KOFA 2011/162: Utilstrekkelig begrunnelse – underkriterier

2011/162 Sandefjord kommune

Innklaget: Sandefjord kommune

Klager: HMS-tjenesten for Vestfold

Avgjørelse: Brudd på regelverket

Type sak: Rådgivende sak

Klagenemnda for offentlige anskaffelser Innklagede gjennomførte en konkurranse med forhandling i ett trinn for anskaffelse av rammeavtale på bedriftshelsetjeneste. Klagenemnda fant at innklagede hadde brutt forskriften § 11-14 (1) ved at begrunnelsen i tildelingsmeddelelsen ikke tilfredsstilte de krav som fulgte av denne bestemmelsen. Klagenemndas avgjørelse 28. januar 2013 i sak 2011/162 Klager: HMS-tjenesten for Vestfold Innklaget: Sandefjord kommune Klagenemndas Gro Amdal, Tone Kleven, Andreas Wahl medlemmer: Saken gjelder: Innsyn. Begrunnelse. Unnlatt angivelse av underkriterienes vekt i konkurransegrunnlaget Bakgrunn:

(1) Sandefjord kommune (heretter kalt innklagede) kunngjorde 31. august 2010 en konkurranse med forhandling i ett trinn for anskaffelse av rammeavtale på bedriftshelsetjeneste. Anskaffelsens verdi er ikke opplyst i verken kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget, men det fremkommer av tildelingsbeslutningen at de innkomne tilbudene var på vel 2 millioner kroner. Tilbudsfrist var i kunngjøringen punkt IV.3.4 angitt til å være 6. oktober 2010.

(2) Det fremgikk av konkurransegrunnlaget vedlegg 1 "tilbudsmappe" punkt 4 "tildelingskriterier" at oppdragsgiver ville velge den tilbyder med det økonomisk mest fordelaktige tilbud ved kontraktstildeling. Videre fremkom følgende om vurderingen av tildelingskriteriene: "Tildelingskriterier Vekting % Priser og betingelser 50 Kvalitet 50 Alle de ovenstående komponentene vil bli tillagt vekt og vil samlet telle mot en totalvurdering av de enkelte tilbudene. Hvert delkriterium vil bli gitt en karakter (0-10) som siden vektes og summeres i en totalkarakter for hver enkelt tilbyder. Tilbudene vil bli evaluert og rangert som følger: Punkt Tildelingskriterier Karakter Delvekt Sum Totalvekt Sum Priser og betingelser

4.1 Totalvurdering av 100

tilbudte priser og betingelser Kvalitet 4.2 Totalvurdering av 100 50 tilbyderens besvarelse av de underliggende delkriterier SUM 100 Kriteriene utdypes nærmere i de følgende avsnitt i kapittelet."

(3) I konkurransegrunnlaget vedlegg 1 punkt 4.1 fremkom følgende om hva som ville inngå i tildelingskriteriet "Kvalitet": 4.2 Kvalitet Innen for kriteriet kvalitet vurderes:  Omfang  Service og oppfølging 4.2.1 Omfang Innenfor Omfang vurderes:  Tjenester  Kompetanse  Inkluderende arbeidsliv  Privat og offentlige instanser Se tabellen nedenfor. Nr Krav 1 Tjenester Sandefjord kommune etterspør følgende tjenester: NR. TJENESTER NR. TJENESTER 1. Systematisk HMS-arbeid 7. Fysisk – kjemisk arbeidsforhold 2. Opplæring 8. Ergonomisketjenester 3. Akan 9. Psykososialtarbeidsmiljø 4. Helseovervåkning/Helseforhold 10. Omstillingsarbeid 5. Individrettedetjenester 11. Rapportering 6. IA og sykefraværsarbeid

