KOFA 2006/65: Omstillingskostnader som tildelingskriterium

2006/65 Helse Midt-Norge RHF

Innklaget: Helse Midt-Norge RHF

Klager: Nordic Medical Supply AS

Avgjørelse: Ikke brudd på regelverket

Type sak: Rådgivende sak

(cid:1)(cid:2)(cid:3)(cid:4)(cid:5)(cid:6)(cid:5)(cid:7)(cid:6)(cid:8)(cid:3)(cid:9)(cid:9) (cid:10)(cid:11)(cid:12)(cid:9)(cid:11)(cid:10)(cid:10)(cid:5)(cid:6)(cid:13)(cid:2)(cid:14)(cid:4)(cid:5)(cid:9)(cid:3)(cid:6)(cid:15)(cid:16)(cid:3)(cid:10)(cid:10)(cid:5)(cid:2)(cid:15)(cid:5)(cid:12) Innklagede kunngjorde to åpne anbudskonkurranser for inngåelse av rammeavtaler om levering av henholdsvis kneproteser og hofteproteser. I konkurransegrunnlagene var ”omstillingskostnader” satt opp som et underkriterium under tildelingskriteriet pris. Klagenemnda fant ikke at dette innebar en for stor konkurransefordel for eksisterende leverandør, og godtok at omstillingskostnader ble benyttet som tildelingskriterium i dette tilfellet. Videre kom klagenemnda til at tildelingskriteriet pris var tilstrekkelig klart utformet. Klagenemndas avgjørelse 26. juni 2006 i sak 2006/65 Klager: Nordic Medical Supply AS Innklaget: Helse Midt-Norge RHF Klagenemndas medlemmer: Inger Marie Dons Jensen, Inger Roll-Matthiesen, Siri Teigum. Saken gjelder: Klarhetskravet ved utforming av tildelingskriterier. Omstillingskostnader som tildelingskriterium. Konkurransefordel for eksisterende leverandør. Bakgrunn:

(1) Helse Midt-Norge RHF (heretter kalt innklagede) kunngjorde 28. mars 2006 to åpne anbudskonkurranser for inngåelse av rammeavtaler om levering av henholdsvis kneproteser og hofteproteser. Rammeavtalene skulle gjelde for Helse Midt-Norge RHF, herunder Helse Nord-Trøndelag HF, St.Olavs Hospital HF, Helse Nordmøre og Romsdal HF og Helse Sunnmøre HF. Det var anledning til å inngi tilbud på hele eller deler av leveransen.

(2) Om produktområde for anskaffelsen av hofteproteser het det i punkt 2 i konkurransegrunnlaget: ”a) Proteser m/ tilhørende forbruksmateriell (varegr. 1-4 vedlegg 2) b) Vedr Hydroxyapatitt-/porøs –coated stamme spør vi på tilbud på ca 60% av det totale omfanget, da resterende er inkludert i et pågående prosjekt.”

(3) Om det samme het det i konkurransegrunnlaget for kneproteser punkt 2: ”a) Totalproteser til kneledd b) Uniproteser til kneledd”

(4) Konkurransegrunnlagenes punkt 4.2 satte krav til opplæring. Om dette stod det blant annet: ”Det kreves full brukeropplæring av leger og sykepleiere. Opplæring skal om nødvendig foregå på et sykehus som har brukt tilbudt utstyr over tid. Opplæring skal også tilbys på brukerstedet, både før igangsetting og som oppfølging etter en tids bruk. Leverandøren må beskrive omfang av og innhold i opplæringen. Leverandøren skal i nødvendig grad utføre brukeropplæring for å sikre en faglig, økonomisk og riktig bruk av produktene. Prisen på brukeropplæring skal medtas i tilbudsprisen, likeledes spesialopplæring for ekspertbrukere.”

(5) I konkurransegrunnlagenes punkt 4.4 ”Lager” het det: ”Det er i dag ulik eierforhold til de lagrene som er på sykehusene, og dette gjør at et skifte til et nytt system medfører kostnader for Kunden (ref pkt 5.2.2). Kunden vil i denne avtaleperioden gå over til konsignasjonslager på alle sykehus. Vi ber derfor om at Leveransen også skal inkludere forslag til utskifting av nåværende lager. Kunden ønsker tilbud på • kjøp av eksisterende lager, • forslag til nytt lagerhold (type lager og omfang [dette stod bare i konkurransegrunnlaget for kneproteser]), • nødvendig tilleggsutstyr, • returordninger, etc.”

