KOFA 2010/224: For kort tilbudsfrist – FOA 2006 § 10-1

2010/224 Kristiansund og Nordmøre Havn IKS

Innklaget: Kristiansund og Nordmøre Havn IKS

Klager: Hydrea AS

Avgjørelse: Brudd på regelverket

Type sak: Prioritert rådgivende sak

Klagenemnda for offentlige anskaffelser Innklagede har kunngjort en konkurranse med forhandling vedrørende anskaffelse av ISPSgjerder og porter. Klagenemnda fant at innklagede hadde satt en for kort tilbudsfrist, og således brutt forskriften § 10-1. Klagenemndas avgjorelse 4. oktober 2010 i sak 2010/224 Klager: Hydrea AS Innklaget: Kristiansund og Nordmøre Havn IKS Klagenemndas medlemmer: Morten Goller, Tone Kleven og Andreas Wahl Saken gjelder: Tilbudsfrist

Bakgrunn

(1)Kristiansund og Nordmøre Havn IKS (heretter kalt innklagede) kunngjorde 5. mai 2010 en konkurranse med forhandling i ett trinn vedrørende anskaffelse av ISPS-gjerder og porter. Tilbudsfristen var i kunngjøringen fastsatt til 14. mai 2010, og ble ved innklagedes e-post 10. mai 2010 presisert til 14. mai 2010 kl 12.00. Konkurransen ble kunngjort med en estimert verdi på mellom 500 000 og 600 000 kroner.

(2)I kunngjøringen punkt 1.2) "TYPE OFFENTLIG OPPDRAGSGIVER OG HOVEDAKTIVITET(ER)" er det krysset av for "Fylkeskommunal/kommunal virksomhet" og "Annet (vennligst spesifiser) Havnevesen".

(3)Fra kunngjøringen punkt 11.1.5) "Kort beskrivelse av anskaffelsens art og omfang" hitsettes: "Leveranse og montering av glerder og porter. 3 stk Elektriske Skyveporter (hastighet 0,5 m/sek) 1 stk Rotasjonsport. Tregjerde tett, 80 meter (2 m høyt) Flettverksgjerde 150 meter (2 m høyt) med tilhørende stolper. Grunnforhold: Asfaltert steinfylling, armert betong."

(4)I kunngjøringen punkt 111.2) "KVALIFIKASJONSKRAV" er det ikke oppstilt kvalifikasjonskrav. Som dokumentasjon på tilbydernes "organisatoriske og juridiske stilling", "økonomiske og finansielle kapasitet" og "tekniske og faglige kvalifikasjoner", var det imidlertid bedt om firmaattest, skatteattest for merverdiavgift, HMS-erklæring, foretakets siste årsberetning og eventuelt nyere opplysninger som kunne ha relevans for foretakets regnskapstall, foretakets viktigste leveranser de siste tre årene, samt en beskrivelse av maskinpark og annet tilgjengelig utstyr som hadde relevans for utførelsen av kontrakten.

(5)Av kunngjøringen punkt IV.2) fremgår det at kontrakten skal tildeles det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, basert på kriteriene kvalitet, pris og service.

(6)Ved e-post 7. mai 2010 ba Hydrea AS (heretter kalt klager) innklagede om "å få oversendt nødvendige anbudsdokumenter". Innklagede svarte følgende i e-post 10. mai 2010: "det er ikke utarbeidet noen anbudspapirer, vennligst bruk det som står på doffin."

(7)Klager tok på ny kontakt med innklagede ved e-post 11. mai 2010, og ba om "å få tilsendt en anbudsspesifikasjon, slik av vi er i stand til å gi en riktig pris". Klager ba blant annet om informasjon vedrørende portstørrelser, kortlesersøyler, betjening av skyveporter og bedre spesifikasjoner for grunnforholdene "og/eller anbudsfrist som gjør det mulig med befaring".

(8)Innklagede besvarte klager ved e-post samme dag kl. 10.38, med følgende svar: "Portstørrelser: - Portene skal være 6 m bred (cid:127) Kortlesersøyler - Det skal leveres 2 stk kortlesersøyler pr port (cid:127) Befiening av skyveporter - Porten skal være motoriserte, Havnevesenet leverer adgangskontroll system. (cid:127) Befieningsutslyr - Havnevesenet leverer det elektroniske adgangskontroll systemet. (cid:127) Vindlastkurve for beregning av tregjerde - Er under utsjekking (cid:127) Bedre spesifikasjoner for grunnforhold og/eller anbudsfrist som gjør det mulig med en befaring. Grunnforhold: For 2 porter og gjerde er det asfaltdekke med vanlig steinftlfing under For 1 stk port skal den monteres på kaiplate."

