foa
Forum
for offentlige anskaffelser

HjemKOFA-basenKOFA 2020/908

KOFA-AVGJØRELSE

KOFA 2020/908: Brudd ved evaluering av bedriftshelsetjenester

Saksnummer
2020/908
Avgjort
2021-05-12
Kunngjort
2020-09-01
Innklaget
Målselv kommune
Klager
Bedriftshelse Nord AS
Regelverk
FOA 2017
Sakstype
Klage på tildeling
Anskaffelsens verdi
Estimert 1,2 millioner kroner for fire år
Art
Tjeneste
Prosedyre
Åpen anbudskonkurranse (FOA 2017 del I)
Terskelverdi
Under nasjonal terskel
Målselv kommune gjennomførte en åpen anbudskonkurranse om rammeavtale for bedriftshelsetjenester, estimert til 1,2 millioner kroner. Klagenemnda fant at kommunen brøt prinsippet om etterprøvbarhet fordi tildelingsmeddelelsens poengscore var feil og evalueringsmatrisen inneholdt ukjente underkriterier. Prinsippene om likebehandling og forutberegnelighet ble videre brutt ved at evalueringen ikke fulgte de oppstilte tildelingskriteriene.
Hovedspørsmål
Hadde Målselv kommune brutt de grunnleggende prinsippene i anskaffelsesloven § 4 ved å benytte en evalueringsmatrise med ukjente underkriterier og ved å vektlegge forhold som ikke fremgikk av tildelingskriteriene i konkurransegrunnlaget?

Faktum

Målselv kommune kunngjorde 1. september 2020 en åpen anbudskonkurranse for inngåelse av rammeavtale om bedriftshelsetjenester for 650 ansatte. Anskaffelsens estimerte verdi var 1,2 millioner kroner for fire år, og konkurransen fulgte anskaffelsesforskriften (FOA 2017) del I. Tildelingskriteriene var kompetanse og erfaring hos tilbudte ressurser (60 %), pris (30 %) og tilgjengelighet og stabilitet (10 %). Tre leverandører leverte tilbud. Kontrakten ble tildelt Sør-Troms HMS-tjeneste. Klager, Bedriftshelse Nord AS, ble rangert som nummer tre til tross for lavest pris. Etter at klagenemnda ba om klargjøring av poengsettingen, fremla innklagede en Excel-basert evalueringsmatrise som inneholdt underkriterier og vekting som ikke fremgikk av konkurransegrunnlaget, avvikende poengsummer og en annen rangering enn det som ble meddelt leverandørene. Innklagede kunne ikke redegjøre for avvikene, da saksbehandleren med hovedansvar hadde sluttet i kommunen.

KOFAs vurdering

1. Avstandskravet — spørsmål om avvisning av valgte leverandørs tilbud. Rettsregelen: Et tilbud skal avvises dersom det inneholder vesentlige avvik fra kravspesifikasjonen, jf. de grunnleggende prinsippene i LOA 2017 § 4 og rammene oppdragsgiver selv har fastsatt for konkurransen. KOFAs tolkning: Kravspesifikasjonen punkt 12 oppstilte et «omtrentlig» krav om etablering innenfor «ca. 2,5 timer kjøretid». Bruken av «ca.» indikerer at kravet ikke er absolutt. Avgjørende faktum: Valgte leverandørs kontor lå mellom 2 timer 35 minutter og 2 timer 44 minutter unna kommunehuset. Delkonklusjon: Reiseavstanden utgjorde ikke et vesentlig avvik. Anførselen om avvisning førte ikke frem.

2. Etterprøvbarhet — spørsmål om evalueringsdokumentasjonen var tilstrekkelig. Rettsregelen: Oppdragsgiver plikter å gjennomføre anskaffelsen på en «etterprøvbar» måte, jf. LOA 2017 § 4. KOFAs tolkning: Kravet innebærer at evalueringen må kunne rekonstrueres og kontrolleres i ettertid. Avgjørende faktum: Tildelingsmeddelelsens poengscore var uriktig, og den fremlagte evalueringsmatrisen inneholdt underkriterier med delvis avvikende vekting som ikke var kommunisert til leverandørene. Matrisen ga dessuten andre totale poengsummer og en annen rangering enn den leverandørene fikk opplyst. Innklagede klarte ikke å forklare avvikene. Delkonklusjon: Dette utgjorde et brudd på etterprøvbarhetsprinsippet i LOA 2017 § 4.

