KOFA 2007/41: Tre evalueringsbrudd – Larvik kommune

2007/41 Larvik kommune

Innklaget: Larvik kommune

Klager: Sharp Electronics Norge

Avgjørelse: Brudd på regelverket

Type sak: Rådgivende sak

Klagenemnda for offentlige anskaffelser Innkiagedegjennomførteenåpen anbudskonkurranse om en rammeavtalefor å dekke

Klagers tilbudble ikke antatt. Klagenemndafantat innkiagede hadde gjortenfeilved vurderingen av etelement iklagers tilbud, og hadde unnlattå vektiegge etannet element. Dettevari stridmedkravettilforutberegnelighet. Nemndafantvidere atinnklagede hadde brutt kravene tilforutberegnelighet ianskaffelsesloven § 5 vedåikke evaluere både kjøpspriser og leiepriser, nårdet ikkevar sagtikonkurransegrunnlagetatkun leiepris inngikkiprisevalueringen. Kiagesak2007/35 omhandlerandre sidervedsamme anskaffelse. Klagenemndas avgjørelse11. juni 2007 i sak2007/41 Klager: Sharp ElectronicsNorge NUF Innkiaget: Larvik kommune Klagenemndas medlemmer: KaiKruger, Magni Eisheim og Andreas Wahl Saken gjelder: Evaluering. Forutberegnelighet.

Bakgrunn

(1)Larvik kommune (heretter kalt innkiagede) kunngjorde den 29. november 2006 en åpen anbudskonkurranse om en 2+2 års rammeavtale for å dekke kommunens behov

(2)Tildeling skulle i følge kunngjØringen skje til det Økonomisk mest fordelaktige tilbudet der pris var vektet med 35 , service og oppfØlging 30 , funksjonalitet og opplæring 15 , produkter 10 og miljø 10 . I konkurransegrunniagets pkt 3.1 var det forutsatt at konkurransen skulle reguleres av forskrift om offentlige anskaffelser av 15. juni 2001 kapittel I og II, idet anskaffelsens verdi var over terskelverdien.

(3)Tilbudsfrist var 29. januar2007. 13 leverandØrermottokkonkurransegrunniaget og 8 av disse innleverte rettidige tilbud. To oppfylte ikke kvalifikasjonskravene. Vedståelsesfrist var 3 måneder fra tilbudsfristen. Sharp Norge NUF, (heretter kalt klager) ble 8. mars 2007 meddelt at Canon AS ville bli tilbudt kontrakt og at avtale ville bli inngått 19. mars 2007. Klager bestred tildelingen overfor innklagede og Postadresse Besoksadresse TIf.: 5559 75 00 E-post:

klaget derettertilKOFA den 23. mars 2007. Innklagede har utsatt inngåelseav avtale til uttalelse foreligger.

(4)I konkurransegrunniaget pkt 6.0 Kravspesifikasjon var det angitt følgende om produkterog omfang av anskaffelsen: “6.1 Produkter Dennekonkurranseninneholderfølgendeprodukter Kopimaskiner • Enkeltstående kopimaskiner • Multifunksjonsmaskiner

• Enkeitstående • Som del av multifunksjon Service • Serviceavtalefor maskinene 6.2 Omfang Det er selvsagt behovet som regulerer omfanget, men statistikken siste år viser at Larvik kommune haranskaffet • Ca 20maskiner(multifunksjonsmaskiner)prår. • Avdisse erover halvparten sort/hvitt +farge • Segmentetvariererfra ca 20sidertil ca 70sider”

(5)Av tilbudsmappe 2 framgåren rekke spørsmål som tilbyder skulle besvare. Fra pkt. 3.1 Priser, hitsettes: Nr Spørsmål OK og/eller bilagte kommentarer _____________________________________________________ LK antar at detframgår av prismatrisen hva som lønnerseg Evt. kommentar — kjøp ellerleie. Viber tilbydervurderebehovetfor å kommentere dette. ____________________ 2 Prismatrisen Forstått • Lavesteprisgirmakspoeng • Høyerepris girprosentvis laverepoeng • Eksempel: A kr. 1.000,- B kr. 1.100,- maks poeng = =

• A=lOOp,B=90p • Iutregningen baserervi osspå dennevnte statistikken ift antallet • Allepriseroppgis iNOKog eks. mva • Prisene skalværefaste ii år • Prisene skalgjeldefulitdrzftklaremaskiner ___________________ 3 Maskinero~utstyr Matrisefylt ut Utregning se over — 4 Serviceavtale Matrisefylt ut

Vedbehovfor kommentarer, benyttekstra sider, menisamme rekkefølge og brukvår nummerering”

(6)Prismatrisen er satt opp slik at den hadde en rubrikk for leiepris pr måned og for kjøp, henholdsvis forsort/hvit og farge-maskiner.

