KOFA 2004/99: Statsbygg – forkortelse av tilbudsfrist

2004/99 Statsbygg

Innklaget: Statsbygg

Klager: Norges Praktiserende Arkitekter

Avgjørelse: Brudd på regelverket

Type sak: Rådgivende sak

Klagenemnda for offentlige anskaffelser Innklagede kunngjorde en åpen anbudskonkurranse om utarbeidelse av forprosjekt og kravspesifikasjon for Longyearbyen skole. I konkurransegrunnlaget ble tilbudsfristen som var angitt i kunngjøringen forkortet. Klagenemnda fant at arbeidene falt inn under virkeområdet for lov om offentlige anskaffelser, og at forkortelse av fristen var i strid med kravet til likebehandling i lov om offentlige anskaffelser § 5. Klagenemndas avgjørelse 7. februar 2005 i sak 2004/99 Klager: Norges Praktiserende Arkitekter ANS Innklaget: Statsbygg Nord Klagenemndas medlemmer: Svein Dahl, Inger Roll-Matthiesen, Siri Teigum Saken gjelder: Regelverkets anvendelse på Svalbard, forkortelse av tilbudsfristen.

Bakgrunn

(1)Statsbygg (heretter kalt ”innklagede”) kunngjorde i DOFFIN-databasen den 22.03.2004 en åpen anbudskonkurranse om utarbeidelse av forprosjekt og kravspesifikasjon for Longyearbyen skole. I kunngjøringen ble det opplyst som ”Sted for bygge- og anleggsarbeidet, levering eller utførelsessted”: ”Statsbygg Nord, Kaigt. 4. 9007 Tromsø”. Videre ble det som frist for mottak av tilbud opplyst 06.05.2004 kl. 12.

(2)I konkurransegrunnlaget ble oppdraget beskrevet nærmere, ved at valgt leverandør skulle: ”Utarbeide forprosjekt med kostnadskalkyler. Det lages tegning i 1:100 av forslag til løsning for ovennevnte rombehov. Det utarbeides en beskrivelse, kravspesifikasjon for totalentreprise. Søknad om rammetillatelse sendes til Longyearbyen Lokalstyret. Vi ønsker tilbud fra et firma som har kompetanse fra sammenlignbare prosjekter. Grunnet prosjektets størrelse ser vi det ikke hensiktsmessig å kontrahere en prosjekteringsgruppe, men firmaet skal tilknytte seg nødvendig annen kompetanse slik at alle fag er dekket og at tilbudet blir komplett.

De prosjekterende skal evaluere de innkommende totalentreprisetilbudene, og gi innstilling på valg. Det kan bli aktuelt med videre oppfølging, men dette vil i så fall bli honorert etter medgått tid og skal ikke regnes inn i anbudssummen”.

(3)I konkurransegrunnlaget ble tilbudsfristen forkortet til 26.04.04 kl. 12.

(4)Kontrakt ble tildelt Arkitektkontoret Amundsen AS, og i kontrakten fremgår det at ”nødvendige reiser for prosjekteringsarbeidet, inntil 3 reiser, er inkludert…”. Klagers anførsler

(5)Det har oppstått en uklarhet og tvetydighet i konkurransegrunnlaget, i betydningen kunngjøring og anbudsgrunnlag, ved at det ikke tilkjennegir hvilken av leveringsfristene som er det korrekte. Dette bryter med de grunnleggende krav for gjennomføring av offentlige anskaffelser. Det fremstår ikke som forutberegnelig for leverandørene hvilken frist som er gjeldende, og det er her en stor risiko for at potensielle leverandører har blitt forhindret fra å delta i konkurransen på grunn av feil som oppdragsgiver svarer for. Innklagedes anførsler

(6)KOFA har ikke kompetanse til å behandle saken, ettersom anskaffelsen har stedlig tilknytning til Svalbard. Klagen må derfor avvises.

(7)Lov om Svalbard av 17. juli 1925 nr. 11 § 2 fastsetter at norsk privatrett, strafferett og lovgivning om rettspleien gjelder på Svalbard. Andre lovbestemmelser gjelder ikke for Svalbard, med mindre dette er særskilt fastsatt. Det er ikke fastsatt at lov om offentlige anskaffelser skal gjelde for Svalbard.

