KOFA-AVGJØRELSE
KOFA 2009/96: Manglende tildelingsmelding – Røst kommune
Faktum
I løpet av sommeren og høsten 2008 tok Røst kommune direkte kontakt med to lokale entreprenører og ba om tilbud på riving av et gammelt forbrenningsanlegg. Johnsens Maskinoppdrag leverte tilbud 23. juni 2008 med en pris på kr 217 000 ekskl. mva. Maskinentreprenør Knut Rolandsen AS leverte tilbud 30. november 2008 med en pris på kr 75 000 ekskl. mva (kr 93 750 inkl. mva). Røst formannskap fattet 15. desember 2008 vedtak om å velge Rolandsen, begrunnet med at dette var det rimeligste tilbudet. Kommunen hevdet at klager ble informert om utfallet per telefon samme dag, men dette var ikke dokumentert. Under gjennomføringen av oppdraget ble valgte leverandør engasjert til tilleggsarbeider for kr 16 785. Klager brakte saken inn for KOFA ved brev 20. april 2009, om lag fire måneder etter kontraktsinngåelse. Anskaffelsens verdi var under kr 500 000, slik at kun lov om offentlige anskaffelser (LOA 1999) og del I av forskrift om offentlige anskaffelser (FOA 2006) kom til anvendelse.
KOFAs vurdering
1. Klageadgang og klagefrist. Rettsregel: Etter klagenemndsforskriften § 6 annet ledd må klage fremsettes senest seks måneder etter at kontrakt ble inngått. KOFAs tolkning: Fristen løper fra kontraktsinngåelse, ikke fra det tidspunkt klager ble kjent med tildelingen. Avgjørende faktum: Formannskapsvedtaket ble truffet 15. desember 2008, og kontrakt ble antakelig inngått etter denne dato; klage ble inngitt 20. april 2009 – om lag fire måneder senere. Delkonklusjon: Klagen var rettidig og ble ikke avvist.
2. Krav til tildelingsmeddelelse og begrunnelse. Rettsregel: Selv om FOA 2006 del II og III om formell begrunnelsesplikt ikke kom til direkte anvendelse, følger det av kravet til gjennomsiktighet og etterprøvbarhet i LOA 1999 § 5 at oppdragsgiver skal gi en begrunnelse for valg av leverandør «som gjør det mulig for tilbyderne å vurdere om tildelingen er foretatt i samsvar med reglene fastsatt for konkurransen», jf. KOFA sak 2004/53 premiss (28). KOFAs tolkning: For at begrunnelsesplikten skal kunne oppfylles, må oppdragsgiver nødvendigvis også informere de øvrige tilbyderne om valget. Dette kravet gjelder også ved anskaffelser som kun er underlagt lovens del I. Avgjørende faktum: Kommunen hevdet at klager ble informert per telefon 15. desember 2008, men fremla verken notat, anskaffelsesprotokoll eller annen dokumentasjon som underbygget dette. Delkonklusjon: KOFA kunne ikke legge til grunn at klager hadde mottatt tildelingsmeddelelse med begrunnelse. Dette utgjorde brudd på LOA 1999 § 5. KOFA bemerket likevel at feilen ikke syntes å ha fått reell betydning i saken.
3. Anførselen om vesentlig endring av konkurransen. Rettsregel: Vesentlig endring av grunnlaget for konkurransen kan utgjøre brudd på LOA 1999 § 5. KOFAs tolkning: Behandling av anførselen forutsetter et dokumentert konkurransegrunnlag. Avgjørende faktum: Skriftlig dokumentasjon av konkurransegrunnlaget forelå ikke i saken. Delkonklusjon: Anførselen ble avvist som uhensiktsmessig for behandling, jf. klagenemndsforskriften § 9 første punktum.
Konklusjon
KOFA konkluderte med at Røst kommune hadde brutt kravene til gjennomsiktighet og etterprøvbarhet i LOA 1999 § 5 ved ikke å gi klager dokumenterbar meddelelse om valg av leverandør. Klagers øvrige anførsler ble enten ikke tatt til følge eller ikke behandlet. Nemnda bemerket at regelbruddet ikke syntes å ha hatt reell betydning i den konkrete saken.
