2006 del I, jf. § 3-1, innebærer at oppdragsgiver skal gi leverandørene tilstrekkelig informasjon til å vurdere klagerett og utforme en eventuell klage. KOFAs tolkning: Begrunnelsen behøver ikke inneholde en detaljert scoresammenligning, men må gi klager en reell mulighet til å forstå hvorfor tilbudet ikke vant frem. Avgjørende faktum: Brevet av 10. mars 2008 opplyste om tildelingen og avslagsbegrunnelsen, mens brevet av 27. mars 2008 forklarte at klager som den eneste av tilbyderne utelukkende hadde tilbudt maskiner med kapasitet under 90 sider per minutt, og at evalueringen skjedde innen kategorien maskiner med 90–95 sider per minutt. Delkonklusjon: De to brevene samlet ga «tilstrekkelig informasjon for klager til å vurdere hvorvidt klageretten skal benyttes», og begrunnelsesplikten var ikke brutt.

Konklusjon

KOFA fant enstemmig at Sametinget ikke hadde brutt regelverket for offentlige anskaffelser. Kravspesifikasjonen var ikke tolket ulovlig, telefonsamtalen 5. mars 2008 utgjorde tilstrekkelig avklaring under del I av FOA 2006, og begrunnelsen gitt i brevene av 10. og 27. mars 2008 tilfredsstilte begrunnelsesplikten.

Praktisk betydning

Avgjørelsen illustrerer at anskaffelser under nasjonal terskelverdi kun reguleres av del I i FOA 2006, noe som medfører lempeligere prosedyrekrav enn ved anskaffelser over terskelverdi. KOFA presiserer at der kravspesifikasjonen angir høy kapasitet som minimumskrav og tildelingskriteriene knytter seg til oppfyllelse av kravspesifikasjonen, er det legitimt å evaluere tilbud separat etter hvilken kapasitetskategori de faller i. Videre viser avgjørelsen at begrunnelsesplikten under del I anses oppfylt dersom brevvekslingen samlet gjør det mulig for leverandøren å forstå grunnlaget for avslaget og ta stilling til klage, uten at detaljerte scoretabeller er påkrevet.

Hele KOFA-avgjørelsen (klikk for å skjule)

2008/93 Sametinget

Innklaget: Sametinget

Klager: Finnmark kontorservice AS

Avgjørelse: Ikke brudd på regelverket

Type sak: Rådgivende sak

Klagenemnda for offentlige anskaffelser Innklagede gjennomførte en konkurranse med forhandling under nasjonal terskelverdi for anskaffelse av en kopimaskin med en drifts- og vedlikeholdsavtale. Klagenemnda fant at innklagede ikke hadde brutt regelverket for offentlige anskaffelser. Klagenemndas avgjørelse 24. november 2008 i sak 2008/93 Klager: Finnmark Kontorservice AS Innklaget: Sametinget Klagenemndas medlemmer: Per Christiansen, Kai Kriiger og Andreas Wahl. Saken gjelder: Tildelingsevaluering. Forhandlingsplikt. Begrunnelsesplikt.

Bakgrunn

(1)Sametinget (heretter kalt innklagede) kunngjorde 3. januar 2008 en forenklet kunngjøring for konkurranse med forhandlinger for anskaffelse av en kopimaskin inkludert drifts- og vedlikeholdsavtale. Tilbudsfristen var 15. februar 2008.

(2)Av konkurransegrunnlagets punkt 4 fremgikk det følgende om anskaffelsen: "4 Beskrivelse av kjøpet (kravspesifikasjon) Ny kopimaskin skal erstatte dagens Canon GP 605 m/printer og minimum tilsvare de spesifikasjoner som denne maskinen har. Leverandør er selv ansvarlig for å sammenlikne sitt tilbud med spesifikasjonene til maskinen den skal erstatte. Maskinen leveres Kautokeino (se pkt 4.1) og leverandør tar selv med emballasje og annet i forbindelse med leveransen. 4.1 Krav til kopimaskin Digital teknologi Inntil 90 sider per minutt (svart/hvit) Dokumentsorterer (min 25-lommers) Arkmater Dobbelsidig kopiering Mulighet for bokkopiering Stifting Bunkekopiering Settkopiering A4-kopiering A4R-kopiering A3-kopiering Muligheter for utskrift

Levert, montert og prøvekjørt i Kautokeino Miljøvennlig Ovennevnte krav er minimumskrav. Leverandør står fritt til å komme med tilbud og løsningsforslag som vil dekke Sametingets behov. Sametinget ønsker i størst mulig grad å bidra til miljømessige innkjøp. Leverandør skal derfor oppgi og dokumentere eventuelle miljøstandarder/merking produktet kvalifiserer til."