(6) Konkurransegrunnlagenes punkt 5.2.2 omhandlet ”omstillingskostnader”. Om dette stod det i konkurransegrunnlaget for hofteproteser: ”Det vil være en læringskurve for hofteproteser både for kirurgen og operasjonssykepleier. Selv om operatør har erfaring med hofteproteser, vil et nytt system kreve opplæring over tid, før han behersker det nye systemet. Kunden vil vurdere de kostnader som Kunden påføres ved et skifte av leverandør/system. Dette innebærer: • interne opplæringskostnader forbundet med internt ressursbruk Leverandøren kan få en del arbeid i forbindelse med implementering hos Kunden. Det forutsettes at disse kostnadene bæres av leverandøren. Estimerte interne opplæringskostnader forbundet med internt ressursbruk er på totalt kr 240.000,Kunden vil ta utgangspunkt i de dokumenterte kostnader ved å endre system. Der hvor Kunden må skifte system vil dette bli lagt til tilbyders samlede kontraktsverdi.”

(7) I punkt 5.2.2 i konkurransegrunnlaget for kneproteser het det: ”Læringskurven for kneproteser er lang både for kirurgen og operasjonssykepleier. Selv om operatør har erfaring med kneproteser, vil et nytt system kreve ny opplæring over tid, før han behersker det nye systemet. Kunden vil vurdere de kostnader som Kunden påføres ved et skifte av leverandør/system. Dette innebærer: • interne opplæringskostnader forbundet med internt ressursbruk • utskifting av eksisterende lager Leverandøren kan få en del arbeid i forbindelse med implementering hos Kunden. Det forutsettes at disse kostnadene bæres av leverandøren. Estimerte interne omstillingskostnader ved skifte av system: Kundens ca verdi på eget lager: Molde/Kr.sund, Profix ca kr 700.000,Levanger, Profix ca kr 380.000 Orkanger sykehus, Nexgen ca kr 230.000 Estimerte interne opplæringskostnader forbundet med internt ressursbruk er på kr 100.000 for St.Olavs Hospital HF og kr 50.000 for øvrige HF i regionen, totalt kr 300.000,Kunden vil ta utgangspunkt i de dokumenterte kostnader ved å endre system. Der hvor Kunden må skifte system vil dette bli lagt til tilbyders samlede kontraktsverdi.”

(8) I begge konkurransegrunnlagenes punkt 5.2.1 stod det at ”For kjøp som gjøres utenom de produktene vi har konkret avtale på, men som ligger innenfor de etterspurte gruppene, skal anbyder oppgi hvilken rabatt på listepris som gis, uavhengig av mengde ved leveranse. Vi ønsker også oppgitt rabattsats for kjøp utenfor de nevnte gruppene”.

(9) I brev av 9. mai 2006 til alle tilbyderne, opplyste innklagede at det var tilføyd en presisering under dette punktet i konkurransegrunnlaget. Presiseringen lød: ”Produktliste med listepris skal vedlegges. Oppdragsgiver vil i evalueringen ta et tilfeldig utvalg sammenlignbare produkter og sammenligne disse.”.

(10) Kontrakt skulle tildeles den eller de leverandørene som leverte det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på følgende tildelingskriterier: ” • Vareutvalg jfr pkt 2 omfang – 3 % • Produkt – 40 % • Produktet/systemets kliniske dokumentasjon • Funksjonelle egenskaper som brukervennlighet og ergonomi • Produktet/systemets levetid

• Pris – 30 % • Kjøpesum, levetidskostnader og omstillingskostnader (jfr pkt 5.2.2) • Service – 25 % • Faglig og teknisk bistand jfr pkt • Opplæringsprogram • Leveringstid og leveringssikkerhet • Miljø, jfr pkt 5.1.3 – 2 %”

(11) De nevnte tildelingskriteriene var utdypet noe. Om kriteriet ”pris” het det: ”I den økonomiske vurderingen vil ikke bare stykkprisen være avgjørende. For noen produkt vil det være nødvendig å se på faktorer som for eksempel driftskostnader, forbruksmengde og tilhørende omstillingskostnader jfr pkt 5.2.2. Se ellers priser under pkt 5.2.1 og i Rammeavtalen.

(12) Tilbudsfrist i begge konkurransene var 24. mai 2006. I brev av 9. mai 2006 til alle interesserte leverandører ble fristen forlenget til 22. juni 2006. På grunn av klagenemndas behandling av saken ble tilbudsfristen ytterligere forlenget til 14. august 2006.

(13) Sammen med brevet av 9. mai 2006 ble det også sendt ut et eksempel på beregning av tilbudspriser.

