KOFA-AVGJØRELSE
KOFA 2014/63: Endring av konkurransegrunnlag og begrunnelsesplikt
Faktum
Universitetet i Oslo kunngjorde 24. april 2014 en åpen anbudskonkurranse for parallell rammeavtale om rekrutteringstjenester (ledere, mellomledere og rådgiverstillinger), estimert til 5 millioner kroner. Kontrakt skulle tildeles tre til fem leverandører. På en tilbudskonferanse avholdt 12. mai 2014, to uker før tilbudsfristen 23. mai 2014, ble det muntlig opplyst at underkriteriet «Beskrivelse av kvalitetssikringssystemer» under tildelingskriteriet «Kvalitet» var erstattet med «Beskrivelse av virksomhetens nettverk/nedslagsfelt». Skriftlig presentasjon med uthevet endring ble utdelt til de åtte tilbudskonferansedeltakerne. Av totalt 14 tilbydere deltok altså seks ikke på konferansen. Endringen ble ikke publisert i Amestos leverandørportal eller ved endringskunngjøring i Doffin. Tildeling ble meddelt 24. mai 2014 – dagen etter tilbudsfristen – til fem leverandører. Magellan Consulting AS, som deltok på tilbudskonferansen og leverte tilbud, ble rangert som nummer ni av tretten evaluerte tilbud. Klager anførte blant annet uforsvarlig tidsbruk ved evalueringen, manglende opplysning om tildelingskriterienes vekt, ulovlig endring av tildelingskriteriet, mangelfull begrunnelse og avlysningsplikt.
KOFAs vurdering
1. Forsvarlig tidsbruk ved evalueringen
Rettsregel: Klagenemnda kan prøve om skjønnsutøvelsen er saklig og forsvarlig, bygd på riktig faktum og i samsvar med de grunnleggende kravene i LOA 1999 § 5. KOFAs tolkning: Det gjelder ingen absolutt minstetid for evaluering, men prosessen må reelt sett ha vært forsvarlig. Avgjørende faktum: Innklagede satte inn ekstra ressurser, de mest erfarne innkjøperne arbeidet overtid, og et elektronisk verktøy forenklet tilbudsbehandlingen. Ingen referanser ble kontaktet, og konkurransegrunnlaget oppstilte heller ingen plikt til dette. Delkonklusjon: Anførselen om uforsvarlig tidsbruk førte ikke frem.
2. Endring av tildelingskriteriet «Kvalitet» – vesentlighet og kommunikasjon
Rettsregel: FOA 2006 § 8-2 (1) tillater rettinger, suppleringer og endringer som ikke er vesentlige, innen tilbudsfristens utløp. § 8-2 (2) krever at slike endringer umiddelbart sendes samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget. KOFAs tolkning: Vesentlighetsvurderingen er konkret og helhetlig; det kan ikke foretas endringer «som kan påvirke potensielle tilbyderes ønske om eller mulighet til å delta», jf. KOFA 2011/242 premiss (44). Med støtte i Sue Arrowsmiths rettsvitenskap og KOFA 2011/278 aksepteres endringer i tildelingskriterier dersom transparens- og likebehandlingskravene er ivaretatt. Avgjørende faktum (vesentlighet): Endringen innebar at «beskrivelse av virksomhetens nettverk/nedslagsfelt» erstattet «kvalitetssikringssystemer» som særskilt fokuspunkt. Nettverk var allerede fremhevet som viktig i oppdragsspesifikasjonen, og det var naturlig å anse dette som del av den eksisterende evalueringen av rekrutteringsprosessen. Ingen hadde anført at endringen påvirket deltakelseslysten. Delkonklusjon vesentlighet: Endringen var ikke vesentlig etter § 8-2 (1). Avgjørende faktum (kommunikasjon): Endringen ble kun presentert på tilbudskonferansen for åtte av fjorten tilbydere, fremkom ikke i leverandørportalen og ble ikke publisert som endringskunngjøring i Doffin. Delkonklusjon kommunikasjon: Brudd på FOA 2006 § 8-2 (2).
3. Avlysningsplikt
Rettsregel: Avlysningsplikt forutsetter at feilen ikke kan rettes på annen måte, og at det påvises en «nærliggende faktisk mulighet» for at feilen kan ha hatt innvirkning på konkurransens utfall for klager, jf. KOFA 2014/133 premiss (36) og Eidsivating lagmannsretts kjennelse LE-2011-40623. KOFAs tolkning: Det er ikke tilstrekkelig at klager kunne fått en annen poengtildeling, med mindre dette ville ført til kontraktstildeling, jf. EU-domstolens sak T-345/03 premiss (189)–(190). Avgjørende faktum: Klager deltok på tilbudskonferansen og fikk informasjon om endringen. For å nå topp fem måtte klager oppnådd 8 poeng i stedet for 4 på «Kvalitet». Svakheten gjaldt ikke bare nettverk, men hele beskrivelsen av rekrutteringsprosessen. Delkonklusjon: Avlysningsplikten ble ikke aktualisert.