3. Likebehandling og forutberegnelighet — spørsmål om evalueringen fulgte tildelingskriteriene. Rettsregelen: Når oppdragsgiver har fastsatt reglene for konkurransen, følger det av kravene til likebehandling og forutberegnelighet i LOA 2017 § 4 at disse må overholdes, jf. også KOFA 2019/455 avsnitt 26. KOFAs tolkning: Tildelingskriteriene binder oppdragsgiver; det kan ikke vektlegges forhold som faller utenfor det leverandørene med rimelighet kunne forutse ville bli evaluert. Avgjørende faktum — to delforhold: (a) Under kriteriet «Kompetanse og erfaring hos tilbudte ressurser» ble klager trukket fordi de to andre leverandørene «synliggjorde hvordan man skulle effektivisere de 300 timene bedre». Det som ble vektlagt, var beskrivelse av kapasitetsutnyttelse — ikke kompetansen og erfaringen hos de tilbudte ressursene som tildelingskriteriet forutsatte. (b) Det avgjørende for rangeringen var tilsynelatende at valgte leverandørs grunnpakke inkluderte flere kurs, men tildelingskriteriene la ikke opp til evaluering av grunnpakkens innhold eller ekstra kurstilbud. Delkonklusjon: Innklagede hadde ikke forholdt seg til tildelingskriteriene slik de fremgikk av konkurransegrunnlaget, noe som utgjorde brudd på prinsippene om likebehandling og forutberegnelighet i LOA 2017 § 4. For tildelingskriteriet «Tilgjengelighet og stabilitet» fant klagenemnda derimot at vektlegging av tilgjengelighet utenom ordinær arbeidstid var et klart relevant moment, og at innklagede ikke hadde gått utenfor de rettslige rammene.

Konklusjon

Klagenemnda konkluderte med at Målselv kommune hadde brutt prinsippet om etterprøvbarhet i LOA 2017 § 4 på grunn av motstridende og uforklarlige evalueringsdokumenter. Kommunen brøt også prinsippene om likebehandling og forutberegnelighet ved å evaluere leverandørene etter forhold som ikke fremgikk av tildelingskriteriene. Bruddene kunne ha påvirket konkurranseresultatet, og klagegebyret ble tilbakebetalt.

Praktisk betydning

Avgjørelsen illustrerer to sentrale krav til evalueringsprosessen ved anskaffelser under nasjonal terskelverdi etter FOA 2017 del I. For det første må evalueringsdokumentasjonen — herunder eventuelle evalueringsmatriser med underkriterier — samsvare med det som er kommunisert til leverandørene i konkurransegrunnlaget; avvik mellom tildelingsmeddelelsens poengscore og underliggende regneark utgjorde i seg selv et brudd på etterprøvbarhetsprinsippet. For det andre binder tildelingskriteriene oppdragsgiver fullt ut: vektlegging av forhold som kapasitetsutnyttelse og innholdet i grunnpakken, uten at dette fremgikk av tildelingskriteriene, var ikke tillatt selv om momentene i og for seg var saklig relevante. Avgjørelsen bekrefter at LOA 2017 § 4 gjelder med full tyngde også under terskelverdiene.

Hele KOFA-avgj\u00f8relsen (klikk for \u00e5 skjule)

Saken gjelder:

De generelle kravene i § 4.

Innklagede gjennomførte en åpen anbudskonkurranse for inngåelse av rammeavtale om bedriftshelsetjenester. Klagenemnda fant at innklagede hadde brutt prinsippet om etterprøvbarhet i loven § 4. Klagenemnda fant videre at innklagede hadde brutt prinsippene om likebehandling og forutberegnelighet i loven § 4 ved å ikke forholde seg til tildelingskriteriene slik de er angitt i konkurransegrunnlaget. Klagers øvrige anførsler førte ikke frem. Klagenemndas avgjørelse 12. mai 2021 i sak 2020/908 Klager:

Bedriftshelse Nord AS

Innklaget:

Målselv kommune

Klagenemndas medlemmer:

Finn Arnesen, Marianne Dragsten og Alf Amund Gulsvik

Bakgrunn:

Målselv kommune (heretter innklagede) publiserte 1. september 2020 en frivillig kunngjøring for en åpen anbudskonkurranse for inngåelse av rammeavtale for levering av bedriftshelsetjenester. Rammeavtalen skulle ha en varighet på to år, med opsjon på forlengelse i 1 + 1 år. Anskaffelsens estimerte verdi var 1,2 millioner kroner for de fire årene. Tilbudsfristen var 2. oktober 2020.

I konkurransegrunnlaget het det blant annet: «Det er ønskelig at leverandør er proaktiv ovenfor arbeidsgivers behov for bedriftshelsetjeneste, og aktivt bidrar med å utnytte forventede timer for tjenesten. Oppdragsgiver ønsker en rammeavtale som dekker en grunnpakke for 650 ansatte. I vedlegg 1 finnes detaljert informasjon om kravspesifikasjonene som skal inngå i denne avtalen. Oppdragsgiver har benyttet seg av minimumskravene fra Arbeidstilsynet.»