(7)Fra tilbudsmappe 2 pkt. 3.2 Service og oppfØlging, hitsettes: “Hervurderes: • Leverandørensevne til å betjene oss Nr Krav Beskrives av _________________________________________________________ tilbyderivedlegg: 5 Rutine vedstopp Beskrives En maskin i LK stopper, beskriv rutinen (fra maskinen stopper til denfungerer) • Hvordan kontaktesfirinaet • Hvemblirkontaktet • Evt. “selvhjelp” • Osv. __________________ 6 Responstid Oppgi tid • Oppgi maksimal og gjennomsnittlig tidfra maskinstopp (Fra vikontakterfirmaettilserviceteknikererpå stedet) ___________________ 7 Behov formaskin Beskrives Deterikke alltid oppdragsgiverselv vet • Behovetfor størrelsepå maskinen • Maskinutstyr Tilbyderbes beskrive hvorledes detteløses. ___________________ 8 Lånemaskin Beskrives Det vil være slik i de fleste tilfellene atprint og kopi er i en maskinog derforkan dettevære kritiskforproduksjonen. Oppgi hvis og nårdere stillermeden lånemaskin. _________________ 9 Samarbeid Beskrives Hvilket samarbeide er etablert mellom serviceteknikere og salgsavdelingen ivårt område _________________ 10 Serviceavtale Beskrives Iprismatrisenerklikkprisen oppgitt. Oppgihva den inneholder. — _________________ il Eksisterende maskiner Beskrives Vi har hatt en leverandør ien periode. Dette innebærerat våre maskiner stort sett består av ett merke. Vi antar at samtlige tilbydere harerfart i hattavtale og gjennomen konkurranse harmistetden 2 deltatt i en konkurranse og vunneten kontrakt Tilbyderne bes svare på hvordan han forholder seg til “egne” maskiner ved alt. i over og “andres” maskiner ved vunnet konkurranse (alt.2) — _________________

LeverandØren skal ved behov gi utdypende informasjon mht hvordan kravene i tabellen ovenfortilfredsstilles.”

(8)Fra tilbudsmappe 2 pkt. 3.3 Funksjonalitetog oppfølging, hitsettes: ‘‘ Nr Krav Beskrives av tilbyder/vedlegg: — _________________________________________________________ 13 IT-kompetanse Beskrives Beskriv rutinene zft samarbeid med oppdragsgivers IT-folk, samt tekn. Kompetanse og erfaring med Win 2003 server.(fra maskinenstopper tildenfungerer) • Hvordan kontaktesfirmaet • Hvemblir kontaktet • Evt. “selvhjelp” • Osv. ___________________ i4 MaskinveiledninR Kommenteres Erprinsippeneforbrukav maskinen likfor alle modeller — ________________ 15 Veilednin,~’ Kommenteres Er veiledningsspråket på maskinen norsk (både på brukerpaneletog iprosaform) — _________________ 16 Nvmaskin Kommenteres Ved installering aven ny maskin veden avdeling, hvilken rutine hartilbyderfor atde ansatte lærermaskinen — _________________ ‘‘

(9)Frakiagers tilbud, Vedlegg i tilbudsmappe 2 tildelingskriterier svar på spørsmål 5, — hitsettes: “VedmaskinstoppringerLKtilSharp Center Vestfoldog Telemark Serviceavdeling. Serviceavdelingen prøver å avhjelpe pr. telefon for å løse situasjonen. Dersom problemet ikke kan løses pr. telefon, vil det bli sendt ut en teknikertil brukerstedet. Ved installasjon av maskin vil det om ønskelig bli foretatt en opplæring av “hovedbrukere” på hvilke tiltak som kan treffes dersom det oppstår maskinstopp. Alle maskiner kan i tillegg settes opp med vårt tilbakemeldingssystem “mail back”, som selv sender en melding til hovedbrukerepå brukerstedetsamt til Sharp Center Vestfoldog Telemarkserviceavdeling.”