4. Begrunnelse for tildeling
Rettsregel: FOA 2006 § 11-14 (1) krever en redegjørelse for det valgte tilbudets «egenskaper og relative fordeler» i samsvar med tildelingskriteriene. Det er tildelingsmeddelelsen som er avgjørende, jf. § 13-3 (2). KOFAs tolkning: Begrunnelsen må inneholde «en konkret vurdering som gjør leverandørene i stand til, på objektivt grunnlag, å forstå» hvorfor de valgte tilbudene ble ansett som best, jf. KOFA 2013/21 premiss (77) og 2013/57 premiss (53). Avgjørende faktum: Tildelingsmeddelelsen beskrev de valgte tilbudene som «utfyllende og meget godt beskrevet» uten å angi konkrete egenskaper, og kommenterte ikke prisforskjellene – til tross for at det var «relativt store variasjoner» i pris. Delkonklusjon: Brudd på FOA 2006 § 11-14 (1).
Konklusjon
Universitetet i Oslo ble funnet å ha brutt FOA 2006 § 8-2 (2) ved ikke å meddele endringen av et underkriterium under «Kvalitet» til alle leverandører som hadde mottatt konkurransegrunnlaget. Videre ble § 11-14 (1) brutt ved at tildelingsmeddelelsen var for generell og ikke ga leverandørene tilstrekkelig grunnlag for å forstå evalueringen eller vurdere om prosessen var lovlig. Anførselen om avlysningsplikt, uforsvarlig tidsbruk og manglende vektangivelse førte ikke frem.
Praktisk betydning
Avgjørelsen presiserer to selvstendige plikter under FOA 2006 del II. For det første må endringer i konkurransegrunnlaget – herunder endringer i underpunkter til tildelingskriterier – sendes skriftlig til samtlige leverandører som har mottatt grunnlaget, uavhengig av om de møtte på tilbudskonferansen. Muntlig presentasjon på en konferanse der bare et utvalg tilbydere er til stede, er ikke tilstrekkelig. For det andre må tildelingsmeddelelsen inneholde konkrete opplysninger om de valgte tilbudenes egenskaper – ikke bare karakteristikker som «meget godt beskrevet» – og prisforskjeller av betydning må kommenteres. Det er tildelingsmeddelelsens innhold som vurderes, ikke etterfølgende begrunnelser gitt etter klage.
Hele KOFA-avgj\u00f8relsen (klikk for \u00e5 skjule)
2014/63 Universitetet i Oslo
Innklaget: Universitetet i Oslo
Klager: Magellan Consulting AS
Avgjørelse: Brudd på regelverket
Type sak: Rådgivende sak
Klagenemnda for offentlige anskaffelser Saken gjelder: Endring av konkurransegrunnlag, avlysningsplikt, begrunnelse, feil i konkurransegrunnlag, tildelingsevaluering Innklagede gjennomførte en åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av rekrutteringstjenester. Klagenemnda kom til at innklagede hadde brutt forskriften § 8-2 (2) ved ikke å meddele endring i konkurransegrunnlaget til alle leverandører som hadde mottatt konkurransegrunnlaget. Etter klagenemndas syn medførte ikke feilen at konkurransen måtte avlyses. Klagenemnda kom til at innklagede hadde brutt forskriften § 11-14 (1) ved å gi en mangelfull begrunnelse for valg av leverandører. Klagers øvrige anførsler, deriblant at evalueringsprosessen ble gjennomført på uforsvarlig kort tid, førte ikke frem. Klagenemndas avgjørelse 3. mars 2015 i sak 2014/63 Klager: Magellan Consulting AS Innklaget: Universitetet i Oslo Klagenemndas medlemmer: Arve Rosvold Alver, Tone Kleven, Georg Fredrik Rieber-Mohn Bakgrunn:
(1) Universitetet i Oslo (heretter innklagede) kunngjorde 24. april 2014 en åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av parallell rammeavtale for rekrutteringstjenester. Rammeavtalens varighet var 2 år med opsjon på forlengelse 1+1 år. Anskaffelsens verdi ble i kunngjøringen estimert til 5 millioner kroner. Tilbudsfrist var 23. mai 2014 kl. 12.00.
