KOFA 2009/259: Plikt til å rette åpenbar feil i tilbud

2009/259 Statens Vegvesen

Innklaget: Statens Vegvesen

Klager: Assessit AS

Avgjørelse: Brudd på regelverket

Type sak: Rådgivende sak

Klagenemnda for offentlige anskaffelser Klager hadde deltatt i en åpen anbudskonkurranse vedrørende konsulenttjenester i forbindelse med rekruttering. Som angitt i konkurransegrunnlaget, inngav klager tilbud både i papirformat og i elektronisk format. I papirformatet manglet et vedlegg, men dette var vedlagt den elektroniske utgaven av tilbudet. Klagenemnda fant at dette var en åpenbar feil i klagers tilbud, som det var utvilsomt hvordan skulle rettes. Unnlatelse av å foreta slik retting innebar brudd på forskriften § 12-1 tredje ledd. Klagenemndas avgjørelse 7. juni 2010 i sak 2009/259 Klager: Assessit AS Innklaget: Statens vegvesen Vegdirektoratet Klagenemndas medlemmer: Tone Kleven, Kai Kriiger og Siri Teigum Saken gjelder: Retting av åpenbar feil i tilbud.

Bakgrunn

(1)Statens vegvesen Vegdirektoratet (heretter kalt innklagede) kunngjorde 10. september 2009 en åpen anbudskonkurranse vedrørende rammeavtale for konsulentbistand i forbindelse med rekruttering til lederstillinger. Rammeavtalen skulle ha en varighet på to år, med opsjon på forlengelse i ett pluss ett år.

(2)I konkurransegrunnlagets punkt "A.1.4. Innlevering av tilbud" står det: "Det skal leveres to eksemplarer av tilbudet, hvorav det ene skal være merket "original". Tilbudet skal også leveres på et elektronisk lagringsmedium, cd, minnepenn eller lignende. Tilbudet kan ikke leveres pr e-post."

(3)I konkurransegrunnlagets punkt "A.5. Tildelingskriterier" fremgår det at tilbudene skulle vurderes på bakgrunn av to tildelingskriterier, "Pris" og "Tilbudt faglig kompetanse". Om sistnevnte tildelingskriterium står det videre: "Tilbudt faglig kompetanse Vekt 50 % (cid:127) Det vil bli lagt vekt på at oppdragstaker stiller til rådighet personell med høy fagkompetanse og erfaring med rekruttering av ledere innen offentlig sektor. (cid:127) Det må prioriteres tilstrekkelige og kompetente ressurser til å utføre leveransen. Dette må skje i tilstrekkelig grad slik at man kan levere produktet innen frist. Vi må ha forslag til rangering av kandidatene innen 6 uker etter søknadsfrist."

(4)I konkurransegrunnlagets punkt "A.6. Dokumentasjon" står det følgende om dokumentasjonskravet: "Følgende dokumentasjon skal legges ved tilbudet: [...] 5. Oversikt over bemanning for dette oppdraget (se pkt A.5) 6. CV over nøkkelpersonell som skal utføre oppdraget (se pkt A.5)"

(5)Det ble mottatt tilbud fra 17 leverandører, blant annet Assessit AS (heretter kalt klager). Tre av tilbudene ble avvist.

(6)Klager innga sitt tilbud i to papireksemplarer, samt på elektronisk lagringsmedium, en USB-microchip. På siste side av klagers tilbud var det listet opp de vedlegg som fulgte tilbudet. Som vedlegg 5 var listet "Utvalgt konsulentteam til Statens vegvesen", og som vedlegg 6 "konsulentprofil" for åtte tilbudte konsulenter.

(7)Vedlegg 5 til tilbudet listet opp navnet til de åtte konsulenter klager tilbød, samt en kort beskrivelse av den enkelte konsulents kompetanse og utvalgte referanseoppdrag de hadde utført tidligere. Vedlegg 6, konsulentprofiler, inneholdt mer utfyllende CV'er for hver av de åtte tilbudte konsulentene som var nevnt i vedlegg 5.

(8)I papirformatet var ikke vedlegg 6 vedlagt, men dette var vedlagt den elektroniske utgaven.

(9)Det er i vedlegg til innklagedes anskaffelsesprotokollen gitt en vurdering og poengsetting av tildelingskriteriet "faglig kompetanse" i de mottatte tilbudene. Om klagers tilbud er følgende bemerket: "8 nøkkelpersoner. Oppgir ikke formell kompetanse eller lengde på erfaring"

(10)På tildelingskriteriet "Faglig kompetanse" ble klager rangert som nummer 13, og på tildelingskriteriet "Pris" ble de rangert som nummer 14. Totalt ble klagers tilbud rangert som nummer 14.