I vedlegg 5 Oversikt over tjenester følger en nærmere beskrivelse av de tjenester som etterspørres. For hvert tjenestepunkt (1-11) oppgir tilbyder:  Frekvens/mengde av de enkelte tjenester man vil levere  Hvilke fagpersoner som vil stå for leveranse  Beskrivelse av tjenestene som tilbys Opplistingen anses ikke fullstendig for alle typer av oppdrag. Mener tilbyder at nødvendige eller ønskelige tjenester iht. arbeidsmiljøloven eller annen lov eller regelverk ikke er dekket av tjenesteoversikten ovenfor, er det ønskelig at tilbyder spesifiserer disse tjenestene særskilt med samme detaljeringskrav som gjelder tjenestebeskrivelsen ellers. Tjenester utover det som er oppgitt i tabellen vil også kunne vektlegges (så fremt tjenesten vil være av interesse for kommunen). Innenfor de rammer som følger av konkurransedokumentene står tilbyder fritt til å velge de metoder/løsninger han finner formålstjenlig for utføring av oppdraget. Kommunen har egne retningslinjer og rutiner for sykefraværs-, attførings- og AKAN-arbeid. Arbeidsmiljølovens § 30 legges til grunn ved at verne- og helsepersonell har en fri og uavhengig stilling i arbeidsmiljøspørsmål og skal bidra til å skape sunne og trygge arbeidsforhold. Verne- og helsepersonell skal samarbeide med og bistå arbeidstilsynet. Det forutsettes god og jevnlig kontakt med personalavdelingen om innholdet i bedriftshelsetjenesten. Tilbyder gir en utfyllende beskrivelse av innholdet i sine tjenester innenfor hver av de 11 tjenesteområdene som tilbys. Det vises til vedlegg 5 Oversikt over tjenester som fylles ut.

Kompetanse Bedriftshelsetjenesten skal inneha ekspertise på arbeidsmiljøforhold, og skal spesielt bistå kommunen på de områder der kommunen selv mangler denne kompetansen. Bedriftshelsetjenesten skal på eget initiativ peke på forbedringsområder i kommunen og fremme forslag til endringer. Tjenesten skal utføres i henhold til arbeidsmiljøloven med tilhørende forskrifter. Det er et selvstendig mål at kommunen selv er i stand til å løse arbeidsmiljøutfordringer, jfr. arbeidsmiljølovens § 1. Bedriftshelsetjenesten er derfor et arbeidsmiljøtiltak som skal bistå virksomhetene/tjenestestedene i det forebyggende arbeidet. Det forutsettes at tilbyder har den arbeidsmiljø- og helsefaglige kompetanse for å være en viktig ressurs for utvikling av helsefremmende, forebyggende og attføringsrelaterte tiltak i Sandefjord kommune. Bedriftshelsetjenesten skal ha medarbeidere med ulik fagkompetanse innen

området helse, miljø og sikkerhet:  Lege med arbeidsmedisinsk kompetanse  Organisasjonspsykolog  Ergonomisk kompetanse, fortrinnsvis fysioterapeut med spesialkompetanse innen feltet  Yrkeshygieniker, fortrinnsvis med spesialkompetanse i inneklimaproblematikk og  håndtering/risikovurdering av helsefarlige stoffer  Personell med kompetanse innenfor opplæring/40 t grunnkurs  Personell med kompetanse innenfor systematisk HMS-arbeid/IK  Personell med kompetanse og erfaring innenfor AKAN-arbeid Det er viktig at bedriftshelsetjenesten har tilstrekkelig lege- og psykologikompetanse. Det oppgis oversikt navn og CV for nøkkelpersoner som skal utføre tjenester, og 2 stk referanser (pr nøkkelperson) som kan kontaktes for en uttalelse om tjenesteutførelsen. Referanser vil bli benyttet for å vurdere kompetansen, og vil kun bli innhentet dersom oppdragsgiver vurderer dette som nødvendig. Tilbyder:  beskriver sine erfaringer og resulter i forbindelse med forbedringsarbeider  beskriver sin kompetanse og muligheter for å være en ressurs for utvikling av helsefremmende forebyggende og attføringsrelaterte tiltak  beskriver sin kompetanse som tilbys kommunen på avtalen, inkl. CV nøkkelpersonell  vedlegger 2 stk referanser pr nøkkelperson (husk tlf.nr).