Praktisk betydning
Avgjørelsen viser at plikten til å informere om leverandørvalg og gi begrunnelse for tildelingen gjelder selv ved svært små anskaffelser som kun er underlagt del I av FOA 2006 og LOA 1999. Kravet er forankret direkte i anskaffelseslovens grunnleggende prinsipp om gjennomsiktighet og etterprøvbarhet, uavhengig av om anskaffelsens verdi utløser de mer detaljerte prosedyrereglene. Videre illustrerer saken at en påstått muntlig meddelelse ikke er tilstrekkelig dokumentasjon – oppdragsgiver bærer risikoen for at informasjon om leverandørvalg er gitt og kan etterprøves, for eksempel gjennom anskaffelsesprotokoll eller skriftlig tilbakemelding.
Hele KOFA-avgj\u00f8relsen (klikk for \u00e5 skjule)
2009/96 Røst kommune
Innklaget: Røst kommune
Klager: Johnsens Maskinoppdrag
Avgjørelse: Brudd på regelverket
Type sak: Rådgivende sak
Klagenemnda for offentlige anskaffelser I forbindelse med anskajfelse av entreprenørtjenesterf or riving av et gammelt forbrenningsanlegg, henvendte innklagede seg til to lokale entreprenører med forespørsel om tilbud. Klagenemndaf ant at innklagede hadde brutt kravene til gjennomsiktigheto g etterprøvbarhet i lovens § 5 ved ikke å gi klager meddelelse om valg av leverandør. Klagers øvrige anførsler ble ikke behandlet. Klagenemndas avgjørelse 1. februar 2010 i sak 2009/96 Klager: Johnsens Maskinoppdrag Innklaget: Røst kommune Klagenemndas medlemmer: Per Christiansen, Kai Kriiger, Andreas Wahl Saken gjelder: Tildelingsmeddelelse Bakgrunn:
(1) Røst kommune (heretter kalt innklagede) rettet i løpet av sommeren og høsten 2008 henvendelse til to lokale entreprenører med forespørsel om tilbud vedrørende riving av et gammelt forbrenningsanlegg.
(2) Innklagede mottok 23. juni 2008 følgende tilbud fra Johnsens Maskinoppdrag (heretter kalt klager): "Demontering/sanering av stålbygg Viser til forespørsel om demontering/sanering av det gamle forbrenningsanlegget på eiendom gnr. 12, bnr. 41 tilhørende Røst kommune. (cid:127) Rivingen vil omfatte demontering av stålplater på tak og vegger (cid:127) Demontering av el-installasjoner (cid:127) Oppkapping av stålkonstruksjon Obs. Siden denne stålkonstruksjonen er sveiset sammen i sin helhet, må hver jernbjelke stroppes før kapping, og løftes kontrollert ned med kran. Og for øvrig må alt arbeid som vil bli u«ørt i høyden u«øres fra personlift. Iht nye krav fra Arbeidstilsynet ang personløft og arbeid i høyden. (cid:127) Rivning innvendig av skillevegger som består av trevirke, samt dører. (cid:127) Alt stål og metaller i forbindelse med forbrenningsanleggets aktiviteter, fjernes og transporteres til godkjent mottak Dette betraktes som entreprenørens eiendom og ansvar. (cid:127) Plast og trematerialer transporteres til mfallsplass på Røst. (cid:127) Oversikt av maskiner og utstyr som må benyttes ved denne jobben. o Personlift
Postboks4 39 Sentrum Olav Kyrresgate8 postrnottak@kofa.no
o Mobilkran o 2 Mann o Frakt av stål til godkjent mottak o Gass, Oxygen / Acetylen (cid:127) Entreprenøren sørger for at HMS systemet ivaretas, og at personløft blir ufført etter Arbeidstilsynets bestemmelser om bruk av arbeidsutstyr. (cid:127) Pris i alt KR 217000,- To hundre og sytten tusen + 25 % Mva. Håper tilbudet kan være av deres interesse."