Om prosedyren for gjennomføring av konkurransen var det opplyst: «Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 (LOA) og forskrift om offentlig anskaffelser (FOA) FOR-2016-08-12-974, del I. Kontraktstildelingen vii bli foretatt etter prosedyren åpen anbudskonkurranse, jfr. Anskaffelsesforskriften § 13-1 (1). Konkurransen ligger under FOA del I, men det har vært fremdeles ønskelig å ha en åpen anbudskonkurranse for denne anskaffelsen. Det gjøres oppmerksom på at denne anskaffelsen faller under nasjonal terskelverdi og gir oppdragsgiver større fleksibilitet enn over terskelverdi. Oppdragsgiver ønsker allikevel å sikre at de fire grunnprinsippene

www.klagenemndssekretariatet.no

i offentlig anskaffelser følges, og har derfor valgt en åpen anbudskonkurranse selv om FOA del I ikke stiller krav til dette. Konkurransen er kunngjort på Doffin via KGV /EU-Supply.»

Det ble konkurrert om å levere et tilbud med det beste forholdet mellom pris og kvalitet, basert på følgende tildelingskriterier: Tildelingskriterier

Beskrivelse

Kompetanse og erfaring hos tilbudte ressurser

Her vil det bli lagt vekt på utdanning og dokumentert erfaring fra tilbyder.

Tilbyder må dokumentere erfaring innenfor de oppsatte kvalifikasjonskravene i vedlegg 1. Pris

Prisskjema i vedlegg 4 skal besvares.

Evaluering av prisene vil skje utfra den totale kostnaden for 650 ansatte som tilbyder presenterer i sitt tilbud. Tilgjengelighet og stabilitet

Det er viktig at alle kommunale ansatte sikres god tilgjengelighet til bedriftshelse-tjenestene og at det sikres et helhetlig tilbud til alle ansatte. Noen av de ansatte har arbeidsplass langt unna nærmeste by /tettsted.

Av «Vedlegg 1 Kravspesifikasjoner for BHT» fremgikk det på side 1 at: «Kravspesifikasjonen angir minimumskrav på hva som skal inkluderes i tilbudet som fastpris. Alle priser skal være eksklusiv merverdiavgift. Samtlige krav må oppfylles og dokumenteres for å være videre med i evalueringen. Det er selv leverandør som må presentere sine tilbud eller forslag til hvert punkt. Hvis det er ønskelig, kan leverandør legge ved eget vedlegg med utfyllende informasjon eller dokumentasjon.»

Det fremgikk av kravspesifikasjonen punkt 8 om «Kurs og andre betalingstjenester»:

«Leverandør må opplyse opp kurstilbud og andre betalingstjenester som ikke inngår eller er omfattet av den ordinære rammeavtalen. Dette kan fylles ut i vedlegg 4.»

I punkt 9 om «Bedriftsintern opplæring på tjenestenivå» fremgikk følgende: «Hvis leverandør kan tilby bedriftsintern opplæring på tjenestenivå, ønsker oppdragsgiver at det skal opplyses om i tilbudet, og eventuelt hva slags type kurs dette er. Dette er kurs eller opplæring som tilbys i grunnpakken, og fraviker derfor fra pkt. 8, som gjelder betalingspliktige kurs som kommer i tillegg.»

I punkt 12 om «Leveringssted og responstid» var det opplyst: «Dersom ikke annet avtales, skal veiledning av ansatte skje på den ansattes arbeidsplass. Dette vil gjelde for all veiledning, med unntak av veiledning som skjer i forbindelse med helseundersøkelser. Oppdragsgiver har et krav om at tilbyder skal være etablert med alle tjenester innenfor en radius på ca. 2,5 timer kjøretid fra kommunehuset på Moen i Målselv.»

I punkt 13 om «Volum og timeantall per kalenderår» var det opplyst: Oppdragsgiver tar forbehold om at timeantall per kalenderår kan bli høyere eller lavere innenfor områdene. Timeantallet kan justeres slik at årlig samlet timetall benyttes mest mulig effektivt. Oppdragsgiver ønsker at tjenesten for bedriftshelsetjeneste skal brukes mest mulig effektivt, og ønsker derfor ikke å ha bunden tid til hvert punkt. Derfor er dette kun et estimat over timer totalt sett som skal brukes. Minimum 300 timer totalt per kalenderår – alt utover dette blir en ekstra betalingstjeneste: Tjeneste

Anslåtte timer per år

Handlingsplan

15 timer

Helseundersøkelser

55 timer

Ergonomisk vurdering av arbeidsplasser

15 timer

Veiledning og generell møtevirksomhet

20 timer

Rusrelatert og AKAN-arbeid

25 timer

Kartlegging og risikovurdering

40 timer

Bistand ved sykefravær

50 timer

Rapporter og statistikk

20 timer

Bedriftsintern opplæring

60 timer

Totalt antall timer som skal være med i 300 timer grunnpakken

(10) Av «Vedlegg 4 - Prisskjema» fremgikk fire tabeller hvor leverandøren skulle fylle inn pris: «Tabell A: Grunnpakke, Vektes 40 %», «Tabell B: Timepriser personell, Vektes 40 %», «Tabell C: Tjenester, Vektes 20 %» og «Tabell D: Annet/kurstilbud med pris». Om grunnpakken var det opplyst:

«Grunnpakke for bedriftshelsetjeneste (per ansatt). Grunnpakken er det tilbudet som tilbyder presenterer uten ekstra kostnader. I grunnpakken skal det også være bedriftsintern opplæring, ref. kravspesifikasjonene pkt. 4. Oppdragsgiver ønsker et prisoverslag per ansatt.»