Inkluderende arbeidsliv Sandefjord kommune har inngått samarbeidsavtale med NAV om et inkluderende arbeidsliv (IA-avtalen). Tilbyder må ha god kunnskap og erfaring om NAV’s rutiner og praksis, og delta i de møter og samlinger som kommunens retningslinjer til en hver tid beskriver. Tilbyder beskriver sin kunnskap og erfaring om NAV og IA-avtalen, samt hvordan denne tjenesten vil gjennomføres i avtalen. 4 Private og offentlige instanser Leverandøren plikter å samarbeide med private og offentlige instanser for å sikre arbeidstakerne best mulig tilbud om HMS. Samarbeidet gjelder blant annet overfor:  Kommunehelsetjenesten Primærhelsetjenesten / fastlege  Hjelpemiddelsentralen  NAV og NAV Arbeidslivsenter Tilbyder beskriver sin erfaring og hvordan nevnte samarbeid vil gjennomføres. Besvarelsen av punkt 1-4 vil danne grunnlag for evaluering av dette delkriteriet.

Nedenfor skal tilbyder gi utdypende informasjon til enkelte krav i tabellen ovenfor (se nr. referanse til tabellen ovenfor) – eventuelt med referanse til eget vedlegg: Nr Krav

4 4.2.2 Service og oppfølging Innenfor Service og oppfølging vurderes:  Bistand og responstid  Rapporter  Oppfølgingsmøter Se tabellen nedenfor. Nr Krav

Bistand og responstid Bedriftshelsetjenesten skal besøke driftsenhetene og gjennomføre arbeidet der, eller i bedriftshelsetjenestens lokaler, avhengig av hva som er mest praktisk for kommunen. Det skal i tillegg, ved behov, ytes bistand til den enkelte driftsenhet via e-post og telefon. Alt tilbudt personell skal beherske flytende norsk. Terskelen for å kunne ta kontakt med bedriftshelsetjenesten skal være lav. Både arbeidsgiverrepresentanter og medarbeidere har anledning til å ta kontakt med bedriftshelsetjenesten for å få veiledning, råd og bistand. Det er meget viktig at Akutte arbeidsmiljøproblemer innenfor feltene AKAN, fysisk og psykisk arbeidshelse og yrkeshygiene håndteres umiddelbart. Videre skal arbeidsrelatert lege- eller psykologkonsultasjon prioriteres. Det er for denne avtalen viktig med god tilgjengelighet, rask responstid og nærhet (lokalisering) til tjenesten. Når det gjelder nærhet vurderer kommunen det som en stor fordel om tilbyder har lokaler i Sandefjord. Det er ønskelig fra kommunens side at det oppgis en formell kontaktperson fra bedriftshelsetjenesten. For øvrig forutsettes at det kan tas direkte kontakt med den enkelte ressursperson. Formelle henvendelser fra bedriftshelsetjenesten rettes til personalsjefen. I de tilfeller en henvendelse til bedriftshelsetjenesten ikke kan bistå umiddelbart, skal det avtales et tidspunkt for nærmere avklaring. Tilbyder beskriver hva som tilbys innenfor bistand og responstid. 2 Rapporter Tilbyder må kunne levere nødvendige rapporter på leverte tjenester til

kommunen. Tilbyder beskriver rapporter som kan leveres på denne avtalen. 3 Oppfølgingsmøter Hvert halvår gjennomføres oppfølgingsmøte mellom Sandefjord kommune og bedriftshelsetjenesten. For øvrig holdes slike møter når en av partene anser dette formålstjenlig. Til møtene utarbeider tilbyder statistikker og økonomiske oversikter for forbruk av tjenester. Tilbyder beskriver mulighetene for oppfølgingsmøter og type statistikk/økonomiske oversikter som tilbys. Besvarelsen av punkt 1-3 vil danne grunnlag for evaluering av dette delkriteriet. Nedenfor skal tilbyder gi utdypende informasjon til enkelte krav i tabellen ovenfor (se nr. referanse til tabellen ovenfor) – eventuelt med referanse til eget vedlegg: Nr Krav

(4) I konkurransegrunnlaget vedlegg 1 punkt 6 var det inntatt et skjema med overskrift "Bedriftshemmeligheter", hvor tilbyderne skulle opplyse om det var deler av tilbudene som skulle anses for å inneholde forretningshemmeligheter.