(3)Tildelingskriteriene fremgikk av konkurransegrunnlagets punkt 5: "5 Tildelingskriterier Ved kontraktstildeling vil det økonomisk mest fordelaktige tilbudet bli foretrukket. Dette innebærer at også andre kriterier enn pris vil bli tillagt vekt. Kriterier som vil bli tillagt vekt ved evalueringen er (ikke i prioritert rekkefølge): Oppftllelse av pkt. 4 (overfor) Pris, totalkostnader for maskin og vedlikeholdsavtale Teknisk løsning og kvalitet Service og kompetanse Leveringsdyktighet Miljøhensyn"

(4)Innen tilbudsfristens utløp mottok innklagede tre tilbud. Disse var fra Finnmark kontorservice AS, (heretter kalt klager), Kontor og grafisk AS, og X-Partner Nord AS. Samtlige tilbydere tilbød mer enn én type kopimaskin, og samtlige tilbydere tilbød minst én type kopimaskin med kopieringskapasitet under 90 sider per minutt. Blant klagers tilbudte kopimaskiner hadde ingen av kopimaskinene maksimal kopieringskapasitet på mer enn 70 sider per minutt.

(5)Innklagede kontaktet 5. mars 2008 referansepersonen i klagers tilbud, daglig leder av klagers filial i Kautokeino, uten å få kontakt med denne. Innklagede kontaktet samme dag daglig leder av klagers filial i Karasjok, som henviste innklagede videre til Nils Thomas Vars, som arbeider som tekniker hos klager.

(6)I et referatet datert 5. mars 2008, fra samtalen innklagede hadde med Nils Thomas Vars, fremgår det følgende: "Forhandlingsmøte med Finnmark Kontorservice Møtet avklarte hvilke fasiliteter de enkelte kopimaskinalternativer som var tilbudt inneholdt. Tilbyderen har ikke gitt tilbud om en maskin med kapasitet på 90 kopier pr min, men på 3 alternativer med kapasitet på 60-70. For øvrig tilfredsstiller alle alternativer de øvrige krav."

(7)I et dokument, benevnt "Vurdering av tilbud — kopimaskin Kautokeino", fremgår det hvordan tilbudene ble evaluert. Fra dokumentet hitsettes følgende: "Konklusjon De framlagte tilbud kan grovt inndeles i 3 kategorier:

