KOFA 2005/307: Begrunnelsesplikt og tildelingsevaluering

2005/307 Høgskolen i Harstad

Innklaget: Høgskolen i Harstad

Klager: Avikom AS

Avgjørelse: Brudd på regelverket

Type sak: Rådgivende sak

Klagenemnda foroffentlige anskaffelser Innkiagedegjennomførteen åpenanbudskonkurransefor anskaffelse av videokonferanseutstyr. Detfremgikk ikke avbegrunnelsensom klagerfikk hvordanflere av de enkelte tildelingskriteriene var evaluert. Nemnda konstaterte bruddpå begrunnelsesplikten i § § anskaffelsesforskr~ften 17-3 (2) og 3-8 (4), ogbruddpå reglene om etterprøvbarhetog § § gjennomsiktighet i lov omoffentlige anskaffelser 5 ogforskr~ften 15-1. Klagenemndas avgjørelse27.11.2006 isak2005/307 Klager: Avikom AS Innkiaget: Hogskolen iHarstad Klagenemndas medlemmer: PerChristiansen,BjorgYen, IngerRoll-Matthiesen Saken gjelder: Kiagefrist, begrunnelse, evaluering.

Bakgrunn

(1)Innklagede kunngjorde i DOFFIN den 22.10.05, en åpen anbudskonkurranse for anskaffelseavvideokonferanseutstyr. Kontrakt skulle tildeles til det økonomiskmest fordelaktige tilbudet, etter kriterier somoppgitt i konkurransegrurmiaget.

(2)I konkurransegrunnlaget ble det oppgitt, i uprioritert rekkefølge, følgende tildelingskriterier: Pris Standardiserteløsninger Kompetanse og erfaringhos tilbyder Kvalitet Brukervennlighet Service/oppfølging Kompatibilitet med annet videokonferanseutstyr innen det norske utdannings- og forskningsmiljøet.

(3)Det kom inn 6 tilbud. Alle tilbydere ble regnet for å være kvalifisert til å delta i konkurransen.

(4)Ved brev av 11.11.05 ble klager informert om at IT partner AS ble valgt som leverandør. Tildelingen ble begrunnet slik “IT Partner AS ga et komplett og økonomiskfordelaktigtilbud, som varmegetgodttilpassetHøgskolensbehov.”

(5)Kiagefristvar ibrevet angitttil 18.11.05. Postadresse Besøksadresse TIf.: 5559 7500 E-post: Postboks439 Sentrum OlavKyrresgate 8 postmottak@kofa.no

(6)Klager sendte deretter e-post av 17.11.05 med krav om forlenget klagefrist. Klager påpekte behov for nærmere begrunnelse fortildelingen, og etterlyste en beskrivelse av evalueringen av de enkelte tildelingskriteriene for klagers tilbud, sammenholdt med valgteleverandørs tilbud.

(7)Innklagede besvartehenvendelsen ved brev av 18.11.05. Det ble kun gitt en generell begrunnelseforvalget. Fra brevethitsettes : “Derble lagtvektpå både pris, teknisk standard, kvalitet, brukervennlighet, kompetanse, servicegrad, og kompatibilitet. Det ble ikkeforetatten rangering avkriteriene opp mothverandre, alle telte likt.”

(8)Forlengelseav klagefristen ble avvist, og kontraktble etterklagefristens utløp tildelt ITPartner AS.

(9)Klagerbrakte deretter inn saken forKOFA vedklage av 09.12.05.

(10)Innklagede har under kiagebehandlingen fremlagt notat fra evalueringen datert 03.11.05, der det ble konkludert med at IT Partner burde tildeles kontrakten. Det fremgår videre av evalueringen at etter en innledende evalueringsrunde ble tre av tilbudene, deriblant klagers, ikke nærmere evaluert fordi tilbudene prismessig overskred Høgskolensbudsjettgrense påkr 700.000,-.

