KOFA-AVGJØRELSE
KOFA 2007/98: Tilbudsfrist på 17 dager i fellesferien
Faktum
Universitetet i Oslo kunngjorde 10. juli 2007 en åpen anbudskonkurranse i DOFFIN-databasen om konsulentbistand til lederutviklingstjenester. Oppdraget gjaldt utvikling og gjennomføring av et lederutviklingsprogram for forskningsledere ved universitetet, med fire faglige dimensjoner og oppstart planlagt til oktober 2007. Tilbudsfristen ble satt til 27. juli 2007 kl. 14.00, det vil si 17 kalenderdager etter kunngjøringen. Konkurransegrunnlaget ble gjort tilgjengelig fra kunngjøringsdatoen. Kontrakt ble signert 21. september 2007 med Implement og Barlebo Konsulentvirksomhed. Klager, Hartmark Consulting AS, anførte at fristen var for kort ettersom den falt i fellesferien, og at det normalt tar 5 dagsverk å utarbeide et slikt tilbud. Innklagede begrunnet den korte fristen med at oppstartsdatoen var 10. oktober 2007, slik at det kun var tre måneder tilgjengelig fra utlysning til oppstart, og at konkurransen faktisk tiltrakk seg nok tilbud til å sikre reell konkurranse.
KOFAs vurdering
1. Rettsgrunnlag og tolkningsprinsipp
Klagenemnda tok utgangspunkt i FOA 2006 § 10-1, som krever at fristen for innlevering av tilbud fastsettes slik at «leverandørene får tilstrekkelig tid til å innhente nødvendig dokumentasjon og foreta nødvendige undersøkelser og beregninger». Nemnda presiserte at bestemmelsen forutsetter en konkret vurdering i det enkelte tilfellet, og la til grunn at nemnda «vil være tilbakeholden med å overprøve innklagedes skjønn, så lenge fristen er saklig begrunnet og den faktisk ikke har vært til hinder for konkurranse». Terskelen for inngrep er dermed relativt høy, men ikke absolutt.
2. Anskaffelsens kompleksitet og feriehensyn
Nemnda anerkjente at konkurransen ble kunngjort midt i fellesferien, og at leverandørene i slike perioder normalt har behov for lengre tilbudsfrist på grunn av redusert bemanning. Videre ble det lagt til grunn at lederutviklingstjenester ikke er en standardvare, noe som isolert sett taler for lengre frist. Avgjørende i motsatt retning var imidlertid klagers eget anslag om at 5 dagsverk var tilstrekkelig for å utforme tilbudet. Nemnda tolket dette som et tegn på at «anskaffelsen ikke var så kompleks at det var nødvendig med omfattende forundersøkelser og andre forberedelser». Disse 5 dagsverkene var gjennomførbare innenfor 17 kalenderdager selv med redusert feriebemanning, slik at fristen faktisk ga klager tilstrekkelig tid.
3. Saklig begrunnelse og reell konkurranse
Nemnda vektla at innklagede hadde fremlagt en saklig begrunnelse: oppstartsdatoen 10. oktober 2007 etterlot ikke rom for en lengre prosess. Med kun tre måneder fra utlysning til oppstart hadde innklagede, etter nemndas vurdering, ikke noe reelt alternativ. Nemnda viste også til tidligere praksis i sak 2003/109 om arkitekttjenester, der en 15-dagers frist ble funnet «svært kort», men ikke regelstridig fordi innklagede hadde gitt saklig begrunnelse. I den foreliggende sak var dessuten fristen faktisk «ikke til hinder for konkurranse», ettersom innklagede mottok tilstrekkelig mange tilbud til å sikre reell konkurranse om oppdraget.
Delkonklusjon: Ut fra en samlet, konkret vurdering fant nemnda at FOA 2006 § 10-1 ikke var brutt.
Konklusjon
Klagenemnda konkluderte med at Universitetet i Oslo ikke hadde brutt regelverket for offentlige anskaffelser. En tilbudsfrist på 17 kalenderdager i fellesferieperioden ble ikke ansett som et brudd på FOA 2006 § 10-1, idet innklagede hadde en saklig begrunnelse for fristen, anskaffelsen ikke krevde særlig kompleks tilbudsutforming, og fristen ikke hindret reell konkurranse.