(9)Innen tilbudsfristen mottok innklagede fem tilbud, herunder fra klager og Obax AS (heretter kalt valgte leverandør). Fra klagers tilbud fremgår det at den tilbudte skyveporten har en hastighet på "10,5 meter pr. min.".

(10)Innklagedes anskaffelsesprotokoll, datert 20. mai 2010, er sparsommelig utfylt. Det fremgår blant annet hva anskaffelsen gjelder, hva kontraktens anslått verdi er og at

ingen av tilbyderne ble avvist. Videre oppgis hvilke tilbydere som inngav tilbud, og følgende er oppgitt som begrunnelse for valg av leverandør: "Obax As hadde en samlet pris på 687.000,- Ble valgt etter en samlet vurdering av kvalitet, pris og service, vektet etter anbudskriteriene."

(11)Det fremgår videre at: "Obax AS var den eneste tilbyder som tilfredsstilte krav til hastighet på skyveporter beskrevet i konkurransegrunnlaget."

(12)Innklagede sendte samtlige tilbydere en tildelingsmeddelelse 21. mai 2010. Fra brevet siteres: "Firmaet ble valgt etter en samlet vurdering av kvalitet, pris og service. Samt det faktum at nevnte firma tilfredsstilte samtlige krav i den begrensede kravspesifikasjonen som var beskrevet. Blant annet omfattet dette krav til åpningshastighet på portene. Man registrerte at flere av tilbyderne ikke tilfredsstilte kravspesifikasjonen med hensyn til dette punkt."

(13)Ved brev 25. mai 2010 ba klager innklagede om en nærmere begrunnelse for tilbudsevalueringen, herunder en sammenligning av poenggivningen av klagers tilbud og valgte leverandørs tilbud. Klager ba samtidig om innsyn i valgte leverandørs tilbud, og om at kontrakt ikke ble inngått før en nærmere begrunnelse ble gitt Innklagede ble samtidig informert om at klager hadde til hensikt å klage til Klagenemnda for offentlige anskaffelser, da det etter klagers syn forelå flere brudd på regelverket for offentlige anskaffelser. Fra brevet hitsettes: "I anbudsutlysningen fremgikk ikke størrelsen på portene, men kun et krav om at portene skulle ha en hastighet på min. 0,5 m/sek, tilsvarende 30 m/min. At det var flere anbydere som ikke tilfredsstilte dette kravet trenger ikke bety at anbyderne ikke kan levere porter med raske motorer. Det er større sannsynlighet for at de i likhet med oss har kunnskap og erfaring for at porter som brukes i Norge må tilfredsstille Eu's direktiv for sikkerhet til porter. Disse sier bl.a. at en port skal stoppe innen 5 cm etter at stoppsignal er gitt. Vi kan ikke se at dette er er ikke praktisk mulig med en hastighet på 0,5 m/sek. Vi regner med at alle anbyderne er i stand til å levere port med denne hastigheten, men ikke ved start og stopp posisjon. Vi vil likevel ikke tilby det da det vil være praktisk umulig å etterfølge kravene om stopp på 50 mm ved for eksempel fotocellestopp eller annen stopp."

(14)Klager mottok valgte leverandørs tilbud 3. juni 2010. Dagen etter sendte klager et brev til innklagede hvor det ble anført at det forelå mangler ved prisen og kvaliteten i valgte leverandørs tilbud.

(15)Innklagede opprettholdt sin avgjørelse, og gav klager en nærmere begrunnelse for valget av leverandør, ved brev 4. juni 2010. Fra brevet hitsettes: "Kristiansund og Nordmøre Havn IKS har pr. dato totalt 8 elektriske skyveporter hvor 3 forskjellige leverandører er inne i bildet. Man valgte en svært begrenset anbuds/kravspesifikasjon, nettopp med bakgrunn i at man ønsket å få inn flest mulig

tilbud. Det eneste kravet som ble spesifisert var krav til hastighet på portene hvor man satte et krav til åpning/lukkehastighet på 0,5 meter pr. sekund. Kravet var satt med den erfaring man har med eksisterende porter og nødvendigheten av å ivareta havnesikkerheten bedre i forhold til adgangskontrollen under ISPS regimet. [...1 Anbudet ble utlyst 5. mai med anbudsfrist 14. mai. Vi erkjenner at dette er noe kort frist. Ingen av tilbyderne har kommet med innsigelser vedrørende tidsfristen. Dette kunne Deres firma valgt å gjøre, hvilket ville medført en fristforlengelse, men i stedet valgte man å innlevere tilbud innenfor den angitte frist. At man opererte med en kort tilbudsfrist har ingen relevans for det valg man har fattet med hensyn til leverandør."

