KOFA-AVGJØRELSE
KOFA 2005/186: Mangelfull begrunnelse etter anmodning
Faktum
Helse Finnmark HF utlyste 15. februar 2005 en åpen anbudskonkurranse om delarbeid for utbygningstiltak ved DPS Vest Finnmark i Alta. Kontrakt skulle tildeles det økonomisk mest fordelaktige tilbud, basert på syv ikke-prioriterte tildelingskriterier, herunder kapasitet, erfaring, oppdragsgivers tidligere erfaring med tilbyder, pris og eventuelle forbehold. Det kom inn seks tilbud. Paulsen RI AS leverte laveste pris på kr 1 089 000 (eks. mva) og ble valgt. Atelier 2 AS hadde levert et tilbud på kr 1 380 000. Etter at valget var foretatt, ba klager per e-post 20. juni 2005 om å få tilsendt innstillingen som lå til grunn for tildelingen. Innklagede svarte at innstillingen var et internt dokument og ga en generell redegjørelse om at kompetanse, kapasitet og pris hadde vært avgjørende. Klager viste til at dette ikke oppfylte kravene i § 3-8 (4), men innklagede fastholdt at e-posten var tilstrekkelig. Klage til KOFA ble innsendt 27. juni 2005. Under klagenemndsbehandlingen fremla innklagede en mer utfyllende anbudsvurdering som viste at de tre laveste tilbudene var nærmere gjennomgått, og at nærhet til byggeplassen og reisekostnader ble tillagt vekt til fordel for valgte leverandør.
KOFAs vurdering
1. Klagerett og prosessuell adgang. Rettsregelen er at klager må ha deltatt i konkurransen og ha saklig klageinteresse, jf. forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser § 6. KOFAs tolkning er at dette vilkåret er oppfylt for enhver som har levert tilbud i konkurransen. Det avgjørende faktum er at Atelier 2 AS deltok som tilbyder. Delkonklusjon: Klagen er rettidig og fremmes til realitetsbehandling.
2. Begrunnelseskravet etter FOA 2001 § 3-8 (4). Rettsregelen er at dersom kontrakt er tildelt, plikter oppdragsgiver innen en bestemt frist etter anmodning å opplyse om det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler sammenlignet med øvrige tilbud. KOFAs tolkning er at begrunnelsen ikke kan begrenses til en generell redegjørelse, men må konkret knytte vurderingen av valgte tilbud opp mot klagers tilbud, og den må reflektere de tildelingskriteriene som er oppstilt i konkurransegrunnlaget. De avgjørende faktiske forhold er at innklagedes e-postsvar var «generelt utformet og har ingen henvisning til vurderingen av valgte tilbud opp mot klagers tilbud». Av syv tildelingskriterier ble kun pris og kapasitet nevnt, og heller ikke disse ble «knyttet opp til vurderingen av klagers og valgte leverandørs tilbud». Den mer utfyllende anbudsvurderingen ble først fremlagt for KOFA, altså etter fristens utløp. Delkonklusjon: Innklagede brøt FOA 2001 § 3-8 (4).
3. Forutsetning om tilgang til DWG-filer. Rettsregelen er at oppdragsgiver ved anbudsvurderingen plikter å ta hensyn til forbehold og forutsetninger som fremgår av tilbudene og som har kostnadsmessige konsekvenser. KOFAs tolkning er at denne plikten er betinget av at forutsetningen var kjent og relevant på tidspunktet for tildelingsbeslutningen. Det avgjørende faktum er at forutsetningen om DWG-filer ikke fremgikk av konkurransegrunnlaget, og at det «først etter at tildelingsbeslutningen var tatt» ble klart at forutsetningen ikke ble oppfylt. Delkonklusjon: Det foreligger ikke brudd på regelverket på dette punkt.
Konklusjon
Klagenemnda konkluderte med at Helse Finnmark HF brøt FOA 2001 § 3-8 (4) ved ikke å gi Atelier 2 AS tilstrekkelig begrunnelse etter anmodning innen den fristen bestemmelsen setter. E-postsvaret var for generelt og knyttet ikke vurderingen av valgte tilbud opp mot klagers tilbud på den måten § 3-8 (4) krever. Påstanden om ufullstendig anbudsvurdering knyttet til DWG-filer førte ikke frem.
