TEMA
Avklaring, retting og ettersending
Kort forklart
Oppdragsgiver kan i en del tilfeller be leverandøren om å ettersende, supplere, avklare eller utfylle opplysninger og dokumentasjon. Men avklaringsadgangen er ikke en generell reparasjonsregel.
Den grunnleggende grensen er enkel å formulere, men vanskelig i praksis:
- Oppdragsgiver kan be leverandøren forklare, presisere eller dokumentere det tilbudet som allerede er levert.
- Oppdragsgiver kan ikke gi leverandøren adgang til å levere et nytt eller forbedret tilbud etter fristen.
Spørsmålet er derfor ikke bare om noe mangler eller er uklart. Spørsmålet er om avklaringen gjelder et forhold som allerede forelå ved tilbudsfristen, eller om leverandøren i realiteten får reparere tilbudet etterpå.
Regelen i FOA § 23-5
FOA § 23-5 gir oppdragsgiver adgang til å be leverandørene ettersende, supplere, avklare eller utfylle mottatte opplysninger og dokumentasjon. Bestemmelsen må leses sammen med de grunnleggende prinsippene om likebehandling, forutberegnelighet og etterprøvbarhet.
Bestemmelsen kan gjelde både uklarheter i selve tilbudet og manglende eller ufullstendig dokumentasjon, men grensen mot ulovlig forbedring er normalt strengere jo nærmere avklaringen gjelder tilbudets materielle innhold.
Adgangen gjelder ikke ubegrenset. Avklaringen kan ikke føre til at tilbudet forbedres. Oppdragsgiver kan heller ikke bruke bestemmelsen til å forhandle i en åpen anbudskonkurranse, eller til å gi én leverandør en ny mulighet som de andre ikke fikk.
Plikt eller adgang til avklaring?
Det er viktig å skille mellom om oppdragsgiver kan avklare, og om oppdragsgiver må avklare.
Det finnes ingen generell plikt til å redde leverandøren fra feil i tilbudet. Leverandøren har i utgangspunktet risikoen for eget tilbud.
Likevel kan avklaring være nødvendig der oppdragsgiver ellers bygger avvisning på en misforståelse, der feilen er åpenbar og objektivt rettbar, eller der uklarheten i realiteten skyldes konkurransegrunnlaget. Ved unormalt lave tilbud gjelder en særskilt undersøkelsesplikt før avvisning.
Fire praktiske kategorier
Det er nyttig å skille mellom fire situasjoner:
- Avklaring: leverandøren forklarer hva tilbudet allerede betyr.
- Retting: en åpenbar feil korrigeres uten at tilbudet endres reelt.
- Ettersending: dokumentasjon sendes inn etter fristen, men gjelder et forhold som objektivt forelå før fristen.
- Ulovlig forbedring: leverandøren får legge til, endre eller reparere noe som ikke forelå i tilbudet.
De tre første kan være lovlige dersom de ikke endrer tilbudets innhold eller gir leverandøren en konkurransefordel. Den fjerde er normalt ikke lovlig.
Avklaring: å forklare tilbudet
Avklaring er aktuelt når tilbudet er uklart, men uklarheten kan fjernes uten at leverandøren endrer tilbudets innhold.
Eksempler kan være at oppdragsgiver ber leverandøren forklare en formulering, bekrefte hvordan en opplysning i tilbudet skal forstås, eller avklare en tilsynelatende motstrid mellom to dokumenter.
Avklaringen må ha forankring i det tilbudet som allerede er levert. Hvis leverandøren får velge mellom flere mulige løsninger etter fristen, er man ikke lenger i en ren avklaring.
Retting: åpenbare feil
Retting kan være aktuelt der tilbudet inneholder en åpenbar feil. Typiske eksempler er skrivefeil, regnefeil eller feil overføring av opplysninger fra ett dokument til et annet.
Jo mer skjønn som kreves for å fastslå hva leverandøren egentlig mente, desto mer forsiktig må oppdragsgiver være. Retting forutsetter at feilen og den riktige forståelsen er tilstrekkelig klar. Hvis rettingen gir leverandøren et valg, eller endrer konkurranseposisjonen, er det ikke lenger en lovlig retting.