(5) Blant leverandørene som leverte tilbud i konkurransen innen fristen 6. oktober 2010, var HMS-tjenesten for Vestfold (heretter kalt klager) og Hjelp24 (heretter kalt valgte leverandør).

(6) I tilbudet fra valgte leverandør var ikke skjemaet inntatt i konkurransegrunnlaget vedlegg 1 punkt 6 "Bedriftshemmeligheter" fylt ut, og det fremkom heller ikke andre steder i tilbudet hvorvidt deler av dette ble ansett for å inneholde forretningshemmeligheter.

(7) Det ble avholdt forhandlingsmøte mellom innklagede og klager 4. november 2010.

(8) Innklagede sendte 7. desember 2010 en e-post til klager der det ble opplyst at innklagede hadde til hensikt å inngå kontrakt med Hjelp24. Som begrunnelse for valg av leverandør var følgende opplyst: "Nærmere begrunnelse – HMS tjenesten for Vestfold Nedenfor følger oversikt over karakterer på tildelingskriteriene for innstilte leverandør og deres firma: Hjelp24: Punkt Tildelingskriterier Karakter Delvekt Sum Totalvekt Sum Priser og betingelser

4.1 Totalvurdering av 9,32 100 932 50 468 tilbudte priser og betingelser Kvalitet 4.2 Totalvurdering av 10 100 1000 50 500 tilbyderens besvarelse av de underliggende delkriterier SUM 100 968 HMS-tjenesten for Vestfold Punkt Tildelingskriterier Karakter Delvekt Sum Totalvekt Sum Priser og betingelser 4.1 Totalvurdering av 9,44 100 944 50 472 tilbudte priser og betingelser Kvalitet 4.2 Totalvurdering av 8,5 100 850 50 425 tilbyderens besvarelse av de underliggende delkriterier SUM 100 897 Priser: Når pris er evaluert er prisskjemaet lagt til grunn. Tilbyder med lavest kostnad får karakteren 10. I tabellen nedenfor vises sammenligningen mellom innstilte leverandør og deres firma. Tilbyder nr Tilbyder Pris Karakter 3 Hjelp24 2 407 500 9,32 4 HMS-tjenesten for Vestfold 2 376 000 9,44 Karakter = (Laveste prs/Tilbyder) * 10 Kvalitet: Karakter på kvalitet er vurdert ut fra en total vurdering av tilbydernes besvarelser av de underliggende del kriterier, hhv:  Omfang  Service og oppfølging Hjelp24 er vurdert å være best på kvalitet og er gitt karakteren 10. Deres firma har fått karakteren 8,5. Nærmere vurdering følger nedenfor. Omfang: Tildelingskriteriet Omfang består av 4 del kriterier, hhv:

 Tjenester  Kompetanse  Inkluderende arbeidsliv  Privat og offentlige instanser hvorav punktene 1 og 2 er de som veier tyngst i vurderingen. Tilbyderne er vurdert likt på punktene 2, 3 og 4. Når det gjelder punkt 1 (Tjenester) vurderes Hjelp24 å være best. I punkt 1 (Tjenester) fremgår det at "Innenfor de rammer som følger av konkurransedokumentene står tilbyder fritt til å velge de metoder/løsninger han finner formålstjenlig for utføring av oppdraget". Hjelp24 vurderes å ha den beste systematikken og den mest rasjonelle tjenesteutførelsen. Service og oppfølging: Tildelingskriteriet Service og oppfølging består av tre del kriterier, hhv:  Bistand og responstid  Rapporter  Oppfølgingsmøter Hvorav punkt 1 veier tyngst i vurderingen. Deretter følger punkt 3. Hjelp24 får pluss for:  Tilgjengelighet (pkt 1) o Ansatte har mobil dataløsninger (bærbare pc'er) o Mobil pr ansatt  Kommunen får tilgang til 24 timers bemannet krisetelefon (pkt 1)  Samarbeidsmøter (pkt 3). Tar den aktive rollen/pådriveren i samarbeidsmøtene og leverer vurderinger, forslag til tiltak osv. Hjelp24 vil opprette kontor i Sandefjord."