Praktisk betydning
Avgjørelsen illustrerer at begrunnelsesplikten etter anmodning ikke oppfylles ved en generell beskrivelse av hvilke kriterier som ble lagt til grunn. Begrunnelsen må knytte vurderingen konkret til det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler sammenlignet med det aktuelle klagerens tilbud, og den må dekke de tildelingskriteriene som er oppstilt i konkurransegrunnlaget. En etterfølgende, mer utfyllende begrunnelse avgitt i forbindelse med klagenemndsbehandlingen, helbreder ikke det opprinnelige bruddet på fristen i § 3-8 (4). Avgjørelsen er avsagt under FOA 2001, men prinsippet om at begrunnelsen må være konkret og tilbudsorientert, er videreført i etterfølgende regelverk.
Hele KOFA-avgjørelsen (klikk for å skjule)
2005/186 Helse Finnmark HF
Innklaget: Helse Finnmark HF
Klager: Atelier 2 AS
Avgjørelse: Brudd på regelverket
Type sak: Rådgivende sak
Klagenemnda foroffentlige anskaffelser Innkiagedegjennomførteen åpen anbudskonkurransefor delarbeidfor utbygningstiltakved DPSVestFinnmark iAlta. Klagenemndafantatinnkiagede haddebruttforskri i’om § offentlige anskaffelser 3-8 (4) vedikke å gi tilstrekkelig begrunnelseetter anmodninginnen § denfristen 3-8(4) setter. Klagenemndas avgjørelse 23. oktober2006 i sak2005/186 — Klager: Atelier2 AS Innkiaget: HelseFirmmark AS Klagenemndas medlemmer: Jens Bugge,Morten Goller, Sin Teigum Sakengjelder: Manglendebegrunnelseetteranmodning.
Bakgrunn
(1)Helse Finnmark HF (heretter kalt innldagede) utlyste den 15. februar 2005 en åpen anbudskonkurranse vedrørende delarbeid for utbygningstiltak ved DPS Vest Finnmark i Alta.
(2)Kontrakt skulle tildeles på bakgrunn av det økonomisk mest fordelaktige tilbud for helseforetaket.
(3)Frakonkurransegrunniagethitsettes: “Vedvurderingenvildet blilagt vektpåfølgende tildelingskriterier: 1. Kapasitet 2. Erfaringfraprosjekteringav tilsvarende bygg. 3. Prosjektgruppastidligere erfaringfrafellesprosjekt. 4. Oppdragsgivers tidligere erfaringmedtilbyder. 5. Pris 6. øvrige økonomiskeforhold. 7. Eventuelleforbehold Kriteriene er ikke listet iprioritert rekkefølge men vil bli vurdert samlet utfra en totaløkonomiskoget totalkvalitativthensyn.” Postadresse Besøksadresse TIl.: 5559 7500 E-post:
(4)Innkiagede mottok seks tilbud. Tilbudsåpning var 30. mars 2005. Anbudsprotokoll med tilbydernesnavn ogtilbudssumble ifølge innidagedesendttiltilbyderne.
(5)Etter at valget av tilbyder var foretatt, ba klager per e-post 20. juni 2005 om å få tilsendt kopiav innstillingen som dannetgrunnlag forvalg avprosjekteringsgruppe.
(6)Innldagedebesvarte e-postenslik: “Innstillingen som danner grunnlagfor valgav anbyderer et internt dokument. Men generelt:Alle anbyderne er vurdert som “kvalifisert”for oppdraget. Da er neste vurdering kapasitet og pris. Når kapasiteten vurderes som tilfredsstillende, blir prisen avgjørende. Protokollfra anbudsåpningen er oversendt tidligere.”
(7)Som svar på dette sendte klager en ny e-post samme dag. Her ble forskrift om § § offentlige anskaffelser 3-8 i sin helhet inntatt med følgende setning i 3-8 (4) understreket: “Dersom kontrakt er tildelt, skal navnet på den som fikk kontrakten opplyses sammen meddetvalgte tilbudets egenskaperogrelative fordeler.”