(8)Oppdraget forutsetter en viss fysisk tilstedeværelse på Svalbard. Det er forutsatt at den som blir tildelt oppdraget må reise til Svalbard minst 3 ganger i kontraktsperioden. Oppdraget kan med andre ord ikke utføres i sin helhet fra et kontor på fastlandet. Anskaffelsen har følgelig en slik tilknytning til Svalbard at lov om offentlige anskaffelser ikke kommer til anvendelse, selv om prosjektet og anbudsbehandlingen for så vidt styres fra Statsbygg Nords kontor i Tromsø. Prosjektet omfattes for øvrig heller ikke av norsk avgiftslovgivning eller plan- og bygningslovens bestemmelser.

(9)Subsidiært anføres at det ikke er begått brudd på lov om offentlige anskaffelser med forskrifter.

(10)Det er fristen i konkurransegrunnlaget som skal gjelde, og det kan ikke være tvil om at det klart er fastsatt en strammere tidsfrist for innlevering av tilbud enn det som fremgikk av kunngjøringen. Det bør være klart for alle at en nyere fastsatt tidsfrist gjelder fremfor en eldre fastsatt frist.

(11)Forskriftens § 12-4 gjelder retting av konkurransegrunnlag som alt er sendt ut, ikke justeringer som finner sted i tiden mellom kunngjøring og utsendelse av konkurransegrunnlag. Det er ikke bestemmelser i forskriftens som regulerer den foreliggende problemstillingen. Det avgjørende må derfor være om en slik justering eller endring av tidsfristen er i strid med grunnleggende prinsipper i lovens § 5, herunder prinsippene om forutsigbarhet og likebehandling under hele prosessen.

(12)Innskjerpingen av tidsfristen innebar ingen reell forskjellsbehandling mellom aktørene i konkurransen. Det ble stilt det samme nye krav overfor alle. Alle fikk følgelig lik og samtidig informasjon om den justeringen som ble gjort med hensyn til fristen for innlevering av tilbud. Alle fikk konkurransegrunnlaget en måned før fristen utløp. At en eller flere ikke har fått med seg endringen innebærer ikke nødvendigvis at det har funnet sted noen forskjellsbehandling mellom aktørene i konkurransen.

(13)I mange tilfeller er det behov for å gjøre endringer i planer underveis, og dersom disse endringene ikke er vesentlige er dette noe aktørene i denne bransjen må være forberedt på og innrette sin virksomhet etter. Innskjerpingen av fristen var derfor ikke i strid med kravet til forutsigbarhet.

(14)Det ble vurdert at det var en fordel å korte inn på tilbudsfristen for å ha noe mer tid til rådighet i utførelsesfasen, dette ut fra behov for å kunne justere fremdriften for hele prosjektet.

(15)En del av begrunnelsen for å gjøre endringen var at fristen for innlevering av tilbud var satt forholdsvis romslig i utgangspunktet, og at det ikke ville være urimelig eller problematisk for aktørene å forholde seg til den nye og kortere

fristen i konkurransegrunnlaget. Etter fristendringen hadde deltakerne fortsatt fire uker til å regne på oppdraget, noe som er normalt for slike oppdrag.

(16)Det er ikke praktisk mulig å orientere om slike endringer før anmodning om å få tilsendt konkurransegrunnlaget eventuelt er mottatt, med mindre konkurransen kunngjøres på nytt. Det hadde vært mulig å orientere alle om endringen ved å omtale denne i følgebrev eller lignende til konkurransegrunnlaget. Det er imidlertid ingen plikt til å orientere så detaljert om enhver endring eller justering. Det må kunne forventes at den eller de som ber om å få tilsendt konkurransegrunnlaget leser igjennom dette og forholder seg til de opplysninger som der blir gitt. Dette er det mest sentrale dokumentet, mens kunngjøringen er mindre omfattende og utformet mest med hensyn til å identifisere marked og oppdrag. Et krav om at alle endringer som blir gjort må omtales og opplistes eksplisitt i følgebrev eller lignende vil fremstå som rigid og uhensiktsmessig. Klagenemndas vurdering

(17)Klager er næringsorganisasjon for privatpraktiserende arkitekter, landskapsarkitekter og interiørarkitekter i Norge. Blant klagers primæroppgaver er påvirkning av rammevilkår, herunder å fremme deltakerbedriftenes interesser i forhold til oppdragsgivere og myndigheter. Oppdraget gjelder blant annet arkitekttjenester, og klager må etter dette anses å ha saklig klageinteresse, jf. forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser § 6. Klagen er rettidig.

