KOFA 2006/130: Uklare tildelingskriterier – snøbrøyting

2006/130 Sykkylven kommune

Innklaget: Sykkylven kommune

Klager: Sykkylven & Stranda Terrengtransport

Avgjørelse: Brudd på regelverket

Type sak: Rådgivende sak

Klagenemnda for offentlige anskaffelser Innklagede gjennomførte en konkurranse med forhandlinger om kontrakt for snøbrøyting. Klagenemnda fant at innklagede ikke hadde beskrevet tildelingskriteriene tilfredsstillende i konkurransegrunnlaget. Klagenemndas avgjørelse 7. mai 2007 i sak 2006/130 Klager: Sykkylven & Stranda Terrengtransport Innklaget: Sykkylven kommune Klagenemndas medlemmer: Per Christiansen, Morten Goller og Bjørg Ven. Saken gjelder: Tildelingskriterier. Etterprøvbarhet. Klageadgang. Bakgrunn:

(1) Sykkylven kommune (heretter kalt innklagede) kunngjorde ved brev av 12. juni 2006 en konkurranse med forhandlinger om brøytekontrakter for syv brøyteroder for perioden 1. august 2006 til 1. juni 2012. Utlysningen ble også kunngjort i lokalpressen samt i DOFFIN/Norsk Lysningsblad med publiseringsdato 21. juni 2006. Tilbudsfrist var 28. juni 2006. I kunngjøringsbrevet er det ikke inntatt noe klokkeslett, men i kunngjøringen i DOFFIN er det ført opp kl 12:00. Det er samme sted sagt at tildeling skal skje etter det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, i samsvar med kriterier angitt i konkurransegrunnlaget. Anskaffelsens samlede størrelse var over EØS terskelverdien.

(2) Sykkylven & Stranda Terrengtransport (heretter kalt klager) og to andre leverte tilbud innen fristen vedrørende brøyteroden Fjellseter-Fausa. Klagers tilbud var datert 21. juni 2006 og var basert på bruk av en Valtra T 190 traktor med 210 hk. Forhandlinger ble gjennomført 4. juli 2006. Tildeling skjedde ved brev av 7. juli 2006. Den aktuelle brøyteroden ble tildelt Klokkehaug traktorservice AS. Etter kontakt med innklagede 10. juli 2006 med muntlig klage, ga innklagede nærmere informasjon om tildelingen i brev av 8. august 2006. Klager framsatte deretter en skriftlig klage ved brev av 15. august 2006. Klagen ble ikke tatt tilfølge i svarbrev av 7. september 2006. Kontrakt er inngått med Klokkehaug traktorservice AS.

(3) Fra utlysningsbrevet av 12. juni 2006 hitsettes:

“I dag er brøytinga fordelt på 10 stk traktorroder og 4 stk lastebilroder. Dette vert no redusert til 8 stk roder med ansvar for berre kommunale veger. Av desse 8 vert 7 stk å lyse ut for anbud etter forhandlingar. Den siste er ei rode som det framleis er kontrakt på, og som seinare vert å samordne med dei nye rodene. Dei nye rodene vert ikkje å lyse ut som ”reine” lastebil eller traktorroder. Det er tenkt at traktorar med min 150 hk og lastebil blir likestilt på alle dei 7 utlyste rodene, unnateke Fjellseter-Fausa der utstyr spesielt vil bli vurdert i kvart einskild tilbud. For å søke på brøyterode med traktor blir det som utgangspunkt sett krav om min. 150 hk og 50 km/t. Kommunen kan likevel fråfalle dette kravet dersom ein ikkje oppnår priskonkurranse etter føresetnadene. For tildeling av rode er det vidare føreset at alle hovud- og stikkvegar blir brøyta med same utstyr. Det kan likevel vere stader der dette ikkje let seg gjer på grunn av smal vegbredde, gangveg, vegetasjon m.m. Desse vegane er tenkt brøyta av den entreprenøren som kommunen framleis har kontrakt med. Dette blir og vurdere i kvart einskild høve. Rodene som blir utlyst vil kunne bli justert i høve til utgangspunktet med tanke på best mogleg drift og gjennomføring. Fylgjande brøyteroder blir å lyse ut på pristilbod etter forhandlingar: ---- Fjellseter-Fausa-(Fasteindalen). Kommunal veg frå Fjellseterskiftet og inn til Brune på Fausa. Fasteindalen har dei seinare åra vore vinterstengt, men må vurderast med i tilbodet. ---For alle roder ber kommunen om tilbod på timepris + evt. pris på bruk av privat utstyr og kva type. Det er tenkt at utstyr som kommunen har skal disponerast so langt dette let seg gjere. Kommunen har fastsett tilbodet på beredskapstillegg på alle roder til kr. 35 000 unnateke Fjellseter-Fausa som har 60 000. ----” Det er ikke utarbeidet noe konkurransegrunnlag utover dette dokumentet, og ikke ellers sagt noe konkret om tildelingskriteriene.