(2) Konkurransegrunnlaget opplyste følgende om anskaffelsens formål og omfang: "UiO ved Seksjon for innkjøp ønsker med denne konkurransen å inngå kontrakt for bistand i forbindelse med rekruttering av ledere, mellomledere og enkelte rådgiverstillinger innenfor spesialområder. UiO vil inngå parallelle rammeavtaler med 3-5 av de som når høyest opp i konkurransen i forhold til tildelingskriteriene. UiO ønsker å inngå kontrakter med rekrutteringsfirmaer som dekker hele bredden av stillinger i en kompleks kunnskapsorganisasjon. Denne forespørselen gjelder ikke fagstillinger innenfor forskning, formidling og undervisning."
(3) Oppdraget var i konkurransegrunnlaget spesifisert slik: "Bistand til effektive søk for å finne best egnede kandidater Bistand til å supplere søkerlisten med gode kontakter. Det er derfor viktig at tilbyder har et godt nettverk/nedslagsfelt. Bistand til å rangere og evaluere søknader for å velge ut kandidater for intervju Deltakelse og rådgivning i intervjuprosessen For kvalifiserte søkere kan det være aktuelt at Tilbyder har ansvaret for tester og dybdesamtaler Rådgivning i beslutningsprosessen
Utlysning etter nærmere avtale i de enkelte tilfellene"
(4) Kontrakt skulle tildeles de økonomisk mest fordelaktige tilbudene, ut fra følgende tildelingskriterier "angitt i prioritert rekkefølge": "Tildelingskriterium Prioritet Kvalitet
Leverandøren beskriver fremgangsmåten i rekrutteringsprosessen innenfor de 3 kategoriene, med spesielt fokus på: Involvering av oppdragsgiver Metoden som virksomheten legger til grunn for rekrutteringsprosessen Beskrivelse av kvalitetssikringssystemer Pris, herunder: 2 Pris på rekruttering av ledere (alle kostnader inkludert) Pris på rekruttering av mellomledere (alle kostnader inkludert) Pris på rekruttering av spesialister (alle kostnader inkludert)"
(5) Det ble avholdt tilbudskonferanse 12. mai 2014. Under konferansen ble det opplyst at "Beskrivelse av kvalitetssikringssystemer" under tildelingskriteriet "Kvalitet", var byttet ut med "Beskrivelse av virksomhetens nettverk/nedslagsfelt". Skriftlig presentasjon der endringen var uthevet ble utdelt til deltakerne.
(6) Det ble levert 14 tilbud i konkurransen, herunder fra Magellan Consulting AS (heretter klager).
(7) Tilbyderne ble 24. mai 2014 meddelt at innklagede hadde til hensikt å inngå kontrakt med Delphi Consulting AS, Habberstad AS, Assessit AS, Hodejegerne AS og ISCO Group AS (heretter valgte leverandører). Følgelig begrunnelse var gitt i meddelelsen: " Relative fordeler Samtlige leverandører Universitetet i Oslo har til hensikt å inngå kontrakt med, utmerker seg i sine tilbud i kravet til kvalitet. De har en utfyllende og meget godt beskrevet rekrutteringsprosess for samtlige stillingskategorier hvor det klart fremkommer i tilbudet: Involvering av oppdragsgiver Metoden som virksomheten legger til grunn for rekrutteringsprosessen
De samme tilbydernes tilbud utfyller også Universitetets behov for bredde av rekrutteringsfirmaer for den optimale behovsdekningen som er beskrevet under kvalitet som beskrivelse av virksomhetens nettverk/nedslagsfelt/spesialområder. Dette forholdet ble også belyst eksplisitt under tilbudskonferansen, samt i svaret fra Universitetet i Oslo som ble lagt ut på Amesto leverandørportal under gjennomføringen av konkurransen. For kriteriet pris, var det relativt store variasjoner blant tilbyderne. Pris var bestemt til prioritet 2. Ved evalueringen er pris hensyntatt mindre enn 50 % siden priselementet har prioritet 2 av 2 kriterier. Den samlede score for kvalitet og pris for tilbyderne som vil bli tildelt kontrakt er som følger på en skala fra 1-10: Delphi Consulting AS samlet score for kvalitet og pris 8,12 Habberstad AS samlet score for kvalitet og pris 7,81 Assessit AS samlet score for kvalitet og pris 6,88 ISCO Group AS samlet score for kvalitet og pris 6,70 Hodejegerne AS samlet score for kvalitet og pris 6,08 Magellan Consulting AS fikk samlet score for kvalitet og pris 4,21 og ble rangert som nr 9 av 13 evaluerte tilbud. Magellan Consulting AS leverte en pris i det øverste sjiktet og nådde ikke helt opp under vurderingen av kvalitet sammenlignet med de 5 beste tilbudene."
(8) På forespørsel fra klager ble det gitt en nærmere begrunnelse for tildeling 27. mai 2014.
(9) Tildelingen ble påklaget 28. mai 2014, men ble ikke tatt til følge av innklagede.
