KOFA 2006/44: Brudd på forhandlingsforbudet – sak/arkivsystem

2006/44 Kommunene Audnedal, Hægebostad, Kvinesdal, Lindesnes, Mandal, Marnadal, Sirdal og Åseral

Innklaget: Kommunene Audnedal, Hægebostad, Kvinesdal, Lindesnes, Mandal, Marnadal, Sirdal og Åseral

Klager: Acos AS

Avgjørelse: Brudd på regelverket

Type sak: Rådgivende sak

(cid:1)(cid:2)(cid:3)(cid:4)(cid:5)(cid:6)(cid:5)(cid:7)(cid:6)(cid:8)(cid:3)(cid:9)(cid:9) (cid:10)(cid:11)(cid:12)(cid:9)(cid:11)(cid:10)(cid:10)(cid:5)(cid:6)(cid:13)(cid:2)(cid:14)(cid:4)(cid:5)(cid:9)(cid:3)(cid:6)(cid:15)(cid:16)(cid:3)(cid:10)(cid:10)(cid:5)(cid:2)(cid:15)(cid:5)(cid:12) Innklagede gjennomført en åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av et felles sak/arkivsystem. Etter tilbudsfristens utløp foregikk det en del korrespondanse mellom klager og innklagede om forhold rundt klagers tilbud. Klagenemnda fant at innklagede hadde brutt forhandlingsforbudet ved at klagers tilbud var endret gjennom forhandlinger. Klagenemndas avgjørelse 12. juni 2006 i sak 2006/44 Klager: ACOS AS Innklaget: Kommunene Audnedal, Hægebostad, Kvinesdal, Lindesnes, Mandal, Marnardal, Sirdal og Åseral (Det Digitale Vestre Agder) Klagenemndas medlemmer: Jens Bugge, Svein Dahl, Kai Krüger. Saken gjelder: Forhandlingsforbudet i anbudskonkurranser. Tilbudsevaluering.

Bakgrunn

(1)Kommunene Audnedal, Hægebostad, Kvinesdal, Lindesnes, Mandal, Marnardal, Sirdal og Åseral (heretter kalt innklagede) kunngjorde 28. august 2005 en åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av et felles sak/arkivsystem. Anskaffelsen omfattet programvare, installasjon, konsulenttjenester og opplæring.

(2)Anskaffelsen var en fastprisleveranse. I konkurransegrunnlagets bilag 8 til kjøpsavtalen punkt 2.2, var det tatt inn et skjema tilbyderne skulle fylle ut. Alt som stod i dette skjemaet skulle omfattes av fastprisleveransen. Det skulle også prises en del tilleggsytelser i tillegg til fastprisleveransen. Dette fulgte av konkurransegrunnlagets bilag 8 punkt 3.

(3)Kontrakt skulle tildeles den leverandør som leverte det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på følgende tildelingskriterier i uprioritert rekkefølge: ”1. Økonomiske kriterier: • Pris (anskaffelseskostnader inklusive innføringskostnader). • Drifts- og levetidskostnader, opplæringskostnader. • Lønnsomhet (kostnader relatert til infrastruktur, tredjeparts programvare, ressursbruk i egen organisasjon i driftsfasen, garantibetingelser, fremtidige oppgraderingsbehov m.v.). 2. Funksjonalitet og brukervennlighet 3. Leverandørens kompetanse og evne til å levere løsningen.

4. Leverandørens kompetanse og evne til å drifte levert løsning over tid. 5. Leveringstid.”

(4)Innen tilbudsfristens utløp var det kommet inn tilbud fra to leverandører. Disse var ACOS AS (heretter kalt klager) og ErgoGroup.

(5)I klagers tilbud var det knyttet kommentarer til hvert av punktene i skjemaet i punkt 2.2 i bilag 8 til kjøpsavtalen. I kommentarene til nummer 13 ”Opplæring” og nummer 17 ”Installasjon” stod det at prisen bare omfattet opplæring i og installasjon av WebSak Grunnmodul.