(11) Innen utløpet av tilbudsfristen mottok innklagede tilbud fra tre leverandører, herunder fra Bedriftshelse Nord AS (heretter klager) og Sør-Troms HMS-tjeneste (heretter valgte leverandør).

(12) I brev av 9. oktober 2020 meddelte innklagede at kontrakten var tildelt valgte leverandør. Klager ble rangert som nummer tre i konkurransen. I tildelingsmeddelelsen var det opplyst at leverandørene fikk følgende poengsummer i evalueringen: Poeng

Stamina Helse Bedriftshelse Nord

Sør-Troms HMS-tjeneste

Kompetanse og 60% erfaring hos tilbudte ressurser

Tilgjengelighet og stabilitet

(13) Anskaffelsesprotokollen var vedlagt tildelingsmeddelelsen, og inneholdt ytterligere informasjon om evalueringen. I punkt 3.2 «Tildelingskriterier» fremgikk blant annet følgende: «Tildelingskriteriene ble utarbeidet slik: Kompetanse og erfaring 60% Pris 30% Tilgjengelighet og stabilitet 10% I konkurransegrunnlaget la oppdragsgiver vekt på at vi ønsker en proaktiv leverandør [som] er aktivt med på å bidra til full utnyttelse av årlig forventede timer for tjenesten, som i dette tilfellet er 300 timer per kalenderår. Oppdragsgiver ønsket tilbud på en grunnpakke for alle ansatte, og et tilbud der [det] skulle fremgå et klart skille mellom bedriftshelsetjenester som er inkludert i grunnpakken, og kurs eller andre betalingstjenester som faller utenom. Presentasjonen av dette har vært med i vurderingen.»

(14) Om evalueringen av tilbudene fremgikk følgende i punkt 5 «Valg av leverandør»: «Tre (3) tilbydere har levert følgende tilbud: Tildelingskriteriet for pris 30% Stamina Heise AS

297 050, Sør-Troms HMS-tjeneste

286 000, Bedriftshelse Nord AS

239 850, Tildelingskriteriet for kompetanse og erfaring 60% Stamina Heise AS

Ganske omfattende tilbudsbrev der de presenterer ulike forslag til metodisk arbeid som de tilbyr innenfor hvert punkt i kravspesifikasjonen. Scorer høyest på dette tildelingskriteriet fordi tilbyder kan vise til variert kompetanse og erfaring med utvidet fagbakgrunn som de to andre tilbyderne ikke kan tilby i samme grad, uten at det blir en merkostnad for oppdragsgiver.

Sør-Troms HMS-tjeneste

Tilbudsbrevet er oversiktlig og strukturert. Det er en punktvis inndeling etter kravspesifikasjonene, og de hadde konkrete forslag til hvordan kravspesifikasjonene kan oppfylles og hvordan oppdragsgiver og leverandør kan utnytte bedriftshelsetjenesten på best mulig måte. Den eneste tilbyderen som tilbydde grunnkurs og opplæringskurs i HMS som en del av rammeavtalen, og ikke som en betalingstjeneste. Denne tilbyderen la mer vekt på proaktivt arbeid fra leverandør til oppdragsgiver i tilbudsbrevet, enn de to andre tilbyderne og dette var et av kravene i konkurransegrunnlaget.

Bedriftshelse Nord AS

Førsteinntrykket er at tilbyder har god og faglig kompetanse. Oppdragsgiver stilte som krav om at tilbyder må presentere sitt tilbud punktvis (totalt tolv punkter), det ble det ikke gjort i tilbudsbrevet. Det er derfor litt vanskelig å skille mellom de ulike tjenestene i tilbudsbrevet. Dette gir utslag på poengscoren.

Godt kurstilbud, de tilbydde rabatt på noen av de mest aktuelle kursene. Betalingspliktige kurs arrangeres i nærområdet, som veier opp i evalueringen.

Tildelingskriteriet for tilgjengelighet og stabilitet 10% Stamina Heise AS

De kan utføre oppdrag både på oppdragsgivers lokasjon og i sine egne lokaler. Umiddelbar responstid til sentralt kundesenter via telefon eller mail. Har egen kundeportal der oppdragsgiver kan legge inn bestillinger.

