KOFA 2011/197: Brudd på etterprøvbarhet – leie av lokaler

2011/197 Helse Finnmark HF

Innklaget: Helse Finnmark HF

Klager: Ulf Klevstad

Avgjørelse: Brudd på regelverket

Type sak: Rådgivende sak

Klagenemnda(cid:13) for offentlige anskaffelser Innklagede hadde gjennomfOrt c17konkurranselOr leie av lokaler til ambulanseljenesten. Klager anfOrteflere grunnlagfOr at innklagede hadde brultJOrskrifien t 5. Klager hadde ikke lan begrimnelse JOrtildelingen eller begrunnelselOr hvordan klagers tilbud ble vurdert. Slik saken var opplyst og dokumentert hadde heller ikke klagenemnda mulighet hvorvidt tildelingen var isamsvar med regelyerket Klagenemndalant derfOrat innklagede hadde brun kravel 111etterprovbarhet iloven 5, ved manglende begrunnelse og manglende mulighet.fOr a ellerprove valget av leverundor. Klagenemndas avgjorelse 15. april i sak 2011/197 22 Klager: UlfKlevstad Innklaget: Ilelse l'innmark AS Klagenemndas Tone Kleven, Georg Fredrik Rieber Mohn. Siri Teigum medlemmer: Saken gjelder: Leie av lokaler, begrunnelse og etterprovharhet Bakgrunn:

(1) Ilelse Finnmark AS (heretter kalt innklagede) annonserte i Finnmarksposten 3I. mars 2011 en konkurranse for leie av lokaler til amhulansetjenesten. Tilhudsfristen var angitt til 26. april 2011. I annonsen var det angitt to kontaktpersoner som tilhyderne kunne ta kontakt med 1Or ncermere opplysninger og kortlattel beskrivelse av tilbudskonkurrunsen". Videre fremgikk folgende: "Lokalene iiia inneholde garasie med plass til to biler„samt kontor. sanitærunlegg, oppholds-/spiserom et soverom og lager. Samlet areal l'5-200 kvm. Bvgget bor vcereJOrholdsvis sentralt i Honningsvag." Innklagede mottok fem tilbud, herunder fra LJIfKlevdal (heretter kalt klager). Klagers tilbud fremkom av en e-post av 26. april 2011. Herfra hitsettes: "13vggetvi onsker a tilby er meget sentrah i Honningsvag og har beliggenhel i Slorgala ea 300 meter.fra Radhuset'Brannslasjcm. Arealet er i dag utleid og skulle defie vcere av interesse NC:m1a ii ga en runde med dagens leietaker. (17har muligens alternative lokaler her) Lokalet erpa gateplan og det er inngangfra bade storgala og garasje mmiiiilokalene. Lokalene er oppgradert med nytt bad ifebruar Illars 2011.