(10)Fra kiagers tilbud, Vedlegg i tilbudsmappe 2 tildelingskriterier svar på spørsmål — 13, hitsettes: “IT-kompetanse Sharp ElectronicsNorgehar ITsupportpå 3 nivåer. i. linje support utføres av den stedlige representant, i dette tilfelle Sharp Center Larvik. iT personellet her vil bistå oppdragsgivers IT-personell ved installasjon av skriverdrivere oginstallasjon/tilpasningerav skanneroppsett. De vil også ståfor den dagelige driften av support motIT-personellet til kommunen. Utsendelse og bistand vedeventueltnye driverversjonervil også skjepå dettenivå.

2. linje support utføres av IT Support Group Norway hos Sharp Electronics Norge. De vil i gitte tilfeller bli koblet inn hvis det er spesielle tilpasninger ellerproblemer som ikke blir løst av i. linje support. Denne gruppeharogså en velutstyrt lab hvor man har mulighetfor åsette oppforskjellige testmiljøer. De vil også kunne bistå ute hos Larvik kommune igitte tilfeller. 3. linje support utføres av ITSupport Group Nordic hos Sharp Electronics Nordic. Her vil spesielle problemer og eventuelle forandringer på drivere og firmware bli beskrevet,for så å få tilpasninger utførthosprodusenten. Denne gruppeforetarogså allkvalitetskontroll avnye drivereogfirmware. Utdanning/erfaring Alle personer i disse ledd blir kontinuerlig utdannet på Microsoft sine operativsystemer og programmer. På 2. linje og 3. linje support er det også iTpersonell som erutdannetpåLinux/unix, Novell og Macmiljøer. SharpsIT-personell haren brederfaringpå Win 2003serverhos kunderog iegne testmiljøer.” (ii) Fratilbudsmappe 2 pkt. 4.2.5 Miljø,hitsettes: “Hervurderes: Tilpasning til miljøet Nr Krav Beskrives av tilbyder/vedlegg: — _________________________________________________________ 19 Toner Kommenteres Ved behov for ny toner bestillingsrutine og kval.sikring av — riktig tonerkassett ____________________ — 20 Toner 2 Kommenteres Brukte tonere returog behandling — — _________________ 21 Elforbruk Kommenteres Veddrift ogihvilemodus — ________________ 22 ~ Kommenteres Veddriftog ihvilemodus — _________________ 23 Maskinenes bestandeler Kommenteres Inneholder maskinene kior, bromholdige komponenter, PCB, bly, kvikksølv __________________ ‘,

(12)Frakiagers tilbud, Vedlegg i tilbudsmappe 2 tildelingskriterier svarpå spørsmål 21 — til 23, hitsettes: “Nr.21 Elforbruk Se vedlagte miljødeklarasjoner. Nr.22StØy Se vedlagte miljødeklarasjoner. Nr.23Maskinens bestanddeler Se vedlagte miljødeklarasjoner.

(13)Innkiagede begrunnet sin evaluering i brev til klager av 8. mars 2007. Fra brevet hitsettes: Kriterier Canon Deresfirma poengog begrunnelse — Vår prosabegrunnelse tar utgangspunkt i de _________________________ spørsmålene dereikkefikk iOpoeng __________ Priser i094,3 777 Mask/utst* 2000 720 Vi la sammen altakt. Utstyri hvertsegmentogfantprispr segment. Deretterift antall maskinersomframkom i grunnlaget ________________________________________ __________ Serviceavtale* i126,5 1500 Basertpå ant. Eks. i grunnlaget ________________________________________ __________ Serviceog oppfølging—30 846 867 Noe høyere responstid enn bestetilbud Analysekostnad Funksjonalitet og opplæring 225 180 i5 IT: + Bra utd.prgm— - kan ikke kontakte tekn. Direkte Ikke alle mask. likt _______________________________ grensesnitt ____________ Produktene iO iOO 92,5 — noe dårligere garanti MiljØ—10 82,5 50 Har ikke brukt tilbudsmappa hva angårstøy __________________________ og el.forbruk __________ Forbehold Ingen Ingen basertpåpoeng ogfør vekting” * =