(3) Senere samme høst, 30. november 2008, mottok hmklagede følgende tilbud fra Maskinentreprenør Knut Rolandsen AS: "ANG. RIVING AV GAMLE FORBRENNINGSANLEGG, STÅL/BETONG "Forutsetningf or tilbud: Stål og betong leveres kommunensa vfallsplass vederlagsfritt. Alt utstyr som skal tas vare på fiernes av kommunens egne ansatte, som porter septiktank, oljetank, dusj, toalett etc. Riving, sortering av stålkonstruksjon kr. 45.000,Riving av betonggulv og vegger kr. 30.000 kr. 75.000,25 % mva. kr. 18.750 Totalt inkL mva. kr. 93.750 Stål blir transportert til kommunalm fallsplass. Betong blir brukt til fylling, evt. kjørt avfallsplass. Jobben kan u«øres i uke 49-50."
(4) Innklagede traff 15. desember 2008 vedtak om valg av leverandør. Av vedtaket fremkom blant annet: "Saksopplysninger: Viser til tekfonisk henvendelse i denne saken. Da det ble stilt en del spørsmål, fant vi det riktig å møtes for å behandle denne saken. Teknisk sjef/konsulent Tom R. Pedersen vil være tilstede under behandlingen. Viser for øvrig til vedlagte tilbud i denne saken. FS-028/08 Vedtak: Rådmannens innstilling: Røst formannskap har innhentet tilbud på riving av det gamle forbrenningsanlegget i forbindelse med bygging av ny Miljø, brannstasjon og lager. Det var innkommet tilbud fra Knut Rolandsen og ThomasJ ohnsen.
RØstf ormannskap vedtar det rimeligste tilbudet som var fra Knut Rolandsen med en totalsum på kr. 93 750,- inkl. mva. Kostnadene dekkes over budsjettpost 02305 4420 357. Enstemmig vedtatt."
(5) Klager brakte saken inn for Klagenemnda for offentlige anskaffelser ved brev 20. april 2009. Anførsler: Klagers anførsler:
(6) Klager anfører at innldagede har brutt regelverket ved å ikke infonnere klager om valg av leverandør.
(7) I tillegg anføres det at innklagede har brutt kravet til forutberegnelighet ved å ikke gi klager skriftlig tilbakemelding på innholdet i klagers tilbud. Høsten 2008 kontaktet klager innklagede flere ganger vedrørende eventuelle endringer i klagers tilbud, herunder med spørsmål om nytt anbudsgrunnlag vedrørende sanering av betong og fundamenter. Klager har ikke mottatt skriftlig tilbakemeIding på dette. Denne handlemåten er i strid med kravet til forutberegnelighet.
(8) Klager anfører videre at innklagede har brutt loven § 5 ved å foreta en vesentlig endring av grunnlaget for konkurransen. Etter at valgte leverandør påbegynte arbeidet, viste det seg at oppdraget var mer omfattende enn det innklagede hadde bedt om tilbud på. Innklagede burde da ha bedt om nye tilbud på det ytterligere arbeidet som skulle utføres. Innklagedes anførsler:
(9) Innklagede bemerker at klager ble gjort kjent med utfallet av konkurransen ved telefonisk kontakt med innklagede 15. desember 2008. Klager har også sett at arbeidet har blitt utført av valgte leverandør. Når klager velger å bringe saken inn for klagenemnda flere måneder senere, må dette anses for sent, slik at klagen må avvises fra behandling i nemnda.
(10) Innklagede er ikke enig i at Idagers tilbud er behandlet i strid med regelverket. Anskaffelsens verdi er under kr 500 000,-. Kravet til konkurranse er ivaretatt ved at innIdagede hentet inn tilbud fra to leverandører. Ettersom både klager og valgte leverandør hadde god kjennskap til rivingen av bygget, ble henvendelsen om tilbud på utførelsen av oppdraget gjort muntlig. Begge leverandørene redegjorde i sine tilbud for hvordan oppdraget skulle utføres, noe som tyder på at begge hadde forstått oppdraget. InnIdagede valgte å inngå kontrakt med valgte leverandør, fordi hans tilbud hadde den laveste prisen. Under utførelsen av oppdraget ble valgte leverandør engasjert til å utføre enkelte tilleggsarbeider. Tilleggsarbeidene beløp seg til 16 785,- kroner. Klagenemndas vurdering:
(11) Klager har deltatt i konkurransen, og har saklig klageinteresse, jf. forskrift 15. november 2002 nr. 1288 om klagenemnd for offentlige anskaffelser § 6, 2. ledd. Anskaffelsens verdi er under kr 500 000, og anskaffelsen omfattes derfor av lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser del I.
