KOFA 2020/887: Ulovlig direkte anskaffelse og foreldelse

Saken gjelder:

Ulovlig direkte anskaffelse. Foreldelse

Innklagede kjøpte telefonsentraltjenester på en utgått rammeavtale. Klager anførte at innklagede dermed hadde foretatt en ulovlig direkte anskaffelse. Klagenemnda kom til at det hadde skjedd tre forlengelser av avtalen. Den delen av klagen som gjaldt de to første forlengelsene, var foreldet. Kjøpene som var foretatt under den siste avtaleforlengelsen oversteg ikke kunngjøringspliktig terskelverdi, og utgjorde dermed ikke en ulovlig direkte anskaffelse. Klagenemndas avgjørelse 22. februar 2021 i sak 2020/887 Klager:

Sibella AS

Innklaget:

Politiets IKT-tjenester

Klagenemndas medlemmer:

Bjørn Berg, Marianne Dragsten og Alf Amund Gulsvik

Bakgrunn:

Oslo Politidistrikt kunngjorde 15. februar 2013 en åpen anbudskonkurranse for inngåelse av en «Rammeavtale [om] vedlikehold av telefonsentraler og kjøp av noen telefoner», basert på systemet Avaya.

Av kunngjøringen punkt II.1.4) fremgikk det at rammeavtalen skulle ha en varighet på fire år. I konkurransegrunnlaget punkt 3.4 var det gjengitt at varigheten var «4 år fra kontraktsdato».

Kontrakt ble inngått mellom Oslo Politidistrikt og Atea AS (heretter Atea) 3. mai 2013. På første side i avtaledokumentet var det inntatt at det gjaldt en fireårig rammeavtale.

Kontrakten var basert på Statens standardavtale for vedlikehold og service av utstyr og programvare i mindre omfang (SSA-V lille). Om varighet og oppsigelse fremgikk følgende av avtalens punkt 6: «Avtalen trer i kraft fra det tidspunktet som fremgår av avtalens signaturside (oppstartsdato) og gjelder i 1 (ett) år, og fornyes deretter automatisk for 1 (ett) år om gangen. Partene har gjensidig rett til å si opp avtalen med 3 (tre) måneders skriftlig varsel før utløpet av hver ett-års periode. Leverandøren kan likevel ikke si opp avtalen i den første tre-års perioden.»

I løpet av avtaleperioden, overtok Politiets IKT-tjenester forvaltningsansvaret for oppgradering/vedlikehold av Avaya-sentraler.

www.klagenemndssekretariatet.no

Fra mai 2017, foretok Politiets IKT-tjenester kjøp av telefonsentraltjenester fra Atea frem til juli 2019. Politiets IKT-tjenester inngikk 14. juni 2019 en ny rammeavtale om vedlikeholdstjenester til politiets telefonsentraler med Net Nordic Bedriftskommunikasjon AS. Kontrakt ble inngått etter forutgående kunngjøring av en konkurranse 4. februar 2019.

Ved e-post av 12. februar 2020 til Politiets fellestjenester anmodet Sibella AS (heretter klager) om å få utlevert en rekke informasjon knyttet til utbetalinger til Atea for telefonsentraltjenester basert på Avaya-systemet fra 2017 til 2019. Begjæringen ble sendt etter at klager, i forbindelse med anmodning om innsyn i anskaffelser knyttet til Mitelsystemet 15. januar 2019, ble gjort oppmerksom på at det var inngått to avtaler om telefonsentraltjenester – én om Mitel-sentraler og én om Avaya-sentraler.

Oslo Politidistrikt besvarte henvendelsen 25. mars 2020: «Politiet har vært gjennom en omorganisering der anskaffelsesfunksjonen og IKTfunksjonen er sentralisert. Som følge av denne omorganiseringen ble ansvaret for drift av systemet Avaya, samt kontraktsforvaltningen av avtaler forbundet med dette systemet overført fra Oslo politidistrikt i 2016 til henholdsvis Politiets IKT-tjenester og Politiets Fellestjenester. Som følge av at ansvaret for drift av systemet er overført, har Oslo politidistrikt ikke betalt for systemet Avaya. Det økonomiske ansvaret ligger hos Politiets IKT-tjenester. Oslo politidistrikt har derfor ikke anledning til å fremskaffe elektronisk uttrekk for betalinger gjort fra Oslo politidistrikt til Atea/Avaya for årene 2018, 2019 og 2020.»

Ved e-post til Politiets IKT-tjenester 26. mars 2020, anmodet klager om innsyn i anskaffelser fra Atea.

(10) Politiets IKT-tjenester (heretter innklagede) besvarte henvendelsen i brev av 14. april 2020, og sendte blant annet en oversikt over utbetalinger til Atea for service og vedlikehold, samt oppgradering og supplering av Avaya-sentraler for perioden 2017 til 2019. Oversikten inkluderte utbetalinger fra Politiets IKT-tjenester, Oslo Politidistrikt og Politidirektoratet. I brevet var det opplyst at «PIT ikke [har] gjennomført anbudsprosess knyttet til systemet Avaya hvor kontrakt er tildelt Atea i årene 2018, 2019 og 2020.» Videre at «avtalen med Atea etter gjennomført anbudskonkurranse [ble] erstattet av avtale med NetNordic. Denne avtalen ble inngått 14.juni 2019.»