(16)Klager sendte innklagede et brev 8. juni 2010, hvor det blant annet anføres at innklagede har brutt forskriften § 22-3 ved at tildelingsmeddelelsen ikke inneholdt en frist til å klage over tildelingsbeslutningen. Klager ba samtidig om innsyn i anskaffelsesprotokollen, inkludert evalueringen av tilbudene.

(17)Klager mottok anbudsprotokollen 8. juni 2010.

(18)Ved brev 9. juni 2010 ba klager innklagede på ny om en nærmere begrunnelse for poenggivningen, herunder avklaring av hvilke momenter som var blitt vurdert under de forskjellige tildelingskriteriene. Klager ville også blant annet få avklart hvorvidt det var gjennomført forhandlinger.

(19)Innklagede besvarte klager ved brev 15. juni 2010, hvorfra følgende siteres: "Kvalitet Hva angår kvalitet så har vi i hovedsak lagt vekt på kravet i konkurransegrunnlaget med hensyn til åpningshastighet på skyveporter. Dette har vi gjort klart for Dem skriftlig i følgende dokumentasjon: [...1 Det fremstår etter hvert som uforståelig at De ikke har tatt inn over Dem Deres tilbud ikke tilfredsstilte funksjonskravene som var spesifisert i konkurransegrunnlaget. Tvert imot kommer de med påstander om konkurrenten ikke kan levere det han har tilbudt. Dette resulterer i at vi må oversende Obaxs tilbud på mail til Dem den 07.06.10 i tillegg til at sertifikat og samsvarserklcering på portene ble oversendt den 04.06.10. For å oppsummere vår vurdering i forbindelse med kvalitet så går dette direkte på krav til åpningshastighet beskrevet i konkurransegrunnlaget. [..-1 Den valgte port har bl.a. 9 klemlister mot deres 4. Noe som kanskje forklarer hvorfor førstnevnte port er godkjent med tilstrekkelig stor hastighet. Videre, har vi også hensyntatt at rotasjonsporten til Obax AS har overbygd tak i motsetning til hva De har tilbudt. Service På service har Deres firma fått 4 poeng og Obax 5 poeng. Dette er begrunnet med en samlet vurdering av tilgjengelighet og kostnad for service. De har ikke beskrevet i Deres tilbud at de har egne servicefolk i regionen, og vi har derfor lagt til grunn at disse må reise fra Haugesund ved behov. Vi finner det overveiende sannsynlig at dette må

medføre større kostnader og lengre responstid vis a vis en Obax som er lokalisert på Sunndalsøra. Pris Vekting av pris er direkte relatert til beløpenes størrelse. Deres påstand om at pris fra Obax er feil med bakgrunn i at tillegg for faststøping av stolper ikke er hensyntatt, kan ikke vektlegges. Eksisterende gjerdestolper er slått ned i grunnen i en lengde på over 300 meter. Kun på et fåtall punkt var det nødvendig å foreta boring og gysing. Forhandlinger Det er ikke gjennomført forhandlinger ennå, men vi har til hensikt å gjennomføre forhandlinger med Obax AS."

(20)Saken ble brakt inn for Klagenemnda for offentlige anskaffelser ved brev 7. juli 2010.

(21)Kontrakt med valgte leverandør er ikke inngått. Anførslen

Klagers anførsler

(22)Klager har saklig klageinteresse. Innklagede feilsiterer klagers brev fra 25. mai 2010, ved å oppgi det motsatte av det som står der. På grunn av tidspresset registrerte man ikke at det var krevd en spesielt rask hastighet på skyveportene, da klager vanligvis oppgir hastighet i meter pr minutt. Det er ingen tekniske problemer for klager å levere skyveport med hastighet på 0,5 meter pr sekund, men man ikke ønsker å tilby en slik port, da klager regner det som meget risikofylt. Klager tilbakeviser at det bevisst er inngitt et avvikende tilbud for å komme i en forhandlingssitasjon.