Skulle dene være il71(Te.SSesa er vi apen.fOr a .se losninger soin passer dere best, de ticvOe 'egger 1okalel er lenregger slik cii olninnredningol lokalei er fOrholdsvis enkeh. Arealel er ca 120 I112og gm.asjen ca 50 m2(kan mvides). nnall pr idag ca I 0 m2 1.egger red skisse av arealei og bilder Jra msiden." I n e post fra klager av 2. mai 2011 fremgikk det at '7/jeg har han en dialog med kommunen ang mvidelse ar garasje cmlegg, de sfiller segi ul,gangspunkiet dei slik at en tilpasning til deres behov bor ga gren." Av protokoll datert 4. mai 2011 fremgar Hgende vurdering av tilbudene og den videre fremdrift: "/Illernaliv 1.bra beliggenhet, vil innrede lokaler i 2.elg. garave i 1.elg. Gocle muligheter thr samarbeid med anclre etuler. .lhernalir 2. Eksislerende lokaler, ril gjore en del lorbedringer. higge garasje. illIernatir 3. Ilus under renovermg, bra plassermg, areal plan ser bra lii. vil bli son opp garasje med plass 1112biler kan filpas.ses ener behov. .-11ternailv4. Lokale som ma gjores noe med, underkam av arealonske, lokalet ikke optimal -lliernaliv 5. Kjeller lokale, I`Orlungi MenfOrselve kjerne sennwm, areal OK, noe darlig phuilosning. blir enig om cilahernaliv en skiller segul som mest"Ordelaktig iforsle omgang. Bestenuner befaring i Ilonningsvag pa de 1relOrsle allernalivene og avgjor eller del. 1vvemer med iilbakemelding og videre vurdering Lly de to andre orealene ener belaring." Av anskarrelsesprotokollen datert 20. mai 2011 fremgar at innklagede dro pa beraring i lonnings\ag. og vurderte tre hygg. Innklagede ville ga videre i forhandlingen med alternati\ I. som var vurdert som komaki om en skikkelig planskisse(cid:13) losning,fOr hans Innklagede har opplvst at man valgte a drorte videre med en tilhyder. og at det ble gitt tilbakemelding om dette til ovrige tilbydere. Det ble sendt en e-post til denne tilhyderen 24. mai 2011. og innklagede har opplyst at innholdet i e-posten var avtalen som ble inngatt. l'olgende hitsettes rrae-posten: onsker cmleie et bygg som kan brukes av andre leielagere ogsa. mecldene mener jeg vi onsker ikke et spesiohilpassel bygg, Men Irenger en viss slandard. Sener opp igrove Irekk hra vi Irenger: Rom Storrelse Al'in antall Garasje 4.v9x2 kvm 2 biler Lager a 3 kvm 10kvm

Garderobe kvinner,menn 16kvm dame,lierre i,5x1.5 6 kvni Konfor kvm 16 kvm Soverom kvm 1 Slue,kjokken 36kvm 1"askerom 6kvm 1 Tolalt IT"0kvm Dette er hva viserfor oss" Klager sendte en e-post 22. mai 2011. hvor det fremgikk at klager visste at det var(cid:13) foretatt befaringer av andre lokaler, og at klaoer derfor antok at tilbudet ikke var blitt antatt. Klager anforte at anskaffe1sesprosessen og tildeling av kontrakt matte stanses. at klagers tilbud ble vurdert, og at det ble foretatt befaring. Det fremgikk blant annet at: "Slik prennssene JOr denne konkurransen er JOrmidlet til potensielle iilbydere, kan Einnmark vanskelig ha ,fOrufsetninger JOr vurdere som er mest JOrde1alaig. har leverl besiaende co crlgenerell beskrivelse av lokalene NCI goth det 101seg gjore pa bakgrunn av annonse. Jeg har ikke mfillende informasjon, herunder spesifiserle krav og kriterier fOr vurdering av lilbudene. Del har heller ikke væri mulig agi,fUllstendig prisfilbud pa bakgrunn av opplisningene i annonsen." Som svar på klagers henvendelse sendte innklagede en e-post 25. mai 2011. hvor det(cid:13) fremgikk at innIdagede "har inottah dine innsigelser. men dehe dreier seg om a leie lokaler. jeg har vurdert de ulike lilbudene som kom inn og takker deg fOr inleresse,(cid:13) men takker nei til tilbudef" Klager sendte ny e-post til innklagede 31. mai 2011, hvor det ble bedt om innsyn i spesilikasjoner, tilbud. anskaffelsesprotokoll med vedlegg, motereferater og kontrakt, samt dokumentasjon av eventuelle endringer i tilbudene etter forhandling. jf. forskrift om offentlige anskaf2ser § 3-5 og ofTentleglova § 3. Det ble ogsa bedt om ntermere begrunnelse for valg av leverandor hvor det ble redegjort tbr innklagedes vurderinger ved tildeling. Klager purret på tilbakemelding ved e-post av 16.juni 2011. Innklagede opplyste i e-poster av 21. juli 2011. at innklagede ikke hadde inngatt kontrakt. Det fremgikk at innklagede avventet prisoverslao over eventuell leie lokaler fra to tilbydere. I brev fra innklagede datert 5. september 2011 ble klaoers anmodning om innsyn besvart. Av brevel. fremgikk at klager fikk innsvn i protokoll, og at innklagede arbeidet videre med "mvalgte Brevet var merket "(.7nnt Off..jf. oill. 13,Ifr. Fv1. 13.(cid:13) helsepersl, 21. sphIsl 6-1". Klager opplyste i e-post av 17.juli 2012 at innklagede hadde inngått avtale om lokaler for ambulansetjenesten. og at lokalet var utenfor det detinerte kjerneområdet som fremikk av annonseriuwen.