1. Kopimaskiner sort / hvitt - med en kapasitet på 65-70 kopier pr minutt Av disse framtrer Sharp MX-M700 som det klart rimeligste alternativ både med hensyn til anskaffelse og livsløpskostnader over en levetid på 5 år. 2. Kopimaskiner — sort / hvitt - med en kapasitet på 90-95 kopier pr minutt Av disse framtrer Ricoh Aficio MP9000 som det klart rimeligste alternativ både med hensyn til anskaffelse og livsløpskostnader over en levetid på 5 år. 3. Kopimaskiner — farge — med en kapasitet på 60-62 kopier pr minutt Av disse framtrer Sharp MX-6201N som det klart rimeligste alternativ både med hensyn til anskaffelse og livsløpskostnader over en levetid på 5 år. Det er gjennomført avklarende møter med alle leverandører hvor de har hatt sjansen til å korrigere egen pris. Etter ønske fra brukeren vil vi anskaffe en maskin med en kapasitet på 90-95 kopier pr minutt.(8) Innklagede meddelte klager 10. mars 2008 at Kontor og grafisk AS ble tildelt kontrakt. Fra brevet hitsettes: "Kjep av ny kopimaskin til Kautokeino - valg av leverander Sametinget har gjennom utlysning på www.doffin.no bedt om pristilbud på innkjøp av ny kopimaskin inkl drifts- og vedlikeholdsavtale. Det er levert inn tilbud på i alt 8 alternativer på maskin fra 3 leverandører. Samtlige leverandører oppftller kvalifikasjonskravene for deltakelse. De framlagte tilbud kan grovt inndeles slik: (cid:127) Kopimaskiner sort/ hvitt med en kapasitet på 65-70 kopier pr minutt (cid:127) Kopimaskiner - sort/ hvitt med en kapasitet på 90-95 kopier pr minutt (cid:127) Kopimaskiner — farge — med en kapasitet på 60-62 kopier pr minutt Sametinget ønsker en kopimaskin med best mulig kapasitet og har derfor scerskilt vurdert de tilbud som omfatter en slik maskin. Vi har lagt til grunn de kravspesifikasjoner og tildelingskriterier som framgår av det utlyste konkurransegrunnlaget. Etter en samlet vurdering har vi valgt å tildele Kontor og Grafisk AS kontrakt for en kopimaskin Ricoh Aficio MP9000. Dette var også det økonomisk mest fordelaktige tilbudet hva angår anskaffelsespris og også mht serviceavtale. Vi gjør oppmerksom på at i henhold til lov om offentlige anskaffelser § 17-3 kan vår beslutning om tildeling av kontrakt påklages innen 14 dager. Dersom forhandlinger om kontrakt med Kontor og Grafisk ikke fører fram vil vi komme tilbake til saken. Vi takker for den interesse De har vist ved å innlevere tilbud.3

(9)Klager anmodet innklagede ved brev datert 19. mars 2008 om ytterligere begrunnelse for valg av leverandør. Fra brevet hitsettes: "Viser til deres brev datert 10.03.2008 om valg av leverandør. Tildelingen er begrunnet med en samlet vurdering, og at maskinen som er valgt fra Kontor og Grafisk AS også var det økonomisk mest fordelaktige tilbudet hva angår anskaffelsespris og også mht serviceavtale. Vi ber om en nærmere begrunnelse for valg av leverandør der det fremkommer vår score på de oppgitte tildelingskriteriene sammenlignet ned de øvrige tilbyderne. Bl.a. på kriteriet service og kompetanse mener vi at vi stiller vesentlig sterkere enn valgt leverandør. Lokal tilstedeværelse betyr at vi ved feil og driftsstans i de fleste tilfeller vil ha en raskere responstid. Dette i tillegg til at vi har 9 serviceteknikere totalt i ftlket som kan benyttes dersom det skulle være behov for det. Et av tildelingskriteriene var pris/totalkostnader for maskin og vedlikeholdsavtale. I konkurransegrunnlaget var det ikke oppgitt noe forventet kopivolum. Vi ønsker oppgitt hvilket volum dere har lagt til grunn i sammenligningen av tilbudene, og hvilken totalpris vårt tilbud sammenlignet mot valgt tilbyder kom ut med. I konkurransegrunnlaget er anskaffelsesprosedyren beskrevet som konkurranse med forhandlinger. Viser til Lov om offentlige anskaffelser § 16-3 (3), (4), og (5) om gjennomføring av konkurranse med forhandlinger. Vi har ikke blitt kontaktet av Sametinget for noen forhandlinger. I følge loven skal det forhandles med minst 3 leverandører, og det skal bare forhandles med leverandører som har en reell mulighet til å få kontrakten. Det er adgang til å forhandle om endringer eller suppleringer av alle sider ved tilbudene. Vi reagerer på at det derfor er fortatt et valg av leverandør uten at valgt anskaffelsesprosedyre er fulgt. Konkurranse med forhandlinger betyr at tilbudet kan forhandles om på alle plan, og da blir det feil å begrunne valget med det økonomisk mest fordelaktige tilbud hva angår anskaffelsespris og også mht serviceavtale. Dette da Sametinget ikke kan vite om dette ville vært det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, når forhandlinger ikke er gjennomført som forutsatt. Vi imøteser snarlig svar fra dere for klagefristen utløper/kontrakt inngås. Pga påske ber vi om at klagefristen forlenges slik at vi får tid til å vurdere deres svar og nærmere begrunnelser for valg av leverandør."