(9) Klager sendte en e-post til innklagede den 15. desember 2011. I denne e-posten skrev klager at den poengsum klager hadde fått under tildelingskriteriet kvalitet var alt for lav og ba innklagede om en fullstendig oversikt over hvordan poengsummene for alle kvalitetskomponentene var beregnet for de forskjellige leverandørene samt om innsyn i tilbudet fra valgte leverandør, kun unntatt eventuelle forretningshemmeligheter som valgte leverandør hadde listet opp i punkt 6 i tilbudsmappen.

(10) Innklagede svarte på denne e-posten 16. desember 2011, og opplyste at klager kun ville få en sladdet versjon av valgte leverandørs tilbud, (en slik versjon var vedlagt). Til klagers uttalelse om at klager hadde fått for lite poeng på tildelingskriteriet kvalitet, ba innklagede klager om å begrunne sitt standpunkt nærmere. Videre opplyste innklagede at karakteren på tildelingskriteriet kvalitet var gitt ut fra en totalvurdering av tilbydernes besvarelse av underkriteriene, samt at kommunen ikke ga ut vurderinger på øvrige tilbydere, kun for valgte leverandør og klager.

(11) Klager sendte en klage på tildelingsbeslutningen til innklagede 20. desember 2010. Klager påpekte her at det var et brudd på regelverket at klager ikke hadde fått innsyn i en usladdet versjon av valgte leverandørs tilbud. Klager anga også syv forhold som begrunnelse for hvorfor klager mente at selskapet hadde fått for dårlig poenguttelling på tildelingskriteriet kvalitet. Videre påpekte klager at selskapet ikke hadde fått

tilstrekkelig veiledning og informasjon til å korrigere sitt tilbud underveis slik at innklagede kunne fått ett enda bedre tilbud enn det kommunen fikk av valgte leverandør. Tilslutt ble det uttalt at innklagedes begrunnelse for valg av leverandør ikke var god nok.

(12) Innklagede avslo klagen i brev av 23. desember 2010. Her ga innklagede også en forklaring på hvorfor valgte leverandørs tilbud hadde blitt vurdert som best på de syv punkter som klager hadde kommentert.

(13) Innklagede signerte kontrakt med Hjelp24 den 23. desember 2010.

(14) Klager bragte saken inn for Klagenemnda for offentlige anskaffelser i brev av 7. juni 2011. Anførsler: Klagers anførsler: Manglende innsyn i valgte leverandørs tilbud

(15) Klager anfører at innklagede har brutt regelverket ved ikke å gi klager innsyn i valgte leverandørs tilbud uten sladding. Klager viser til at valgte leverandør i sitt tilbud ikke hadde bedt om at noe i tilbudet skulle unntas offentlighet. Manglende innsyn i karaktersettingen av underkriterier

(16) Klager anfører at innklagede har brutt regelverket ved ikke å gi klager innsyn i karaktersettingen av underkriteriene. Det vises til at det fremkom i begrunnelsen at valgte leverandør fikk pluss for diverse forhold omtalt under "bistand og responstid" samt "oppfølgingsmøter", uten at det ble utgitt en detaljert poengfordeling. Begrunnelse

(17) Klager anfører at innklagede har brutt regelverket ved ikke å gi en begrunnelse for valg av tilbud som var tilstrekkelig. Det vises til at det ikke ble gitt tilstrekkelig informasjon om innholdet i det valgte tilbudet og at uttrykket "får pluss for" gjorde det vanskelig for klager å vurdere om innklagedes tildelingsevaluering hadde vært saklig og forsvarlig. Unnlatt angivelse av underkriterienes vekt i konkurransegrunnlaget

(18) Klager anfører at innklagede har brutt regelverket ved ikke å opplyse i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget at underkriteriene "Tjenester", "Kompetanse" og "Bistand og responstid" skulle veie tyngst. Innklagedes anførsler: Manglende innsyn i valgte leverandørs tilbud

(19) Innklagede bestrider at det var et brudd på regelverket å ikke gi klager innsyn i en usladdet versjon av valgte leverandørs tilbud. Det vises til at det ville være straffbart for innklagede å utlevere taushetsbelagt informasjon.

