KOFA 2012/29: Utilstrekkelig begrunnelse – UiO

2012/29 Universitetet i Oslo

Innklaget: Universitetet i Oslo

Klager: Hamstad AS

Avgjørelse: Brudd på regelverket

Type sak: Rådgivende sak

Klagenemnda for offentlige anskaffelser Innklagede gjennomførte en åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av ventilasjonstekniske arbeider i forbindelse med rehabilitering av et hus på Blindern i Oslo. Klagenemnda fant at innklagede hadde brutt kravet til begrunnelse i forskriften § 11-14 (1). Klagenemndas avgjørelse 21. oktober 2013 i sak 2012/29 Klager: Hamstad AS Innklaget: Universitetet i Oslo Klagenemndas Morten Goller, Tone Kleven, Jakob Wahl medlemmer: Saken gjelder: Begrunnelse, nærmere begrunnelse

Bakgrunn

(1)Universitetet i Oslo (heretter kalt innklagede) kunngjorde 18. november 2011 en åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av ventilasjonstekniske arbeider i forbindelse med rehabilitering av Niels Treschows hus på Blindern i Oslo. Anskaffelsens verdi er i anskaffelsesprotokollen punkt 1.4 angitt til å være på ca. 2-3 millioner kroner. Tilbudsfrist var i kunngjøringen punkt IV.3.4 angitt til å være 16. desember 2011.

(2)Det fremgikk av konkurransegrunnlaget punkt 1.6 at valg av leverandør ville skje på bakgrunn av hvilket tilbud som var det økonomisk mest fordelaktige basert på følgende tildelingskriterier: "Vekt Kriterier 70 % Økonomi Pris for beskrevet løsning Timepriser og påslagsfaktorer ved tilleggsarbeider Forbehold som har innvirkning på prisene 30 % Prosjektgjennomføring og fremdrift Tilbyders organisasjon for gjennomføring av arbeidet, herunder CV for prosjektleder og sentrale medarbeidere i prosjektorganisasjonen Forbehold som har innvirkning på prosjektgjennomføring og fremdrift"

(3)Innklagede mottok tre tilbud innen tilbudsfristen 16. desember 2011, heriblant fra Hamstad AS (heretter kalt klager) og Randem og Hübert AS (heretter kalt valgte leverandør).

(4)Innklagede sendte et brev til klager 16. januar 2012 der det ble opplyst om at innklagede hadde til hensikt å inngå kontrakt med valgte leverandør. Begrunnelsen for valg av leverandør var som følger: "Evalueringen av tilbudene ble foretatt ut fra tildelingskriteriene oppgitt i konkurransegrunnlaget: Økonomi: 70 % Prosjektgjennomføring og fremdrift: 30 %. Tilbudet fra Randem og Hübert AS lå i det lavere prissjiktet og hadde høyest score når det gjaldt tildelingskriteriet prosjektgjennomføring og fremdrift. Tilbudet fra Randem og Hübert AS fikk derfor høyest totale poengsum og ble vurdert som det økonomisk mest fordelaktige tilbudet."

(5)Klager klaget på tildelingen i e-post til innklagede 19. januar 2012. Det ble også bedt om innsyn i tilbudsevalueringen. Klager bemerket endelig at klager ikke hadde mottatt møtereferat fra avklaringsmøtet.

(6)Innklagede svarte samme dag, og skrev følgende: "Tilbudsevalueringen er foretatt ut fra tildelingskriteriene oppgitt i konkurransegrunnlaget med Økonomi vektet til 70 % og Prosjektgjennomføring og fremdrift vektet til 30 %. Under tildelingskriteriet økonomi, har vi vurdert totalpris på entreprisen, forventede tilleggsarbeider samt timepriser og påslagsprosent. Pris på total entreprise inklusiv forventede tilleggsarbeider er tillagt 90 % vekt og timepriser og påslagsprosent er vektet 5 % hver. For punktet prosjektgjennomføring og fremdrift har vi gitt høyeste score til tilbydere som etter vårt skjønn har den beste organisasjonen og organiseringen for gjennomføring av prosjektet i henhold til framdriftsplan. Resultatet av evalueringen var at Hamstad AS scoret marginalt høyere på pris og valgte leverandør scoret høyere på prosjektgjennomføring og fremdrift. Som helhet ble det marginale forskjeller mellom disse to tilbyderne som begge hadde interessante tilbud. UiO valgte derfor å innkalle begge leverandørene til avklaringsmøte for å sikre et godt grunnlag for valg av leverandør. Årsaken til at valgte leverandør fikk høyere score på kvalitet var at de hadde en større og komplett organisasjon dedikert til gjennomføring av oppdraget. Prosjektet skal gjennomføres innenfor stramme tidsrammer og vi anser det som et pluss at det er flere ressurser tilgjengelig i umiddelbar nærhet og at disse tilhører samme organisasjon. Dette vil kunne sikre prosjektgjennomføring selv om uforutsette hendelser som sykdom eller lignende skulle oppstå."