(8)Innldagede svarersliki e-postav samme dato: “Ingen avpunktene som er anført, gir noe hjemmeltil å kreve spesielle dokumenter utlevert. Imingenerelle redegjørelse om hvasom er lagttilgrunnfor utvelgelsen, er det anført at kompetanse, kapasitet ogpris har vært avgjørende. Når de toførste punktene er vurdertsom likeverdig/tilfredsstillende, harprisen vært avgjørende.”
(9)Klagentil KOFAble sendt 27.juni.
(10)Anbudsvurderingen eriinnkiagedes tilsvar tilklagen for KOFA gjengitt slik: “ALTA HELSESENTER ANBUDDETALJPROSJEKTERJNG Deter innkommet 6 stktilbudpå detaljprosjekteringen. P.W. ArkitekterAS 1 350000 _____________ Atelier 2 AS 1 380 000 _____________ PaulsenRIAS 1 089 000 1 B. BjørnstadProsjekteringAS 1 704 000 ____________ AsplanViakAS 1300340 3 FAKArkitekterAS 1 154 000 2 Anbudsprisene i tabellener ekskiusiv merverdiavg~ft. Paulsen RIAS har levertlaveste anbudvedfristens utløpkl 13.00 den 30.03.2005.
De tre laveste anbudene er gjennomgåttfor å se om de inneholderformuleringer som bør tillegges kostnadsmessige konsekvenser. Prosjekteringsteametmed Paulsen RIsom leder har gjennomført mange prosjekter og har tilfredsstillende kapasitet både hver for seg og samlet. De har ikke tatt forbeholdsom vurderes som kostnadsmessigaktuelle. FAKArkitekterAS er nestrimeligst. Prosjekteringsteametersammensatt av vel ansettefirma medgod kapasitet iforholdtil oppdraget. Anbudethar ingenforbehold Asplan ViakAS erprismesig nr 3. De har arkitektvedfirmaets kontor i Karasjok Ellersfordeler de tekniske konsulenter mellom Tromsø, Kristiansand og Alta. Prosjekteringsteamet har ikke tattforbeholdsom kanfå kostnadsmessigbetydning. De har gitt tilbudom 5 reduksjon av honorar dersom de får to av oppdragene som er utlyst og 7 dersomdefår alle tre oppdragene. Generelt Asplan Viak har spes~Jisertreisekostnader med tilsammen kr 190 340,- eks mvafor oppdraget i Alta. Selskapet har også gunstigprispå oppdraget i Lakselv og vilgi rabattpå 5 dersom defår to av oppdragene. Ilakselv erprisforskjellenpå 40900,og vilher komme nedpå sammeprissom Finnmark Teknikk (+ 3 205,-) Imidlertid er avstanden større enn tilbudtrabattpå de to andreprosjektene. FAK Arkitekter AS har ikke spes~tIsertreisekostnader, men de er inkludert i honoraretsliksomforutsatt. Paulsen RI AS og deltakende konsulenter har kontor i Alta ogfår derfor ikke reisekostnader. De tre beste anbudene er omtrent like når man ser bort fra reisekostnadene noe somfaller ut tilfordelfor prosjekteringsteamet Paulsen RIAS som prosjekteringsgruppeleder. Det vil også være fordelaktig å ha hele rådgivningsteamet “på byggeplassen” da terskelenfor å møte opp vil være lavere enn for firma som må avsette reisetid og kostnader. Samtlige firma som deltar i teamethargangavstandfraplanlagtbyggeplasspåAltaHelsesenter.
Konklusjon
Det er ingenting som taler imotå velge laveste anbudi dette tilfelle. Tvert imottaler nærhet til byggeplass tilfordelfor anbyder i tillegg tilprisen. Alle deltakere er rutinerte selskapsomhar levertflereprosjektsammen. Det anbefales å innlede samtaler med Paulsen RIAS med tanke på utforming av avtaleom detaljprosjekteringihenholdtilgodkjentromprogram ogforprosjekt.”