(23)Klager anfører at innklagede har satt en urimelig kort tilbudsfrist, og således brutt forskriften § 10-1. Det vises til at tilbudsfristen var på høyst seks arbeidsdager, og at det i etterkant av kunngjøringen kom utfyllende informasjon om blant annet portstørrelser. Videre vises det til at det ved fastsettelsen av tilbudsfristen, skal tas hensyn til omfanget av arbeidet med å utforme et tilbud. For denne anskaffelsen måtte vindlastkravene til tregjerdet beregnes, noe som ble utført at et eksternt ingeniørfirma. Tilbyderne burde også fått anledning til å befare grunnforholdene. Det tilbakevises at klager har gitt uttrykk for at tilbudsfristen var grei. I tillegg anføres det at innklagede ikke kan benytte § 19-5, da forholdene i denne saken ikke kan anses for å være et hastetilfelle som omfattes av bestemmelsen.

(24)Klager anfører at innklagede, ved å vektlegge krav som ikke var kunngjort på Doffin ved tilbudsevalueringen, har handlet i strid med kravet til likebehandling og forutberegnelighet i forskriften § 1-1 og loven § 5. Det vises til at valgte leverandør har fått tilleggspoeng for å tilby en rotasjonsport med tak. På bakgrunn av den tilgjengelige informasjonen i konkurransen, hadde man ikke grunnlag for å vite om port med tak ville være en fordel eller ulempe. Klager tilbød av denne grunn port uten tak.

(25)Videre anføres det at innklagede, ved å ikke oppgi i kunngjøringen at lokal tilhørighet ville gi ekstrapoeng, har handlet i strid med kravet til gjennomsiktighet. Videre anføres

det at innklagede, ved å gi klager dårligere uttelling enn valgte leverandør grunnet lokalisering, har foretatt ulovlig diskriminering og handlet i strid med forskriften § 3-1, samt i strid med kravet til likebehandling i forskriften § 1-1.

(26)Klager anfører at innklagede, ved å ikke avvise valgte leverandørs tilbud som følge av at det er tatt vesentlige forbehold, har handlet i strid med forskriften § 11-11. Det vises til valgte leverandørs forbehold om at grunnforholdene er slik at stolpene kan slås/drives ned i grunnen, altså uten faststøping, for både flettverksgjerde og tregjerde. Videre har valgte leverandør tatt andre forbehold, som verken er prissatt eller hensyntatt på annen måte av innklagede. Valgte leverandørs tilbud skulle således vært avvist etter forskriften § 11-11 (1) bokstav f.

(27)Videre anføres det at innklagede, ved å oppgi svært mangelfulle spesifikasjoner i kunngjøringen, har handlet i strid med forskriften § 8-3. Dette har resultert i varierende tilbud, der noen tilbydere har fått uttelling for sin løsning og andre ikke, noe som også er i strid med kravet til forutberegnelighet.

(28)Klager anfører at innklagede ikke har beskrevet alle vesentlige forhold og viktige beslutninger i anskaffelsesprosessen i anbudsprotokollen, og således brutt forskriften § 3-2 (2). Det vises blant annet til at innklagede ikke har beskrevet forbeholdene fra valgte leverandør. Videre inneholder ikke protokollen begrunnelser for poenggivningen, og da er det ikke mulig for tilbyderne å vurdere om beslutningsgrunnlaget er riktig. Videre er det heller ikke mulig å se om, eller hvordan, kriteriene kvalitet, service og kompetanse er vurdert. Det fremkommer heller ikke av protokollen at innklagede har diskriminert tilbyderne på bakgrunn av geografi/beliggenhet.

(29)Klager anfører at det ikke foreligger en tilstrekkelig begrunnelse for poenggivningen, og at innklagede således har handlet i strid med kravet til etterprøvbarhet.

(30)Det anføres videre at innklagede, ved å ikke forhandle med mer enn en tilbyder, og når innklagede heller ikke har til hensikt å forhandle med flere, har brutt forskriften § 11-8. Dette er også i strid med kravet til forutberegnelighet.