(14) Anskaffelsen av kneproteser har tidligere vært behandlet av klagenemnda i sak 2005/267. Nordic Medical Supply AS deltok i konkurransen og påklaget innklagedes fremgangsmåte til klagenemnda. Nemnda tok imidlertid ikke stilling til lovligheten av den fremgangsmåte som var brukt, ettersom klagenemnda kom til at konkurransen var avsluttet.

(15) På bakgrunn av klagenemndas avgjørelse utlyste innklagede de to konkurransene denne saken gjelder. Fremgangsmåten som er brukt i konkurransegrunnlagene, er tilsvarende den fremgangsmåte Nordic Medical Supply AS påklaget i sak 2005/267. Nordic Medical Supply AS påklager den samme fremgangsmåte i denne saken, og kalles heretter klager.

(16) Det er ikke inngått kontrakt i saken. Anførsler: Klagers anførsler:

(17) Klager anfører at innklagede har brutt regelverket for offentlige anskaffelser.

(18) Innklagede har brutt forskrift om offentlige anskaffelser § 10-2, ved å formulere tildelingskriteriet ”pris” slik at det kan forstås på ulike måter av vanlige leverandører.

(19) Slik konkurransegrunnlaget er lagt opp, fremgår det at for noen produkter vil ikke bare stykkprisen bli tillagt vekt, men for eksempel også driftskostnader, forbruksmengder og omstillingskostnader. Det fremgår imidlertid ikke hvilke produkter dette gjelder. For øvrige produkter er det uklart om dette skal forstås antitetisk, slik at kun stykkpris blir avgjørende.

(20) Videre er det bedt om produktpriser, samtidig som det er bedt om en rabatt på listepris for andre varer enn de etterspurte. Det er uklart hvordan rabatten vil bli hensyntatt i prisevalueringen. Dersom det bes om rabatt uten at den skal hensyntas i prisevalueringen, må dette betegnes som villedende. Hvis rabatten likevel tas i betraktning, kan ikke klager se hvordan rabattprosenten kan utgjøre noen pålitelig indikator på hvem som har laveste pris, siden innklagede ikke vet listeprisen rabatten skal regnes fra.

(21) Endelig er det bedt om tilbud på kjøp av eksisterende lager. Det fremgår som uklart hvordan et slikt tilbud skal kunne hensyntas i evalueringen av pris.

(22) Innklagede har i konkurransegrunnlagene forbeholdt seg retten til å legge til estimerte kostnader forbundet med intern opplæring av ansatte og kostnader tilsvarende antatt verdi av eksisterende varelager i tilbudssummen til andre enn eksisterende leverandør.

(23) Verdien på eget lager og interne omstillingskostnader har ikke noe med kontraktens innhold å gjøre. Disse forholdene er derimot tilknyttet innklagedes regnskap og organisasjon. Innklagede har med dette brutt forskrift om offentlige anskaffelser § 10-2.

(24) Videre er den fremgangsmåten innklagede har valgt, i realiteten en omgåelse av forbudet mot omtale av fabrikater i forskriftens § 5-2. I stedet for å bruke navnene på produktene til eksisterende leverandører, har innklagede indirekte omtalt disse ved å benytte en fremgangsmåte som stenger leverandører med andre produkter ute fra konkurransen. Forutsetningene for dette måtte være at det ville medføre store tekniske vanskeligheter ved driften ved å bytte leverandør. I dette tilfellet er det bare anført at bytte av leverandør vil medføre organisatoriske og økonomiske omstillingskostnader.

(25) Å benytte omstillingskostnader som tildelingskriterium er dessuten i strid med de overordnede kravene til konkurranse og likebehandling i lov om offentlige anskaffelser § 5. Innklagedes anførsler:

(26) Innklagede bestrider å ha brutt regelverket for offentlige anskaffelser.

(27) Ut fra konkurransegrunnlagene i sin helhet, samt det faktum at konkurransene dreier seg om kne- og hofteproteser, fremstår det som åpenbart at den opplistingen som er gjort i kulepunktet under tildelingskriteriet ”pris”, og den nærmere definisjon av pris som er gjort under opplistingen av tildelingskriteriene, gjelder alle de produkter konkurransene i hovedsak dreier seg om, nemlig kne- og hofteprotesene.

(28) Innklagede erkjenner at konkurransegrunnlaget er uklart med hensyn til hvordan rabatt på listepriser vil bli hensyntatt i prisevalueringen. Innklagede har derfor i brev av 9. mai 2006 presisert dette kravet. Brevet er sendt alle leverandørene som har meldt sin interesse for å delta i konkurransen.