(11)Det fremgår av innklagedes prosesskriv av 1. november 2005 at innklagede hadde forutsattat byggeier (Altakommune) ogsåvar eierav tegningene tilbygget iDWG3
format. Det fremgår videre at valgte leverandor er innrømmet et tillegg på kr. 11.500,- siden detteikke stemte. Anforsier: Kiagersanførsler:
(12)Klagerhevder atforskriften omoffentlige anskaffelser § 3-8 (4) er bruttvedat klager ikke harfått opplystdetvalgte tilbudets egenskaper og relativefordeler.
(13)Klagermener at valgte leverandør har tattforbehold omtilgang til DWG-filer, og at dette er et vesentlig forbehold som med sine kostnads- og tidsmessige konsekvenser somburde værtkommenterti anbudsvurderingen. Innklagedesanførsler:
(14)Innklagede hevder at anbudsvurderingen bør være tilfredsstillende begrunnelse for hvorforHelseFinnmark HF harvalgtlaveste anbud.
(15)Innklagede menerat kostnadeneved at valgteleverandørsforutsetningomtilgang til DWG-filene ikke ble oppfylt, ikke endrer på hva som for innidagede var det beste tilbudet. Klagenemndasvurdering:
(16)Klager har deltatt i konkurransen og har saklig kiageinteresse, jf forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser § 6. Klagen er såledesrettidig. Klagenemnda legger til grunn at anskaffelsen etter sin verdi følger forskrift om offentlige anskaffelserdel Jog III,jf. forskriftens § 2-2,jf~2-1. Begrunnelseetteranmodning
(17)Etter klagenemndas oppfatning tilfredsstiller innkiagedes e-post ikke kravet til begrunnelseetter forskriften om offentlige anskaffelser § 3-8 (4). Begrunnelsen i eposten er genereltutformet og har ingen henvisning til vurderingenav valgte tilbud opp mot kiagers tilbud slik § 3-8 (4) krever. Av tildelingskriteriene er det i tillegg kun pris og kapasitet som er uttrykkelig nevnt, og dette påen i relasjontil § 3-8 (4) ufullstendig måte siden kriteriene ikke er knyttet opp til vurderingen av klagers og valgte leverandørstilbud. Siden dette var den eneste begrunnelsensom forelåinnen 15 dager, har innidagede handlet istridmed forskrift omoffentlige anskaffelser § 3-8
(4). I forbindelse med klagen for KOFA har innkiagede gitt en begrunnelse som innidagede meneroppfyllerkravene i § 3-8 (4).Dette erikke bestridtavklager. Ufullstendig anbudsvurdering
(18)Det erenighet om atbåde innkiagede og valgte leverandørhadde som forutsetning at byggeier kunne gi tilgang til DWG-filer. Forutsetningen fremgår ikke av konkurransegrunniaget, og innidagede har heller ikke lagt vekt på forholdet ved tildelingen. Det var, slik ldagenemnda oppfatter sakens fakta, først etter at tildelingsbeslutningen var tatt at det ble klart at forutsetningen ikke ble oppfylt. Klagenemnda kan ikke se at det da er i strid med regelverket for offentlige anskaffelseratinnklagede ikkeharnevnt forholdeti anbudsvurderingen.
Konklusjon
HelseFinnmark HFhar brutt forskriftom offentlige anskaffelser § 3-8 (4) ved ikkeågi tilstrekkeligbegrunnelseetteranmodning fraAtelier2 AS innen denfristen § 3-8 (4) setter. Forklagenemnda, 23. oktober2006 MortenGoller
Refererte rettskilder
- FOA 2001 § 3-8 — Begrunnelsesplikt etter anmodning – krav om opplysning om valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler
- FOA 2001 § 2-2 — Terskelverdi – grunnlag for å fastslå at anskaffelsen følger del I og III
- FOA 2001 § 2-1 — Virkeområde – fastleggelse av hvilket regelverk som gjelder for anskaffelsen
- FOA 2001 § 6 — Klagenemndforskriften § 6 – saklig klageinteresse og rettidighet