(6)I e-post av 25. oktober 2005 svarte klager på spørsmål innklagede hadde stilt på telefon. I e-posten het det: ”ACOS vil bekrefte at pris for opplæring i WebSak tilleggsmoduler (spesifisert i bilag 5 pkt 2.6 under ”Annen relevant opplæring”) er kr. 8.500,- eks. mva. pr. dag. Dette er samme dagspris som er oppgitt i bilag 8 pkt. 2.2 Prisgrunnlag – Ytelser inkludert i ”Fastprisleveransen”. Vi vil også bekrefte at opplæring for Superbrukere Fullskala og Brukere Fullskala ikke er inkludert i pkt. 2.2 i bilag 8, men i stedet under pkt. 3 Tilleggsytelser utenom leveransen iht. spesifisering fra kommunene (se kolonne for referanse: 2.4.5 og 2.4.6). Vi bekrefter også at det ikke holdes egne kurs i modulene Skanning (inngår i opplæring av nøkkelpersoner) og Innsyn (inngår som del av installasjonsarbeidet/forprosjektet).”

(7)Innklagede ba i e-post av 25. oktober 2005 om bekreftelse på prisen på installasjon av tilleggsmodulene, samt de øvrige delene i tabellen i bilag 5 punkt 6.1, jf nummer 17 i klagers prismatrise i bilag 8 punkt 2.2.

(8)Klager svarte i e-post av samme dag: ”ACOS bekrefter at vi følger de tidsestimat for installering av WebSak tilleggsmoduler som fremgår av bilag 5 pkt. 6.1 Installasjon. Pris og tidsestimat er oppgitt samlet for kommunene. * Installasjon og test WebSak Grunnmodul – 50 timer – kr. […],- eks. mva. (denne tjenesten er inkludert i bilag 8 pkt. 2.2 Prisgrunnlag – Ytelser inkludert i ”Fastprisleveransen”) * Installasjon og test av WebSak tilleggsmoduler (Utvalg, SRU, Skanning, Bygge/plan/delingssak, Saksprosess og Ansettelsessak) – 30 timer – kr. […],- eks. mva. * Installasjon og test av Web-søknad på Internett for Ansettelsessak - 80 timer – kr. […],* Installasjon, test og tilrettelegging av Innsyn – 80 timer – kr. […],- eks. mva. * Installasjon, test og tilrettelegging av Geolok-kobling mot GIS/GAB og Byggesøk-mottak – 80 timer - kr. […],-”

(9)Innklagede satt opp en anbudsoppstilling for å gjøre klagers tilbud sammenlignbart med tilbudet fra ErgoGroup. Innklagede hadde ført inn tillegg i punkt 12, 13, 17 og 18 i klagers prismatrise. I e-post av 10. november 2005 ble klager bedt om å verifisere denne anbudsoppstilling. I e-posten het det: ”Vi har lagt følgende til grunn for oppstillingen på kjøpsdelen: * Pkt. 12. Prosjektarbeid. Referanse til Deres bilag 9. Vi ønsker fortløpende statusmøter og en tett oppfølgning knyttet til faktisk fremdrift i innføringsperioden, samt tilstedeværelse ved oppstart. Vi har tatt som forutsetning at det kan bli inntil 3 ulike tidspunkter for oppstart. (Beregningsgrunnlaget fremgår i regnearket.) * Pkt. 12. Reiseutgifter i forbindelse med ovenstående. (Beregningsgrunnlaget fremgår i regnearket.) * Pkt. 13. Opplæring. Vi har lagt til grunn at vi skal ha opplæring knyttet til aktuelle tilleggsmoduler. (kr 8.500,- pr dag), samt et antall reiser i denne forbindelse. * Pkt. 17. Installasjon. Vi har lagt til grunn installasjon av aktuelle tilleggsmoduler, basert på timeberegning oppgitt i anbudet. * Pkt. 18. Etablering av eksisterende historiske databaser. (Vi har stipulert et beløp, kr 40.000,- lavere enn ”etablering av historisk base”.”