Manglende innsyn i karaktersettingen av underkriterier

(20) Innklagede bestrider at det var et brudd på regelverket å ikke gi klager innsyn i en detaljert poengfordeling under de syv underkriteriene under omfang og service og oppfølging, da det ikke var gjort en slik detaljert poenggivning på underkriteriene. Begrunnelse

(21) Innklagede bestrider at den begrunnelsen som er gitt for valg av tilbud er utilstrekkelig. Innklagede ga god og tilstrekkelig informasjon om innholdet i tilbudet fra valgte leverandør, både i innstillingsbrevet og i senere utdypende korrespondanse. Unnlatt angivelse av underkriterienes vekt i konkurransegrunnlaget

(22) Innklagede bestrider at det var et brudd på regelverket å ikke å opplyse i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget at underkriteriene "Tjenester", "Kompetanse" og "Bistand og responstid" skulle veie tyngst. Det vises til at innklagede ikke hadde en plikt til å vekte underkriteriene i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget. Det kan heller ikke ha kommet overraskende på tilbyderne at del-kriteriene tjenester, kompetanse og bistand veide tyngst i vurderingen i forbindelse med tildelingskriteriet kvalitet. Klagenemndas vurdering:

(23) Klager har deltatt i konkurransen, og har saklig klageinteresse, jf. forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser § 6. Klagen er rettidig. Konkurransen gjelder anskaffelse av rammeavtale på bedriftshelsetjeneste, som er en uprioritert tjenesteanskaffelse i kategori 25. Anskaffelsens verdi er ikke opplyst i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget, men det fremkommer av tildelingsbeslutningen at de innkomne tilbudene var på vel 2 millioner kroner. Klagenemnda legger dette til grunn for verdiberegningen av anskaffelsen. I tillegg til lov om offentlige anskaffelser følger anskaffelsen da etter sin art og verdi forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og II, jf. forskriften §§ 2-1 og 2-2. Manglende innsyn i valgte leverandørs tilbud

(24) Klager anfører at innklagede har brutt regelverket ved ikke å gi klager innsyn i valgte leverandørs tilbud uten sladding, ettersom valgte leverandør i sitt tilbud ikke hadde bedt om at noe i tilbudet skulle unntas offentlighet.

(25) Av forskriften § 3-5 følger det at: "For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder offentleglova." Det er altså bestemmelsene i denne loven som regulerer hvilken rett konkurrerende leverandører i en offentlig anskaffelseskonkurranse har til å få innsyn i hverandres tilbud. Av forskriften § 3-6 følger det at oppdragsgiver har plikt til å hindre at andre får kjennskap til forretningshemmeligheter. Dette gjelder uavhengig av om den tilbyderen som forretningshemmelighetene gjelder har uttalt seg om hvorvidt tilbudet inneholder forretningshemmeligheter, jf. klagenemndas avgjørelse i sak 2012/109 premiss (70).

(26) I foreliggende sak har innklagede unnlatt å gi klager innsyn i en usladdet versjon av valgte leverandørs tilbud under henvisning til at de opplysninger klager ikke har fått

innsyn i, må anses for å være forretningshemmeligheter. For å kunne ta stilling til om innklagede ved dette har brutt forskriften § 3-5, må klagenemnda prejudisielt ta stilling til om reglene i offentleglova er brutt. Skulle klagenemnda gjort dette, ville nemnda i realiteten blitt et overordnet klageorgan til det organet som offentleglova fastsetter at skal avgjøre dette spørsmål med endelig virkning (overordnet organ til det forvaltningsorgan som i første omgang har nektet å gi innsyn). Om dette uttalte nemnda for øvrig følgende i sakene 2012/103 premiss (17) og 2012/109 premiss (71): "Både etter offentleglova § 32 (1) og forvaltningsloven § 28 (1) er systemet at en avgjørelse om nektet innsyn kan påklages til det organet som er nærmest overordnet organet som har nektet innsyn i førsteinstans. Klagenemnda verken skal eller er ment å være et ytterligere overordnet klageorgan når det gjelder innsynsbegjæringer. Fordi en vurdering av klagers anførsel om at forskriften §§ 3-5 og 3-6 er brutt ved at det ikke er gitt innsyn i valgte leverandørs enhetspriser vil kreve en overprøving av hvorvidt de opplysningene innklagede har unntatt fra innsyn er opplysninger underlagt lovbestemt taushetsplikt, avvises anførselen som uhensiktsmessig for behandling i klagenemnda, jf. klagenemndsforskriften § 9."