(7)Klager sendte en ny e-post til innklagede 23. januar 2012 og påpekte at brevet fra klager ikke ga klager innsyn slik det ble bedt om i e-post av 19. januar 2012. Innklagede svarte dagen etter og la ved en matrise som viser oppsummering av den evalueringen som lå til grunn for tildeling av kontrakt. Av denne matrisen fremgikk det at klager fikk 3,49 poeng på tildelingskriteriet økonomi og 1,20 poeng tildelingskriteriet kvalitet, samlet 4,69 poeng. Valgte leverandør fikk 3,35 poeng på tildelingskriteriet økonomi, 1,50 poeng på tildelingskriteriet kvalitet, totalt 4,85 poeng.

(8)Saken ble brakt inn for Klagenemnda for offentlige anskaffelser 30. januar 2012.

Anførsler

Klagers anførsler

(9)Klager anfører at innklagede har brutt regelverket ved ikke å gi klager den informasjonen som er nødvendig for å vurdere om valg av leverandør er utført på korrekt måte.

Innklagedes anførsler

(10)Innklagde bestrider at klager ikke har fått den informasjonen som er nødvendig for å vurdere om valg av leverandør er utført på korrekt måte.

Klagenemndas vurdering

(11)Klager har deltatt i konkurransen, og har saklig klageinteresse, jf. forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser § 6. Klagen er rettidig. Konkurransen gjelder anskaffelse av ventilasjonstekniske arbeider i forbindelse med rehabilitering av et hus på Blindern i Oslo som er en bygge- og anleggsanskaffelse. Anskaffelsens verdi er i anskaffelsesprotokollen punkt 1.4 estimert til 2-3 millioner kroner. I tillegg til lov om offentlige anskaffelser følger anskaffelsen etter sin art og verdi forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og II, jf. forskriften §§ 2-1 og 2-2. Begrunnelse

(12)Klager anfører at innklagede har brutt regelverket ved ikke å gi klager den informasjonen som er nødvendig for å vurdere om valg av leverandør er utført på korrekt måte.

(13)Det følger av forskriften § 11-14 (1), slik bestemmelsen lød på kunngjøringstidspunktet, at begrunnelsen for valg av tilbud "skal inneholde tilstrekkelig informasjon om det valgte tilbudet til at leverandøren kan vurdere om oppdragsgivers valg har vært saklig og forsvarlig, i samsvar med angitte tildelingskriterier."

(14)Klagenemnda uttalte i sak 2005/8 at ett av formålene med begrunnelsesplikten er å gi tilbyderne en reell mulighet til å etterprøve oppdragsgivers evalueringer, for på den måten å kunne vurdere hvorvidt oppdragsgivers beslutning skal bestrides, og om det eventuelt skal begjæres midlertidig forføyning før kontrakt inngås. Dette formålet tilsier at begrunnelsen må inneholde opplysninger som gir leverandørene tilstrekkelig informasjon til å vurdere om tildelingen er i samsvar med regelverket.

(15)I klagenemndas sak 2009/45 premiss (24) ble det uttrykt at begrunnelseskravet må ses i lys av bestemmelsens formål, og at begrunnelsen må ha et slikt innhold at leverandøren

får mulighet til å vurdere hvorvidt tildelingsbeslutningen var saklig og forsvarlig, basert på korrekt grunnlag og i samsvar med tildelingskriteriene.

(16)I Eidsivating lagmannsretts kjennelse i sak LE-2005-183161 ble det blant annet uttalt at "bare en begrunnelse som gir anbyderen en mulighet til å vurdere om det er grunnlag for klage eller grunnlag for å begjære tildelingsbeslutningen «satt til side»" kunne tilfredsstille forskriftens krav til begrunnelse. Klagenemnda har i sin praksis sluttet seg til dette, jf. eksempelvis sak 2012/219 premiss (22).

(17)Som begrunnelse for valg av leverandør viste innklagede i tildelingsmeddelelsen til at tilbudet fra valgte leverandør lå i det lavere prissjiktet og hadde høyest score når det gjaldt tildelingskriteriet prosjektgjennomføring og fremdrift. Valgte leverandør fikk derfor høyest total poengsum og ble vurdert som det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Dette er ikke en tilfredsstillende begrunnelse, da det ikke ble opplyst noe om hvorfor valgte leverandørs tilbud ble vurdert som det beste på tildelingskriteriet "Prosjektgjennomføring og fremdrift" eller om hvordan valgte leverandørs tilbud ble vurdert på tildelingskriteriet "økonomi" i forhold til de øvrige leverandørenes tilbud. Innklagedes begrunnelse for kontraktstildelingen var etter dette ikke i samsvar med kravet i forskriften § 11-14 (1), og det foreligger brudd på denne bestemmelsen. Nærmere begrunnelse

(18)Klager sendte en e-post til innklagede 19. januar 2012, og ba om "innsyn i tilbudsevalueringer". Dette må forstås som en anmodning om en nærmere begrunnelse. Spørsmålet blir dermed om innklagede har gitt en tilstrekkelig nærmere begrunnelse.