(10)Innklagede besvarte brevet 27. mars 2008. Fra brevet hitsettes: "Vi viser til Deres brev av 19.03. 2008. Sametinget har, til tross for at anskaffelsen faller langt under de nasjonale terskelverdier i henhold til Lov om offentlige anskaffelser, valgt å utarbeide et konkurransegrunnlag for anskaffelsen og utlyse konkurransen på nettstedet www.do m.no. Grunnen til valg av denne anskaffelsesformen er vi ønsker en fri og likeverdig konkurranse mellom tilbydere. Vi gjør oppmerksom på at anskaffelsen er utlyst som konkurranse med forhandlinger iht Lov om offentlige anskaffelser.

Kravspesifikasjon kopimaskin - tildelingskriterier Vi vil sitere følgende fra konkurransegrunnlaget — Innkjøp av kopimaskin inkl og vedlikeholdsavtale til Kautokeino — fra pkt 4.1 Krav til kopimaskin: "Inntil 90 sider per minutt (svart/ hvit)" "Overnevnte krav er minimumskrav. Leverandører står fritt til å komme med tilbud og løsningsforslag som vil dekke Sametingets behov." Finnmark Kontorservice AS har som den eneste av tilbyderne kun valgt å tilby alternativer med en kopieringskapasitet på 62-75 kopier pr minutt, men ingen alternativer med større kapasitet. Noen dager før tilbudsfristens utløp fikk saksbehandleren en telefon fra en representant fra Deres firma, Gunn Persen, som kunne opplyse at hun ville bistå Ranveig Holmen med å utarbeide pristilbud. Hun ønsket å vite hvilket årlig kopivolum vi hadde behov for. Saksbehandler opplyste at gjeldende kontrakt mellom Finnmark Kontorservice AS og Sametinget omfatter 150 000 kopier/år. I tillegg oppfordret saksbehandleren Persen om å legge inn tilbud i flere alternativer, erne for en fargekopimaskin også. Vi vil her legge til at Finnmark Kontorservice har selv, gjennom avtalen med oss, inngående kunnskaper m.h.t. årlig forbruk for den maskinen som står i Kautokeino. Ved sammenligning av de framsatte tilbud har vi lagt til grunn et årlig forbruk 150 000 kopier, og har på grunnlag av månedlig avgift, kopiavgift og anskaffelsespris beregnet kostnader til årlig serviceavtale, kostnader for en 3 års avtale, kostnader for en 5 års avtale, livsløpskostnader over 5 år og årlige livsløpskostnader på basis av 5 år. Kravspesifikasjon drifts- og vedlikeholdsavtale — tildelingskriterier: Vi vil sitere følgende fra konkurransegrunnlaget — Innkjøp av kopimaskin inkl drifts- og vedlikeholdsavtale til Kautokeino — fra pkt 4.2 Krav til drifts- og vedlikeholdsavtale: "Drifts- og vedlikeholdsavtale vil bli inngått for perioden for 3 år med mulighet for prolongering i inntil 2 år. Følgende minimumskrav legges til grunn for avtale: Ved feil og drifts stans skal feilretting/reparasjon påbegynnes neste virkedag." Samtlige tilbydere oppftller dette kravet. I tillegg kan vi nevne at vi har kun positive erfaringer m.h.t. service og drift på en tilsvarende maskin vi har hatt i drift i Karasjok over flere år. Lokal tilstedeværelse av servicepersonell har naturligvis stor betydning dersom det oppstår hyppige driftsavbrudd Forhandlinger Tilbudet fra Finnmark Kontorservice er datert Kautokeino 14. februar 2008 og er undertegnet av Olav Verstad på vegne av: Ranveig Holmen. Under signaturen er følgende telefonnr oppgitt: 99218671. Vi ønsket den 05.03. 2008 et forhandlingsmøte med Finnmark Kontorservice for å avklare om de tilbudte maskinene tilfredsstilte de krav vi hadde satt. Vi ringte derfor det oppgitte telefonnummeret uten å oppnå svar på vår oppringning, og vi er heIler ikke

