KOFA 2004/75: Tildeling etter vedståelsesfristens utløp

2004/75 Aker Universitetssykehus HF

Innklaget: Aker Universitetssykehus HF

Klager: Parkerings-Compagniet AS

Avgjørelse: Brudd på regelverket

Type sak: Rådgivende sak

Klagenemnda for offentlige anskaffelser Aker Universitetssykehus HF arrangerte en konkurranse med forhandling for drift av parkeringstjenester ved sykehuset. Vedståelsesfristen løp ut uten at konkurransen var avsluttet. Klagenemnda kom til at innklagede hadde brutt regelverket ved å tildele kontrakt uten å gjennomføre en ny konkurranse, jf sak 2004/48. Klagenemndas avgjørelse 21. februar 2005 i sak 2004/75 Klager: Parkerings Compagniet AS Innklagede: Aker Universitetssykehus HF Klagenemndas medlemmer: Jens Bugge, Andreas Wahl, Per Christiansen Saken gjelder: Vedståelsesfrist Sakens bakgrunn:

(1)Aker Universitetssykehus HF (heretter kalt innklagede) kunngjorde 23. juni 2003 en konkurranse med forhandling for drift av parkeringstjenester ved sykehuset. Det ble konkurrert om å levere det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på nærmere angitte tildelingskriterier.

(2)Konkurransegrunnlaget ga følgende beskrivelse av kontrakten: ”Det skal inngås en gjensidig bindende avtale mellom sykehuset og valgte leverandør f.o.m. 01.10.03. Avtalen skal gjelde i to-2 år fra avtaleinngåelse med opsjon på forlengelse i ett-1 år av gangen i inntil to-2 år. I avtaleperioden gjelder tre måneders gjensidig oppsigelsestid. Ved vesentlige endringer i avtaleforholdet kan sykehuset reforhandle avtalen.”

(3)Konkurransegrunnlaget inneholdt disse retningslinjene for gjennomføringen av forhandlingene: ”Sykehuset vil begrense forhandlingene til de leverandørene som har en reell mulighet til å få tildelt kontrakten. De øvrige leverandørene vil bli underrettet skriftlig om at

deres tilbud er forkastet. Det vil bli plukket ut min tre leverandører som ligger nærmest tildeling av kontrakt sett i forhold til kriterier nevnt i punkt V [tildelingskriteriene]. Disse leverandørene vil etter at sykehuset har gjennomført en kredittvurdering, bli kontaktet og innkalt til forhandlinger. Målsetting er valg av leverandør samt signert kontrakt og oppstart pr 1. oktober 2003. … Etter at forhandlingene er avsluttet, vil de leverandørene som ikke er forkastet, bli gitt en felles frist for å komme med sine endelige tilbud.”

(4)Mandag 11. august 2003 kl 13.00 var siste frist for innlevering av tilbud. Vedståelsesfristen ble oppgitt å være 31. september 2003, senere rettet til 30. september 2003. Vedståelsesfristen ble ikke forlenget.

(5)Tre leverandører innga tilbud i konkurransen, herunder Carpark AS som senere ble tildelt kontrakt, og Parkerings Compagniet AS (heretter kalt klager). Klager ble innkalt til forhandlingsmøte 19. august 2003. Etter møtet ba innklagede om at klager innga et revidert tilbud. Klager leverte et revidert tilbud 20. august.

(6)Innklagede kontaktet klager pr telefon 26. august og meddelte at prosessen ville bli utsatt fordi saksbehandleren var blitt syk. Klager forsto det slik at forhandlingene ville bli gjenopptatt så snart innklagede hadde kompetent personell tilgjengelig.

(7)Til tross for flere telefoniske henvendelser til innklagede, fikk ikke klager noen tilbakemelding fra innklagede angående videre framdrift i prosessen. Det ble heller ikke bedt om en forlengelse av vedståelsesfristen.

(8)På grunnlag av de reviderte tilbudene inngitt 20. august vurderte innklagede tilbudet fra Carpark AS som det økonomisk mest fordelaktige. Innklagede har opplyst at de prismessige aspektene ved tilbudene ble utslagsgivende i vurderingen. Klagenemnda legger til grunn at kontrakt ble tildelt etter vedståelsesfristens utløp. Kontrakt ble inngått 15. mars 2004.