Innklagede opplyste i e-post a 14. mars 2013 at det var inngatt leicavtale med(cid:13) Nordkapp kommune tidlig i 2012. Det ble opplyst at leieavtalen ble inngatt med ut1),anuspunktieksisterende kommunalt hvgg, kommunens helsesenter. Videre fremgikk at innklagede "hadde vurdert Ilere og lokasjoner. (lene eller lokalf kunngjort(cid:13) konkurranse." I e-post fra klager av 14. mars 2013 ble det hevdet at innklagede hadde gitt uriktige opplvsninger. Klager hevdet at lokalene innklagede hadde inngatt leiekontrakt om var lokalisert til Storbukt Fiskeindustri. som var utenfor del definerte kjerneområdet i annonsen. Det ble hevdet at lokalene som skulle bygues i tilknvtning til Nordkapp Ilelsesenter ikke hadde kommet pa plass enna. Innklagede opplyste folgende ie-post av 22. mars 2013: "Del er riktig at prehospital tjeneste (ambulanseilenesten) i dag er lokalisert til Siorbula Fiskeindustri. 1)erav er det inngun en midlertidig avtale om leie. Dene er en hoyst midlertidig losning ipayente ay ombygging ai A'ordkapp komunines helsesenter til vart formaL net er Vordkapp kommune lelse Finnmark 111-har inngan avtale med om leie os lokaler til trennidig bruk soni ambulansestasjon. .-1Ytalenmed Storbukt Eiskeindustri er altsa ingen permanent inngan avtale, men loper ,faktisk jra maned til maned fOr tiden, i pavente av kommunens.krdigstillelse av leide lokaler. Det har dessverre tan noe mer tid enn fOrmsan ,fOrafaferdigstill nve lokaler. nette har vært menfOr vart herredomme. .1rsaken er at den kommunale saksbehandling tar noe tid bade administratiyi og politisk. Delte ma helse Finnmark soI71alle andre Jorholde seg Aar det i .flere e-poster nevnes at "lokalene til Storbula Fiskeindustri er lokalisert menfOr det omrade som de Finnmark) definerie NoI71kjerneomrade .fOr lokalisering" er yar kommentar til deue.fOlgende: I kunngjoringen var star fOlgende. "Bygget bor være fOrholdsvis sentrah plassert lionningsyag". net er var klare vurdering ont at denne midlertidige plassering er sentral nok. net er om lag 1.5km iii det som kan defineres sont llonningsvag sentrum. Det er vart skjonn som har avgjort at dene er sentral plassering mer enn god nok. tin pa geograft og demografi bekrefier dette." Folgende fremgar av e-post fra klager av 24. mars 2013: "Aar del gjelder sraret pa at dere definerer dene innenfOr kjerneomradel sa ma Helse Finmnark avklare JOIgende: 1Protokoll datert -I. mai 2011 sa er det listet opp som leverte tilbud i fOrhold til annonsen som Finnmark hadde iavisen.