(29) Det fremgår implisitt at der det er bedt om tilbud på eksisterende varelager, og der dette tilbys, vil tilbudsbeløpet bli trukket fra den samlede kontraktsverdi/tilbudssum for den enkelte leverandør. Oppdragsgivers totale kostnad ved valg av en annen leverandør enn nåværende vil altså reduseres med et beløp som tilsvarer det man eventuelt får betalt fra denne leverandøren for proteselageret.

(30) Det er korrekt at det for andre leverandører enn eksisterende vil bli lagt et beløp til tilbudsprisen. Det er dermed også riktig at eksisterende leverandør vil få en konkurransefordel. Fordelen er imidlertid liten sett i forhold til antatt kontraktssum, og den er saklig begrunnet.

(31) Når det gjelder kostnader i form av ubenyttet eksisterende lager av komponenter, skyldes det at hvert system (hver protesetype) krever et lager av 3-4 komponenter av alle størrelser (ca 5 størrelser) x høyre og venstre kne/hofte. Det vil si at det til enhver tid må ligge 4x5x2 = 40 komponenter på lager før en kan foreta et inngrep. Dette er på grunn av stor usikkerhet med hensyn til hvilken størrelse av komponenter som trengs ved hvert enkelt inngrep, noe som er vanskelig å avgjøre på forhånd. Ved skifte av leverandør vil disse lagrene måtte anses tapt, ettersom de verken kan benyttes eller returneres leverandør.

(32) Ved bytte av leverandør vil det også kunne påløpe kostnader i form av økt tidsbruk, færre operasjoner og reduserte inntekter. Dette fordi en protese består av flere komponenter hvor det kan være til dels store variasjoner på innsettingsteknikk og instrumentering for de ulike systemene. Derfor må en påregne et visst antall operasjoner med ekstra operasjonstid (estimert til ca 30 min på hver operasjon gjennom de første 20 operasjoner på hvert sykehus) før den nye teknikken ”sitter i fingrene”. I tillegg kommer undervisningsmøter for hele legeog sykepleierstaben. Det vil altså måtte utbetales lønn for en god del tid hvor det ikke utføres inntektsbringende arbeid. Lengre operasjonstid fører også til færre inngrep over en viss tid, noe som igjen medfører tapte inntekter for oppdragsgiver.

(33) Både verdien av eksisterende lager og kostnader i form av tidsbruk som medgår til opplæring av personalet/lenger operasjonstid i en overgangsfase, har klar sammenheng med kontraktens gjenstand.

(34) I forskriftens § 5-2 åpnes det for omtale av eksisterende leverandører når kontraktsgjenstanden berettiger det. Det var helt nødvendig for innklagede å beskrive eksisterende lager og leverandør for å belyse hvilke systemer som brukes på de forskjellige helseforetak i dag. Uten slik beskrivelse ville det vært umulig for tilbyderne å vite hvilke omstillingskostnader de skulle kalkulere inn i sine tilbud. Slik det er gjort i konkurransegrunnlaget, er det full åpenhet om dette, slik at kravet til forutberegnelighet og gjennomsiktighet er sikret. Klagenemndas vurdering:

(35) Klager ønsker å delta i konkurransen og har saklig klageinteresse, jf forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser § 6. Klagen er rettidig. Det er opplyst i tilsvaret at anskaffelsens anslåtte verdi ligger mellom 16 og 25 millioner kroner. Anskaffelsens verdi er således over EØS-terskelverdien, og forskrift om offentlige anskaffelser del I og II kommer derfor til anvendelse, jf forskriftens § 2-2.

Tildelingskriteriet ”Pris”

(36) Av kravene til forutberegnelighet, likebehandling og gjennomsiktighet i lov om offentlige anskaffelser § 5 følger det at tildelingskriteriene må være klart utformet, slik at alle rimelig aktsomme leverandører vil forstå kriteriene på samme måte, jf EF-domstolens dom C-19/00 (SIAC Construction) og flere av klagenemndas avgjørelser, for eksempel 2003/74 og 2003/273.

(37) Spørsmålet er her om tildelingskriteriet pris er klart nok utformet til å tilfredsstille lovens krav.

(38) Som en presisering av tildelingskriteriet pris er det i kulepunktet under kriteriet skrevet ”kjøpesum, levetidskostnader og omstillingskostnader”. Ut fra dette synes det klart hva som vil bli vektlagt ved evalueringen av tilbudenes pris.