Sør-Troms HMS-tjeneste

Veiledning vil skje på arbeidsplassen, som beskrevet i kravspesifikasjonen. De ønsker fast kontorplass i kommunen, minst 1 dag per mnd. Besvarelse av e-post skjer innen 24 timer, responstid på oppdrag er 24 timer, også utenfor normal arbeidstid. De tilbyr fast kontaktperson. Tilbyder svarte mer konsist enn de andre på hvilke deler av tjenesten som vil være på oppdragsgivers arbeidsplass, og hvilke deler av tjenesten som tilbys på tilbyders kontorer. Derfor scorer de høyest her.

Bedriftshelse Nord AS

De kan utføre oppdrag både på de ulike lokasjonene og etter avtale på kontorene på Bardufoss og på Finnsnes. Kan ha fast kontorplass 1 dag i måneden på oppdragsgivers avdelinger. Lokasjonen til denne tilbyderen er i nærområdet, sammenlignet med de to andre tilbyderne. Tilgjengelig på telefon og mail alle vanlige arbeidsdager. Tilbyr fast kontaktperson.

På bakgrunn av evalueringsmodellen og tildelingskriteriene som oppdragsgiver har satt, er valgte leverandør Sør-Troms HMS-tjeneste som bedriftshelsetjeneste til Målselv kommune for perioden 01.11.2020 - 01.11.2022, med opsjon på 1 + 1 år.»

(15) Klager påklaget tildelingen 13. oktober 2020. Innklagede besvarte klagen, men endret ikke tildelingen. Klager mottok også en utvidet begrunnelse for evalueringen av deres

tilbud, datert 20. oktober 2020. Av begrunnelsen fremgikk det for «Kompetanse og erfaring hos tilbudte ressurser» at klager var vurdert likt som valgte leverandør, men den tredje leverandøren var best innenfor kriteriet om formell kompetanse. På kriteriet ble klager trukket da de to andre leverandørene hadde tilbudt «strukturert tilbud for hvordan man skulle effektivisere de 300 timene i grunnpakken bedre enn hva tilbudet til Bedriftshelse Nord tilsa».

(16) For «Tilgjengelighet og stabilitet» ble leverandørene vurdert likt på «veiledning på arbeidsplassen». Klager og valgte leverandør kunne begge tilby fast kontaktperson, men de to andre leverandørene kunne tilby ressurser tilgjengelig også utenom ordinær arbeidstid.

(17) For «Pris» var klager klart billigst, men valgte leverandør «leverte med en detaljert oversikt over hvilke kurs som var inkludert i grunnpakken. Dette er kurs om ikke er inkludert i verken deres eller Stamina sitt tilbud. Vi anser derfor at den reelle prisdifferansen mellom dere og STHMS er lavere enn hva tilbudsprisen tilsier, da dette er kurs som vi ønsker å benytte oss av». Kurstilbudene var ellers ganske like for alle tre leverandører.

(18) Rammeavtalen mellom innklagede og valgte leverandør ble inngått 29. oktober 2020.

(19) Saken ble brakt inn for Klagenemnda for offentlige anskaffelser 12. november 2020.

(20) Den 4. mars 2021 ba klagenemndas sekretariat innklagede om å redegjøre for hvordan tildelingsevauleringen skulle forstås, da leverandørenes poengscore ikke samsvarte med vekten av tildelingskriteriene «Pris» og «Tilgjengelighet og stabilitet».

(21) Henvendelsen ble besvart av innklagede 26. mars 2021: «Vi har forsøkt å få klarhet i hva som har skjedd her, men det har vært utfordrende ettersom saksbehandler med hovedansvar i denne saken har sluttet i Målselv kommune. Vi har imidlertid funnet fram til Excel-arket, som viser selve skåringen/evalueringen. Denne har riktignok noe avvikende tall, sammenliknet med det som ble oppgitt i tildelingsmeddelelsen, men viser likevel at valgte tilbyder skårer klart høyest.»

(22) Klagenemnda har fått fremlagt nevnte Excel-fil, som inneholdt to skåringstabeller benevnt som henholdsvis «Evalueringsmatrise - pris og kvalitet» og «Skåringstabell kvalitet». Førstnevnte var en redegjørelse for valgte modell, mens sistnevnte var den ferdigutfylte tabellen som inneholdt poengene de forskjellige leverandørene hadde oppnådd ved evalueringen.

(23) Av «Evalueringsmatrise – pris og kvalitet», fremgikk det at kriteriet «Kompetanse og erfaring hos tilbudte ressurser» ved evalueringen var inndelt i underkriteriene «Kompetanse» og «Dokumentert erfaring», internt vektet 40 og 60 prosent, med reell vekting 24 og 36 prosent. I skåringstabellen for kvalitet fremgikk det at også dette kriteriet var inndelt i underkriteriene «Kompetanse og erfaring» og «Tilbud», internt vektet 40 og 60 prosent, med reell vekting på 16 og 24 prosent.

(24) Tildelingskriteriet «Tilgjengelighet og stabilitet» var delt i underkriteriene «Tilgjengelighet for alle ansatte» og «responstid», internt vektet 50 og 50 prosent, med reell vekting 5 og 5 prosent.