Afiernativ til og med 4 er alle lokalisert i bvkjernen i lionningsvag nar det gjelder alternatir 5 sa har dere selv skrevet at det erfOr langt ulenfOr selve kjerne sentrum. det som mci avklares er om de lokaler dere er i (Storbula Fiskeindustri) er alt 5 og konkludert.fOr langt utenfor kjerne sentrum eller er det et lokale dere har anskafjel men det har vært Nst litpa nva. Jeg ber ogsa om at det avklares med kontrakt nar de .fivItet i lokalet til Storbukt Fiskeindustri og avtale med N'ordkapp Kommune 1101' de nve lokalene skal være.ferdig slik ai ambulanse tjenesten kanllytte inn." Anforsler: Klagers aaforsler: Klager anforer at innklagede har brutt loven § 5 ved at anskaffelsen ikke tilfredsstiller grunnleggende krav til konkurranse. forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprovbarhet. Klager viser til at innklagede ikke formidlet endelig kravspesifikasjon. ou at det ikke er foretatt befarino i klauers lokaler. Videre vises det til at det ikke har vært mulig ii fa informasjon om konkurransen, bortsett fra at klagers tilbud ikke ble valgt, noe som ogsa gjor det vanskelig a komme med en utforlig klage. Klager anforer videre at innklagede har inngått kontrakt med Storbukt Fiskeindustri. som er lbr langt utenlbr kjernen av sentrum. lanklagedes aafarsler: 1nnklagede bestrider a ha brutt regelverket. og viser til at de innkomne tilbudene ble vurdert etter objektive kriterier som var satt pa forhand. og som var knyttet til innklagedes behov. Innklagede onsket 1 se nærmere på tre av fem tilbud. og dro pa befaring. Innklagede valgte å drofte videre med en leverandor. Innklagede bestrider at lokalene til Storbukt l'iskeindustri er for langt utentbr kjernen av sentrum. Klagenemndas vurdering: Klager har deltatt i konkurransen. og har saklig klageinteresse. jf. forskrift om Klagenemnd for offentlige anskaffelser § 6. Klagen er også rettidig. Anskaffelsen gjelder leie av lokaler til ambulansetjenesten, som er en tjenestekontrakt etter forskriften §4-1(1) bokstav d. fbrskrift om offendige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 får ikke anvendelse pa leie av "eksisterende higg eller annen,fast eiendom ".jli forskriften § 13

(1) bokstav b, og anskaffelsen folger dermed utelukkende lov om offentlige anskalTelser av 16.juli 1999 nr. 69. Klagenemnda forstar innklagede slik at det etter konkurransen ble inngått kontrakt om leie av lokaler til fremtidig bruk som amhulansestasjon med Nordkapp kommune tidlig i 2012. Klagenemnda legger til grunn at Nordkapp kommune var tilbyder nr.1. I pavente av at disse lokalene ble klare. ble det inngått en midlertidig avtale om leie av lokaler med Storbukt Fiskeindustri. Denne avtalen loper fra maned til måned. Det er ikke opplyst om Storbukt Fiskeindustri var en av de fem tilbyderne som var evaluert i konkurransen.