(10) Saken ble brakt inn for Klagenemnda for offentlige anskaffelser 3. juni 2014.
(11) Nemndsmøte i saken ble avholdt 2. mars 2015. Anførsler: Klager har i det vesentlige anført:
(12) Innklagede kan ikke ha gjennomført en reell konkurranseprosess og behandlet tilbudene på en forsvarlig måte, når kontrakt ble tildelt allerede dagen etter tilbudsfristens utløp. Det er lite trolig at innklagede for eksempel har hatt tid til å kontakte og verifisere oppgitte referansepersoner hos de 14 leverandørene.
(13) Innklagede har brutt regelverket ved ikke å angi i konkurransegrunnlaget den relative vektingen som gis hvert av tildelingskriteriene.
(14) Innklagede har brutt regelverket ved å endre tildelingskriteriene i konkurransen. Forutsatt at kriteriene ble endret før tilbudsfrist, er ikke dette gjort på en tilstrekkelig tydelig måte. Endringen ble ikke lagt til på Amestos leverandørportal.
(15) Innklagede har brutt regelverket ved ikke å gi en tilstrekkelig begrunnelse for tildeling av kontrakt. Særlig er det ikke gitt god nok tilbakemelding på vurderingen av klagers tilbud på det viktigste kriteriet kvalitet, i forhold til de valgte leverandørenes tilbud.
(16) Innklagede har brutt regelverket ved ikke å gi tilstrekkelig innsyn i de øvrige leverandørenes tilbud.
(17) Det foreligger så mange feil ved konkurransen som svekker tilliten til prosessen, at konkurransen burde vært avlyst og kunngjort på nytt. Innklagede har i det vesentlige anført:
(18) Evalueringsprosessen var forsvarlig, reell og for øvrig i samsvar med regelverket selv om tildelingen ble gjort allerede dagen etter tilbudsfristen. Det var viktig å få ny avtale raskt på plass fordi universitetets tidligere rammeavtale på rekrutteringstjenester var utløpt, og det ble meddelt på tilbudskonferansen at den tentative datoen for meddelelse ville bli fremskyndet. Det ble satt inn ekstra ressurser for å sikre en hurtig behandling av tilbudene, deriblant flere av de mest kvalifiserte og erfarne innkjøperne i innkjøpsavdelingen. Ved tilbudsfristens utløp var teamet allerede godt kjent med konkurransedokumentene, noe som gjorde det mulig å evaluere tilbudene raskt. Det elektroniske verktøyet til gjennomføring av konkurranser (KGV) bidro til at alle filene var lett tilgjengelige. Det ble for øvrig arbeidet overtid med anskaffelsen kvelden 23. mai og lørdag 24. mai. Det nevnes også at innkjøpsteamet hadde erfaring fra konkurranser om rekrutteringstjenester. Det presiseres at ingen referanser ble kontaktet. Konkurransegrunnlaget oppstiller ingen plikt til å kontakte disse.
(19) Innklagede hadde ikke plikt til å angi i konkurransegrunnlaget den relative vektingen som gis hvert av tildelingskriteriene, fordi konkurransen gjelder en uprioritert tjeneste og at vektingen ikke var bestemt på forhånd.
(20) Endringen av konkurransegrunnlaget utgjorde ikke et brudd på regelverket. Endringen var begrunnet i et ønske om å tydeliggjøre betydningen av spesialkompetanse. Den ble opplyst på tilbudskonferansen i god tid før tilbudsfristens utløp, og presentasjonen ble utdelt skriftlig til deltakerne der endringen er markert med uthevet tekst. Klager deltok på konferansen. Opplysningen ble også lagt ut på leverandørportalen Amesto. Universitetet stiller seg undrende til klagers anførsel om at endringen ikke fremgikk av spørsmål-svar i leverandørportalen.
(21) Begrunnelsen for tildeling var i samsvar med regelverket. Det gis redegjørelse for de valgte leverandørenes egenskaper og relative fordeler, herunder at de valgte leverandørene blant annet utmerket seg gjennom utfyllende og godt beskrevne rekrutteringsprosesser. Det ble gitt en nærmere begrunnelse for poenggivningen til klager 27. mai. Etter tildelingsmeddelelsen har klager fått tilgang til alle leverandørenes poeng og samlet poengsum etter vekting. Totalprisen er vurdert som en forretningshemmelighet og ble derfor ikke angitt i begrunnelsen. Klagenemndas vurdering:
(22) Klager har deltatt i konkurransen, og har saklig klageinteresse, jf. forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser § 6. Klagen er rettidig. Konkurransen gjelder anskaffelse av parallelle rammeavtaler for bistand til rekruttering av ledere, mellomledere og rådgiverstillinger, som er en uprioritert tjeneste i kategori 22. Anskaffelsens verdi er i kunngjøringen estimert til kroner 5 millioner. I tillegg til lov om offentlige anskaffelser følger anskaffelsen etter sin opplyste art og verdi forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og II, jf. forskriften § 2-1 (5).