blitt kontaktet fra dette nummeret senere. Deretter ringte saksbehandler til Olav Verstad som hadde undertegnet tilbudet og forela han problemstillingen. Han loyte å finne rette vedkommende og en stund senere ringte Nils Thomas Vars. Under møtet fikk vi de nødvendige avklaringene som førte til at tilbudene tilfredsstilte de krav som var framsatt i pkt 4.2 i Konkurransegrunnlaget. Som et ledd i saksbehandlingen ble det laget et kort referat som vedlegges. Vi kan ikke se at Sametinget er å klandre for at de oppgitte referansepersoner i Deres virksomhet ikke er tilgjengelig på den telefonreferanse som ble oppgitt, og at nødvendig intern kommunikasjon innen Finnmark Kontorservice ikke synes å ha fungert tilfredsstillende. Vi forholder oss til at Nils Thomas Vars var blitt utpekt til å føre forhandlinger på vegne av Finnmark Kontorservice og at forhandlinger er gjennomført i henhold til gjeldende lover. Det er i tillegg gjennomført forhandlinger med de to øvrige tilbydere. Valg av leverandør Sametinget kjøpte i januar 2001 en Canon GP 605 m/ printer. Som leverandør er dere velkjent med de kapasitetsvanskene og tekniske problemer vi har med denne maskinen, og dere har faktisk selv foreslått at denne maskinen byttes ut med en ny maskin. I løpet av disse 7 år vi har hatt maskinen har det samtidig vært en rivende utvikling i teknologien mht raskere maskiner. I en situasjon hvor vi ønsker å fornye en maskinpark ville det være lite framtidsrettet å anskaffe en ny kopimaskin med samme kopieringskapasitet som i 2001. Vi vil understreke at det er betydelig kapasitetsforskjell på kopimaskiner på 62-75 kopier pr min, som dere tilbyr, og maskiner på 90-93 kopier pr min som de to andre tilbydere også tilbyr. Derfor vil ikke en direkte prissammenligning mellom maskiner med ulik kopieringskapasitet pr min være riktig. Vi har valgt det mest økonomisk fordelaktige tilbudet blant de raskeste maskinene og fastholder at vårt valg har skjedd innenfor de rammer som Lov om offentlige anskaffelser fastsetter. Dersom Finnmark Kontorservice hadde valgt å gi oss det mest økonomisk fordelaktige tilbudet på en tidsmessig kopimaskin i samsvar med de framsatte krav i konkurransegrunnlaget, ville vi naturligvis ha valgt dere som leverandør. Vif orutsetter at en eventuell klage er oss i hende innen 14 dager fra dags dato."

(11)Klager anmodet innklagede ved brev datert 4. april 2008 om å revurdere beslutningen om ti1deling av kontrakt. Innklagede meddelte klager ved brev datert 8. april 2008 at innklagede fastholdt sin vurdering og avgjørelse i saken.

(12)Saken ble brakt inn for klagenemnda i brev av 4. juni 2008. Kontrakt med valgte leverandør ble inngått 17. april 2008.

Anførsler

Klagers anførsler

(13)Etter klagers oppfatning måtte kravspesifikasjonen forstås slik at den nye maskinen måtte ha en hastighet på minimum 60 sider per minutt og inntil 90 sider per minutt, jf grunnlagets punkt 4 (hvor det fremgår at den tilbudte maskin må "minimum tilsvare de spesifikasjoner" eksisterende maskin har, hvilket var 60 kopier per minutt) kontra

grunnlagets punkt 4.1. (hvor det fremgår at maskinen som et "minimumskrav" må kunne produsere "Inntil 90 sider per minutt (svart/hvit)."). Dersom innklagede hadde ført forhandlinger med klager ville uenigheten knyttet til tolkingen av kravspesifikasjonen vært oppklart, og klager kunne ha fremsatt et tilbud på en maskin i samsvar med den kopieringshastigheten innklagede til slutt valgte.

(14)Klager anfører videre at det ikke er gjennomført forhandlinger med selskapet. Telefonsamtalen innklagede hadde med Nils Thomas Vars var ikke et forhandlingsmøte, men en teknisk avklaring vedrørende de ulike kopimaskinalternativene. Begrunnelsen for at avdelingslederen i Karasjok henviste innklagede til Vars var at innklagede uttalte at henvendelsen gjaldt tekniske avklaringer. Det normale i en konkurranse med forhandling er å avtale et møte mellom partene, hvor det også gis mulighet til å forberede seg.