Klager har anfort flere grunnlag for at innklagede har brutt kravene i loven § 5. hade ed utformingen av grunnlaget for konkurransen. gjennomforingen av(cid:13) tilhudsevalueringen og Ved manglende begrunnelse for valg av leverandor. Klagenemnda forstar klager pa den maten at det ogsa anfores at valgte leverandor skulle vært avvist som folge av at lokalene Li utenfor Ljerneomradet som var angin ved annonseringen. Ftter de grunnleggende kravene i loven § 5 har oppdragsgiver en plikt til a opptre i samsvar med god forretningsskikk. til a sikre at det ikke finner sted forsLjellsbehandling mellom leverandorer. og til a sikre ivaretakelse av hensvnene til forutberegnelighet. gjennomsiktighet og etterprovharhet. Det konkrete innholdet i disse kravene beror imidlertid pa den konkurranse som er gjennomfort. og særlig hva som er kommunisert til markedet og tilhyderne..jf. klagenemndas sak 2011/151 premiss (64). som ogsa gjaldt leie av lokaler. Innklagede annonserte i Iinnmarksposten at man onsket å leie lokaler til ambulansetjenesten sentralt i Ilonningsvag. Anskaffelsen reguleres utelukkende av loven, og det foreligger dermed ingen alminnelig plikt til a utforme et fvllestgjorende konkurransegrunnlag for konkurransen. ln slik plikt kan heller ikke pa generelt grunnlag utledes fra de grunnleggende kravene i loven § 5..jf. ogsa klagenemndas sak 2011/151 premiss (69). Det fremgikk av annonsen at "filokolene ina inneholde garu.sje med plas. iii lo biler. sanji kontor. suniheranlegg, oppholch-,.spiserom CINM'CrOlnog higer. Scunlet areal 1-5-200 krni." Dette ma anses for å være tilstrekkelig angitt informasjon sett i Ivsav anskaffelsens karakter. Pa bakgrunn av den foreliggende dokumentasjon har ikke klagenemnda holdepunkter Ibr at andre tilhydere mottok annen intbrmasjon muntlig. Klagenemnda har etter dette kommet til at innklagede ikke har brutt kravene ilo en §5 ved utformingen av grunnlaget for konkurransen. Av kravene til likebehandling, forutberegnelighet og gjennomsiktighet folger det ogsa en plikt til å vurdere tilbudene basert pa det som er kommunisert ikonkurransen. og til gjennomfore en reell sammenligning av tilhudene. Ved denne evalueringen utover oppdragsgiver et innkjopsfaglig skjonn som kun i begrenset grad kan overproves rettslig. Klagenemnda kan likevel prove om innklagedes vurdering var vilkarlig. usaklig. eller i strid med de grunnleogende kravene i loven § 5. Pa bakgrunn a den foreliggende dokumentasjon har klagenemnda lite informasjon om gjennomforingen av konkurransen. Ianskaffelsesprotokollen er det kun i begrenset grad redegjort for innklagedes vurderinger ved Valg av leverandor. Det er heller ikke redegjort for hvilke vurderinger som ble gjort ved valg av midlertidig losning frem til valgte leverandors lokaler kunne tas i bruk. Innklagede har heller ikke gitt noen begrunnelse for hvorlbr klagers tilbud ikke ble valgt, til tross for klagers anmodninger om en begrunnelse for valg av leverandor. Klagenemnda har tidligere lagt til grunn at det folger av kravene til gjennomsiktighet og etterpro\ barhet i loven § 5 at oppdragsgiver. ogsa i konkurranser der forskriftens bestemmelser om begrunnelse ikke far anvendelse. ma gi en begrunnelse for valg av le\ erandor som gjor det mulig a bedomme om tildelingen er foretatt i samsvar med reglene fastsatt for konkurransen..jf. klagenemndas sak 2009/25 premiss (37) (som ogsa gjaldt leie av lokaler), samt sakene 2008/83 premiss (32) og 2008/153 premiss (60).

(30) I det foreliggende tilfellet har ikke klager fått noen begrunnelse for tildelingen, eller begrunnelse for hvordan klagers tilbud ble vurdert. Klager hadde dermed ikke mulighet til å etterprøve innklagedes vurdering. Slik saken er opplyst og dokumentert har heller ikke klagenemnda mulighet til å ta stilling til hvorvidt tildelingen er i samsvar med regelverket. Denne manglende etterprøvbarheten utgjør et brudd på kravet til etterprøvbarhet i loven § 5. Klagenemnda finner dermed at innklagede har brutt kravet til etterprøvbarhet i loven § 5, ved manglende begrunnelse og manglende mulighet for å etterprove valget av leverandør. Konklusjon:

(31) Helse Finnrnark AS har brutt kravet til etterprøvbarhet i loven § 5, ved manglende begrunnelse og manglende mulighet for å etterprøve valget av leverandør. Bergen, 15.april 2013. For Klagenemnda for offentlige anskaffelser. Georg Fredrik Rieber-Mohn