KOFA 2003/152: Fabrikatspesifikasjon og begrunnelsesplikt

2003/152 Bø kommune

Innklaget: Bø kommune

Klager: Strømbergs Plast AS

Avgjørelse: Brudd på regelverket

Type sak: Rådgivende sak

Ved e0g AV: t3 Sak: .. Klagenemnda for offentlige anskaffelser Ved anskaffelse av nye aufallsbeholdere oppga ínnkløgede i kunngiøringen at det kun vqr ønskelig med tilbud på aufallsbeholdere av et bestemt fabrikat og av en bestemt type. Klagenemnda fant at dette var i strid med S I2-2 (2). Klagenemnda aksepterer at ulemper med å bruke klagers produkter sammen med produkter av qnnen type er et relevant tildelingslcriterium etter $ I0-2, men påpeker mangelfull begrunnelse for det trufne valg, if. $ 12-3 (2). Klagenemndas avgiørelse 3. november 2003 i sak 2003/152 Klager: Strømbergs Plast AS

2001 Lillestrøm Innklaget: Bø kommune Bøgata 67 3800 Bø i Telemark Klagenemndas medlemmer: Svein Dahl, Inger Roll-Matthiesen, Kai Krüger Saken gielder: Bruk av tekniske spesifikasjoner som omtaler varer av bestemte fabrikater og typer, jf. forskrift om offentlige anskaffelser $ 12-2(2). Vurdering av tildelingskriteriene. fi;uï:åi""e (heretter kalt "innklagede") kunngjorde den 10.6.2003 en åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av avfallsdunker i plast. Kunngiøringen inneholdt følgende beskrivelse av kontraktens gi enstand: "Bø komune hqr aufallsdunkar i plast av fabriknt SHAFER og type GMT 120, med farge antrasitt grå. Vi ønskjer å supplere desse med 2000 dunkar med grøne lokk og 2000 dunkar med brun lokk altså til saman 4000 av fabrikat SHAFER og type GMT 120, med farge antrasitt grå. Årsaken til at vi ønskjer kunn å ha ein type dunk, er at vi da står fritt med omsyn til å nyttã dunkane om kvarandre bare med å bytte lokk. I tillegg ønskier vi tekst til å sette pà lokka (klistremerke av typen 3M eller tilsvarande). Leverandøren kiem med þrslag pö bolætavtype, farge og storleik. Dette tyder på at vi ønsþer 2000 klistremerke med telcst: MATAVFALL som skal settast på dei brune lokkn, 2000 klistremerke med telcst: PAPP, pAplR OG HUSHALDNINGSPLAST som skal settast på dei grØne lokka. I tillegg ønskjer vi 2000 klistremerke med tekst: RESTAVFALL som sknl settast på dunkar med svart lokk". i Det var videre opplyst at tilbudsfristen var 23.6.2003, og at levering senest måtte finne sted uke 33 i2003. Det fremgikk i tillegg at det økonomisk mest fordelaktige tilbudet ville bli valgt. Tildelingskriteriene var i ikke prioritert rekkefølge leveringssikkerhet og pris. i Innklagede mottok fire tilbud innen fristens utløp. En av deltakerne konkurransen var Strømtergs plast AS (heretter kalt "klager"). Klager tilbød 120 liters avfallsbeholdere