Praktisk betydning
Avgjørelsen illustrerer at FOA 2006 § 10-1 ikke oppstiller en absolutt minstefrист, men krever en konkret helhetsvurdering. Relevante momenter er anskaffelsens kompleksitet, begrunnelsen for den valgte fristen, tidspunktet på året (herunder ferieavvikling) og om fristen faktisk hindret konkurranse. At en konkurranse tiltrekker seg flere tilbud, kan tale mot at fristen var ulovlig kort. Avgjørelsen bekrefter også at nemnda er tilbakeholden med å overprøve oppdragsgivers skjønn ved fastsettelse av tilbudsfrister, forutsatt at det foreligger en saklig begrunnelse. Sak 2003/109 om arkitekttjenester inngår som komparativ rettskilde.
Hele KOFA-avgjørelsen (klikk for å skjule)
2007/98 Universitetet i Oslo
Innklaget: Universitetet i Oslo
Klager: Hartmark Consulting AS
Avgjørelse: Ikke brudd på regelverket
Type sak: Rådgivende sak
Klagenemnda foroffentlige anskaffelser Innkiagede gjennomfØrte en åpen anbudskonkurranse vedrØrende konsulentbistand for lederutviklingstjenester. Innkiagede hadde satt tilbudsfristen til 17 dager. Klagenemnda kom, utfra en konkret vurdering, til atinnkiagede ikke hadde bruttforskriftens § 10-1. Klagenemndas avgjørelse3. desember 2007 isak 2007/98 Klager: Hartmark ConsultingAS Innkiaget: UniversitetetiOslo Klagenemndas medlemmer: MagniElsheim, Kai Kruger, AndreasWahi. Saken gjelder: Tilbudsfrist.
Bakgrunn
1) Universitetet i Oslo (heretter kalt innklagede) kunngjorde 10. juli 2007 i DOFFINdatabasen en åpen anbudskonkurranse vedrørende konsulentbistand for lederutviklingstjenester. 2) Det fremgikk om anskaffelsen i kunngjøringen punkt 11.1.5) “Kort beskrivelse av anskaffelsensart ogomfang”: “Oppdraget vil bestå av å utvikle og gjennomføre et lederutviklingsprogram med direkte relasjon til de utfordringer forskningsledere ved UiO står overfor. Kompetanseutviklingfor denne gruppen skal gi etpersonlig utbyttefor deltakerne og bidra til å stimulere deres arbeid med å bygge gode forskningsmiljØer, samt tilrettelegge gode rammevilkår for forskning ogforskningssamarbeid. Programmet bØrinneholdefirefaglige dimensjoner. ledelseavforskningsgrupper og miljøer. — — ledelseavforskere som individer(personalledelse). — ledelse iforhold tilforskningssystemets rammer, omverden og organisatorisk — ramme(strategiskledelse). lederrollerogpersonlig utvikling. — Tilbudet Ønskes igangsattførste gang oktober2007 med ca 45 deltakere og skal ha varighet opp til 10 dager. Ledere av forskningsgrupperfra alle fakulteter vil delta. Det erØnskelig medstørrefellessamlinger ogflere mindre utviklingsgrupper.” Postadresse Besøksadresse TIf.: 5559 7500 E-post: Postboks439 Sentrum OlavKyrresgate8 postmottak@kofa.no
3) Kunngjøringen punkt IV.3.4) “Tidsfrist for mottak av tilbud eller anmodning om deltakelse” angafristen til 27. juli 2007 kl. 14.00. 4) Kontrakten ble signert 21. september 2007 med Implement og Barlebo Konsulentvirksomhed. 5) Klageble inngitt tilklagenemnda6. august 2007.