(10)I innklagedes prismatrise som fulgte e-posten, var det under punkt 12 Prosjektarbeid lagt til 25 dager med statusmøter og møter i forbindelse med oppstart, samt et tillegg på 10 reiser i forbindelse med disse møtene.

(11)Klager ba i e-post av 14. november 2005 om forklaring på enkelte av tilleggene som var gjort i klagers tilbud. Svar på dette ble gitt i e-post av 16. november 2005. Klager kom så med sin bekreftelse av innklagedes prisoppsett i e-post av 18. november 2005. Klager hadde imidlertid gjort enkelte endringer i de prisene innklagede hadde lagt til grunn og fastprisen var lavere enn den fastpris innklagde hadde regnet ut.

(12)I e-post av 24. november 2005 ba innklagede om en bekreftelse på at den summen som fulgte av prisoppsettet i klagers e-post av 18. november var å betrakte som klagers fastpristilbud. Klager svarte med å bekrefte at fastpristilbudet var ytterligere ca. 230.000 kr lavere. I e-posten het det: ”ACOS har stor interesse av å følge opp våre kunder på en optimal måte. Vi respekterer derfor at prosjektleder i dette tilfellet har vurdert behov for et utvidet antall statusmøter (utover det antall ACOS har foreslått). ACOS vil selvsagt imøtekomme dette ønsket uten av dette skal medføre ekstra kostnader for kunden(e). Dette betyr at alle reisekostnader, reisetidskostnader, diett og overnatting for de 10 ekstra fulldagsmøtene hos kommunene blir dekket av ACOS, uten ekstra kostnader for kunden(e). Vi ser oss derimot nødt til å fakturere internpris, NOK 5.000 pr. dag, for de ekstra prosjektdagene som nå blir innarbeidet i vårt fastpristilbud – jf. vedlagte regneark.”

(13)I e-post av 1. desember 2005 påpekte klager et avvik mellom bilag 2 og bilag 8 i eget prisoppsett. Punkt 2.2 i Bilag 8 inkluderte kostnader for konvertering av grunnlagsdata. Klager gjorde oppmerksom på at det i bilag 2 punkt 1.1.3 var spesifisert at dette inngikk i opplæringen. Kostnadene skulle derfor ikke være et eget priselement i bilag 8. Innklagede rettet prismatrisen i tråd med klagers opplysninger.

(14)Mellom 8. og 21. desember 2005 foregikk det e-postkorrespondanse mellom klager og innklagede rundt spørsmål om funksjonalitet, integrasjon og vedlikehold, samt tekniske avklaringer.

(15)I brev av 16. januar 2006 ble klager meddelt at ErgoGroup var valgt som leverandør.

(16)Klager ba i brev av 17. januar 2006 om en nærmere begrunnelse for valg av leverandør.

(17)I brev av 2. februar 2006 informerte innklagede om at det var vedtatt å foreta en ytterligere kvalitetssikring av informasjonsgrunnlaget i leverandørenes tilbud. Som et ledd i kvalitetssikringen ble klager og ErgoGroup innkalt til separate møter med innklagede den 15. februar 2006.

(18)I møtereferatet fra møtet mellom klager og innklagede 15. februar 2006 het det blant annet: ”Tilleggsspørsmål: Acos anbefaler at det installeres Terminal Server løsning, dekker Acos alle kostnader til innkjøp av Terminal Server løsning dersom kunden i ettertid mener at det er nødvendig å installere Terminal Server løsning (med Terminal Server løsning menes Citrix Terminal Server)? Svar: Ja, det er alltid vår policy at kundene skal være fornøyde med de løsninger vi leverer. Vi dekker derfor nødvendige kostnader med ekstra teknologi og installasjon av denne dersom våre anbefalinger i bilag 3 ellers er oppfylt.”