(27) Klagers anførsel avvises etter dette som uhensiktsmessig for behandling i nemnda, jf. klagenemndsforskriften § 9. Manglende innsyn i karaktersettingen av underkriterier

(28) Klager anfører at innklagede har brutt regelverket ved ikke å gi klager innsyn i karaktersettingen av underkriteriene. Det vises til at det fremkom i begrunnelsen at valgte leverandør fikk pluss for diverse forhold omtalt under "bistand og responstid" samt "oppfølgingsmøter", uten at det ble utgitt en detaljert poengfordeling.

(29) Innklagede har opplyst at det ikke på noe tidspunkt ble gitt poeng for underkriteriene under omfang eller service og oppfølging, og at det dermed ikke finnes noe slikt dokument som klager ønsker innsyn i. Klagenemnda legger dette til grunn. Begrunnelse

(30) Klager anfører at innklagede har brutt regelverket ved ikke å gi en begrunnelse for valg av tilbud som var tilstrekkelig. Det vises til at det ikke ble gitt tilstrekkelig informasjon om innholdet i det valgte tilbudet og at uttrykket "får pluss for" gjorde det vanskelig for klager å vurdere om innklagedes tildelingsevaluering hadde vært saklig og forsvarlig.

(31) Det fremkommer av forskriften § 11-14 (1) slik denne lød på kunngjøringstidspunktet at begrunnelsen for valg av tilbud "skal inneholde tilstrekkelig informasjon om det valgte tilbudet til at leverandøren kan vurdere om oppdragsgivers valg har vært saklig og forsvarlig, i samsvar med angitte tildelingskriterier."

(32) Klagenemnda har tidligere slått fast at oppdragsgiver ikke kan reparere brudd på kravet til begrunnelse i forskriften § 11-14 (1) ved å gi en ny begrunnelse som oppfyller kravene i forskriften, jf. sak 2010/192 premiss (79). Vurderingen av om innklagedes begrunnelse oppfyller forskriften § 11-14 (1) sine krav til begrunnelse må derfor alene baseres på den begrunnelsen innklagede ga i tildelingsbeslutningen, og ikke også begrunnelsen gitt i svar på klage 23. desember 2010.

(33) Klagenemnda uttalte i sak 2005/8 at ett av formålene med begrunnelsesplikten er å gi tilbyderne en reell mulighet til å etterprøve oppdragsgivers evalueringer, for på den måten å kunne vurdere hvorvidt oppdragsgivers beslutning skal bestrides, og om det evt. skal begjæres midlertidig forføyning før kontrakt inngås.

(34) I klagenemndas sak 2009/45 premiss (24) ble det uttrykt at begrunnelseskravet må ses i lys av bestemmelsens formål, og at begrunnelsen må ha et slikt innhold at leverandøren får mulighet til å vurdere hvorvidt tildelingsbeslutningen var saklig og forsvarlig, basert på korrekt grunnlag og i samsvar med tildelingskriteriene.

(35) I Eidsivating lagmannsretts kjennelse i sak LE-2005-183161 ble det blant annet uttalt at "bare en begrunnelse som gir anbyderen en mulighet til å vurdere om det er grunnlag for klage eller grunnlag for å begjære tildelingsbeslutningen "satt til side"" kan tilfredsstille forskriftens krav til begrunnelse. Klagenemnda har i sin praksis sluttet seg til dette, jf. eksempelvis sak 2009/215 premiss (39).