(14)I notat til klager av 19. mars 2007 har innklagede utdypet evalueringen. Franotatet hitsettes: “Generelt La ossinnledningsvis understrekeat vårevaluering erbasertpå • Vektingenoppgitt ikonkurransegrunnlaget • Delvektingenav det enkelte element(spørsmål/svar) • BestesvargiriOpoeng, lavere innfrielse girlaverepoeng Direktekontaktmedtekniker

Det er svarenefra den enkelte tilbyder som ligger til grunnfor poengene. Når dere harfått mindre poeng er det fordi andre tilbydere blant annet tilbyr direkte kontakt med deres teknikere uten å gå via en support-telefon. I tillegg har beste tilbyders teknikere daglig ITdriftsansvar. Vi understreker at dette gjelderIT-kompetanse og svar underdette spørsmålet ogikke generelt hva angårservice. Ikke alle maskinerharliktgrensesnitt Dere svarer at det er noe annet grensesnittfor maskiner med lavere hastighet enn andre maskiner. Uansetttilbyder må viforholde oss til hva som skrives i tilbudetog det er dette viforholder oss til. Derefikkmedbakgrunn isvaret8 poengpå dette spørsmålet. Miljø I konkurransegrunnlaget sier vi at tilbudsmappen skal benyttes. Under spørsmålet om el.forbruk og støy viser dere til miljødokumentasjon. Dere har ikke konkret benyttet tilbudsmappa tilå svarepå spørsmålene. ‘,

Anførsler

Kiagersanførsler: Kontaktmedtekniker

(15)Klager har anført at de har besvart pkt. 3.2 Service og oppfølging helt i tråd med forespørselen. Kontakten med den lokale serviceavdelingen innebærer at man har direkte kontakt med teknikere med kompetanse som beskrevet i tilbudet. Klager kan ikke se at det skal trekkesnoe på dette punktet. Miljø

(16)Klager har anført at de har dokumentert miljØkravene ved å vedlegge miljødeklarasjoner satt opp i henhold til IKT-Norges standardskjema for alle de tilbudte produktene. Det er tydelig henvist til dette i vedlegg i til tilbudsmappe 2. Klager finner det urimelig å bli trukketi poeng på dette punktet. Det hevdes også at det erinkonsekventnår det samtidiggis 10 poeng formaskinenes bestanddeler. Priser

(17)Klager har anført at både pris på leie og på kjøp skulle ha vært tatt med i evalueringen. Nårinnklagede opplyser at det kun er lagt vekt påleieprisene fordi det bare er leie somer aktuelt for innklagede, anfører klager atdette ikke er informasjon som framkommer av konkurransegrunniaget. Det hevdes at det kan være stor forskjell på kjøpspriser og på leiepriser, da mange leverandører benytter restverdiprinsippetnår de tilbyr leie. Innkiagedesanførsler: Direktekontaktmed tekniker

(18)Innklagede anfører at direkte kontakt med tekniker er avgjørende for samarbeid, forståelse og hurtighet i forbindelse med en supporttelefon, når det gjelder ITkompetansen. Det erderfor lagtvektpå denne forskjellen.

(19)Innklagede anfører atklagerikke har forholdtseg til kravetom attilbudsmappen skal benyttes. Begrunnelsen for manglende poeng anføres å være at samtlige andre tilbydere har differensiert støy og elforbruk. Det hevdes at detikke kan være riktig at oppdragsgivermå bla gjennom vedleggene forå finne tallene og kanskje bruke feil — tall. Priser

(20)Innklagede anfører at de kun har benyttet leieprisen i evalueringen, i det innklagede ikke på mange århar kjøpt maskiner. Det er derfordet mestriktige. Prisevalueringen har for Øvrig tatt utgangspunkt i de rimeligste maskinene som er tilbudt i hvert segment,dersom leverandører hartilbudt merenn én innen segmentet.