produsert av Paul Craemer GmbH, Tyskland. Prisene var 137,50 kroner pr. avfallsbeholder og 3,50 kroner pr. klistremerke. Klager opplyste at beholderne ville bli levert i uke 33 dersom bestilling fant sted innen midten av uke 27.Yidere skrev klager at "Vi tillater oss å gjøre oppmerksom på at deres opprinnelige formulering normalt ikke kan betraktes som en åpen anbudskonkuwanse. Tilsvarende har blitt overprøvd ved denne typen begrensning. Vi håper dere tar dette med i betraktning når dere þretar deres vurderinger " . En av de andre deltakerne i konkurransen var Euroteknikk AS. Firmaet tilbød Shäfer avfallsdunker, til en pris av I43 kroner pr. beholder. Videre tilbød Euroteknikk AS klistremerker til henholdsvis 3,60 og 4,45 kroner pr. stk. Leveringstiden var tre uker. I brev av 2.7.2003 meddelte innklagede deltakeme i konkurransen at kommunen hadde til hensikt å inngå avtale med Euroteknikk AS. Innklagede opplyste at "Dette har bakgrunn i at Euroteknikk as innfrir alle føremonene i utlysinga. Samstundes finn vi prisskilnaden i høve til lågaste anbydar minimal ". Klager påklaget innklagedes beslutning i brev av 3.7.2003. Klager krevet her å bli innstilt som nr. 1, ettersom klager hadde tilbudt den laveste prisen. Som svar på klagers klage ber imklagede i brev av 8.7.s å om forståelse for det trufne valg "...med bakgrunn i at vi ønskjer å behalde eit flelæibelt system som råd med omsyn til aufallsdunkar." I tilsvar til klagenemnda 12.8. utdypes dette: "På denne måten spqrar vì samstundes pengar." Anførsler: Klagers anførsler: Inrnklagede har brutt forskrift av 15.6.2002 om offentlige anskaffelser $ 12-2(2) ved å benytte tekniske spesif,rkasjoner som omtaler varer av et bestemt fabrikat og av en bestemt type. Innklagede har bygget på feil faktisk grunnlag ved sammenligningen av tilbudenes priser. Bakgrunnen er at innklagede ikke har regnet med prisen på merking av beholderne. Det er uriktig å omtale anskaffelsen saken gjelder som et suppleringskjøp. Anskaffelsen omfatter dobbelt så mange avfallsbeholdere som det innklagede allerede hadde pä kunn gj ørin gstidspunktet. På det europeiske markedet er avfallsbeholdere for øvrig standardisert i standarden EN-840. Alle beholdere som møter standarden kan tømmes av samme avfallsbiler, og har tilnærmet likt utseende. Det er derfor vanlig å bytte leverandør. Innklagedes ønske om å skifte lokk på beholderne, og dermed endre bruksområdet, kan enkelt imøtekommes ved å bestille enkelte i ekstra lokk. Uansett er det vanlig at deler av beholderne etter hvert går stykker, og innklagede vil da få ekstradeler til overs. Innklagede har lagt for stor vekt på hensynet til leveringstid. Klager viser her til at anskafielsen ble kunngjort 10.6.2003, hele 15 uker før avfallsbeholderne måtte være på plass hos abonnentene. Innklagedes anførsler