(18)I lov om offentlige anskaffelser § 2, siste ledd, fremgår det at ”Kongen gir forskrift om lovens anvendelse på Svalbard og kan fastsette særlige regler av hensyn til de stedlige forhold”. Slik forskrift er ikke gitt.

(19)Når Klagenemnda likevel har funnet at loven og forskrift får anvendelse på saken, slik at Klagenemnda har kompetanse, skyldes det følgende forhold:

(20)Saken gjelder et prosjekteringsarbeid hvor oppdragsgiver er Statsbygg Nord, basert i Tromsø, og hvor det alt vesentlige av arbeidet skal utføres på fastlandet hvor også arbeidet skal leveres. Det er forutsatt at leverandør må foreta tre reiser til Svalbard i kontraktsperioden - men bortsett fra dette vil ikke noe arbeid utføres der. Når oppdragsgiver har tilhold på fastlandet og arbeidet verken skal utføres eller leveres på Svalbard, er tilknytningen til fastlandet så dominerende at lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrift uansett må få anvendelse. Klagenemnda har med dette ikke tatt standpunkt til anvendelsen av regelverket i en situasjon hvor

oppdragsgiver har tilhold på fastlandet, mens det vesentlige av arbeidet utføres og leveres på Svalbard.

(21)I tillegg til det som er nevnt ovenfor kommer dessuten at oppdragsgiver selv uttrykkelig har gitt loven anvendelse gjennom kontraktsbestemmelser. Det fremgår av konkurransegrunnlagets pkt.3.1 at den såkalte Grønnboka, som inneholder Statsbyggs konkurranseregler og kontraktsbestemmelser, er en del av avtaleforholdet. I Grønnbokas pkt.2.1 er det sagt uttrykkelig at forskrift om offentlige anskaffelser av 15. juni 2001 skal gjelde, og det samme fremgår indirekte av pkt.3.5. Også forøvrig har Statsbygg gjennom sin kunngjøring og på annen måte tilkjennegitt at lov og forskrift om offentlige anskaffelser skal følges.

(22)Klagenemnda finner etter dette at arbeidene faller inn under lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Anskaffelsen faller etter sin art under del III i forskrift om offentlige anskaffelser, jf § 2-2.

(23)Med hensyn til frist for innlevering av tilbud, fremgikk denne opprinnelig av selve kunngjøringsteksten. Det er denne kunngjøringen potensielle leverandører vil forholde seg til ved vurderingen av om de skal delta i konkurransen, og i så fall også når de senest må ta kontakt med oppdragsgiver for å be om konkurransegrunnlaget. En innskjerping av tilbudsfristen i konkurransegrunnlaget kan derfor lede til at potensielle leverandører har mistet sin mulighet for å delta i konkurransen, som følge av at de melder sin interesse for konkurransegrunnlaget for sent. En slik innskjerping av tilbudsfristen måtte eventuelt skjedd på samme måte som den opprinnelige tilbudsfristen ble varslet, dvs. i en ny kunngjøring. Klagenemnda finner derfor at kravet til likebehandling i lov om offentlige anskaffelser § 5 er brutt.

Konklusjon

I konkurranse om utarbeidelse av forprosjekt og kravspesifikasjon for Longyearbyen skole har Statsbygg Nord brutt kravet til likebehandling i lov om offentlige anskaffelser § 5, ved at konkurransegrunnlaget forkortet den tilbudsfrist som fremgikk av den offisielle kunngjøringen. For klagenemnda, 7. februar 2005 Svein Dahl