(31)Klager anfører at innklagede, ved å ikke ta hensyn til at valgte leverandørs tregjerder ikke tilfredsstiller vindlastkrav i NS 3491-4 slik de er tilbudt, og således ikke kan godkjennes av myndighetene, har brutt forskriften § 4-3 bokstav g. Innklagedes anforsler:

(32)Innklagede anfører prinsipalt at klagen må avvises på grunn av manglede saklig klageinteresse. Det vises til at klager ikke kunne levere produkt i henhold til spesifikasjonene, ettersom det i kunngjøringen var satt krav om at skyveportene måtte ha en hastighet på 0,5 meter pr sekund. Av klagers tilbud fremgår det at tilbudt port har en hastighet på 10,5 meter pr minutt, det tilsvarer 0,175 meter pr sekund, noe som er vesentlig tregere en det oppgitte krav. Årsaken til at klager ikke innga tilbud i samsvar med spesifikasjonene fremgår av klagers brev 25. mai 2010, hvor det opplyses at klager ikke var i stand til å levere produkter i henhold til spesifikasjonene. I klagen til klagenemnda opplyses det at klager ikke registrerte den spesielle hastigheten. På denne bakgrunn må det legges til grunn at klager ikke hadde et produkt som oppfylte spesifikasjonene, og derfor bevisst innga et vesentlig avvikende tilbud for å komme i en forhandlingssituasj on.

(33)Subsidiært anføres at innklagede ikke har opptrådt i strid med regelverket for offentlige anskaffelser.

(34)Innklagede anfører at det forelå et hastetilfelle som medførte at forskriften § 19-5 kunne benyttes for konkurransen, slik at tilbudsfristen ikke kan anses å være for kort. Konkurransen ble kunngjort tidlig 5. mai 2010, og fristen for å inngi tilbud var 14. mai 2010. Dette utgjør 10 dager. Det hastet for innklagede å få på plass gjerdene, da angjeldende anskaffelse var en del av at større prosjekt i havneområdet i Kristiansund, med ferdigstillelse 15. juli 2010. Det var av vesentlig betydning for innklagede at denne leveransen var ferdig til samme dato. Videre vises det til at tilbudsåpningen fant sted fire dager etter at fristen gitt ut, og at det ikke ble bedt om forlenget frist. Tilbyderne, herunder klager, ble oppfattet slik at fristen var grei.

(35)Innklagede anfører at spesifikasjonene som ble gitt i kunngjøringen ikke er mangelfulle. Klager er en kjent leverandør innen et sterkt spesialisert område, og kan ikke ha hatt noen vansker med å forstå spesifikasjonene. Tilbudene danner grunnlag for etterfølgende forhandlinger. Innklagede anser det som meget spesielt at klager påstår at man på grunn av tidspresset ikke registrerte de spesifikasjoner som var angitt vedrørende hastighet, for deretter å sende brev med bekreftelse på at man ikke kunne levere det spesifiserte, for så å påstå at spesifikasjonene var mangelfulle.

(36)Innklagede anfører at det ikke foreligger mangelfull begrunnelse. Det vises til anskaffelsesprotokollen og påfølgende korrespondanse.

(37)De øvrige anførslene fra klager oppfattes å gjelde forhold som ligger utenfor det klagenemnda kan prøve, herunder gjennomføringen av konkurransen, valg av leverandør samt alt det som faller inn under det innkjøpsfaglige skjønn. Det anføres at innklagede ikke har lagt til grunn feil faktum, og at det ikke er utøvet usaklig, urimelig eller vilkårlig skjønn.

Klagenemndas vurdering

(38)Klager har deltatt i konkurransen. Slik deltakelse er som hovedregel tilstrekkelig til å oppfylle kravet til saklig klageinteresse, og klagenemnda kan ikke se at det forholder seg annerledes i denne saken. Vilkåret om saklig klageinteresse i forskrift 15. november 2002 nr. 1288 om klagenemnd for offentlige anskaffelser § 6, andre ledd er således oppfylt. Klagen er rettidig. Anskaffelsen gjelder en bygge- og anleggsanskaffelse, og følger etter sin opplyste verdi lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser del I og II, jf. forskriften § 2-1

(2), jf. 2-2 (1).

(39)Klager har anført at innklagede har satt en urimelig kort tilbudsfrist, og således brutt forskriften § 10-1. Det er blant annet vist til at tilbudsfristen var på seks arbeidsdager.