(15)Innklagedes begrunnelse er heller ikke tilstrekkelig. I brevet av 19. mars 2008 ba klager om en nærmere begrunnelse for valg av leverandør der klagers score på de oppgitte tildelingskriteriene sammenlignet med de øvrige tilbyderne fremkom. Dette har innklagede ikke etterkommet, jf innklagedes brev av 27. mars 2008, hvor det fremgår følgende: "Derfor vil ikke en direkte prissammenligning mellom maskiner med ulik kopieringskapasitet pr min være riktig. Vi har valgt det mest økonomisk fordelaktige tilbudet blant de raskeste maskinene."

(16)Til slutt har innklagede heller ikke evaluert tilbudene i samsvar med tildelingskriteriene.

Innklagedes anførsler

(17)Innklagede bestrider at kravspesifikasjonen var uklar mht hvor mange kopier tilbudte kopimaskin måtte kunne produsere i minuttet. For øvrig vises det også til at klager tok telefonisk kontakt med innklagede forut for tilbudsfristens utløp, og at klager i denne telefonsamtalen ble oppfordret til å legge inn tilbud på flere alternativer. På denne bakgrunn burde klager ha nødvendig kunnskap for å tilby flere maskinalternativer med kapasitet inntil 90 kopier pr. minutt. Innklagede viser også til at de to andre tilbyderne har tolket kapasitetskravene til å gjelde hele spekteret og således gitt bredere tilbud, og at en tilbyder ikke kan påtvinge kunden å kjøpe et annet produkt enn det kunden har etterspurt.

(18)Innklagede bestrider at det ikke er ført forhandlinger med klager. Da den oppgitte referansepersonen i tilbudet ikke var tilgjengelig, var det rimelig at innklagede henvendte seg til den daglige lederen av klagers filial i Karasjok. Gjennom telefonsamtalen innklagede hadde med Nils Thomas Vars gjennomførte innklagede forhandlinger med klager. Dette uavhengig av om klager ikke ga et bedre tilbud under samtalen. Innklagede kan ikke klandres for at den daglige lederen av filialen i Karasjok utpekte en tekniker til å gjennomføre forhandlingsmøtet. Klager har heller ikke tatt kontakt med innklagede før etter beslutningen om valg av leverandør, og en tilbyder kan ikke påtvinge kunden til å innhente nye tilbud etter at tilbudsfristen er løpt ut. Dette ville vært uryddig og i strid med spillereglene i lov om offentlige anskaffelser.

(19)Når det gjelder tilbudsevalueringen fremgår det av dokumentet "Vurdering av tilbud — kopimaskin Kautokeino" hvilke vurderinger innklagede her foretok. I brevet 17. mars 2008 til klager ga innklagede en redegjørelse for tildelingskriteriene, uten at det var mulig å gå inn på hvilke priser de øvrige tilbyderne hadde tilbudt. Etter innklagedes

oppfatning er det økonomisk mest fordelaktige tilbudet valgt, og det overlates derfor til klagenemnda å vurdere om dette er tilfelle.

Klagenemndas vurdering

(20)Klager har deltatt i konkurransen og har saklig klageinteresse, jf forskrift om Klagenemnd for offentlige anskaffelser § 6. Klagen er rettidig. Anskaffelsen gjaldt en kopimaskin samt en vedlikeholdsavtale og hadde etter det opplyste en verdi på ca kr 220 000. Dette er under den nasjonale terskelverdien, og reguleres da av del I i forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr 402, jf forskriftens §§ 2-1, i tillegg til bestemmelsene i lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr 69.