Kontraktsgienstandens art berettiger til å bruke tekniske spesifikasjoner som omtaler varer av et bestemt fabrikat, jf. forskriftens $ 12-2(2). Innkjøpet representerte en supplering av eksisterende avfallssystem, og det var av stor betydning for kommunen å fortsette med samme type avfallsdunker som tidligere. Ä.rsaken var at kommunen da ville ha anledning til å skifte bruksområde for beholderne kun ved å bytte lokk. Dette er et forhold som påvirker driftskostnadene ved renovasjonssystemet. i Innklagede anfører at det var mest rettferdig overfor eventuelle deltakere konkurransen å tilkjennegi allerede i kunngføringen at det kun var aktuelt å kjøpe inn en bestemt type avfallsbeholdere. Selv om tilbudet fra klager var lavest priset, var prisforskjellen så liten at det samlet sett, når det tas hensyn til driftskostnadene, var rimeligst for innklagede å anskaffe samme type avfallsbeholdere. Det var videre av betydning for valg av leverandør at Euroteknikk AS hadde kortere leveringstid enn klager. Euroteknikk AS kunne levere i uke 33 selv om bestillingen først ble foretatt i uke 30. Alle abonnentene var tomme for søppelsekker i uke 39, og de nye avfallsbeholderne måtte derfor senest være på plass da. Klagenemndas vurdering: jf. Klager har deltatt i den aktuelle konkurransen og har saklig klageinteresse, forskrift av 15.11.2002 om offentlige anskaffelser $ 6. Klagen er rettidig' Foreliggende dokumentasjon viser at anskaffelsens verdi ligger under de relevante terskelvirdier, jf. forskrift om offentlige anskaffelser $ 2-2(1). Anskaffelsen reguleres således av forskriftens del I og III,jf. $ 2-1(1) og(2). Adgang til å benytte tekniske spesffikasjoner som omtaler varer av bestemte fabrikater eller typer Bruken av tekniske spesifikasjoner for å beskrive kontraktsgjenstanden er regulert i forskrift om offentlige anskaffelser $ 12-2(2): ',Det kan ikke benyttes tekniske spesifikasjoner som omtaler varer av et bestemt fabrikat eller opprinnelse, ellei angir un t*ilig produksionsmetode, dersom dette favoriserer enkelte fàienk. En slik spesifikas¡on kan likevel foretas nàr kontraktsgjenstanden berettiger til det. Det er heller ikke tiltatt å angi varemerker, patenter eller typer. Kqn kontraktsgienstanden ikke beskrives tilfredsstillende på annen måte, er det likevel tillatt å bruke slik angivelse når den er ledsaget av ordene eller tilsvarende". Innklagede har oppgitt i kunngjøringen at det kun ønskes tilbud på avfallsbeholdere av Shäfer fabrikat, og av typen GMT 120. En slik spesifikasjon favoriserer forhandlere av Shäfer avfallsbeholdere i forhold til andre forhandlere av konkurrerende produkter i markedet, slik som for klageren i denne saken. Regelverket forbyr ikke kategorisk bruk av produktrelatert spesihkasjorr, ,n.r stiller som krav a-t kontraktsgjenstanden tilsier at en slik spesifikasjon må jrr.r. pet hviler da naturlig på oppdragsgiver ä godtg¡øre at dette vilkåret er tilfredsstilt. Klagenemnda forstår det slik at innklagede har behov for å skifte lokk på dunkene' og at dette forutsetter at lokkene på de nye dunkene kan brukes om hverandre med lokkene på de dunkene man allerede har. I denne vurderingen har det interesse å se hen til vilkårene for