(40)Klagenemnda bemerker innledningsvis at forskriften § 19-5, som innklagede støtter seg på og som omhandler minimumsfrister i hastetilfeller, ikke kan komme til anvendelse i denne saken. Bestemmelsen er inntatt i forskriften del III, og angjeldende konkurranse følger forskriften del II. Det er ingen bestemmelser om minimumsfrister i hastetilfeller i forskriften del II, og klagenemnda bemerker for ordens skyld at det uansett ikke synes å

foreligge et slikt hastetilfelle som § 19-5 er ment å omhandle Innklagede kan således ikke høres med sin anførsel om at man ved vurderingen av om tilbudsfristen er tilstrekkelig, kan benytte § 19-5.

(41)Spørsmålet blir således om det i dette tilfellet var gitt tilstrekkelig tilbudsfrist når konkurransen ble kunngjort 5. mai og tilbudsfristen var fastsatt til 14. mai kl. 12.00, jf. forskriften § 10-1.

(42)Det følger av denne bestemmelsen at frist for innlevering av tilbud "skal fastsettes slik at leverandørene får tilstrekkelig tid til å innhente nødvendig dokumentasjon, og foreta nødvendige undersøkelser og beregninger".

(43)Spørsmålet om tilbudsfristen oppfyller forskriftens krav, må følgelig avgjøres etter en konkret helhetsvurdering, der man blant annet må vurdere om leverandørene har fått tilstrekkelig tid til å gjøre de forberedelser som er nødvendige for å kunne inngi et tilbud. I klagenemndas praksis er det dessuten lagt til grunn at det ved vurderingen av tilbudsfristens lengde, også må hensyntas ytelsens art, størrelse og kompleksitet, samt hvor omfattende tilbud som skal leveres, jf. klagenemndas sak nr. 2007/138 premiss

(44)I løpet av tilbudsfristen må potensielle tilbydere for det første ta stilling til om det er aktuelt å inngi tilbud for den aktuelle anskaffelsen. Videre må tilbyderne gjøre det nødvendige forarbeidet, blant annet ved å gjennomføre relevante undersøkelser og fremskaffe nødvendig dokumentasjon, for deretter å utarbeide tilbudet, og til slutt oversende alt til oppdragsgiver.

(45)I angjeldende sak ble konkurransen kunngjort tidlig onsdag 5. mai 2010, og tilbudsfristen var satt til fredag 14. mai 2010 kl 12.00. Hovedregelen er at frister i anskaffelsesregelverket i utgangspunktet skal beregnes i kalenderdager, og klagenemnda legger således til grunn at tilbyderne hadde ti kalenderdager til disposisjon for å utarbeide og inngi tilbud.

(46)Perioden fra kunngjøringen til tilbudsfristens utløp inneholder imidlertid en helg, samt Kristi himmelfartsdag, som var torsdag 13. mai 2010. Tilbyderne hadde dermed seks virkedager i tillegg til den siste dagen, 14. mai 2010 frem til klokken 12.00, på å utarbeide og inngi tilbudene. Selv om hovedregelen som nevnt er at frister skal beregnes i kalenderdager, har klagenemnda, blant annet i sak nr. 2007/26, lagt til grunn at antall virkedager kan være relevant ved vurderingen av om fristen er tilstrekkelig lang. Tilsvarende fremkommer også av Fornyings- og administrasjonsdepartementets Veileder til reglene om offentlige anskaffelser, hvor det på side 137 blant annet uttales at oppdragsgivere bør gi en lengre tilbudsfrist dersom fristen faller innenfor en periode med mange helgedager og fridager. Det at tre av ti dager i foreliggende sak er helgedager, gjør at tilbudsfristen i utgangspunktet fremstår som noe kort.

(47)Kunngjøringen inneholdt ingen krav til utformingen av tilbudene. Det var heller ikke stilt opp kvalifikasjonskrav, men det var krav om at tilbyderne innga firmaattest, skatteattest, HMS-erklæring, regnskapstall, en referanseliste og en beskrivelse av maskinpark og annet tilgjengelig utstyr som dokumentasjon på tilbydernes kvalifikasjoner. Mange av disse dokumentene må inngis i de fleste anbudskonkurranser, og det må kunne legges til grunn at tilbyderne i denne konkurransen har de aktuelle

opplysningene og dokumentasjon lett tilgjengelig, slik at det ikke var for tidskrevende å frembringe eller utarbeide disse dokumentene. Tilsvarende er lagt til grunn i klagenemndas sak nr. 2008/48 i premiss (49) og (50), som gjaldt anskaffelse av røntgentjenester. Nemnda kom til at klager ikke hadde dokumentert at "kravet til dokumentasjon og utforming av tilbudet medfør[te] at tilbudsfristen på 21 dager var for kort. ".