(21)Reglene i del I innebærer etter forskriftens § 3-1 bl a at anskaffelsen, så langt det er mulig, skal være basert på konkurranse og at anskaffelsen skal gjennomføres på en måte som innebærer lik behandling av leverandører, med mulighet for leverandører til å bli kjent med de forhold som vil vektlegges ved deltagelse og tildeling av kontrakt. I forskriften § 3-1 (5) heter det videre at "(o)ppdragsgiver skal gjennomfore konkurransen på en måte som står i forhold til anskaffelsen". Kopieringskapasitet

(22)I konkurransegrunnlagets punkt 4 fremgår det bl a at "(n)y kopimaskin skal erstatte dagens Canon GP 605 m/printer og minimum tilsvare de spesifikasjoner som denne maskinen har". Det er opplyst at den eksisterende kopimaskinen kan kopiere ca 60 sider per minutt. I grunnlagets punkt 4.1. fremgår det at den nye maskinen må kunne kopiere "(i)nntil 90 sider" per minutt, og at dette er ett av flere minstekrav. Klager har forstått dette slik at nye maskinen måtte ha en hastighet på minimum ca 60 sider per minutt og inntil ca 90 sider per minutt.

(23)Av punkt 5 i konkurransegrunnlaget fremgikk det at et av tildelingskriteriene var oppftllelse av pkt. 4". Henvisningen medfører en viss uklarhet om det er en maskin med kopieringskapasitet på minst 90 sider per minutt, eller en maskin med kopieringskapasitet på mellom 60 og 90 sider per minutt, som vil bli evaluert. Klagenemnda legger til grunn at en kopimaskin med høy kopieringskapasitet vil være å foretrekke for innklagede fremfor en kopimaskin med lav kopieringskapasitet. Innklagede har da også forholdt seg slik i evalueringen av tilbudene. Forhandlinger

(24)Klager har anført at innklagede har brutt regelverket om offentlige anskaffelser ved at det ikke er ført forhandlinger med klager. Innklagede har imidlertid bestridt dette og vist til at det ble avholdt forhandlinger med klager i telefonsamtalen den 5. mars 2008. Den oppgitte referanseperson hos klager var ikke tilgjengelig. Det var da rimelig å henvende seg til daglig leder av filialen i Karasjok. Daglig leder av filialen i Karasjok henviste iimklagede til Nils Thomas Vars, som jobber som tekniker hos klager Innklagede har videre vist til at klager ikke tok kontakt med innklagede før etter beslutningen om valg av leverandør var tatt.

(25)Innklagedes eksisterende kopimaskinen hadde en kopieringskapasitet på 60 sider per minutt. Klager inngav tilbud på kopimaskiner hvor maksimal kapasitet var 70 sider per minutt. Som nevnt tidligere legges det til grunn etter punkt 5, sammenholdt med punkt 4.1 i kravspesifikasjonen, at høy kopieringskapasitet ville foretrekkes. På bakgrunn av

overstående finner klagenemnda at det ikke var påkrevet av innklagede å foreta ytterligere avklaringer/forhandlinger i forbindelse med klagers tilbud. Begrunnelse

(26)Klager har anført at innklagede ikke har gitt en tilstrekkelig begrunnelse for sitt valg av tilbud. Etter klagenemndas vurdering gir brevet datert 27. mars 2008, sammen med brevet fra innklagede datert 10. mars 2008, tilstrekkelig informasjon for klager til å vurdere hvorvidt klageretten skal benyttes, og hvordan en eventuell klage skal utformes. Klagenemnda finner på denne bakgrunn at innklagede ikke har brutt begrunnelsesplikten.

Konklusjon

Sametinget har ikke brutt regelverket for offentlige anskaffelser. For klagenemnda, 24. november 2008 Per Christiansen

Refererte rettskilder

  • FOA 2006 § 3-1 — Grunnleggende krav til anskaffelsesprosessen, herunder likebehandling, forholdsmessighet og leverandørers mulighet til å bli kjent med vektleggingsfaktorer
  • FOA 2006 § 2-1 — Terskelverdibestemmelse; anskaffelsens verdi på ca. kr 220 000 plasserte saken under nasjonal terskel, slik at kun del I kom til anvendelse
  • LOA 1999 § ikke spesifisert i avgjørelsen — Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69, angitt som parallelt regelverk sammen med FOA 2006 del I
  • FOA 2006 § 6 — Forskrift om Klagenemnd for offentlige anskaffelser § 6; klagers saklige klageinteresse som deltaker i konkurransen