(39) Under opplistingen av tildelingskriteriene er det imidlertid gitt en ytterligere utdypning. I denne utdypingen er det sagt at ikke bare stykkpris vil være avgjørende, men også at det ”for noen produkt vil [det] være nødvendig å se på faktorer som for eksempel driftskostnader, forbruksmengde og tilhørende omstillingskostnader […]”. Ettersom konkurransene i hovedsak bare omfatter ett produkt hver, henholdsvis hofteprotese og kneprotese, finner klagenemnda at denne utdypningen skal omfatte begge disse produktene.

(40) Klagenemnda kan etter dette ikke se at tildelingskriteriet pris er for uklart formulert.

(41) Etter at innklagede i brev av 9. mai 2006 presiserte hvordan kjøp av eksisterende lager og rabatt ved listepris ville hensyntas i evalueringen, kan klagenemnda ikke se at disse forholdene er uklare for leverandørene. Usaklig konkurransefordel for eksisterende leverandør?

(42) I konkurransegrunnlagene er omstillingskostnader satt opp som et underkriterium under tildelingskriteriet pris. ”Omstillingskostnader” innebærer at estimerte kostnader forbundet med intern opplæring av ansatte vil bli lagt til tilbudssummen hos andre enn eksisterende leverandør. For konkurransen om kneproteser vil det også bli lagt til estimerte kostnader tilsvarende antatt verdi av eksisterende varelager i tilbudssummen til andre enn eksisterende leverandør.

(43) Problemstillingen er om slike omstillingskostnader kan benyttes som tildelingskriterium.

(44) Ved fastsettelsen av tildelingskriterier har oppdragsgiver et innkjøpsfaglig skjønn, som bare i begrenset grad kan overprøves. Kriteriene må imidlertid være egnet til å identifisere det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. I dette ligger blant annet at kriteriene må være tilknyttet kontraktens gjenstand. Videre må tildelingskriteriene ikke stride mot de grunnleggende kravene i lov om offentlige anskaffelser § 5.

(45) Å legge omstillingskostnader til nye leverandørers tilbudspriser vil objektivt sett medføre et konkurransefortrinn for eksisterende leverandør. Spørsmålet er derfor om forskjellsbehandlingen er saklig begrunnet. Det kan tenkes tilfeller hvor

omstillingskostnader er så avledet eller så store i forhold til anskaffelsens verdi, at det vil være i strid med kravet til likebehandling å ta hensyn til omstillingskostnadene i tilbudsevalueringen. Hvor denne grensen går, har klagenemnda imidlertid ikke funnet grunnlag for å ta stilling til i denne saken.

(46) Klagenemnda vil først se på omstillingskostnader i form av utskiftning av varelager og deretter se på omstillingskostnader i forbindelse med intern opplæring og færre operasjoner.

(47) Innklagede har begrunnet tillegget i tilbudspris for eksisterende varelager med at disse lagrene må anses tapt ved skifte av leverandør fordi de gjenværende protesedelene ikke kan brukes i kombinasjon med proteser fra en annen produsent. Innklagede har videre anført at det var nødvendig til enhver tid å ha et lager av et visst omfang liggende. Verdien av lagervarene er som utgangspunkt dokumenterbare. Ved vurderingen av verdien på kontraktens gjenstand må det i dette tilfellet være adgang til å legge vekt på hvilken mulighet den tilbudte løsningen gir oppdragsgiver til å benytte eksisterende varelager han allerede har finansiert.

(48) Leverandørene skal inkludere pris på brukeropplæring i tilbudsprisene. Etter klagenemndas syn må det være adgang til å kreve at prisen som tilbys av leverandørene, skal dekke opplæring av oppdragsgivers ansatte, selv om opplæringskostnadene vil kunne være høyere for nye leverandører enn for eksisterende leverandør.

(49) Innklagede har allerede i konkurransegrunnlaget presentert sine kostnader i forbindelse med intern opplæring og færre operasjoner. Videre har innklagede for klagenemnda fremlagt uttalelser fra sykehuspersonell der det fremgår at en overgang til et nytt protesesystem medfører noe ekstra tidsbruk i en tilvenningsperiode. Klagenemnda finner etter det fremlagte ikke grunnlag for å konstatere at kostnadene er vilkårlige. Størrelsen på disse kostnadene er ikke bestridt av klager og fremstår ikke for nemnda som uforholdsmessige i forhold til kontaktens samlede verdi. Konklusjon: Helse Midt-Norge har ikke brutt regelverket for offentlige anskaffelser. For klagenemnda, 26. juni 2006 Siri Teigum