(19)Klager ble i brev av 22. februar 2006 informert om at ErgoGroup også etter kvalitetssikringen ble ansett å ha det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Det ble samtidig gitt en nærmere begrunnelse for valg av leverandør. I begrunnelsen het det: ”1 Økonomiske kriterier o Pris (anskaffelseskostnader inklusive innføringskostnader) o Drifts- og levetidskostnader, opplæringskostnader Når vi summerer disse to kulepunktene, er Deres samlede tilbud i utgangspunktet tilnærmet likt den andre tilbyder. Oppsummering viser en kostnadsforskjell på kr 828,- i favør av Acos. Vi viser her til vedlagte oppstillinger (regneark), som viser aktuelle kostnader for Deres firma og ErgoGroup, både når det gjelder kjøp og drift.

Oppstillingene er basert på priselementer og detaljer som fremkommer i anbudene. Tilbyderne har foretatt en noe ulik prissetting i forhold til vårt anbudsoppsett. Siden dette er en åpen anbudskonkurranse, har vi måttet foreta noen prisjusteringer for å få tilbudene forenelig med konkurransegrunnlagets krav. Oppstillingen består derfor av tilbyderes oppgitte priser, samt noen prisjusteringer som er markert med rød farge. […] […] Når det gjelder vår bemerkning om at vi mangler informasjon om totalkostnadene ved konvertering av de historiske databasene, idet tilbudet Deres kun dekker grunnmodulen og ikke alle fagmodulene, er dette kun å betrakte som faktainformasjon, hentet fra anskaffelsesprotokollen. Vi har ikke lagt noe vekt på denne informasjonen i evalueringen av ovenstående to kulepunkter. Vår evaluering og oppsummering av tilbyderne er tilnærmet like. Det er altså ikke lagt inn noen kostnader eller usikkerhet i forhold til Deres tilbud når det gjelder de historiske databaser.” […] o Lønnsomhet (kostnader relatert til infrastruktur, tredjeparts programvare, ressursbruk i egen organisasjon i driftsfasen, garantibetingelser, framtidige oppgraderingsbehov m.v.) * Det knytter seg usikkerhet til hvordan Acos sin løsning er tenkt installert i nettverket til DDVA. […] * Det knytter seg usikkerhet til hvilken båndbredde Acos sin løsning vil kreve av nettverket til DDVA. […] * ACOS opprettholder anbefalingen om bruk av terminalserver hvis klientbasert redigeringsprogramvare blir benyttet i total-løsningen. (Word, Excell el. annet). […] Det innebærer sannsynligvis høyere kostnader til både investering og drift av Acos sin løsning. Vår evaluering tyder på at Deres anbud ville ha medført høyere kostnader relatert til infrastruktur og ressursbruk i egen organisasjon. Når det gjelder integrasjon mot dokumentproduksjonen/tekstbehandler, er vi inneforstått og enig med Acos i at det ikke er noen forskjell på tilbudene. Vi har vurdert tilbudene likt og det er ikke lagt til noen tilleggskostnader i forhold til integrasjon mot dokumentproduksjonen/tekstbehandler. […]”

(20)Det er ikke inngått kontrakt i saken.

Anførsler

Klagers anførsler

(21)Klager anfører at innklagede har brutt regelverket for offentlige anskaffelser.

(22)Innklagede har brutt forskrift om offentlige anskaffelser ved at det under tilbudsevalueringen ble gjort tillegg i klagers priser og ved at evalueringen ble basert på andre mengder enn det som er oppgitt i anbudsdokumentene.

(23)I tilbudsevalueringen har innklagede lagt til grunn en prismatrise som verken er i overensstemmelse med bilag 8 i klagers tilbud eller etterfølgende e-post korrespondanse.

(24)I anskaffelsesprosessen påla innklagede klager mer arbeid og mengder, da utover fastprisleveransen, jf bilag 8. På bakgrunn av dette pålegget om ekstra bistand åpnet innklagede for en vurdering av tilbudet som ikke lenger ble basert på fastprisleveransen i bilag 8. Videre ble dette ekstra pålegget utslagsgivende i vurderingen av de prismessige forholdene, noe som resulterte i at ErgoGroups tilbud på enkelte tildelingskriterier ble rimeligere enn klagers tilbud.