(4) Fra tildelingsbrevet av 7. juli 2006 hitsettes: “---Fylgjande Firma/personar er tildelt brøyteroder for Sykkylven kommune i perioden 2006/07 – 2011/12. Grunnlag for tildeling er basert på materiell/utstyr, personell, pris og korleis arbeidet er tenkt løyst. Formelt vert avtalen først gjeldande ved underteikning av kontrakt.

(5) Fra innklagedes informasjonsbrev av 8. august 2006 til klager med opplysning om tilbud og tilbudsforhandlinger, hitsettes: ”---Innan tilbodsfrist 28.06.06 fekk vi for Fjellsæter-Fausa slike tilbod: - Steinar Aanning. Traktor Valtra T 190, kr 526/t. Beredskap kr 60 000. Inkl i timepris er 3m. hydraul. bakskjer, snøfres Sisu 2500, frontlaster. - Klokkehaug Traktorservice. Traktor Fendt 930, 350 hk 50 km/t. kr 535/t. Beredskap kr 60 000. 3m. hydraul. bakskjer kr 35/t, snøfres Sisu 2500 kr. 55/t, frontlaster kr 40/t. - Hole Maskin AS. Lastebil Scania 4x4, 480 hk, kr 695/t. Beredskap kr 130 000. ---Kl 10.00 – Steinar Aanning: Var viljug til ev. å utvide roda med Fasteindale. Timepris som i kontrakta, men ville ev. krevje utvida fastsum for å ta på seg dette. Har avtale med firma om reservetraktor ved ev. driftsstopp og lignende. Elles ingen endringer i innlevert tilbod. Kl 11:45 – Klokkehaug traktorservice v/Harald Klokkehaug: Kan vere interessert i å ta ansvar for alle rodene, dersom kommunen ser seg tent med å halde seg til kun ein samla tilbydar. Gir då tilbod om lik timepris for alle roder på kr 525,-. Beredskap som i føresetnadene og etter innlevert tilbod. Ellers justert pris for einskildroder til slik timepris: ----Fjellsæter/Fausa kr 530,-----”

(6) Fra kunngjøringen i DOFFIN, seksjon III: JURIDISKE, ØKONOMISKE, FINANSIELLE OG TEKNISKE OPPLYSNINGER, hitsettes: ”---III.3.2) Vil juridiske enheter måtte oppgi navn og kvalifikasjoner for de personer som vil være ansvarlige for å jobbe med kontrakten? Ja”

(7) Fra et brev til Nærings- og utviklingskomiteen i Sykkylven av 5. september 2006 hitsettes fra kommentarene til klagen som var mottatt ved klagers brev til kommunen av 15. august 2006: ”---- Om pris Timeprisen er rimelig lik. Om ein td reknar med 300 brøytetimar pr år utgjer basisforskjellen (kr 526,- kontra kr 530,- pr. time) ikkje meir enn kr 1200,-. Sjølv med sporadisk bruk av tilleggsutstyr, vurderte vi det slik at prisforskjellen ikkje var avgjerande mellom dei to traktortilbydarane. --- Om materiell/utstyr

Det var i utlysinga for denne roden ført at utstyret ville verte spesielt vurdert. Dette av di vi meinte at dette var ei meir krevjande rode enn dei andre. Tidlegare har brøytinga blitt utført av lastebil, 480 hk. Vi meiner at valt tilbod, som gav ein større og sterkare traktor, var best egna. Alternativet, om der låg føre tilbod innan føresetnadene, var like mykje å fortsette å nytte lastebil. - Om personell/firma mv Vår vurdering er at valt firma hadde best røynsle med tilsvarande arbeid, samt størst tilgang på personell (og utstyr). I dette ligg inga nedvurdering av klagar sitt firma, berre ein vekting mellom to av tilbydarane knytt til denne roda/denne oppgåva. -----” Anførsler: Klagers anførsler:

(8) Klager hevder at hans tilbud var lavest av de to tilbudene som var basert på brøyting med traktor. Videre hevder klager at utstyret han tilbød var nytt og optimalt for oppdraget. Det anføres for øvrig at det ikke er noe faglig grunnlag for å hevde at roden Fjellsæter-Fausa er så spesiell at det måtte stilles særskilte krav til utstyret som skulle brukes på roden.

(9) Klager anfører også at innklagede ikke kan vurdere personell og kompetanse når det ikke er spurt om dette i innbydelsen.

(10) Klager hevder også at referatet fra hans forhandlingsmøte med kommunen er uriktig.

(11) Under enhver omstendighet anføres det at innklagede ikke har gjennomført konkurransen på en åpen måte ved at klager ikke har fått en tilfredsstillende begrunnelse for tildelingen. Klager anfører også at firmaet som ble tildelt brøytingen, allerede i mai 2006 opparbeidet en oppstillingsplass hos klagers nabo, før konkurransen var utlyst. Innklagedes anførsler:

(12) Innklagede anfører at forhandlingsprosessen er riktig dokumentert. Det er først i klagen til Kofa at det er påstått feil.

(13) Innklagede hevder at roda Fjellsæter-Fausa ble vurdert som spesiell fordi den var mer krevende å brøyte, og at utstyret som skulle brukes der ville bli vurdert særskilt. Det hevdes at traktortilbudene prismessig var svært like. Tilbudet som ble valgt hadde en kraftigere traktor og det hevdes at denne forskjellen mer enn oppveide forskjellen i timepris.

(14) Klager anfører videre at det er vanskelig å foreta en objektiv vurdering av personell/firma, men at dette ikke var avgjørende i denne saken. Klager opplyser at valgte leverandør fikk et plusspoeng på dette punkt som kunne ha vært avgjørende dersom tilbudene ellers var like.

Klagenemndas vurdering:

(15) Klager har deltatt i konkurransen og har saklig klageinteresse, jf forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser § 6. Klagen er rettidig. Basert på kontraktenes fastbeløp og kjente variable beløp, vil den over de seks sesongene klart overstige EØS terskelverdien. Anskaffelsen følger derfor anskaffelsesforskriftens del I og II, jf forskriftens § 2-1 (2).

(16) Det er ikke fremsatt anførsler knyttet til om innklagede i denne konkurransen hadde adgang til å benytte prosedyren konkurranse med forhandlinger. Nemnda tar derfor ikke stilling til dette. I denne konkurransen er det både sendt en direkte forespørsel til aktuelle tilbydere, og sendt en generell kunngjøring om deltakelse i konkurransen. Fristen for å gi tilbakemelding på forespørsler om å delta i forhandlinger, skal i et slik tilfelle være minst 37 dager fra kunngjøring sendes, jf forskriftens § 7-3 (1). Fristen er ikke overholdt i dette tilfelle.

(17) Kunngjøringen opplyser at tildeling skal skje til det økonomisk sett mest fordelaktig tilbudet, basert på kriterier som oppgitt i konkurransegrunnlaget. Når en tildeling skjer på basis av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, skal alle kriterier som vil bli lagt til grunn oppgis. Konkurransegrunnlaget inneholder bare noen generelle uttalelser som berører hvilke forhold innklagede vil vektlegge, men angir ikke tildelingskriteriene presist. Dette representerer et brudd på anskaffelsesforskriftens § 10-2 (2). Det er på denne bakgrunn ikke mulig å foreta en prøving av tilbudsevalueringen innklagede har foretatt, og nemnda vurderer derfor ikke klagers anførsler nærmere. Konklusjon: Sykkylven kommune har brutt kravet til forutberegnelighet ved at tildelingskriteriene ikke var tilstrekkelig presise, jf anskaffelsesforskriftens § 10-2 (2). For klagenemnda, 7. mai 2007 Morten Goller