(11)Fra innklagedes tildelingsmeddelelse til klager 19. november 2009 hitsettes: "Vurdering av tilbudet fra Assessit Når det gjelder kriteriet "Faglig kompetanse" er dere rangert som nr 13. Dere stiller til disposisjon 8 nøkkelpersoner, men vi kan ikke se at det i tilbudet er oppgitt formell kompetanse og lengde på erfaring på nøkkelpersonene. Vi finner det derfor svært vanskelig å vurdere disse mot personer som er stilt til disposisjon fra andre tilbydere. Dette gjør også at dere scorer svært lavt på dette kriteriet."

(12)Saken ble 24. november 2009 klaget inn for Klagenemnda for offentlige anskaffelser. Innklagede har opplyst at kontrakt ble inngått 2. desember 2009.

Anførsler

Klagers anførsler

(13)Klager anfører at innklagede ikke kan ha lest deres tilbud godt nok når innklagede, i sin begrunnelse for å gi klager lav score på tildelingskriteriet "Faglig kompetanse", skriver: " ...vi kan ikke se at det i tilbudet er oppgitt formell kompetanse og lengde på erfaring på nøkkelpersonene".

(14)Klager anfører at det i selve tilbudet var gitt en kort oppsummering av bakgrunnen, både for klagers medarbeidere, og den person som var faglig ansvarlig. Videre var det i vedlegg 5 oppgitt navn på åtte tilbudte konsulenter, samt en kort beskrivelse av deres kompetanse og utvalgte referanseoppdrag. Det var også, som vedlegg 6, oppgitt CV for disse åtte konsulentene.

(15)Klager anfører at innklagede har brutt regelverket for offentlige anskaffelser ved å legge feil faktum til grunn og/eller at de har utøvd et usaklig, sterkt urimelig og vilkårlig skjønn i sin vurdering av de innleverte tilbudene. Innklagedes anfarsler:

(16)Innklagede anfører at det i papirutgaven av klagers tilbud manglet CV'er til tilbudt personell. I tilbudets vedlegg 5, der tilbudte konsulenter ble oppgitt, fremgikk det noe informasjon om konsulentens kompetanse og referanseoppdrag. Formell kompetanse og lengde på erfaring var imidlertid ikke oppgitt. Innklagede fant det av denne grunn vanskelig å vurdere innklagedes tilbud under kriteriet "Faglig kompetanse". Tilbudet ble likevel ikke avvist, men klager kom svært dårlig ut, og ble på dette kriteriet rangert som nummer 13.

(17)Sammen med klagers tilbud var det lagt ved et kort i kredittkortstørrelse med en mikrochip på. Denne delen av kortet kunne vippes ut. Ved behandlingen av klagen ble innklagedes IT-seksjon konferert, og de kunne fortelle at kortet er et elektronisk lagringsmedium som kan settes inn i usb-inngangen i datamaskinen. Fordi enden på utstikket ikke hadde format som en ordinær usb-stick, skjønte imidlertid ikke innklagedes saksbehandlere at dette var et lagringsmedium. Innklagede viser til at det ofte legges reklamemateriell ved tilbud, og da det ikke var forklart nærmere hva kortet var, antok innklagedes saksbehandlere at det var reklame.

(18)Det er nå, i forbindelse med behandling av klagen til klagenemnda, avklart at kortet faktisk inneholder en elektronisk versjon av tilbudet, og at CV'ene ligger vedlagt der. Selv om disse også skulle ha vært vedlagt papirversjonen av tilbudet, erkjenner innklagede at de aktuelle dokumentene er vedlagt tilbudet, og således skulle ha vært hensyntatt. Innklagedes vurdering av tilbudet er etter dette tuftet på feilaktig grunnlag.

(19)Innklagede erkjenner at det var feil å gi klager lav uttelling på kriteriet. Ut fra de tilbudsdokumentene innklagede benyttet ved evalueringen av tilbudet, ville det riktige ha vært å avvise klagers tilbud. Det fremgår både av vedleggsoversikten i tilbudet, samt siste setning i bilag 5 at det var tenkt vedlagt et vedlegg 6. I konkurransegrunnlaget ble det bedt om dokumentasjon på konsulentenes kompetanse og erfaring, og det fremgikk klart av tilbudet at deler av det manglet. Innklagede sto således overfor et ufullstendig tilbud. Denne ufullstendigheten gjorde det vanskelig å vurdere kompetansekriteriet. Det hadde ikke vært anledning til ettersending av dokumentene, da adgangen til dette er snever, og adgangen gjelder en annen type dokumenter. Ettersom dokumentene gjelder et tildelingskriterium, kommer heller ikke forskriften § 12-4 til anvendelse, og en ettersending ville vært i strid med regelverket. Da oppdragsgiver plikter til å avvise tilbud med ufullstendigheter som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene, skulle klagers tilbud ha vært avvist, jf. forskriften § 11-1 lførste ledd, bokstav f.