suppleringskjøp ved forhandlet anskaffelse i forskriftens $ 4-3 bokstav Ð. Slik anskaffelse (uien verken anbudskonkurranse eller utlysning) kan benyttes dersom det er teknisk uforenlig med eksisterende utstyr å anskaffe varer fra en annen leverandør, eller dersom et slikt skifte skaper uforholdsmessig store tekniske vanskeligheter ved drift og vedlikehold. Det ligger nær å tolke forskriftens unntaksreg el i $ I2-2 (2) i lys av dette, selv om den aktuelle anskaffelse skjedde ved kunngfort anbudskonkurranse slik at $ 4-3 bokstav f ikke er aktuell i dette tilfellet. Klagenemnda viser til at det produktet innklagede skal anskaffe er standardisert på det europeiske markedet, og at avfallsbeholderne derfor kan tømmes av samme biler, og har tilnærmet likt utseende. Problemet med å måtte holde lokkene for de to kategorier dunker atskilt i bruken synes etter dette ävære relativt beskjedent ogbør kunne løses på annen måte' I følge klager overstiger den aktuelle anskaffelse i omfang langt den beholdning av dunker som innklagede allerede disponerer. Eventuelle besparelser i driftsbudsjettet ved kun å operere -"d én type avfallsbeholder er etter klagenemndas forståelse av saken ikke nok til at unntaket i ç I2-2 (2) slår inn, men kan være relevant når den endelige tildeling skal vurderes etter $ 10-2 (om dette nedenfor). Følger man innklagedes syn om forståelsen av $ l2-2 (2), ville innklagede i realiteten kunne basere seg på en varig tilnærmet rammeavtale der det ved utvidelser og suppleringskjøp ikke ville bli rom for konkurranse ved produktvalget. Innklagede har for øvrig selv valgt å gjøre en vurdering av klagerens tilbud opp mot angivelige fordeler med den foretrukne Ieverandør av dunker lik dem man hadde fraføt. Klagenemnda kan ikke se at innklagede i tilstrekkelig grad har vist at det foreligger så store teknliske problemer med å anskaffe ny type avfallsbeholdere at kontraktsgjenstanden berettiger ìl a fravit<e forskriftens klare hovedregel om at det er forbudt å henvise til bestemte fabrikater eller typer i spesifikasjonene. På bakgrunn av det foreliggende materialet finner klagenemnda dermed at innklagede har brutt $ l2-2 (2). Vur der ing av tildelingslcrit eriene pr is o g lev erings s ikkerhet Etter det opplyste er klagers pris på beholder med klistremerke kl. 141,- mens den tilsvarende^pris for den valgte leverandør varierer fra la. 146.60,- til kr. 147-45,-. Netto pris fòr beholdeme er henholdsvis kr. 137.50,- og kr.143,-. Klagerstilbud var derfor visstnok det laveste, men nådde ikke opp ved innklagedes henvisning til fleksibilitetshensyn som tilsa at man holdt seg til produkter av saÍìme fabrikat som dem man allerede hadde. Dette må henspille på problemene ved ikke å kunne bruke lokkene på dunkene om hverandre. I den grad dette kan beskrives som en økonomisk ulempe óg forutsatt at slike hensyn var oppstilt som ett arl kriteriene i en vurdering av i hva som er økonomisk mest fordelaktþ er hensynet for så vidt relevant en slik økonomisk vurdering. Dette var imidlertid ikke oppgitt som et vurderingstema. Det er dessuten heller ikke fra klargjort hvilke hensyn iomfakttsk har styrt anskaffelsen, bortsett at innkîagede åpenbart hai vektlagi n.rciUititet så høyt at man valgte å forkaste det formelt laveste anbud. Stit< tit¿etingskriteriene var tilkjennegitt, var heller ikke fleksibilitet et relevant tema ved valg av leverandør' Begrunnelsen for valg av leverandør er derfor uansett for snau og burde i henhold til forskriftens krav til b--egrunnelse, jf. forskriftens S 10-3 (2) sammenholdt med $ 3-8

(4) i tilfelle vært konkrðtisert med henvisning til at lav prisforskjell veies opp av

relativt størïe ulempcr med å blende dunker av ulikt fabrikat, I brevet til klageren heter clct bare at man Ønskçr å kjøpe samme type avfallsdunkcr som man allerede har, og man ber om lorståelse for -an ønsker å beholde et så fleksibelt system som råd' Det "i er først i ciet scncre tilsvar til klagenemnda at dct nevnes at man ved slikt valg sparcr pongcr. Siden konkurransegrunnlaget uttrykkelig begrenscr scg til dunke¡ av bestemt iaUritat sarntidig ,o- *an stenger for altcmative tilbud, blir- det også uryddig når klagerens tilbud allilcevel later til å være vurdert etter Økonomiske knterier-. Konklusjon: Ved anskaffblsen av avfallsbeholdçrc har Bø kommune clels brutt forslcriti om offentlige anskaffelser $ 12-2 (2) ved å benytte tckniskc spcsifìkasjoner som omtaler vafer av et bostemt fabrikat og ùv err bestemt type, dels forsØmt å gi en sä fullstendig begrunrrelse for sin tildeling som er forutsatt i !i t0-3 (3), jfr $ 3-B (4).. l.¡t. 4*tz

4 For klagenemnda, Kai Krtiger