Anførsler
KlagersanfØrsler: 6) Frist for innlevering av tilbud var i strid med forskriften § 10-1. Konkurransen ble kunngjort i DOFFIN-databasen 10. juli 2007. Tidsfristenforinnlevering av tilbud var satttil 27. juli 2007. 13 virkedageri fellesferien er ikke “tilstrekkelig tid” i henhold til forskriftens § 10-1. Samtlige fagpersoner som varaktuelle for utformingen av tilbudet hadde feriefrem til tidsfristen forinnievering av tilbud. Klager antar at de fleste andre sammenliknbare virksomheter avvikletferie i dettetidsrommet. 7) Klagers anslag av hvorlang tid det tar åutarbeide et tilbud av denne type, ligger på 5 dagsverk. Dette innebærer å avtale tid med minimum en kollega med relevant kompetanse for å diskutere hovedinnhold og fremdriftsplan for utarbeidelse av tilbudet, gjennomgå relevant fagstoff og referanser fra fagområdet, fremskaffe obligatorisk dokumentasjon, skrive besvarelsen på innholdet i kravspesifikasjonen, lese gjennom og drøfte det faglige innholdet og lese korrektur. Dette er anslag med hensyn til komprimerttid. Normenpå slikeutlysningerertidsfrister fra4 til 6 uker. InnkiagedesanfØrsler: 8) I denne konkurransen er 17 dagers tilbudsfrist tilstrekkelig tid til å inngi tilbud, selv om dette var i juli. Alle saksdokumenter ble gjort tilgjengelige i DOFFIN-databasen samme dag som konkurransen ble kunngjort. Dokumentene lå tilgjengelig i nesten tre uker, fra tirsdag iuke 28 til tilbudsinnievering fredag i uke 30, og kunnelastes ned av alle som har tilgang til internett. I denne konkurransen mottok innklagede nok tilbud til at detble en reell konkurranseom oppdraget. 9) Begrunnelse for at innkiagede utlyste konkurransen i denne perioden, er dato for oppstart. Oppstart for oppdraget var satt til 10. oktober 2007, og for å kunne gjennomføre og avslutte en konkurranse, samt gi tilbyder mulighet til å gjøre sine forberedelser, var det ingen annen utvei enn å utlyse konkurransen i juli måned. Innklagede var klar over at det var uheldig åkunngjøre en nasjonal konkurranse ijuli måned, men i denne saken hadde innklagede ikke noe reelt valg, da det kun var tre måneder fra utlysning av konkurransentil oppstart av oppdraget. Klagenemndasvurdering: 10)Klager er potensiell leverandør og har saklig klageinteresse, jf forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser § 6. Klagen er rettidig. Anskaffelsen følger forskriftom offentlige anskaffelserav 7. april 2006 nr. 401 del I og II. 11)Forskriftens § 10-1 angir at frist for innievering av tilbud skal fastsettes slik at “leverandØrenefår tilstrekkelig tidtil å innhente nødvendig dokuinentasjon ogforeta nødvendige undersØkelser og beregninger”. Det må foretas en konkret vurdering av tilbudsfristen for å vurdere om fristen er lang nok i det enkelte tilfellet. Klagenemnda
har i tidligere saker lagt til grunn at nemndavil være tilbakeholden med å overprøve innkiagedes skjønn, så lenge fristen ersaklig begrunnetog den faktisk ikke harværttil hinderforkonkurranse. 12)1 den foreliggende sak var det 17 kalenderdager fra konkurransene ble kunngjort til tilbudene skulle være innklagede i hende. Konkurransegrunnlag og andre relevante dokumenter var gjort tilgjengelige fra samme dato. Spørsmålet blir om 17 kalenderdagerer“tilstrekkelig tid” til åinngi tilbud idenne konkurransen. 13)Klagenemnda tok stilling til tilsvarende problemstilling i sak 2003/109. Saken gjaldt frist for innlevering av tilbud i en konkurranse for anskaffelse av arkitekttjenester. Klagenemnda sier i sin avgjørelse at en frist på 15 kalenderdager var “svært kort”, men at fristen ikke var i strid med regelverket da innkiagede hadde gitt en saklig begrunnelsefordenkorte fristen. 14)Konkurransen om lederutviklingstjenesterble utlystmidt ifellesferien, og det må som utgangspunkt antas at leverandørene i denne tiden har større behov for lengre tilbudsfrist for å utforme et tilbud fordi bemanningen på grunn av ferie er lavere. Samtidig er anskaffelsen av lederutviklingstjenester en anskaffelse som ikke er en standardvare, og som klagerdermedvil ha behov forå bruke tid på åutforme tilbud i. På den annen side legger klagenemnda til grunn klagers anførsel om at 5 dagsverk var tilstrekkelig for å utforme et tilbud i denne konkurransen. Dette tyder på at anskaffelsen ikke var så kompleks at det var nødvendig med omfattende forundersøkelser og andre forberedelser ved utforming av tilbudet. Videre gav fristen på 17 kalenderdager klager tilstrekkelig tid til å utforme et tilbud til tross for at bemanningen var mindre på grunn av fellesferien. Videre har innklagede anført en saklig grunn for hvorfor fristen var satt så kort. Fristen var etter det opplyste heller ikke til hinder for konkurranse. Ut fra en konkret vurdering i denne saken har klagenemndakommet til atforskriftens § 10-1 ikkeerbrutt.
Konklusjon
UniversitetetiOslo har ikkebrutt regelverketfor offentlige anskaffelser.
Refererte rettskilder
- FOA 2006 § 10-1 — Krav om tilstrekkelig tilbudsfrist – leverandørene skal ha tid til nødvendig dokumentasjon, undersøkelser og beregninger
- FOA 2006 § 6 — Forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser § 6 – saklig klageinteresse
- KOFA 2003/109 — Tilsvarende problemstilling om kort tilbudsfrist for arkitekttjenester; 15 kalenderdager funnet 'svært kort' men ikke regelstridig ved saklig begrunnelse