(25)Med gjennomføringskostnader forstår klager, etter innklagedes brev, alt utenom opplæring og installasjon. Disse kostnadene er inkludert i klagers prosjektarbeid. Klagers prosjektarbeid inkluderer både møter i kundens lokaler og fortløpende status og oppfølging. Øvrige gjennomføringskostnader er ikke nødvendig. De 25 ekstra dagene til statusmøter (hvorav 10 hos kunden) er da helt overflødig. Ved å legge disse til klagers tilbud, blir grunnlaget for både tilbudte tjenesteleveranser og priser betydelig endret.

(26)I bilag 5 defineres brukergrupper for opplæring, antall kursdeltakere og hvilke kurs innklagede ønsker. Disse definisjonene tar kun høyde for tjenester knyttet til innføring av programvarens grunnmodul. Innklagede har ikke bedt om opplæring i andre fagmoduler, men har i stedet sagt at opplæringen kan suppleres med annen relevant opplæring dersom innklagede finner det hensiktsmessig. Innklagede har ikke gitt informasjon om antall ønskede kurs, kursdager eller kursdeltakere i slike fagmoduler. Det er derfor ikke tilgjengelig informasjon som gir leverandørene mulighet til å fastsette antall kurs eller kursvarighet for disse tilleggsmodulene.

(27)Når det gjelder installasjon tok klager kun med grunnmodul, ettersom innklagede ikke ba om opplæring i fagmoduler, og installasjon av disse da virket hensiktsløst.

(28)Klager ønsker videre ikke å godta ukvantifiserbare tilleggskostnader som det tas høyde for i evalueringen. Dette er kostnader som er tillagt klagers totalpris på grunnlag av antakelser, misforståelser og feil.

(29)Når det gjelder forbeholdet vedrørende dekning av kostnader ved ekstra teknologi og installasjon av denne, som innklagede ikke vil godta, vil klager presisere at dette ikke var et uoppfordret tilbud fra klager. Under møtet 15. februar 2006 ble det i møtereferatet stilt flere konkrete spørsmål fra innklagede. Et av spørsmålene var om klager ville dekke alle kostnader ved innkjøp av Terminal Server-løsning

dersom innklagede i ettertid mente at det var nødvendig å installere en slik løsning. Klager besvarte bekreftende på dette spørsmålet.

Innklagedes anførsler

(30)Innklagede bestrider å ha brutt regelverket for offentlige anskaffelser.

(31)Innklagede bestrider klagen i henhold til pris: Ved gjennomgangen av klagers tilbud viste det seg at prissettingen ikke er gjennomført i henhold til konkurransegrunnlaget. Klager har ikke gitt en komplett fastpris vedrørende punkt 2.2. i bilag 8 til kjøpsavtalen. Tilbudet innehar manglende prising av arbeider som inngår som del av konkurransegrunnlaget. En sammenligning av tilbudene ble derfor vanskelig. Det er likevel på det rene at tilbudene vil kunne sammenlignes ved mindre korrigeringer.

(32)Når et tilbud inneholder avvik fra konkurransegrunnlaget som har økonomisk betydning, skal avviket prissettes. Innklagede prissatte dermed avvikene i klagers tilbud, og satt inn tallene i prismatrisen. Klager verifiserte den korrigerte prismatrisen i e-post av 18. november. I e-post av 24. november endret imidlertid klager tilbudssummen som var verifisert 18. november. For ikke å bryte forhandlingsforbudet, bestemte innklagede seg for å se bort fra korrespondansen med klager. Innklagede valgte videre å bruke de priser som allerede var gitt i tilbudet til korrigering av avvik, og dermed evaluere de to tilbudene på likt grunnlag.