Forsvarlig tidsbruk ved evalueringen
(23) Klager anfører at innklagede ikke kan ha gjennomført en reell konkurranseprosess og behandlet tilbudene på en forsvarlig måte, når kontrakt ble tildelt allerede dagen etter tilbudsfristen.
(24) Klagenemnda kan prøve om skjønnsutøvelsen er saklig og forsvarlig, bygd på riktig faktum og om den ellers er i samsvar med de grunnleggende kravene i loven § 5.
(25) Tildeling ble besluttet uvanlig kort tid etter tilbudsfrist, i en konkurranse med mange tilbud. Innklagede har imidlertid gitt en utfyllende forklaring på hvorfor tilbudene ble behandlet på så kort tid, og hvordan det ble gjort, se premiss (18). Det vises til at det ble satt inn ekstra ressurser til evalueringen, deriblant de mest erfarne ved innkjøpsavdelingen, at disse arbeidet overtid og at det ble benyttet et elektronisk verktøy som forenklet prosessen. Klager peker på at innklagede ikke kan ha hatt tid til å kontakte og verifisere alle tilbydernes referanser. Referanser skulle inngis som en del av dokumentasjon på kvalifikasjonskrav om god erfaring fra tilsvarende leveranser. Innklagede har til dette svart at ingen av referansene ble kontaktet. Klagenemnda kan ikke se at konkurransegrunnlaget oppstilte plikt til å kontakte tilbydernes referanser, og finner samlet ikke holdepunkt for at tilbudene ble uforsvarlig behandlet. Klagers anførsel fører ikke frem. Opplysning om tildelingskriterienes vekt
(26) I konkurransegrunnlaget var det angitt hvilken prioritet tildelingskriteriene ville ha i evalueringen. Klager anfører at innklagede har brutt regelverket ved ikke å angi i konkurransegrunnlaget den relative vektingen som gis hvert av tildelingskriteriene.
(27) Klager har med dette vist til forskriften del III § 22-2 (2). Anskaffelsen følger imidlertid forskriften del II, jf. premiss (22). Etter forskriften del II er regelen at "der oppdragsgiver på forhånd har bestemt seg for prioriteringen eller vektingen av kriteriene skal dette angis i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget", jf. § 13-2 (2). Vektingen av tildelingskriteriene var ifølge innklagede ikke bestemt på forhånd. Det var da tilstrekkelig å angi prioriteringen av tildelingskriteriene i konkurransegrunnlaget. Anførselen fører ikke frem. Endring av tildelingskriteriet "kvalitet"
(28) Klager anfører at innklagede har brutt regelverket ved å endre tildelingskriteriet "Kvalitet".
(29) Det fremgår av forskriften § 8-2 (1) at oppdragsgiver innen tilbudsfristens utløp, kan foreta rettinger, suppleringer og endringer i konkurransegrunnlaget, som ikke er vesentlige. Etter bestemmelsens andre ledd skal rettelser, suppleringer og endringer umiddelbart sendes samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget.
(30) Som vist i premiss (4) var det angitt i konkurransegrunnlaget at for evalueringen av tildelingskriteriet kvalitet, skulle leverandørene beskrive fremgangsmåten i rekrutteringsprosessen, med spesielt fokus på involvering av oppdragsgiver, metoden som virksomheten legger til grunn i rekrutteringsprosessen og beskrivelse av kvalitetssikringssystemer.
(31) På tilbudskonferansen som ble avholdt to uker før tilbudsfristens utløp, ble det presentert at "beskrivelse av kvalitetssikringssystemer" utgikk til fordel for "Beskrivelse av virksomhetens nettverk/nedslagsfelt". Konkurransegrunnlaget ble med dette endret før tilbudsfristens utløp.
(32) Spørsmålet er om endringen er vesentlig, og dermed i strid med forskriften § 8-2 (1).
(33) Hva som skal anses som vesentlig må avgjøres etter en konkret helhetsvurdering. Det kan ikke foretas endringer som kan påvirke potensielle tilbyderes ønske om eller mulighet til å delta i konkurransen, jf. klagenemndas sak 2011/242 premiss (44).
(34) I EU-domstolens dom C-448/01 (Wienstrom) ble det uttalt at prinsippene om likebehandling og gjennomsiktighet medførte at oppdragsgiver måtte legge til grunn den samme tolkningen av tildelingskriteriene gjennom hele anskaffelsesprosessen, jf. også domstolens avgjørelse i sak C-19/00 (SIAC Construction) premiss (43). I Wienstrom ble det videre lagt til grunn i premiss (93) at "[a]s far as the award criteria themselves are concerned, it is a fortiori clear that they must not be amended in any way during the tender procedure."