(25) Tildelingskriteriet «Pris» var delt i underkriteriene «Grunnpakke» og «Ekstra kurstilbud ol. utover grunnpakken», internt vektet 70 og 30 prosent, med reell vekting 21 og 9 prosent.

(26) I fanen «Resultat av evalueringen» fremgikk resultatet av evalueringen, der klager var rangert som nummer to, med følgende totale poengsummer: Tilbud i rangert rekkefølge

Totalpoeng

Sør-Troms HMS-tjeneste

Bedriftshelse Nord AS

Stamina Helse AS

(27) Nemndsmøte i saken ble avholdt 10. mai 2021. Anførsler: Klager har i det vesentlige anført:

(28) Det fremgår av kravspesifikasjonen at det var et krav om at leverandøren skal være etablert med alle tjenester innenfor en radius på ca. 2,5 timer kjøretid fra kommunehuset på Moen i Målselv. Kontoret til valgte leverandør ligger fra 2 timer og 35 minutter til 2 timer og 44 minutter unna. Grunnlaget som det ble gitt tilbud på, ble derfor fraveket underveis i prosessen.

(29) Innklagede har ikke begrunnet hvilke forhold ved tilbudene som har gitt utslag på poengsummene under kvalitetskriteriene, og det er derfor ikke mulig for klager å skjønne hva som er grunnlaget for at man har fått redusert uttelling ved evalueringen av kvalitetskriteriet.

(30) Innklagede har lagt vekt på at de to andre leverandørene er tilgjengelig utenom ordinær arbeidstid. Tilgjengelighet utenom ordinær arbeidstid var ikke et krav i kravspesifikasjonen.

(31) Innklagede har evaluert leverandørenes kurstilbud utover grunnpakken uten at det kommer frem noe volum på kurs som er betalingskurs. Innklagede har i det vesentlige anført:

(32) Det var stilt krav til «Leveringssted og responstid» i kravspesifikasjonen. Innklagede har vurdert at samtlige leverandører oppfyller dette kravet. Avstanden er satt med en omtrentlig størrelse. Valgte leverandør ligger innenfor denne marginen.

(33) Innklagede kan verken se at kvalifikasjonskrav eller tildelingskriterier er fraveket i anskaffelsesprosessen.

(34) For tildelingskriteriet «Tilgjengelighet og stabilitet» var ikke fysisk avstand avgjørende for totalvurderingen, så fremt minstekravene ble overholdt. Dette er fullt og helt i samsvar med konkurransegrunnlaget, som ikke på noen måte fastsetter at fysisk avstand skal være avgjørende, gitt at minstekravene er oppfylt.

(35) Innklagede har vektlagt tilgjengelighet utover ordinær arbeidstid i vurderingen av leverandørenes «Tilgjengelighet og stabilitet» under tildelingskriteriene. Dette er klart nok et relevant moment i denne vurderingen.

(36) Det fremgår av kravspesifikasjonen punkt 8 at det skulle opplyses om hvilke kurstilbud som ikke var en del av den ordinære rammeavtalen. Det kan i forlengelsen av dette ikke være tvilsomt at innklagede måtte kunne vektlegge at valgte leverandør som eneste leverandør hadde inkludert grunnkurs og opplæringskurs i HMS som en del av rammeavtalen, og ikke som en betalingstjeneste. Klagenemndas vurdering:

(37) Klager har deltatt i konkurransen, og har saklig klageinteresse, jf. forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser § 6. Klagen er rettidig. Konkurransen gjelder rammeavtale for bedriftshelsetjenester som er en tjenesteanskaffelse. Anskaffelsens verdi er estimert til 1,2 millioner kroner. I tillegg til lov om offentlige anskaffelser 17. juni 2016 nr. 73 følger anskaffelsen forskrift om offentlige anskaffelser 12. august 2016 nr. 974 del I, jf. forskriften §§ 5-1 og 5-3.

(38) Konkurransen følger anskaffelsesforskriften del I, som ikke inneholder særskilte bestemmelser om gjennomføringen av konkurransen. Det er dermed i stor grad oppdragsgiver selv som lager reglene for konkurransen, og som gjennom disse må sørge for at konkurransen gjennomføres i samsvar med de grunnleggende prinsippene i loven § 4. Når oppdragsgiver har fastsatt reglene for konkurransen, følger det av kravene til likebehandling og forutberegnelighet i loven § 4, at oppdragsgiver må overholde disse, se til sammenligning klagenemndas avgjørelse i sak 2019/455, avsnitt 26. I denne konkurransen, har oppdragsgiver valgt å benytte en åpen anbudskonkurranse, jf. forskriften § 13-1 (1).

(39) Klagenemnda tar først stilling til om valgte leverandørs tilbud skulle vært avvist som følge av at selskapets kontor ligger mellom 2 timer og 35 minutter og 2 timer og 44 minutter unna kommunehuset i Målselv.