(11)De resterende tre tilbudene ble deretter nærmere evaluert, og vedståelsesfristen ble forlenget til 30. november. Fra evalueringens konklusjon hitsettes “Brukervennlighet, stabilitet, pålitelighetogservicevennlighet er suksesskriterierfor en vellykket AV-installasjon, og i enda større gradfor videokonferansesystemer, fordi mange brukere ennå er ukjente med denne teknologien. Den Tandberg-baserte løsningenfra IT-Partner vil ivareta disse hensyn. Itillegg har ITPartner vist at de har en oppegående lokal serviceavdeling som kan tre støttende til ved behov, samt gode forbindelser med Tandberg sentralt hvis og når tekniske problemer eller spørsmålskulle oppstå.”

(12)Pådenne bakgrunn bleIT-PartnerAS innstilt som leverandør.

(13)Innkjøpsprotokoll er også fremlagt under saksforberedelsen. Den er ikke datert, og inneholder ikke noen egen vurdering av tilbudene. Under “evaluering” er det krysset av for “Se vedlegg”. Vedlagt er notat fra innklagede av 12.12.05, kalt “Anskaffelsesprotokoll nytt videokonferansesystem”. Notatet gjennomgår gjennomføringen av evalueringen, og gir en begrunnelsefor valg av IT-PartnerAS. For utstyr til klasserom 10 ble brukervennlighet avgjørende, mens for det grønne auditoriet ble mulighetenforå bytte uthele deneksisterende Tandberg-installasjonen med enrenTandbergløsning fremhevettil fordelfor løsningentilIT-PartnerAS.

(14)Noen nærmere evaluering mot konkurransegrunnlagets tildelingskriterier for øvrig ble ikke gjennomgått i noen av de fremlagte notatene. Det er opplyst i notatet av 12.12.05 at en sammenlikningav tilbuden i form av regneark ersatt opp. Innkiagede har for KOFA vedlagt et regneark der klagers tilbud prismessig post for post er sammenholdt med tilbudet til valgte leverandør. Klagers totalpris var kr 727.692,mens valgteleverandør tilbød en totalpris stor kr 582.370,-.

Anforsler:

(15)Klagers anførsler: Klager anfører at mnnklagede har brutt regelverketfor offentlige anskaffelser ved å ikke gjennomføre likebehandling og konkurranse. Anførselen er ikke nærmere konkretisert.

(16)Det anføres videre at det ikke er angitt noen vektfordeling av tildelingskriteriene. På bakgrunn av den framlagte korrespondansen i saken, særlig e-post av 17.11.05 fra klager til mnnklagede, oppfatter nemnda klagers anførsel slik at den også gjelder manglende begrunnelse i forhold til evaluering av de oppgitte tildelingskriterier, og manglende sammenstilling av klagers tilbud mot valgte leverandørs tilbud ut fra konkurransegrunnlagetstildelingskriterier.

(17)Det anføresat klagefristen påenuke ibrevet av 11.11.05 var forkort.

(18)På bakgrunn av innkiagedes tilsvar anfører klager videre at den prismessige sammenstillingen som er gjort mellom klagers tilbud og valgte leverandørs tilbud er feil. Klager har selv utarbeidet og fremlagt en sammenstilling av tilbudene. Det anføres at denne skal illustrere at det på en rekke poster må foretas justeringer (av klager kalt nullstilling) for at prisene skal bli sammenliknbare, og for at tilbudene dermed skal kunnevurderes påliktgrunnlag. Innkiagedesanførsler:

(19)Innklagede bestrider åhabrutt regelverketforoffentlige anskaffelser. Innklagede har valgt det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, og har vurdertpris, teknisk standard, kvalitet, brukervennlighet, kompetanse, servicegrad og kompatibilitet. Det ble ikke foretatt enrangering av kriteriene oppmot hverandre, alle telte likt. HiH har vurdert både anskaffelsespris og hvilket tilbud som totalt sett virket mest økonomisk fordelaktig.

(20)Kiagers tilbud falt i første omgang utenfor den budsjettramme som HiH hadde satt internt. Dernest vartilbudetfraklagerprismessig over laveste tilbud. Klagenemndasvurdering: j

(21)Klager har deltatt i konkurransen og har saklig kiageinteresse, f forskrift om § Klagenemnd for offentlige anskaffelser 6. Klagen er rettidig. Anskaffelsen følger ettersin verdi forskrift omoffentlige anskaffelser delI og delIII.