(48)I angjeldende konkurranse er imidlertid tilbudsfristen vesentlig kortere enn i ovennevnte sak. Innklagede har, i brev til klager 4. juni 2010, erkjent "at dette er en noe kort frist". Konkurransen gjelder en bygge- og anleggsanskaffelsen om levering og montering av gjerder og porter. Kontrakten hadde en estimert verdi på mellom 500 000 og 600 000 kroner. Etter klagenemndas syn fremstår ikke selve anskaffelsen som særlig omfattende eller komplisert. Beskrivelsen av anskaffelsen i kunngjøringen var imidlertid svært knapp og upresis, noe som vanskeliggjør utformingen av tilbudene. I ovennevnte brev har innklagede oppgitt at "Man valgte en svært begrenset anbuds/kravspesifikasjon, nettopp med bakgrunn i at man ønsket å få inn flest mulig tilbud.". Klager tok flere ganger kontakt med innklagede og ba om at kunngjøringen ble utdypet og supplert, slik at klager kunne bli i stand til å inngi tilbud. Klager uttrykte på denne måten behov for bedre spesifisering av hva som skulle anskaffes. I e-post til innklagede 11. mai 2010 ba klager om bedre spesifikasjoner for grunnforholdene "og/eller anbudsfrist som gjør det mulig med befaring". Klager har videre vist til at vindlastkravene til tregjerdet måtte beregnes, og at dette ble gjort av et eksternt ingeniørfirma. Innklagede har ikke kommentert dette overfor klagenemnda, men det står i e-post sendt til klager 11. mai 2010 at vindlastkurve for beregning av tregjerde Veir under utsjekking".

(49)På bakgrunn av klagers forespørsler, sendte innklagede supplerende informasjon om anskaffelsen i e-post tirsdag 11. mai 2010 kl. 10.38. I e-posten ble det opplyst om blant annet portstørrelsen, antall kortlesersøyler som skal leveres og det ble gitt ytterligere opplysninger om grunnforholdene der portene skal monteres. Klager hadde da i utgangspunktet fire kalenderdager på å ferdigstille tilbudet i samsvar med de nye opplysningene, og inngi sitt tilbud. I denne perioden var det imidlertid en helligdag, Kristi himmelfartsdag. I tillegg kommer det forhold at det er tilbyderne som har forsendelsesrisikoen, det vil si at det er tilbyderne selv som må sørge for at tilbudene er kommet frem til oppdragsgiver innen fristen. For at klager skulle være sikker på at tilbudet var hos innklagede innen fredag 14. mai 2010 kl. 12.00, burde tilbudet vært sendt tirsdag 11. mai, eventuelt senest onsdag 12. mai 2010. Ettersom tilbyderne fikk supplerende informasjon om anskaffelsen tirsdag 11. mai, gav dette tilbyderne veldig kort tid til å utarbeide tilbudene i henhold til den nye informasjonen.

(50)På bakgrunn av ovenstående vurdering, herunder særlig sett hen til at tilbudsperioden inneholdt tre helgedager og at innklagede kom med etterspurte opplysninger bare tre dager før fristen gikk ut, er klagenemnda kommet til at innklagedes tilbudsfrist ikke er fastsatt slik at den gir leverandørene "tilstrekkelig tid til å innhente nødvendig dokumentasjon, og foreta nødvendige undersøkelser og beregninger", jf. forskriften § 10-1. Innklagede har således handlet i strid med denne bestemmelsen.

(51)Det å sette en for kort tilbudsfrist i kunngjøringen, er en feil som ikke kan rettes opp under tildelingsprosessen. Innklagede har da en plikt til å avlyse konkurransen. På denne bakgrunn finner klagenemnda ikke grunnlag for å behandle klagers øvrige anførsler.

Konklusjon

Kristiansund og Nordmøre Havn IKS har fastsatt en for kort tilbudsfrist, og dermed handlet i strid kravet i forskriften § 10-1. Klagers øvrige anførsler har ikke blitt behandlet.

For Klagenemnda for offentlige anskaffelser, 4. oktocber u2010 Morten Goller