(11) Politiets IKT-tjenester har lagt frem en oversikt for klagenemnda over sine utbetalinger til Atea for telefonsentraltjenester. Det fremgår av oversikten at Atea har fakturert innklagede for 2 885 032 kroner ekskl. mva. i perioden fra 3. mai 2017 til 31. juli 2019.

(12) Klager brakte saken inn for Klagenemnda for offentlige anskaffelser ved klage datert 3. mai 2020. Fristavbrytende brev ble sendt til innklagede 4. mai 2020.

(13) Nemndsmøte i saken ble avholdt 13. januar 2021.

Anførsler: Klager har i det vesentlige anført:

(14) Innklagede har foretatt en ulovlig direkte anskaffelse ved å fortsette å benytte en avtale etter opphørsdato. Innklagede har handlet for beløp som overstiger EØS-terskelverdi i perioden fra avtalen opphørte og frem til inngåelse av nye avtaler.

(15) Klagenemnda anmodes om å ilegge innklagede høyest mulig gebyr, jf. anskaffelsesloven § 12. Innklagede har i det vesentlige anført:

(16) Det erkjennes at det er foretatt kjøp på avtalen med Atea etter opphørsdato. Det er likevel ikke grunnlag for å ilegge overtredelsesgebyr, da skyldkravet for å reagere med et overtredelsesgebyr ikke er oppfylt, jf. anskaffelsesloven § 12. På grunn av en uklarhet mellom kunngjøringen, konkurransegrunnlaget og avtaleteksten, ble det i kontraktsadministrasjonsverktøyet ikke fanget opp at avtalen hadde en fireårig varighet. Som følge av at innklagede overtok ansvaret for en rekke IKT-avtaler, har det i den forbindelse pågått et omfattende arbeid med å kartlegge alle avtaler som ble overtatt internt.

(17) For det tilfellet at klagenemnda kommer til at skyldkravet er oppfylt, tilsier de forholdene som er pekt på over at gebyret settes lavest mulig. Klagenemndas vurdering:

(18) Saken gjelder spørsmål om innklagede har foretatt en ulovlig direkte anskaffelse av telefonsentraler og oppgradering/vedlikehold av telefonsentraler. I slike saker gjelder det ikke noe krav om saklig klageinteresse, jf. forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser (klagenemndsforskriften) § 13a første ledd.

(19) Det følger av klagenemndsforskriften § 13a andre ledd, at en klage på ulovlig direkte anskaffelse «kan fremsettes inntil to år fra kontrakt er inngått».

(20) Atea og Oslo politidistrikt inngikk 3. mai 2013 en rammeavtale om kjøp av telefonsentraltjenester, basert på systemet Avaya. Rammeavtalen skulle ha en varighet på fire år. Etter 3. mai 2017, fortsatte imidlertid innklagede å foreta kjøp av telefonsentraltjenester fra Atea frem til juli 2019.

(21) Kontrakten med Atea, og den/de etterfølgende forlengelsene, var basert på SSA-V Lille vedlikeholdsavtalen. Punkt 6 i avtalen lød som følger: «Avtalen trer i kraft fra det tidspunktet som fremgår av avtalens signaturside (oppstartsdato) og gjelder i 1 (ett) år, og fornyes deretter automatisk for 1 (ett) år om gangen. Partene har gjensidig rett til å si opp avtalen med 3 (tre) måneders skriftlig varsel før utløpet av hver ett-års periode. Leverandøren kan likevel ikke si opp avtalen i den første tre-års perioden.»

(22) Ved bruk av en slik SSA-V inntrer bindende kontrakt for neste års kontraktsperiode altså tre måneder før neste års kontraktsperiode har oppstart. Som det fremgår av avtalens

punkt 6 forlenges avtalen automatisk for ett år med mindre den sies opp med tre måneders skriftlig varsel før fornyelsestidspunktet. Det vil si at bindende avtale om forlengelse av vedlikeholdsavtalen ble inngått henholdsvis 3. februar 2017, 3. februar 2018 og 3. februar 2019. Klagenemnda kan ikke se at det i dette tilfellet foreligger en oppsigelsesplikt utover det som er hjemlet i avtalen.

(23) Klagen med påstand om ulovlig direkte anskaffelse er datert 3. mai 2020. Den delen av klagen som gjelder de to første forlengelsene av vedlikeholdsavtalen er dermed foreldet, jf. loven § 12 fjerde ledd jf. klagenemndsforskriften §13a andre ledd.

(24) Når det gjelder den siste forlengelsen, fremgår det av betalingsoversikten at Atea har fakturert innklagede for 386 626 kroner ekskl. mva. i perioden fra 3. februar 2019 til 31. juli 2019. Verdien er under terskelverdi for kunngjøringsplikt, og denne forlengelsen utgjør dermed ikke en ulovlig direkte anskaffelse, jf. anskaffelsesforskriften §§ 5-1 andre ledd og 8-17 første ledd.

(25) Klagen med påstand om ulovlig direkte anskaffelse tas ikke til følge.

Konklusjon: Klagen med påstand om ulovlig direkte anskaffelse tas ikke til følge.

For Klagenemnda for offentlige anskaffelser, Marianne Dragsten

────────────────────────────────────────────────────────────