(22)Klagers første anførsel knyttet til likebehandling og konkurranse er for generelltil at nemndakan ta standpunkt til dette.

(23)Klagers siste anførsel knyttet til prissammenstilling omhandler detaljerte faktiske innkjøpsfaglige vurderinger som nemnda på bakgrunn av saksbehandlingsformen mangler grunnlag foråta standpunkttil.

(24)Til klagers anførsel om manglende vekting og begrunnelseknyttet til evaluering av samtlige tildelingskriterierbemerker nemnda:

(25)Etter de gjeldende regler er det ikke krav til vekting av tildelingskriterier. Det foreliggerderfor intetbruddpå dette punkt.

(26)Dersomtildeling skjerpåbakgrunn av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet skal samtlige av de oppgitte tildelingskriterier evalueres. For åkunne kontrollere at dette har skjedd må oppdragsgivers evaluering fremgå på en måte som gjør at den kan etterprøves. Dette følger av de alminnelige krav til gjennomsiktighet og etterprøvbarhet i anskaffelseslovens § 5 og protokollføring jfanskaffelsesforskriften § 15-1.Av disse bestemmelser fremgår at oppdragsgiver må kunne dokumentere tildelingsevalueringen. Irmklagede opplyser, bl.a. i brevet av 11.11.05 til leverandørene og ibrevet av 18.11.05 tilklager, at samtlige tildelingskriterierer blitt evaluert, men uten å vise til hvilken konkret evaluering som er blitt gjort på de enkeltepunkter. Av mnnsendtenotater og annen relevant dokumentasjon fremgår bare at pris, brukervennlighet og kompatibilitet er blitt evaluert, jffremlagt regneark og notat av 03.11.05. Det foreligger ingen dokumentasjon for nærmer evaluering av de andre tildelingskriteriene i forhold til leverandørenes tilbud.. Her kan det derfor konstateresbruddpå regelverket.

(27)For at leverandørene skal kunnegjennomføre en effektiv etterprøving stilles det krav tilbegrunnelseianskaffelsesforskriften § 17-3 (2)og § 3-8 (4).

(28)Kravettilbegrunnelsei § 17-3 (2) innebæreren forpliktelsetil å angi spesifikthvilke forhold, basert på tildelingskriteriene, som var avgjørende for valg av leverandør. Uten en slik begrunnelse kan klager ikke vurdere om anskaffelsesreglene er overholdt, og om det er grunnlag for å inngi klage. Slik begrunnelse ble ikke gitt i brevetav 11.11.05, og § 17-3 (2) er dermedbrutt.

(29)Når det bes om nærmere begrunnelse, angir § 3-8 (4) siste setningbl.a. at det valgte tilbudets relative fordeler skal oppgis. Dette innebærer at begrunnelsen må være tilstrekkelig omfattende til at tilbyder kan se hvilke tildelingskriterier valgte leverandørstilbud var best på i forhold til kiagers tilbud. Noen slik sammenligning avtilbudene fremgårikke av denbegrunnelse som ble gittav mnnkiagede vedbrev av 18.11.2005. Det foreliggersåledes ogsåbruddpåbestemmelsen i § 3-8 (4).

(30)En uke kan i mange tilfeller være tilstrekkelig klagefrist der det er gitt en begrunnelse som tilfredsstiller kravene i § 17-3 (2). Her var begrunnelsen ikke tilstrekkelig, og kiagefristen kan da vanskelig begynne å løpe før dette forhold er rettet opp. Klagers anførsel omfor kortklagefrist henger altsånøye sammenmed, og er enkonsekvensavbruddetpåbegrunnelsesplikten.

Konklusjon

Høgskolen i Harstad har brutt anskaffelsesforskriften § 17-3 (2) og 3-8 (4) ved å gi klagermangelfull begrunnelsefortildelingen.

HøgskoleniHarstad har brutt kravene til etterprøvbarhet og gjennomsiktighet i lovens § § 5 og forskriftens 15-1 ved ikke å kunne dokumentere hvordan tildelingskriteriene utenom pris, brukervennlighetog kompatibilitet er evaluert. For klagenemnda, 27.11.2006,