(20)Innklagede anfører at feilen likevel ikke hadde betydning for valget av leverandør, da klager ble rangert som nummer 14 på priskriteriet, og ikke ville nådd opp i konkurransen selv om en tar i betraktning at de måtte komme vesentlig bedre ut på tildelingskriteriet "Faglig kompetanse".

Klagenemndas vurdering

(21)Klager har deltatt i konkurransen og har saklig klageinteresse, jf. forskrift 15. november 2002 nr. 1288 om Klagenemnd for offentlige anskaffelser § 6 annet ledd. Klagen er rettidig.

(22)Anskaffelsen gjelder en rammeavtale for konsulenttjenester i forbindelse med rekruttering til lederstillinger, hvilket er en uprioritert tjeneste, jf. forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser Vedlegg 6 kategori (22). Anskaffelsen følger da lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskriftens del I og II, jf. forskriften § 2-1 femte ledd.

(23)Klager anfører at deres tilbud er vurdert på feilaktig grunnlag, ved at opplysingene som fremkommer i CV'ene for tilbudt nøkkelpersonell, ikke er lagt til grunn i evalueringen av tildelingskriteriet "Faglig kompetanse".

(24)Det følger av forskriften § 12-1 tredje ledd at "Dersom oppdragsgiver blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det er utvilsomt hvordan feilen skal rettes. Andre åpenbare feil vurderes etter regelen i § 11-11 (avvisning på grunn av forhold ved tilbudet)."

(25)I Rt. 2003 side 1531 (Oslofjordforbindelsen) uttalte Høyesterett at det avgjørende ved vurderingen er om det fremtrer som en åpenbar feilskrift for en normalt forstandig oppdragsgiver, og videre at det kun er når det er utvilsomt hvordan feilen skal rettes at oppdragsgiver har plikt til å gjøre dette.

(26)Innklagede har opplyst at CV'ene for tilbudt nøkkelpersonell ikke var vedlagt papirutgaven av klagers tilbud, men at de var vedlagt den elektroniske utgaven. Ettersom innklagede ikke forstod at det også var vedlagt en elektronisk utgave av tilbudet, ble det ikke undersøkt om det manglende vedlegget fantes der.

(27)Det var i konkurransegrunnlaget fastsatt at "Det skal leveres to eksemplarer av tilbudet, hvorav det ene skal være merket "original". Tilbudet skal også leveres på et elektronisk lagringsmedium, cd, minnepenn eller lignende."

(28)I slike tilfeller, der det fremgår av konkurransegrunnlaget at en av utgavene av tilbudet skal være "original" eller på andre måter fremstår som autoritativ, må oppdragsgiver kunne legge til gninn det som fremkommer av denne utgaven. Oppdragsgiver vil da i utgangspunktet ikke være forpliktet til å sammenholde opplysningene i denne utgaven av tilbudet, med de andre innsendte utgavene.

(29)I denne saken hadde klager i slutten av tilbudet listet opp de seks vedlegg som skulle vedlegges. Det fremkom tydelig av denne opplistingen at det var ment å sende inn den etterspurte dokumentasjonen på "CV over nøkkelpersonell", som vedlegg nummer 6 til tilbudet. Dette vedlegget manglet imidlertid i de to papirutgavene av tilbudet. Dette må, etter klagenemndas syn, karakteriseres som en "åpenbar feil i tilbudet", jf. § 12-1 tredje ledd. Ettersom det etterspurte vedlegget med CV'ene til de tilbudte nøkkelpersoner var vedlagt i den elektroniske utgaven av tilbudet, var det videre "utvilsomt hvordan feilen [skulle] rettes."

(30)At innklagede ikke forstod at det også var inngitt en elektronisk utgave av tilbudet, endrer ikke denne vurdering. I denne saken var det uttrykkelig bedt om at tilbudet også ble inngitt i elektronisk format, og innklagede hadde da en særlig oppfordring til å undersøke om dette var gjort, og i så tilfelle, om dette tilbudet var fullstendig.

(31)Unnlatelse av å rette den åpenbare feil i denne situasjon innebærer et brudd på forskriften § 12-1 tredje ledd.

Konklusjon

Statens vegvesen Vegdirektoratet har brutt forskriften § 12-1 tredje ledd ved å unnlate å rette en åpenbar feil i tilbudet fra Assessit AS.

For klagenemnda for offentlige anskaffelser 7. u 2010 Tone leven