(35) I klagenemndas sak 2011/278 ble det stilt spørsmål om det på bakgrunn av EU-domstolens uttalelser under ingen omstendigheter er adgang til å endre tildelingskriteriene etter at disse er gjort kjent for tilbyderne, jf. premiss (20) til (25). Klagenemnda fant ikke grunnlag for dette. Det vises blant annet til Sue Arrowsmiths "The Law of Public and Utilities Procurement" (2005) 2. utgave s. 523 (nå 3. utgave side 791 (2014)) der endringer i tildelingskriteriene generelt anses tillatt "provided that certain requirements are met to ensure transparency and equal treatment, such as notifying all participants and adjusting the deadlines". Arrowsmith forklarer uttalelsene i Wienstromavgjørelsen med at saken gjaldt bruk av et ulovlig tildelingskriterium som var kunngjort og at ulovligheten var "material in the sense that it was likely to affect the decision of firms on whether to respond to the notice". Arrowsmith hevder at det i slike tilfeller alltid er nødvendig å gjennomføre en ny prosedyre, men at saken ikke støtter synet om at endringer generelt er forbudt.
(36) Klagenemnda kom i sak 2011/278 premiss (24) til at endringen i tildelingskriteriene kunne aksepteres, blant annet fordi den var av begrenset betydning for evalueringen av tildelingskriteriet, og at den ble gjort i god tid før tilbudsfristens utløp. Endringen i foreliggende sak innebar at leverandørenes redegjørelse for fremgangsmåten i rekrutteringsprosessen, som tildelingskriteriet "Kvalitet" var basert på, skulle ha særlig fokus på virksomhetens nettverk/nedslagsfelt i stedet for beskrivelse av kvalitetssikringssystemer. Det er naturlig å utlede at tilbydernes nettverk/nedslagsfelt også før endringen ville vektlegges i evalueringen av dette kriteriet som en del av beskrivelsen av rekrutteringsprosessen, særlig hensett til at dette var fremhevet som viktig i oppdragsspesifikasjonen. Det var følgelig ikke tale om å innføre et nytt underkriterium. Det at beskrivelse av kvalitetssikringssystemer ble fjernet som særskilt punkt, er en endring. Det er noe uklart om dette likevel ble vurdert under beskrivelsen av metoden for rekrutteringsprosessen. Klager har ikke argumentert for at endringen ville påvirke leverandørers ønske eller mulighet til å delta i konkurransen, og i lys av endringens karakter er det ingenting som tilsier at dette er tilfellet. Endringen ble i tillegg gjort i god tid før tilbudsfristens utløp, og klagenemnda er kommet til at endringen er av så begrenset betydning at den ikke er "vesentlig" jf. § 8-2 (1).
(37) Endringen var imidlertid ikke tilstrekkelig kommunisert til potensielle tilbydere, jf. § 8-2 (2). Endringen ble presentert på tilbudskonferansen, der kun 8 leverandører var tilstede, av 14 leverandører som leverte tilbud. Klagenemnda legger til grunn at endringen ikke på annen måte ble gjort kjent til øvrige tilbydere. Klager har i den forbindelse vedlagt utskrift fra Amestos leverandørportal, der endringen ikke fremkommer. Endringen ble heller ikke publisert ved endringskunngjøring i Doffin. At opplysningene om endringen ikke ble meddelt øvrige leverandører som hadde mottatt konkurransegrunnlaget, utgjør et brudd på forskriften § 8-2 (2).
(38) Klager anfører at feilen fører til at konkurransen måtte avlyses.
(39) Avlysningsplikt forutsetter at feilen som foreligger ikke kan rettes på annen måte enn ved avlysning, jf. blant annet klagenemndas saker 2010/159 premiss (60) og 2009/80 premiss
(32) . Det er videre et vilkår for avlysningsplikt at det påvises at konkurransen kunne fått et annet utfall for klagers vedkommende om feilen ikke var begått, eventuelt at feilen som er begått kan ha virket inn på deltakelsen i konkurransen, jf. klagenemndas sak 2011/171 premiss (61).
(40) Feilen kan i foreliggende sak ikke rettes på annen måte enn ved avlysning. Det er i premiss (36) konkludert med at feilen ikke kan ha virket inn på deltakelsen av konkurransen. Spørsmålet blir dermed om det er påvist at konkurransen kunne fått et annet utfall for klagers vedkommende om feilen ikke var begått.