(36) Som begrunnelse for poenggivningen av tildelingskriteriet "priser og betingelser" var det i meddelelsen av 7. desember 2010 vedlagt en tabell som viste klager og valgte leverandørs tilbudte priser, samt redegjort for hvordan poengene var blitt regnet ut og hvor mange poeng henholdsvis klager og valgte leverandør hadde fått på dette kriteriet. Dette må anses som en tilfredsstillende begrunnelse, da den gir klager en reell mulighet til å etterprøve oppdragsgivers evaluering, jf. klagenemndas vurdering av en tilsvarende begrunnelse i sak 2012/219 premiss (23).

(37) Det fremkom videre i meddelelsen av 7. desember 2010 at det som begrunnelse for poenggivningen under tildelingskriteriet kvalitet, var opplyst om delkriteriet "Service og oppfølging" at valgte leverandør fikk pluss for tilgjengelighet fordi de ansatte hadde mobile dataløsninger og mobiltelefon, at kommunen fikk tilgang til 24 timers bemannet krisetelefon og at valgte leverandør skulle ta en aktiv rolle under samarbeidsmøter og levere vurderinger og forslag til tiltak. Denne begrunnelsen forklarer relativt detaljert hvordan valgte leverandør skilte seg positivt ut på de to punktene som veide tyngst i vurderingen; henholdsvis "Bistand og responstid" og "Oppfølgingsmøter". Slik begrunnelsen er utformet legger klagenemnda til grunn at valgte leverandørs tilbud ikke skilte seg fra klagers ved bedømmelsen av underpunktet "Rapporter". Klagenemnda finner etter dette at begrunnelsen gir klager tilstrekkelig informasjon til åvurdere om innklagedes evaluering har vært saklig og forsvarlig.

(38) Når det gjaldt underkriterium 1 (tjenester) til delkriteriet "Omfang" under tildelingskriteriet "Kvalitet", ble valgte leverandør vurdert å være best. Begrunnelsen for dette var at valgte leverandør ble vurdert å ha "den beste systematikken og den mest rasjonelle tjenesteutførelsen". Denne begrunnelsen er helt generell og sier ikke noe om hvilke konkrete forhold det var i valgte leverandørs tilbud som gjorde at dette ble bedømt som best, og ga dermed ikke klager noen mulighet til å vurdere om oppdragsgivers valg var saklig og forsvarlig, i samsvar med angitte tildelingskriterier. Når det gjelder de øvrige underkriteriene til dette delkriteriet, hadde innklagede uttalt at her var tilbyderne blitt bedømt som like gode. I klagenemndas sak 2011/129 premiss

(36) ble tilsvarende godtatt, men dette må vurderes konkret i det enkelte tilfelle, hensett til hvilke opplysninger innklagede totalt sett har gitt. Hvorvidt dette var tilfredsstillende i foreliggende sak, finner nemnda ikke grunn til å ta endelig stilling til da begrunnelsen for bedømmelsen på underkriterium 1 i dette tilfellet uansett ikke var god nok, og innklagede dermed med dette har brutt forskriften § 11-14 (1).

Unnlatt angivelse av underkriterienes vekt i konkurransegrunnlaget

(39) Klager anfører at innklagede har brutt regelverket ved ikke å opplyse i konkurransegrunnlaget at underkriteriene "Tjenester", "Kompetanse" og "Bistand og responstid" skulle veie tyngst.

(40) I klagenemndas sak 2008/191 premiss (21) fastslo nemnda at oppdragsgiver ikke har noen plikt til å oppgi vekten til eventuelle underkriterier i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget for anskaffelser som følger forskriften del III. Dette må også gjelde for anskaffelser som følger forskriften del II. Basert på dette, kan klagers anførsel ikke føre frem. Konklusjon: Sandefjord kommune har brutt forskriften § 11-14 (1) ved at begrunnelsen i tildelingsmeddelelsen ikke tilfredsstilte de krav som følger av bestemmelsen Klagers øvrige anførsler har ikke ført fram. Bergen, 28. januar 2013 For Klagenemnda for offentlige anskaffelser, Tone Kleven