(40) Det fremgikk av kravspesifikasjonen punkt 12 om «Leveringssted og responstid» at: «Oppdragsgiver har et krav om at tilbyder skal være etablert med alle tjenester innenfor en radius på ca. 2,5 timer kjøretid fra kommunehuset på Moen i Målselv.»

(41) Kravet til leveringstid og responstid er oppstilt som et omtrentlig krav. Klagenemnda kan derfor ikke se at opptil 2 timer og 44 minutter reisevei medfører at valgte leverandørs tilbud inneholder et vesentlig avvik. Klagers anførsel om at valgte leverandørs tilbud skulle vært avvist fører derfor ikke frem.

(42) Klagenemnda tar deretter stilling til om innklagede har brutt regelverket ved evalueringen tilbudene.

(43) Klagenemnda bemerker innledningsvis at det ikke er omtvistet at tildelingsmeddelelsen inneholdt feil poengscore, og at tilbydernes poengsummer heller ikke samsvarer med hva vekten av tildelingskriteriene «Pris» og «Tilgjengelighet og stabilitet» skulle tilsi. Overfor klagenemnda har innklagede fremlagt en evalueringsmatrise som ble benyttet i konkurransen, som inneholder nye underkriterier med til dels avvikende vekting sammenlignet med det som ble opplyst i konkurransegrunnlaget. Evalueringsmatrisen

inneholdt også andre totale poengsummer enn det leverandørene fikk opplyst, samt en annen rangering av tilbudene. Evalueringsmatrisen bidrar dermed til ytterligere uklarhet rundt hva som rent faktisk er evaluert, og innklagede har heller ikke i forbindelse med saksopplysningen for nemnda kunnet redegjøre for hvilken poengsetting og rangering som lå til grunn for tildelingen. Dette utgjør et brudd på prinsippet om etterprøvbarhet i anskaffelsesloven § 4.

(44) Som følge av dette har klagenemnda begrenset grunnlag for å kontrollere innklagedes vurderinger ved bedømmelsen av tilbudene. Slik saken er opplyst, finner klagenemnda likevel at det foreligger tilstrekkelig grunnlag for å konkludere med at innklagede ikke har forholdt seg til tildelingskriteriene slik de er angitt i konkurransegrunnlaget. Innklagede har dermed handlet i strid med prinsippene om likebehandling og forutberegnelighet i loven § 4.

(45) Klagenemnda viser i den forbindelse til at klager har fått trekk ved evalueringen av «Kompetanse og erfaring hos tilbudte ressurser» fordi de to andre leverandørenes tilbud synliggjør hvordan man skulle effektivisere de 300 timene i grunnpakken bedre enn hva tilbudet til klager gjør. Det er dermed beskrivelsen av kapasitetsutnyttelsen som er vektlagt, ikke kompetansen og erfaringen hos de tilbudte ressursene.

(46) Klagenemnda viser videre til at innklagede har vektlagt leverandørenes tilbudte kurstilbud i evalueringen. Det som synes å ha blitt avgjørende i konkurransen er at valgte leverandørs grunnpakke inkluderte flere kurs.

(47) Konkurransen var lagt opp slik at kravspesifikasjonen hadde en rekke minstekrav til kursgrunnpakken, men evalueringen av tilbudene skulle basere seg på meroppfyllelse av kompetanse og erfaring, og tilgjengelighet og stabilitet. Tildelingskriteriene la derfor verken opp til en evaluering av innholdet i grunnpakken, eller av andre tilbudte kurstilbud. Innklagede har imidlertid vektlagt leverandørenes kurstilbud i evalueringen, og det ser ut som det har blitt avgjørende at valgte leverandørs grunnpakke inkluderte flere kurs enn de øvriges. Klagenemnda finner derfor at innklagede har brutt prinsippene om likebehandling og forutberegnelighet i loven § 4 ved å ikke forholde seg til tildelingskriteriene slik de er angitt i konkurransegrunnlaget.

(48) For så vidt gjelder evalueringen av tildelingskriteriet «Tilgjengelighet og stabilitet», kan klagenemnda ikke se at innklagede har gått utenfor de rettslige rammene for evalueringen, da tilgjengelighet utenom ordinær arbeidstid klart var et relevant moment.

(49) Bruddene klagenemnda har konstatert «kan ha påvirket resultatet av konkurransen», og gir følgelig grunnlag for tilbakebetaling av klagegebyret, jf. klagenemndsforskriften § 13. Konklusjon: Målselv kommune har brutt prinsippet om etterprøvbarhet i lov om offentlige anskaffelser § 4. Målselv kommune har brutt prinsippene om likebehandling og forutberegnelighet i loven § 4 ved å ikke forholde seg til tildelingskriteriene slik de er angitt i konkurransegrunnlaget. Klagers øvrige anførsler har ikke ført frem.