(41) For at det skal påvises at konkurransen kunne ha fått et annet utfall for klagers vedkommende, må det foreligge en nærliggende faktisk mulighet for at feilen kan ha hatt innvirkning jf. klagenemndas sak 2014/133 premiss (36) med videre henvisning til Eidsivating lagmannsretts kjennelse av 27. mai 2011 (LE-2011-40623). Det er ikke tilstrekkelig at innvirkningen medfører at klager kunne fått en annen poengtildeling, med mindre dette fører til at klager kunne blitt tildelt kontrakt, se EU-domstolens sak T-345/03 og særlig premiss (189) og (190).
(42) Klager var tilstede på tilbudskonferansen, og skal dermed ha fått informasjon om endringen. Tilbudet inneholdt også noe beskrivelse av nettverk og kandidatbase. Klager uttrykker at selskapet likevel ikke var oppmerksom på endringen da de innga tilbud.
(43) For at klager skulle vært blant de fem beste leverandørene, måtte tilbudet imidlertid vært tildelt 8 poeng i stedet for 4 poeng på tildelingskriteriet "Kvalitet", som er fastsatt på en skala fra 1-10. Det fremgår av den nærmere begrunnelsen for poengtildelingen at klagers tilbud ikke alene hadde mangler ved beskrivelsen av nettverk/nedslagsfelt, men også ved den øvrige beskrivelsen av rekrutteringsprosessen. I tillegg fremgikk det av konkurransegrunnlaget at nettverk var viktig, slik at det allerede forelå oppfordring til å utdype nettverk/nedslagsfelt i tilbudet. Som nevnt var også klager tilstede på tilbudskonferansen, og det er ikke fremholdt at beskrivelsen av rekrutteringsprosessen i tilbudet ville skille seg fra den foreliggende dersom klager var klar over endringen. I lys av disse momentene finner klagenemnda at det ikke foreligger en tilstrekkelig nærliggende faktisk mulighet for at klager hadde fått 8 poeng på dette tildelingskriteriet dersom endringen hadde vært meddelt. Det er dermed ikke påvist at konkurransen kunne fått et annet utfall for klagers vedkommende. Anførselen om at konkurransen måtte avlyses fører følgelig ikke frem. Begrunnelse
(44) Klager anfører at innklagede har brutt regelverket ved ikke å gi en tilstrekkelig begrunnelse for tildeling av kontrakt.
(45) Av forskriften § 11-14 (1) fremgår det at: "Oppdragsgiver skal i begrunnelsen […] gi en redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med angitte tildelingskriterier."
(46) Fordi begrunnelsen skal gis i meddelelsen jf. § 13-3 (2), er det denne begrunnelsen som er avgjørende etter regelverket, og klagenemnda finner ikke grunn til å inkludere innklagedes senere begrunnelse i vurderingen.
(47) Klagenemnda drøfter begrunnelsespliktens rekkevidde i sak 2013/21. I premiss (77) uttales det at begrunnelsen må inneholde en konkret vurdering som gjør leverandørene i stand til, på objektivt grunnlag, å forstå hvilke forhold det er som har gjort at oppdragsgiver har bedømt valgte leverandørs tilbud som best ut fra de fastsatte tildelingskriteriene. Begrunnelsen skal også være så presis og utfyllende at leverandørene kan bedømme om anskaffelsesprosedyren har foregått i samsvar med anskaffelsesregelverket, og om det er grunnlag for å imøtegå tildelingsbeslutningen, for eksempel ved midlertidig forføyning, klage eller stevning. Dette er fulgt opp i klagenemndas senere saker.
(48) Klager mener begrunnelsen ikke viser vurderingen av klagers tilbud i forhold til de valgte leverandørers tilbud på tildelingskriteriet "Kvalitet". I tildelingsmeddelelsen er valg av leverandører begrunnet med at de utmerker seg i sine tilbud i kravet til kvalitet. Dette utdypes med at: "De har en utfyllende og meget godt beskrevet rekrutteringsprosess for samtlige stillingskategorier hvor det klart fremkommer i tilbudet [Involvering av oppdragsgiver og Metoden som virksomheten legger til grunn for rekrutteringsprosessen]. De samme tilbydernes tilbud oppfyller også Universitetets behov for bredde av rekrutteringsfirmaer for den optimale behovsdekningen som er beskrevet under kvalitet som beskrivelse av virksomhetens nettverk/nedslagsfelt/spesialområder."
(49) For at klager skal kunne forstå hvorfor oppdragsgiver har bedømt de valgte leverandørers tilbud som best ut fra de tildelingskriteriet, må det gis mer konkrete opplysninger om tilbudenes egenskaper enn at de rekrutteringsprosessene var "meget godt beskrevet" og mer "fullstendige" på de skjønnsmessige elementene som var fastsatt at skulle evalueres under tildelingskriteriet kvalitet, se også klagenemndas sak 2013/57 premiss (53). Hertil kommer at tilbudene ifølge begrunnelsen hadde relativt store variasjoner i pris, uten at valgte leverandørs priser overhodet var kommentert. Begrunnelsen gir ikke leverandørene grunnlag for å bedømme om anskaffelsesprosedyren har foregått i samsvar med anskaffelsesregelverket.