Klagenemndas vurdering

(21)Klager har deltatt i konkurransen og har saklig klageinteresse, jf forskrift om klagenemnd foroffentlige anskaffelser§ 6. Klagen er fremsatt rettidig. Anskaffelsen følger etter sin verdi forskrift om offentlige anskaffelser (2001) del I og II, jf. forskriftens § 2-2, jf § 2-1. Dette er basert på opplysninger i konkurransegrunnlaget om anskaffelsenomfang. Direkte kontaktmedtekniker

(22)Innklagede har tolket kiagers tilbud som om det ikke kan etableres kontakt direkte med tekniker, mens klager anfører at kontakten selvfølgelig etableres direkte med tekniker selv om det skjer via en supporttelefon. Ut fra kiagers tilbud er det ikke grunnlag for å si attekniker ikke kan kontaktes direkte, slik innkiagede har lagt vekt på i sin evaluenng. Hvis innklagede oppfattet dette som uklart, kunne det vært foretatt en avklaring gjennom å rette en henvendelse til klager, jf anskaffelsesforskriftens § 9-1(2) a. Klager er derfor etter det nemndakan se, uriktig blitt trukketpoeng pådette punktet. Miljø

(23)Klagers tilbud inneholdt i besvarelsen av spørsmål 21 og 22 i tilbudsmappe 2 en henvisning til vedlagt miljødeklarasjon for hver enkelt maskin som var omfattet av tilbudet. I dennedeklarasjonen framgikkden enkeltemaskins elforbruk og støy, men det var ikke satt opp i en egen oversikt direkte under besvarelsen av de to spørsmålene.

(24)Innklagede har ønsket at tilbudene fulgte malen i tilbudsmappe 2. Det hadde bedret oversikten dersom klager hadde ekstrahert de aktuelle data fra deklarasjonene. Spørsmålet er om det er riktig av innkiagede å kreve dette på bakgrunn av konkurransegrunniaget. Nemndalegger til grunn at det vil skape minst uklarhet om hvilke data somer de riktige i et tilfelle som det foreliggende, dersom dataene både føres opp under det aktuelle svaret, og at deklarasjon vedlegges slik at dataene verifiseres. Nemnda kjennerikke detaljene i de øvrige tilbudene i konkurransen. Det kan virke strengt når klager trekkes i poeng, selv når det er vedlagt en entydig dokumentasjonpå de aktuelledatai henholdtil bransjenormer.

(25)Spørsmål 23 i tilbudsmappe 2 om maskinenes bestanddeler er besvart på nøyaktig samme måte som spørsmål 21 og 22. Her er klager gitt full kreditt i henhold til opplysninger gitti de sammemiljødeklarasjoner.

(26)Nemnda finner at innklagede har lagt en for strengog inkonsistenttolkning til grunn når besvarelsen av spørsmål 21 og 22 ikke er ansett å være i overensstemmelse med konkurransegrunnlaget. Klager kunne vanskelig forutse denne tolkningen. Også her kunneinnkiagede haavklart dette ved en henvendelse til klager, jf forskriftens § 9-1

(2)a. Derelevanteopplysningene framkomallerede av det innsendtetilbudet. Kjøpog leiepris

(27)Pnsmatrisen etterspurte både kjøps- og leiepris på maskinene m.v. Det framgår av spm i at man skulle vurdere både kjØpspris og leiepris. Tilbyder ble samtidig bedt om etter behov å kommentere om kjøp eller leie lønte seg, i den grad dette ikke framkom av prismatrisen. Innklagede har i konkurransegrunnlaget under vekting ikke sagt at det kun var leieprisen som ville bli vektlagt ved evalueringen. Det er heller ingen andre opplysninger som forelåfor tilbyderne i anbudsinnbydelsen som indikerte atinnklagede kunville vektlegge leiepriseneved evalueringen. Blant annet er det ikke opplyst i dette materialet at innklagede forut for konkurransen i det alt vesentlige leide maskiner. Klager har anført at det kan være vesentlig forskjell på kjØpspriser og på leiepriser avhengig av hvorledes restverdi behandles. Når innklagede utelukkende har lagt vekt på de tilbudte leieprisene, og overhodet ikke har vurdert kjøpsprisene, finner nemnda at dette er i strid med prinsippet om forutberegnelighetjf § 5.

Konklusjon

Larvikkommune harbruttkravettilforutberegnelighet i anskaffelsesloven § 5 vedfeilaktig å ha lagt til grunn i evalueringen av klagers tilbudat klagersteknikere ikke kunnekontaktes direkte. Larvikkommune harbruttkravet til forutberegnelighet ianskaffelsesloven § 5 ved åunnlate å vektleggedokumentasjonen i kiagers tilbudknyttettil elforbruk ogstøy. Larvikkommune harbruttkravene til forutberegneligheti anskaffelsesloven §5 ved ikkeåha evaluertkiagers tilbudknyttet til kjøp av utstyr. Forklagenemnda, 11.6.2007