(9)Carpark AS benyttet seg av oppsigelsesklausul i avtalen, og mens saken har vært under behandling i klagenemnda, har innklagede avholdt en ny konkurranse. Heller ikke i denne konkurransen ble klagers tilbud vurdert som det økonomisk mest fordelaktige. Klager har i det vesentligste anført:

(10)Innklagede har brutt regelverket for offentlige anskaffelser.

(11)Forhandlingene ble ikke gjennomført i tråd med regelverket. Innklagede signaliserte i forhandlingsmøtet at et nytt møte ville gjennomføres 27. august 2003 på bakgrunn av de reviderte tilbudene, og klager skulle vært gitt mulighet til å levere ytterligere et revidert tilbud.

(12)Innklagede har brutt forskrift om offentlige anskaffelser § 17-3 ved ikke å meddele tildeling av kontrakt i tråd med forskriftens krav.

(13)Kontrakt ble inngått etter at vedståelsesfristen løp ut, og det foreligger derfor i realiteten en ulovlig direkteanskaffelse i strid med kravet til konkurranse.

(14)Klager har for øvrig angrepet grunnlaget for tildeling, men ut fra det syn klagenemnda har på saken, er det unødvendig å referere dette. Innklagede har i det vesentligste anført:

(15)Innklagede erkjenner at manglende meddelelse om kontraktstildeling innebærer et brudd på forskrift om anskaffelser § 17-3. For øvrig bestrider innklagede å ha brutt regelverket for offentlige anskaffelser.

(16)Saksbehandler hos innklagede ble sykemeldt, og prosessen ble avsluttet av en annen saksbehandler. Det ble ikke ansett nødvendig med ytterligere forhandlinger.

(17)Kontrakten ble tegnet etter vedståelsesfristens utløp. Dette innebærer imidlertid ikke at anskaffelsen kan anses inngått etter direkte forhandlinger med kun én leverandør. Kontrakten er tildelt på grunnlag av den utlyste konkurransen og etter en vurdering av de tre leverandørenes opprinnelige og reviderte tilbud.

(18)Innklagede imøtegår for øvrig klagers anførsler angående grunnlaget for tildeling, men dette refereres ikke.

Klagenemndas vurdering

(19)Klager har deltatt i konkurransen og har saklig klageinteresse, jf forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser § 6. Anskaffelsen er kunngjort i henhold til regelverket for offentlige anskaffelser, og det er ikke anført at det dreier seg om en tjenestekonsesjon som faller utenfor regelverket. Klagenemnda legger derfor til grunn at anskaffelsen etter sin art og verdi følger reglene i forskrift om offentlige anskaffelser del III, jf § 2-2. Vedståelsesfristen

(20)Som nevnt legger klagenemnda til grunn at Carpark AS av innklagede ble tildelt kontrakt etter vedståelsesfristens utløp. I sak 2004/48 behandlet klagenemnda et tilsvarende spørsmål og uttalte: ”Vedståelsesfristen angir den tiden tilbudene er bindende, jf forskriftens § 7-5. Når denne utløper uten at oppdragsgiver har akseptert et av tilbudene, er leverandørene ikke lenger bundet av tilbudene som er levert. Etter 1. desember 2003 stod dermed innklagede uten bindende tilbud i konkurransen. Etter klagenemndas syn er en konkurranse avsluttet idet oppdragsgiver står tilbake uten bindende tilbud. Tildeling av kontrakt har dermed skjedd i strid med regelverket ettersom ny konkurranse ikke ble gjennomført.”

(21)Klagenemnda legger samme rettsoppfatning til grunn i denne saken, og finner at konkurransen må anses avsluttet da vedståelsesfristen løp ut 30. september 2003. Innklagede har dermed brutt regelverket ved å tildele kontrakt uten å gjennomføre en ny konkurranse.

(22)På denne bakgrunn ser klagenemnda ikke grunn til å gå inn på partenes øvrige anførsler.

Konklusjon

Aker Universitetssykehus HF har brutt kravet om forutberegnelighet og konkurranse i lov om offentlige anskaffelser § 5 ved å gjennomføre tildeling av kontrakt etter utløpet av vedståelsesfristen. For klagenemnda, 21. februar 2005 Jens Bugge