(12) Innklagede har anført at klagen må avvises som for sent innkommet, fordi det gikk flere måneder fra klager fikk kjennskap til kontraktstildelingen til saken ble brakt inn for klagenemnda.
(13) Det følger av klagenemndsforskriften § 6, 2. ledd at en klage "må fremsettes senest seks måneder etter at kontrakt ble inngått av oppdragsgiver" Innklagede har opplyst at valg av leverandør ble truffet 15. desember 2008. Det er mest sannsynlig at innklagede inngikk kontrakt med valgte leverandør etter denne dato. Saken ble brakt inn for klagenemnda ved brev 20. april 2009, altså cirka fire måneder senere. Det legges derfor til grunn at saken er brakt inn for nemnda innen utløpet av klagefristen i klagenemndsforskriften § 6, 2. ledd.
(14) Klager har anført at innklagede har brutt regelverket ved å ikke gi klager meddelelse om valg av leverandør. Selv om forskriftens bestemmelser om begrunnelse ikke får direkte anvendelse, følger det av kravet til gjennomsiktighet og etterprøvbarhet i loven § 5 at oppdragsgiver skal gi en begrunnelse for valg av leverandør som gjør det mulig for tilbydeme å vurdere om tildelingen er foretatt i samsvar med reglene fastsatt for konkurransen, se for eksempel klagenemndas sak 2004/53 premiss (28). Skal kravet om begrunnelse kunne oppfylles, må selvsagt oppdragsgiver informere andre tilbydere om valg av leverandør.
(15) Innklagede hevder at klager fikk en slik meddelelse i telefonsamtale med innklagede 15. desember 2008. Dette er imidlertid ikke dokumentert, for eksempel i form av et notat eller en anskaffelsesprotokoll. Klagenemnda kan derfor ikke legge til grunn at innklagede ga klager meddelelse om valg av leverandør og om begrunnelsen for valget. Dette er et brudd på kravet til gjennomsiktighet og etterprøvbarhet i lovens § 5. Klagenemnda kan imidlertid ikke at denne feil har fått noen reell betydning i saken.
(16) Klagers anførsel om at innklagede har gjort en feil ved å ikke gi klager skriftlig tilbakemelding på innholdet i klagers tilbud, ser klagenemnda i forbindelse med en begrunnelse for valget av leverandør. Det vises til vurderingen foran.
(17) Klager anfører videre at innklagede har foretatt en vesentlig endring av konkurransen i strid med loven § 5. Skriftlig dokumentasjon av konkurransegrunnlaget foreligger ikke i saken og klagenemnda anser anførselen som uhensiktsmessig for behandling, jf klagenemndsforskriften § 9 første punktum. Konklusjon: Røst kommune har brutt kravene til gjennomsiktighet og etterprøvbarhet i lovens § 5 ved å ikke gi klager meddelelse om valg av leverandør. Klagers øvrige anførsler har enten ikke ført frem eller er ikke blitt behandlet. For klagenemnda, 1. februar 2010 Pe.</ C/14‘~ Per Christiansen
Refererte rettskilder
- LOA 1999 § 5 — Grunnleggende krav til gjennomsiktighet og etterprøvbarhet; rettsgrunnlag for plikt til tildelingsmeddelelse og begrunnelse ved anskaffelser under nasjonal terskel
- FOA 2006 § del I — Eneste del av anskaffelsesforskriften som kom til anvendelse, da anskaffelsens verdi var under kr 500 000
- Klagenemndsforskriften (FOR-2002-11-15-1288) § 6 — Klageadgang og seksmånedersfrist fra kontraktsinngåelse
- Klagenemndsforskriften (FOR-2002-11-15-1288) § 9 — Adgang til å avvise anførsler som er uhensiktsmessige for behandling, anvendt der skriftlig konkurransegrunnlag manglet
- KOFA 2004/53 — Premiss (28): oppdragsgiver skal gi begrunnelse som gjør det mulig for tilbyderne å vurdere om tildelingen er foretatt i samsvar med konkurransereglene; brukt som støtte for begrunnelsespliktens innhold under del I