(33)Klager har ikke priset installasjon av tilleggsmoduler som del av fastpris, men har oppgitt omfanget av dette i tilbudets bilag 5 punkt 6. Dette ble tatt inn i fastprisen. Konkurransegrunnlaget viser til at leverandørene skal stå for installasjon til fastpris. I klagers prismatrise i brev av 22. februar 2006 bekrefter klager at denne posten skulle være med i prismatrisen. Siden klager ikke bestrider punktet forstår innklagede det slik at klager regner det som at dette skulle vært priset i fastpristilbudet i utgangspunktet. Klager har dermed priset feil i forhold til konkurransegrunnlaget.

(34)Også opplæring på tilleggsmoduler var lagt utenfor fastprisen. Dette ble da tatt inn i fastprisen. I klagers prismatrise i brev av 22. februar 2006 bekrefter klager at også disse postene skulle være med i prismatrisene. Klager har igjen priset feil.

(35)Konvertering av grunnlagsdata er fjernet fra prisen, fordi det inngår i annen del av tilbudet.

(36)Klager bestrider dermed bare tillegget for gjennomføringskostnader som klager har utelatt fra sitt fastpristilbud i bilag 8 punkt 2.2. Disse gjennomføringskostnadene har klager priset som opsjon i sitt tilbud, og ikke som del av fastprisen. Det er klart at gjennomføringskostnadene skulle være med i fastprisen. Kostnadene ble da tatt inn i evalueringen for å kunne evaluere tilbyderne på likt grunnlag. For at innklagede skulle få den gjennomføringen som ble ansett nødvendig, ble tilbyderne vurdert ut fra samme antall dager. Det ble brukt det antall dager som ErgoGroup hadde i sitt tilbud. Og kostnadene ble regnet ut fra de priser klager hadde oppgitt i det opprinnelige tilbudet.

(37)I og med at klager allerede hadde lagt inn noen gjennomføringskostnader, ble disse trukket ut av overnevnte beregning. I klagers tilbud bilag 5 punkt 5 hadde klager beregnet 80 timer på denne posten. Disse ble trukket ut av opprinnelig pris for prosjektet slik at det bare stod igjen 50 timer fra klagers opprinnelige tilbud.

(38)Det ble også lagt inn pris på 10 reiser som klager hadde beregnet i sitt bilag 5 punkt 5, fordi 10 av de 25 dagene skulle være hos kunden. Kostnadene er basert på tilbudets reisepriser i bilag 8 punkt 19.

(39)Innklagede bestrider videre klagen vedrørende lønnsomhet: Klager vil ikke godta ”ukvantifiserbare tilleggskostnader” som de mener blir tatt med i evalueringen.

(40)Tildelingskriteriet ”lønnsomhet” åpner for skjønnsmessige vurderinger. Kriteriet er likevel likt ved evalueringen av alle tilbud, og innklagede får ikke er ubetinget fritt valg. Innklagede har ved ulike tilfeller prøvd å avklare situasjonen uten av klager har kommet med et klart svar angående vurderingen av kriteriet.

(41)Klager hevder videre at disse ukvantifiserbare tilleggskostnadene baserer seg på grunnlag av antakelser, misforståelser og feil. Innklagede antar at det her vises til innklagedes begrunnelse i brev av 22. februar 2006 der det står at innklagedes evaluering tyder på at klagers tilbud ville ha medført høyere kostnader relatert til infrastruktur og ressursbruk i egen organisasjon. Innklagede vil kommentere følgende til dette punktet i evalueringen:

(42)Problemstilling er om kravene til infrastruktur er ulik for de to tilbudte løsningene. Denne anskaffelsen omfatter ikke kjøp av infrastruktur. Dette ansvaret ligger på innklagede. Innklagede har nedfelt i konkurransegrunnlaget at tilbyderne skal komme med anbefalinger om hvilke krav som infrastrukturen må møte. Det er videre i tildelingskriteriet ”lønnsomhet” åpnet opp for at disse kostnadene skal inkluderes i evalueringen.