Lignende saker

KOFA 2015/135
KOFA 2015/135: Mangelfull begrunnelse ved advokatanskaffelse
KOFA fant at Tysvær kommune brøt begrunnelsesplikten etter FOA 2006 § 11-14 ved tildeling av rammeavtale for advokattjenester til...
KOFA 2013/141
KOFA 2013/141: Forhandlingsplikt i konkurranse med forhandling
Vinje kommune gjennomførte en ett-trinns konkurranse med forhandling om rammeavtale for multifunksjonsmaskiner og printstyring. KOFA...
KOFA 2017/124
KOFA 2017/124: Avvisning – espressobønner som minimumskrav
Klagenemnda fant at Oslo kommune brøt regelverket da kommunen unnlot å avvise valgte leverandørs tilbud. Valgte leverandør hadde tilbudt...
KOFA 2025/0766
KOFA 2025/0766: Miljøkrav og begrunnelsesplikt – Helse Nord RHF
KOFA fant at Helse Nord RHF brøt begrunnelsesplikten i anskaffelsesforskriften § 7-9 fjerde ledd ved ikke å dokumentere i...
KOFA 2015/75
KOFA 2015/75: Volumanslag etter tilbudsfrist – ikke brudd
KOFA fant at NAV ikke brøt regelverket da volumanslag for beregning av totalkostnad ble fastsatt etter tilbudsfristen. Klagenemnda anvendte...
KOFA 2014/130
KOFA 2014/130: Mangelfull begrunnelse ved tildeling – brudd
KOFA fant at Nord-Jæren Bompengeselskap AS brøt begrunnelsesplikten i FOA 2006 § 11-14 nr. 1 ved tildeling av kontrakt om...
KOFA 2024/1099
KOFA 2024/1099: Brudd på begrunnelsesplikt – Equinor
Equinor Energy AS brøt forsyningsforskriften § 21-1 ved ikke å gi en tilfredsstillende begrunnelse for valg av leverandør i en konkurranse...
KOFA 2012/173
KOFA 2012/173: Usaklig poenggiving – maskinpark VA-anlegg
Klagenemnda for offentlige anskaffelser fant at Løten kommune hadde brutt kravene til likebehandling og forutberegnelighet ved evalueringen...

Ofte stilte spørsmål

Hva gjelder når en anskaffelse er under nasjonal terskelverdi – må oppdragsgiver følge alle prosedyrereglene i FOA 2006?
Nei. Anskaffelser under nasjonal terskelverdi reguleres kun av del I i FOA 2006, som stiller grunnleggende krav til konkurranse, likebehandling og forholdsmessighet, men ikke de detaljerte prosedyrereglene i del II og III om blant annet gjennomføring av forhandlinger. Dette fremgår av KOFA-sak 2008/93, der innklagedes telefoniske avklaring ble ansett tilstrekkelig under del I.
Kan en oppdragsgiver evaluere tilbud i separate kapasitetskategorier når kravspesifikasjonen er uklar om minstekrav til ytelse?
KOFA la i sak 2008/93 til grunn at det var legitimt å dele tilbudene inn i kategorier basert på kopieringskapasitet og evaluere disse separat, ettersom tildelingskriteriene viste at høy kapasitet ville foretrekkes. KOFA erkjente at kravspesifikasjonen skapte «en viss uklarhet», men fant likevel at innklagedes fremgangsmåte ikke var i strid med regelverket. Avgjørelsen gjelder konkret under del I av FOA 2006.
Hvor detaljert må en begrunnelse for valg av leverandør være under del I av FOA 2006?
KOFA fastslo i sak 2008/93 at begrunnelsesplikten under del I av FOA 2006 er oppfylt dersom den samlede skriftlige kommunikasjonen til den forbigåtte leverandøren gir tilstrekkelig informasjon til å vurdere om klagerett skal benyttes og til å utforme en eventuell klage. Det ble ikke stilt krav om detaljert scoresammenligning mot de øvrige tilbyderne.
Dette er et søkeverktøy for å finne og forstå KOFA-praksis. Sammendraget er AI-generert på grunnlag av KOFAs egen avgjørelsestekst (gjengitt i sin helhet over). Det erstatter ikke juridisk vurdering av konkrete saker.
Laster...