Ettersending: dokumentasjon på eksisterende forhold
Ettersending kan være lovlig når dokumentasjonen gjelder et forhold som objektivt kan konstateres å ha foreligget før tilbudsfristen.
Eksempelvis kan det i noen tilfeller være adgang til å ettersende dokumentasjon som bare bekrefter et eksisterende forhold. Men hvis dokumentasjonen i realiteten etablerer ny oppfyllelse, ny kapasitet, ny erfaring eller en ny løsning etter fristen, går man over grensen.
Oppdragsgiver er også bundet av egne konkurransevilkår. Dersom konkurransegrunnlaget klart sier at en bestemt dokumentasjon må leveres med tilbudet, og at manglende dokumentasjon skal føre til avvisning, er handlingsrommet snevrere.
Ulovlig forbedring
Avklaringsadgangen kan ikke brukes til å reparere et tilbud som ikke oppfylte kravene ved tilbudsfristens utløp.
Ulovlig forbedring kan foreligge hvis leverandøren etter fristen får:
- tilby en ny løsning,
- endre pris,
- endre ytelse,
- legge til ny kapasitet,
- bytte produkt eller metode,
- legge frem nye referanser,
- påberope seg ny tredjepartskapasitet,
- erstatte et dokument eller en prøve som skulle vært levert med tilbudet.
Da får leverandøren en fordel de andre leverandørene ikke fikk: muligheten til å forbedre konkurranseposisjonen etter at tilbudsfristen er utløpt.
Likebehandling og dokumentasjon
Avklaring må skje skriftlig, saklig og etterprøvbart. Oppdragsgiver bør stille presise spørsmål og dokumentere både spørsmålet, svaret og vurderingen av hvorfor avklaringen ikke forbedrer tilbudet.
Like tilfeller må behandles likt. Hvis flere leverandører har samme type uklarhet, må oppdragsgiver vurdere avklaring på samme grunnlag. Oppdragsgiver kan ikke gi én leverandør en mer vidtrekkende reparasjonsmulighet enn andre.
Rettskilder
C-336/12 Manova er en sentral EU-dom om ettersending. Dommen åpner for at oppdragsgiver kan be om dokumentasjon som objektivt kan godtgjøres å ha foreligget før fristen, men understreker samtidig at oppdragsgiver er bundet av egne konkurransevilkår.
C-387/14 Esaprojekt trekker grensen mot ny realitet etter fristen. En leverandør kunne ikke etter fristen legge frem nye referanser eller for første gang påberope seg ny tredjepartskapasitet.
C-131/16 Archus og Gama gjelder retting og supplering i forsyningssektoren. Dommen viser at oppdragsgiver kan be om presisering eller retting av åpenbare feil, men ikke bruke avklaring til å erstatte dokumenter eller prøver som skulle vært levert.
C-599/10 SAG ELV skiller mellom unormalt lave tilbud, der oppdragsgiver må be om forklaring før avvisning, og andre uklarheter, der det ikke finnes en generell EU-rettslig avklaringsplikt.
LE-2021-130025 er en viktig norsk dom om ulovlig ettersending av forpliktelseserklæringer. Den viser at ettersending ikke kan brukes til å etablere nødvendig kapasitet etter fristen.
Ofoten tingrett 19-093527TVI gjelder manglende ekomautorisasjon og senere underleverandørinformasjon. Saken illustrerer grensen mellom dokumentasjon og etterfølgende reparasjon av manglende oppfyllelse.
KOFA 2017/104 gjelder CE-merking og ettersending av dokumentasjon. KOFA 2025/0095 og KOFA 2025/95 er nyere saker om ettersendelse av dokumentasjon under dagens regelverk.
Praktisk sjekkliste
- Hva er uklart eller mangelfullt?
- Forelå forholdet objektivt før tilbudsfristen?
- Vil svaret bare forklare tilbudet, eller endre det?
- Får leverandøren velge en ny løsning etter fristen?
- Er avklaringen i samsvar med konkurransegrunnlagets egne regler?
- Er like tilfeller behandlet likt?
- Er spørsmålet, svaret og vurderingen dokumentert?
Gå videre
KOFA-saker om dette temaet
Registrerte brukere får relevante KOFA-saker og faktasammendrag. Premiumbrukere får full analyse, rettssetninger, sjekklister og koblinger til rettskilder.