(50) Klagenemnda finner at innklagede brutt forskriften § 11-14 (1) ved å gi en mangelfull begrunnelse for valg av leverandører. Innsyn
(51) Klager har endelig anført at innklagede har brutt regelverket ved ikke å gi tilstrekkelig innsyn i de øvrige leverandørenes tilbud.
(52) Av forskriften § 3-5 følger det at "for allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder offentleglova". Både etter offentleglova § 32 (1) og forvaltningsloven § 28 (1) er systemet at en avgjørelse om nektet innsyn kan påklages til det organet som er nærmest overordnet organet som har nektet innsyn i førsteinstans. Klagenemnda verken skal eller er ment å være et ytterligere overordnet klageorgan når det gjelder innsynsbegjæringer. Av denne grunn avvises anførselen som uhensiktsmessig for behandling i klagenemnda, jf. klagenemndsforskriften § 9. Konklusjon: Klagers anførsler om uforsvarlig tidsbruk ved evalueringen, manglende opplysning om tildelingskriterienes vekt i konkurransegrunnlaget, og avlysningsplikt har ikke ført frem. Universitetet i Oslo har brutt forskriften § 8-2 (2) ved ikke å meddele endringen i konkurransegrunnlaget til alle leverandører som hadde mottatt konkurransegrunnlaget. Universitetet i Oslo har brutt forskriften § 11-14 (1) ved å gi en mangelfull begrunnelse for valg av leverandører. Klagers anførsel om manglende innsyn i øvrige leverandørers tilbud er ikke blitt behandlet. For Klagenemnda for offentlige anskaffelser, Tone Kleven
Refererte rettskilder
- FOA 2006 § 8-2 — Adgang til endring av konkurransegrunnlaget og plikt til å meddele endringen til alle mottakere
- FOA 2006 § 11-14 — Begrunnelsesplikt – redegjørelse for valgte tilbuds egenskaper og relative fordeler
- FOA 2006 § 13-2 — Angivelse av prioritering eller vekting av tildelingskriterier – krav kun der vektingen er bestemt på forhånd
- FOA 2006 § 13-3 — Meddelelse om tildeling – tidspunkt og innhold for begrunnelse
- FOA 2006 § 3-5 — Innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll – henvisning til offentleglova
- FOA 2006 § 2-1 — Terskelverdi og regelverkets anvendelse – del I og II for uprioritert tjeneste kategori 22
- LOA 1999 § 5 — Grunnleggende krav til offentlige anskaffelser – saklig og forsvarlig skjønnsutøvelse
- Forvaltningsloven § 28 — Klageadgang ved nektet innsyn – systemet med overordnet klageorgan
- C-448/01 (Wienstrom) — Likebehandlings- og gjennomsiktighetsprinsippene krever konsekvent tolkning av tildelingskriterier gjennom hele prosessen
- C-19/00 (SIAC Construction) — Støtte til prinsippet om konsistent anvendelse av tildelingskriterier
- T-345/03 (ikke spesifisert i avgjørelsen) — Avlysningsplikt – endret poengtildeling er ikke tilstrekkelig med mindre klager ville oppnådd kontrakt
- KOFA 2011/242 — Vesentlighetsvurdering – endringer som påvirker potensielle tilbyderes ønske eller mulighet til å delta er vesentlige
- KOFA 2011/278 — Endringer i tildelingskriterier kan aksepteres der de er av begrenset betydning og gjort i god tid før tilbudsfristen
- KOFA 2013/21 — Begrunnelsespliktens rekkevidde – konkret vurdering som setter leverandøren i stand til å forstå evalueringen
- KOFA 2013/57 — Begrunnelse – generelle karakteristikker som 'meget godt beskrevet' er ikke tilstrekkelig
- KOFA 2014/133 — Avlysningsplikt – nærliggende faktisk mulighet for innvirkning på utfallet
- KOFA 2010/159 — Avlysningsplikt – vilkår om at feilen ikke kan rettes på annen måte
- KOFA 2009/80 — Avlysningsplikt – samme vilkår som i 2010/159
- KOFA 2011/171 — Avlysningsplikt – virkning på deltakelse i konkurransen som alternativt vilkår
- Sue Arrowsmith, The Law of Public and Utilities Procurement, 3. utgave (2014) s. 791 — Endringer i tildelingskriterier tillatt forutsatt at transparens- og likebehandlingskrav er ivaretatt