(19)I forskriften § 11-14 (4) fremgår det at dersom en leverandør skriftlig ber om det, skal oppdragsgiver senest innen 15 dager etter at anmodningen er mottatt gi en nærmere begrunnelse for at leverandøren ikke tildeles kontrakten. Dersom kontrakt er tildelt, skal navnet på den som fikk kontrakten opplyses sammen med "... det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler."

(20)Fra klagenemndas sak 2008/112 premiss (25) og sak 2012/219 premiss (28) hitsettes følgende om forståelsen av denne bestemmelsen: "Klagenemnda har i flere saker lagt til grunn at en nærmere begrunnelse må forutsettes å skulle sammenligne mer inngående det valgte tilbudet med tilbudet til den leverandøren som anmoder om en nærmere begrunnelse, jf. blant annet sakene 2003/49, 2005/8 premiss (35) og 2007/30 premiss (33)."

(21)Innklagede sendte en nærmere begrunnelse til klager 20. januar 2012. Valget av leverandør ble her begrunnet med at klager "scoret marginalt høyere på pris", men at valgte leverandør "scoret høyere på prosjektgjennomføring og fremdrift", og at valgte leverandør dermed totalt kom best ut. Innklagede redegjorde også for hvordan tildelingskriteriene var blitt evaluert, og hvordan underkriteriene til tildelingskriteriet "økonomi" var vektet.

(22)Begrunnelsen for at valgte leverandør scoret best på tildelingskriteriet prosjektgjennomføring og fremdrift var at valgte leverandør hadde den "beste organisasjonen og organiseringen for gjennomføring av prosjektet i henhold til framdriftsplan". Dette ble begrunnet med at: "valgte leverandør [..] hadde en større og

komplett organisasjon dedikert til gjennomføring av oppdraget. Prosjektet skal gjennomføres innenfor stramme tidsrammer og vi anser det som et pluss at det er flere ressurser tilgjengelig i umiddelbar nærhet og at disse tilhører samme organisasjon. Dette vil kunne sikre prosjektgjennomføring selv om uforutsette hendelser som sykdom eller lignende skulle oppstå".

(23)Klager sendte en ny e-post til innklagede 23. januar 2012 og påpekte at brevet fra innklagede ikke ga klager innsyn slik det ble bedt om i e-post av 19. januar 2012. Innklagede svarte dagen etter og la ved en matrise som viste oppsummering av den evalueringen som lå til grunn for tildeling av kontrakt. Av denne matrisen fremgikk det at klager fikk 3,49 poeng på tildelingskriteriet økonomi og 1,20 poeng tildelingskriteriet kvalitet, samlet 4,69 poeng. Valgte leverandør fikk 3,35 poeng på tildelingskriteriet økonomi, 1,50 poeng på tildelingskriteriet kvalitet, totalt 4,85 poeng.

(24)I klagenemndas bedømmelse av om innklagede har oppfylt forskriftens krav til innholdet i den nærmere begrunnelsen, må begge disse begrunnelsene fra innklagede til klager tas med i vurderingen, jf. klagenemndas avgjørelse i sak 2012/219 premiss (29).

(25)I de nevnte brevene er den nærmere begrunnelsen for evalueringen av tildelingskriteriet "økonomi" tilstrekkelig til å ivareta forskriftens krav. Innklagede beskrev hvilke momenter som var vektlagt ved evalueringen, hvor mye vekt disse var tillagt, og viste til at klager "scoret marginalt høyere på pris". I tillegg fikk klager opplyst hvor mange poeng henholdsvis klager og valgte leverandør var gitt ved evalueringen av tildelingskriteriet.

(26)Når det gjelder tildelingskriteriet "prosjektgjennomføring og fremdrift" fremgikk det av brevet fra innklagede 20. januar 2012 hva som var blitt vektlagt under dette tildelingskriteriet, og hvorfor valgte leverandør ble vurdert som bedre enn klager på dette punktet. Videre fremgikk det av matrisen vedlagt innklagedes brev av 24. januar 2012 hvor mange poeng klager og innklagede fikk på dette tildelingskriteriet. Denne redegjørelsen er tilstrekkelig som nærmere begrunnelse da innklagede her angir hvilke konkrete forhold det var som gjorde tilbudet fra valgte leverandør bedre enn tilbudet fra klager.

Konklusjon

Universitetet i Oslo har brutt kravet til begrunnelse i forskriften § 11-14 (1). Bergen, 21. oktober 2013

For Klagenemnda for offentlige anskaffelser, Tone Kleven