(43)Det er fra innklagedes side brukt betydelig med tid og ressurser for å få etablert klarhet i denne problemstillingen. Det ble utvekslet e-poster om problemstilingen 21. desember 2006. I innklagedes første avslagsbrev til klager av 16. januar 2006 ble dette en sentral del av innklagedes begrunnelse. Begrunnelsen ble imøtegått av klager i deres svar av 17. januar 2006.

(44)Innklagede har i avslagsbrev av 22. februar 2006 valgt ikke å kvantifisere den merkostnad ved valg av klagers tilbud slik som ble gjort under den første evalueringen. Dette fordi klager i brev av 17. februar 2006 bestrider riktigheten av at klager ble tillagt denne tilleggskostnaden. Klager har imidlertid ikke i denne avklaringsprosessen gitt svar som svekker innklagedes usikkerhet knyttet til dette punktet. Innklagede har således valgt å ikke kvantifisere merkostnaden i avslagsbrevet av 22. februar 2006, men likevel opprettholde konklusjonen om at det er knyttet en betydelig økonomisk usikkerhet til dette punktet og at klager dermed kommer dårligere ut enn valgte leverandør.

(45)Innklagede vil også vise til klager brev av 22. februar 2006 der det står at ”vi dekker nødvendige kostnader ved ekstra teknologi og installasjon av denne dersom

kunden i ettertid av installasjonen mener at det er nødvendig å installere terminal server løsning”. Innklagede vil ikke godta dette forbeholdet som medfører en fordel for klager. Innklagede vil holde seg til evalueringen av opprinnelige tilbud og det som kommer frem der.

Klagenemndas vurdering

(46)Klager har deltatt i konkurransen og har saklig klageinteresse, jf forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser § 6. Klagen er rettidig. Anskaffelsens verdi er over EØS-terskelverdien og forskrift om offentlige anskaffelser del I og II kommer derfor til anvendelse, jf forskriftens § 2-1, jf § 2-2.

(47)I en anbudskonkurranse er det ikke adgang til å endre tilbudene eller forsøke å endre dem gjennom forhandlinger, jf forskrift om offentlige anskaffelser § 9-1.

(48)Det har foregått en omfattende korrespondanse frem og tilbake mellom klager og innklagede etter tilbudsfristens utløp. I denne korrespondansen har klagers prismatrise for fastprisleveransen blitt endret flere ganger. I den prismatrisen innklagede la til grunn for sin evaluering var prisen i en av postene i klagers prismatrise endret til kr. 0,-, samt at det var gjort pristillegg under flere øvrige poster.

(49)Klagenemnda kan ikke se annet enn at forhandlingsforbudet i forskriftens § 9-1 er brutt i foreliggende sak.

(50)All den kontakt som har vært mellom klager og innklagede kan tyde på at anskaffelsen er av en slik art og kompleksitet at innklagede kunne ha benyttet konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring med hjemmel i forskriftens § 4-2 bokstav b. Slik saken foreligger for klagenemnda, trenger nemnda imidlertid ikke ta stilling til dette.

(51)De omfattende forhandlingene som er gjort i denne saken, er foretatt for å gjøre klagers tilbud sammenlignbart med ErgoGroups tilbud. Dette viser at konkurransen nå ikke lar seg sluttføre som en anbudskonkurranse. Klagenemnda antar at et alternativ kan være å avslutte den påbegynte anbudskonkurransen og begynne på nytt med en konkurranse med forhandling med utgangspunkt i det foreliggende tilbudene, jf forskriftens § 4-3 bokstav a eller b.

(52)De ukvantifiserbare kostnadene klager henviser til, har innklagede senere valgt å ta ut av evalueringen. Klagenemnda går derfor ikke nærmere inn på det.

Konklusjon

Kommunene Audnedal, Hægebostad, Kvinesdal, Lindesnes, Mandal, Marnardal, Sirdal og Åseral (Det Digital Vestre Agder) har brutt forhandlingsforbudet i forskrift om offentlige anskaffelser § 9-1 ved at klagers tilbud er endret og forsøkt endret gjennom forhandlinger. For klagenemnda, 12. juni 2006 Svein Dahl