For Klagenemnda for offentlige anskaffelser,

Alf Amund Gulsvik

────────────────────────────────────────────────────────────

Refererte rettskilder

  • LOA 2017 § 4 — Grunnleggende prinsipper: etterprøvbarhet, likebehandling og forutberegnelighet — brutt av innklagede
  • FOA 2017 § 5-1 — Terskelverdi — konkurransen fulgte del I
  • FOA 2017 § 5-3 — Terskelverdi — konkurransen fulgte del I
  • FOA 2017 § 13-1 — Åpen anbudskonkurranse — prosedyre valgt av oppdragsgiver
  • FOA 2017 § 6 — Klagenemndsforskriften § 6 — saklig klageinteresse
  • FOA 2017 § 13 — Klagenemndsforskriften § 13 — tilbakebetaling av klagegebyr da brudd kan ha påvirket resultatet
  • KOFA 2019/455 — Likebehandling og forutberegnelighet: oppdragsgiver bundet av egne regler også ved del I-anskaffelser, avsnitt 26

Lignende saker

KOFA 2003/143
KOFA 2003/143: Forutberegnelighet og ortopedisk fottøy
KOFA fant at Rikstrygdeverket brøt kravene til forutberegnelighet i lov om offentlige anskaffelser § 5 ved ikke å opplyse leverandørene om...
KOFA 2007/25
KOFA 2007/25: Tildeling av rammeavtale friskvern – ikke brudd
Bodø kommune gjennomførte en åpen anbudskonkurranse om rammeavtale for friskvern- og trivselstjenester til kommunens ansatte. Klager Spenst...
KOFA 2006/106
KOFA 2006/106: Volumtall og møbelsammenligning skjult for tilbyderne
KOFA fant at tre Finnmark-kommuner brøt kravene til forutberegnelighet og etterprøvbarhet da volumtall for prissammenligning av...
KOFA 2004/180
KOFA 2004/180: Forhandlingsforbud – Helse Sør RHF
Klagenemnda fant at Helse Sør RHF brøt forhandlingsforbudet ved å be klager om å supplere tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Bruddet fikk...
KOFA 2020/294
KOFA 2020/294: Ulovlig stikkprøveevaluering – avlysningsplikt
KOFA fant at Kriminalomsorgsdirektoratet brøt anskaffelsesregelverket da stikkprøveutvalget for tildelingskriteriet «Rabatt øvrig sortiment»...
KOFA 2020/62
KOFA 2020/62: Begrunnelse og el-bil i tildelingsevaluering
Klagenemnda for offentlige anskaffelser fant at Gloppen kommune brøt regelverket på tre punkter ved gjennomføringen av en åpen...
KOFA 2016/20
KOFA 2016/20: Ulovlig evaluering – Stokke kommune
Klagenemnda fant at Stokke kommune lovlig kunne avklare med valgte leverandør om inngitte priser var eksklusive merverdiavgift, ettersom...
KOFA 2021/1023
KOFA 2021/1023: GIS-system – evaluering og begrunnelse
Klagenemnda fant at Hamar kommune ikke hadde brutt regelverket ved tildelingsevalueringen av to delkontrakter for GIS-system. Klagers...

Ofte stilte spørsmål

Hva skjer når oppdragsgiver evaluerer tilbud på grunnlag av forhold som ikke fremgår av tildelingskriteriene?
I KOFA 2020/908 slo klagenemnda fast at oppdragsgiver bryter prinsippene om likebehandling og forutberegnelighet i LOA 2017 § 4 dersom evalueringen vektlegger momenter — som innholdet i grunnpakken eller kapasitetsutnyttelse — som ikke fremgår av de oppstilte tildelingskriteriene i konkurransegrunnlaget. Oppdragsgiver er bundet av de reglene som er fastsatt for konkurransen.
Hvilke krav stilles til samsvar mellom evalueringsdokumenter og tildelingsmeddelelse?
Klagenemnda fant i sak 2020/908 at motstrid mellom poengscore i tildelingsmeddelelsen og en intern evalueringsmatrise — som i tillegg inneholdt ukommuniserte underkriterier og en annen rangering — utgjorde et brudd på etterprøvbarhetsprinsippet i LOA 2017 § 4. Evalueringsdokumentasjonen må kunne rekonstrueres og kontrolleres i ettertid.
Kan et omtrentlig krav til leveringssted i kravspesifikasjonen gi grunnlag for avvisning?
I KOFA 2020/908 ble et krav om etablering innenfor «ca. 2,5 timer kjøretid» tolket som et omtrentlig krav. En reiseavstand på inntil 2 timer og 44 minutter ble ikke ansett som et vesentlig avvik, og tilbudet skulle derfor ikke avvises. Bruken av «ca.» i kravspesifikasjonen var avgjørende for tolkningen.
Dette er et søkeverktøy for å finne og forstå KOFA-praksis. Sammendraget er AI-generert på grunnlag av KOFAs egen avgjørelsestekst (gjengitt i sin helhet over). Det erstatter ikke juridisk vurdering av konkrete saker.
Laster...